Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/ (8) FinELib

Transkriptio

1 Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/ (8) KONSORTIORYHMÄN PÖYTÄKIRJA Aika klo Paikka Läsnä Asiantuntijat Poissa Fabianian auditorio, Yliopistonkatu 1, 2. krs Mirja Iivonen, ylikirjastonhoitaja, Tampereen yliopiston kirjasto, puheenjohtaja Sinikka Luokkanen, tietopalvelupäällikkö, Hämeen ammattikorkeakoulu Armi Länkelin, tietopalvelupäällikkö, STUK, Minna Liikalan sijaisena, saapui klo Jukka Lindeman, informaatikko, KTL, poistui klo Pirjo Lipasti, informaatikko, Helsingin kaupunginkirjasto Ulla Ohvo, tietopalvelupäällikkö, Etelä-Karjalan ammattikorkeakoulu Mervi Pekkala, palvelupäällikkö, Oulun kaupunginkirjasto Maria Schröder, kirjastonjohtaja, Svenska Handelshögskolan Arja Tuuliniemi, erikoissuunnittelija, Kansalliskirjasto Anu Anthoni, taloussihteeri, Kansalliskirjasto, sihteeri Marita Penttilä, koulutussihteeri, Kansalliskirjasto Ari Rouvari, pääsuunnittelija, Kansalliskirjasto Kaisa Tamminen, taloussuunnittelija, Kansalliskirjasto Minna Liikala 1. Kokouksen avaus ja esityslistan hyväksyminen Puheenjohtaja Mirja Iivonen avasi kokouksen. Esityslista hyväksyttiin. 2. Aineistojen neuvottelutilanne FinELibin aineistoneuvotteluissa vuodelle 2008 on mukana 14 uutta aineistoa ja yli 30 uusittavaa aineistosopimusta. (Liite 1) Arja Tuuliniemi antaa tilannekatsauksen aineistoneuvotteluihin. Keskustellaan aineistoista. Arja Tuuliniemi kertoi neuvoteltavista aineistoista. Anthrosource on ilmoittanut vaihtavansa kustantajaa, uudesta kustantajasta ei vielä ole tietoa. Integrumin käyttö jatkuu nykyisille käyttäjille vielä vuoden 2008 loppuun ja neuvottelut FinELibsopimuksesta tullaan käymään vuodesta Virallinen kilpailutusprosessi kahden aineiston osalta on alkanut. Elsevier-tarjous tullaan lähettämään kirjastoille syyskuussa.

2 Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/ (8) Työmäärän kannalta ongelmallisia ovat pienet aineistokonsortiot, joissa työn määrä on samaa luokkaa kuin isoissa aineistokonsortioissa. Muutamissa aineistoissa on merkittäviä hinnankorotuksia edellisestä vuodesta ja joissakin uusissa aineistoissa kustantajan hintaodotukset ovat epärealistisen suuret. Mirja Iivonen totesi työtä aineistoneuvotteluissa olleen paljon ja Arjan kertoneen sekä hyviä että huonoja uutisia. Keskusteltiin aineistoista. Maria Schröder kysyi aineistoneuvottelujen valmistumisaikatauluista. Arja Tuuliniemi kertoi, että joistakin aineistoista ei ole saatu vielä tarjouksia, mutta neuvottelut pyritään saamaan valmiiksi vuoden loppuun mennessä. Haltin käyttö tulee helpottamaan kuitenkin ilmoittautumisissa. Päätettiin että FinELib-palveluyksikkö tiedottaa aineistoneuvottelujen vaiheista konsortiolle. 