Klubihallinto 16.10.2014/MKa/REk Suomen Rotary - Finlands Rotary ry 1/5 KLUBI- JA JÄSENTIETOJEN RAPORTOINNIT Sisällysluettelo 1 Johdanto... 2 2 Raportoinnit ja maksut Rotary Internationalille... 2 2.1 Official Directory... 2 2.2 Klubilaskut eli puolivuotismaksut RI:lle (Club invoice)... 2 2.3 Rotarysäätiölahjoitukset... 2 3 Raportointi Suomen Rotarytoimistoon... 3 3.1 Jäsentietojen muutokset juoksevasti... 3 3.2 Kuukausittain... 3 3.3 Puolivuosittain... 3 3.4 Kalenterivuoden vaihteessa... 3 3.5 Vuosittainen matrikkeli... 3 4 Raportointi kuvernööreille ja apulaiskuvernööreille... 4 4.1 Ennen rotaryvuoden alkua... 4 4.2 Juoksevasti... 4 5 Rotaryklubin vuosikello... 4 6 Erityisesti huomioitavaa... 5
2 / 5 1 Johdanto Hyvät klubipresidentit ja sihteerit Rotaryklubin hallintoon ja toimintaan liittyy useita määräaikaisia ja määrämuotoisia raportointeja ja maksuja Rotary Internationalille, Suomen Rotarylle ja piireille. Klubi- ja jäsentietojen raportoinnin sujuva hoitaminen edellyttää klubeilta Rotaryn tietojärjestelmien perustuntemusta. Suomen klubi- ja jäsentietojen raportointi ja hallinta perustuu yksinomaan SR:n jäsentietojärjestelmän käyttöön. Suomen Rotaryn suojatuilta jäsensivuilta löytyy runsaasti klubihallintoon ja raportointiin liittyviä yksityiskohtaisia ohjeita. Raportointien ja maksujen määräaikojen noudattamisen peruslähtökohta on, että klubissa on määritelty selkeät vastuut näiden hoitamiseksi. 2 Raportoinnit ja maksut Rotary Internationalille 2.1 Official Directory Kunkin kalenterivuoden loppupuolella RI:ltä tulee klubeille kehotus ilmoittaa RI:lle klubin seuraavan rotaryvuoden klubivirkailijoiden yhteystiedot kuten seuraava klubipresidentti, 1. sihteeri, rahastonhoitaja ja rotarysäätiökomitean puheenjohtaja (suomalaisissa klubeissa usein = rotarysäätiöasiamies) sekä säännöllisten klubikokousten paikka ja aika. Nämä tiedot päivitetään Suomen jäsentietojärjestelmään, josta tiedot kulkevat automaattisesti RI:n järjestelmään. Vuoden aikana tulevia muutoksia klubi- ja jäsentietoihin tulee päivittää juoksevasti SR:n jäsentietojärjestelmään (Ei RI:n järjestelmään). Näin tiedot ovat jatkuvasti ajan tasalla. RI toimittaa vuosittain kullekin klubille Official Directory -hakemiston, joka sisältää maailman kaikkien klubien presidenttien ja sihteereiden yhteystiedot. Maailman kaikkien klubien kokoontumispaikat ja -ajat ovat vapaasti kaikkien selailtavissa RI:n verkkosivuilla. Etusivun yläreunassa on kohta Club Locator eli klubipaikannin, jota kautta voi suorittaa hakuja. 2.2 Klubilaskut eli puolivuotismaksut RI:lle (Club invoice) Kunkin rotaryvuoden alussa ja kalenterivuoden vaihteessa RI lähettää klubeille (sihteereille) klubilaskut. Klubilaskusta kerrotan enemmän Klubin sihteerin oppaassa (229) ja Klubin rahastonhoitajan oppaassa (220).: Suojatut jäsensivut Ohjeet ja koulutus Rotaryklubi Sihteeri ja rahastonhoitaja Muutokset jäsenistössä päivitetään VAIN Suomen jäsentietojärjestelmään, josta tiedot kulkevat automaattisesti RI:n järjestelmään. Varmistakaa, että rahastonhoitaja on maksanut klubilaskun eräpäivänä.. 2.3 Rotarysäätiölahjoitukset PHF-hakemuslomake sekä sen täyttöohjeet löytyvät SR:n suojatuilta jäsensivuilta. PHF-hakemuksen käsittelyyn on maksetun maksun jälkeen varauduttava n. 4 6 viikon toimitusaikaan.
