TÄSMÄLLISYYSJOHTAMISMALLI Projektiryhmän 2. kokous Aika pe klo 9:00 11:00 Paikka Liikennevirasto (Opastinsilta 12 A), neuvotteluhuone Asema, 2 krs. Läsnä Jari Paavilainen, VR Egon Blomqvist, VR Antti Kylkilahti, VR Ari Marjamäki, VR Heli Mattila, Liikennevirasto Pertti Tapola, Liikennevirasto Antero Kaukonen, Liikennevirasto Maria Torttila, Liikennevirasto Anu Kruth, Liikennevirasto Jouni Paavilainen, TTY Riikka Salkonen, TTY Tommi Mäkelä, TTY 1. Kokouksen avaus Jouni 2. Edellisen kokouksen muistio Pääkohdat, slide 3 Ei huomauttamista 3. Terveiset ohjausryhmältä Slide 4 Täsmällisyysjohtaminen ollut sattumanvaraista johdon tasolla; on toimittu tilanteen mukaan Tarve terävöittää toimintaa on tunnistettu, mutta käytännön toimiin ei vielä päästy Kiinnitettävä huomiota yhteistyöhön ja yhteistoimintaan organisaatioiden välillä Ohjausryhmä päätti lisätä yhden kokouksen, ja se kokoontuu työn aikana neljä kertaa o tavoitteiden asettaminen 9.12.2011 o väliseuranta 17.2.2012 o väliseuranta 30.5.2012 o tulosten hyväksyminen syys-lokakuu 2012 Lisäksi kaikki ohjausryhmän jäsenet haastatellaan erikseen Projektiryhmään tulevat mukaan VR:n matkustajaliikenteen kaukoliikenteen suunnittelupäällikkö Sami Hovi ja lähiliikenteen suunnittelupäällikkö Joona Hurmerinta
4. Katsaus projektin etenemiseen Osallistumiset tähän asti Slide 5 Osallistumiset kokouksiin, palavereihin ja seminaareihin Kahdenkeskiset tapaamiset Jatkossa osallistuminen keskeisille foorumeille säännöllisesti koko työn ajan o mm. VR:n täsmäryhmä Havaintoja osallistumisista: VR:n täsmäryhmä ja täsmäprojekti Slide 6 JaP: VR:n täsmäryhmä on ollut VR:n sisäinen ryhmä; pitäisikö olla jatkossa ryhmä, jossa on sekä Liikenneviraston että VR:n edustus? HM: mukaan eri aihealueet yhdessä tai erikseen: ratatyöt, kaluston kunnossapito, aikataulusuunnittelu ym. EB: ryhmässä pitää olla ihmisiä, joilla on ymmärrys rautatieliikenteestä kokonaisuutena AKy: kehitysideoita kyllä on, mutta ne on tarpeen jäsentää ja kirjata systemaattisesti o esimerkiksi: ongelma ratkaisuehdotus kustannukset vaikutukset AKy: myös kokoukset on valmisteltava nykyistä paremmin ja systematisoitava asioiden käsittelyprosessi, jolloin kokonaisuus pysyy hallinnassa JaP: viime aikoina ollut ongelma, että asialistalla on ollut niin paljon asioita, että niitä kaikkia ei ole ehditty käsitellä EB: on paljon asioita, jotka voidaan hoitaa osana päivittäistä työtä oto, ilman erillisiä prosesseja; tällöin on optimitilanne, jos henkilöllä valtuudet toteuttaa parannus osana työtään Johdon sitoutumisessa on oleellista, että toiminta johtaa lyhyen päätösketjun kautta suoraan päätöksentekoon Havaintoja osallistumisista: LISU-seminaari & LIEKKI-allianssi Slide 7 Jouni: LIEKKI vaikuttaa fiksulta työskentelytavalta EB: tavallaan paluuta ajassa 5 6 vuotta taaksepäin aikaan ennen urakoinnin kilpailuttamista; isompien kokonaisuuksien tarkastelu kerralla on hyvä toimintatapa MT: hankinta neuvottelumenettelyllä on prosessiltaan erilainen kuin nykyinen toimintamalli; tämä pitäisi ottaa huomioon myös Liikenneviraston toiminnanohjaustyössä o MT itse vastuussa, että asia otetaan