138/2015 134 Seurakuntapiirien toimintasuunnitelmat Päätösehdotus Seurakuntaneuvosto päättää hyväksyä seurakuntapiirien toimintasuunnitelmat. Käsittely Keskustelun aikana Katrianna Halinen esitti ponnen: -Seurakuntaneuvosto esittää, että piirit laatisivat jatkossa toimintasuunnitelmat annettua ohjeistusta ja seurakuntaneuvoston linjauksia noudattaen. Pontta kannatti Veronica Saarela, joten puheenjohtaja ilmoitti, että äänestetään; ne jotka kannattavat pontta äänestävät jaa ja ne jotka eivät kannata pontta äänestävät ei. Puheenjohtaja totesi äänestyksen tuloksen; jaa ääniä 9, ei ääniä 5, tyhjiä 1. Puheenjohtaja totesi ponnen hyväksytyksi. Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin. Ponsi hyväksyttiin. Selostus Kirkkoherra on antanut liitteenä olevan ohjeen toimintasuunnitelman laatimisesta. Piirien toimintasuunnitelma on parin vuoden ajan laadittu lokakuussa seurakunnan yhteisen ja työalojen toimintasuunnitelman laatimisen jälkeen. Piirillä on suunnitelmaa laatiessaan tiedossa myös piirin käyttöön myönnetty toimintaraha. Toimintasuunnitelman tulisi sisältää kolme kohtaa: 1. Tavoitteet ja painopisteet vuosina 2016-2018 2. Vuoden 2016 painopisteet ja niiden arviointikriteerit 3. Piirin vapaaehtoistoiminta. Kolmen vuoden suunnitelmalla pyritään pitkäjänteiseen työskentelyyn. Yhden vuoden suunnitelman tavoitteena on konkretisoida tulevan vuoden keskeiset toiminnon. Kolmannen osan tavoitteena on nostaa koko seurakunnassa kehitteillä oleva asia, tällä kertaa vapaaehtoistoiminta. Seurakuntapiirit ovat yhdessä piirineuvostojen kanssa laatineet liitteenä olevat suunnitelmat.
Liitteet 1 SEURAKUNTAPIIRIN TOIMINTASUUNNITELMA 2016. 2 Seurakuntapiirien toimintasuunnitelmat.
496/2015 135 Malmin seurakunnan koulutussuunnitelma 2016 Päätösehdotus Käsittely Seurakuntaneuvosto päättää hyväksyä liitteen mukaisen koulutussuunnitelman vuodelle 2016. Kirkkoherra lisäsi suunnitelmaan ehdotuksen Virpi Kylmälahden koulutussuunnitelmaan diakoniatiimin koulutukseen liittyvän esimiestyöskentelyn työnohjauksen. Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin. Selostus Koulutussuunnitelman perustana on Kirkon henkilöstön ammatillisen osaamisen kehittämissopimus sekä yhteisen kirkkoneuvoston hyväksymän Helsingin seurakuntayhtymän kehittämissääntö ja henkilöstön kehittämissääntöä täydentävä ohje. Koulutussuunnitelman tavoitteena on edistää seurakunnan palveluksessa olevan henkilöstön ammatillista osaamista. Seurakuntayhtymän kehittämissäännössä todetaan: Osaamisen johtaminen on strategista johtamista, jolla kiinnitetään huomiota osaamistarpeiden ennakointiin, organisaatiossa olevan tiedon ja osaamisen hallintaan ja kehittämiseen sekä organisaatiossa tapahtuvan oppimisen ohjaamiseen. Osaamisen suunnitelmallinen johtaminen lisää työhyvinvointia. Liitteenä oleva koulutussuunnitelma on rakennettu seurakuntayhtymän laatiman koulutussuunnitelma kaavakkeen pohjalle. Koulutussuunnitelmaan on merkitty koulutuksen painopistealueet: työalojen ja seurakuntapiirien esitysten pohjalta nousevat koulutustarpeet jäsenyyden vahvistamishankkeeseen liittyvä koulutus turvakoulutuksen pitäminen ajan tasalla vapaaehtoistoiminnan koulutus monikulttuurisuuskoulutus lähiesimiesten muutosjohtamiskoulutus