3. FinELib-konsortion viestintä ja tiedotus FinELib-konsortion strategian yhtenä strategisena päämääränä on palvelujen tunnettuus. Kevään käyttäjäkyselyn ja sidosryhmiltä saadun palautteen perusteella tiedottamiseen on edelleen panostettava sekä palveluyksikössä että jäsenkirjastoissa - aineistoja ja palveluita ei vielä tunneta riittävästi. Konsortioryhmän 2/2007 kokouksessa päätettiin, että konsortioryhmän syksyn kokouksessa keskitytään viestintään ja että jokainen konsortioryhmän jäsen miettii tahollaan ideoita parhaista viestintäkäytänteistä syksyn kokoukseen. FinELibin vuoden 2007 toimintasuunnitelmaan on listattu kolme viestinnän kohderyhmää: a) päättäjät ja sidosryhmät b) tutkijat, opettajat, opiskelijat sekä c) kirjastot. Päättäjille ja sidosryhmille on tiedotettu tänä vuonna perusaineistohankkeesta. Tutkijoille, opettajille ja opiskelijoille suunnatusta tiedotuksesta vastaavat jäsenkirjastot, joiden tiedotuksen tukena toimii FinELib-palveluyksikkö. Liitteessä 2 on esitys, miten palveluyksikkö toimii kirjastojen viestinnän tukena ja liitteessä 3 kooste FinELibin kevään käyttäjäkyselyn vastauksista viestinnän ja koulutuksen osalta. Marita Penttilä esittelee ehdotuksen palveluyksikön roolista viestinnässä sekä käyttäjäkyselyn tulokset tiedotuksen ja koulutuksen osalta. Keskustellaan esityksestä ja kirjataan ylös ideoita, miten kirjastot voivat edistää aineistoihin liittyvää tiedotusta. Arja Tuuliniemi kertoi taustaa viestinnän tärkeydestä aineistojen käytön edistämisessä ja että viestintä on yksi FinELibin strategisista päämääristä. Lisäksi Arja Tuuliniemi toivoi keskustelua siitä, miten kirjastot voisivat tehostaa tiedotusta aineistoista ja palveluista. Koulutussihteeri Marita Penttilä esitteli tiedotussuunnitelman, joka pohjautuu keväällä tehtyyn käyttäjäkyselyyn. Marita Penttilä kertoi, että kirjastot voivat tehdä jatkuvasti aineistokoulutusehdotuksia FinELibin verkkosivujen e-lomakkeella. Suunnitelmissa on ensi vuonna jalkautua maakuntakirjastoihin. Tarkoituksena on ottaa yksi tai useampi maakuntakirjasto pilotiksi.

3 Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/ (8) Jalkautumista ja kirjaston henkilökunnan tavoittamista pidettiin hyvänä ehdotuksena. Ulla Ohvo kertoi että suomenkielistä lyhyttä ohjeistusta aineistoista tarvitaan sillä ajanpuute on ongelmana. Tietokantojen käytöstä Ulla Ohvo kertoi, että heillä opetus painottuu Nelliin, jonka vuoksi Nellin toimivuuteen toivottiin runsaampaa panostusta. Opetustilanteisiin toivottiin tukimateriaaleja. Mirja Iivonen kertoi käyttäjäkyselyn vastauksista saadun hyvää materiaalia oman kirjaston käyttöön. Heillä opetetaan ja neuvotaan tiedonhakua Nellin kautta ja tuodaan esiin Nelliä yhtenä luukkuna e-aineistoihin. Nellin vaikeus nousi kuitenkin kyselyissä esiin eikä Nellin mahdollisuuksia tunneta kovin hyvin. Kuitenkin yosektorilla kirjastojen henkilökunta ja tutkijat tuntevat e-aineistot melko hyvin. Yleisten kirjastojen puolella e-aineistojen tunnettuudessa on haastetta. Mirja Iivonen kertoi, että heillä tiedotettiin käyttäjäkyselyn tuloksista elokuussa yliopiston johdolle pidetyssä kahvitilaisuudessa. Lisäksi heillä panostetaan hyvin paljon koulutukseen ja kirjaston opetushenkilöstö tuntee aineistot hyvin. Mervi Pekkala kertoi asiakkaiden tavoittamisen koulutuksen merkeissä olevan vaikeaa. Henkilökunnan koulutus on kuitenkin tärkeää ja FinElibin aineistokoulutuksien tulisi tavoittaa kirjastoissa nimenomaan tietopalvelusta vastaavat. Pirjo Lipasti mainitsi, että arjen