huomioon? jos allianssimalli koetaan toimivaksi, se on siis sisällytettävä toimintaprosesseihin JaP: tarvitaan asianomistajat sekä isommille että pienemmille asioille, jotta löydetään keskusteluparit erityisesti organisaatioiden välillä JaP: vuosikello ei liity pelkästään budjetoinnin vuosisuunnitteluun, vaan myös siihen, että kun vuodenajat ovat erilaisia, eri aikoina korostuvat eri asiat JaP: suunnittelukausi matkustajaliikenteessä on lähellä yhtä vuotta, koska lipunmyynti tiettyihin juniin aloitetaan vuosi ennen junan lähtöä
Havaintoja osallistumisista: muu työskentely Slide 8 Todettu mm., että kunnossapidossa kannattaa suoritteiden sijaan ostaa käytettävyyttä, tiettyä laatutasoa; tällöin urakoitsijan riski kasvaa, mikä tarkoittaa hinnan nousemista, mutta samalla vältytään yllätyskustannuksilta JaP: tavoitteena, että rataverkko on käytettävissä niin, että voidaan liikennöidä junilla, eikä korvaavia busseja tarvita JaP: sähköverkon häiriösietoisuus heikko: olisiko mahdollista turvata keskeisten turvalaitteiden ja informaatiojärjestelmien toiminta esimerkiksi siirrettävillä aggregaateilla? EB: Ruotsissa sähkönjakeluyhtiöillä on Suomeen verrattuna isot sanktiot sähkökatkoista; valtio pystyy vaikuttamaan asiaan, jos tahtoa on JaP: turvalaitteiden sähkönsaantia ei ole priorisoitu muun sähkönsaannin edelle MT: keskustelu käynnistynyt myös Suomessa; myös keskustelu sähkökaapelien sijoittamisesta tie- ja rautatiealueille JaP/EB: tietyt talviongelmat pyrkivät palaamaan nyt, kun talvi on tullut, joten ongelmia ei ole vielä kokonaan ratkaistu. Extranet ja Prezi Jounin esittely sliden 9 mukaan
5. Täsmällisyystyön organisointi Alustus ja keskustelua Slidet 10 ja 11 Miten täsmällisyystyö, täsmällisyysfilosofia integroidaan kaikkeen toimintaan; mitä tämä edellyttää toiminnan organisoinnilta? Varsinainen häiriönhallinta rajattu tämän työn ulkopuolelle; kantaa otetaan tässä yhteydessä vain häiriönhallinnan suunnitteluun, kun toimintoja analysoidaan EB: täsmällisyystoimenpiteet ovat usein huonon suunnittelun paikkaamista; jos kaikki toimisi optimaalisesti, erillistä täsmällisyystyötä ei tarvittaisi JaP: onko täsmällisyystyötä sertifioitu tai standardisoitu; mitä täsmällisyyssertifikaatti sisältäisi? 1. Jouni: täsmällisyystyö on tietyllä tavalla verrattavissa laatutyöhön; laatutyössä kuitenkin painopiste kiinnittyy yleensä siihen, miten laatua seurataan ja miten se on varmistettu, ei niinkään johtamiseen 2. HM: kannattaa kuitenkin perehtyä myös laatutyöhän ja sen toimintamalleihin 3. EB: huomioon myös, miten toimet vaikuttavat laatuun JaP & EB: tarkasteltava myös menettelytapoja Trafin ja pelastuslaitosten kanssa 1. Trafi vastaa vaatimuksista, määräyksistä ja sääntelystä 2. pelastuslaitokset: menettelytapojen sopiminen siitä, miten onnettomuustilanteissa minimoidaan liikenteelle aiheutuvat häiriöt, voidaanko esimerkiksi usearaiteisella radalla sulkea vain osa raiteista AKa: valtionhallinnon eri osien koordinointi ollut olematonta: määriteltävä mm. pelastuslaitosten ja puolustusvoimien prioriteetit ja ensisijaiset tehtävät AKa: Onnettomuustutkintakeskuksen selvitys kesän 2010 myrskyistä on hyvää luettavaa tässä yhteydessä 1. S2/2010Y Heinä-elokuun 2010 rajuilmat http://www.onnettomuustutkinta.fi/etusivu/tutkintaselostukset/muutonnettomuudet/ MuutonnettomuudetTeematutkinnat/1279614262854 Mistä liikenteelliset haitat viimeksi aiheutuivat? 1. rata; saatiin nopeimmin liikennöitävään kuntoon 2. sähkö 3. turvalaitteet; toimimattomuus oli lopulta ongelma pisimpään Minityöpajat ja niiden purku Tehtävänanto, slidet 11 14
