HENKILÖSTÖRAPORTTI 2014 HENKILÖSTÖOHJELMAN TOTEUTUMISEN ARVIOINNIN VÄLINE Laadimme henkilöstöohjelmamme syksyllä 2013 kaupunkistrategian strategisten päämäärien toteutumista tukemaan, toimenpideohjelman muotoon. Ohjelmassamme täsmennetään henkilöstötyöhön liittyviä tavoitteita ja toimintatapoja. Valmistelimme henkilöstöohjelman hyvässä yhteistyössä ammattijärjestöjen, henkilöstö- ja työllisyysjaoston sekä keskusten ylemmän johdon kanssa. Henkilöstöraporttimme antaa tietoa henkilöstömme kehittämisen ja henkilöstöpolitiikan linjaamisen tueksi. Edellisten vuosien tapaan raportti sisältää tunnuslukuja, jotka kertovat henkilöstömme tilasta, toiminnasta, tuloksista ja kustannuksista. Osana raporttia seuraamme myös, kuinka olemme toteuttaneet henkilöstöohjelmassamme määritettyjä tavoitteita. Kirjaamme raporttiin lisäksi uusia toimintatapoja, joilla haluamme parantaa työskentelyämme. Tämän henkilöstöraporttimme tarkoituksena on virittää keskustelua Joensuun kaupungin henkilöstövoimavarojen nykytilanteesta ja ajankohtaisista, konkreettisista kehittämisalueista luottamushenkilöstön, esimiesten sekä henkilöstön keskuudessa. Vähintään kerran vuodessa, näin henkilöstöraportoinnin yhteydessä on syytä kerrata henkilöstöohjelmaamme kirjattu ajatus: Jotta yhdessä kykenemme toimimaan kaupunkistrategien päämäärien mukaisesti ja tuottamaan niiden kanssa linjassa olevia palveluja, henkilöstövoimavarojen johtamisen täytyy olla sisällöltään harkittua ja toteutustavaltaan ryhdikästä, silti samalla toimintaympäristön ja työntekijöidemme muuttuvat tilanteet ja tarpeet luovasti huomioivaa. Helpompi toki sanoa kuin toteuttaa tuo, mutta vilpitön pyrkimys ja tahto kuvatunlaiseen toimintaan ei voi olla näkymättä myös arkitekoina henkilöstötyössä. 1
JOENSUUN KAUPUNGIN HENKILÖSTÖVOIMAVARAT Henkilöstömäärä Palvelussuhde 31.12. Miehet Naiset Yhteensä Muutos ed.vuodesta Vakinaiset Määräaikaiset Työllistetyt 1402 258 47 3319 1062 84 4721 1320 131 279 264-11 Yhteensä 1707 4465 6172 532 Vakituisen henkilöstön luku 4721 sisältää 531 sopimuspalomiestä. Perhe- ja omaishoitajat ja poliittiset luottamusmiehet jäävät raportoinnin ulkopuolelle koska eivät ole palvelusuhteessa kuntaan. Määräaikaisten palvelussuhteiden perusteet % Tuntiopettajuus 19 Sijaisuus 55 Määrätty tehtävä tai projekti 15 Avoimen viran hoito 2 Harjoittelu tai työllistämistyö 9 Henkilöstömäärän jakautuminen Organisaatio Vakinaiset Määräaikaiset* Yhteensä HTV HTV muutos 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2014 2013 2013-2014 Konsernihallinto 188 190 44 17 232 207 198 197 1 Varahenkilöstö 95 89 17 17 112 106 76 81-5 Varhaiskasvatus 628 614 147 138 775 752 660 645 15 Koulutus 717 721 353 354 1070 1075 742 740 2 Sosiaali- ja terveys 1594 1350 554 369 2148 1719 1744 1488 256 Hallinto 30 35 15 10 45 45 36 38-2 Sosiaalipalvelut 280 247 92 66 372 313 300 260 40 Terveyspalvelut 413 356 84 67 497 423 423 361 62 Hoito- ja hoivapalvelut 829 670 352 221 1181 891 943 788 155 Ympäristöterveys 42 42 11 5 53 47 42 41 1 Vapaa-aika 221 228 73 49 294 277 240 238 2 Tekninen keskus 409 422 78 46 487 468 426 444-18 Joensuun Vesi 48 48 4 2 52 50 50 49 1 Joensuun Työterveys 40 36 10 10 50 46 38 36 2 P-K pelastuslaitos 781 744 40 54 821 798 272 261 11 Yhteensä 4721 4442 1320 1056 6041 5498 4446 4179 267 *määräaikaisten lukuun eivät tässä sisälly työllistetyt 2
Huomioitavaa vuodelta 2014: Konsernihallinto: lukuun sisältyy kaupunkirakenteen, alueellisen jätelautakunnan ja rakennus- ja ympäristölautakunnan henkilöstö eli osa entistä teknistä virastoa. Varhaiskasvatus: uuden päiväkodin avautuminen ja lisäryhmien perustaminen Sote: luvuissa on mukana Kontiolahdelta ja Outokummusta siirtynyt henkilöstö, Outokummun sote henkilöstö siirtyi meille vuoden 2014 alussa. Vapaa-aika: teknisestä keskuksesta siirtyi keskusta-alueiden ulkoliikuntapaikkojen hoitajat vapaa-aikakeskukseen Tekninen keskus: vähennys perustuu osin henkilöstön sisäiseen siirtoon, osin eläkepoistuman hyödyntämiseen Pelastuslaitos: ensihoitotoiminta siirtyi pelastuslaitokselle muutamassa kunnassa, pelastuslaitoksen vakinaisista 531 on sopimuspalomiehiä (v. 2013 511). Osa-aikatyö, vakituiset Henkilöä 2014 2013 Osa-aikaeläkkeellä 167 158 Osa-aikainen sairausloma 10 3 Osittaisella hoitovapaalla 54 43 Muusta syystä