18DO Sm,p. /:;. ~.,;ie / 5 Käs. â-/ý Arlc tllj1j1us SOPIMUS TILINTARKSTUSPALVELUISTA VALTUUSTOKAUDELLE 2013-2016 1 SOPIJAPUOLET Kymenlaakson liitto (Y-tunnus: 0206714-5) Karhulantie 36 B 48601 Kotka Ja BDO Audiator Oy (Y-tunnus 0904285-6) JHTT -yhteisö Vattuniemenranta 2 puh. 020 743 2920 2 SOPIMUKSEN KOHDE Sopimuksen kohteena on tarjouspyynnönja tarjouksen mukaisesti. lakisääteinen tilintarkastus. tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät. oman tuotannon hanketarkastukset valtuustokaudella 2013-2016. 3 VASTUUNALAINEN JHTT -TILINTARKSTAJA BDO Audiator Oy:n määäämänä kuntalain 72 :n mukaisena vastuunalaisena, JHTT -tilintarkastajana toimii JHTT, CIA Ilpo Malinen. JHTT -yhteisö voi kuntaa kuultuaan vaihtaa vastuunalaisen tilintarkastajan. Vattuniemenranta 2 etu ni m i.su kunim i (Q bdo. fi
18DO 4 TARKSTUKSEN SUORITTAMINEN JA RAPORTOINTI Työmäärät BDO Audiator Oy sitoutuu suorittamaan tilintarkastuksen hyvää tilintarkastustapaa noudattaen. Tilintarkastuksen laajuuden arviointi perustuu tarjouspyynnössä ilmoitettuun tietoon sekä seuraaviin toimeksiannon asianmukaisen suorittamisen kannalta olennaisiin seikkoihin:. Yhteisön organisaatioissa ja toiminnassa ei tapahdu olennaisia muutoksia.. Kirjanpito ja raportointi on hoidettu asianmukaisesti ja talouden järjestelmät toimivat luotettavasti ilman olennaisia häiriöitä ja muutoksia.. Kunnan ja kuntakonsernin sisäinen valvonta, riskienhallinta ja konsernivalvonta on ohjeistettu asianmukaisesti.. Tilinpäätös liitteineen on valmis sovittuna tarkastusajankohtana.. Lisätietoja antavat henkilöt ovat tarvittaessa tavoitettavissa tarkastuksen aikana.. Tilintarkastuksessa tarvittavat asiakirjat ovat tarkastajan käytössä sovittuina tarkastuspäivinä. Tarjouksen mukaisesti vuosien 2013-2016 lakisääteisen tilintarkastuksen tarkastuspäiviä on tarkastusvuotta kohden noin 4 päivää. Päivien määrä täsmentyy vuosittain tarkastus suunnitelmassa. Tarkastuslautakunnan sihteerin tehtävät hoidetaan tarjouksen mukaisesti. Oman tuotannon hanetarkastukset sovitaan kunin tehtävän osalta erikseen. Mikäli tilintarkastukseen käytettävä aika JHTT -yhteisöstä riippumattomista syistä ylittää tarjouksessa esitetyn vuotuisen arvion, neuvotellaan palkkion tarkistamisesta vastaavasti. Avustajat BDO Audiator Oy ilmoittaà kunalle tilintarkastuksessa mahdollsesti käytettävien muiden tilintarkastajien ja asiantuntijoiden nimet ja tutkinnot. Tiedoissa tapahtuneet muutokset ilmoitetaan välittömästi kunnalle. Tarkastussuunnitelma ja tarkastusohjelmat BDO Audiator Oy antaa tiedoksi kunnan tarkastuslautakunnalle koko sopimuskautta koskevan tarkastus suunnitelman ja tilikausittain tarkastusohjelman. Tilinpäätöksen tarkastuksen yhteydessä pyydetään vuosittain johdon vahvistuskirje. Tilntarkastuskertomus etu ni mi.su ku ni mi (Q bdo. fi
Vastuunalainen JHTT -tilintarkastaja antaa tilintarkastuskertomuksen vuosittain seuraavan vuoden toukokuun loppuun mennessä. 5 TARKSTUSPALKKO JA MUUT MAKSUT Tilintarkastuspalkkio ja JHTT-yhteisön laskutus perustuu toimeksiannossa tehdyn työn määrään. Siihen vaikuttavat käytettävä aika, tarve erityisasiantuntemuksen käyttöön sekä toimeksiannon kiireellsyys ja sen riskiarviointi. Hinnat, hintojen tarkistamisen perusteet sekä laskutus- ja maksuehdot ovat sopimuksen liitteenä 1. 6 VASTUUVAKUUTUS BDO Audiator Oy:llä on voimassa oleva tilintarkastuspalvelua koskeva vastuuvakuutus. 7 SOPIMUKSEN SIIRTÄMINEN Sopimusta ei saa kumpikaan osapuoli siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toisen osapuolen kirjallsta suostumusta. 8 SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO Sopimus on määräaikainen ja on voimassa siihen saakka, kun vuoden 2016 tilintarkastus on loppuun suoritettuja tilinpäätös hyväksytty. Sopimus tulee voimaan sen allekirjoittamisella. Sopimuksen allekirjoittamisella hyväksytään myös tilintarkastustoimeksiannon vahvistuskirje (liite 2) 9 SALASSAPITO BDO Audiator Oy tilintarkastajat, asiantuntijat ja avustavat henkilöt ovat salassapitove1vollsia tilintarkastustoiminnan yhteydessä tietoon saamiensa ja rekistereihin sisältyvien tietojen osalta. Salassapito on voimassa myös sopimuksen päättymisen jälkeen. Puhelin 020743 2920 etu nim i.sukuni mi (Q bdo. fi
