Henkilöstöjaosto 29 14.03.2017 Henkilöstöjaosto 69 18.04.2017 Henkilöstöjaosto 78 18.05.2017 Kaupunginhallitus 259 29.05.2017 Toimistosihteerin (vakanssi 140 018) lakkauttaminen ja sovellusasiantuntijan vakanssin (140 018) perustaminen 323/01.01.00.04/2017 Henkilöstöjaosto 14.03.2017 29 (02) 778 2020 Toimistosihteerin vakanssi (nro 140 018) sijoittuu keskitettyyn hallinto- ja toimistopalveluun toimistopalvelutiimiin. Tehtävän tarkoitus on ollut toimielinten kokoustoimintaan ja muuhun hallinnolliseen toimintaan liittyvät toimistotehtävät sekä asianhallintajärjestelmien pääkäyttäjätehtävät ja käytön koulutus. Keskeiset tehtävät ovat olleet seuraavat: -toimielinten kokousasiakirjojen ja täytäntöönpanoasiakirjojen valmistus ja toimielinten intran tietojen ylläpito -valtuuston päätösten täytäntöönpanoluettelon valmistelu ja täytäntöönpano-ohjaus kaava-asioita lukuun ottamatta -asianhallintajärjestelmän pääkäyttäjätehtävät, koulutusten järjestäminen ja järjestelmän kehittäminen -valtuuston äänestysjärjestelmän käyttäjätehtävät kokouksessa -Digium-kyselyjen toteutus ja muut tekstinkäsittelypalvelut Toimistosihteerin tehtävässä toimii Pauliina Raussi-Lund. Hänen työtehtävänsä ovat hallinnollisen toiminnan sähköistymisen myötä muuttuneet tukitehtävistä asiantuntijatehtäviksi ja vastuutehtäviksi sekä hänen henkilökohtaisen osaamisensa että myös organisaation tarpeiden johdosta. Organisaatiossa tarvitaan tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnan laadun turvaamiseksi asiantuntijatason osaamista. Kysymys on toisaalta käytössä olevien järjestelmien pääkäyttäjätehtävistä ja näiden järjestelmien jatkuvasta kehittämisestä. Entistä tärkeämpää on kuitenkin seurata uusia digitaalisia järjestelmiä, joita voidaan ottaa käyttöön työn tehostamiseksi. Tietotekniikka muuttuu nopeasti ja tulee huolehtia siitä, että organisaation käytössä on ajanmukaiset järjestelmät, jotka otetaan käyttöön suunnitellusti tietoturvasta ja tietosuojasta huolehtien.näillä perusteilla Raussi-Lundin kanssa on neuvoteltu uudesta tehtäväkuvasta, nimikemuutoksesta ja palkan tarkistamisesta tehtävän vaativuutta vastaavaksi. Uudeksi nimikkeeksi esitetään sovellusasiantuntija. Tehtävän tarkoitus on asiakirjahallintaa ja luottamushenkilöiden kokoustoimintaa palvelevien digitaalisten järjestelmien pääkäyttäjätehtävät, koulutus- ja ohjaustoiminta sekä järjestelmien kehittäminen sekä uusien järjestelmien käyttöönoton suunnittelu sekä kokoustoimintaan liittyvät toimistotehtävät.
