YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 1 Kokousaika Keskiviikkona 4.5.2017 kello 18.00 Kokouspaikka Vanajan seurakuntakoti, Vanajanraitti 5, Hämeenlinna Läsnä Timo Kalaja puheenjohtaja Käsitellyt asiat 31 - - Allekirjoitukset Puheenjohtaja Timo Kalaja Sihteeri Kai Kauppinen Pöytäkirjan Tarkistus Paikka ja aika Hämeenlinna.. 2017 Allekirjoitukset Pöytäkirja Yleisesti Nähtävänä Paikka ja aika Hämeenlinnan kirkkoherranvirasto.2017 Todistaa Kirkkoherra Timo Kalaja Otteen Oikeaksi Todistaa:
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 2 46 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. 47 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty jäsenille sähköpostilla ja kirjepostina perjantaina 28.4.2017. Yhteisen kirkkoneuvoston kokous todetaan laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 48 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen työjärjestykseksi hyväksytään esityslistan mukainen järjestys. 49 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta Valitaan pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat. 50 Ilmoitusasiat Kirkkohallituksen yleiskirje nro 7 / 2017 Kirkkohallituksen päätös tietyiltä hengellisen työn viranhaltijoilta vaadittavista tutkinnoista Kirkkohallituksen yleiskirje nro 8 / 2017 Esitykset Pro ecclesia mitalin ja ritarikuntien kunniamerkkien saajiksi itsenäisyyspäivänä 2017 Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan pöytäkirja 2 / 2017 Hämeenlinna-Vanajan seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirja 3-4 / 2017 Seurakuntayhtymän johtoryhmän kokousmuistio 4 / 2017 Puheenjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 3 51 Viranhaltijoiden päätösluettelot Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja ja talousjohtaja pitävät tekemistään viranhaltijapäätöksistä päätösluetteloja ja heidän on toimitettava päätösluettelot yhteiselle kirkkoneuvostolle tiedoksi seuraavaan kokoukseen (Hml srkyn yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö 22 ). Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja ei ole tehnyt viranhaltijapäätöksiä. Talousjohtajan päätökset numerot 7 15 / 2017 ovat nähtävillä kokouksessa. Puheenjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto 1. hyväksyy talousjohtajan päätösluettelot 2. ei käytä otto-oikeuttaan päätöksiin. 52 Seurakuntayhtymän verotulokertymä 4/2017 ja tuloslaskelma 3/2017 Liitteenä 1 on seurakuntayhtymän kirkollisveron tilitykset ajalta 1.1.- 30.4.2017. Liitteenä 2 on seurakuntayhtymän tuloslaskelma ajalta 1.1.- 31.3.2017. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedoksi. 53 Seurakuntayhtymän vuoden 2016 tilinpäätös ja tasekirja Talous- ja henkilöstöjaosto 1 / 16.3.2017 / 10 Hämeenlinnan seurakuntayhtymän taloussäännön 22 :n mukaan tilinpäätös on laadittava maaliskuun loppuun mennessä kirkkojärjestyksen sekä kirjanpitolain ja - asetuksen säännösten, kirkkohallituksen ja yhteisen kirkkoneuvoston ja sen talousja henkilöstöjaoston antamien ohjeiden sekä taloussäännön määräysten mukaisesti. Tilinpäätös sisältää tuloslaskelman ja taseen liitetietoineen, rahoituslaskelman, talousarvion toteutumisvertailun sekä toimintakertomuksen. Talousarvion toteutumisvertailu koostuu käyttötalous-, tuloslaskelma-, rahoitus- ja investointiosasta. Tilinpäätöksen allekirjoittaa päätösvaltainen yhteinen kirkkoneuvosto ja talousjohtaja. Allekirjoitettu tilinpäätös luovutetaan tilintarkastajille viipymättä sen valmistuttua. Tilinpäätösaineisto sidotaan tasekirjaksi.