1 / 5 Hallitus Poytakirja Kokousaika Kokouspaikka 49/2014 12.12.2014 kello 9.00 Otakaari 11, iso neuvotteluhuone Uisna: Poissa: Lauri Lehtoruusu Annamaija Hutri Niko Ferm Pyry Haahtela Jenni Haavisto Tino Kantola Pauliina Makkeli Kalle Nurmi Janne Koskenniemi Sofi Perikangas Sanna Unkuri Pietari Keskinen hallituksen puheenjohtaja edustajiston puheenjohtaja paasihteeri "-...-' 1. Kokouksen avaaminen Kokouksen puheenjohtajana toimiva hallituksen puheenjohtaja avasi kokouksen kello 12.50. 2. Kokouksen laillisuuden ja paatosvaltaisuuden toteaminen Kokouksen puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti koolle kutsutuksi ja paatosvaltaiseksi. 3. Kokoustoimihenkiloiden valinta Puheenjohtaja kutsui kokouksen poytakirjantarkastajiksi Niko Fermin ja Tino Kantolan. 4. Kokouksen tyojarjestyksen vahvistaminen Kokouksen tyojarjestykseksi hyvaksyttiin esityslista (liite 4) muutoksin. Lisattiin kohdaksi 18 "Haun avaaminen opintotukilautakuntaan"......, 5. llmoitusasiat 5.1 Viimeinen taman vuoden edustajiston kokous oli eilen 5.2 Tanaan on toimiston pikkujoulut 6. Kutsuja Ei kutsuja 7. Edustajistolle esitettavat asiat Ei edustajistolle esitettavia asioita. 8. Kylapaallikon valitseminen vuodelle 2015 Kylapaallikon tehtavaa varten jarjestettiin haku, johon tuli yksi hakemus. Valintatyoryhma (Haahtela, Koivula, Lehtiniemi) haastattelivat ehdokkaan ja esittavat vuoden 2015 Kylapaallikoksi Oskari Lahden. Hallitus paatti valita vuoden 2015 kylapaallikoksi Oskari Lahti. 9. Asuntojarjestelman nimeaminen )~ I LL_
AAL TO UNIVERSITY STUDENT UNION -BOARD 2 / 5 AYY:n tulevan asuntojarjestelman nimesta jarjestettiin nimikilpailu, johon tuli yhteensa 18 kovatasoista ehdotusta. Nimiehdotukset esiteltiin hallitukselle anonyymisti ilman ehdottajien nimia. Hallitus valitsi uuden asumisjarjestelman nimeksi Domo. 10. Retuperan WBK:n vaistotilan jatkosopimuksen hyvaksyminen (Pietilainen, liite 10) RWBK:IIa on oma kerhotila JMT1 :ssa. Ko. kiinteiston remontista johtuen orkesterilla on ollut vaistokerhotila JMT7A:ssa. Varsinaista kerhotilaa tulee viela remontoida, joten RWBK on anonut vaistotilalleen jatkoaikaa maaliskuun 2015 loppuun asti. Vaistotilasta on tehty liitteen mukainen vuokrasopimus. Hallitus paatti hyvaksya liitteen mukaisen sopimuksen ja valtuuttaa paasihteerin allekirjoittamaan sen. Haavisto jaavasi itsensa kohdan 11 kasittelysta. 11. AYY:n stipendien jakaminen (Unkuri, Hutri, liite 11) '--' A YY:n stipendiohjesaannon mukaisten stipendien vuoden 2014 toinen hakukierros toteutettiin 1.1 0.- 30.11.2014. Kierroksella oli haussa vain vaihtostipendeja, joihin hakemuksia tuli 123. Hakukierroksen jalkeen hallituksen kokouksessa 17/2014 4.4.2014 nimetty vaihtostipendien jakotoimikunta on kasitellyt hakemukset ja paattanyt stipendiohjesaannon mukaisesti esittaa stipendeja jaettavaksi liitteessa 9 esitetylla tavalla. Hallituksen kokouksessa 14/2014 18.3.2014 syksyn hakukierroksen vaihtostipendeihin oli varattu 10.000. Hallitus paatti myontaa stipendiohjesaannon ja vaihtostipendien jakotoimikunnan esityksen mukaisesti vaihtostipendeja liitteessa 9 esitetylla tavalla, yhteensa 1 0 100,00 euroa. 