Keskeisimmät tehtävät ovat seuraavat: -asiakirjahallintaan ja kokoustoimintaan liittyvien käytössä olevien digitaalisten järjestelmien pääkäyttäjätehtävät, koulutus- ja ohjaus, yhteydenpito järjestelmätoimittajiin ja uusien järjestelmien käyttöönoton suunnittelu -toimielinten kokousasiakirjojen ja täytäntöönpanoasiakirjojen valmistus ja toimielinten intran tietojen ylläpito -valtuuston päätösten täytäntöönpanoluettelon valmistelu ja täytäntöönpano-ohjaus kaava-asioita lukuun ottamatta -valtuuston äänestysjärjestelmän käyttäjätehtävät kokouksessa -Digium-kyselyjen toteutus ja muut tekstinkäsittelypalvelut Tehtäväkohtaiseksi palkaksi esitetään 2750 /kk. Vertailukohtana palkkauksen määrittämisessä viitataan henkilöstöjaoston päätökseen 24.1.2017 13 arkiston projektityöntekijän palkan vahvistamisesta. Arkistoijan vakanssi on vuoden 2015 tehtävien vaativuuden arvioinnissa määritelty hinnoittelukohdan 01TOI060 vaativuustasolle 2. Vakanssi esitetään siirrettäväksi hinnoittelukohdalle 01ASI040 vaativuustasolle 2. Pauliina Raussi-Lundin kanssa on käyty asiaa koskevat neuvottelut ja hän hyväksyy ehdotuksen. Raussi-Lundin nykyinen tehtäväkohtainen palkka on 2372,36 /kk. Mikäli henkilöstöjaosto hyväksyy palkkausta koskevan ehdotuksen, ehdotetaan kaupunginhallitukselle, että kaupunginhallitus hyväksyy nimikkeenmuutoksen. Hallintopalvelun organisoinnista on valmisteltu tämän lisäksi kaksi muuta tehtävien vaativuuden, nimikkeiden ja palkkauksen muutosta. Muutosten tavoitteena on lisätä asiantuntijatason osaamista, kehittää sähköisiä toimintatapoja, tiedonhallintaa ja asiakirjahallintaa sekä turvata resursseja hyvään hallintoon ja lähiesimiestyöhön. Muutokset ehdotetaan tulevan voimaan 1.5.2017. Hallintosäännön 8 2:n mukaan henkilöstöjaosto päättää henkilöstön palkkauksen harkinnanvaraisista ja työn vaativuuden muutoksiin perustuvista muutoksista. Hallintosäännön 36 :n mukaan kaupunginhallitus päättää kaupunginhallituksen alaisen henkilöstön nimikemuutoksista ja palkkaukseen vaikuttavista nimikemuutoksista. Esimiehen tehtävä on sopia tehtäväkuvasta työntekijän kanssa ja vahvistaa tehtäväkuvaus. Tehtävien vaativuuden muutos toteutetaan edellyttäen, että henkilöstöjaosto ja kaupunginhallitus hyväksyvät palkkausta ja nimikemuutosta koskevat ehdotukset. Henkilöstöjaosto päättää sijoittaa sovellusasiantuntijan vakanssin (140018) hinnoittelukohdan 01TOI060 vaativuustasolle ja vahvistaa toimistosihteeri Pauliina Raussi-Lundin tehtäväkohtaiseksi palkaksi 2605,99 /kk edellyttäen, että kaupunginhallitus hyväksyy esitetyn tehtävien
vaativuuteen perustuvan nimikemuutoksen. Asia palautettiin uudelleen valmisteluun. Henkilöstöjaosto 18.04.2017 69 (02) 778 2020 Asian palauttamisen jälkeen kaupunginhallitus kävi palkkausta koskevan linjauskeskustelun. Tämän jälkeen johtoryhmä linjasi 4.4.2017 käymässään neuvottelussa työnantajan näkemyksen palkantarkistuksiin. Johtoryhmä ei kyseenalaistanut sovellusasiantuntijan vakanssin tarpeellisuutta. Vakanssia ei kuitenkaan rinnastettu asiantuntijatehtäväksi, vaan katsottiin, että palkan tulisi määräytyä vaativimpien toimistotehtävien palkkauksen mukaisesti siten, että tehtäväkohtaiseksi palkaksi ehdotetaan 2578,36 /kk. Lisäperusteluna vakanssin vaativuudesta ja tarpeellisuudesta on, että tehtävän sisältö tukee hallintotoiminnan ja päätöksentekoprosessien sähköistämistä ja kehittämistä. Uusi kuntalaki tuo lisävaatimuksia päätösten sähköiselle julkaisemiselle. Toisaalta EU:n tietosuoja-asetus