REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas. Osa 17 - Oikeushenkilön muutos

REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Osa 17 - Oikeushenkilön muutos

2 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 Versio Muutokset 2.0 Asiakirjan ulkoasu uusittu. Näytönkuvat päivitetty vastaamaan REACH-IT:n parannettua versiota. 1.1 Pieniä käyttäjien palautteeseen perustuvia muutoksia kautta asiakirjan 1.0 Ensimmäinen julkaistu versio Osa 17 - Oikeushenkilön muutos Viite: ECHA-12-G-30-FI Julkaisuajankohta: heinäkuu 2012 Kieli: FI Euroopan kemikaalivirasto 2012 Etusivu Euroopan kemikaalivirasto Vastuuvapauslauseke: Tämä on työkäännös englanniksi julkaistusta alkuperäisasiakirjasta, joka on saatavilla ECHAn verkkosivustolla. Jäljentäminen on sallittua, kunhan lähde mainitaan muodossa Lähde: Euroopan kemikaalivirasto, http://echa.europa.eu/ ja kunhan jäljentämisestä ilmoitetaan kirjallisesti kemikaaliviraston viestintäyksikköön (publications@echa.europa.eu). Tämä asiakirja on saatavilla seuraavilla 22 kielellä: bulgaria, englanti, espanja, hollanti, italia, kreikka, latvia, liettua, malta, portugali, puola, ranska, romania, ruotsi, saksa, slovakki, sloveeni, suomi, tanska, tšekki, unkari ja viro. Asiakirjaa koskevat mahdolliset kysymykset tai huomautukset voi lähettää tietopyyntölomakkeella (mainitse viite ja julkaisuajankohta). Tietopyyntölomake on Euroopan kemikaaliviraston kotisivulla kohdassa Yhteydenotto: http://echa.europa.eu/about/contact_fi.asp Euroopan kemikaalivirasto Postiosoite: PL 400, 00121 Helsinki Käyntiosoite: Annankatu 18, Helsinki

Osa 17 - Oikeushenkilön muutos Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 3 Sisällys 1. Johdanto... 6 2. Oikeushenkilön muutoksen pääpiirteet... 6 2.1 Määritelmät... 6 2.2 Yhtiöiden velvoitteet... 7 2.2.1 Nimenmuutos... 7 2.2.2 Oikeushenkilön muutos... 7 2.3 Yleiskatsaus oikeushenkilön muutosprosessiin... 8 2.4 Liiketoimintatilanteet... 10 2.4.1 Sulautuma absorptio (tai yritysosto)... 11 2.4.2 Sulautuminen yhdenvertaisten yhdistyminen... 12 2.4.3 Jakautuminen eriyttäminen... 12 2.4.4 Jakautuminen diffuusio... 13 2.4.5 Omaisuuden siirto... 13 2.4.6 Ainoan edustajan muutos... 14 2.5 REACH-IT-järjestelmään ohjelmoitu erityinen oikeushenkilön muutostoiminto... 14 2.5.1 Kohteiden jakamattomuus... 14 2.5.2 Viitenumerot ja lähetysnumerot... 14 2.5.3 Yksi rekisteröinti ainetta ja yhtiötä kohti... 14 2.5.4 Peräkkäiset oikeushenkilöiden muutokset... 15 2.5.5 Yhteinen tietojen toimittaminen... 15 2.5.6 Ulkopuoliset edustajat... 15 2.5.7 Turvatunnisteet... 15 2.5.8 Laskutus... 15 2.5.9 Poikkeukset... 16 2.5.10 Menettelysäännöt... 16 3. Vaiheittaiset ohjeet... 17 3.1 Oikeushenkilön muutoksen valikkokohdat... 17 3.2 Luo oikeushenkilön muutos... 17 3.2.1 Luo uusi oikeushenkilön muutos... 18 3.2.2 Jatka kesken olevan oikeushenkilön muutoksen luomista... 26 3.3 Validoi oikeushenkilön muutos... 27 3.3.1 Validoi oikeushenkilön muutos... 27 3.3.2 Pyydä päivitystä oikeushenkilön muutokseen... 32 3.4 Näytä oikeushenkilöiden muutokset... 33 3.5 Muokkaa oikeushenkilön muutosta... 34 3.5.1 Päivitys pyynnöstä... 34 3.5.2 Päivitys loppuun viemisen jälkeen... 34 3.6 Poista oikeushenkilön muutos... 34 3.7 Vientikohteiden luettelo... 35

4 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 3.7.1 Luo uusi luettelo... 35 3.7.2 Muokkaa luetteloa... 38 3.7.3 Vie luettelo... 38 3.7.4 Poista luettelo... 39 Kuvaluettelo Kuva 1: Oikeushenkilön muutosprosessi ja vastaava tila REACH-IT-järjestelmässä... 10 Kuva 2: Sulautuma absorptio (tai yritysosto)... 11 Kuva 3: Sulautuminen yhdenvertaisten yhdistyminen... 12 Kuva 4: Jakautuminen eriyttäminen... 12 Kuva 5: Jakautuminen diffuusio... 13 Kuva 6: Oikeushenkilön muutostoiminnon käyttö... 13 Kuva 7: Oikeushenkilön muutostoiminnon käyttö... 14 Kuva 8: Oikeushenkilön muutostoiminnon käyttö... 17 Kuva 9: Oikeushenkilön muutoksen luomisen vaiheet... 18 Kuva 10: Luo uusi oikeushenkilön muutos... 18 Kuva 11: Tietojen välilehti... 19 Kuva 12: Todiste oikeushenkilön muutoksesta... 19 Kuva 13: Oikeushenkilön muutoksen todisteen lisääminen ja poistaminen... 20 Kuva 14: Yhteyshenkilö oikeushenkilön muutoksessa... 20 Kuva 15: Oikeushenkilön muutoksen tyyppi ja luettelon luontimenetelmä... 21 Kuva 16: Hae kaikki kohteet... 22 Kuva 17: Näytä valitut kohteet... 23 Kuva 18: CSV:n lataaminen... 24 Kuva 19: Oikeushenkilön muutoksen validointi... 25 Kuva 20: Oikeushenkilön muutoksen luomisen vahvistus... 25 Kuva 21: Oikeushenkilön muutoksen luonnoksen luomisen jatkaminen... 26 Kuva 22: Oikeushenkilön muutoksen luonnoksen luomisen jatkaminen näyttövalikosta... 27 Kuva 23: Etsi validoitava oikeushenkilön muutos... 28 Kuva 24: Oikeushenkilön muutoksen turvatunnisteen syöttäminen... 28 Kuva 25: Oikeushenkilön muutoksen tiedot... 29 Kuva 26: Yhteyshenkilö oikeushenkilön muutoksessa... 29 Kuva 27: Yhteisen ilmoituksen yhteyshenkilö... 30 Kuva 28: Esirekisteröintifoorumin yhteyshenkilö... 30 Kuva 29: Ulkopuolisen edustajan yhteyshenkilö... 31 Kuva 30: Validoi oikeushenkilön muutos... 32 Kuva 31: Validoi oikeushenkilön muutos... 32 Kuva 32: Näytä oikeushenkilöiden muutokset... 33 Kuva 33: Luo vientikohteiden luettelo... 35 Kuva 34: Vientiluettelo valitut kohteet... 36

Osa 17 - Oikeushenkilön muutos Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 5 Kuva 35: Uusien kohteiden lisääminen vientiluetteloon... 37 Kuva 36: Vientiluetteloon lisätyt kohteet... 38 Kuva 37: Vie luettelo CSV-muotoon... 39