12. Yhdistysten liittaminen AYY:n yhdistysrekisterin toiseen luetteloon (Ferm, liite 12A&B) Ylioppilaskunnan laheisyydessa toimivat yhdistykset on jaettu ensimmaiseen ja toiseen luetteloon. Yhdistyksen hyvaksymisesta A YY:n yhdistysrekisteriin paattaa hallitus. Hallituksella on myos oikeus poistaa yhdistys yhdistysrekisterista....- Kaledonistit ry hakee liittamista AYY:n yhdistysrekisterin 2. luetteloon (hakemus liitteena 12A). Yhdistys toteuttaa Suomen vanhinta harjoittelijavaihtoa, joka on ollut yhtajaksoisesti toiminnassa jo vuodesta 1951. Vaihto on tarkoitettu Aalto-yliopiston, Helsingin yliopiston ja Svenska handelshogskolanin perustutkintoopiskelijoille. Neljan vuoden valein Suomesta lahtee vaihdon kautta 8 opiskelijaa kesatoihin Torontoon, jossa vaihdon alumnit jarjestavat heille tyopaikat ja ohjelmaa. Kaksi vuotta oman vaihtonsa jalkeen opiskelijat ovat vastuussa vastaavanlaisen kesatyokokonaisuuden vastavuoroisesta jarjestamisesta 8 kanadalaiselle. Vaikka yhdistyksen toiminta on melko pienimutoista vaihdon pitkasta aikajanteesta ja pienesta ihmismaarasta johtuen, on vaihdolla vahvat juuret Aalto-yliopistossa, etenkin Otaniemen kampuksella. Yhdistyksen saannot liitteena 12b. Hallitus paatti liittaa Kaledonistit ry:n yhdistysrekisterin 2. luetteloon. 13. Tutkintolautakunnan opiskelijaedustajien nimeaminen 2015 (Laitinen, liite 13) Hallitus valitsee hakukuulutuksessa ilmoitetun mukaisesti kokouksessaan ke 17.12. hallinnon opiskelijaedustajat vuodeksi 2015. Aalto-yliopiston akateemisten asiain komitea (AAK), jonka tehtaviin yliopiston johtosaannon 13 :n mukaan kuuluu asettaa tutkintolautakunnan jasenet, kokoontuu vuoden viimeiseen kokoukseensa ti 16.12. Taman vuoksi hallituksen on paatettava tutkintolautakunnan jasenista aikaistetussa aikataulussa. Aalto-yliopiston johtosaannon 19 :n mukaan lautakunnassa on opiskelijaedustus yliopiston kolmelta toimialalta. Haku tutkintolautakunnan opiskelijajaseniksi on ollut auki 31. 1 0. - 30.11. Hakuaikana saatiin vi isi hakemusta, joista on pyydetty lausunnot AYY:n erityisasemayhdistyksilta. Taman jalkeen viela kaksi opiskelijaa on ilmoittanut olevansa kaytettavissa tutkintolautakunnan opiskelijaedustajiksi. Hallitus paatti nimeta liitteen mukaiset opiskelijat tutkintolautakunnan jaseniksi vuodeksi 2015 ~ Ll
3/5 14. Haun avaaminen Bioinformaatioteknologian koulutusneuvoston opiskelijajaseniksi (Laitinen, liite 14) Sahkotekniikan korkeakoulu on 10.12.2014 saattanut ylioppilaskunnan tietoon, etta aiemman tiedon vastaisesti vuoden 2015 alussa aloittava Life Science Technologies Programme Committee ei korvaakaan bioinformaatioteknologian koulutusneuvostoa heti, vaan tama koulutusneuvosto jatkaa tyoskentelyaan syksyyn 2016 saakka. Taman vuoksi ylioppilaskunnan taytyy nimeta hallinnon opiskelijaedustajat koulutusneuvostoon kaudelle 1.1.2015-31.12.2015 halloped-ohjesaannon ja halloped-hakuohjeen linjausten mukaisesti. Hallitus paatti avata haun hallinnon opiskelijaedustajiksi liitteena olevan hakukuulutuksen mukaisesti. 