Järvenpää Pöytäkirja 1/2017 1 (15) Aika 28.09.2017, klo 17:08-19:23 Paikka Kaupungintalo, kaupunginhallituksen kokoushuone Käsitellyt asiat 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 2 Pöytäkirjan tarkastus 3 Tarkastuslautakunnan pöytäkirjanpitäjä 4 Esteellisyydet 5 Tarkastuslautakunnan tehtävistä ja raportoinnista 6 Tarkastuslautakunnan jäsenten nimikkolautakunnat 7 Arviointisuunnitelma sekä työohjelma syksylle 2017 ja keväälle 2018 8 Luottamushenkilöiden sidonnaisuusilmoitukset 9 Seuraava kokous
Järvenpää Pöytäkirja 1/2017 2 (15) Saapuvilla olleet jäsenet Heini Liimatainen, puheenjohtaja Kaija Tuuri, 1. varapuheenjohtaja Antti Taavila Jarmo Mäkinen, poistui 19:23 Mirja Vakkuri Pekka T. Heikkilä Päivi Haapala Risto Salovaara Satu Haaparanta Tommi Vainikainen Tuula Piensoho, poistui 17:54 Muut saapuvilla olleet Petja Harakka, kaupunginlakimies, sihteeri Allekirjoitukset Heini Liimatainen Puheenjohtaja Petja Harakka Sihteeri
Järvenpää Pöytäkirja 1/2017 3 (15) 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Hallintosäännön 106 :n mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessa varapuheenjohtaja. Säännöksen mukaisesti lautakuntien kokouskutsu on lähetettävä viimeistään kahdeksan (8) päivää ennen kokousta. Edelleen hallintosäännön 107 :n mukaisesti kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali lähetetään sähköisesti ellei erityisistä olosuhteista muuta johdu. Kuntalain 103 :n mukaan muu toimielin kuin valtuusto on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Kokous todetaan lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Hyväksyttiin.
Järvenpää Pöytäkirja 1/2017 4 (15) 2 Pöytäkirjan tarkastus Hallintosäännön 124 :n mukaan pöytäkirja tarkastetaan kokouksessa ja hyväksytään sähköisesti. Pöytäkirja tarkastetaan kokouksessa. Hyväksyttiin.
Järvenpää Pöytäkirja 1/2017 5 (15) 3 Tarkastuslautakunnan pöytäkirjanpitäjä Valmistelija / lisätiedot: Pekka Hippi pekka.hippi@jarvenpaa.fi kaupunginsihteeri Hallintosäännön 36 :ssä säädetään Konsernipalvelut- yksiköstä. Yksikkö toimii kaupunginjohtajan alaisuudessa ja sen tehtävänä on ohjata ja tukea kaupungin johtoa, palvelualueita sekä muita yksiköitä sekä vastata keskitetyistä talous-, henkilöstö- ja hallintopalveluista. Edelleen yksikkö vastaa toimielinten valmistelu- ja täytäntöönpanotehtävien järjestämisestä. Konsernipalvelut järjestää kaupungin organisaatiossa mm. kokousten toimihenkilöiden tehtävät. Esittelijä: Heini Liimatainen Tarkastuslautakunta päättää merkitä tiedoksi, että tarkastuslautakunnan pöytäkirjanpitäjän tehtävät hoidetaan kaupungin Konsernipalvelut- yksikön toimesta. Hyväksyttiin.
