Projektipäällikkökokous amkit 16.2.2007 PAIKKA: Oppimiskeskus Aleksandria huone 132 AIKA: Kello 10.15 1. Uusi työntekijä Erkki Tolonen Erkki T. siirtyi Stadiasta Kansalliskirjastoon 2. Edellisen pöytäkirjan tarkistus; tarkistettiin pöytäkirja. 3. Metalib 4; Erkki Tolonen esitteli MetaLib 4.0-versiota. Asennukset ovat pian valmiit, testit alkanevat ensi viikolla. Otetaan käyttöön viimeistään huhtikuun loppuun mennessä. Versiosta esiteltiin demo. Versio perustuu HTML-4.0.1.-standardiin. Tyylitiedostoja on vain yksi, mikä helpottaa räätälöintiä. Jokainen kirjasto voi tehdä muutokset itse tai antaa ne Nelli-toimiston tehtäväksi. Tästä tulee ilmoittaa Nelli-toimistolle. Pikahakusetit yms. siirtyvät automaattisesti, räätälöinti tarkoittaa vain CSS:n muokkaamista. Lehtiongelmat ratkeavat kunnolla vasta SFX:n seuraavassa versiossa, tilapäisratkaisuja voidaan kuitenkin tehdä Nelli-toimistossa kirjastoja varten. MetaLibin haku on nyt sanahaku eli se ei ole enää fraasihaku: kahta hakutermiä haetaan JA-operaattorilla. Lisäominaisuutena uudessa versiossa on mukana hakutulosten fasetointi ja klusterointi eli hakujen ryhmittely ja näkökulmien erittely. Fasetointi ja klusterointi toimii toistaiseksi vain noudetuista viitteistä pikahaussa ja monihaussa, jos kohdekantoja on enemmän kuin yksi. Uusi käyttöliittymä on myös skaalautuva. Uusi MetaLib on myös palvelintasolla tehokkaampi. Sovittiin, että jos usealla kirjastolla on ongelmia räätälöinnin kanssa, Nelli-toimisto järjestää koulutuksen jossain vaiheessa keväällä. 4. MetaLibin tilastojen siivousaikataulutus; MetaLibiin tulee paljon tilastotietoa ja se pitäisi siivota tietyllä aikataululla. Amkien kanssa sovittiin, että tilastoja siivotaan samalla tavalla kuin yliopistoissa eli kaksi edellistä kuukautta olisi tallella palvelimella, siivous tehdään joka kuukausi. Tiedotusta tulee tilastoista myös joka kuukausi. 5. FinSMUGin ohjelmaan ehdotuksia; Ari esitteli ohjelman, joka oli lähes valmis. Aamupäivä yhteistä, iltapäivällä toinen osa yleisille ja toinen yliopistoille ja amkeille. Uusiksi aiheiksi ilmoitettiin käyttäjäkoulutuksesta, markkinointi ja lanseeraus. Hyvät käytännöt. Aihetta voidaan kysyä myös Virtuaali-amkilta. Käyttäjäystävällisyys. Shibboleth; esim. tulossa oleva uusi versio. 6. Asiakastyytyväisyyskyselyn analyysi; Ari esitteli kyselyn yhteenvetoa. Yhteenveto on tämän pöytäkirjan liitteenä. 7. Nelli-haut kustantajilla; organisaatiokohtaiset tunnukset seuraaviin aineistoihin on: Ebsco, SD, Ovid, SP, Ecco, LRC, CSA, ISI WOS, Ebrary, FSTA. Toistaiseksi vielä ei ole: IEEE, Blackwell, Compendex, JStor, ETDeweb.Proquest kesken, Abi ei ole tainnut toimia ollenkaan. 8. HAKA-tilastojen tarkastelua; EZproxyt aiheuttavat Nellin etäkäytön lisääntymistä ja ne ovat nostaneet Nellin käytetyimmäksi Shibboleth-palveluksi.