osa-aikaisena 798* 748** Yhteensä 1029 952 *531 sopimuspalomiestä **511 sopimuspalomiestä Henkilöstörakenne Keski-ikä Ikä vuosina Lukumäärä Lukumäärä %-osuus kaikki vakinaiset määräaikaiset yhteensä 2014 2013 2014 2013 2014 2013 alle 30 525 482 387 320 15 % 14 % 30-39 864 820 365 288 20 % 20 % 40-49 1132 1121 290 240 23 % 24 % 50-59 1719 1616 252 203 32 % 33 % 60-64 451 393 56 42 8 % 8 % 65 ja yli 8 9 37 32 1 % 1 % Keski-ikä, v 46 45,9 39,3 39,4 100 % 100 % Perhe- ja omaishoitajat, sopimuspalokunnat ja poliittiset luottamushenkilöt jäävät raportoinnin ulkopuolelle, koska eivät ole palvelussuhteessa kuntaan. Henkilöä ei ilmoiteta määräaikaiseksi, jos hänellä on määräaikaisen tehtävän ohella vakinainen virka- tai työsuhde samassa kuntaorganisaatiossa. 3
Eläkkeelle siirtyminen Yhteensä Keski-ikä 2013 2014 2013 2014 Vanhuuseläkkeelle 103 101 63,8 63,2 Työkyvyttömyyseläkkeelle 12 15 55,8 58,1 Osa-aikaeläkkeelle 18 28 - - Osatyökyvyttömyyseläkkeelle 30 24 57,7 56,8 Kaikki eläkelajit 181 60,3 60,5 Kuntien keskiarvo - - 60,4 60,7 4
TYÖVOIMAKUSTANNUKSET, PALKKAUS JA PALKITSEMINEN Palkkasumma (sos.turvamaksunalaiset palkat) Vuosi 2012 2013 2014 Me 167,3 154,5 165,9 Keskipalkka* sopimusaloittain ( ) 5000 4500 4000 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 0 LÄ MU OP TE YL Miehet 4689 2590 2944 2380 2410 Naiset 4866 2389 2783 2637 2157 Tarkastelussa on henkilöiden tehtäväkohtainen palkka. Mahdolliset lisät, kuten esimerkiksi lisä- ja ylityöt, opettajien ylitunnit, epämukavasta työajasta maksettavat korvaukset ja lääkärien toimenpidepalkkiot eivät ole mukana. Osa-aikaisten osalta tehtäväkohtainen palkka on laskettu sen mukaan mitä se olisi täysiaikaisena. Sopimuspalomiehet eivät ole mukana tarkastelussa. Opetussopimuksen osalta puolestaan mukana ovat palkansaajat, joiden palkka on euromääräinen, ei C-palkkalaiset. *Kyseessä on vakinaisten kuukausipalkkaisten tehtäväkohtainen palkka, ei sisällä mitään muita lisiä tms. korvauksia. Henkilökohtaiset lisät Sopimusala Saajia Maksetut eurot 2012 2013 2014 2012 2013 2014 Yleinen 1356 1423 1415 1 226 847 1 265 200 1 317 312 Opetusala 537 311 298 419 189 304 834 293 165 Tekniset 314 301 325 579 425 598 571 674 429 Lääkärit 83 82 92 373 598 496 042 520 217 Muusikot 18 19 21 7156 8 703 9 318 Kertapalkkioita maksettiin vuonna 2014 noin 55 460 euroa 143 henkilölle (v. 2013: 33 000 euroa 90 henkilölle). On syytä huomata, että vuoden 2013 säästöihin liittyen kertapalkkioiden maksaminen kiellettiin kesäkuusta lukien loppuvuodeksi 2013. 5
Osaava ja osallistava johtaminen Tavoite Toimenpiteet Mittarit Seuranta Yhtenäinen, onnistunut henkilöstöjohtaminen Osallistuva henkilöstö, yhteisvastuullinen ja aloitteellinen toiminnan kehittäminen Esimiesten koulutusta toteutetaan edelleen säännöllisesti ja sisällöltään konkreettisena Uudet esimiehet perehdytetään henkilökohtaisesti tai pienryhmissä henkilöstötyön käytäntöihin Koulutukset toteutettu, 90 % esimiehistä osallistunut tilaisuuksiin 100 % uusista esimiehistä kutsuttu perehdytykseen Esimiespäivät toteutettu, keskimäärin 90 % esimiehistä osallistui: osassa ryhmistä jopa 100 % Toteutettu tavoitteen mukaisesti Esimiesarvioinnit toteutetaan joka toinen vuosi, arviointien perusteella hyvästä suoriutumisesta palkitaan ja tukea tarvitsevia esimiehiä tuetaan sekä seurataan Arvioinnit toteutettu, palaute annettu ja tuloksiin reagoitu Arviointi toteutettu viimeksi 2015, esimiehiä palkittiin, ryhdistetty tukimenettely aloitetaan vuoden 2015 arviointien yhteydessä Perehdytetään esimiehiä osallistaviin ja sitouttaviin työskentelytapoihin, joiden avulla työyhteisöissä tuetaan toiminnan kehittämistä Luodaan toimintamalli, jolla tuetaan ja mahdollistetaan työyhteisöissä tapahtuvaa ja sieltä alkunsa saavaa aloitteellista kehittämistyötä Työtyytyväisyyskyselyn johtamistapaa koskevien väittämien keskiarvot säilytetään Toimintamalli laaditaan vuonna 2014 ja käyttöönotto aloitetaan Työtyytyväisyyskyselyssä (v. 2013) kaksi suoraan johtamistapaan liittyvää väittämää; kummankin keskiarvo oli laskenut yhden desimaalin verran (laskua 0,1) Keskusten toiminnan luonteen huomioivia toimintatapoja työstetty esimiespäivissä, tavoitteena arkipäiväiset menettelyt Esimiehemme ovat sitoutuneet todella mallikkaasti yhteisiin esimieskoulutuksiin