YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 1 Kokousaika Torstaina 31.8.2017 kello 18.00 Kokouspaikka Vanajan seurakuntakoti, Vanajanraitti 5, Hämeenlinna Läsnä Timo Kalaja puheenjohtaja Käsitellyt asiat 60 - - Allekirjoitukset Puheenjohtaja Timo Kalaja Sihteeri Kai Kauppinen Pöytäkirjan Tarkistus Paikka ja aika Hämeenlinna.. 2017 Allekirjoitukset Pöytäkirja Yleisesti Nähtävänä Paikka ja aika Hämeenlinnan kirkkoherranvirasto.2017 Todistaa Kirkkoherra Timo Kalaja Otteen Oikeaksi Todistaa:
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 2 60 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. 61 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty jäsenille sähköpostilla ja kirjepostina perjantaina 25.8.2017. Yhteisen kirkkoneuvoston kokous todetaan laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 62 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen työjärjestykseksi hyväksytään esityslistan mukainen järjestys. 63 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta Valitaan pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat. 64 Ilmoitusasiat Kirkon ulkomaanapu vuosikertomus 2016 Tampereen hiippakunnan luottamushenkilöiden neuvottelupäivä 16.9.2017 Kirkkohallituksen yleiskirje nro 9 / 2017 Kirkonkirjojen tietojen luovuttamisesta perittävät uudet maksut 1.5.2017 Kirkkohallituksen yleiskirje nro 10 / 2017 Suuri ihme rippikoulusuunnitelma 2017 Kirkkohallituksen yleiskirje nro 11 / 2017 Paanukaton tervausohje 2017 Kirkkohallituksen yleiskirje nro 12 / 2017 Rakennusavustus 2018 Hämeenlinna-Vanajan seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirjat 5-7 / 2017
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 3 Kalvolan seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirja 3 / 2017 Lammin seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirjat 3-4 / 2017 Yhteistyötoimikunnan kokouspöytäkirja 2 / 2017 Seurakuntayhtymän johtoryhmän kokousmuistiot 6-7 / 2017 Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi. 65 Viranhaltijoiden päätösluettelot Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja ja talousjohtaja pitävät tekemistään viranhaltijapäätöksistä päätösluetteloja ja heidän on toimitettava päätösluettelot yhteiselle kirkkoneuvostolle tiedoksi seuraavaan kokoukseen (Hml srky:n yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö 22 ). Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja ei ole tehnyt viranhaltijapäätöksiä. Talousjohtajan päätökset numerot 18 30 / 2017 ovat nähtävillä kokouksessa. Yhteinen kirkkoneuvosto 1. hyväksyy talousjohtajan päätösluettelot 2. ei käytä otto-oikeuttaan päätöksiin. 66 Yhteisen kirkkovaltuuston päätökset n liitteenä 1 on yhteisen kirkkovaltuuston kokouspöytäkirja 23.5.2017. Kirkkolain 10 luvun 1 :n 1 momentin 4 kohdan mukaan yhteisen kirkkoneuvoston tehtävänä on huolehtia yhteisen kirkkovaltuuston päätösten täytäntöönpanosta ja 6 :n mukaan valvoa yhteisen kirkkovaltuuston päätösten laillisuutta. Yhteinen kirkkoneuvosto toteaa, että yhteisen kirkkovaltuuston kokouksessaan 23.5.2017 tekemät päätökset ovat täytäntöönpanokelpoisia.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 4 67 Seurakuntayhtymän verotulokertymä ja tuloslaskelma / heinäkuu 2017 Liitteenä 2 on seurakuntayhtymän kirkollisveron tilitykset vertailuineen ja liitteenä 3 seurakuntayhtymän tuloslaskelma ajalta 1.1.