9. Uusien hakuohjelmien äänestys; Bjarne esitteli uusien hakuohjelmien aineistot. Äänestys avautui saman tien ja se on auki 2.3. saakka osoitteessa https://kampela.it.helsinki.fi/elomake/lomakkeet/4554/lomake.html Äänestyksestä ilmoitetaan nelli-amk-listalla. Aineistot: 1. Elintarviketurvallisuusvirasto, Evira 2. Etlan julkaisut 3. EUR-Lex 4. Kauppa- ja teollisuusministeriön julkaisurekisteri 5. Liikenne- ja viestintäministeriön julkaisut 6. MTT (Maa- ja elintarviketalouden tutkimuskeskus) julkaisut 7. Opetusministeriön julkaisut 8. Patentit 9. Sitran julkaisuhaku 10. Sosiaali- ja terveysministeriön julkaisut 11. Stakesin verkkojulkaisuhaku 12. Suomen pankin verkkojulkaisut 13. TEKESIN verkkojulkaisut 14. Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskus, julkaisut 15. Työministeriön julkaisut 16. UKK-instituutin Terveysinfo-tietokanta 17. VTT:n julkaisut 10. Tiedotukset koulutusta (1+1); Jukka kertoi MetaLib/SFX-peruskoulutuksesta, joka pidetään huhti-toukokuun vaiheessa myöhemmin ilmoitettavana päivänä. Koulutus on yhteinen sektoreille. 11. Seuraava kokous: keskiviikkona 25.4. klo 10.15 12.00
LIITE: ASIAKASTYYTYVÄISYYSANALYYSI 2006 NELLI-PORTAALI Vastaajien jakauma Yliopistot Amkit yleiset Yhteensä Projektipäällikkö 10 14 11 35 ylläpitohenkilö 5 6 0 11 Kirj.hoitaja/infor. 5 2 5 12 Kirjastonjohtaja 5 9 1 15 Yhteensä 25 31 17 73 Kyselyyn vastasi 73 asiakasta vastausprosentti oli 31,2 %. Tehtävien ja palveluiden tärkeyden arvioinnissa keskiarvo on 4.39/5, joten kaikkia alueita pidettiin tärkeinä. Vähiten tärkeinä pidettiin Nellin markkinointimateriaalia (tärkeys 3,7), FinELib konsortion ja - ohjausryhmän kautta saatua tietoa. (3,7) ja Nellin esittelytilaisuuksia (3,8). Onnistumisen keskiarvo on 3,5. Heikoin onnistumistulos oli Nelli on helppo monihakuportaali (2,6) Nelli-portaali hallitsee hyvin vapaat verkkoaineistot (2,8) Nelli on helppokäyttöinen aineistohallinnan portaali (3,0) Nelli toimisto tuottaa riittävästi hakukonfiguraatioita (3,0) FinELib konsortio- ja ohjausryhmien kautta saadaan hyvin portaalitietoa (3.0) Kuilu-analyysissa verrataan toiminnon tärkeyttä ja toiminnossa onnistumista. Alhainen onnistuminen ja korkea tärkeys tuottavat tyypillisesti ison kuilun. Kuilu-analyysi tukee väittämää, että heikomman onnistumisen alueet ovat myös tärkeimpiä kehityskohteita. Kuilu-analyysissa paljastui myös että Nellikoulutuksissa annetun opetuksen ymmärrettävyyttä tulisi parantaa ja että verkkosivuille tulisi lisätä portaaliohjeistusta. Nelli on helppo monihakuportaali (-1.9) Nelli on helppokäyttöinen aineistohallinnan portaali (-1.5) Nelli-toimisto tuottaa riittävästi hakukonfiguraatioita (-1.5) Koulutuksessa annettava opetus on ymmärrettävää (-1.5) Nettisivuilla on riittävästi portaaliohjeistusta (-1.4)