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 4 Seurakuntayhtymän tilinpäätöstä vuodelta 2016 laadittaessa on sovellettu kirkkohallituksen virastokollegion hyväksymää ohjetta tilinpäätöksen laatimisesta. Myös kiinteistö- ja hallintomenojen kohdentamisesta on laadittu erillislaskelma kirkkohallituksen ohjeiden mukaisesti. Hämeenlinnan seurakuntayhtymän tilinpäätös oli ylijäämäinen 489.431,60 euroa (vuonna 2015 ylijäämä 1.373.236,39). Talousarviossa ylijäämäksi ennustettiin 22.952 euroa. Ennustettua suurempi ylijäämä johtui ennen kaikkea toimintamenojen säästöistä, vuodelta 2015 tilitetyistä yhteisöveroista ja Rengon pappilan myynnistä. Myös puun myyntituotot olivat arvioituja suuremmat. Kirkollisveroja tilikaudella kertyi 11.023.667 (11.316.050) euroa ja valtionkorvausta 1.329.264 (0) euroa. Yhteisöveroa aiemmilta vuosilta kertyi 201.223 (1.362.937) euroa. Verotuloja kertyi yhteensä 12.554.154 (12.678.989) euroa, mikä on noin 320.000 euroa enemmän kuin mitä talousarviossa ennustettiin mutta noin 125.000 euroa vähemmän kuin vuonna 2015. Toimintatuotot (ilman sisäisiä eriä) olivat 2.080.817 (2.084.549) euroa. Toimintakulut olivat -12.119.841 (-11.661.998,72) euroa. Rahoitustuottoja kertyi tilikauden aikana 147.326 (250.277) euroa. Suunnitelman mukaiset poistot olivat tilikaudelta -886.829 (-889.847) euroa. Satunnaisia tuottoja kertyi 189.361 (120.994) euroa Rengon pappilan myyntivoitosta. Aiemmasta poiketen satunnaiset tuotot on kirjattu toimintatuottoihin (muut toimintatuotot). Tilikauden kaikki investoinnit ja hankkeet kirjattiin niiden luonteesta johtuen kuluksi (vuonna 2015 käytettiin 111.191 euroa). Merkittävimmät hankkeet olivat hautausmaiden sankarihauta-alueiden ja muistomerkkien kunnostus sekä Rengon kirkon katon tervaus. Rahoituslaskelma osoittaa, että seurakuntayhtymän rahavarat ovat tilikauden aikana lisääntyneet 1.304.724 (2.169.975) euroa. Yhtymällä oli tilinpäätöshetkellä noteeratuissa arvopapereissa ja pankkitileillä yhteensä 10.945.212 euroa. Seurakuntayhtymän noteeratut sijoitukset ja rahoitusarvopaperit on kirjattu hankinta-arvoon tai sitä alempaan markkina-arvoon. Lyhytaikaista vierasta pääomaa oli 1.510.978 euroa, josta 993.486 euroa on henkilöstökuluihin liittyviä jaksotuksia. Pitkäaikaista vierasta pääomaa ei seurakuntayhtymällä ole. Liitteenä 3 on seurakuntayhtymän tasekirja vuodelta 2016. Talous- ja henkilöstöjaosto käsittelee seurakuntayhtymän vuoden 2016 tilinpäätöksen ja tasekirjan liitteineen sekä lähettää aineiston edelleen yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi ja allekirjoitettavaksi Yhteinen kirkkoneuvosto 3 / 23.3.2017 / 40 Liitteenä 3 on seurakuntayhtymän tasekirja vuodelta 2016.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 5 Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee, hyväksyy ja allekirjoittaa seurakuntayhtymän vuoden 2016 tilinpäätöksen ja tasekirjan liitteineen sekä lähettää aineiston edelleen tilintarkastajan tarkastettavaksi. Yhteinen kirkkoneuvosto Tilintarkastus pidettiin 31.3.2017 ja liitteenä 3 on tilintarkastaja Mari Säynätjoen kirjoittama tilintarkastuskertomus vuodelta 2016 (luottamuksellinen). Tilintarkastaja esittää tilinpäätöksen hyväksymistä ja vastuuvapauden myöntämistä seurakuntayhtymän hallintoa ja taloutta hoitaneille tilivelvollisille tilikaudelta 2016. Yhteinen kirkkoneuvosto lähettää tasekirjan ja tilintarkastuskertomuksen yhteiselle kirkkovaltuustolle ja esittää, että yhteinen kirkkovaltuusto 1. hyväksyy tasekirjan, 2. päättää, että tilikauden ylijäämäksi kirjataan 489.431,60 euroa ja ylijäämällä katetaan edellisten vuosien alijäämiä, 3. päättää, että hautainhoitorahaston tilikauden alijäämäksi kirjataan -11.824,29 euroa ja alijäämä kirjataan hautainhoitorahaston omiin pääomiin, 4. päättää tili- ja vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille vuodelta 2016. 