109/2016 87 Lähetekeskustelu toiminta- ja taloussuunnitelmasta 2017-2019 Päätösehdotus Merkitään tiedoksi ja kirjataan muistioon muutosehdotukset. Päätös Merkittiin tiedoksi. Selostus Toimintasuunnitelmat Seurakuntaneuvoston tulee laatia yhden sivun pituinen toimintasuunnitelma yhteiselle kirkkoneuvostolle. Luonnos on liitteenä. Toimintakulttuurin muutos ja niukkeneva talousarvio edellyttävät suuria toiminnallisia ja taloudellisia muutoksia, joita valmistellaan konkreettisesti vuoden 2018 talousarvioon. Näin nyt esitettävä toimintasuunnitelma on varsin yleisluontoinen ja suuntaa antava. Vuoden 2017 painopisteiksi esitetään seuraavia asioita: 1. Toimintakulttuurin muutoksen painopisteiden ja yhteistyöprojektien valinta ja aloittaminen 2. Reformaation juhlavuosi: Lutheria lapsille -esitys kouluissa, kirjastoesitykset, teemamessu Malmin kirkossa 3. Seurakunnan kansainvälisen työn linjausten valmistuminen, soveltaminen käytäntöön ja rovastikunnallisen yhteistyön käynnistäminen 4. Talousarvion tasapainottamiseen liittyvien henkilöstö-, toimitila- ja organisaatiokysymysten selvittäminen Toimintasuunnitelman liitteenä tulee esittää tilasto- ja tunnuslukuosa, jossa asetetaan joillekin keskeisille toiminnoille lukumääräisiä tavoitteita ja arviot tulevien vuosien henkilöstön ja toimitilojen määrästä. Erikseen tulee esittää henkilöstösuunnitelma. Näitä esitellään tarkemmin talousarvion yhteydessä. Työalat ovat laatineet omat toimintasuunnitelmansa, joihin sisältyy kolmen vuoden tavoitteet ja painopisteet sekä yksityiskohtaiset suunnitelmat talousarvioesityksen perusteeksi. Musiikkityön toimintasuunnitelmat ovat omana liitteenään. Seurakuntapiirit laativat toimintasuunnitelmansa aiemman käytännön mukaisesti lokakuussa.
Talousarvio Seurakunnan käyttöön annetaan vuosittain kehysmääräraha, joka koostuu toimintarahasta ja tilarahasta. Nämä yhdessä muodostavat kehyksen, josta seurakunta maksaa henkilöstökulut, toimitilojen sisäiset vuokrat ja muut toiminnan menot. Seurakunnalle annettu kehys vuonna 2017 on 6.802.689 euroa, josta toiminta- ja palkkaraha on 5.286.031 (5.560.979 v. 2016) ja vuokraraha 1.516.658 (1.616.719). Vähennys kuluvaan vuoteen on yhteensä 465.009 euroa. Toimintamäärärahan leikkaus on 6,5 %. Ensimmäistä kertaa vuokraraha ei riitä kattamaan vuokrakuluja. Vuokriin joudutaan käyttämään toimintarahoista 46.00 euroa. Tämä huomioon ottaen henkilöstökuluihin ja toimintaan käytettävän määrärahan vähennys on 8 %. Talousarvioluonnokseen on viety henkilöstökulut vähennettynä niillä työntekijöillä, jotka ovat virkavapaalla tai joiden avautuvia virkoja ei täytetä, työalojen talousarvioehdotukset yhtenä summana ja sisäiset vuokrat. Näin laskettuna tilikauden tulos on -7.115.462 euroa. Kulut ylittävät kehyksen 312.773 euroa. Toiminta- ja taloussuunnittelutoimikunta käsitteli suunnitelmia ja talousarviota kokouksessaan 17.8. Kokoukseen osallistuivat kirkkoherra Pertti Simola, Kaisa Raittila ja Pekka Salomaa sekä tuleva kirkkoherra Heikki Arikka. Työalojen määrärahaesitykset