KESKIARVOT SEKTOREITTAIN JA KYSYMYSKOKONAISUUKSITTAIN TÄRKEYS Yliopistot Amkit Yleiset Kaikki Kirjastojen ja N-toimiston yhteistyö 4,0 4,2 4,3 4.1 Keskitetyt Nelli-toimiston palvelut 4,4 4,4 4,4 4.4 N-toimiston tarjoama asiakastuki 4,6 4,6 4,9 4.7 Nelli-toimiston antama koulutus 4,5 4,5 4,8 4.6 Nelli-toimiston tiedotus 4,1 4,1 4,3 4.2 Tiedonhaku Nelli-portaalissa 4,5 4,2 4,5 4.4 Kaikki kysymykset 4,4 4,4 4,5 Sektorikohtaiset erot tärkeydessä ovat pääsääntöisesti pieniä tai merkityksettömiä lukuun ottamatta sitä, että yleiset kirjastot pitävät asiakastukea, koulutusta ja tiedotusta tärkeämpänä kuin muut sektorit. Ammattikorkeakoulut taas pitävät tiedonhakua hivenen merkityksettömämpänä kuin muut sektorit ONNISTUMINEN Yliopistot Amkit Yleiset Kaikki Kirjastojen ja N-toimiston yhteistyö 3,5 3,4 3,5 3,5 Keskitetyt Nelli-toimiston palvelut 3,5 3,4 3,5 3,4 N-toimiston tarjoama asiakastuki 4,0 3,7 4,0 3,9 Nelli-toimiston antama koulutus 3,9 3,4 3,5 3,6 Nelli-toimiston tiedotus 3,6 3,6 3,7 3,6 Tiedonhaku Nelli-portaalissa 3,2 3,0 3,1 3,1 Kaikki kysymykset 3,6 3,4 3,5 Suuria sektorikohtaisia eroja onnistumisessa ei ole, mutta kauttaaltaan ammattikorkeakoulut ovat hivenen tyytymättömämpiä Nelli-toimiston palveluiden onnistumiseen kuin ylipisto- ja yleiset kirjastot. Yliopistokirjastot ovat muita tyytyväisempiä Nelli-toimiston antamaan koulutukseen.
TÄRKEYS VASTAAJAN ASEMAN MUKAAN Kirjastonhoit./ informaatikot Projektipäälliköt Ylläpitohenkilöt Kirjastonjohtajat Kirjastojen ja N-toimiston yhteistyö 4,2 4,0 4,1 4,2 Keskitetyt Nelli-toimiston palvelut 4,5 4,4 4,4 4,3 N-toimiston tarjoama asiakastuki 4,8 4,8 4,6 4,4 Nelli-toimiston antama koulutus 4,7 4,6 4,6 4,2 Nelli-toimiston tiedotus 4,3 4,1 3,9 4,0 Tiedonhaku Nelli-portaalissa 4,4 4,6 4,2 4,4 Kaikki kysymykset 4,5 4,4 4,3 4,3 ONNISTUMINEN VASTAAJAN ASEMAN MUKAAN Kirjastonhoit./ informaatikot Projektipäälliköt Ylläpitohenkilöt Kirjastonjohtajat Kirjastojen ja N-toimiston yhteistyö 3,5 3,4 3,3 3,6 Keskitetyt Nelli-toimiston palvelut 3,7 3,3 3,2 3,2 N-toimiston tarjoama asiakastuki 4,1 4,0 3,5 3,7 Nelli-toimiston antama koulutus 3,6 3,9 3,1 3,7 Nelli-toimiston tiedotus 3,7 3,6 3,3 3,6 Tiedonhaku Nelli-portaalissa 3,1 2,8 3,0 3,3 Kaikki kysymykset 3,6 3,5 3,2 3,4 Vastaajan aseman mukaan ei ole merkittäviä eroja. Nelli-toimiston palveluihin, asiakastukeen ja koulutukseen ovat tyytyväisimpiä ne ryhmät, jotka ovat niitä eniten käyttäneet. Kirjastonhoitajat/informaatikot ovat hieman tyytymättömämpiä tiedotukseen kuin muut ryhmät, mutta toisaalta tiedotus on nimenomaan kohdennettu projektipäälliköille, ylläpitohenkilöille ja kirjastonjohtajille