- 31.7.2017. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedoksi. 68 Seurakuntayhtymän talousarvion 2018 laadintaohje Talous- ja henkilöstöjaosto 2 / 22.8.2017 24 Seurakuntayhtymän toiminta- ja taloussuunnittelu on rullaava siten, että talousarvion valmistamisen yhteydessä laaditaan kolmen vuoden suunnitelma, jossa talousarviovuosi on ensimmäinen ja sen lisäksi suunnittelu kattaa kaksi seuraavaa vuotta. Tällä kertaa laaditaan talousarvio vuodelle 2018, taloussuunnitelma vuosille 2019-2020 sekä vuosien 2018 2020 toimintasuunnitelmat. Talousarvion 2018 valmistelussa keskeisin ajatus on ollut, että talousarvioraamissa seurakuntayhtymän tilinkauden tuloksen tulee olla ylijäämäinen ja kassavirran positiivinen. Näin laadittu talousarvioraami vuodelle 2018 päätyy 1.832 euron ylijäämään (vuoden 2017 budjetoitu ylijäämä 7.433 euroa) eli käytännössä nollatulokseen. Eri toimintayksiköiden määrärahat pienenevät vuoden 2017 talousarviosta siten, että määrärahat ovat vuoden 2016 talousarvion tasolla (yksiköiden sisällä voidaan toki tehdä sisäisiä muutoksia määrärahojen jaossa). Seurakuntien ja seurakuntayhtymän jako-osuudet säilyvät ennallaan 60/40 prosenttia. Pienemmille seurakunnille jaetaan edelleen seurakuntayhtymän jako-osuudesta ns. rakennemuutostukea 80.000 euroa perussäännön tulonjako määräyksestä poiketen. Samoin perussäännön mukaisen verotulojaon osalta edelleen 8 prosenttia jätetään jakamatta, jotta talousarvion nollatulos voidaan saavuttaa. Kiinteistöstrategia määrittää tarkemmin ensisijaiset investointikohteet. Isompien korjaustöiden osalta varaudutaan tekemään myös lisätalousarvio tarpeen mukaan. Investoinnit rahoitetaan omarahoituksella. Ansiotuloista kertyviä kirkollisveroja arvioidaan kertyvän 10.688.000 (11.035.000) euroa. Valtionkorvausta ennustetaan kertyvän 1.325.000 euroa. Näiden osalta tuloja siis arvioidaan kertyvän yhteensä 11.993.000 (12.359.847) euroa. Kirkollisverotulojen ennakoidaan laskevan vuoden 2016 toteutuneesta verotuksesta n. 3,0 %. Lisäksi talousarvion valmistelussa arvioidaan rahoitustuottoja kertyvän 150.000 (150.000) euroa. Omaisuuden realisoinnista arvioidaan tuloja kertyvän 150.000 (150.000).
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 5 Lisäksi talousarvion valmistelussa lähdetään siitä, että vakituisen henkilölukumäärä pysyy ennallaan eivätkä palkat juuri nouse. Liitteenä 4 on talousarvion laatimisohje. Ohjeessa mukana on raamin valmistelussa tehty esitys tuloslaskelmaosasta vuoden 2018 talousarvion raamiksi sekä käyttötalousosan menokehysesitys vuodelle 2018. Talous- ja henkilöstöjaosto käsittele ja hyväksyy liitteen 4 mukaisen vuoden 2018 talousarvion laadintaohjeen ja lähettää sen edelleen yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi ja vahvistettavaksi. Päätösesitys hyväksyttiin. Yhteinen kirkkoneuvosto Liitteenä 4 on talousarvion laatimisohje. Ohjeessa mukana on raamin valmistelussa tehty esitys tuloslaskelmaosasta vuoden 2018 talousarvion raamiksi sekä käyttötalousosan menokehysesitys vuodelle 2018. Yhteinen kirkkoneuvosto käsittele ja vahvistaa liitteen 4 mukaisen vuoden 2018 talousarvion laadintaohjeen. 