Järvenpää Pöytäkirja 1/2017 6 (15) 4 Esteellisyydet Valmistelija / lisätiedot: Pekka Hippi pekka.hippi@jarvenpaa.fi kaupunginsihteeri Tarkastuslautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan esteellisyydestä on voimassa, mitä hallintolain 27 30 :ssä säädetään. Esteellisyydellä tarkoitetaan henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asianosaisiin, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa yksittäisen asian käsittelyssä. Yleisimmin esteellisyyden aiheuttaa lähisukulaisuus tai asianosaisuus. Tarkastuslautakunnan jäsenen on perustelua ilmoittaa tiedossaan olevat ns. pysyvät esteellisyydet tässä vaiheessa. Mahdollisista asiakohtaisista esteellisyyksistä lautakunnan jäsenen tulee ilmoittaa välittömästi sellaisen ilmetessä. Tarkastuslautakunnan jäsenet ovat esteellisiä osallistumaan sen toimialan, lautakunnan tai konserniyhteisön arviointiin, jonka jäseniä he ovat tai johon he ovat työ- tai virkasuhteessa. Käsittely: Todettiin seuraavat jäsenyydet: Satu Haaparanta on sosiaali- ja terveyslautakunnassa jäsenenä. Jarmo Mäkinen on Sivistys- ja vapaa-aikalautakunnan varajäsen. Kaija Tuurii on Mestariasunnot Oy:n hallituksen jäsen. Tommi Vainikainen kuuluu Uudenmaan virkistysalueyhdistyksen valtuuskuntaan varajäsenenä. Tuula Piensoho on Kivipuiston palvelukeskuksen hallintoneuvoston varajäsen. Risto Salovaara on Eteva-kuntayhtymän tarkastuslautakunnan jäsen. Heini Liimatainen on HUS-Hyvinkään sairaalalautakunnan varajäsen. Esittelijä: Heini Liimatainen Tarkastuslautakunta päättää todeta ja merkitä ns. pysyvät esteellisyydet.
Järvenpää Pöytäkirja 1/2017 7 (15) Hyväksyttiin ja todettiin esteellisyydet.
Järvenpää Pöytäkirja 1/2017 8 (15) 5 Tarkastuslautakunnan tehtävistä ja raportoinnista Valmistelija / lisätiedot: Pekka Hippi pekka.hippi@jarvenpaa.fi kaupunginsihteeri Järvenpään kaupungin hallintosäännön 7 luvussa säädetään hallinnon ja talouden valvonnasta. Hallintosäännön 55 :n mukaan tarkastuslautakunnan päätökset tehdään ilman viranhaltijaesittelyä puheenjohtajan selostuksen tai esittelyn pohjalta. Kokousmenettelyssä nodatetaan muutoin hallintosäännön määräyksiä. Hallintosäännönn 56 :ssä on säädetty tarkastuslauatkunnan tehtävistä ja raportoinnista. Kuntalain 121 :ssä määrättyjen tehtävien lisäksi tarakstuslautakunnan tehtävänä on: 1. seurata tilintarkastajan tarkastussuunnitelman toteutumista sekä muutoinkin seurata tilintarkastajan tehtävien suoritamista ja tehtävä tarpeen mukaan esityksiä tilintarkastuksen kehittämiseksi 2. huolehtia, että tilintarkastusta varten on tarpeelliset voimavarat, jotka mahdollistavat tilintarkastuksen suorittamisen julkishallinnon hyvän tilintarkastustavan edellyttämssä laajuudessa Tarkastuslautakunnan tehtävänä on tuottaa tietoa strategisen johtamisen tueksi arvioimalla suunnitelmallisesti valtuuston asettamien tavoitteiden toteutumista sekä toiminnan, toimintatapojen ja palvelujen järjestämisen tuloksellisuutta ja tarkoituksenmukaisuutta. Arvioinnin tulokset raportoidaan vuosittain valtuustolle annettavassa arviointikertomuksessa, joka käsitellään valtuustossa tilinpäätöksen yhteydessä. Esittelijä: Heini Liimatainen Tarkastuslautakunta päättää merkitä asian tiedoksi. Hyväksyttiin.