Ryhmä 1: Konkreettiset, erilliset täsmällisyystoimenpiteet Ongelma: resurssit ja rahat ovat olleet muualla kuin täsmällisyyttä käsittelevissä ryhmissä Ongelma: eri organisaatioiden yhteydenpito ja toimintalinjojen määrittely ylimmällä tasolla ei ole ollut systemaattista o Liikennevirasto, Trafi, VR, ministeriö, VR:llä on omia ryhmiä vähintäänkin tarpeeksi; toiminta on synkronoitava Liikenneviraston ryhmien kanssa Tapaamisiin tarvitaan tiiviit asialistat ja jonkinlaiset vakioagendat, joiden lisäksi voidaan käsitellä tarvittaessa muita asioita Tarvitaan sekä ylimmän johdon tapaamisia että työryhmiä menettelytavoista ja käytännön asioista päättämiseen Ryhmän näkemys organisoinnin tasoista ja periaatteista: 1: tarve ylimmän tason koordinaatiolle: liikenneministeri, VR-Yhtymän toimitusjohtaja (Aro), Liikenneviraston pääjohtaja (Tervala), Trafin pääjohtaja (Wihlman) o kokoontuu vuosikelloon nähden siten, että ehtii vaikuttaa budjettivalmisteluihin 2: olemassa olevat ryhmät tms., esimerkiksi: o toimialojen tai divisioonien johtajatasolla VR:llä: VR:n johtoryhmä (kokoontuu 4 kertaa vuodessa) ja VR:n tuotannon johtoryhmä (kokoontuu kerran kuukaudessa) yhteydet VR Liikennevirasto, esim. Saarela (VR Palvelut ja tuotanto) Tuurnala (Liikennevirasto, liikenteenhallinta) o VR:n täsmäryhmä kokoontuu kerran kuukaudessa o rataverkon käyttösopimusneuvottelut ryhmän nykyinen kokoonpano: Liikennevirasto: Heli Mattila, Juha Haapakoski, Virpi Anttila, Topi Siren; VR: Petri Auno, Yrjö Poutiainen, Teemu Sipilä o LISU (liikenteen suunnittelu) -ryhmä/seminaari 4 kertaa vuodessa Liikennevirastosta investointien projektipäälliköt todettu tarve koostaa näkemystä, koska nyt paikalla noin 30 ihmistä 3: tarve valmistelevalle palaverille, joka määrittelisi liikennesuunnittelun reunaehdot o haasteena nykyisin LISUn laajuus ja hallitsemattomuus; käsitellään sekä konkreettisia että periaatteellisia asioita o kokoontuisi noin 2 kertaa vuodessa 4: infraryhmät o käsittelevät pääosin infrastruktuuriin liittyviä asioita o eivät päätä rahankäytöstä o vetovastuu ja päätösvalta Liikennevirastolla o miten luodaan systematiikka, jossa ryhmissä esitetyt ajatukset johtaisivat toimintaan o valtakunnallinen infraryhmä ei ole kokoontunut viime aikoina sen epäselvästä roolista johtuen