54 Hautamuistomerkkiohjeistus Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta 6 / 28.11.2016 / 77 Hautamuistomerkkiohjeistus Nykyiset hautamuistomerkkiohjeistot ovat ajalta ennen seurakuntayhtymän muodostumista. Hautamuistomerkkiohjeisto tulee yhtenäistää huomioiden eri hautausmaiden perinteet ja nykytilanne. Muistomerkkiohjeiston periaatteena on säilyttää vanhaa, historiallisesti arvokkaita muistomerkkejä. Toisaalta uusien hautamuistomerkkien tulee sopia niin uusille kuin vanhoillekin alueille ja huomioida hautamuistomerkkien työturvallisuusnäkökohdat. Hautausmaiden muistomerkkiohjeiston yhtenäistämisen tavoitteena on yhdenmukaistaa ohjeet, huomioon ottaen kunkin hautausmaan erityispiirteet, historialliset ja nykyaikaiset alueet. Johtokunta valitsi kokouksessaan 24.3.2015 työryhmään luottamus-henkilöistä Erkki Alasen, Anja Huostilan, Maire Lepistön, Erkki Jaalaman ja Irja Appelrothin. Lisäksi työryhmään valittiin viranhaltijoista Kai Kauppinen, Päivi Kettunen ja Kari Laiho. Työryhmä on valmistellut liitteen 8 mukaisen ohjeen hautamuistomerkistä ja sen asettamisesta.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 6 Johtokunta käsittelee liitteen 8 mukaisen ohjeen hautamuistomerkistä ja sen asettamisesta sekä lähettää asiakirjan edelleen seurakuntaneuvostoille lausunnon antamista varten. Johtokunta käsitteli liitteen 8 mukaisen ohjeen hautamuistomerkistä ja sen asettamisesta sekä lähettää asiakirjan edelleen seurakuntaneuvostoille lausunnon antamista varten. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta 2 / 28.3.2017 / 24 Seurakuntaneuvostot ovat antaneet lausuntonsa (Hauho 14.2., Hml-Vja 26.1., Kalvola 24.1., Lammi 2.2. ja Tuulos 1.3.) hautamuistomerkki-ohjeistuksesta puoltaen ohjeistuksen hyväksymistä muutamin muutosesityksin. Muutosesitykset ovat seuraavat: - Hämeenlinna-Vanajan seurakuntaneuvosto esittää kohtaan 3.1. Yleiset, 2. kappale: poistetaan sana mustasävyinen. Muuten lausunto puoltaa ohjeistuksen hyväksymistä - Hauhon seurakuntaneuvosto puoltaa hautamuistomerkkiohjeistuksen hyväksymistä sillä muutoksella, että kohtaan 3.2.5 Hauhon hautausmaa: hautamuistomerkkien korkeus voi olla 70 cm, ja samassa kohtaa lisätään korkeus uurnahautamuistomerkin kohtaan. Korjattu ohje hautamuistomerkistä ja sen asettamisesta on liitteenä 2. Johtokunta käsittelee ja hyväksyy liitteen 2 mukaisen Hämeenlinnan seurakuntayhtymän ohjeen hautamuistomerkistä ja asettamisesta sekä lähettää sen yhteisen kirkkoneuvoston vahvistettavaksi. Yhteinen kirkkoneuvosto Liitteenä 4 on ohje hautamuistomerkistä ja sen asettamisesta. Yhteinen kirkkoneuvosto käsittelee ja hyväksyy liitteen 4 mukaisen Hämeenlinnan seurakuntayhtymän ohjeen hautamuistomerkistä ja asettamisesta.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 7 55 Hämeenlinnan Kaupunkikeskustayhdistyksen keräys torille rakennettavan leikkipaikan hankinta- ja perustamiskustannuksiin Hämeenlinnan Kaupunkikeskustayhdistys ry on käynnistänyt rahankeräyskampanjan (lupa RA/2016/437) Hämeenlinnan torille rakennettavan leikkipaikan hankinta- ja perustamiskustannuksia varten. Hämeenlinnassa Suomi100-juhlavuoden teemana on lapset ja nuoret ja keräyksen tavoitteena on saada kokoon 30.000 euroa, jolla voidaan rakentaa lapsille pieni, pysyvä leikkipaikka torille. Puheenjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto myöntää käyttövaroistaan 2.000 euron avustuksen Hämeenlinnan Kaupunkikeskustayhdistyksen keräykseen. 56 Muut asiat 57 Seuraava kokous Seuraava yhteisen kirkkoneuvoston kokous pidetään torstaina 8.6.2016 klo 18.00 Vanajan seurakuntakodilla. Yhteisen kirkkoneuvoston syksyn 2017 kokouspäiviksi on suunniteltu seuraavia päiviä: To 31.8., To 12.10., To 16.11., To 30.11. 58 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Pöytäkirjaan liitetään Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todettiin pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 59 Kokouksen päättäminen