SISÄMINISTERIÖ Muistio Liite 1 Neuvotteleva virkamies Tiina Snellman 6.6.2017 MAAHANMUUTTOVIRASTON TOIMITILAHANKE 1 Tausta Maahanmuuttovirastolla on toimi- ja palvelupisteitä Helsingissä, Raisiossa, Lappeenrannassa, Lahdessa, Tampereella, Vaasassa, Kuopiossa, Oulussa, Pudasjärvellä, Kuhmossa ja Rovaniemellä. Toimipisteissä vastataan ulkomaalaislupa-, kansalaisuus- ja turvapaikka- asioista sekä turvapaikanhakijoiden vastaanotosta. Helsingissä Maahanmuuttovirastolla on toimipisteitä Panimokadulla (päätoimipaikka) Lintulahdenkadulla (Maahanmuuttokirjasto), Haapaniemenkadulla (etätulkkaustiloja) ja Käenkujalla (maahanmuuttoyksikön palvelupiste). Lisäksi turvapaikkapuhuttelua varten on vuokrattu tila Espoon Läkkisepänkujalta. Maahanmuuttoviraston päätoimipaikan toimitilahanke on ollut käynnissä vuoden 2015 keväästä alkaen. Hankkeella on pyritty aikaansaamaan viraston nykyisiä tarpeita ja tulevia tavoitteita palveleva tilallinen ja toiminnallinen ratkaisu. Päätoimipaikan tilat sijaitsevat Kalasatamassa (Panimokatu 2 A), vuonna 2002/2003 rakennetussa kiinteistössä. Tilat omistaa LähiTapiola Keskinäinen Vakuutusyhtiö (myöhemmin LähiTapiola). Vuokratiloja on käytössä n. 10 500 m² ja ne ovat jakautuneet seitsemään kerrokseen kellarikerros mukaan lukien. Tilat on vuokrattu erillisin sopimuksin, joissa laajennusosia on yhdistelty tilatarpeiden lisääntymisen myötä. Tilaratkaisu perustuu pääosin erillishuoneisiin, osittain on tehty monityötiloja laajennusosiin. Lisäksi toimipisteessä sijaitsevat arkistotilat, asiakaspalvelu- ja puhuttelutiloja sekä iso koulutustila (auditorio). Viraston henkilöstömäärä kasvoi vuoden 2015 turvapaikanhakijatilanteen johdosta 850 henkeen, mutta on tällä hetkellä 820. Päätoimipaikassa työskentelee tällä hetkellä n. 500 henkilöä. Toimitilatehokkuus on 21,0 m² koko vuokrapinta-ala huomioiden. Kehyssuunnitelman mukaisesti virasto on sopeuttamassa henkilöstömäärää alaspäin. Vuonna 2018 viraston henkilöstövahvuus on 720 henkilötyövuotta, joista noin 450 tulisi työskentelemään päätoimipaikassa. Toimitilat ovat joustavasti laajennettavissa ja supistettavissa tarpeita vastaavasti noin 300-500 m² osissa. Tiloissa on myös käytettävissä varastotiloja, joiden vuokra on 9,0 e/m². Panimokadun kiinteistön vuokrasopimus on voimassa toistaiseksi ja irtisanottavissa syyskuussa 2017. Tällöin sopimus lakkaisi 31.3.2018. 2 Hankesuunnitelman toteutus Senaatti-kiinteistöt (myöhemmin Senaatti) ja Maahanmuuttovirasto tekivät sopimuksen asiantuntijapalveluista 30.3.2015. Tavoitteena oli löytää vuoden 2015 loppuun mennessä toimitilaratkaisu, jolla pienennettäisiin toimitilakustannuksia ja parannettaisiin tilatehokkuutta. Tarkoitus oli myös löytää uudet tilat ensisijaisesti valtion toimitilakannasta niin, että muutto olisi toteutunut syyskuussa 2018. Maaliskuussa 2016 Senaatti tarjosi Maahanmuuttoviraston päätoimipaikaksi Pasilan