6 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 1. Johdanto Tässä teollisuuskäyttäjän oppaan (Industry User Manual, IUM) osassa 17 Oikeushenkilön muutos selitetään ja kuvataan toimintoja, joita teollisuus tarvitsee sen oikeushenkilön muuttuessa. Opas on jaettu kahteen pääosaan. Luvussa 2 selvitetään oikeushenkilön muutoksen taustaa REACH-IT-järjestelmässä. Luvussa 3 annetaan vaiheittaiset ohjeet REACH-IT-työkalun oikeushenkilön muutostyökalun käyttöön. Suosittelemme, että käyttäjä lukee ennen oppaan osan 17 käyttöä oppaan osan 1 REACH- IT:n käytön aloitus. Siinä käsitellään yksityiskohtaisesti seuraavia seikkoja: tämän IUM-oppaan rakenne käytetyt merkintätavat, kuvakkeet, tekstit, painikkeet, linkit jne. REACH-IT:n taustatiedot ja sen yhteys IUCLID 5 -sivustoon ja -sovellukseen. 2. Oikeushenkilön muutoksen pääpiirteet Tässä luvussa esitellään oikeushenkilön muuttamisen pääpiirteitä. Luvussa määritellään keskeiset käsitteet; esitetään tiivistetysti yhtiöiden velvoitteet nimien ja oikeushenkilön muutoksen yhteydessä; annetaan yleiskuva oikeushenkilön muutosprosessiin REACH-IT-työkalussa; kuvataan REACH-IT-työkaluun kuuluvan oikeushenkilön muuttamistoiminnon soveltamista yleisimpiin liiketoiminnan tilanteisiin; luetellaan tavallisimmat oikeushenkilön muutoksen liittyvät säännöt. Seuraavassa luvussa kuvataan, miten oikeushenkilö muutetaan vaiheittain REACH-ITjärjestelmässä. 2.1 Määritelmät Seuraavassa taulukossa esitetään tärkeimmät käsitteet oikeushenkilön muuttamiseksi REACH- IT-järjestelmässä. Taulukko 1: Keskeiset käsitemäärittelyt Käsite Määritelmä Oikeushenkilön muutos Oikeushenkilön muutosprosessi Muutoksen käynnistänyt oikeushenkilö REACH-IT-työkalun toiminto, joka määrittelee osapuolet (muutoksen käynnistäneen oikeushenkilön ja sen oikeudellisen seuraajan) sekä oikeushenkilön muutoksen sisällön. Prosessi, jossa kohteet siirretään muutoksen käynnistäneeltä oikeushenkilöltä sen oikeudelliselle seuraajalle oikeushenkilön muutoksen johdosta. Oikeushenkilö (yhtiö), jonka hallussa kohteet ovat ennen oikeushenkilön muutosta.

Osa 17 - Oikeushenkilön muutos Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 7 Oikeudellinen seuraaja Kohde Kohdeluettelo Oikeushenkilö (yhtiö), jolle kohteiden hallinta siirtyy oikeushenkilön muutoksen seurauksena. Yleiskäsite, joka kattaa esirekisteröinnit, rekisteröinnit, ilmoitukset ja tiedustelut. Tiedot voidaan siirtää käynnistäneeltä oikeushenkilöltä sen oikeudelliselle seuraajalle oikeushenkilön muutosprosessissa. Jokaisella kohteella on viitenumerona ainutkertainen tunniste. Luettelo, jossa määritellään, mitkä kohteet siirretään käynnistäneen oikeushenkilön oikeudelliselle seuraajalle. Kohdeluettelo syntyy, kun oikeushenkilön muutos luodaan REACH-IT-työkalulla. 2.2 Yhtiöiden velvoitteet Yhtiöiden velvoitteet riippuvat siitä, muuttavatko ne nimeään vai muuttuuko niiden oikeushenkilö. Yleensä velvoitteet koskevat kaikkia yhtiöitä, jotka ovat esirekisteröijiä, rekisteröijiä, PPORDilmoittajien, luokitus- ja merkintäilmoituksen toimittajia eli CLP-ilmoittajia sekä tiedustelijoita. Tämän oppaan tarkoituksena on selvittää, mitä toimia yhtiön on tehtävä REACH-ITjärjestelmässä, kun se on selvittänyt, kumpi edellä mainituista tapauksista koskee yhtiötä. Oikeushenkilön muutosta ja nimenmuutosta koskevassa esitteessä on ohjeita siitä, mitkä velvoitteet yhtiöitä koskevat yksittäisissä liiketoiminnallisissa ja oikeudellisissa tilanteissa. 2.2.1 Nimenmuutos Kemikaalivirasto katsoo, että kyseessä on nimenmuutos, jos esirekisteröijä, PPORD-ilmoittaja tai tiedustelija muuttaa nimeään muuttamatta oikeushenkilöään (katso jäljempänä). Tilanne voi syntyä esimerkiksi oikeushenkilön osakekaupan seurauksena. REACH-IT-työkalussa on nimenmuutostoiminto. Sen avulla yhtiöt voivat vaihtaa nimeään. Toimintoa ei saa käyttää oikeushenkilön muuttuessa. Tarvittavat toimenpiteet: Nimeään muuttavan oikeushenkilön tulee ilmoittaa asiasta REACH-IT-järjestelmässä esittämällä todiste nimenmuutoksesta (esim. kaupparekisteriote) ja vakuuttaa, ettei nimenmuutos johdu oikeushenkilön muutoksesta. Nimenmuutoksen vuoksi rekisteröintiä päivittäviltä rekisteröijiltä ei peritä maksua. 2.2.2 Oikeushenkilön muutos Kemikaalivirasto katsoo, että oikeushenkilö muuttuu seuraavassa kuvatuissa tapauksissa. 2.2.2.1 Yhtiön sulautuminen tai jakautuminen Muutoksen käynnistänyt oikeushenkilö, joka on toimittanut tiedot kemikaalivirastoon, ei enää ole esirekisteröinnin, rekisteröinnin, PPORD:n tai kyselyn omistaja joko yhtiön sulautumisen tai jakautumisen vuoksi. Tarvittavat toimenpiteet:

8 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 Käynnistäneen oikeushenkilön ja sen oikeudellisen seuraajan/seuraajien on tehtävä REACH-IT-työkalussa oikeushenkilön muutos tai muutokset tilanteen mukaisesti ja esitettävä todiste oikeushenkilö(ide)n muutoksista. Huomaa, ettei rekisteröintiä voida jakaa eri oikeushenkilöiden kesken. Oikeudellisen seuraajan/seuraajien on maksettava oikeushenkilön muutoksesta maksu maksuasetuksen 5 artiklan 1 kohdan c alakohdan nojalla. Suoritettava maksu riippuu oikeudellisen seuraajan suuruusluokasta oikeushenkilön muutoksen jälkeen. Omaisuuden myynti Omaisuuden (esim. aineiden valmistukseen käytettävän tehtaan) myynti yhtiöltä toiselle katsotaan oikeushenkilön muutokseksi, jossa omaisuuden haltija samalla siirtää rekisteröintinsä omaisuuden uudelle omistajalle. Tarvittavat toimenpiteet: Jollei uusi omistaja ole vielä toimittanut rekisteröintiä, esirekisteröintiä, PPORDilmoitusta tai tiedustelua omaisuuteen liittyvästä aineesta, sen on yhdessä omaisuuden myyjän kanssa tehtävä oikeushenkilöiden muutokset REACH-IT-järjestelmässä tilanteen mukaisesti ja esitettävä todiste omaisuuden myynnistä. Huomaa, ettei rekisteröintiä voida jakaa eri oikeushenkilöiden kesken. Uuden omistajan on suoritettava maksu maksuasetuksen 5 artiklan 1 kohdan c alakohdan nojalla. Suoritettava maksu riippuu omistajan suuruusluokasta oikeushenkilön muutoksen jälkeen. Omaisuuden entinen omistaja voi joutua myös päivittämään myytyyn omaisuuteen liittyvän aineen/aineiden rekisteröintiä (esim. jos valmistusmäärät muuttuvat). 2.2.2.2 Ainoan edustajan muutos Kun EU:n ulkopuolisen valmistajan ainoa edustaja muuttuu, toimitaan seuraavasti. Tarvittavat toimenpiteet: Uuden ainoan edustajan on esitettävä todisteet, että EU:n ulkopuolinen valmistaja on nimennyt sen ainoaksi edustajakseen ja että edellinen ainoa edustaja on suostunut tähän muutokseen. Uuden ainoan edustajan on maksettava oikeushenkilön muutoksesta maksu maksuasetuksen 5 artiklan 1 kohdan c alakohdan nojalla. Ainoan edustajan maksettavaksi tuleva päivitysmaksu riippuu sen edustaman EU:n ulkopuolisen valmistajan suuruusluokasta. 2.3 Yleiskatsaus oikeushenkilön muutosprosessiin Kun muutoksen käynnistänyttä oikeushenkilöä (LEA) seuraa oikeudellinen seuraaja (LEB) sulautumisen, jakautumisen tai ainoan edustajan muutoksen seurauksena, REACH-IT antaa LEA:n siirtää esirekisteröinnit, rekisteröinnit, ilmoitukset ja tiedustelut oikeudelliselle seuraajalle LEB:lle. Vakiovaiheet, joilla oikeushenkilön muutos kirjataan REACH-IT-järjestelmään, ovat seuraavat: LEA luo oikeushenkilön muutoksen REACH-IT-järjestelmään. LEA ilmoittaa LEB:lle REACH-IT-järjestelmän ulkopuolisesti (esim. sähköpostitse), että oikeushenkilön muutos on tarkistusvalmis.