Järvenpää Pöytäkirja 1/2017 9 (15) 6 Tarkastuslautakunnan jäsenten nimikkolautakunnat JARDno-2017-1411 Valmistelija / lisätiedot: Pekka Hippi pekka.hippi@jarvenpaa.fi kaupunginsihteeri Järvenpään kaupungissa tarkastuslautakunnilla on ollut tapana perehtyä mm. työpareittain johonkin tiettyyn toimielimeen ja sen alaiseen toimintaan. Tarkastuslautakunnan jäsenet voivat seurata toimintakaudellaan nimikkolautakuntien toimintaa lähinnä päätöspöytäkirjojen avulla. Seurannassa on korostunut valtuuston hyväksymän kaupunkistrategian täytäntöönopano, talousarviovuoden tavoitteet, erilaisten kyselyjen tulokset sekä lautakunnan itsensä nimeämät painopistealueet ja tavoitteet sekä toteutumat. Tarkastuslautakunnan arvioinnille merkityksellisistä päätöksistä annetaan selostus tarkastuslautakunnan kokouksessa. Seurattavat toimielimet ovat kaupunginhallitus ja sen alaiset jaostot, talous-, henkilöstöasiain- ja puheenjohtajien jaosto, lasten- ja nuorten lautakunta, sivistys- ja vapaa- aikalautakunta, sosaali- ja terveyslautakunta sekä kaupunkikehityslautakunta ja sen lupajaosto ja edelleen Järvenpään Veden johtokunta ja Keskisen- Uudenmaan Musiikkiopiston johtokunta. Työpareilla on ollut yksi tai kaksi toimielintä vastuualueenaan riippuen toimielimessä käsiteltävien asioiden määrästä. Arviointikertomusta laadittaessa työparit ovat peryhtyneet erityisesti heille nimettyjen toimielinten alaisen toiminnan ja tavoitteiden arviointiin vaikka arviointityötä tehdäänkin koko lautakuntana. Käsittely: Työparit ja vastuualueet: Kaupunginhallitus, Pekka Heikkilä, Tommi Vainikainen Talousjaosto, Pekka Heikkilä, Mirja Vakkuri Henkilöstöasiainjaosto, Satu Haaparanta, Tuula Piensoho Puheenjohtajien jaosto, Pekka Heikkilä, Tommi Vainikainen Lasten ja nuorten lautakunta, Satu Haaparanta, Jarmo Mäkinen Sivistys- ja vapaa-aikalautakunta, Tuula Piensoho, Kaija Tuuri Sosiaali- ja terveyslautakunta, Päivi Haapala, Mirja Vakkuri
Järvenpää Pöytäkirja 1/2017 10 (15) Kaupunkikehityslautakunta, Antti Taavila, Risto Salovaara Lupajaosto, Antti Taavila, Risto Salovaara Järvenpään Veden johtokunta, Antti Taavila, Risto Salovaara Keskisen Uudenmaan Musiikkiopiston johtokunta, Kaija Tuuri, Tuula Piensoho Konsernipalvelut, Tommi Vainikainen, Mirja Vakkuri, Pekka Heikkilä Esittelijä: Heini Liimatainen Tarkastuslautakunta päättää työpareista ja heidän vastuualueistaan arviointityötä varten. Nimettiin vastuualueet ja työparit seuraavasti: Kaupunginhallitus, Pekka Heikkilä, Tommi Vainikainen Talousjaosto, Pekka Heikkilä, Mirja Vakkuri Henkilöstöasiainjaosto, Satu Haaparanta, Tuula Piensoho Puheenjohtajien jaosto, Pekka Heikkilä, Tommi Vainikainen Lasten ja nuorten lautakunta, Satu Haaparanta, Jarmo Mäkinen Sivistys- ja vapaa-aikalautakunta, Tuula Piensoho, Kaija Tuuri Sosiaali- ja terveyslautakunta, Päivi Haapala, Mirja Vakkuri Kaupunkikehityslautakunta, Antti Taavila, Risto Salovaara Lupajaosto, Antti Taavila, Risto Salovaara Järvenpään Veden johtokunta, Antti Taavila, Risto Salovaara Keskisen Uudenmaan Musiikkiopiston johtokunta, Kaija Tuuri, Tuula Piensoho Konsernipalvelut, Tommi Vainikainen, Mirja Vakkuri, Pekka Heikkilä
Järvenpää Pöytäkirja 1/2017 11 (15) 7 Arviointisuunnitelma sekä työohjelma syksylle 2017 ja keväälle 2018 Valmistelija / lisätiedot: Pekka Hippi pekka.hippi@jarvenpaa.fi kaupunginsihteeri Kuntalaki edellyttää, että tarkastuslautakunta laatii arviointisuunnitelman, johon arviointi toiminta perustuu. Arviointisuunnitelma voi kattaa koko valtuustokauden tai se voidaan laatia lyhyemmälle ajalle. Koko valtuustokauden kattava arviointisuunnitelma on ohjeellinen, jota tarkennetaan vuosittain laadittavalla työohjelmalla. Arviointisuunnitelmaa ja sitä tarkentavaa työohjelmaa laatiessa tulee ottaa huomioon tilintarkastajan työohjelma sekä sisäisen tarkastajan työsuunnitelma, jotta eri tarkastustahot eivät tee päällekkäistä työtä. Esittelijä: Heini Liimatainen Tarkastuslautakunta päättää valmisteluohjeena käydä keskustelun arviointisuunnitelmasta ja tilivuoden2017 arviointia koskevasta työohjelmasta. Hyväksyttiin.