2 virastokeskuksen toimitiloja (Ratapihantie 7), josta oli vapautumassa työtiloja Liikennevirastolta, Tullilta ja ELY-keskukselta. Senaatin selvityksen mukaan tilat olisivat muunneltavissa monityötiloiksi ja kohteeseen siirtyminen voisi tapahtua kevään 2018 aikana. Pasilan toimitilahankkeen toteutuminen edellytti Maahanmuuttoviraston nykyisen vuokrasopimuksen jatkamista Panimokadulla LähiTapiolan kanssa 31.3.2018 saakka. Aiesopimus Senaatin ja Maahanmuuttoviraston välillä toimitilan vuokraamisesta tehtiin 20.6.2016. Sopimuksella sovittiin Pasilan virastokeskukseen toteutettavan monitilahankkeen ratkaisusta tilakonseptin mukaisesti. Asiantuntijapalveluita koskeva sopimus tehtiin 30.12.2016. Sopimus kattoi hankesuunnittelun mukaiset muutostöiden kuvaukset, selvitykset, suunnitelmien laadinnan sekä hankkeen kustannuslaskelman ja toteutusaikataulun. Laaditun kustannusarvion perusteella Senaatti teki tarjouksen vuokrattavien tilojen käytöstä. Maahanmuuttovirasto antoi 1.3.2017 Senaatille tarjouspyynnön muotoon laaditun vaatimusmäärittelyn. Senaatti antoi toimitilojen vuokrasopimusluonnoksen Maahanmuuttovirastolle 10.4.2017. Pasilan toimitilan ehdollinen vuokrasopimus (sopimusnumero 34685) allekirjoitettiin 18.4.2017. Hankkeen toteutustapa Toimitilahankkeessa remontoidaan Tullilta ja Liikennevirastolta vapautuvat Ratapihantie 7 kiinteistön 7. ja 8. kerroksen toimitilat Pasilan virastokeskuksessa. Lisäksi kunnostetaan pukuhuonetilat ja arkistotilat kellarikerrokseen. Toimitilojen remontointi käsittää sisäpintojen ja kevyiden rakenteiden täydellisen uusimisen. Muutokset toteutetaan niin, että tilat muutetaan laatutasoltaan ja yleisilmeeltään yhteneväiseksi. Tiloihin tehdään lisäksi kaksi suojattua vetäytymistilaa ja yksi suojattu neuvotteluhuone (STII). Tilat tulevat käsittämään toimistotilat 450 henkilölle, olosuhdehallitut arkistotilat sekä erilliset sosiaalitilat. Tilatehokkuus on 13,8 m²/htv. Suunniteltu ylibuukkaus on tiloissa 22 %, mikä tarkoittaa, että Maahanmuuttoviraston vuokraamissa tiloissa on 350 työpistettä. Tilatehokkuus työpistettä kohden on 17,7 m²/työpiste. Senaatin ja Maahanmuuttoviraston vuokrasopimus on sisällöltään seuraava: Tilojen kokonaispinta-ala on 6 703,50 m², joista toimitiloja on yhteensä 6 200,1 m². Nettoneliöihin ei kuulu turvapaikanhakijoiden puhuttelutilat (yhteensä n. 840 m²), jotka tullaan vuokraamaan ulkopuoliselta kiinteistönomistajalta (Sponda Oyj) Ratapihantie 11 kiinteistöstä. Kuukausivuokra on 165 511,24 e/kk ja kokonaisvuokra vuodessa on 1 986 134,88 euroa (23,96 e/m²). Vuokraan ja erilliskorvauksiin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Vuokra muodostuu tilan vanhasta vuokratasosta (ns. pohjavuokra), mihin on lisätty vuokravaikutteisesta investointiosuudesta aiheutuva omakustannusperusteisesti hinnoiteltu pääomavuokran lisäys. Vuokrassa on huomioitu ylläpitokustannusten muutos (kiinteistöveron muutos). Vuokra on sidottu elinkustannusindeksiin (1951:10=100). Yhteiskäyttöisten tilojen jyvitys sisältää osuuden asiakaspaikoitustilasta sekä oikeuden käyttää kellarissa olevia kuntokeitaan tiloja.