Osa 17 - Oikeushenkilön muutos Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 9 LEB tarkistaa oikeushenkilön muutoksen. [TARVITTAESSA] LEB pyytää LEA:ta tekemään päivityksiä oikeushenkilön muutokseen. LEB:n tulee erityisesti tarkistaa, että kohdeluettelo sisältää kaikki tarvittavat esirekisteröinnit, rekisteröinnit, ilmiotukset ja tiedustelut. [TARVITTAESSA] LEA päivittää oikeushenkilön muutoksen LEB:n toiveiden mukaiseksi. Kun LEB on tyytyväinen oikeushenkilön muutoksen sisältöön, LEB vahvistaa sen. [TARVITTAESSA] Kemikaalivirasto laatii laskun oikeushenkilön muutoksesta ja lähettää sen LEB:lle. Lisätietoja muutoksen laskutuksesta on luvussa 2.5.8. [TARVITTAESSA] LEB maksaa laskun. Kaikki määritellyt ja validoidut kohteet (esirekisteröinnit, rekisteröinnit, ilmoituksen ja tiedustelu) siirretään LEA:lta LEB:lle REACH-IT-järjestelmässä. [TARVITTAESSA] Jollei LEB maksa oikeushenkilön muutoksesta pidennetyn maksuajan puitteissa, oikeushenkilö poistetaan REACH-IT-järjestelmässä eikä kohteita siirretä. Edellä mainitut vaiheet on kuvattu seuraavassa graafisessa kuvaajassa, jossa kukin sarake edustaa kolmen muutokseen osallistuvan tahon eli LEA:n, LEB:n ja ECHA:n tehtäviä. Lisäksi kuvaajassa näkyy oikeushenkilön muutoksen vastaava tila REACH-IT-järjestelmässä prosessin alusta sen loppuun.

10 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 Kuva 1: Oikeushenkilön muutosprosessi ja vastaava tila REACH-ITjärjestelmässä 2.4 Liiketoimintatilanteet Oikeushenkilön muutoksen liiketoiminnallisesta taustasta riippuen REACH-IT-järjestelmään voidaan joutua tekemään yksi tai useampi oikeushenkilön muutos, ennen kuin kaikki tarvittavat kohteet on siirretty käynnistäneeltä oikeushenkilöltä sen oikeudelliselle seuraajalle

Osa 17 - Oikeushenkilön muutos Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 11 tai seuraajille. Tärkeimmät liiketoimintatilanteet on kuvattu seuraavassa. Muista kaavioita tulkitessasi seuraavat seikat: Ennen -sarakkeessa näkyvät oikeushenkilöt kuvaavat yhtiöitä ennen oikeushenkilön muutosta. Jälkeen -sarakkeessa näkyvät oikeushenkilöt kuvaavat yhtiöitä oikeushenkilön muutoksen jälkeen. Nuolet kuvaavat mainittujen yhtiöiden REACH-IT-järjestelmässä tekemää oikeushenkilön muutosta tai muutoksia. Huomaa myös, että näissä tilanteissa on kuvattu ainoastaan yksinkertaisin versio oikeushenkilön muutoksen monista eri mahdollisuuksista. Esitetyissä kuvitteellisissa tapauksissa on mukana vähimmäismäärä oikeushenkilöitä. Todelliset tilanteet voivat olla paljon monimutkaisempia, jos niihin osallistuu useita oikeushenkilöitä ja jos oikeushenkilön muutoksia on useita peräkkäin (ketjutettuina). Samoja periaatteita sovelletaan silti monimutkaisempiinkin tilanteisiin. Olemassa oleva yhtiö voi esimerkiksi jakautua useammaksi kuin kahdeksi uudeksi yhtiöksi, tai jostain yhtiöstä voidaan erottaa yksi liiketoiminta, joka sulautetaan tämän jälkeen johonkin ennestään olemassa olleeseen yhtiöön. 2.4.1 Sulautuma absorptio (tai yritysosto) Kuva 2: Sulautuma absorptio (tai yritysosto) Ennen Jälkeen LEA LEB LEB LEB absorboi (tai ostaa) LEA:n, ja LEA lakkaa olemasta. REACH-IT-järjestelmässä tarvitaan yksi oikeushenkilön muutos LEA:n esirekisteröintien, rekisteröintien, ilmoitusten ja tiedustelujen siirtämiseksi LEB:lle. Tämän vuoksi REACH-ITjärjestelmä luo automaattisesti toimeen liittyvän kohdeluettelon, joka sisältää oletusarvoisesti kaikki LEA:n kohteet.

12 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 2.4.2 Sulautuminen yhdenvertaisten yhdistyminen Kuva 3: Sulautuminen yhdenvertaisten yhdistyminen Ennen Jälkeen LEA LEC LEB LEA ja LEB sulautuvat yhdenvertaisina, jolloin syntyy uusi oikeushenkilö LEC. Sekä LEA että LEB lakkaavat olemasta. REACH-IT-järjestelmässä tarvitaan kaksi oikeushenkilön muutosta LEA:n esirekisteröintien, rekisteröintien, ilmoitusten ja tiedustelujen siirtämiseksi LEC:lle. REACH-IT-järjestelmä luo automaattisesti kummankin tapahtuman kohdeluettelot, ja niihin sisällytetään oletusarvoisesti kaikki LEA:n ja LEB:n kohteet. 2.4.3 Jakautuminen eriyttäminen Kuva 4: Jakautuminen eriyttäminen Ennen Jälkeen LEA LEA LEB LEB eriytyy (jakautuu) LEA:sta omaksi oikeushenkilökseen. LEA:n olemassaolo jatkuu. REACH-IT-järjestelmässä tarvitaan yksi oikeushenkilön muutos LEA:n esirekisteröintien, rekisteröintien, ilmoitusten ja tiedustelujen siirtämiseksi LEB:lle. Tämän tapahtuman kohdeluettelo luodaan käsin tai osin automaattisesti, kun LEA lataa tiedostot joukkona (bulk load) palvelimelle, ja luettelo voi sisältää kaikki LEA:n kohteet tai osan niistä.

Osa 17 - Oikeushenkilön muutos Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 13 2.4.4 Jakautuminen diffuusio Kuva 5: Jakautuminen diffuusio Ennen Jälkeen LEB LEA LEC LEA jakautuu kahdeksi uudeksi oikeushenkilöksi: LEB:ksi ja LEC:ksi. LEA lakkaa olemasta. REACH-IT-järjestelmässä tarvitaan kaksi oikeushenkilön muutosta LEA:n esirekisteröintien, rekisteröintien, ilmoitusten ja tiedustelujen siirtämiseksi osin LEB:lle ja osin LEC:lle. Kummankin toimenpiteen kohdeluettelot luodaan käsin tai osin automaattisesti, kun LEA lataa tiedostot joukkona palvelimelle. Kaiken kaikkiaan nämä luettelot sisältävät kaikki LEA:n kohteet tai osan niistä. Yksittäinen esirekisteröinti, rekisteröinti, ilmoitus tai tiedustelu voidaan siirtää vain yhdelle oikeudelliselle seuraajalle. Kohteita ei voi myöskään siirtää usealle oikeudelliselle seuraajalle eikä jakaa seuraajien kesken. Jos kumpikin oikeudellisista seuraajista haluaa vaikkapa rekisteröidä saman aineen, toisen niistä on tehtävä uusi rekisteröinti. 2.4.5 Omaisuuden siirto Kuva 6: Oikeushenkilön muutostoiminnon käyttö Ennen Jälkeen LEA LEA LEB LEB LEA myy omaisuuttaan (esim. ainetta valmistavan tehtaan) LEB:lle. REACH-IT-järjestelmässä tarvitaan yksi oikeushenkilön muutos LEB:lle siirrettävään omaisuuteen liittyvien LEA:n esirekisteröintien, rekisteröintien, ilmoitusten ja tiedustelujen siirtämiseksi LEB:lle. Tämän tapahtuman kohdeluettelo luodaan käsin tai osin automaattisesti, kun LEA lataa tiedostot joukkona palvelimelle, ja luettelo voi sisältää kaikki LEA:n kohteet tai osan niistä. Huomautus: Oikeushenkilön muutos omaisuuden siirron seurauksena käsitellään REACH-IT-