3 / 5 Kuvernööreillä on mahdollisuus seurata piirinsä TRF-lahjoitusten tilannetta RI:n My Rotaryn kautta. Maksujen yksityiskohtaiset ohjeet löytyvät SR:n verkkosivuilta kohdasta: Suojatut jäsensivut Ohjeet ja koulutus Rotarysäätiö 3 Raportointi Suomen Rotarytoimistoon 3.1 Jäsentietojen muutokset juoksevasti Muutokset klubi- ja jäsentietoihin päivitetään juoksevasti internetin kautta Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmän keskitettyyn jäsentietokantaan. Vuosittainen matrikkelikirja perustuu tämän järjestelmän tietoihin. Järjestelmä palvelee klubeja ja piirejä klubitietojen online-selailuilla ja raporteilla. SR:n jäsentietojärjestelmän kuvaukset ja ohjeet löytyvät SR:n suojatuilta jäsensivuilta. 3.2 Kuukausittain Klubien kuukausittaiset läsnäoloilmoitukset tulee tehdä kunkin seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä. Läsnäoloilmoitusten raportointi ja tilastointi tehdään SR:n jäsentietojärjestelmän kautta. Kunkin kuukauden alussa julkaistavan kuvernöörin kuukausikirjeen liitteenä on piirin kaikkien klubien läsnäolotilasto. Kunkin klubin kuukausittainen läsnäolotilastohistoria kertyy SR:n jäsentietojärjestelmän tietokantaan, josta se on kuvernöörin ja klubien selailtavissa. 3.3 Puolivuosittain Kunkin toimintakauden syksyllä (lokakuussa) ja keväällä (maaliskuussa) Suomen Rotarytoimisto lähettää klubien rahastonhoitajille laskun piirin jäsenmaksun maksamiseksi. Lasku sisältää yhdistettynä Suomen Rotaryn ja piirin jäsenmaksun sekä piirin päättämät humanitaaristen hankkeiden tukimaksut (esim. Lääkäripankki ja End Polio Now) Maksu kattaa Suomen Rotaryn ja rotarypiirin hallinto- ja palvelukustannukset sekä Rotary Norden -lehden jokaiselle aktiivijäsenelle. 3.4 Kalenterivuoden vaihteessa Klubin tulevan toimikauden keskeiset toimihenkilöt valitaan joulukuun loppuun mennessä klubin vaalikokouksessa. Nämä seuraavan rotaryvuoden toimihenkilötiedot on päivitettävä SR:n jäsentietojärjestelmään kalenterivuoden loppuun mennessä. 3.5 Vuosittainen matrikkeli Vuosittain julkaistavan Rotary Matrikkelin klubi- ja jäsentiedot perustuvat jäsentietojärjestelmän kautta klubien päivittämiin tietoihin. Matrikkelin toimituksellisten osuuksien valmistusprosessi alkaa jo edellisen kalenterivuoden loppupuolella. Klubi- ja jäsentietojen tulee olla päivitettyinä ajan tasalle vuosittain maaliskuun puoliväliin mennessä. Klubi- ja jäsentietoja tulee päivittää SR:n jäsentietojärjestelmään heti muutoksen tapahduttua eikä odotella matrikkelin koostamisajankohtaa. Suomen Rotaryn ja kuvernöörien tarvitsemat yhteystiedot klubeihin ja jäseniin perustuvat yksinomaan SR:n jäsentietojärjestelmässä oleviin tietoihin. Matrikkelit toimitetaan klubeille kesäkuun alkupuolella ennen rotaryvuoden vaihtumista.