Vastaavasti sopimusosapuoli on velvollinen pitämään salassa BDO Audiatoryhtiöiden menetelmiin, järjestelmiin ja asiakirjoihin liittyvät tiedot. Sopijapuolet huolehtivat omila vastuualueilaan siitä, että tietosuojaa tai muuta salassapitoa koskevat säädökset ja viranomaisten antamat määräykset otetaan huomioon. 10 MUUT EHDOT Osapuolet sitoutuvat siihen, että sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan oleellisista muutoksista (esim. olennaiset organisaatiomuutokset ja muut muutokset) ilmoitetaan sopijaosapuolile. Sopimuksen ja sen liitteiden soveltamisessa noudatetaan seuraavaa järjestystä: 1. Sopimus 2. Tarjous 3. Tarjouspyyntö 4. Hankintailmoitus 5. JYSE 2009 11 SOPIMUKSEN MUUTTAMINEN Kaikki muutokset ja lisäykset tähän sopimukseen on tehtävä kirjallsesti ja molempien sopijapuolien hyväksytävä tullakseen voimaan. 12 SOVELLETTAVA LAKI JA ERIMIELISYYDET Erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti neuvottelemalla. Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet käsitellään Kymenlaakson käräjäoikeudessa. BDO Audiator Oy, JHTT -yhteisö Puhelin 020 7432920 etu ni m i.suku nim icq bdo. fi
13 SOPIMUSKAPPALEET Tätä sopimusta on laadittu kaksi kappaletta, yksi kunnalle ja yksi BDO Audiator Oy:lle. Kotka 15.4.2013 Paikka ja pvm Kymenlaakson liitto rj -L~~..., 'lrfr Tor~ Juha Haapaniemi maakuntaj ohtaj a BDO Audiator Oy,. (A& Helge Vuoti Toimitusjohtaja JHTT, CIA, CCSA, CISA, CFE Puhelin 020743 2920 etu nimi.su kunimicq bdo. fi
Liite 2 TILINTARKSTUSTOIMEKSIANNON VAHVISTUSKIRJE Tilntarkastustoimeksiannon tavoite ja laajuus Valtuusto on valinnut BDO Audiator Oy:n kuntalain mukaisesti tilntarkastamaan kuntanne hallnnon, kirjanpidon ja tilinpäätöksen sopimuksessa sovituksi kaudeksi. Tilinpäätös sisältää kunnan taseen, tulos laskelman, rahoitus laskelman ja niiden liitetiedot sekä talousarvion toteutumisvertailun ja toimintakertomuksen. Tilnpäätökseen kuuluva konsernitilinpäätös sisältää konsernitaseen, konsernituloslaskelman, konsernin rahoituslaskelman ja niiden liitetiedot. Tällä kirjeellä toteamme lakiin keskeisen sisällön. ja muihin säännöksiin perustuvan tilntarkastuksen Suorittmamme tilntarkastuksen perusteella annamme lausunnon siitä, 1) onko kunnan hallintoa hoidettu lainja valtuuston päätösten mukaisesti; 2) onko kunnan tilinpäätös ja siihen kuuluva konsernitilinpäätös laadittu tilinpäätöksen laatimista koskevien säännösten ja määräysten mukaisesti sekä antavatko ne oikeat ja riittävät tiedot tilikauden toiminnasta, taloudesta, taloudellisesta kehityksestä ja taloudellsista vastuista; 3) ovatko valtionosuuksien perusteistaja käytöstä annetut tiedot oikeita; sekä 4) onko kunnan sisäinen valvonta ja konsernivalvontajärjestett asianmukaisesti. Tilntarkastajan velvollsuudet Hyvä tilintarkastustapa edellytää, että suunnittelemme ja suoritamme tilntarkastuksen hankkiaksemme kohtuullisen varmuuden siitä, onko tilnpäätöksessä olennaista virheellisyyä, ja siitä, että kunnan hallintoa ja taloutta ei ole hoidett vastoin lakia tai valtuuston päätöksiä eikä virhe tai aiheutunut vahinko ole vähäinen. Tilintarkastukseen kuuluu toimenpiteitä tilintarkastusevidenssin hankkimiseksi hallinnon lain mukaisuudesta, tilinpäätökseen sisältyistä