15. Edustajien nimeaminen Tekniikan Edistamissaatio- TES:n hallitukseen (Liite 15) Tekniikan edistamissaatio- TES on pyytanyt nimeamaan AYY:n edustajat saation hallitukseen kaudelle 2015-2018. Edellisella kaudella saation hallituksessa ylioppilaskunnan edustajina toimivat Marcus Nybergh (varsinainen jasen) ja Eero Ruikka (varajasen). Marcus Nybergh on ilmaissut ki innostuksensa toimia varsinaisena jasenena seuraavallakin kaudella. '-.._.-' A YY:n hallitus ja paasihteeri ovat kuulleet edellisia toimijoita, pohtineet tarvittavia ominaisuuksia saation varajaseneksi ryhtyvalta ja paatyneet esittamaan saation hallitukseen varajaseneksi Marcus Nyberghille Tuisku Suomalaa. Hallitus paatti nimeta ylioppilaskunnan edustajiksi Tekniikan edistamissaation hallitukseen kaudelle 2015-2018 Marcus Nyberghin (varsinainen jasen) ja Tuisku Suomalan (varajasen). 16. Eteneminen Polyteekkarimuseon johtokunnan nimittamisessa (Lehtoruusu) Ylioppilaskunnan piirissa toimii vuonna 1958 perustettu Polyteekkarimuseo, joka on Suomen vanhin ja ainoa opiskelijoiden kulttuurihistoriaa esitteleva museo. Museon johtamisesta, kehittamisesta ja yllapitamisesta vastaavat museon johtajana toimiva ylioppilaskunnan arkistonhoitaja, museon johtokunta ja vapaaehtoisista koostuva museojaosto, jota johtaa intendentti tai intendentit. TKY:n hallitus on vuonna 2009 nimennyt museolle johtokunnan kalenterivuodelle 2010. Museon johtokuntaa ei ole taman jalkeen nimetty uudelleen hallituksen toimesta, mutta johtokunta on jatkanut toimintaansa epavirallisesti. Yhtena museon johtokunnan tehtavana on ollut ehdokkaiden haastattelu ja esityksen laatiminen hallitukselle museojaoston puheenjohtajan eli intendentin nimittamisesta. Museon johtokuntaan on kuulunut seka museoalan ja opiskelijakulttuurin historian asiantuntijoita etta aktiivisia opiskelijoita. Museon johtokunta voi tarjota hallitukselle tarvittavaa asiantuntemusta museoalasta ja Polyteekkarimuseosta museon intendentin nimittamisen tueksi. lntendentti vaihtuu kalenterivuosittain ja uuden intendentin nimittaa hallitus. On tarkeaa, etta hallitus paasee tekemaan paatoksensa kattavan, avoimen ja osallistavan valmistelun pohjalta. Hyvan valmistelutavan edistamiseksi on syyta nimittaa uusi toimivaltainen Polyteekkarimuseon johtokunta valmistelemaan esitysta. Hallitus on pyytanyt esitysta Polyteekkarimuseon johtokunnan kokoonpanosta tai siihen kuuluvista asiantuntijajasenista johtokunnan esittelijana toimivalta ylioppilaskunnan arkistonhoitajalta. Hallitus paatti jattaa asian kasittelematta, koska edustajiston puheenjohtaja Nurmi ilmoitti saaneensa asiaan liittyen esityksen ratkaisuvallan pidattamisesta. 17. Huomionosoitukset: Huomionosoitusten saajista paattaminen (Lehtoruusu, Liite 17) Huomionosoitusohjesaannon mukaan: 5 Ansio-ja kunniamerkkien myontamisesta paattaa ylioppilaskunnan hallitus huomionosoitustyoryhman esityksesta. Huomionosoitustyoryhma on koonnut hallitukselle esityksen huomionosoitusten saajista. Esityksia on keratty marraskuussa 2014 sahkoisella lomakkeella ja taydennetty huomionosoitustyoryhman paatoksella ehdotusten ulkopuolelta nostetuilla ylioppilaskunnan yhteison toimijoilla ja teoilla. 8 Ansio- ja kunniamerkit /uovutetaan saajille juhlavassa ja mie/eenpainuvassa tilaisuudessa. 9 Ansio- ja kunniamerkkeja void a an jakaa vuodessa seuraavasti: yhteisomerkkeja 8-12 kappa/etta, ansiomerkkeja 4-6 kappa/etta ja kunniamerkkeja korkeintaan kolme kappa/etta. Hallitus voi poiketa Jt Ll