tarpeet tulee olla lähtökohtana koulutuksessa ja kertoi Helsingin kaupunginkirjastossa olleista tiedotteista ja tietokantaesittelyistä. Heillä on perustettu e-ryhmä, jonka vetäjänä Pirjo Lipasti toimii. E-ryhmä on ideoinut mm. asiakaskoneiden työpöydille helposti havaittavan linkkikuvakkeen. Henkilökunnan koneille on lisätty suosikkeihin linkkejä ja viikon tietopalvelukysymys on laitettu koko henkilökunnan vastattavaksi. Armi Länkelin kertoi että tutkimuslaitoksissa organisaation ulkopuolisia sähköisen aineiston ikouluttajia kaivattaisiin. Maria Schröder sanoi organisaatioissa kouluttajiksi kaivattavan uusia kasvoja, kuten tiedon tuottajia. Arja Tuuliniemi kertoi osan kouluttajista kiertävän eri organisaatioissa jo nyt ja voivat olla halukkaita laajentamaan vierailujaan organisaatioihin Jukka Lindeman kertoi KTL:ssä ns. vierihoidon toimivan koulutuksessa paremmin eli kouluttaja menee suoraan tutkijan luo. (Liitteet 2a, 2b, 3) 4. Kustannustenjakomallin aineistot FinELib-konsortion hankkimista aineistoista jaetaan lisenssikustannukset konsortion sisäisen kustannustenjakomallin mukaan yhdeksässä aineistossa (Liite 4). Kustannustenjakomalli luotiin, koska haluttiin korjata painettujen lehtien tilauskantaan perustuvan hinnoittelun vääristymää. Kustannustenjakomallin parametreina ovat aineistojen käyttötilastot sekä organisaatioiden henkilökunnan ja opiskelijoiden määrä (FTE-luku).

4 Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/ (8) Mallissa mukana olevissa aineistoissa on tapahtunut muutoksia hinnoittelussa ja tilastoinnissa, mikä aiheuttaa mallin uudelleenarvioinnin joidenkin aineistojen osalta. Mallin käytöstä on myös aineistoittain saatava riittävä hyöty (esim. riittävästi tilaajia), jotta mallista aiheutuva lisätyö on perusteltavissa. Uusissa aineistoissa pyritään ottamaan käyttöön uudet kustannustenjakoperiaatteet heti ensimmäisestä kaudesta lähtien. Arja Tuuliniemi esittelee kustannustenjakomallin aineistot. Päätetään mihin aineistoihin mallia sovelletaan vuoden 2008 alusta lukien. (Liite 4) Mirja Iivonen huomautti että FinELibin päätöksentekomenettelyyn tarvitaan tarkennuksia. Päätösmenettely oli noussut esiin yliopistokirjastojen johtajien kokouksessa. Koska FinELib-konsortioryhmä tekee esitykset FinELib-ohjausryhmän toimivaltaan liittyvissä asioissa, päätettiin sanamuoto muuttaa pöytäkirjaan esitykseksi ohjausryhmälle. FinELib-konsortioryhmän esitys FinELib-ohjausryhmälle: Osassa kustannustenjakomallin aineistoja on tapahtunut muutoksia sen jälkeen kun malli luotiin. Luotettavien tilastojen saannissa on joissakin aineistoissa ollut ongelmia, mm. Abi ja Blackwell. IEL:n osalta esitetään käytön painoarvon palauttamista samaksi kuin muissakin aineistoissa eli 0,6: ksi. Muista aineistoista ehdotetaan seuraavaa: ABI ja Blackwell pidetään kustannustenjakomallissa. IEL: pidetään kustannustenjakomallissa, muutetaan käytön painoarvoksi 0,6. Sopimuksista, joiden kausi jatkuu vuoden 2008 loppuun, pidetään kustannustenjakomallissa Emerald ja SpringerLink. ACS:stä, EBSCOsta ja Wileysta tehdään päätös vuoden 2008 aikana. Sage Premier: ehdotetaan ohjausryhmälle, että