14 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 järjestelmässä oikeushenkilön jakautumisen tavoin. 2.4.6 Ainoan edustajan muutos Kuva 7: Oikeushenkilön muutostoiminnon käyttö Ennen Jälkeen LEA LEB EU:n ulkop. valm EU:n ulkop. valm. Vaikka ainoan edustajan muutos ei tarkasti ottaen olekaan oikeushenkilön muutos, ainoan edustajan muutoksen kirjaamiseen käytetään REACH-IT-järjestelmän oikeushenkilön muutostoimintoa. Kun EU:n ulkopuolisen valmistajan ainoa edustajuus siirtyy LEA:lta LEB:lle, sovitut esirekisteröinnit, rekisteröinnit, ilmoitukset ja tiedustelut siirretään LEA:lta LEB:LLE oikeushenkilön muutoksen avulla. Lisäksi tarvitaan todiste siitä, että kaikki kolme osapuolta (LEA, LEB ja EU:n ulkopuolinen valmistaja) suostuvat muutokseen. 2.5 REACH-IT-järjestelmään ohjelmoitu erityinen oikeushenkilön muutostoiminto Tässä luvussa kuvataan erityistä toimintoa, joka on ohjelmoitu REACH-IT-järjestelmään oikeushenkilön muuttamista varten. 2.5.1 Kohteiden jakamattomuus Yksi kohde voi olla yhden ja vain yhden oikeushenkilön hallussa kerrallaan. REACH-IT ei salli kohteiden jakamista eikä kohteiden kuulumista kahdelle tai useammalle oikeushenkilölle. 2.5.2 Viitenumerot ja lähetysnumerot Viitenumero on kohteen ainutkertainen tunniste. Kohteet siirtyvät oikeudelliselle seuraajalle alkuperäisellä viitenumeroilla varustettuina. REACH-IT ei anna kohteelle uutta viitenumeroa oikeushenkilön muutosprosessin yhteydessä. Viitenumeron omistajan tiedot sen sijaan päivitetään vastaamaan muutosta oikeushenkilössä. Oikeudelliselle seuraajalle annetaan kuitenkin uusi lähetysnumero, joka viittaa viitenumeroon, kun oikeushenkilö muuttuu. Oikeudellisen seuraajan on käytettävä uutta lähetysnumeroa toimittaessaan virastoon päivityksen. 2.5.3 Yksi rekisteröinti ainetta ja yhtiötä kohti Periaate, jossa sallitaan vain yksi rekisteröinti ainetta ja yhtiötä kohti, pysyy voimassa. Oikeushenkilön muuttamisen yhteydessä tämä merkitsee, että muutoksen käynnistänyt

Osa 17 - Oikeushenkilön muutos Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 15 oikeushenkilö ei voi siirtää oikeudelliselle seuraajalle aineeseen liittyvää kohdetta (esim. rekisteröintiä), jos seuraajalla on jo vastaava kohde samasta aineesta. REACH-IT merkkaa nämä kohteet peruutetuiksi. Siinä erityistapauksessa, että muutoksen käynnistänyt oikeushenkilö on rekisteröinyt aineensa käyttäen suurempaa tonnimäärää kuin oikeudellinen seuraajansa, REACH-IT pitää muistissa oikeudellisen seuraajan oikeuden suurempaan tonnimäärään. Voidakseen tuoda laillisesti markkinoille muutoksen käynnistäneeltä oikeushenkilöltä hankitun suuremman tonnimäärän ainetta, oikeudellisen seuraajan on toimitettava tätä koskeva oma-aloitteinen päivitys REACHasetuksen 22 artiklan mukaisesti. REACH-IT-järjestelmä ei laskuta oikeudellista seuraajaa tällaisesta tonnimäärän päivityksestä. 2.5.4 Peräkkäiset oikeushenkilöiden muutokset Peräkkäiset (eli ketjutetut) oikeushenkilöiden muutokset sallitaan kohteille. Kohde voidaan siirtää oikeushenkilöltä toiselle oikeushenkilön muutoksen yhteydessä rajattoman monta kertaa. oikeushenkilöille. Yksittäiseen oikeushenkilöön voi kohdistua useita peräkkäisiä oikeushenkilön muutoksia. Esimerkiksi oikeushenkilö A voi eriytyä oikeushenkilöksi B, ja B voi tämän jälkeen sulautua oikeushenkilöön C. 2.5.5 Yhteinen tietojen toimittaminen Oikeushenkilön rooli yhteisessä tietojen toimittamisessa siirtyy oikeudelliselle seuraajalle vastaavan rekisteröinnin / vastaavien rekisteröintien mukana. Sekä päärekisteröijän rooli että ryhmän jäsenten roolit siirtyvät. Jollei yhtiö halua siirtää rooliaan yhteisessä tietojen toimittamisessa oikeudelliselle seuraajalleen, yhtiön on luovuttava päärekisteröijän roolista, ennen kuin se vie päätökseen oikeushenkilön muutoksen. On syytä huomata, että sellaisissa yhteisissä toimituksissa, joita ei vielä ole rekisteröity, rooli yhteisessä toimituksessa ei siirry oikeudelliselle seuraajalle. Näissä tapauksissa oikeudellisen seuraajan on uudelleen vahvistettava roolinsa yhteisessä toimituksessa oikeushenkilöä koskevan muutosprosessin päätyttyä. 2.5.6 Ulkopuoliset edustajat Oikeudellinen seuraaja voi nimetä ulkopuolisen edustajan oikeushenkilön muutoksen luonnin yhteydessä. Ulkopuolinen edustaja näkyy muutoksen käynnistäneeltä oikeushenkilöltä siirtyviin (esi)rekisteröinteihin liittyvissä tietojenvaihtofoorumeissa. 2.5.7 Turvatunnisteet REACH-IT-järjestelmässä on käytössä turvatunnisteita. Sekä muutoksen käynnistäneen yhtiön että oikeudellisen seuraajan on vahvistettava oikeushenkilön muutos turvatunnisteellaan. Käytännössä REACH-IT luo automaattisesti turvatunnisteen, kun käynnistänyt oikeushenkilö luo järjestelmään oikeushenkilön muutoksen. Muutoksen käynnistänyt oikeushenkilö välittää turvatunnisteen oikeudelliselle seuraajalleen REACH-IT-järjestelmän ulkopuolella (esimeriksi sähköpostitse). Oikeudellinen seuraaja vahvistaa oikeushenkilön muutoksen tämän jälkeen syöttämällä turvatunnisteen REACH-IT-järjestelmään. 2.5.8 Laskutus Virasto laatii oikeushenkilön muutoksesta laskun maksuasetuksen eli komission asetuksen (EY) N:o 340/2008 5 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaisesti, jos kohdeluetteloon sisältyy yksi tai useampi veloitettava kohde.

