Seurakuntarakenteen muutos Pöytäkirja 18/17.12.2008 1 (6) SEURAKUNTARAKENTEEN MUUTOS - NAANTALIN, RYMÄTTYLÄN JA MERIMASKUN SEURAKUNNAT 18. kokous Järjestelyvaihe Aika: ke 17.12.2008 klo 14.06 16.35 Paikka: Naantalin seurakuntakeskus, ryhmähuone 4 Läsnä: (* läsnäolo- ja puheoikeus) Merimaskun seurakunnan edustajat: Matti Huovinen Hanna Lehto Anneli Poukka Reijo Ihalin * Eeva-Liisa Leino, henkilöstön edustaja, Merimasku Naantalin seurakunnan edustajat: Osmo Räsänen, puheenjohtaja Jyrki Rautiainen, poistui klo 15.41 kohdan 5 aikana Jorma Koivula Riitta Isotupa Erkki Rantanen Pekka Ritvanen Margit Virkkala * Leena Flander, henkilöstön edustaja * Veijo Liimatainen, sihteeri Rymättylän seurakunnan edustajat: Erkka Nurmi, poistui klo 16.05 kohdan 6.2 aikana Nina Lehtovirta, poistui klo 16.30 kohdan 14 aikana Riitta Räikkä, poistui klo 16.30 kohdan 14 aikana Erkki Hellman, poistui klo 16.30 kohdan 14 aikana Kutsutut asiantuntijat: * Juha Tuohimäki * Harri Raitis Poissa: * Raimo Ojala, Rymättylä, henkilöstön edustaja * Mia Fager, vs. lakimiesasessori 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja Osmo Räsänen avasi kokouksen klo 14.06. 2. Alkuhartaus Leena Flander piti alkuhartauden. 3. Järjestäytyminen 3.1 Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi (15/15 päätösvaltaista). 3.2 Hyväksyttiin kutsun yhteydessä lähetetty asialista kokouksen työjärjestykseksi. 3.3 Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Anneli Poukka ja Reijo Ihalin. 3.4 Sovittiin, että pöytäkirja tarkastetaan pe 19.12.2008 klo 8.45 Merimaskun * Väliaikaisen hallinnon aikana käytetään tätä perussäännössä olevaa nimikettä. Perussääntö on hyväksytty Merimaskun, Naantalin ja Rymättylän seurakuntien kirkkovaltuustoissa ja lähetetty kirkkohallituksen vahvistettavaksi.
Seurakuntarakenteen muutos Pöytäkirja 18/17.12.2008 2 (6) seurakuntakodissa. 3.5 Todettiin edellisen kokouksen 17/3.12.2008 pöytäkirja. 4. Muistio Naantalin, Merimaskun ja Rymättylän ohjaus- ja seurantatoimikunnalle 4.12.2008 Talousjohtaja Jorma Koivula, talouspäällikkö Nina Lehtovirta, talouspäällikkö Hanna Lehto, kirjanpitäjä Merja Läksy, palkanlaskija Heli Ylikleemola ja projektisihteeri Veijo Liimatainen sekä tilintarkastaja Sinikka Niitynperä kokoontuivat 4.12.2008. Palaverissa keskityttiin erityisesti taloushallinnon toimialueeseen ja kiireellisimmiksi katsottuihin asioihin. Johtopäätökset, toimintaohjeet ja suositukset kirjattiin muistioon, joka on asialistan liitteenä 1. Toimikunta merkitsi muistion tiedokseen (liite 1). 5. Seurakuntayhtymän perussääntö ja siitä johtuvat toimenpiteet Kirkkohallituksen täysistunto käsittelee Naantalin seurakuntayhtymän perussäännön kokouksessaan 16.12.2008. Asian esittelijä, hallintopäällikkö Mikko Tähkänen esittää arkkihiippakunnan tuomiokapitulin esityksen hyväksymistä, siten että 3 3 momentin viimeinen virke muutetaan (omaisuuden luovuttaminen) ja 4 :n toinen momentti poistetaan (virkojen siirtäminen). Esittelyteksti, päätösehdotus ja asian esittelijän muokkaama, kirkkohallituksen täysistunnolle esitettävä