69 Tuloveroprosentin vahvistaminen vuodelle 2018 Talous- ja henkilöstöjaosto 2 / 22.8.2017 25 1.1.2009 perustetun Hämeenlinnan seurakuntayhtymän tuloveroprosentiksi päätettiin käyttää Hämeenlinna-Vanajan seurakunnassa pitkään käytössä ollutta tuloveroprosenttia 1,15%, vaikka muissa yhtymään liittyneissä muissa seurakunnissa tuloveroprosentit olivat merkittävästi suurempia (Hauho 1,75%, Kalvola 1,60%, Lammi 1,60%, Renko 1,75%, Tuulos 1,95%). Itsenäisten seurakuntien tuloveroprosenttien keskiarvo oli 1,63% ja jäsenmäärällä painotettu keskiarvo 1,30%. Keväällä 2013 pidetyn yhteisen kirkkovaltuuston talousseminaarin jälkeen todettiin, ettei seurakuntayhtymän talouden tasapainottaminen ole mahdollista ilman verotuloprosentin nostoa. Osana talouden tasapainottamista tuloveroprosentti nostettiin 1,30 %:iin yhteisen kirkkovaltuuston päätöksellä 13.6.2013, jotta seurakunnallisen toiminnan saatavuus voitiin turvata koko seurakuntayhtymän alueella. Uusi tuloveroprosentti 1,30 % astui voimaan 1.1.2014. Vuoden 2017 kirkollisverotilitykset ovat kuluvan vuoden tammiheinäkuussa laskeneet viime vuoteen verrattuna 385.984 euroa eli -5,3 %. Talousarvioon verrattuna kirkollisveroja on kertynyt 293.441 euroa
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 6 vähemmän kuin arvioitiin eli -4,1 %. Suurin syy heikkoon kehitykseen on ollut koko Kanta-Hämeen maakunnan sekä Hämeenlinnan kaupungin väestönkasvun hyytyminen sekä osaltaan myös kirkosta eroaminen. Vuoden 2016 alusta yhteisövero muuttui valtionkorvaukseksi ja tätä korvausta on vuoden aikana kertynyt budjetin mukaisesti. Yhteisöveroa ei vuonna 2018 enää kerry. Liitteenä 1 on seurakuntayhtymän kirkollisveron tilitykset vertailuineen ajalta 1.1.- 31.7.2017. Talous- ja henkilöstöjaosto esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle, että se esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että Hämeenlinnan seurakuntayhtymälle vahvistetaan tuloveroprosentiksi 1,30 prosenttia vuodelta 2018 toimitettavassa verotuksessa. Päätösesitys hyväksyttiin. Yhteinen kirkkoneuvosto Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että Hämeenlinnan seurakuntayhtymälle vahvistetaan tuloveroprosentiksi 1,30 prosenttia vuodelta 2018 toimitettavassa verotuksessa. 70 Kiinteistöstrategian toimeenpano ja avainhanketyöryhmien valinta Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyi kiinteistöstrategian kokouksessaan 23.5.2017 23. Strategian toimeenpano aloitetaan kolmen avainhanketyöryhmän jäsenten nimeämisellä ja työryhmiä ovat 1) Tulevaisuuden seurakuntatalot, 2) Kiinteistöjen käytön kehittäminen ja 3) Leirikeskukset. 1. Tulevaisuuden seurakuntatalot Tulevaisuuden seurakuntatalot avainhankkeella pyritään löytämään ratkaisuja seurakuntayhtymän seurakuntien seurakuntatalo toimintaa varten tarvittavien tilojen entistä parempaan tilojen hyödyntämiseen. Hankkeen taustalla on strategian laadinnan aikana havaittu epäkohta, jossa Hämeenlinnan kantakaupungissa on useita seurakuntatalotiloja lähellä toisiaan, joka on johtanut osin tilojen matalaan käyttöasteeseen ja toimintojen hajautumiseen. Myös seurakuntalaisilta puuttuu selkeä kohtaamispaikka, jossa he voisivat muutenkin kuin tilaisuuksien kautta tavata toisiaan ja seurakunnan työntekijöitä. Avainhanketyöryhmän tulisi tarttua tähän epäkohtaan ja lähteä etsimään ratkaisua jossa tilojen käyttöä saadaan nostettua ja seurakunnan työntekijöiden ja seurakuntalaisten mahdollisuuksia vuorovaikutukseen saadaan lisättyä.