Kaikki koulutussuunnitelman painopisteet eivät näy kovin selkeästi vuoden 2016 koulutussuunnitelmassa. Niillä pyritään kuvaamaan myös niitä suuntia, joihin koulutusta myös tulevina vuosina on tarpeen keskittää. Suunnitelmaan on merkitty työalojen ja seurakuntapiirien esittämät työntekijäryhmää koskevat koulutukset, joita työalavastaavat tai piirikappalaiset ovat esittäneet. Kolmantena osana ovat työntekijöiden esittämät omaa koulutustaan koskevat koulutusehdotukset. Niitä on käsitelty kehityskeskusteluissa lähiesimiehen kanssa, jotka ovat antanut ehdotuksista oman lausuntonsa. Kaikki koulutusehdotukset on merkitty suunnitelmaluonnokseen, josta kirkkoherra on laatinut liitteenä olevan ehdotuksen. Suunnitelmasta poistetut koulutusehdotukset on yliviivattu ja perustelu on kirjattu kyseistä koulutusta koskevaan ensimmäiseen sarakkeeseen. Kirkkoherran laatima koulutussuunnitelmaehdotus on ollut työntekijöiden nähtävillä sähköisesti seurakunnan palvelimella ja sitä on voinut kommentoida ennen seurakuntaneuvostolle lähettämistä. Kirkon virkaehtosopimuksen mukaan koulutus voidaan määritellä välttämättömäksi tai tarpeelliseksi koulutukseksi. Välttämätön koulutus tapahtuu työajalla ja siitä maksetaan kaikki välittömät kustannukset. Tarpeellisesta koulutuksesta määritellään erikseen tehdäänkö se työajalla ja mitä kohtuullisia kustannuksia siitä korvataan. Pääosin koulutukset on merkitty välttämättömäksi (v). Pitkäkestoisista tai ulkomailla tapahtuvasta koulutuksesta osa on merkitty tarpeelliseksi koulutukseksi (t) Koulutukseen on varattu 35.000 euron määräraha. Ehdotetun koulutussuunnitelman kustannukset ovat 33.244 euroa. Taloudellisin perustein koulutusta ei ole tarvinnut karsia. Seurakuntayhtymän tarjoama koulutus on seurakunnalla pääosin maksutonta. Suunnitelmaan on merkitty myös vuoden 2016 neuvottelupäivät ja muut koulutustapahtumat, jotka kustannetaan työalan tai piirin määrärahoista. Näiden kustannukset ovat yhteensä 9.878 euroa. Neuvottelupäivien osalta suunnitelmaa jouduttaneen vuoden mittaan täydentämään kirkkoherran päätöksillä. Liitteet 3 Koulutussuunnitelma 2016.
138/2015 136 Palaute toimintakulttuurin muutoksesta ja talouden sopeutussuunnitelma vuosille 2016-2018 Päätösehdotus Seurakuntaneuvosto päättää 1) antaa liitteen mukaisen palautteen toimintakulttuurin muutoksesta, 2) lähettää seurakuntayhtymälle liitteen mukaisen Malmin seurakunnan talouden sopeuttamissuunnitelman vuosille 2016-2018. Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin. Selostus Yhteinen kirkkoneuvosto on kokouksessaan 9.10.2015 päättänyt pyytää seurakuntaneuvostoilta palautetta Helsingin seurakuntayhtymän ja seurakuntien toimintakulttuurin muutossuunnitelmista. Lisäksi seurakuntaneuvostoja pyydetään laatimaan seurakunnan kustannustason 15 prosentin sopeuttamissuunnitelma vuosille 2016-2018. Yhtymän vt. johtajan laatima lähetekirje ja yhteisen kirkkoneuvoston päätösesitys ovat liitteenä. Toimintakulttuurin muutokseen liittyvän materiaalin kirkkoherra lähetti ennen edellistä kokousta sähköpostilla neuvoston jäsenille tiedoksi. Tämän esityslistan liitteenä on yhteenveto toimintakulttuurin muutoksen keskeisistä suunnitelmista. Seurakuntaneuvosto kävi lähetekeskustelun palautteesta edellisessä kokouksessaan. Tältä pohjalta kirkkoherra on laatinut liitteenä olevan palaute-ehdotuksen. Palaute-ehdotuksen keskeisinä näkökulmina todetaan, että toimintakulttuurin muutosprosessi on välttämätön helsinkiläisten ajatustapojen muutoksen, kirkosta eroamisen sekä taloudellisten resurssien vähenemisen vuoksi. Muutoksen toiminnallisia tavoitteita, joita ovat seurakuntalaisten osallisuuden ja vastuun kantamisen lisääminen, jalkautuminen ja liittyminen ihmisten arkeen, pidetään peruteltuina ja hyvinä. Yhtenä keskeisenä