perussääntöesitys on asialistan liitteenä 2. Toimikunnalle jaettiin seurakuntien kirkkovaltuustojen 16.10. ja 21.10.2008 hyväksymä perussääntö ja tuomiokapitulin 29.10.2008 esittämä ja kirkkohallituksen 16.12.2008 vahvistama perussääntö (liite 2). Toimikunta merkitsi kirkkohallituksen Naantalin seurakuntayhtymän perussääntöä koskevan päätöksen 16.12.2008 tiedokseen. Juha Tuohimäki esitti jatkotoimenpiteiden aikataulun (liite 3, dia 3). Jyrki Rautiainen ehdotti kokousaikatauluksi seuraavaa: * yhteinen kirkkovaltuusto 15.1.2009 (järjestäytyminen, YKN:n jäsenten valinta) * yhteinen kirkkoneuvosto 29.1.2009 (säännöt, työjärjestys) * yhteinen kirkkovaltuusto 12.2.2009 (säännöt, työjärjestys) * seurakuntaneuvostot kokoontuvat tammikuun aikana Toimikunta totesi, että väliaikainen yhtymähallinto lakkaa, kun vakinaiset hallintoelimet on valittu (kirkkojärjestys 10:5, sel. 4). Luottamushenkilö pysyy toimessaan sen ajan, joksi hänet valittu ja sen jälkeenkin, kunnes toinen on valittu hänen sijaansa (kirkkolaki 25:11 ). Juha Tuohimäki esitti ohje- ja johtosääntöjen laatimisen kaksivaiheisen järjes-
Seurakuntarakenteen muutos Pöytäkirja 18/17.12.2008 3 (6) tyksen ja ajatuksen ohjaus- ja seurantaryhmän jatkamisesta (liite 3, diat 4-5). Keskusteltiin ohjaus- ja seurantatoimikunnan jatkamisesta ja mahdollisista tulevista tehtävistä. Toimikunta päätti esittää yhteiselle kirkkoneuvostolle, että ohjaus- ja seurantatoimikunta jatkaisi vuonna 2009 määräajan. Juha Tuohimäki esitteli valmisteluryhmän (Osmo Räsänen pj, Juha Tuohimäki, Harri Raitis) 17.12.2008 päivätyn luonnoksen yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännöksi (liite 4). Toimikunta keskusteli ohjesääntöluonnoksesta. Todettiin, että 3 :ään kirjoitetaan kirkkoherrat läsnäoloon oikeutetuiksi yhteisen kirkkoneuvoston kokouksissa pelkän säädösviittaustiedon sijaan (kirkkojärjestys 10:11 ). Jyrki Rautiainen poistui tämän kohdan aikana klo 15.41. Toimikunta merkitsi keskustelun jälkeen ohjesääntöluonnoksen tiedoksi (ks. myös kohta 12.1). 6. Henkilöstöasiat 6.1 Henkilöstön kuuleminen Toimikunta totesi 25.11.2008, että joulukuun aikana henkilöstön kuulemismenettely saatetaan loppuun. Rymättylän seurakunnassa jokaista työntekijää on kuultu suullisesti kaksi kertaa. 12.12.2008 aloitetaan henkilöstön toimenkuvien pohdinta. Merimaskussa on henkilöstöä kuultu suullisesti kaksi kertaa. Kirjallinen kuulemiskysely on juuri käynnissä. Naantalin seurakunnassa on pidetty henkilöstön kuuleminen työpaikkakokouksissa 29.10.2008 ja 3.12.2008. Niiden, joita ei ole kuultu tai jotka haluavat muusta syystä tulla kuulluksi kirjallisesti, on mahdollisuus siihen. Merkittiin 3.12.2008 pöytäkirjaan talousjohtaja Koivulan ponsi, että henkilöstön kuuleminen suoritetaan 15.12.2008 mennessä. Toimikunta totesi, että seurakuntien henkilöstöä on kuultu useaan kertaan. Naantalin seurakunnassa on yksi työntekijä, jonka kuulemisesta huolehtii Naantalin seurakunnan kirkkoherra. 6.2 Talous-, kiinteistö- ja hautausmaahallinnon tehtävät Talous-, kiinteistö- ja hautausmaahallinnon työntekijät ja taloushallinnon suunnitteluryhmä ovat valmistelleet työntekijöiden tehtäväjakoa vuosille 2009 2011. Tehtäväluettelot jaetaan kokouksessa. Toimikunnalle jaettiin Naantalin seurakuntayhtymän organisaatioluonnos 16.12.2008, tehtäväluetteloluonnokset 16.12.2008, tehtävänkuvauslomake ja tehtäväkohtaisen palkanosan prosessi (liite 5) ja henkilöstöluetteloluonnos