16 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 Oikeushenkilön muutoksesta laskutetaan, jos siihen sisältyy seuraavia kohteita: rekisteröinti tuotantolaitoksella erotetun välituotteen rekisteröinti kuljetettavan erotetun välituotteen rekisteröinti. Seuraavista oikeushenkilön muutokseen sisältyvistä kohteista ei laskuteta: esirekisteröinti tuote- ja prosessisuuntautunutta tutkimusta ja kehittämistä (PPORD) koskeva ilmoitus luokitus- ja merkintäilmoitus (C&L) tiedustelu. Jos lasku on tarpeen (eli oikeushenkilön muutokseen sisältyy ainakin yksi veloitettava kohde), yhdestä oikeushenkilön muutoksesta lähetetään vain yksi lasku. Laskut laaditaan oikeudellisen seuraajan nimelle. Oikeudellisen seuraajan yhtiön kokoluokka oikeushenkilön muutoksen jälkeen ratkaisee laskutettavan määrän. Komission asetuksen (EY) N:o 340/200 liitteessä III olevan taulukon 3 mukaisesti pieniltä ja keskisuurilta yrityksiltä laskutetaan alennettu maksu. Kohteet siirretään ja oikeushenkilön muutos viedään loppuun REACH-IT-järjestelmässä vasta, kun lasku on kokonaisuudessaan maksettu. Jollei laskua makseta pidennetyn maksuajan puitteissa, oikeushenkilön muutos poistetaan järjestelmästä eikä kohteita siirretä. 2.5.9 Poikkeukset Kohdetta ei voida sisällyttää oikeushenkilön muutokseen, jos kohde sisältyy johonkin toiseen oikeushenkilön muutokseen, jota ei ole vielä viety päätökseen; muutoksen käynnistänyt oikeushenkilö päivittää parhaillaan kohdetta toimittamalla päivitysilmoituksen. Sulautumistyyppistä oikeushenkilön muutosprosessia ei voida käynnistää, ennen kuin muutoksen käynnistäneen oikeushenkilön aloittama päivitysprosessi on valmis. Kohdetta ei voida siirtää oikeushenkilön muutoksen yhteydessä REACH-IT-järjestelmässä, jos oikeudellinen seuraaja parhaillaan päivittää vastaavaa kohtaa. Jos oikeudellisen seuraajan hallussa on rekisteröinti aineelle ja kyseisestä rekisteröintiä päivitetään parhaillaan, muutoksen käynnistäneen oikeushenkilön tekemää saman aineen rekisteröintiä ei voida käsitellä järjestelmässä suurimman sallitun tonnimäärän kirjaamiseksi. 2.5.10 Menettelysäännöt Tietojen toimitukseen sovelletaan seuraavia menettelysääntöjä: Oikeushenkilön muutokseen sisältyvän kohteen päivitysilmoitusta ei hyväksytä, ennen kuin oikeushenkilön muutos on viety päätökseen. Muutoksen käynnistäneenä oikeushenkilönä sulautumistyyppisessä oikeushenkilön muutosprosessissa olevalta yhtiöltä ei hyväksytä uuden kohteen ilmoitusta, koska yhtiö lakkaa lähtökohtaisesti olemasta.

Osa 17 - Oikeushenkilön muutos Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 17 3. Vaiheittaiset ohjeet 3.1 Oikeushenkilön muutoksen valikkokohdat Oikeushenkilön muutostoimintoon päästään REACH-IT-työkalun päävalikosta. Kuva 8: Oikeushenkilön muutostoiminnon käyttö <Legal entity change> -valikon alivalikot ovat seuraavanlaisia: <View legal entity change> -vaihtoehdon avulla voit katsoa, muokata tai poistaa olemassa olevia oikeushenkilön muutoksia. <Create legal entity change> -vaihtoehdon avulla voit luoda uusia oikeushenkilön muutoksia tai jatkaa jo aloitettujen luomista. <Export item list> -vaihtoehdon avulla voit määritellä luettelon omista kohteistasi ja viedä luettelon CSV-tiedostomuodossa. Oikeushenkilön muutostoimintoa voivat käyttää ainoastaan sellaiset käyttäjät, joiden rooliksi on määritelty Company Manager (yhtiön johtaja). 3.2 Luo oikeushenkilön muutos Oikeushenkilön muutosprosessi aloitetaan luomalla oikeushenkilön muutos. Tämän tekee muutoksen käynnistänyt oikeushenkilö. Oikeudellisen seuraajan on ensin vietävä päätökseen REACH-IT-järjestelmän rekisteröitymisprosessi, jotta sillä on voimassa oleva keskitetysti hallinnoitu yhtiön tunniste (UUID). Kyseinen UUID on ilmoitettava muutoksen käynnistäneelle oikeushenkilölle järjestelmän ulkopuolella (esim. sähköpostitse).

18 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 Suosittelemme, että muutoksen käynnistäneellä oikeushenkilöllä on käsillä seuraavat pakolliset syötteet ennen oikeushenkilön muutoksen luomista: Oikeudellisen seuraajan UUID-tunniste Todiste oikeushenkilön muutoksesta (esim. kaupparekisteriote, jossa vahvistetaan oikeushenkilön muutos) PDF-tiedostomuodossa Luettelo oikeudelliselle seuraajalle siirrettävistä kohteista. 3.2.1 Luo uusi oikeushenkilön muutos Ohjattu oikeushenkilön muutoksen luontitoiminto opastaa käyttäjää vaiheesta (eli välilehdestä) toiseen uuden oikeushenkilön muutoksen luomisessa. Kuva 9 kuvaa uuden oikeushenkilön muutoksen luomisen päävaiheita. Nämä vaiheet kuvataan yksityiskohtaisesti seuraavissa luvuissa. Kuva 9: Oikeushenkilön muutoksen luomisen vaiheet 3.2.1.1 Tiedot Napsauta Yhtiön aloitussivulta <Legal entity change \ Create legal entity change> - valikkovaihtoehtoa. Luo uusi oikeushenkilön muutos valitsemalla <Create a new legal entity change>. Napsauta <Next>-painiketta. Kuva 10: Luo uusi oikeushenkilön muutos

Osa 17 - Oikeushenkilön muutos Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 19 Syötä <Details>-välilehdellä tarvittavat tiedot (tähdellä * merkityt kentät ovat pakollisia). Kuva 11: Tietojen välilehti Voit lisätä todisteen oikeushenkilön muutoksesta napsauttamalla <Add attachment> - painiketta. Ohjaudut seuraavaan näyttöön. Kuva 12: Todiste oikeushenkilön muutoksesta Syötä kaikki tarvittavat tiedot. Etsi <Browse>-painiketta painamalla omasta tiedostojärjestelmästäsi asiakirja, jonka haluat ladata palvelimelle. Napsauta <Submit>painiketta. Muista valita (rastittamalla) vakuutuksen (Declaration) viereinen valintaruutu. Näin

20 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 vakuutat, että todiste on aito, oikeellinen eikä harhaanjohtava. Liitettävän asiakirjan tai asiakirjojen on oltava PDF-muotoisia. Voit liittää enintään viisi asiakirjaa. Napsauta poistokuvaketta, jos haluat poistaa liitteen oikeushenkilön muutoksesta. Kuva 13: Oikeushenkilön muutoksen todisteen lisääminen ja poistaminen Jatka napsauttamalla <Next>-painiketta. REACH-IT ohjautuu <Contact>-välilehdelle. Jos oikeushenkilön muutoksen luominen keskeytyy tämän vaiheen jälkeen, prosessiin voidaan palata myöhemmin. Katso yksityiskohtaiset ohjeet luvusta 3.2.2. 3.2.1.2 Yhteyshenkilö Valitse <Contact>-välilehdellä nykyisten yhteyshenkilöiden luettelosta yhteyshenkilö, johon virasto ja/tai jäsenvaltion viranomaiset voivat ottaa yhteyttä tämän oikeushenkilön muutoksesta. Kuva 14: Yhteyshenkilö oikeushenkilön muutoksessa Jos haluat lisätä uuden yhteyshenkilön luetteloon, napsauta <Add contact> -painiketta. Jos haluat poistaa jo valitun yhteyshenkilön valinnan, napsauta <Deselect contact> - painiketta. Jatka napsauttamalla <Next>-painiketta. REACH-IT ohjautuu <Type>-välilehdelle. 3.2.1.3 Tyyppi Valitse <Type>-välilehdeltä oikeushenkilön muutoksen tyyppi.