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 7 Samalla tulee kuitenkin varmistua siitä että kantakaupunkia ympäröivien seurakuntien tasapuolinen kehittäminen toteutuu. Työryhmän tärkeimmät tehtävät ovat: - Kartoittaa seurakuntatalo-tyyppistä tilaa vaativan toiminnan tilatarpeet nyt ja tulevaisuudessa sekä Hämeenlinna-Vanajan seurakunnassa että kantakaupunkia ympäröivissä seurakunnissa. - Arvioida eri toteutusmahdollisuuksia tunnistetuille seurakuntatalotilatarpeille. - Selvittää Hämeenlinnan keskusseurakuntatalon ja Poltinahon seurakuntatalon yhdistämisen mahdollisuuksien ja ratkaisuvaihtoehtoja. - Tehdä esitys Hätilän kirkon tulevaisuudesta huomioiden seurakunnan tilatarpeet ja reunaehdot - Tehdä esitys Lammin seurakuntatalon tulevaisuudesta huomioiden seurakunnan tilatarpeet ja reunaehdot - Tehdä suunnitelma seurakuntien työntekijöiden työympäristön kehittämiseksi viihtyvyyden ja työnteon edistämiseksi sekä erilaisten työtehtävien huomioimiseksi. - Esittää konkreettisia toimenpiteitä tilojen monikäyttöisyyden lisäämiseksi. - Esittää konkreettisia toimenpiteitä seurakuntalaisten ja työntekijöiden sekä seurakuntalaisten keskinäisten kohtaamisten lisäämiseksi tilasuunnittelulla. 2. Kiinteistöjen käytön kehittäminen Kiinteistöjen käytön kehittäminen avainhanke pitää sisällään olemassa olevan kiinteistökannan kehittämiseen liittyviä tavoitteita. Varsinaisessa strategiatyössä tunnistettiin useiden tilojen alhainen käyttöaste, johon tulisi löytää ratkaisu, jotta tilojen ylläpitämistä voidaan pitää järkevänä. Samoin digitalisaation tuomat muutostarpeet kiinteistökantaan edellyttävät konkreettisia toimia. Työryhmän tärkeimmät tehtävät ovat: - Tunnistaa alhaisen käyttöasteen tilat seurakuntayhtymän alueella, joiden käyttöastetta pystytään nostamaan (pois lukien leirikeskukset) - Löytää konkreettisia toimenpiteitä käyttöasteen nostamiseksi (pois lukien leirikeskukset) - Laatia tilojen käyttöastetta edistävää markkinointi ja tiedotusmateriaali tai löytää ratkaisu materiaalin tuottamiseksi - Määrittää toimenpiteet seurakuntayhtymän tilojen ulosvuokrauksen mahdollistamiseksi ja edistämiseksi (pois lukien leirikeskukset) - Selvittää koulutustarpeet tilojen käyttöasteen nostamiseksi - Laatia toimintamalli sekä vanhojen että uusien tilojen käyttöönoton opastukselle ja tuelle - Selvittää miten virtuaalista tilaa voidaan hyödyntää seurakuntatyössä ja onko tälle tarvetta - Laatia suunnitelma langattomien yhteyksien edistämiseksi sekä työntekijöiden että seurakuntalaisten käytössä - Selvittää tilojen vuokraukseen ja vapaaehtoistoimintaan liittyvät kulunvalvonnan käytännön vaihtoehdot ja kustannukset - Selvittää kiinteistöjen vaatimat investointikustannukset (pois lukien leirikeskukset ja seurakuntatalot)
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 8 3. Leirikeskukset Leirikeskukset avainhanke pitää sisällään merkittävän kysymyksen seurakuntien leirikeskustoiminnan järjestämisestä tulevaisuudessa. Varsinaisessa strategiatyössä todettiin tämän aihealueen olevan niin monisyinen ja tarkempaa pohditaan vaativa, jotta asiaa tulee selvittää avainhankkeen avulla. Strategiatyöryhmän keskusteluissa ja saaduissa palautteissa nousi esiin se fakta että vaikka leirikeskusten käyttö on hyvin sesonkipainotteista ja käyttökustannukset merkittäviä, on niiden