Seurakuntarakenteen muutos Pöytäkirja 18/17.12.2008 4 (6) 16.12.2008 (liite 6). Jorma Koivula esitteli luonnokset. Toimikunnalle jaettiin tiedoksi ote Rymättylän kirkkovaltuuston esityslistasta 5/17.12.2008 koskien seurakuntamestarin viran lakkautusta ja talouspäällikön virkanimikkeen muuttamista (liite 7). Projektisihteeri Veijo Liimatainen on irtisanoutunut Naantalin seurakunnan palveluksesta siten, että viimeinen työpäivä on 31.12.2008. Hän ei tee työsopimusta Naantalin seurakuntayhtymän kanssa. Erkka Nurmi poistui tämän kohdan aikana klo 16.05. Toimikunta merkitsi liitteet 5-7 tiedoksi. 7. Johtojärjestelmän kuvaus Juha Tuohimäki kuvasi toimikunnan kokouksessa 3.12.2008 seurakuntayhtymän johtamisjärjestelmää. Harri Raitis korosti samassa kokouksessa, että tavoitteena on ollut, ettei luoda uusia rakenteita, ellei se ole aivan välttämätöntä. Seurakuntaneuvosto vastaa seurakunnan toiminnasta, ja seurakuntayhtymä hoitaa sille määrätyt tehtävät. Seurakuntayhtymä on yhteistoimintaelin talouden hoitamista varten. Seurakuntaneuvostot tekevät seurakunnan toimintaa koskevat päätökset, eivätkä ne saa siirtää niitä seurakuntayhtymän toimielimille. Toisaalta yhteinen kirkkoneuvosto ei voi ottaa kantaa seurakunnan toiminnan sisältöön määrärahoja lukuun ottamatta. Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja valvoo yhteisen kirkkoneuvoston päätösten laillisuutta ja toimeenpanoa. Seurakuntien luottamushenkilöt ovat jatkaneet tahoillaan johtojärjestelmän valmistelua. Toimikunnalle jaettiin tiedoksi Naantalin seurakuntayhtymän talousjohtajan johtosääntöluonnos (liite 8). Toimikunta totesi, että johtojärjestelmän luominen jatkuu yhteisen kirkkovaltuuston työjärjestyksen, yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön sekä muiden ohjesääntöjen ja ohjeiden laatimisella. 8. Vaalien pitämättä jättäminen ja siitä seuraavat toimenpiteet Kirkkohallitus päätti 25.11.2008, että 1. Naantalin, Merimaskun ja Rymättylän seurakunnissa ei järjestetä ylimääräisiä seurakuntavaaleja, vaikka seurakunnat muodostavat vuoden 2009 alusta seurakuntayhtymän. 2. Seurakuntayhtymän muodostavien seurakuntien seurakuntaneuvostot ja seurakuntayhtymän yhteinen kirkkovaltuusto muodostetaan kulumassa olevan vaalikauden ajaksi kirkkolain 8 luvun 5 :n 2 momentin 3 kohdan mukaisesti. 3. Tähän päätökseen ei kirkkolain 24 luvun 14 :n 1 momentin 3 kohdan nojalla