Osa 17 - Oikeushenkilön muutos Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 21 Jos valitset sulautuman eli <Merge>, oletusarvoisesti kaikki kohteet (rekisteröinnit ja ilmoitukset) siirretään muutoksen käynnistäneeltä oikeushenkilöltä oikeudelliselle seuraajalle. Järjestelmä luo kohdeluettelon automaattisesti. Jos valitset jakautumisen <Split> tai ainoan edustajan muutoksen <Only representative change>, sinun on itse valittava, miten kohdeluettelo luodaan. Valitse <Manual selection of items in REACH-IT>, jos haluat luoda kohdeluettelon Internetissä REACH-IT-järjestelmää käyttäen. Jos kohdeluettelo on suhteellisen lyhyt, se kannattaa luoda Internetissä. Valitse <Bulk upload of identified items>, jos valmistelet kohdeluettelon etukäteen ilman yhteyttä REACH-IT-järjestelmään ja lataat sen palvelimelle lopuksi. Suhteellisen pitkä kohdeluettelo kannattaa luoda erikseen, tallentaa se CSVtiedostomuotoon ja ladata tiedosto sen jälkeen REACH-IT-järjestelmään. Voit viedä luettelon kaikista REACH-IT-järjestelmään kirjatuista kohteistasi seuraavaa valikkopolkua käyttäen: <Legal entity change \ Export items list>. Sen jälkeen voit muokata luetteloa niin, että siihen sisältyvät ne kohteet, jotka haluat siirtää yhtiön oikeudelliselle seuraajalle. Voit luoda CSV-muotoisen luettelon ulkoisesta lähteestä, esimerkiksi ERPjärjestelmästä, jos käytät sitä rekisteröintien ja ilmoitusten hallinnointiin. Katso lisätietoja omien kohteiden viennistä ja CSV-tiedostomuodosta luvusta 3.7. Kuva 15: Oikeushenkilön muutoksen tyyppi ja luettelon luontimenetelmä Jatka napsauttamalla <Next>-painiketta. Oikeushenkilön tyypin ja valitsemasi kohdeluettelon valintatavan mukaan järjestelmä ohjaa sinut oikealle välilehdelle. Jatka seuraavista luvuista omien valintojesi mukaan: <Merge> siirry lukuun 3.2.1.6. <Split> tai <Only Representative change> ja < Manual selection of items in REACH-IT> siirry lukuun 3.2.1.4. <Split> tai <Only Representative change> ja <Bulk upload of identified items>: siirry lukuun

22 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 3.2.1.5. 3.2.1.4 Kohteet (luominen käsin) Kohteet sisältävällä <Items>-välilehdellä on kaksi alivälilehteä: <All items> -alivälilehdeltä voit etsiä kaikki kohteet, jotka ovat nyt siirrettävissä. Kuva 16: Hae kaikki kohteet Rekisteröinnit, joiden virastoon lähetetty päivitys on vielä kesken, eivät näy, koska niitä ei voi siirtää. Vireillä oleva päivitys on ensin vietävä päätökseen. Voit lisätä kohteita siirrettävien kohteiden luetteloon valitsemalla siirrettävät kohteet ja napsauttamalla <Add selected items> -painiketta. Valitut kohteet sisältävän <Selected items> -alivälilehden avulla voit hakea kaikkia valitsemiasi kohteita lisättäväksi kohdeluetteloon. Laskuri näyttää, montako kohdetta luettelossasi kulloinkin on.

Osa 17 - Oikeushenkilön muutos Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 23 Kuva 17: Näytä valitut kohteet Huomaa, että määrittelemiesi hakukriteerien vuoksi kaikki kohteet eivät ole yhtä aikaa näkyvissä. Voit poistaa kohteita kohdeluettelosta valitsemalla <Selected items> -alivälilehdellä poistettavat kohteet ja napsauttamalla <Remove items> -painiketta. Jatka napsauttamalla <Next>-painiketta. REACH-IT ohjautuu <Validation>-välilehdelle. Siirry lukuun 3.2.1.6. 3.2.1.5 Kohteet (tiedostojen lataus joukkona) Napsauta <Items>-välilehdeltä <Browse>-painiketta. Kohdeluettelo on laadittava ensin valmiiksi CSV-tiedostomuotoon. Katso luvusta 3.7 ohjeet kaikkien kohteidesi viemiseksi CSV-muodossa olevaan luetteloon. Etsi omasta tiedostojärjestelmäsi CSV-tiedosto, jonka haluat ladata palvelimelle, valitse tiedosto ja lisää tiedosto napsauttamalla <Open>-painiketta.

24 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 Kuva 18: CSV:n lataaminen Jatka napsauttamalla <Next>-painiketta. REACH-IT ohjautuu <Validation>-välilehdelle. 3.2.1.6 Validointi <Validation>-välilehdeltä näet yleiskatsauksen kaikista tiedoista, jotka olet syöttänyt edellisillä oikeushenkilön muutoksen opastetun toiminnon välilehdillä. Tarkista kaikki tiedot ja palaa takaisin oikealle välilehdelle, jos haluat muuttaa jotain syötettä. Kun olet tyytyväinen syöttämiisi tietoihin, napsauta <Create legal entity change> -painiketta. Sulautumisen yhteydessä kohdeluettelon (ja vastaavaan latauslinkin) luomiseen automaattisesti voi kulua jonkin aikaa.

Osa 17 - Oikeushenkilön muutos Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 25 Kuva 19: Oikeushenkilön muutoksen validointi REACH-IT vahvistaa oikeushenkilön muutoksen luomisen ja antaa turvatunnisteen, joka sinun on merkittävä muistiin. Vahvistus annetaan vahvistusnäytössä ja sisäisenä viestinä. Kuva 20: Oikeushenkilön muutoksen luomisen vahvistus

26 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 Muutoksen käynnistäneen oikeushenkilön on toimitettava turvatunniste oikeudelliselle seuraajalle, jotta tämä pystyy validoimaan oikeushenkilön muutoksen REACH-IT-järjestelmässä. Muutoksen käynnistäneen oikeushenkilön on toimitettava oikeudelliselle seuraajalle seuraavat tiedot REACH-IT-järjestelmän ulkopuolella (esim. sähköpostitse): Oikeushenkilön muutoksen nimi Turvatunniste Näiden tietojen avulla oikeudellinen seuraaja pystyy validoimaan oikeushenkilön muutoksen REACH-IT-järjestelmässä eli vahvistamaan, että se on todella oikeudellinen seuraaja ja että kohdeluettelo on sovitun mukainen. Jos tarvitset turvatunnistetta myöhemmin, löydät sen sisäisestä viestistä, jolla on vahvistettu oikeushenkilön muutoksen luominen. Turvatunniste ei vanhene. Se pysyy voimassa, kunnes oikeudellinen seuraaja käyttää sen validoidakseen oikeushenkilön muutoksen. 3.2.2 Jatka kesken olevan oikeushenkilön muutoksen luomista Jos oikeushenkilön muutoksen luominen keskeytyy, se tallentuu luonnostilassa. Voit jatkaa luonnostilassa tallentuneen oikeushenkilön muutoksen luomista myöhemmin. Tämä voi tapahtua jommallakummalla seuraavassa kuvatuista tavoista. 3.2.2.1 Luontivalikosta Napsauta aloitussivulta <Legal entity change \ Create legal entity change> - valikkovaihtoehtoa. Valitse <Continue creating an existing legal entity change>. Valitse jatkettava luonnos näyttöön tulevasta luettelosta, joka sisältää kaikki olemassa olevat oikeushenkilön muutosten luonnokset. Kuva 21: Oikeushenkilön muutoksen luonnoksen luomisen jatkaminen Napsauta <Next>-painiketta. REACH-IT ohjautuu <Contact>-välilehdelle, josta voit jatkaa luvussa 3.1 kuvattua luontiprosessia.