ei oteta malliin, sillä luotettavia tilastoja ei ole. Keskusteltiin Elsevieristä. Mirja Iivonen kertoi että hinnannousuja tulee. Elsevier on FinELib-konsortion kallein aineisto ja organisaatiot joutuvat harkitsemaan tilauksen lopettamista määrärahojen puuttuessa. Tutkijat ovat kuitenkin sitä mieltä että suomalaista tiedettä ei voi tehdä ilman Elsevieriä. Tavoitteena on saada keskitettyä tukea Elsevierille. Todettiin, että päätös kustannustenjakomallin aineistoista tulee tehdä niin, että mallia sovelletaan koko sopimuskauden. Elsevier-aineistoon ei sovelleta kustannustenjakomallia vielä tulevalla sopimuskaudella. Lippincott: tarjous ei ole valmis. Otetaan malliin jos saadaan käyttötilastot. Taylor & Francis: ei täsmällistä tarjousta vielä. Ehdotetaan että otetaan malliin sillä edellytyksellä että saadaan käyttötilastot.

5 Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/ (8) 5. Katsaus tiedepolitiikan vaikutuksista toimialaan sekä kustannustoimialan muutoksiin Arja Tuuliniemi esittelee katsauksen kustannustoimialan muutoksiin sekä tiedepolitiikan vaikutuksista e-aineistojen hankintaan. Keskustellaan katsauksesta. Päätettiin siirtää kohdan 5 käsittely seuraavaan kokoukseen. 6. FinELib-palvelut konsortion jäsenille FinELib-konsortion jäsenilleen tarjoamat palvelut kattavat lisenssineuvottelujen lisäksi aineistohankintaan liittyviä muita palveluita kuten käyttäjäkyselyt, tilastojen keruun, työvälineiden kehittämisen, tutkimusyhteistyön ja asiantuntemuksen jakamisen konsortion jäsenille. Muiden maiden konsortioihin verrattuna FinELibin palveluvalikoima on laaja. Keskustellaan palveluvalikoimasta. Arja Tuuliniemi toivoi keskustelua FinELibin palveluista ja niiden merkityksestä konsortiolle. Keskusteltiin myös palvelujen asettamisesta tärkeysjärjestykseen jos palveluja joudutaan resurssien vähentyessä karsimaan. Armi Länkelin korosti elektronisen aineiston pitkäaikaissäilytyksen tärkeyttä kansallisena palveluna. Ulla Ohvo piti tärkeänä aineistoneuvotteluita kansallisena palveluna. Tämä tuo säästöä, sillä konsortion jäsenten ei tarvitse käydä itse neuvotteluja e-aineistoista. Maria Schröder kertoi käyttäjäkyselyistä olleen todella paljon hyötyä. Mervi Pekkala piti myös neuvotteluita välttämättömänä palveluna yleisille kirjastoille ja korosti FinELibin palveluiden olevan merkittäviä kirjastojen kannalta. Pirjo Lipasti korosti myös neuvottelujen merkitystä ja neuvottelujen vaatimia resursseja. Sinikka Luokkanen sanoi Kansalliskirjaston olevan ammattikorkeakouluille hyvin pitkälle sama kuin FinELib ja että Kansalliskirjaston tärkein palvelu ammattikorkeakouluille on FinELibin palvelut. Ari Rouvari ehdotti että yleisten kirjastojen mielipiteen FinELib-palveluista voisi tuoda esiin Kansalliskirjasto-lehdessä, jonka vuoden viimeisessä numerossa on aiheena Kansalliskirjaston palvelut yleisille kirjastoille. Aineiston viimeinen jättöpäivä on Mirja Iivonen sanoi kansallisten neuvottelujen olevan keskeinen palvelu yliopistokirjastoille eikä sitä voida vähentää. Uusien aineistojen neuvottelussa voitaisiin kuitenkin pitää ensi vuonna välivuosija säästää näin työtä.