tämä poikkeaa verrokkikaupunkien tilanteesta myönteisesti. Jatkamme säännöllistä, konkreettista esimieskoulutusta, jotta sitäkin kautta turvaamme yhtenäiset henkilöstötyön käytännöt ja esimiestemme osaamisen sekä heidän vertaistukensa. Olemme järjestäneet uusien esimiesten perehdytystilaisuuksia kolme kertaa vuodessa. Jatkossa toteutamme tilaisuuksia tiiviimmin, jotta jokainen esimies pääsee varmemmin aivan työhöntulonsa alkuvaiheessa perehdytykseen. Jatkossa esimiesarviointien perusteella ryhdymme johdonmukaisesti tukemaan esimiehiä, joiden arvioinnit ovat keskimääräistä heikommat. Suunnittelemme tukitoimet esimiehen ja hänen esimiehensä kanssa yhteisen tilannearvion perusteella. Seuraamme esimiestyön kehittymistä tavoitteen suuntaan. Työtyytyväisyyskyselyn johtamiseen liittyvät arviot poikkesivat toisistaan kaupungin eri alueilla. Kohdennamme kehittämistoimia arviointien perusteella tarkoituksenmukaisella tavalla. Vuonna 2015 toteutettava työtyytyväiskysely raportoidaan mahdollisimman pienten työpaikkojen tasolle, jotta henkilöstö motivoituu vastaamaan ja jotta onnistumiset ja haasteet kyetään kohdentamaan tarkemmin. Samoin kyselyn kysymyksiä uudistetaan ja siihen liitetään osio, joka mittaa henkilöstön työnimua. 6
Kertaamme esimiesten kanssa säännöllisesti sitä, kuinka tärkeää on ottaa henkilöstö mukaan kehittämistyöhön, ja toisaalta kuinka tärkeä on sitoutua henkilöstöltä tulevien aloitteiden toteuttamisen edistämiseen. Yhteisvastuullinen, aloitteellinen toiminnan kehittäminen on mitä ilmeisimmin taito- ja asennekysymys. Haluamme vahvistaa tuota taitoa ja asennetta erilaisin konkreettisin työskentelymenetelmin sekä palkitsemisen keinoin. Tähän olemme pyrkineet muun muassa ottamalla käyttöön Valopää palkinnon. Myös kehityskeskustelujen sisältöjä on uusittu siten, että ne toivottavasti entistä paremmin herättävät pohtimaan työtä ja mahdollistavat kehittämisajatusten esiin tuomisen. 7
Monitahoinen osaamisen varmistaminen Tavoite Toimenpiteet Mittarit Seuranta Mahdollistetaan henkilöstön kehittämisellä työntekijöiden, työyhteisöjen sekä organisaation tuloksellisuuden parantaminen sekä kaupunkistrategian päämäärien toteutuminen Käydään vuosittain kehityskeskustelut henkilökohtaisesti tai ryhmittäin Kehityskeskustelujen pohjalta sovitaan henkilökohtaisista ja/tai yhteisöittäisistä kehittymistavoitteista ja keinoista Työtyytyväisyyskyselyn väittämien (kehityskeskustelut, koulutus) keskiarvot säilytetään Saan riittävästi koulutusta väittämän arvio oli laskenut 0,3 yksikköä (3,7 3,4) (v.2013) Esimies käy kanssani kehityskeskusteluja väittämän arvio oli laskenut 0,1 yksikköä (3,7 3,6) Toteutetaan monitahoista osaamisen kehittämistä, jossa erityisesti yhteisöittäin /aloittain tapahtuva toiminnan kehittäminen ja yhteisöllinen sitoutuminen korostuu Toteutetaan osaamiskartoitukset yhteisen mallin mukaisesti esimiehen aloitteen perusteella Yleistä henkilöstökoulutusta ja ammatillista täydennyskoulutusta järjestetään velvoitteiden ja kehityskeskustelujen tai osaamiskartoitusten esille tuomien tarpeiden mukaisesti Tuetaan erityisesti esimiesten ja asiantuntijoiden osaamisen ja toiminnan kehittämistä organisaation sisäisen, paikallisen ja valtakunnallisen verkostoitumisen avulla Tarpeiden mukaiset koulutukset järjestetty, täydennyskoulutusvelvoitteet täytetty Esimiehistä 90 % kävi kehityskeskusteluja henkilöstönsä kanssa, tässä on tapahtunut huikea parannus, sillä vuoden 2013 luku oli 56 % Koulutuksia järjestettiin selkeästi edellistä vuotta enemmän (koulutuspäiviä v. 2014 11744 / v. 2013 6896), koulutusta vietiin pitkälti työpaikoille, heidän tarpeisiin suunniteltujen koulutusten ja kehittämisprosessien myötä. Tuetaan toiminnallisten kokonaisuuksien ja yhteisöjen sekä johtoryhmien ja ylemmän johdon työn kehittämistä erikseen suunniteltavilla prosesseilla Kehittämisprosessit suunniteltu ja toteutettu tarpeen mukaisesti Mm. johtoryhmille ja erikseen valituille kohderyhmille on järjestetty niiden tarpeiden mukaisia kehittämisprosesseja Henkilöstömenojen säästöt vaikuttivat vuonna 2013 tarjotun koulutuksen määrään, sillä koulutuseurot vähennettiin kolmanneksella. Oletettavasti tämä näkyy työtyytyväisyyskyselyn vastauksissa. Vuonna 2014 koulutuspäivien määrä nousi selkeästi. Voimme työnantajana