Osa 17 - Oikeushenkilön muutos Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 27 3.2.2.2 Näyttövalikosta Napsauta aloitussivulta <Legal entity change \ View legal entity change> -valikkovaihtoehtoa. Syötä haluamasi hakukriteerit hakunäyttöön. Napsauta <Search>-painiketta. Valitse tulosnäytöstä se oikeushenkilön muutoksen luonnos, jonka luomista haluat jatkaa. Napsauta <Edit>-painiketta. Kuva 22: Oikeushenkilön muutoksen luonnoksen luomisen jatkaminen näyttövalikosta REACH-IT ohjautuu <Contact>-välilehdelle, josta voit jatkaa luvussa 3.1 kuvattua luontiprosessia. 3.3 Validoi oikeushenkilön muutos Kun oikeudellinen seuraaja on saanut muutoksen käynnistäneeltä oikeushenkilöltä oikeushenkilön muutoksen nimen ja pakolliset turvatunnisteen, oikeudellisen seuraajan on validoitava oikeushenkilön muutos, jolloin se vasta on valmis. Validoinnin tarkoituksena on, että oikeudellinen seuraaja tarkistaa, että muutoksen käynnistäneen oikeushenkilön luoma oikeushenkilön muutos on sovitunlainen. Erityisesti oikeudellinen seuraaja halunnee tarkistaa, että kohdeluettelon sisältö vastaa sovittuja kohteita, jotka sille siirretään. Jos oikeudellinen seuraaja on tyytyväinen oikeushenkilön muutoksen sisältöön, se validoi oikeushenkilön muutoksen. Katso luku 3.3.1. Jollei oikeudellinen seuraaja ole tyytyväinen oikeushenkilön muutoksen sisältöön, se pyytää muutoksen käynnistänyttä oikeushenkilöä päivittämään oikeushenkilön muutosta. Katso luku 3.3.2. 3.3.1 Validoi oikeushenkilön muutos Ohjattu oikeushenkilön muutoksen validointitoiminto opastaa käyttäjää vaiheesta (eli välilehdestä) toiseen uuden oikeushenkilön muutoksen validoimiseksi. Nämä vaiheet kuvataan yksityiskohtaisesti seuraavissa luvuissa. 3.3.1.1 Tiedot Napsauta aloitussivulta <Legal entity change \ View legal entity change> -valikkovaihtoehtoa.

28 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 Syötä haluamasi hakukriteerit hakunäyttöön. Napsauta <Search>-painiketta. Valitse tulosnäytöstä se oikeushenkilön muutoksen luonnos, jonka haluat validoida. Napsauta <Edit>-painiketta. Kuva 23: Etsi validoitava oikeushenkilön muutos REACH-IT ohjautuu <Details>-välilehdelle. Syötä turvatunniste, jonka olet saanut muutoksen käynnistäneeltä oikeushenkilöltä. Napsauta <Submit>-painiketta. Kuva 24: Oikeushenkilön muutoksen turvatunnisteen syöttäminen Turvatunnisteen syöttäminen tehdään vain kerran. Kun tunniste on syötetty kerran oikein, oikeudellisen seuraajan ei tarvitse syöttää tunnistetta uudelleen, vaikka hän keskeyttäisikin validoinnin ja jatkaisi sitä myöhemmin. REACH-IT näyttää oikeushenkilön muutoksen sisällön oikeudelliselle seuraajalle, jotta tämä validoisi sen ja päivittäisi omat tietonsa. Syötä <Details>-välilehdellä tarvittavat tiedot (tähdellä * merkityt kentät ovat pakollisia).

Osa 17 - Oikeushenkilön muutos Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 29 Kuva 25: Oikeushenkilön muutoksen tiedot Voit syöttää omana viitteenäsi ostolaskun numeron laskutusta varten. Ostolaskun numero mainitaan mahdollisessa laskussa, joka oikeushenkilön muutoksen takia lähetetään. Jatka napsauttamalla <Next>-painiketta. REACH-IT ohjautuu <Legal entity change contact> -välilehdelle. 3.3.1.2 Oikeushenkilön muutoksen yhteyshenkilö Valitse <Contact>-välilehdellä nykyisten yhteyshenkilöiden luettelosta yhteyshenkilö, johon virasto ja/tai jäsenvaltion viranomaiset voivat ottaa yhteyttä tämän oikeushenkilön muutoksesta. Kuva 26: Yhteyshenkilö oikeushenkilön muutoksessa Jos haluat lisätä uuden yhteyshenkilön luetteloon, napsauta <Add contact> -painiketta. Jos haluat poistaa jo valitun yhteyshenkilön valinnan, napsauta <Deselect contact> - painiketta. Jatka napsauttamalla <Next>-painiketta.

30 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 REACH-IT ohjautuu <Joint submission contact> -välilehdelle. 3.3.1.3 Yhteisen ilmoituksen yhteyshenkilö Valitse <Joint submission contact> -välilehdeltä yhteyshenkilö, jonka haluat merkitä mahdollisten yhteisten ilmoitusten yhteyshenkilöksi, jos yhteisiä ilmoituksia kuuluu siirrettävään kohdeluetteloon. Kuva 27: Yhteisen ilmoituksen yhteyshenkilö Voit merkitä vain yhden yhteyshenkilön yhteisiä ilmoituksia varten. Tämän henkilön tiedot päivittyvät kaikkiin yhtiöllenne siirrettäviin yhteisiin ilmoituksiin. Jos haluat eri yhteyshenkilöt eri yhteisilmoituksille, muutokset on päivitettävä kaikkiin yhteisiin ilmoituksiin kohteiden siirron jälkeen. Jatka napsauttamalla <Next>-painiketta. REACH-IT ohjautuu <Pre-SIEF contact> -välilehdelle. 3.3.1.4 Esirekisteröintifoorumin yhteyshenkilö Valitse <Pre-SIEF contact> -välilehdeltä yhteyshenkilö, jonka haluat merkitä niiden mahdollisten esirekisteröintifoorumien yhteyshenkilöksi, joihin siirrettävä kohdeluettelo vaikuttaa. Kuva 28: Esirekisteröintifoorumin yhteyshenkilö Voit merkitä vain yhden esirekisteröintifoorumin yhteyshenkilön. Tämän henkilön tiedot päivittyvät kaikkiin yhtiöllenne siirrettäviin esirekisteröintifoorumeihin. Jos haluat eri yhteyshenkilöt eri esirekisteröintifoorumeille, muutokset on päivitettävä kaikkiin esirekisteröinteihin kohteiden siirron jälkeen. Jatka napsauttamalla <Next>-painiketta.

Osa 17 - Oikeushenkilön muutos Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 31 REACH-IT ohjautuu <Representative>-välilehdelle. 3.3.1.5 Edustaja Valitse <Represenattive>-välilehdeltä ulkopuolinen edustaja, jonka haluat merkitä niiden mahdollisten esirekisteröintifoorumien ulkopuoliseksi edustajaksi, joihin siirrettävä kohdeluettelo vaikuttaa. Kuva 29: Ulkopuolisen edustajan yhteyshenkilö Voit nimetä ainoastaan yhden ulkopuolisen edustajan. Tämän ulkoisen edustajan tiedot päivittyvät kaikkiin yhtiöllesi siirtyviin esirekisteröinteihin. Jos haluat eri ulkopuoliset edustajat eri esirekisteröintifoorumeille, muutokset on päivitettävä kaikkiin esirekisteröinteihin kohteiden siirron jälkeen. Jatka napsauttamalla <Next>-painiketta. REACH-IT ohjautuu <Validation>-välilehdelle. 3.3.1.6 Validointi <Validation>-välilehdeltä näet yleiskatsauksen oikeushenkilön muutosten sisältöön sekä kaikki tiedot, jotka olet syöttänyt edellisillä oikeushenkilön muutoksen opastetun toiminnon välilehdillä. Tarkista kaikki tiedot ja palaa takaisin oikealle välilehdelle, jos haluat muuttaa jotain syötettä. Hyväksy vakuutus (Declaration) valitsemalla valintaruutu. Kun olet tyytyväinen sisältöön ja syöttämiisi tietoihin, napsauta <Accept legal entity change> - painiketta.

32 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 Kuva 30: Validoi oikeushenkilön muutos Vie validointiprosessi päätökseen napsauttamalla vahvistusnäytössä <OK>-painiketta. Kuva 31: Validoi oikeushenkilön muutos REACH-IT vahvistaa oikeushenkilön muutoksen validoinnin. Vahvistus annetaan validointinäytön ylälaidassa näkyvässä vahvistusnäytössä ja sisäisenä viestinä. 3.3.2 Pyydä päivitystä oikeushenkilön muutokseen Jollei oikeushenkilö hyväksy luodun oikeushenkilön muutoksen sisältöä, se voi pyytää muutoksen käynnistänyttä oikeushenkilöä päivittämään sisältöä seuraavasti. Noudata luvussa 3.3.1 oikeushenkilön muutoksen validointiprosessia <Validation>-välilehdelle saakka.