6 Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/ (8) Käyttäjäkyselyistä sai paljon työvälineitä, tilastojen keruu on myös tärkeää ja Nelli on merkittävä työvälineiden kehittämisessä. Asiantuntemuksen jakaminen FinE- Lib-konsortion jäsenten ja palveluyksikön välillä on myös tärkeää kirjastoille. Hän totesi FinELibin tarjoamien palveluiden karsimisen olevan vaikeaa ja että näiden asioiden turvaamiseksi tulisi kääntyä OPM:n suuntaan. Sinikka Luokkanen mainitsi että Kansalliskirjaston johtokunnassa istuvia pitäisi lobata ja yleiskustannusosuudesta tulisi valmistella esitys Kvestorille, jotta palautuva raha kohdennettaisiin oikein. Kirjastoverkon tulisi käydä aiheesta keskustelu. Päätettiin että Kansalliskirjaston johtokunnalle tehdään esitys yleiskustannusosuudesta. Päätettiin myös että jokainen sektori huolehtii siitä, että johtokunnassa on oman sektorin edustus ja että nämä asiat ovat jokaisen oman edustajan tiedossa. Lisäksi päätettiin tehdä artikkeli Kansalliskirjastolehteen. Lopuksi todettiin, että konsortioryhmä edellyttää FinELib-palveluiden säilyttämistä ja niiden resurssien turvaamista. 7. Opetusministeriön aineistotuen uudelleenkohdentaminen Opetusministeriön aineistohankintaan myöntämä tuki on pysynyt samalla tasolla usean vuoden ajan, vaikka aineistojen hinnat ovat vuosittain nousseet. Yliopistojen tuki on sidottu FinELib-toiminnan alussa hankittuihin ja sovittuihin aineistoihin, ammattikorkeakoulut jakavat tuen vuosittain. Perusaineisto-työn tulos asettaa myös muutospaineita aineistotukeen. Näiden syiden vuoksi on tarpeen arvioida uudelleen aineistotuen nykyinen kohdentaminen. Arja Tuuliniemi esittelee vaihtoehdot rahoituksen kohdentamiseksi vuonna Tehdään esitys vuoden 2008 aineistotuesta FinELibin ohjausryhmälle. Keskustellaan vuoden 2009 aineistotuen jakokriteereistä. (Liitteet 5-8) Mirja Iivonen totesi, että yliopistokirjastoille osoitetun keskitetyn tuen kohdentamisesta pitää keskustella yliopistokirjastojen johtajien kesken. Hän totesi perusaineistotyöryhmän yhteistyön olleen hyvää ja toivoi, että perusaineistotyöryhmän työn tulokset otetaan huomioon keskusteluissa keskitetyn tuen kohdentamisesta. Perusaineistotyöryhmän tulokset pitäisi viedä käytäntöön ja kohdentaa tukea perusaineistoiksi määriteltyihin aineistoihin. Asia pitää viedä yliopistokirjastojen sektoreille ja yliopistokirjastojen johtajien on saatava kaikki oleellinen aineisto käyttöönsä. Keskusteltiin aineistotuesta.. Joidenkin aineistojen kohdalta tuki voitaisiin ottaa pois. Liikkumavaraa saisi olla enemmän. Arja Tuuliniemi kertoi että kokoontuvalta yo-kirjastojen neuvostolta pitää saada esitys aineistoista joilta tuki poistettaisiin, muuten niitä ei ehditä laskea vuoden 2008 osalta.