AAL TO UNIVERSITY STUDENT UNION -BOARD 4/5 ohjeellisesta maarasta huomionosoitusty6ryhman suosituksesta tai jos poikkeuksel/e on painavat perusteet. Huomionosoitukset on tarkoitus jakaa AYY:n 5. vuosijuhlissa. Huomionosoitustyi:iryhma on paattanyt ehdottaa hallitukselle, etta se poikkeaisi jaettavien huomionosoitusten ohjemaarista koska kyseessa on vasta toinen kerta kun merkkeja jaetaan ja on edelleen syyta purkaa saajasumaa. Edelleen huomionosoitusohjesaanni:in mukaisesti: Ill My6ntamisperusteet 10 Merkkeja my6nnetaan aktiivisesta toiminnasta Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan ja sen paamaarien hyvaksi. 11 Merkki voidaan my6ntaa ylioppilaskunnan nykyiselle tai entiselle jasenelle ja ty6ntekijalle. 12 Merkkeja ei jaeta automaattisesti vi ran tai luottamustoimen perusteella. '--...- 13 Yhteis6merkki jaetaan sellaiselle henki/61/e, joka on toiminut aktiivisesti ylioppilaskunnassa ja toiminnallaan edistanyt y/ioppi/askunnan tavoitteita. 14 Ansiomerkki jaetaan sel/aisel/e henki/61/e, joka on toiminut pitkaan ja /aaja-a/aisesti ylioppilaskunnassa. 15 Kunniamerkki jaetaan sellaiselle henki/61/e, joka on erityisen pitkakestoisesti, aktiivisesti ja laajaalaisesti toiminut ylioppilaskunnan hyvaksi ja edistanyt ylioppilaskunnan paamaaria. 16 Tyontekijoihin sovelletaan myontamisperusteita siten, etta pitkakestoinen tyosuhde tai oman tehtavansa hoitaminen eivat ole automaattisesti merkkiin oikeuttavia tekijoita. Hallitus paatti jakaa Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan huomionosoitukset liitteen 17 mukaisesti. Liite 17 on nahtavissa pyynnosta paasihteerin toimistossa paasihteerin kanssa ennakkoon sovittuna ajankohtana lahtokohtaisesti virka-aikana. 18. Haun avaaminen opintotukilautakuntaan (Laitinen, Liite 14)....., Ylioppilaskunnan edustajana toimiva Emma Mieskonen on ilmoittanut joutuvansa jattamaan paikkansa opintotukilautakunnassa. Nain ollen avataan haku uudeksi ylioppilaskunnan edustajaksi opintotukilautakuntaan. Hakukuulutuksen pohja on liitteen 14 mukainen asianmukaisin muutoksin. Hallitus paatti avata haun opintotukilautakunnan jaseneksi. 19. Muut esille tulevat asiat Ei muita esille tulevia asioita. 20. Kokouksen paattaminen Puheenjohtaja paatti kokouksen kello 12.54. I., L ee~ _'}~ Lauri Lehtoruusu kokouksen puheenjohtaja \ r;.~"-l )t LL
)< LL 5 / 5 ;Ia Niko Ferm poytakirjantarkastaja Tino Kantola poytakirjantarkastaja Liitteet Liite 4 Esityslista Liite 10 Retuperan WBK:n vaistotilan jatkosopimuksen hyvaksyminen Liite 11 AYY:n stipendien jakaminen Liite 12a-b Yhdistysten liittaminen A YY:n yhdistysrekisterin toiseen luetteloon Liite 13 Tutkintolautakunnan opiskelijaedustajien nimeaminen 2015 Liite 14 Haun avaaminen Bioinformaatioteknologian koulutusneuvoston opiskelijajaseniksi Liite 15 Edustajien nimeaminen Tekniikan Edistamissaatio- TES:n hallitukseen Liite 17 Huomionosoitukset: Huomionosoitusten saajista paattaminen