Keskustelua: HM: muodostettava kokonaisnäkemys ja sen jälkeen kytkettävä eri ryhmien toiminta osaksi kokonaisuutta JaP: kuunnellaanko VR:n näkemyksiä Liikenneviraston 5 milj. euron täsmällisyystoimenpiteiden kohdentamisesta päätettäessä? o VR ei ota keväällä 2012 käyttöön routa-aikatauluja; Liikenneviraston tulisi tehdä jotain routaongelmien vähentämiseksi o MT: vuoden 2012 rahat on pääosin varattu Helsingin ratapihan ja Helsinki Ilmalavälin turvalaitteisiin o MT: mutta erikseen on varattu routahaittojen poistoon 5 milj. euroa Jouni: jos Liikennevirastolla ja VR:llä on edustus toistensa ryhmissä, missä tarkoituksessa ja millä toimeksiannolla tämä tapahtuisi? o esimerkiksi VR:n täsmäryhmä ja Liikenneviraston infratäsmäryhmä o JaP: olisiko VR:llä erikseen ryhmä organisaation sisäisille asioille ja erikseen VR:n ja Liikenneviraston yhteinen ryhmä? o AKy: ei lisää ryhmiä, vaan siten, että osa asioista voidaan käsitellä erikseen organisaatioittain JaP: eri ryhmiin pitäisi nimetä ihmiset nimeltä tai tehtävänimikkeiden mukaan JoP: LISU:n raameja olisi syytä kirkastaa; millä periaatteilla ja prioriteeteilla työtä tehdään JaP: jälkikäteen kooste esillä olleista ryhmistä Korkean tason elin investointien, lainsäädännön jne käsittelyyn o VR toimitusjohtaja, Liikenneministeri, Livin johtaja, Trafin johtaja Täsmällisyysjohtoryhmä (tästä ei tarkkaan ottaen ollut puhetta..) o Saarela, Vanhanen, Korhonen, Kossila, Paavilainen, Liviltä täsmällisyysjohtamisen ohry, HSL? o Tällä porukalla tavoitteet, täsmällisyyden vuosisuunnitelmat, ratatöiden ja täsmäinvestointien kohdentaminen Rataverkon käyttösopimuksen valmistelu (voitaisiin tehdä Lisu-palavereissa) o Liikennesuunnittelijat, täsmällisyyskoordinaattori, urakoitsijat, livin edustaja KK-seuranta (sanktiot ja bonukset), Egge tietää VR:n Täsmäryhmä (Livin edustus heikkoa) Infratäsmäryhmä (ratatöiden yhteensovitus); ei rahaa VR jory (tarvittaessa nopeat päätökset), täsmäasiat esillä 2 krt/kk VR Tuotannon jory (divisioonien yhteinen foorun 1 krt/kk, täsmäasiat vakioaiheena VR Tuotannon suunnitteluprosessin ohjausryhmä 1 krt/kk Siis: paljon eri toimijoita; tästä puuttuvat vielä lähes kaikki Livin foorumit HUOM: ryhmä keskittyi pitkälti listaamaan olemassa olevia ryhmiä. Epäselväksi jäi, mikä olisi optimaalinen toteutus.
RYHMÄ 2: Täsmällisyystyön integrointi kaikkeen toimintaan Ongelmana matriisimaisen täsmällisyystyön integrointi linjaorganisaatioihin o Tällä hetkellä ei ole pureskeltu auki, kuka tekee ja mitä Ei voi olla erillistä täsmällisyysorganisaatiota: o Linjaorganisaatio olettaa, ettei täsmällisyys koske heitä o Täsmäorganisaatiolla ei kuitenkaan ole valtaa linjaorganisaatioissa Tähän asti täsmätyö on ollut hyvin reaktiivista ongelmanratkomista Tähän asti täsmällisyys ei ole henkilöitynyt (vrt. VR:llä turvallisuus); onko tarpeenkaan? Täsmällisyys ja turvallisuus kulkevat pitkälti käsi kädessä: kumpikin edellyttää suunnitelmanmukaisuutta o Täsmällisyyden johtamiseen ei kuitenkaan vielä ole muodostunut kulttuuria (vrt. turvallisuus); esim. KUPI:ssa asia tuntuu kaukaiselta o Työ on kuitenkin hyvässä alussa Ryhmän näkemys täsmällisyystyön integroinnista kaikkeen toimintaan: Täsmällisyystyön tulee olla pitkäjänteistä ja systemaattista, ei vain ongelmiin reagoimista Täsmällisyystyön on oltava osa linjaorganisaatioiden toimintaa; niiden rinnalla ei voi olla erillistä täsmällisyystyötä tekevää organisaatiota o täsmällisyystyö kuuluu kaikille johdosta alkaen o täsmällisyystavoitteet on jaettava tarkemmin eri tahoille, jotta