Osa 17 - Oikeushenkilön muutos Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 33 Napsauta <Request update to legal entity change> -painiketta. Napsauta vahvistusnäytössä <OK>-painiketta. Sinun on ilmoitettava muutoksen käynnistäneelle oikeushenkilölle REACH-ITjärjestelmän ulkopuolella (esim. sähköpostitse) kaikki muutokset, jotka haluat tehdä oikeushenkilön muutokseen. Tämän toiminnon avulla voidaan pyytää muutoksen käynnistänyttä oikeushenkilöä poistamaan oikeushenkilön muutos. Katso yksityiskohtaiset ohjeet luvusta 3.6. REACH-IT päivittää oikeushenkilön muutoksen tilaksi Update requested (päivitystä pyydetty). Tällöin muutoksen käynnistänyt oikeushenkilö voi päivittää oikeushenkilön muutoksen sisällön luvussa 3.5.1 kuvatulla tavalla. 3.4 Näytä oikeushenkilöiden muutokset Yhtiöt voivat katsoa kaikkia oikeushenkilöiden muutoksia, joissa ne ovat osallisina joko muutoksen käynnistäneinä oikeushenkilöinä tai oikeudellisina seuraajina. Napsauta aloitussivulta <Legal entity change \ View legal entity change> -valikkovaihtoehtoa. Syötä haluamasi hakukriteerit hakunäyttöön. Napsauta <Search>-painiketta. Näyttöön tulevat kaikki oikeushenkilöiden muutokset, joissa oma oikeushenkilösi on osallisena. Kuva 32: Näytä oikeushenkilöiden muutokset Voit lajitella oikeushenkilön muutostietueet napsauttamalla sarakkeiden otsikoita. Napsauttamalla yksittäistä oikeushenkilön muutoksen nimeä saat näyttöön kaikki kyseisen muutoksen merkitykselliset tiedot. Jos napsautat kohdeluettelon sarakkeessa olevaa <Download>-linkkiä, oikeushenkilön

34 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 muutoksen kohdeluettelo avautuu näyttöön PDF-tiedostona. Tilasarake näyttää, missä vaiheessa oikeushenkilön muutosprosessi on. Katso lisätietoja prosessin tiloista luvusta 2.2.2.2. 3.5 Muokkaa oikeushenkilön muutosta 3.5.1 Päivitys pyynnöstä Muutoksen käynnistäneenä oikeushenkilönä voit päivittää itse luomaasi oikeushenkilön muutosta, jonka päivitystä oikeudellinen seuraajasi on pyytänyt. Napsauta aloitussivulta <Legal entity change \ View legal entity change> -valikkovaihtoehtoa. Syötä haluamasi hakukriteerit hakunäyttöön. Napsauta <Search>-painiketta. Löydät kaikki oikeushenkilön muutokset, joista on jätetty päivityspyyntö, valitsemalla hakukriteeriksi tilan "Update requested". Valitse tulosnäytöstä se luomasi oikeushenkilön muutos, jota haluat päivittää (katso Kuva 32). Napsauta <Edit>-painiketta. Tee tarvittavat päivitykset. Katso erityisohjeet luvusta 3.2.1. Kun olet <Validation>-välilehdellä, päivitä napsauttamalla <Update legal entity change> - painiketta. Vie päivitysprosessi päätökseen napsauttamalla vahvistusnäytössä <OK>-painiketta. REACH-IT vahvistaa oikeushenkilön muutoksen päivityksen. Vahvistus annetaan vahvistusnäytössä ja sisäisenä viestinä. Oikeushenkilön muutoksen tilaksi päivittyy Created" eli Luotu, ja oikeudellinen seuraaja voi nyt validoida päivityksen. 3.5.2 Päivitys loppuun viemisen jälkeen Kun oikeushenkilön muutos on viety loppuun ja kohteet on siirretty oikeudelliselle seuraajalle, oikeushenkilön muutoksen tilaksi päivittyy Completed (Valmis). Tämän jälkeen oikeushenkilön muutosta voidaan muokata yksinomaan muutoksen käynnistäneen oikeushenkilön ja oikeudellisen seuraajan yhteyshenkilöiden osalta. On tärkeää pitää nämä tiedot ajan tasalla, jotta virasto ja jäsenvaltion viranomaiset saavat nopeasti yhteyden oikeisiin henkilöihin. Napsauta aloitussivulta <Legal entity change \ View legal entity change> -valikkovaihtoehtoa. Syötä haluamasi hakukriteerit hakunäyttöön. Napsauta <Search>-painiketta. Valitse tulosnäytöstä se luomasi oikeushenkilön muutos, jota haluat päivittää. Napsauta <Edit>-painiketta. Päivitä yhteyshenkilön tiedot. Jos poistut opastetusta toiminnosta, muutokset tallentuvat automaattisesti. 3.6 Poista oikeushenkilön muutos Ainoastaan oikeushenkilön muutoksen REACH-IT-järjestelmään luonut muutoksen

Osa 17 - Oikeushenkilön muutos Julkaisupäivämäärä: heinäkuu 2012 35 käynnistänyt oikeushenkilö voi poistaa muutoksen järjestelmästä. Poistaminen onnistuu vain, kun seuraavat ehdot täyttyvät: Oikeudellinen seuraaja ei ole vielä validoinut oikeushenkilön muutosta ja oikeushenkilön muutos on sen käynnistäneen oikeushenkilön muokattavissa joko Draft - luonnostilassa tai Update requested -päivityspyyntötilassa. Oikeudellinen seuraaja ei pysty missään vaiheessa poistamaan oikeushenkilön muutosta. Mikäli oikeudellinen seuraaja ei hyväksy oikeushenkilön muutosta, jossa sitä itseään ei ole mainittu oikeudellisena seuraajana, sen on asetettava muutoksen tilaksi Update requested ja pyydettävä muutoksen käynnistänyttä oikeushenkilöä poistamaan oikeushenkilön muutos järjestelmästä. Napsauta aloitussivulta <Legal entity change \ View legal entity change> -valikkovaihtoehtoa. Syötä haluamasi hakukriteerit hakunäyttöön. Napsauta <Search>-painiketta. Löydät kaikki luonnostilassa olevat oikeushenkilön muutokset valitsemalla hakukriteeriksi tilan Draft. Löydät kaikki oikeushenkilön muutokset, joista on jätetty päivityspyyntö, valitsemalla hakukriteeriksi tilan "Update requested". Valitse tulosnäytöstä se luomasi oikeushenkilön muutos, jonka haluat poistaa (katso Kuva 32). Napsauta <Delete>-painiketta. Vahvista aikeesi poistaa oikeushenkilön muutos napsauttamalla <Yes>-painiketta. Voit peruuttaa aikeesi poistaa oikeushenkilön muutos napsauttamalla <No>-painiketta. Jos vahvistit edellisessä vaiheessa aikomuksesi poistaa oikeushenkilön muutoksen, oikeushenkilön muutos häviää REACH-IT-järjestelmästä ilman muita seurauksia. 3.7 Vientikohteiden luettelo Vientikohteiden luettelon toiminnon avulla yhtiö voi viedä REACH-IT-järjestelmästä luettelon CSV-muotoon kaikista tai valikoiduista kohteista, jotka ne omistavat. Luetteloa voidaan tämän jälkeen muokata järjestelmän ulkopuolella yksittäisen oikeushenkilön muutoksen kohdeluetteloksi, Sen jälkeen se voidaan viedä järjestelmään luvussa 3.2.1.5 kuvatun joukkotoiminnon avulla. 3.7.1 Luo uusi luettelo Napsauta aloitussivulta <Legal entity change \ Export items list> -valikkovaihtoehtoa. Kuva 33: Luo vientikohteiden luettelo

36 REACH-IT Teollisuuskäyttäjän opas Versio 2.0 Napsauta <Create>-painiketta. Anna <Select items> -alivälilehdellä nimi luettelollesi. Koska lista on uusi, luetteloon kuuluvien kohteiden laskuri näyttää nollaa (0). Kuva 34: Vientiluettelo valitut kohteet Napsauta <Add items> -painiketta. Järjestelmä ohjautuu <All items> -välilehdelle, jolla voit hakea kaikista omista kohteistasi luetteloon lisättävät kohteet.