Sosiaalisen median haasteet työsuhteessa AA, VT Kirsi-Marja Salokangas Krogerus Kirsi-Marja Salokangas 23 November 2010
ASIANAJOTOIMISTO KROGERUS OY yksi viidestä suurimmasta asianajotoimistosta Suomessa 147 työntekijää, joista 82 lakimiestä toimistot Helsingissä, Tampereella, Jyväskylässä, Oulussa, Kuopiossa ja Turussa korkealaatuista asianajopalvelua liikejuridiikan keskeisillä alueilla palvelut kansallisesti ja kansainvälisesti tunnustettuja
SOSIAALISEN MEDIAN HAASTEET TYÖSUHTEISSA Sosiaalinen media Työntekijän velvollisuudet Työnantajan mahdollisuus vaikuttaa sosiaalisen median käyttöön Työsopimusvelvoitteiden vastainen toiminta Työnhakijan sosiaaliseen mediaan lataamat tiedot? Kuinka varautua ongelmiin sosiaalisessa mediassa? Mitä asioita ohjeistukseen tulee sisällyttää? Annetun ohjeistuksen seuraaminen
SOSIAALINEN MEDIA Sosiaalinen media tarkoittaa erilaisia verkkoviestintäympäristöjä, joissa jokainen käyttäjä ja käyttäjäryhmä voi viestiä aktiivisesti ja tuottaa sisältöä. Käyttäjät jakavat keskenään mielipiteitä, näkemyksiä, kokemuksia ja näkökulmia. Esimerkiksi Facebook, Twitter, blogit, YouTube, IRC-Galleria, jne. Työnantajan kannalta sosiaalinen media voi olla väline verkostoitumiseen sekä yrityksen asiantuntemuksen esille tuomiseen Toimiminen sosiaalisessa mediassa ei kuitenkaan ole irrallaan muusta yhteiskunnasta, vaan se on osa henkilökohtaista ja julkista toimintaa, johon vaikuttaa myös työnantajan ja työntekijän väliset keskinäiset velvollisuudet.
TYÖNTEKIJÄN VELVOLLISUUDET Työntekijän on huomioitava työsuhteesta johtuvat velvollisuutensa: Lojaliteettivelvollisuus: Työntekijän on toiminnassaan vältettävä kaikkea, mikä on ristiriidassa hänen asemassaan olevalta työntekijältä kohtuuden mukaan vaadittavan menettelyn kanssa. (TSL 3:1) Velvollisuus ei rajoitu pelkästään työaikaan, vaan se on voimassa myös vapaa-aikana. Työnantajaa vahingoittava toiminta voi johtaa työsuhteen päättämiseen.
TYÖNTEKIJÄN VELVOLLISUUDET Työntekijän on huomioitava työsuhteesta johtuvat velvollisuutensa: Kielto ilmaista ammatti- ja liikesalaisuuksia: Työntekijä ei saa työsuhteensa kestäessä käyttää hyödykseen tai ilmaista muille työnantajan ammatti- ja liikesalaisuuksia; Kielto rajoittaa työntekijän oikeutta ilmaista työnantajalle kuuluvia salaisuuksia, jotka työntekijä on saanut tietoonsa työsuhteensa aikana.; Työnantajalle kuuluvien salaisuuksien ilmaiseminen esim. Internetin keskustelupalstalla on kielletty.
TYÖNANTAJAN MAHDOLLISUUS VAIKUTTAA SOSIAALISEN MEDIAN KÄYTTÖÖN Työaikana: Työnantaja voi rajoittaa sosiaalisen median käyttöä työaikana. Työntekijä on velvollinen olemaan työajallaan työpaikallaan työnantajansa käytettävissä. Työnantajalla y j on oikeus määrätä työvälineistä ja niiden käytöstä. Valvonta?
TYÖNANTAJAN MAHDOLLISUUS VAIKUTTAA SOSIAALISEN MEDIAN KÄYTTÖÖN Työajan ulkopuolella: Työnantaja ei voi estää työntekijöidensä sosiaalisen median käyttöä työajan ulkopuolella. Työntekijän on kuitenkin huomioitava työsopimuksesta johtuvat velvollisuutensa myös vapaa-aikana. Valvonta?