olivat 1.053.160 euroa. Liitteenä on yhteenveto esityksistä, toimintasuunnitelmissa olevat perustelut ja tilikartat, joista ilmenee kulujen jakautuminen eri tilipaikoille sekä esityksiin tehdyt muutokset. Musiikkityön määrärahaesitykset ovat erillisessä yhteenvetoliitteessä. Toimikunnan tekemien muutosesitysten jälkeen määrärahaesitys on 1.050.160 euroa. Toimikunta teki esityksiin kaksi lisäysehdotusta. Kohtaan muut seurakuntatilaisuudet lisättiin 4.000 euroa uuden kirkkoherran ja vapaaehtoisten vastuunkantajien iltaa varten. Viestintään lisättiin 15.800 euroa someviestinnän kehittämistä varten. Määrärahoja esitettiin vähennettäväksi siten, että matkailun ja Tapanilan aikuistyön toimintasuunnitelmat hyväksytään siten, että toiminta toteutetaan pääosin omakustannushintaan lisäämällä matkakojen osanottomaksuihin niistä syntyvät kulut. Musiikkityötä esitetään vähennettäväksi 10.000 euroa konserttien palkkiokustannuksista. Vähennykset on jaettu seurakuntapiirien kesken musiikin yhteenvetotaulukosta näkyvällä tavalla. Lapsityön kustannuspaikolta esitetään vähennettäväksi jonkin verran tarvikehankintoja. Seurakuntapiirien määrärahaa esitetään vähennettäväksi kuluvaan vuoteen verrattuna yhteensä 10.000 euroa. Määrärahan jakoesitys näkyy omassa taulukossaan.
Henkilöstösuunnitelma Henkilöstön lukumäärä vuonna 2017 on 98,2 henkilötyövuotta. Vähennys vuoteen 2014 verrattuna on noin kymmenen henkilötyövuotta. Seurakunnasta on vähennetty yksi kanttorin, yksi diakonian, kolme nuorisotyönohjaajan (1 nuorisotyö, 2 varhaisnuorisotyö), 6 suntion, yksi lastenohjaaja luonnollisen poistuman myötä. Tulevan vuoden talousarviosta jää pois kahden virkavapaalla olevan papin palkkakustannukset. Talous edellyttää tulevina vuosina henkilöstömäärän vähentämistä edelleen. Riittävään vähennykseen on todennäköisesti mahdollista päästä luonnollisen poistuman kautta. Vuoteen 2020 mennessä nykyisestä henkilöstöstä 20 saavuttaa vanhuuseläkeiän. Henkilöstösuunnitelman vuosien 2018-2021 luvut ovat summittaisia arvioita, jotka toteutuvat, kun luonnollinen poistuma antaa siihen mahdollisuuden. Tilasuunnitelma Tilasto- ja tunnuslukujen toimitilaosaan on merkitty arvioiduksi toimitilojen vähennystarpeeksi noin 800 neliötä. Tämä edellyttää pienten kerhotilojen lisäksi yhdestä tai kahdesta suuremmasta tilasta luopumista. Konkreettinen toimitilasuunnitelma laaditaan viimeistään vuoden 2017 alkupuolella. Rakenneratkaisut Merkittävät henkilöstö- ja toimitilavähennykset yhdessä toimintakulttuurin muutoksen kanssa edellyttävät seurakunnan toimintatapojen ja organisaation uudelleen arviointia syksyn 2016 ja vuoden 2017 aikana. Tässä kokouksessa on tarkoitus käydä lähetekeskustelu toiminta- ja taloussuunnitelmasta ja talousarviosta. Päätettäväksi asiat tulevat seuraavassa kokouksessa 13.9.2016. Liitteet 4 Toimintasuunnitelma Malmi 2017-2019 5 Tilastot ja tunnusluvut 6 Työalojen toimintasuunnitelmat 2017 7 207220 Musiikin toimintasuunnitelmat 2017 8 Tuloslaskelma alustava 9 Toimintaraha 2017 10 Musiikin määrärahat piireissä 11 Piirien toimintarahat 2017 12 Työalojen tilikartat 2017 13 Henkilöstösuunnitelma