panokset on mahdollista kohdentaa järkevämmin o tavoitteita ei toistaiseksi määritelty selvästi; työ on kesken o täsmällisyysfilosofian jalkautuminen edellyttää panostamista johtamiseen kaikilla tasoilla Täsmällisyystyö on otettava mukaan toimintajärjestelmän ja toiminnan suunnitteluun o täsmällisyysasiat edellyttävät visiota ja strategiaa, jotta tiedetään tahtotila o täsmällisyystavoite pitää jakaa ja vastuuttaa eri toiminnoille o mm. miten täsmällisyys otetaan huomioon kaikilla osa-alueilla ei vain niillä, joilla se nähdään keskeiseksi? Täsmäryhmä voisi toimia täsmäohjausryhmänä, joka tarkastelee täsmällisyyttä kokonaisuutena sekä koordinoi ja priorisoi toimenpiteitä o ryhmä toimisi tavoitteiden asettamisen tasolla, ei toiminnan toteuttamisen tasolla o toimenpiteiden toteutus tapahtuu linjaorganisaatioissa o täsmäohjausryhmässä on oltava mukana riittävän päätösvaltaiset henkilöt linjaorganisaatioista Pohdittava eri johtamisjärjestelmien integrointia yhdeksi johtamisjärjestelmäksi o tällöin johtamisjärjestelmään sisältyisivät niin turvallisuus, täsmällisyys, ympäristö kuin laatukin o turvallisuusjohtamisjärjestelmän hyviä käytäntöjä tulisi soveltaa täsmällisyysjohtamiseen; benchmarkkaus o Liikennevirastossa on rakenteilla toiminnanohjausjärjestelmä, jossa on otettava huomioon myös täsmällisyysasiat
Täsmällisyys on otettava näkökulmaksi isoihin liikennejärjestelmätason asioihin o täsmällisyysvaikutusten huomioon ottaminen esimerkiksi isoissa investoinneissa rataverkkoon ja kalustoon Trafin ja LVM:n rooleja on tarkennettava ja nämä tahot on otettava mukaan täsmällisyystyöhön o mm. LVM:n rooli tulostavoitenäkökulmasta o riittävä keskustelu eri tahojen välillä ja sitä kautta ymmärryksen lisääminen Täsmällisyyspäällikölle voisi olla tarvetta myös Liikennevirastossa o täsmällisyyspäällikkö koordinoisi koko viraston täsmällisyystyötä o organisaatiossa tehtävä voisi olla sijoitettu liikennejärjestelmätoimialan strategiaosastolle o yksiköissä päällikkö vastaa tavoitteiden saavuttamisesta Liikenneviraston ja VR:n muodostaman (ja myös näitä tahoja laajemman) kokonaisuuden optimoinnin periaatteet pitäisi linjata o tavoitteiden yhteensovittaminen: miten voidaan sopia yhteisesti siitä, minkä tahon kannattaa panostaa mihinkin osa-alueeseen ja toimenpiteeseen (mm. hyötykustannussuhteet) o yhteistyötä nykyisen kiistelyn sijaan o mihin voidaan vaikuttaa; mihin kannattaa vaikuttaa o kyseessä on vähintään pääjohtajatason asia tai ehkä jopa isompi poliittinen kysymys, jota myös LVM on linjaamassa Mikäli on erillinen täsmäorganisaatio, on sen tärkein tavoite tehdä itsensä tarpeettomaksi o Priorisoi, vastuuttaa, aikatauluttaa; ei tee itse Jatkotyöskentely: Laaditaan synteesi ryhmien ehdotuksista Työskentelyä jatketaan projektiryhmässä ja pienemmissä ryhmissä
6. Seuraavat kokoukset ja työpajat Sovittiin seuraavan kokouksen ajankohta ja paikka: o maanantai 13.2.2012 klo 15:00 16:30, VR:n pääkonttori, Helsinki 7. Ohjausryhmälle vietävät asiat Slide 16 Käsitellään seuraavassa kokouksessa (ma 13.2.) o seuraava ohjausryhmän kokous perjantaina 17.2. 8. Kokouksen päättäminen klo 11:00