jatkossa saada lainsäädännön uudistumisen myötä henkilöstön osaamisen kehittämisestä koulutuskorvausta. Siksi laadimme lainsäädännön edellyttämän, määrämuotoisen koulutussuunnitelman, jota ilman korvauksia ei makseta. Työttömyysrahastolta voitiin hakea koulutuskorvauksia ensimmäistä kertaa vuonna 2014 toteutettujen koulutusten perusteella. Koulutuksia toteutettiin siten, että korvausta saatiin 115 515 e eli ennalta asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Henkilöstön osaamisen kehittämisen toimenpiteitä seuraamme jatkossa entistä kattavammin henkilöstöhallinnon järjestelmien raportointien avulla. Esimieskoulutuksissa olemme toistuvasti korostaneet kehityskeskustelujen merkitystä. Olemme kannustaneet esimiehiä joko ryhmä- tai yksilökeskustelujen käymiseen vuosittain ja korostaneet, että keskustelussa ei ole olennaisinta tietty määrämuoto vaan ylipäätään keskeisten tavoitteiden läpikäyminen ja vuorovaikutuskulttuurin vahvistaminen. Seuraamme kehityskeskustelujen käymisen aktiivisuutta jatkossa vuosittain. Lisäsimme myös erilaisia kehityskeskustelumalleja henkilöstömme käyttöön näin esimiehet voivat paremmin valita työpaikkaansa palvelevat sisällöt ja keskustelujen toteutustavat. Esimiehemme ovat sisäistäneet asian entistä paremmin, sillä kehityskeskustelujen käymisen aktiivisuus on parantunut todella merkittävästi vuodesta 2013 vuoteen 2014. 8
Hallinnoimme seudullista opetustoimen henkilöstön täydennyskoulutukseen liittyvää Osaava hanketta. Hanke sai myös jatkorahoitusta, tällä erää vuoden 2015 loppuun saakka. Kunnianhimoinen tavoitteemme on järjestää vuoden 2015 aikana kaikille kaupungin työntekijöille samansisältöinen Asenne ratkaisee -Aina luento, joka toivottavasti herättelee pohtimaan työtä, sen tavoitteita ja toimintaa työpaikoilla. Henkilöstöohjelman keskeisenä tavoitteena olevaa yhteisöittäin tapahtuvaa toiminnan kehittämistä haluamme jatkossa tukea Lean menettelyn avulla. Tämän prosessien kehittämisen työkalun yhtenä keskeisenä ajatuksena on tehdä toimintaan pieniä parannuksia, poistaa arkipäiväistä hukkaa, joka vie toiminnasta tehoja. Olennaista Lean ajattelussa on myös se, että henkilöstö osallistuu oman työnsä kehittämiseen. Testasimme Lean menettelyä kevään ja kesän 2014 aikana. Pilottien kokemuksia sekä työmenetelmiä teemme tutuksi mm. esimieskoulutuspäivillä. Kokemukset piloteista ovat olleet niin rohkaisevia, että harkitsemme myös, olisiko kaupungille järkevä hankkia omaa, vahvempaa Lean -osaamista. Esimiestyön tueksi järjestämme syksystä 2014 alkaen Esimiesten päiväkahveja, joiden on tarkoitus olla infoluonteisia tiiviitä tapaamisia ajankohtaisten asioiden parissa. Koulutuspäivien Osaamisen kehittäminen määrä 2013 / 2014 Ammatillinen henkilöstökoulutus, josta sisäistä koulutusta/henkilöstön kehittämistä 4588 / 3782 ulkoista koulutusta/henkilöstön kehittämistä 2308 / 5300 sopimuspalomiesten koulutukset - / 2662 Yhteensä 6896 / 11744 Päivää/ osallistuja 1,25 / 1,94 Kustannukset yhteensä 676 000 / 903 000 Opintovapaalla olleita 73 / 84 Kustannukset ilman liikelaitoksia, liikelaitokset sisältyvät kuitenkin koulutuspäiviin. Koulutuspäivien määrä ei vastaa TVR:n (työttömyysvakuutusrahaston) ohjeen mukaisesta laskentaa tässä, sillä ohjeessa yksi koulutuspäivä vastaa 6 tunnin koulutusta ja kaupungilla vakiintuneesti kokonaisen koulutuspäivän mittana on käytetty vähintään seitsemän tunnin päivää. Uutena tilastoinnissa mukana on Pelastuslaitoksen sopimuspalomiesten koulutukset. 9
Ennakoiva henkilöstösuunnittelu ja hallittu rekrytointi Tavoite Toimenpiteet Mittarit Seuranta Henkilöstösuunnittelu on ennakoivaa ja huomioi toimintaympäristön ja palvelutarpeen muutokset, toiminnan kehittämisen sekä talouden mahdollisuudet Kattavalla henkilöstösuunnittelulla luodaan raamit sisäiselle ja ulkoiselle rekrytoinnille, henkilöstön kehittämiselle sekä sisäiselle liikkuvuudelle, jolla varmistetaan osaamisen kohdentaminen organisaatiossa, työurien pidentäminen sekä mahdollisuudet edetä virka- ja työtehtävissä, millä osaltaan pienennetään rekrytointiriskiä Päivitetään henkilöstösuunnitelmat vuosittain ja varmistetaan, että ne ovat linjassa talousarvion kanssa Otetaan sisäinen liikkuvuus entistä selkeämmin osaksi henkilöstösuunnitelmia ja keinoksi täyttää avoimeksi tulevia tehtäviä