TYÖSOPIMUSVELVOITTEIDEN VASTAINEN TOIMINTA Se mikä on kiellettyä työsuhteessa muutoinkin, on kiellettyä myös verkkoon laitettuna. Tiedon poistaminen Internetistä on lähes mahdotonta. Sosiaaliseen mediaan kirjoitetut it t t mielipiteet it t eivät ole kahdenvälisiä iä keskusteluita tai sähköposteja, jolloin työntekijä voi joutua vastuuseen työnantajaa vahingoittavasta toiminnasta. Työntekijän moitittava käyttäytyminen sosiaalisessa mediassa voi joissakin tilanteissa oikeuttaa työnantajan päättämään työsuhteen tai ainakin antamaan varoituksen.
YLE UUTISET/KOTIMAA 27.10.2009 Työnantajaa Facebookissa haukkunut sai potkut: Ne olivat sellaisia haukkuja, mitä voi kaverin kanssa sanoakin, kun työnantaja ottaa päähän. Mutta jos sä kirjoitat ne jonnekin, niin kyllä ne aika lailla sellaisia haukkuja olivat, mistä voisi kunnianloukkauksesta saada sakot. Niina Koivuniemi/PAM ry. Työntekijän Facebookiin kirjoittamat kommentit päätyivät työnantajan todistusaineistoksi. Irtisanominen sovittiin työnantajan ja työntekijän kesken.
YLE UUTISET/KOTIMAA 27.10.2009 Metallimies menetteli epäasiallisesti Facebookissa: Turun seudulla asuva metallimies teki työkaverinsa nimissä Facebook profiilin ja käytti tätä profiilia työtoverin kiusaamiseen. Metallialalla työskennellyt nelikymppinen loi profiilin omalla ajallaan, mutta päivitti sitä myös työajallaan. Asian kantautui työnantajan korviin ja työnantaja purki työsuhteen. Metalliliiton näkökulmasta teko oli niin räikeä, että liitto ei puuttunut työsuhteen purkamiseen Metalliliiton Turja Lehtonen on varma, että vastaavia tapauksia tulee myös lisää.
TYÖNHAKIJAN SOSIAALISEEN MEDIAAN LATAAMAT TIEDOT? Laki yksityisyydensuojasta työelämässä suojaa työntekijöitä sekä soveltuvin osin myös työnhakijoita. Työnantajan on kerättävä työntekijää sekä työnhakijaa koskevat henkilötiedot ensi sijassa työntekijältä itseltään. Jos tietoja kerätään muualta, on työnantajan hankittava työntekijän tai työnhakijan suostumus tietojen keräämiseen
TYÖNHAKIJAN SOSIAALISEEN MEDIAAN LATAAMAT TIEDOT? Mikäli työnantaja on hankkinut tietoja muualta kuin työntekijältä tai työnhakijalta, on hänen ilmoitettava saamistaan tiedoista ennen kuin niitä käytetään päätöksenteossa Mikäli tietoja käytetään päätöksenteossa, on työntekijälle ilmoitettava saaduista tiedoista Internetistä kerätyt tiedot työntekijän terveydentilasta eivät Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan täytä työelämän tietosuojalain eikä henkilötietolain edellytyksiä. Yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain rangaistussäädökset muistettava.
KUINKA VARAUTUA ONGELMIIN SOSIAALISESSA MEDIASSA Työnantaja voi varautua tilanteeseen laatimalla selkeät ohjeet siitä, mikä on sallittua ja mikä ei. Työnantajan ennakoivalla toiminnalla on merkitystä irtisanomisperusteen syntymisen kannalta. Yrityksessä on myös käytännössä noudatettava ja valvottava annettua ohjeistusta. Työnantajan on kohdeltava työntekijöitä yhdenvertaisesti. Ohjeiden vastainen menettely edellyttää lähtökohtaisesti työntekijän varoittamista.
MITÄ ASIOITA OHJEISTUKSEEN KANNATTAA SISÄLLYTTÄÄ? Tieto siitä, mikä on sallittua ja mikä kiellettyä: Mikäli tiettyjen sosiaalisten medioiden käyttäminen työaikana on kielletty, tieto siitä, miten työnantaja tulee reagoimaan kiellettyyn toimintaan. Konkreettiset k t esimerkit Tieto työntekijöiden velvollisuudesta huolehtia tietoturvasta, tietosuojasta ja yksityisyydestä: Työsopimuslainsäädäntö, työsopimus ja sähköisen viestinnän tietosuojalaki koskevat kaikkia työntekijöitä. Työsopimus, ohjeistus, koulutukset.