4 / 5 4 Raportointi kuvernööreille ja apulaiskuvernööreille 4.1 Ennen rotaryvuoden alkua RI:n verkkosivuilla My Rotary / Rotary Club Central päivitetään tulevan kauden suunnitelmat. Huom. Kauden 2013 2014 jälkeen ei enää tehdä suunnitelmia Suunnitteluopas tehokkaalle rotaryklubille -lomakkeella. Lisäksi Rotary International suosittelee ja kehottaa, että klubit laatisivat em. vuosisuunnitelman lisäksi klubijohtosuunnitelman (Club Leadership Plan), jossa kuvataan klubin hallintomalli sekä pitkän aikavälin suunnitelman n. kolmeksi vuodeksi eteenpäin. Näistä suunnitelmista löytyy lisätietoa SR:n verkkosivuilta. 4.2 Juoksevasti Mahdolliset muutokset rotaryvuoden aikana klubin kokouspaikkaan, -aikaan, keskeisten klubivirkailijoiden ja muiden jäsenten yhteystietoihin on päivitettävä heti muutoksen tapahduttua Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmään Mahdolliset muutokset klubin verkkosivujen osoitteeseen päivitetään suoraan SR:n jäsentietojärjestelmään. 5 Rotaryklubin vuosikello
5 / 5 6 Erityisesti huomioitavaa Klubi- ja jäsentietojen päivittäminen Tammikuussa 2012 otettiin käyttöön uusi automaattinen liittymä kansallisen jäsentietojärjestelmämme ja RI:n tietokannan välillä. Suomi on muiden Pohjoismaiden kanssa yhteistyössä ollut mainitun liittymän rakentamisen ja käyttöönoton pilottina. Tällä hetkellä automaattiliittymä on käytössä kaikissa Pohjoismaissa, Sveitsissä sekä joissain USA:n piireissä. Liittymä poistaa klubeilta kaksinkertaisen työn klubi- ja jäsentietojen päivittämiseksi kahteen eri järjestelmään sekä varmistaa, että tiedot ovat samalla tasolla näissä järjestelmissä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että klubin perustiedot, jäsentiedot ja klubivirkailijatiedot päivitetään VAIN Suomen jäsentietojärjestelmään, josta tiedot kulkevat automaattisesti RI:n tietokantaan. Liittymä käsittää klubin perustiedot, jäsentietojen muutokset (uudet jäsenet, poistuneet jäsenet, nykyisten jäsenten tietojen muutokset sekä jäsenlajin muutokset eli aktiivijäsen kunniajäsen sekä kuluvan ja tulevan rotaryvuoden klubivirkailijatiedot). Nyt on ilmennyt epätietoisuutta mainittujen tietojen päivittämisessä johtuen RI:n klubeille lähettämistä ohjeista. RI käyttää mainitusta liittymästä yleisnimitystä OneRotary database integration. Suomen osalta tästä liittymästä käytetään nimeä FIMDA (Finlands Multidistrict Access). RI:n lähettämät ohjeet ovat maailmanlaajuisia, joten niissä ei aina välttämättä ole huomioitu kansallisia menettelytapoja. Korostettakoon vielä, että Suomen osalta klubin perustiedot, jäsentiedot ja klubivirkailijatiedot päivitetään VAIN Suomen jäsentietojärjestelmään RI:n mahdollisesti poikkeavista ohjeista huolimatta ja huolimatta siitä, että ainakaan vielä toistaiseksi RI:n My Rotary -järjestelmää ei ole suljettu klubi- ja jäsentietojen päivittämisen osalta niiltä mailta, joilla automaattiliittymä on käytössä. Mikäli klubi päivittää tietojaan suoraan RI:n järjestelmään, niin siitä aiheutuu ristiriitoja ja klubille hankaluuksia mm. per capita -maksujen osalta. Suomen Rotaryn jäsentietojärjestelmä löytyy SR:n netistä kohdasta Suojatut jäsensivut SR jäsentietojärjestelmä. Jäsentietojärjestelmän kuvaus ja ohjeet löytyvät SR:n netistä kohdasta: Suojatut jäsensivut Ohjeet ja koulutus Tietojärjestelmien kuvaukset ja ohjeet SR:n jäsentietojärjestelmän kuvaus ja käyttöohjeet. Terveisin Suomen Rotary, järjestelmäintegraattori