lisää henkilötietojen suojaamisen tarvetta. Uusien toimintatapojen käyttöön ottaminen vaatii hallinnolta asiantuntevia ja riittäviä resursseja. Lisäksi jo käytössä olevien järjestelmienkin osalta on usein selvitettävää ja yhteydenpitoa ohjelmistotoimittajiin. Raussi-Lundin tehtäviin sisältyy niin henkilöstön kuin luottamushenkilöiden kouluttamista järjestelmien käytössä. Näin ollaan vältytty kouluttajaosaamisen ostamiselta ja saatu sitä kautta säästöjä. Todetaan vielä, että Pauliina Raussi-Lundin tehtäviin on siirtynyt tiedottajan ja hallintoasiantuntijan tehtäviä mm. valtuuston päätösten täytäntöönpanon valmistelutehtävät ja valtuuston kokousten äänestyslaitteiston käyttäjätehtävät ilman palkkauksen muutosta. Toimistosihteerin nimikkeen muuttamisesta sovellusasiantuntijaksi tehdään ehdotus kaupunginhallitukselle edellyttäen, että palkkaus voidaan tarkistaa esitetyn mukaisesti. Henkilöstöjaosto päättää sijoittaa sovellusasiantuntijan vakanssin (140 018) toimistoalan hinnoittelukohdan 01TOI1060 vaativuustasolle 1 "Vaativat ja vastuulliset ammattitehtävät" ja vahvistaa Pauliina Raussi-Lundin tehtäväkohtaiseksi palkaksi 2578,26 /kk edellyttäen, että kaupunginhallitus hyväksyy esitetyn tehtävien vaativuuteen perustuvan nimikemuutoksen. Uusi palkkaus tulee voimaan sen kuukauden alusta, joka ensinnä seuraa kaupunginhallituksen myönteistä päätöstä.
Henkilöstöjaosto 18.05.2017 78 Kansliapäällikkö Irma Nieminen oli asiantuntijana pykälän käsittelyn ajan klo 9:30-9:45. Muutetusta esityksestä asia palautettiin uudelleen valmisteltavaksi. (02) 778 2020 ja henkilöstöpäällikkö Christina Söderlund, christina.soderlund@salo.fi, puh. (02) 778 2103 Keskeisin muutos toimistosihteerin tehtävistä sovellusasiantuntijan tehtäviin on kehittämisvastuu. Kehittäminen tarkoittaa tarjolla olevien hallinnon tietojärjestelmien aktiivista ja aloitteellista selvittämistä ja vastuuta uusien asiakirjahallinnon järjestelmän käyttöönottoprojekteista ja käytössä olevien kehittämisestä. Vastuun laajuutta kuvaa se, että esimerkiksi asianhallintajärjestelmä koskee koko kaupunkiorganisaatiota ja on keskeinen järjestelmä toimielinhallinnon toteuttamisessa. Järjestelmän toimivuus on keskeistä lakisääteisen tiedonhallinnan onnistumisessa ja päätöksenteon dokumentoinnissa. Toinen järjestelmä, jolla on laaja vaikuttavuus, on sähköinen kokousjärjestelmä, joka tukee toimielinten päätöksentekoa ja luottamushenkilöiden tiedonsaantia. Tämäkin järjestelmä kattaa lähes kaikki toimielimet ja työryhmät. Henkilöstöjaosto päättää sijoittaa sovellusasiantuntijan vakanssin (140 018) toimistoalan hinnoittelukohdan 01TOI1060 vaativuustasolle 1 "Vaativat ja vastuulliset ammattitehtävät" ja vahvistaa Pauliina Raussi-Lundin tehtäväkohtaiseksi palkaksi 2578,26 /kk edellyttäen, että kaupunginhallitus hyväksyy esitetyn tehtävien vaativuuteen perustuvan nimikemuutoksen. Uusi palkkaus tulee voimaan sen kuukauden alusta, joka ensinnä seuraa kaupunginhallituksen myönteistä päätöstä. Kaupunginhallitus 29.05.2017 259 Henkilöstöjaosto hyväksyi esittelijän päätösehdotuksen. Sovellusasiantuntijan vakanssin perustietolomake on esityslistan liitteenä.
Kaupunginhallitus päättää lakkauttaa toimistosihteerin vakanssin (nro 140 018), perustaa sovellusasiantuntijan työsopimussuhteisen vakanssin (nro 140 018) ja siirtää Pauliina Raussi-Lundin suostumuksensa mukaisesti sovellusasiantuntijan työsopimussuhteiseen vakanssiin 1.6.2017 alkaen. Kaupunginhallitus hyväksyi päätösehdotuksen.