MITÄ ASIOITA OHJEISTUKSEEN KANNATTAA SISÄLLYTTÄÄ? Työntekijöiden velvollisuus huolehtia niistä välineistä, jotka ovat vain työkäyttöön: Oman työpöydän, tiedostojen ja muiden työvälineiden (esim. Intranet) jakamisen ehdoton kielto; Kielto ladata asennus- tai muita ohjelmia työkoneelle; Tietoturvallisuuden vuoksi kielto kirjautua sosiaalisen median palveluihin samalla käyttäjätunnuksella ja salasanalla kuin työnantajan tietoverkkoihin; Velvollisuus tarkistaa palveluiden yksityisyys- ja tietoturva-asetukset. asetukset. Työntekijöitä tulee tiedottaa myös siitä, että työnantaja ei tarjoa käyttäjätukea sosiaalisen median palveluihin ja työkaluihin.
MITÄ ASIOITA OHJEISTUKSEEN KANNATTAA SISÄLLYTTÄÄ? Sosiaalinen media on myös mahdollisuus, jolloin työnantaja voi kannustaa työntekijöitään osallistumaan sosiaalisiin mediaan. Työnantajan kannattaa luoda myös pelisäännöt tällaisiin tilanteisiin: Työntekijän roolissa esiintymisen tulee tapahtua työntekijän omalla nimellä; Jokainen kantaa kuitenkin vastuun sanomisistaan itse; Työntekijäroolissa lausutut mielipiteet ovat työsopimuslain velvoitteiden alaisia. Verkossa tulee käyttäytyä samoin kuin työaikana muutoinkin; Työntekijän tulee huomioida asemansa ja käyttäytyä sen mukaisesti, olla avoin, aktiivinen ja kohtelias;
MITÄ ASIOITA OHJEISTUKSEEN KANNATTAA SISÄLLYTTÄÄ? Mikäli työntekijä huomaa tehneensä virheen, tulee se pyrkiä korjaamaan itse; Työnantajan edustajalle ilmoitettava virheistä; Mikäli työntekijä t osallistuu keskusteluun k sosiaalisessa mediassa sekä työ- että yksityisroolissa, on hyvä tuoda esille, milloin näkemykset edustavat henkilön kantaa ja milloin kyse on työroolissa lausutuista mielipiteistä; Työsähköpostiosoitteen käyttäminen rekisteröitymiseen on suositeltavaa vain silloin, jos työntekijä osallistuu sosiaaliseen mediaan työroolissa.
ANNETUN OHJEISTUKSEN SEURAAMINEN Pelkkä ohjeistuksen laatiminen ei kuitenkaan riitä, vaan työnantajan kannalta on myös tärkeää seurata annetun ohjeistuksen noudattamista sekä puuttua ohjeistuksen vastaiseen toimitaan. Työsopimuslain mukaan työnantajan on kohdeltava kaikkia työntekijöitään tasapuolisesti. (TSL 2:1 ) Työnantajan tietoon tulleiden, ohjeiden vastaisen menettelyn tulee aina johtaa ennalta ilmoitettuihin toimenpiteisiin.
OHJEISTUKSEN SEURAAMINEN Vakavissa rikkomuksissa irtisanomiskynnyksen y ylittymisen y arviointiin vaikuttaa ainakin: annettu ohjeistus; ennakolta ilmoitetut it t t reagointikeinot; i t ja näiden keinojen tasapuolinen soveltaminen kaikkiin työntekijöihin. Työnantajalla näyttövelvollisuus siitä, että työsuhteen päättämisessä on noudatettu työsopimuslain määräyksiä; Työsopimuslain rikkominen voi johtaa vahingonkorvausvelvollisuuteen työntekijälle.
SOSIAALINEN MEDIA UHKA VAI MAHDOLLISUUS? sosiaalinen media on haaste, mutta myös mahdollisuus sosiaalisen median rooli vaihtelee toimialoittain yrityksen maine työnantajan ja HR:n on pysyttävä kehityksessä mukana: sudenkuopat ja hyöty Social Media Policy Ohjeistus: selkeys, johdonmukaisuus ja tasapuolisuus
KIITOS Kirsi-Marja Salokangas Asianajotoimisto Krogerus Oy kirsi-marja.salokangas@krogerus.com 029 000 6800, 044 368 1818