Ennakoidaan ammattirakenteiden tarkoituksenmukaisuus toimintaprosessien kokonaisuuden kannalta, huolehditaan tarvittavista muutoksista kouluttamalla henkilöstöä ja kohdentamalla rekrytointeja Suunnitellaan ja toteutetaan pilotteja, joiden tarkoituksena voi olla henkilöstökulujen hallinta, työprosessien kehittäminen ja työhyvinvoinnin tukeminen Henkilöstösuunnitelmat tehty ja hyväksytty Tulo- ja lähtövaihtuvuusluvut Hakijoiden määrä virkaa/ tointa kohti Henkilöstösuunnitelma on hyväksytty vuodelle 2015 jo vuonna 2014 Tulo- ja lähtövaihtuvuus ovat säilyneet kutakuinkin entisellä tasolla kun jättää huomiotta organisaatiomuutokset Ulkoisessa haussa hakijoita / tehtävä oli vuonna 2014 13,5 ja vuonna 2013 13,4 Kaupungilla työskentelee ja meille saadaan palkattua osaavaa työvoimaa tarvettamme vastaavasti Osallistutaan rekrytointitapahtumiin, toteutetaan koululaisten ja opiskelijoiden kesätyöllistämistä ja tarjotaan opiskelijoille harjoittelumahdollisuuksia sekä tehdään aktiivista oppilaitosyhteistyötä Huomioidaan kohdennetusti eläkkeellä ja hoitovapaalla olevat sijaispotentiaalina, tapaamiset ja ohjeistukset Huolehditaan markkinointimateriaalin ajantasaisuudesta sekä nettisivujen sisällöstä ja otetaan käyttöön sähköinen palautejärjestelmä, jolla seurataan määräaikaisten työntekijöiden työtyytyväisyyttä työjaksoonsa Palauteraportit työyhteisöittäin Palautejärjestelmä otettiin käyttöön 3/2014, ensimmäiset raportoinnit ja työyhteisöjen palkitsemiset elokuussa 2014, seuraavat maaliskuussa 2015 Kehitämme henkilöstösuunnitelman sisältöä edelleen aiempien kokemusten perusteella. Tiivistämme suunnitelmaa ja samalla teemme entistä näkyvämmäksi kunkin muutoksen ja toiminnan kehittämisen vaikutuksen henkilötyövuosiin ja rekrytointeihin. Otamme myös sisäisten ja ulkoisten rekrytointien suunnittelun selkeämmin mukaan suunnitelmaan. Osana henkilöstösuunnitelmia arvioimme myös tarkoituksenmukaisia ammattirakenteita, sillä ne ovat yksi osa toiminnan kehittämistä ja luonnollisesti vaikuttavat rekrytointeihin. Ammattirakenteiden arvioinnissa on tällä hetkellä ajankohtaista erityisesti suunnitella tarkoituksenmukaisia palveluprosesseja ja työnjakoa terveyspalveluissa ja kotihoidossa. Hoito- ja hoivapalveluiden kolmessa yksikössä aloitimme asteittain kevään 2014 aikana niin kutsutun mitoituspilotin. Pilotin kesto on puolitoista vuotta ja ideana on vähentää sijaisten työhönottoon liittyvää työtä siten, että yksiköiden mitoitus turvataan entistä vahvemmin varahenkilöstön ja vakituisen henkilöstön kautta. Kuitenkin yksiköiden yhteenlasketun määräaikaisen henkilös- 10
tön, varahenkilöstön ja vakituisen henkilöstön määrän on tarkoitus olla hivenen aiempaa alhaisempi. Kokonaisuutena pilotilla tavoittelemme seesteisempiä työoloja ja siten laadukkaampaa hoitotyötä pysyvämmän henkilöstön myötä. Seuraamme toimintaa edelleen kuukausittain. Tähänastiset kokemukset ovat olleet monessa suhteessa erittäin myönteisiä. Oppilaitosyhteistyössä testaamme muutamia uusia toimintamuotoja. Valitsimme ammattikorkeakoulun sosiaali- ja terveysalan opiskelijoita kaupungin kummiopiskelijoiksi ensi kertaa syksyllä 2014. Kummiopiskelijoille suunnittelemme opintoihin liittyvien harjoittelujen polun kaupungin eri yksiköissä koko opiskeluajaksi. Näille opiskelijoille myös pyrimme tarjoamaan kesätöitä ja sijaisuuksia. Tavoitteenamme on kasvattaa ja sitouttaa kaupungille hyviä tulevia työntekijöitä. Kokemusten myötä harkitsemme kummioppilastoiminnan laajentamista eri oppilaitoksiin ja aloille. Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymän kanssa puolestaan olemme toteuttaneet vastuuta ottamalla opit jaksot hoito- ja hoivapalveluihin sekä varhaiskasvatukseen sekä toimiva oppija menettelyn jatkaminen. Näissä eri opiskelijaryhmät osallistuvat hyvin aktiivisesti ja vastuullisesti työpaikkojen arkityöhön tai antavat toiminnallaan ylimääräistä lisäarvoa asiakkaille. Myönteisen työnantajakuvan luomiseksi ja ylläpitämiseksi kehitämme myös rekrytoinnin nettisivuja. Sivujen uudistamisen yhteydessä huomioimme muun muassa eläköityneet henkilöt sijaispotentiaalina sekä pyrimme tekemään näkyvämmäksi ja helpommin tavoitettaviksi harjoittelupaikkamme sekä opinnäytetyömahdollisuutemme. Eläkkeelle siirtyvät työntekijät kutsumme henkilökohtaiseen tapaamiseen, mikäli