näkökulmana tulisi nähdä yksinasuvien helsinkiläisten suuri osuus kaupungissa. Talouden 15 prosentin leikkaus kolmessa vuodessa kohdentuu voimakkaasti henkilöstövähennyksiin seurakuntien talouden rakenteesta johtuen. Luonnollista poistumaan käyttämällä sopeutus toteutuu toiminnan näkökulmasta helposti sattumanvaraisesti. Tästä syystä on tärkeä luoda hyviä käytäntöjä, jotka mahdollistavat henkilöstön liikkumisen seurakuntayhtymän sisällä yksiköstä toiseen. Työn suunnittelu, johtaminen ja rekrytointi on kuitenkin tärkeä säilyttää seurakunnassa. Toimitilojen vähentämistä 15 prosentilla kolmen vuoden sisällä ei ole mahdollista toteuttaa niin, että sillä olisi todellinen säästövaikutus seurakuntayhtymän talouteen. Toimitilat on nähtävä myös kulttuurisesti merkittävinä, alueen identiteettiin vaikuttavina ja seurakunnasta kertovina rakennuksina. Toimitila säästöjä on etsittävä pitkällä tähtäyksellä, laatimalla realistisia supistussuunnitelmia ja monipuolistamalla sekä tiivistämällä toimitilojen käyttöä. Talouden sopeutussuunnitelma tarkoittaa sitä, että seurakunnan toiminta- ja palkkamääräraha vähenee vuoden 2015 tasosta vuoteen 2018 noin miljoona euroa, kuudesta miljoonasta viiteen. Taulukko seurakuntien määrärahojen vähennyksistä on liitteenä. Todellista sopeutussuunnitelmaa ei ole mahdollista tehdä kuukaudessa varsinkin kun sopeutus kohdentuu pääsiassa henkilöstökuluihin, jotka tehdään luonnollista poistumaa käyttäen. Seurakunta on aloittanut talouden sopeuttamisen jo vuoden 2016 talousarviossa, mistä on vähennetty kuusi työntekijää vuoteen 2015 verrattuna. Näin on saavutettu noin 240.000 euron säästö. Toimintamäärärahoja on vähennetty 74.000. Vähennyksistä huolimatta talousarvio on 173.000 euroa alijäämäinen. Alijäämä katetaan edellisten vuosien säästöillä. Toimintamäärärahoista, jotka vuoden 2015 talousarviossa ovat 1.100.000, euroa tulisi seuraavina vuosina vähentää 100.000 150.000 euroa. Tämän jälkeen henkilöstön vähennystarve vuoteen 2018 mennessä oli noin 15-20 henkilötyövuotta. Vanhuuseläkeiän saavuttaa tänä aikana 17 työntekijää, mikä teoreettisesti riittäisi talouden tasapainottamiseen. Kaikkia tehtäviä ei kuitenkaan voi jättää täyttämättä eivätkä kaikki jää eläkkeelle heti eläkeiän saavutettuaan. Henkilöstövähennysten kautta ei näyttäisi olevan todellisia mahdollisuuksia talouden täysimääräiseen tasapainottamiseen. Toimitiloista on mahdollista saada noin 50.000-60.000 euron säästö luopumalla lähes kaikista kerhotilatyyppisistä tiloista. Tällä ei ole merkittävää vaikutusta talouden tasapainottamiseen. Seurakunnalle jää vuoden 2016 jälkeen säästöjä tulevien vuosien talouden tasapainottamiseen noin 690.000-730.000 euroa. Säästöillä voidaan osittaan tasapainottaa taloutta.
Monista säästötoimista ja mahdollisuuksista huolimatta Malmin seurakunta ei todennäköisesti kykene täysin tasapainottamaan talouttaan edellytettyyn 15 prosentin vähennystarpeeseen. Liitteet 4 Seurakuntayhtymän johtajan saatekirje. 5 Toimitakulttuurin muutoshanke Päätös Yhteinen kirkkoneuvosto 08.10.2015 269. 6 Toimintakulttuurin muutos keskustelukierros syksy 2015. 7 Seurakuntien palkka- ja toimintamäärärahat 2016-2017. 8 Palaute toimintakulttuurin muutoksesta. 9 Talouden tasapainottamissuunnitelma 2016-2018.