Seurakuntarakenteen muutos Pöytäkirja 18/17.12.2008 5 (6) saa valittamalla hakea muutosta. Toimikunnan kokouksessa 3.12.2008 Juha Tuohimäki esitteli ns. paperivaalien toimittamisjärjestyksen. Toimikunta totesi, että valitsijayhdistysten asiamiehet tulee kutsua vaalilautakuntien kokouksiin (KVJ 2:59 ) Toimikunta totesi, että vaalilautakunnat nimeävät kirkkolain 8 luvun 5 pykälän 2 momentin 3 kohdan perusteella yhteisen kirkkovaltuuston ja seurakuntaneuvostojen jäsenet, ja yhteinen kirkkovaltuusto ja seurakuntaneuvostot itse vahvistavat tuloksen. 9. Hallintoelinten perustaminen (YKV, YKN ja seurakuntaneuvostot) Toimikunta merkitsi 3.12.2008 tiedokseen Juha Tuohimäen kuvauksen ohje- ja johtosääntöjen laatimisen kaksivaiheisesta etenemisjärjestyksestä. Ks. kohdat 5 ja 7. 10. Naantalin seurakuntayhtymän talousarvio vuonna 2009 Talousjohtaja Jorma Koivula esitteli Naantalin seurakuntayhtymän talousarviota 25.11.2008. Toimikunta totesi, että talousarvion täydennykset tulee tehdä Naantalin seurakunnan taloustoimistoon 4.12.2008 klo 12 mennessä. Väliaikainen yhteinen kirkkoneuvosto kokoontuu 4.12.2008 klo 18.00. Väliaikainen yhteinen kirkkoneuvosto on palauttanut koulutussuunnitelmat vuodelle 2009 valmisteltavaksi. Koulutusmääräraha saa kiekon henkilöstökoulutussopimuksen mukaan olla 1,3 % palkkasummasta Naantalin seurakunnan työympäristötoimikunta on kokouksessaan 10.12.2008 todennut, ettei sillä ole huomautettavaa talousarvioesitykseen 2009. 3.12.2008: Toimikunta merkitsi talousarvion hyväksymisen aikataulun tiedoksi. Toimikunnalla ei ollut talousarvioon huomautettavaa. 11. Viestintä Seuraava Vesper-lehti ilmestyy 20.2.2009. Lehden aineisto tulee toimittaa toimitussihteeri Hanne Tuulokselle viimeistään 28.1.2009. Vesper-lehden konseptointipäivä on 8.1.2008. Seurakuntayhtymä ei tarvitse omaa sinettiä. Margit Virkkala kertoi konseptointipäivän sisällöstä. Toimikunta merkitsi ajankohdat ja Margit Virkkalan selvityksen konseptointipäivästä tiedoksi.
Seurakuntarakenteen muutos Pöytäkirja 18/17.12.2008 6 (6) 12. Muut asiat 12.1 Toimikunta päätti, että talousjohtaja esittelee ohje- ja johtosääntöasiat yhteisessä kirkkoneuvostossa. 13. Ilmoitusasiat 13.1. Naantalin seurakunnan työympäristötoimikunnan kokousmuistio 10.12.2008 oli lähetetty tiedoksi asialistan liitteenä. 13.2. Seurakuntayhtymään kuuluvien seurakuntien ja yhtymän työntekijöiden tutustumisiltapäivä on 29.1.2009 klo 13 16. Ohjelma alkaa ehtoollisen vietolla Naantalin seurakuntakeskuksen kappelissa. Sen jälkeen on ateria ja kahvit ja vapaamuotoista keskustelua ja tutustumista. Kaikille työntekijöille lähetetään henkilökohtainen kutsu. Todettiin, että myös konsultit ovat tervetulleita tutustumisiltapäivään. 13.3. Talous-, hallinto-, kiinteistö- ja hautausasioiden suunnitteluryhmän muistio 17.12.2008 jaettiin tiedoksi kokouksessa. 14. Seuraava kokous Seuraava kokous pidetään Naantalin seurakuntakeskuksessa myöhemmin sovittavana aikana. Sovittiin, että yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntöä koskevat kannanotot tulee toimittaa Jorma Koivulalle 15.1.2009 mennessä. Nina Lehtovirta, Riitta Räikkä ja Erkki Hellman poistuivat tämän kohdan aikana klo 16.30. 15. Kokouksen päätös Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 16.35. Osmo Räsänen puheenjohtaja Veijo Liimatainen sihteeri Anneli Poukka pöytäkirjantarkastaja Reijo Ihalin pöytäkirjantarkastaja