luvuista ja siinä esitettävistä muista tiedoista, valtionosuuksien perusteista ja käytöstä sekä sisäisen valvonnan ja konsernivalvonnanjärjestämisestä. Toimenpiteiden valinta perustuu tilntarkastajan harkintaan, johon kuuluu väärinkäytöksestä tai virheestä johtuvan olennaisen virheellisyyden riskien arvioiminen. Tilintarkastukseen kuuluu myös sovellettujen tilnpäätöksen laatimisperiaatteiden asianmukaisuuden, tehtyjen' kirjanpidollisten arvioiden kohtuullsuuden sekä tilinpäätöksen yleisen esittämistavan arvioiminen. Tilintarkastajan tulee noudattaa valtuuston ja tarkastuslautakunnan antamia erityisiä ohjeita, jolleivät ne ole ristiriidassa lain, kunnan johtosääntöjen tai hyvän tilintarkastustavan kanssa. Osana tiintarkastusprosessia pyydämme kunnanhallitukselta ja kunnanjohtajalta hyvän tilintarkastustavan mukaisen vahvistusilmoituskirjeen. Toivomme henkilöstönne toimivan tilintarkastuksen aikana yhteistyössä kanssamme. Tilntarkastettavan kunnan kunnanhalltuksen ja muiden tilvelvollsten velvollsuudet etu nimi.suku nim i (Q bdo. fi
Kunnanhallitus ja muut tilivelvolliset hyväksyvät ja ymmärtävät, että: (a) Kunnanhalltus ja kunnanjohtaja vastaavat tilinpäätöksen laatimisesta ja siitä, että tilnpäätös antaa oikeat ja riittävät tiedot tilnpäätöksen laatimista koskevien säännösten mukaisesti. (b) Kunnanhallitus vastaa siitä, että kunnan hallinto, talouden ja omaisuuden hoito sekä sisäinen valvonta ja konsernivalvonta on asianmukaisesti järjestett. ja kunnanjohtajan on varattava tilntarkastajalle tilaisuus toimittaa tarkastus siinä laajuudessa kuin tämä katsoo sen tarpeelliseksi sekä annettava sellaista selvitystä ja apua, jota tilintarkastaja pyyää. Kunnanhallitus ja kunnanjohtaja ovat velvollsia huolehtimaan siitä, että: (c) Kunnanhalltuksen (i) meile annetaan pääsy kaikkeen pyyämäämme informaatioon, joka on merkityksellistä tilinpäätöksen laatimisen kannalta, kuten asiakirjoihin ja muuhun aineistoon sekä muihin seikkoihin; (ii) meile annetaan muut olennaiset tiedot, joita pyydämme tilintarkastusta varten; ja (iii) meile annetaan rajoittamaton mahdollisuus kommunikoida niiden kunnassa toimivien henkilöiden kanssa, joilta katsomme tarpeellseksi hankkia tilintarkastusevidenssiä. Raportointi Suorittamamme tilintarkastuksen perusteella annamme tilintarkastuskertomuksen. Tilntarkastuskertomuksemme muotoaja sisältöä voi olla tarpeellsta muuttaa tilntarkastushavaintojemme johdosta. Lisäksi raportoimme tarkastus lautakunnalle ja tarvittaessa kunnanhallitukselle tilntarkastuksessa esile tulleet merkittävät asiat. Palkkiot Tilntarkastuspalkkio määräyt tarjouksemme ja valtuuston hankintapäätöksen mukaisesti. Muut palvelut kuin lakisääteinen tilntarkastus Tilntarkastukseen sisälty lakisääteisen tilintarkastuksen lisäksi myös tilintarkastuksen havaintojen perusteella välittömästi annettava neuvonanto. Tämä toimeksiannon vahvistuskirje kattaa myös tilntarkastuksen ulkopuoliset neuvontapalvelut mm. kirjanpito- ja veroasioissa sekä tilintarkastajan tehtäviin kuuluvien erilaisten kirjallisten lausuntojen ja todistusten antamisen kunnalle sekä viranomaisile, joista veloitamme käytetyn työajan mukaan. Mahdollisista muista suuremmista toimeksiannoista sovitaan erikseen.) Voimassaolo etu ni m i.su ku nimi (Q bdo. fi
Vahvistamisen ja hyväksymisen jälkeen tämä toimeksiannon vahvistuskirje on voimassa myös tulevia lakisääteisiä tilintarkastuksiaja muita palveluja koskevien toimeksiantojen osalta, kunnes se korvataan uudella. Tilintarkastustoimeksiannon vahvistuskirjeellä ei muuteta kunnanhallituksen, muiden tilvelvollisten, viranhaltijoiden tai työntekijöiden eikä tilintarkastajan lainsäädännön mukaisia velvoitteita eikä vastuita. etu nimi.suku nim icq bdo. fi