heidän osaamisensa on alalta, jolla tarvitsemme toistuvasti sijaisia. Tapaamisten tarkoitus on selvittää intoa ja mahdollisuuksia tehdä keikkaa eläkkeellä. Olemme ottaneet käyttöön sähköisen palautejärjestelmän, jonka raporttien myötä seuraamme sitä, kuinka työpaikkamme ovat onnistuneet sijaisten ja harjoittelijoiden vastaanottamisessa. Tässä yhteydessä palkitsemme tällä saralla hyvää työtä tehneitä työpaikkojamme. Annamme myös korjaavaa palautetta, mikäli siihen on aihetta. Kesätyöntekijöille teemme keskitetysti kirjalliset työsopimukset rekryssä. Samalla käymme keskustellen läpi työsopimuksen sisältöä. Järjestämme lisäksi kesätyökaudella kahden viikon välein perehdytystilaisuudet (yhteensä yhdeksän tilaisuutta), joihin oletamme kaikkien kesätyöntekijöidemme osallistuvan. Tilaisuuksissa käymme läpi työelämän pelisääntöjä sekä kerromme kaupungista työnantajana. Olemme myös päivittäneet rekrytointiohjeemme siten, että määräaikaisten tehtävien täytössä huomioimme korostuneesti työmarkkinatukilaskulla olevat sekä nuorisotakuun piiriin kuuluvat henkilöt. Tämä menettely aloitettiin vuoden 2014 lopulla ja sitä kehitetään kokemusten myötä jatkuvasti. 11
Henkilöstön vaihtuvuus Vakinaiset Alkaneet palvelussuhteet Päättyneet palvelussuhteet Lukumäärä Vaihtuvuus % 2013 2014 2013 2014 490* 468*** 10,9 10,5 404** 210 9,0 4,7 * sisältää Kontiolahden sote-henkilöstön ** sisältää AMK:n siirtyneen henkilöstön *** sisältää Outokummun sote-henkilöstön Vakinaisessa palvelussuhteessa olevan henkilöstön vuoden aikana kunnassa alkaneet ja päättyneet palvelussuhteet (irtisanoutuneet ml. eläkkeelle siirtyneet, irtisanotut, kuolleet) raportoidaan lukumäärinä sekä tulovaihtuvuus- ja lähtövaihtuvuusprosentteina. Prosentit lasketaan suhteuttamalla em. henkilöiden lukumäärät edellisen vuoden lopun vakinaisen henkilöstön kokonaismäärään. Henkilöstön rekrytointi Vakinaiset Hakijoita Tehtäviä 2013 2014 2013 2014 Ulkoinen haku 3213 3363 239 250 Sisäinen haku 277 87 88 22 Kesätyöntekijät 1775 1771 338 360 12
Motivoitunut ja hyvinvoiva henkilöstö Tavoite Toimenpiteet Mittarit Seuranta Työkykyjohtaminen on tavoitteellista ja kokonaisvaltaista Palkkausjärjestelmiä käytetään johdonmukaisesti johtamisen välineenä, jotta turvataan tavoitteiden suuntainen työskentely, työmotivaatio ja oikeudenmukaisuuden kokemus Toteutetaan johdonmukaisesti ja tavoitteellisesti varpu mallia, valmennetaan esimiehiä yhä taidokkaampaan puheeksi ottoon ja otetaan käyttöön varpu ohjelmisto Laaditaan yhteistyönä perustellusti kohdennetut työterveyshuollon toimintasuunnitelmat Sairauspoissaolot / htv aloittain säilyvät ennallaan tai alenevat, mahdollisuuksien mukaan työkyvyttömyyden kustannusten seuranta Työterveyshuollon kustannukset / työntekijä säilyvät ennallaan Sairauspoissaolot nousivat 0,7 pvää / htv (14,7 15,3), keskiarvon kasvusta huolimatta useilla kaupungin alueilla sairauspoissaolot myös alenivat Työterveyshuollon kustannukset / henkilö 336, kasvua edelliseen vuoteen 40 Henkilöstön ja työyhteisöjen vointia seurataan joka toinen vuosi toteutettavalla työtyytyväisyyskyselyllä, jonka tuloksiin tarvittaessa reagoidaan Kyselyt toteutettu, väittämien keskiarvot säilytetty kaupunkitasolla ennallaan, tuloksiin reagoitu kohdennetusti Kysely toteutettu 1/2014, osassa väittämistä keskiarvot alenivat lievästi, alueittain keskiarvoissa selkeitä eroja, tuloksiin reagoidaan tarkoituksenmukaisilla tavoilla Toteutetaan työpaikkojen riskienarvioinnit yhdistettynä työterveyshuollon työpaikkakäynteihin Työtapaturmien ja läheltä piti tilanteiden seurantaan ja käsittelyyn luodaan toimintamalli Toteutettu vähintään kerran viidessä vuodessa, tarkistuslista käyty läpi vuosittain Malli laadittu ja toiminta aloitettu 2014 Riskienarvioinnit toteutettu suunnitellulla tavalla, menettely uudistetaan vuonna 2015, esimiehet ohjeistettu, toteutus jatkossa joka toinen vuosi Toimintatapaa on testattu, mutta sen harkinta ja valmistelu on vielä kesken Tuetaan työyhteisöjen ja työntekijöiden hyvinvointia ja tarjotaan keino ratkaista ristiriitoja sovittelumenettelyn avulla Huomioidaan eri-ikäisten motivoiminen ja johtaminen: laaditaan pelisäännöt sekä perehdytetään esimiehiä ja työyhteisöjä käytäntöihin Pelisäännöt laadittu Eri-ikäisten motivoiminen ja johtaminen sekä