HAJONTA PROSENTTEINA (%) 1 2 3 4 5 Projektipääll.kokouksista on apua 1.5 7.5 34.3 43.3 13.4 Kumppanuushankkeilla etuja 1.6 8.2 27.9 57.4 4.9 Hankinnan ja Nellin yhteistyö 0 6,5 37.1 41.9 14.5 KV yhteistyö auttaa kehittämään Nelliä 1.9 11.5 32.7 46.2 7.7 Portaali mahdollistaa sektorirajat ylittävän toiminnan kehittymisen 3.4 5.1 47.5 39.0 5.1 Konsortio- ja ohjausryhmien kautta saadaan hyvin portaalitietoa 6.1 22.4 40.8 26.5 4.1 Nelli-toimisto ylläpitää sovellusohjelmistoja luotettavasti 0 1.6 20.6 54.0 23.8 Nelli-toimisto asentaa uudet aineistot riittävän nopeasti portaaliin 0 3.4 28.8 49.2 18.6 Nelli-toimisto tuottaa riittävästi hakukonfiguraatioita 3.3 21.3 50.8 19.7 4.9 Nelli-toimiston lehtilistat ja aktivointiohjeet palvelevat hyvin portaalin ylläpitoa 4.0 14.0 34.0 40.0 8.0 Oppimateriaalit auttavat kirjaston asiakkaiden neuvonnassa 9.1 16.4 38.2 30.9 5.5 asiakastuki reagoi nopeasti palvelupyyntöihin 1.5 4.6 24.6 40.0 29.2 asiakastuki on ammattitaitoista. 1.6 1.6 17.2 37.5 42.2 asiakastuen vastaukset ovat ymmärrettäviä 0 14.8 19.7 34.4 31.1 asiakastuki on ystävällistä 0 0 7.8 32.8 59.4 Nettisivuilla on riittävästi portaaliohjeita 10 8.3 46.7 26.7 8.3 Koulutuksia on sopivan usein 3.4 6.8 33.9 44.1 11.9 Kouluttajat ovat ammattitaitoisia 1.6 4.8 27.4 46.8 19.4 Koulutuksen sisältö on hyödyllistä 0 8.1 25.8 50.0 16.1 annettava opetus on ymmärrettävää 5.4 12.5 41.1 35.7 5.4 nettisivut ovat informatiiviset ja ajantasaiset 3.0 7.5 32.8 41.8 14.9 Emailtiedot. vastaa akuuttiin tiedotustarpeeseen 1.5 4.6 15.4 36.9 41.5 Haltia kannattaa kehittää kirjastojen työvälineeksi portaaliin liitettävien aineistojen/tietokantojen 0 20.5 28.2 33.3 17.9 hallinnassa markkinointimateriaali auttaa portaalin tunnetuksi tekemisessä. 4.8 8.1 43.5 33.9 9.7 Nellin esittelyt kirjastojen henkilökunnalle levittävät hyvin Nelli-tietoa 1.8 5.3 40.4 47.4 5.3 Nelli on tehokas tiedonhaun työväline 5.9 10.3 51.5 25.0 7.4 Nelli on helppokäyttöinen aineistonhallinnan portaali 4.7 26.6 40.6 23.4 4.7 Nelli on helppokäyttöinen monihakuportaali 13.2 27.9 45.6 10.3 2.9 Nelli hallitsee hyvin lisensioidut aineistot 1.6 8.2 36.1 44.3 9.8 Nelli hallitsee hyvin vapaat verkkoaineistot. 8.3 26.7 45.0 18.3 1.7 Nelli on hyvä elektronisten lehtien hallinnassa. 1.7 16.9 23.7 45.8 11.9
RESURSSOINTI Kysymykseen mihin Nelli-toimiston tulisi lähitulevaisuudessa sinun kirjastosi näkökulmasta kohdistaa työpanosta (valitse kolme): 1. tärkein Käytettävyyden/käyttöliittymän parantamiseen 33 % vastaajista Hakukonfiguraatioiden tekemiseen 22 % vastaajista Asiakastukeen 20 % vastaajista 2. tärkein Käytettävyyden/käyttöliittymän parantamiseen 27 % vastaajista Lehtiaineistojen aktivointiin ja lehtilistojen tekoon 16 % vastaajista Hakukonfiguraatioiden tekemiseen 15 % vastaajista 3. tärkein Etätunnistamiseen Hakukonfiguraatioiden tekemiseen Koulutukseen 16 % vastaajista 15 % vastaajista 15 % vastaajista Ja lopuksi toimenpiteet Verkkosivujen kehittäminen (ohjeistuksen selkeyttäminen ja niiden lisääminen webbisivuille) Hakukonfiguraatioiden tekemiseen lisäresurssit Halutuimmat uudet aineistot (äänestys sektoreittain) Koulutukseen lisäresursseja Käytettävyys (MetaLib 4 ja uuden sukupolven käyttöliittymän selvittäminen)