olemassaolo välttämätöntä sekä seurakuntien oman toiminnan että yhteistyötahojen osalta. Leirikeskukset -työryhmän tulisikin tehdä syväluotaava katsaus seurakuntayhtymän leirikeskuksiin ja niiden toiminnan turvaamiseen jatkossa. Työryhmän tärkeimmät tehtävät ovat - Selvittää leirikeskusten nykyinen käyttöaste - Selvittää leirikeskusten ylläpidon kustannukset - Selvittää leirikeskusten erilaiset käyttäjäprofiilit - Selvittää Kanta-Hämeen alueen leirikeskustyyppistä tilaa ylläpitävät ja vuokraavat tahot - Löytää konkreettisia toimenpiteitä leirikeskusten käyttöasteen nostamiseksi - Löytää konkreettisia toimenpiteitä leirikeskusten ylläpidon kustannusten alentamiseksi - Löytää konkreettisia toimenpiteitä leirikeskusten ulosvuokrauksen edistämiseksi - Selvittää voidaanko 1-2 leirikeskuksesta luopua - Määrittää kolme tärkeintä kehityshanketta leirikeskusten toiminnallisuuden ja monipuolisuuden edistämiseksi - Varmistaa että seurakuntien ja yhteistyötahojen leirikeskustyyppistä tilaa vaativille toiminnoille on tarkoituksenmukaiset tilat Tehdyn päätöksen mukaisesti yhteinen kiekkoneuvosto nimeää nämä luottamushenkilöistä ja seurakuntien/seurakuntayhtymän työntekijöistä koostuvat työryhmät. Suurin työryhmä on tarpeen Tulevaisuuden seurakuntatalot hankkeessa, jossa tarkastellaan laajimmalla otannalla myös tuotettavia palveluita. Tulevaisuuden seurakuntatalot työryhmän koko on noin 10 henkilöä, kun muissa työryhmissä sopiva koko on noin 4-8 henkilöä. Seurakuntayhtymän johtoryhmä on valmistellut työryhmien kokoonpanoja seuraavasti: Tulevaisuuden seurakuntatalot työryhmä 8 hlö: 5 luottamushenkilöä (3 Hämeenlinna-Vanaja, 2 ympäristöseurakunnat), 3 työntekijää (1 Hämeenlinna-Vanaja, 1 seurakuntayhtymä, 1 ympäristöseurakunnat). Kiinteistöjen kehittäminen työryhmä 5 hlö: 3 luottamushenkilöä (2 Hämeenlinna-Vanaja, 1 ympäristöseurakunnat), 2 työntekijää (1 Hämeenlinna-Vanaja, 1 ympäristöseurakunnat).
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 9 Leirikeskustyöryhmä 5 hlö: 3 luottamushenkilöä (2 Hämeenlinna-Vanaja, 1 ympäristöseurakunnat, 2 työntekijää (1 Hämeenlinna-Vanaja, 1 ympäristöseurakunnat). Kiinteistöstrategian avainhanketyöryhmien toimintaa seurataan kiinteistö- ja hautaustoimen kokouksissa säännöllisesti pysyvänä asiakohtana ja lisäksi yhteiselle kirkkoneuvoston kokouksissa tarpeen mukaan. Yhteinen kirkkoneuvosto nimeää jäsenet 1) Tulevaisuuden seurakuntatalot, 2) Kiinteistöjen käytön kehittäminen ja 3) Leirikeskukset avainhanketyöryhmiin sekä hyväksyy esittelyssä kuvatut avainhanketyöryhmien tärkeimmät tehtävät. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää, että kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan puheenjohtajalla ja seurakuntayhtymän johtoryhmän jäsenillä on läsnäolo- ja puheoikeus työryhmien kokouksissa. Lisäksi työryhmät voivat kutsua asiantuntijoita, seurakuntalaisia ja työntekijöitä kokouksiinsa kuultavaksi. 71 Muut asiat 72 Seuraava kokous Seuraava yhteisen kirkkoneuvoston kokous pidetään torstaina 12.10.2016 klo 18.00 Vanajan seurakuntakodilla. 73 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Pöytäkirjaan liitetään Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todetaan pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 74 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päättää kokouksen.