pelisääntöjen työstäminen on yhtenä aiheena esimiesten syksyn 2014 koulutuksissa, asiaan liittyen perustamme valmistelu-/ideointiryhmän vuonna 2015 Työn vaativuuden arviointijärjestelmiä pidetään ajan tasalla, esimiehiä opastetaan palkan osien käyttöön Kuntaliitos- ja vastaavissa tilanteissa huolehditaan onnistuneesta palkkojen harmonisoinnista Henkilökohtaisten lisien käyttö ja jakaantuminen Kertapalkkioiden käyttö Tarkistetaan säännöllisesti, että lisät käytössä sopimusten mukaisesti Seurataan kertapalkkioiden käytön laajuutta, kannustettu esimiehiä huomioimaan hyvää työtä myös tämän palkitsemistavan kautta Kannustetaan esimiehiä antamaan aktiivisesti välitöntä palautetta hyvistä työsuorituksista 13
Ryhdistääksemme entisestään varhaisen tuen toimintamallin toteutusta olemme ottaneet käyttöön sähköisen järjestelmän. Järjestelmä lähettää hälytyksen esimiehen sähköpostiin, kun joku hänen työntekijöistään on sairauslomalla yli 20 päivää vuoden aikana. Samaiseen järjestelmään kirjataan myös kaikki työntekijän työkykyasian tiimoilta toteutetut puheeksiotot ja työkykyneuvottelut. Järjestelmä on esimiesten, henkilöstöyksikön ja työterveyshuollon työkalu. Vuonna 2014 aloitimme teknisen sopimuksen tehtävien vaativuuden arvioinnin perusteiden sekä lääkärisopimuksen palkkauksen kriteereiden päivittämisen. KVTES:n hoito- ja toimistoalan palkkaliitteiden tehtävien vaativuuden arvioinnit toteutamme myös uudistettavien kriteerien pohjalta. Tässä yhteydessä huomioimme myös Outokummun siirtyneen sote henkilöstön palkkarakenteiden muuttamisen. Tavoitteemme on, että jatkossa tva -kriteerit ja tasot toimivat samalla tehtäväkuvauksina, jolloin näitä kahta työtä ei tarvitse tehdä erillisinä. Samalla tehtäväkohtaisen palkan määräytyminen on entistä selkeämmin viestittävissä henkilöstölle. Päivitystyöhön otimme järjestöjen kanssa jatkoaikaa, sillä merkittäviä paikallisia järjestelyeriä ei ole näköpiirissä. Uusi palkintomme, jossa yhdistyvät aloitepalkkiokäytäntö sekä entisen kehittyvä työyhteisö palkinnon ajatus, sai nimikilpailun ja esimiesten kädennostoäänestyksen myötä kutsumanimekseen Valopää. Seuraava haasteemme on saada palkinto juurrutettua ja henkilöstö sekä esimiehet innostumaan aloitteelliseen kehittämistyöhön ja ideointiin, joka tehdään näkyväksi tämän menettelyn kautta. Levitämme palkitut ideat ja kehittämistoimet muiden esimiesten tietoon ja käyttöönotettaviksi aina palkitsemiskertojen jälkeen. Lisäksi otamme esimieskoulutusten vakioaiheeksi Hyvä käytäntö - Matki pois osuuden, jossa esimiehet vuorollaan kertovat palkittujen ideoiden toimeenpanosta ja vaikutuksista. Luotamme tässäkin esimerkin voimaan ja sosiaaliseen paineeseen. Valopää esityksiä on tehty useampia kymmeniä ja ensimmäisen vuoden aikana tämä on ollut erittäin ilahduttava ja osoittaa työntekijöidemme aktiivista otetta. Sisäistä viestintää kehitämme yhdessä viestintäihmisten kanssa. Mielestämme pienen parannuksen teimme siinä, että vakiintuneen henkilöstöjohtajan tiedotteen jakelu laajennettiin merkittävästi eli koko henkilöstömme saa tiedotteet suoraan itselleen. Intranetin uudistus on myös parhaillaan menossa eli tavoitteemme on saada sen sisällöstä henkilöstöä näppärämmin palveleva. Uuden intran julkaisemme kesäkuussa 2015. Samassa yhteydessä tavoitteemme on ryhtyä julkaisemaan sähköistä henkilöstölehteä. Olemme henkilöstöyksikössä perustaneet myös auttavan puhelimen, jonka tarkoituksena on parantaa esimiesten ja työntekijöiden neuvontaa ja ohjausta. Auttava puhelin palvelee tunnin jokaisena arkipäivänä. Sairauslomien määrä on useimmilla kaupungin sektoreilla ilahduttavasti vähentynyt. Luonnollisesti huolemme kohdistuu nyt teknisen keskuksen, koulujen sekä hoito- ja hoivapalveluiden kohonneisiin sairauslomamääriin. Sairauslomakertymän perusteita ja siihen reagointia käymme kohdennetusti alueiden esimiesten kanssa läpi. Sairauspoissaoloihin liittyen olemme vuoden 2014 aivan lopussa sekä vuoden 2015 alussa uudistaneet käytäntöjämme. Esimiehet voivat nyt antaa harkinnallaan sairauslomaluvan viideksi päiväksi tämä menettely perustuu luottamukseen ja on ajatus, että se on joustava työntekijälle ja vähentää ilmeisesti rutiininomaista työterveyshuollon tarvetta. Olemme myös valmistelleet kaupungille Osatyökykyinen sissi eli OSSI mallin. OSSIn idea on se, että työntekijämme voivat toisinaan olla osin työkyvyttömiä ja samalla osin toimintakykyisiä. Tavoitteemme siis on, että sairausloman sijasta työntekijämme voivat tehdä rajattuja, soveltuvia 14