99/2016 88 Lähetekeskustelu toimintakulttuurin muutoksesta Päätösehdotus Merkitään tiedoksi ja kirjataan muistioon keskustelun ajatukset. Päätös Merkittiin tiedoksi. Selostus Yhteinen kirkkovaltuusto on hyväksynyt toimintakulttuurin muutoksen linjaukset 7.6.2016. Linjaukset ovat liitteenä. Seurakuntaneuvostolta pyydetään palaute 30.9.2016 mennessä liitteenä olevien palautelomakkeen mukaisesti. Asiaa on käsitelty kappalaisten ja työalavastaavien yhdyskokouksessa. Sitä käsitellään elokuun lopussa kaikkien työntekijöiden yhteisessä työkokouksessa. Tässä kokouksessa on tarkoitus käydä lähetekeskustelua. Palaute annetaan neuvoston kokouksessa 13.9. Neuvosto antoi toukokuussa palautteen yhteisen kirkkoneuvoston valmistelemista linjausehdotuksista. Tässä vaiheessa palautelomakkeeseen ei ole tehty ehdotuksia. Osa palautteesta saadaan toiminta- ja taloussuunnitelman pohjalta. Heikki Arikka johdattelee keskusteluun. Liitteet 14 Toimintakulttuurin muutos - hyväksytty YKV 7.6.2016 15 TKM-linjaukset 30.9. mennessä 99/2016
89 Hengellisen elämän vahvistaminen, työryhmän raportti Päätösehdotus Seurakuntaneuvosto päättää merkitä raportin tiedoksi. Päätös Merkittiin tiedoksi. Selostus Seurakuntaneuvosto asetti 12.5.2015 toimikunnan, jonka tehtävänä on etsiä uusia toimintatapoja hengellisen elämän vahvistamiseksi. Vuoden 2015 toimintasuunnitelmaan oli merkitty yhdeksi tavoitteeksi toimikunnan asettaminen, jonka tehtävä määriteltiin seuraavasti: Perustoimintojen tavoitteena on seurakunnan ja yhtymän strategian mukaisesti hengellisen elämän vahvistaminen. Tätä varten asetetaan työntekijöistä ja uusista luottamushenkilöistä muodostettu toimikunta, jonka tehtävänä on etsiä seurakuntalaisille merkityksellisiä toimintatapoja tavoitteen toteuttamiseksi. Toimikunnan jäseniksi valittiin seurakuntaneuvostosta Kirsti Latva, Kaisa Raittila, Veronica Saarela, Kalle Sorsa ja Minna Valtonen. Työntekijöitä edustivat Marianne Hapsal (lapsityö), Elina Leppihalme (diakonia) Pirkko Poisuo (papit), Heikki Poutanen (kanttorit), ja Tomi Uimonen (nuorisotyö). Kutsuttuina asiantuntijoina työryhmän työskentelyyn osallistuivat Sanna Hiltunen, Laura Leipakka ja Tapani Vähäkangas. Toimikunta valitsi puheenjohtajakseen Minna Valtosen. Toimikunta jätti ehdotuksensa 19.5.2016. Toimikunta kuvaa raportissaan seurakuntaa paimentolaisten teltaksi, jota voi lähestyä monesta näkökulmasta. Näitä ovat: Kristillinen perinne Rituaalit (rukous- ja jumalanpalveluselämä) Lähimmäisyys (Jeesuksen esimerkki, arjen diakonia) Merkityksen etsiminen (Mihin uskon)
Jokaiseen kohtaan toimikunta esittää tavoitetilan ja käytännön ehdotuksia sen saavuttamiseksi. Tässä vaiheessa raportti esitetään merkittäväksi keskustelun jälkeen tiedoksi. Raporttia on hyvä työstää osana toimintakulttuurin muutosta työkokouksissa, piirineuvostoissa ja seurakuntaneuvoston jatkokeskusteluissa. Liitteet 16 Hengellisen elämän vahvistaminen, loppuraportti 190516