Järvenpää Pöytäkirja 1/2017 12 (15) 8 Luottamushenkilöiden sidonnaisuusilmoitukset JARDno-2017-1408 Valmistelija / lisätiedot: Pekka Hippi pekka.hippi@jarvenpaa.fi kaupunginsihteeri Kuntalain (410 / 2015) mukaan tiettyjen kunnan luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden on ilmoitettava julkisesti sidonnaisuuksitaan. Säännöstä sovelletaan 1.6.2017 lukien. Kunnanhallituksen ja maankäyttö- ja rakennuslaissa (132 / 1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäsenten, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajien ja varapuheenjohtajien, kaupunginjohtajan sekä kaupunginhallituksen ja lautakunnan esittelijän on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Ilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on tehtäväänsä valittu. Henkilön on myös ilmoitettava viivytyksettä sidonnaisuuksissa tapahtuneet muutokset. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Tarkastuslautakunta voi tarvittaessa kehottaa ilmoitusvelvollista tekemään uuden ilmoituksen tai täydentämään ja tehtyä ilmoitusta. Kunnan on pidettävä sidonnaisuusilmoituksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevuista säännöksistä muuta johdu. Ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluvan luottamustoimenn tai tehtävän päättyessä henkilöä koskevat tiedot on poistettava rekisteristä ja tietoverkosta. Käsittely: Todettiin tähän saakka saadut sidonnaisuusilmoitukset. Niille, jotka eivät ole vielä antaneet sidonnaisuusilmoitusta, lähetetään muistutus sidonnaisuusilmoituksen antamisesta. Tähän saakka toimitetut ilmoitukset julkaistaan kaupungin verkkosivuilla. Hallintosäännön 57 :n mukaisesti tarkastuslautakunta antaa valtuustolle tiedoksi sidonnaisuusilmoitukset aina vuoden ensimmäisessä valtuuston kokouksessa (seuraavan kerran vuoden 2018 ensimmäisessä kokouksessa). Valtuustokauden aikana tarkastuslautakunta pyytää tarvittaessa ilmoittamaan mahdolliset muutokset sidonnaisuuksissa.
Järvenpää Pöytäkirja 1/2017 13 (15) Esittelijä: Heini Liimatainen Tarkastuslautakunta päättää merkitä sidonnaisuusilmoitusten tilanteen tiedoksi mahdollisista jatkotoimenpiteistä Hyväksyttiin käsittelyn kuluessa todetuilla jatkotoimilla.
Järvenpää Pöytäkirja 1/2017 14 (15) 9 Seuraava kokous Valmistelija / lisätiedot: Pekka Hippi pekka.hippi@jarvenpaa.fi kaupunginsihteeri Tarkastuslautakunta päättää pitää seuraavan kokouksen 26.10.2017 klo. 17.00 loppuvuoden kokousajankohdista Päätettiin pitää seuraava kokous tiistaina 31.10.2017 klo 17.00 kaupunginhallituksen kokoushuoneessa. Vuoden 2017 muut kokoukset: 16.11.2017 klo 17.00, kaupunginhallituksen kokoushuone 29.11.2017 klo 17.00, kaupunginhallituksen kokoushuone
Järvenpää Pöytäkirja 1/2017 15 (15) Muutoksenhakukielto 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 Muutoksenhakukielto Päätökseen ei saa hakea muutosta, koska se koskee valmistelua/ täytäntöönpanoa (Kuntalain 136 )