työtehtäviä. OSSIa on valmisteltu yhteistyössä työterveyshuollon ja esimiesten kanssa. Pääluottamusmiesten kanssa asiaa on myös käyty läpi. Erityisen ilahduttavaa on se, että ennenaikaisista eläköitymisistä kaupungille tuleva varhe -maksu on ennakkotiedon mukaan alentunut vuodesta 2014 vuoteen 2015 0,8 Me (v.2013 2,16 Me/ ennakko v. 2015 1,3 Me). Kaupungin työntekijöiden uudelleensijoituksiin on etsitty myös uusia keinoja. Erityisesti hoitoalan koulutuksen saaneille pidämme hyvin lupaavana uudelleen sijoittumisen mahdollisuutta vammaisten henkilökohtaisiksi avustajiksi. Tätä palvelua kaupunki nykyisellään paljonkin ostaa. Jatkossa myös teemme tarkempia ennakkolaskelmia, minkä verran mikäkin mahdollinen ennenaikainen eläköityminen euroina tarkoittaa tämä auttaa talouden ennakoinnissa ja toisaalta voi motivoida etsimään luovia ratkaisuja työkykypulmiin. 15
Koko henkilöstön sairauspoissaolopäivät tehtyä henkilötyövuotta kohden 25 20 15 10 5 0 Konsernihallinto Sosiaalija terveys Koulutus Varhaiskasvatus Vapaaaika Tekninen keskus Koko kaupunki 2011 9,8 18,1 17,6 10,1 19,1 15,4 2012 14,2 16,8 17,1 9 9,6 19 14,5 14,2 2013 9,8 17,3 17,6 7,3 13,2 18,3 11,1 14,7 2014 6,2 17,6 17,3 10,1 11,9 20,6 11,2 15,4 Sosiaali- ja terveyspalveluiden henkilöstön sairauspoissaolot henkilötyövuotta kohden 30 25 20 15 10 5 0 Hallinto P-K:n Pelastuslaitos Sosiaalipalvelut Terveyspalvelut Hoito- ja hoivapalvelut Varahenkilöstö 2011 8,8 12,2 19,6 20,4 25,1 2012 12,8 12,5 17,6 20 16,3 2013 10,8 16,5 16,0 19,0 21,3 2014 3,9 14,7 14,8 20,8 17,4 16
Terveysperusteiset poissaolot Sairauspoissaolopäivien määrät Sairauspoissaolopäiviä 0 1-3 4-29 30-60 61-90 91-180 yli 180 %:lla vakinaisella henkilöstöstä 2014 40,5 % 19,4 % 30,9 % 5,2 % 2,0 % 1,5 % 0,5 % Työtapaturmien määrät Työtapaturmat Sairauspoissaolopäivät Määrä/kpl 2012 2334 251 2013 2687 294 17
Työtyytyväisyys Vastaukset väittämiin asteikolla 1-5, 1 = täysin eri mieltä, 5 = täysin samaa mieltä Vuoden 2014 alussa toteutettiin henkilöstölle työtyytyväisyyskysely sähköisenä kyselynä. Kyselyyn vastasi 1307 työntekijää. Kysely tehdään joka toinen vuosi, jotta työpaikoille ja esimiehille jää enemmän aikaa reagoida kyselyn tuloksiin. Koko kaupunki 2013 ero 2013/2011 Työtilat ovat asianmukaiset 3,4 0,1 Työvälineet ovat riittäviä 3,6-0,1 Työyksikössäni on hyvä keskinäinen luottamus 3,8 0,1 Työyksikössäni henkilöiden välinen yhteistyö toimii eikä ristiriitoja yleensä esiinny 3,6 0,1 Tavoitteet asetetaan yhdessä 3,5-0,1 Tavoitteiden toteutumista seurataan säännöllisesti 3,4-0,1 Esimieheni kannustaa ja edistää tavoitteiden saavuttamista 3,5-0,1 Työyksikköni johtamistapa on hyvä 3,4-0,1 Ristiriidat käsitellään avoimesti 3,2 0,0 Nykyiset tehtäväni ovat mielekkäitä 4,1-0,1 Voin vaikuttaa työtehtäviini, työmäärään ja työn kulkuun 3,5-0,1 Työni ei ole fyysisesti rasittavaa 3,3 0,0 Työni ei ole henkisesti rasittavaa 2,4 0,0 Työni vastaa osaamistasoani 4,1 0,0 Palkkani on määräytynyt oikeudenmukaisin perustein 3,1-0,1 Palkkauksessani on otettu huomioon henk.kohtainen osaamiseni ja työni 3,0-0,1 Saan riittävästi palautetta työstäni 3,2-0,1 Saan riittävästi koulutusta 3,4-0,3 Työyksikössäni kiinnitetään riittävästi huomiota työkyvyn ylläpitämiseen 3,0-0,1 Työyksikköni organisaatio ja työnjako toimivat kannaltani hyvin 3,5-0,1 Työyksikössäni asioiden käsittely on avointa 3,4 0,0 Tiedonkulku työyksikössäni on hoidettu hyvin 3,3-0,1 Tunnen työyksikön tavoitteet 4,0 0,0 Tunnen kuuluvani työryhmään/tiimiin 4,2 0,0 Asennoituminen ja toiminta työyksikössäni on tasa-arvoista 3,6 0,0 Henkistä väkivaltaa tai kiusaamista ei esiinny työyksikössäni 4,0 0,0 Eri-ikäisiä työntekijöitä pidetään työyksikössäni vahvuutena 4,0-0,1 Esimieheni käy kanssani yksilö- tai ryhmäkehityskeskusteluja 3,6-0,1 Naisilla ja miehillä on yhtäläiset kouluttautumis- ja uralla etenemismahdollisuudet työyksikössäni 4,1 0,0 Olen tyytyväinen työterveyshuollon palveluihin 3,3-0,2 Fyysinen työkykyni vastaa hyvin työni ruumiillisia vaatimuksia 4,2 0,0 Psyykkinen työkykyni vastaa hyvin työni henkisiä vaatimuksia 4,3 0,0 18