7 Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/ (8) Päätettiin että asia viedään sektoreille ja sektorit käsittelevät mitkä aineistot saavat tukea ja päättävät miten tuki heidän osaltaan jaetaan. Yo-sektorilta tulee saada selkeä esitys siitä mihin aineistoihin tuki kohdennetaan ensi vuonna. Sektoreille annetaan kaikki mahdollinen aineisto käyttöön. 8. FinELib-konsortion toimintaan liittyviä ajankohtaisia asioita 8.1. Nellin ajankohtaisia asioita Ari Rouvari kertoo Nelli-portaalin kehitystyön ajankohtaisista asioista (Virtuaali- Manda, E-oppimisympäristö, Web 2.0-palvelut). Päätettiin siirtää asian käsittely seuraavaan kokoukseen FinELib-konsortion jäsenorganisaatioiden yhdistymiset/tiivistynyt yhteistyö 9. Tiedotusasiat Konsortion jäsenorganisaatioissa on lähivuosina tapahtumassa uudelleenorganisoitumista, jolloin syntyy organisaatioiden yhteenliittymiä ja uusia yhteistyömuotoja. FinELib-konsortio on valinnut rakenteellisen kehittämisen pilottihankkeiksi Lappeenrannan teknillisen yliopiston ja Etelä-Karjalan ammattikorkeakoulun, Metropolian (Stadia ja Evtek) ja Itä-Suomen yliopiston (Joensuu-Kuopio), joiden avulla kartoitetaan muutosten vaikutuksia aineistolisensseihin ja konsortion toimintaan. Pilottihankkeiden kirjastonjohtajien kanssa on keskusteltu heinä-elokuussa ja keskustelujen perusteella on kartoitettu muutosten aikatauluja ja yhdistyvien organisaatioiden lisensiointiin liittyviä kysymyksiä Arja Tuuliniemi esittelee pilottihankkeiden kautta tähän mennessä saatuja tietoja. Keskustellaan raportista. Päätettiin siirtää asian käsittely seuraavaan kokoukseen Pohjoismainen kokous Pohjoismainen lisensiointikokous pidettiin tänä vuonna Suomessa. Yhteistä kaikille osallistujamaille, Suomi, Norja, Ruotsi ja Tanska ovat organisaatiomuutokset. Tanskassa on jo tapahtunut yliopistojen ja tutkimuslaitosten yhdistymisiä Kustannustoimialaseminaari Esiintyjinä oli puhujia kaupallisen kustantajien puolelta ja Open Access puhujia. Kustantajat puhuivat hinnoittelumalleista. Aineistojen lisääntyvä käyttö mm. Aasiassa pakottaa kustantajat miettimään uusia hinnoittelumalleja.

8 Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 3/ (8) 9.3. IGeLU (The International Group of Ex Libris Users) konferenssi , Brno, Tšekin tasavalta Aihetta ei käsitelty. Seuraava kokous Seuraava kokous päätettiin pitää klo Muut asiat Muita asioita ei ollut. 11. Kokouksen päättäminen 12. Puheenjohtaja Mirja Iivonen päätti kokouksen klo LIITTEET Liite 1: Neuvoteltavat aineistot vuodelle 2008 ( ot2007.html) Liite 2a: FinELibin palveluyksikön esitys viestinnän tukitoimiksi Liite 2b: FinELibin ja kirjastoverkkopalveluiden tunnettuuden lisääminen Liite 3: Kooste FinELibin käyttäjäkyselyn vastauksista koulutuksen ja viestinnän osalta Liite 4: Kustannustenjakomallin aineistot Liite 5: Esitys OPM-tuen jaoksi vuosina 2008, Liite 6: Opetusministeriön tuki yliopistojen FinELib-aineistoihin vuonna 2007 Liite 7: Tuki yliopistoittain ja suhteutettuna FTE-lukuihin Liite 8: Tuki ammattikorkeakouluittain ja suhteutettuna FTE-lukuihin