3 Sähköstä, kokoustiloista ja muista toimitilapalvelusopimukseen sisältyvistä palveluista veloitetaan erikseen. Kokoustilojen käytöstä maksetaan käytön mukaan korvaus voimassa olevan hinnaston mukaisesti. Jäännösarvovastuu vuokra-ajan alkuhetkellä on 2 740 081 euroa. Sopimus on toistaiseksi voimassa oleva, ja vuokra-aika alkaisi 1.2.2018. Vuokranmaksu alkaisi 1.4.2018 alkaen. Sopimuksen irtisanomisaika on 12 kuukautta. Hankkeen aikataulu Toimitilojen valmistuminen ja muutto on vaiheistettu kolmeen vaiheeseen. Toimitilojen remontoiminen käynnistyy vaiheittain elokuusta 2017 alkaen, ja muutot toteutetaan tilojen valmistumisen mukaisesti maaliskuussa ja elokuussa. Koska tilat eivät ole kokonaisuudessaan käytössä Panimokadun vuokrasopimuksen päättyessä, on Senaatti tarjonnut väistötiloja Pasilan virastokeskuksen Ratapihantie 7 kiinteistön 6. kerroksesta 1.3.2018 lukien. Turvapaikanhakijoiden puhuttelutilat rakennetaan Ratapihantie 11 kiinteistöön, joka olisi käyttöönotettavissa 1.2.2018 alkaen. Tavoitteena sopimus ja vuokranmaksu 1.2.2018 alkaen. Puhuttelutilat luovutettaisiin 1.2.2018. Vuokrasopimusta ei ole vielä allekirjoitettu. 3 Taloudelliset vaikutukset Ratapihantie 7 / päätoimipaikka Taulukko 1: Toimitilatietojen vertailu (nykyiset toimitilat/uudet toimitilat) Nykyiset toimitilat/ Panimokatu 2 A Uudet toimitilat/ Ratapihantie 7 Muutos Pinta-ala (m²) 10 519 m² 6 703,5 m² -3 815,5 m² Tilatehokkuus (m²/htv) 21,0 m²/htv 13,8 m²/htv Tilatehokkuus lisääntyy: -7,2 m²/htv Neuvottelutilat Sisältyy Sisältyy, mutta yhteiskäyttöisten kokoustilojen käyttö on maksullista. Auditorio on Noin 30 000 euroa vuodessa lisäkustannuksina (auditorio 2 krt/kk, 1 neuvotteluhuone 1 krt/vko) vuokrattava (75 e/h) Kokonaisvuokra (e/m²) 16,05 e/m² 23,96 e/ m² 1 +7,91 e/ m² 1 Kokonaisvuokrassa huomioitu yhteistilojen kustannus 4 901,09/kk (ei neliösidonnainen). Ratapihantie 7 toimitiloja koskeva sopimusehdotus on laadittu Maahanmuuttoviraston asettaman vaatimustason mukaisesti.
4 Hoitokulut (e/m²/kk) Kokonaisvuokra (e/kk) Kokonaisvuokra (e/vuosi) 3 3,62 Sisältyy kokonaisvuokraan 2-3,62 210 624 e/kk (sisältää hoitokulut) 2 527 488 e/v (sisältää Lintulahdenkatu (kirjasto) kiinteistön vuokran 60 000 euroa 165 511,24 e/kk -45 112,76 e/kk 1 986 134,88 e/v -541 353,12 e/v Maahanmuuttovirastolla tulee päätoimipaikan ohella säilymään toimitiloja myös muissa toimipisteissä eli Lintulahdenkadulla, Haapaniemenkadulla ja Käenkujalla. Muiden Helsingin edellä lueteltujen toimipisteiden vuokrakustannukset tulevat olemaan kuukaudessa yhteensä 125 283,8 euroa ja vuodessa yhteensä 1 503 405,6 euroa. Päätoimipaikan muuton vaiheittaisuuden ja toimitilojen myöhäisen valmistumisen johdosta on Senaatti tarjonnut väistötiloja (yhteensä 100 työpistettä) Ratapihantie 7 kiinteistöstä ilman vastiketta. Väistötilojen on arvioitu tyhjenevän syyskuussa 2018. Ratapihantie 11 / turvapaikkapuhuttelutilat Ratapihantie 7 kiinteistöön sijoittuva päätoimipaikka ei sisällä turvapaikkapuhuttelutiloja, jotka vuokrataan Ratapihantie 11 kiinteistöstä. Viraston toimitilat on suunniteltu Ratapihantie 7:n 7. ja 8. kerroksen tiloihin, jotka ovat pääosin STIII tasoisia ja jonne turvallisuusselvittämätöntä henkilöä ei voida päästää. Turvapaikkapuhutteluun asiakkaat tulevat viraston suunnitteleman aikataulun mukaisesti kutsusta. Ilmoittautuminen puhutteluun tehdään asiakkaiden vastaanottopisteeseen, jonne tulee olla pääsy. Lisäksi puhuttelussa on mahdollista käyttää avustajaa, jolla tulee olla myös mahdollista pääsy puhuttelutilaan. Kalasataman kiinteistössä turvapaikkapuhuttelutilat sisältyvät vuokrakustannuksiin. Tämän lisäksi Maahanmuuttovirasto on joutunut vuokraamaan lisätilaa Espoon Läkkisepänkujan kiinteistöä. Taulukko 2: Turvapaikkapuhuttelutilojen vertailua (nykyiset toimitilat/uudet toimitilat) Turvapaikkapuhuttelutilat Nykyiset toimitilat/ Helsinki, Espoo Sisältyy, lisäksi Espoo/ Läkkisepänkuja Uudet toimitilat/ Ratapihantie 7 Ei sisälly Muutos Vuokraus Ratapihantie 11 Läkkisepänkujan ennallistamiskustannu 2 Vuokralainen maksaa palveluista erikseen asiakaskohtaisesti laadittavan palvelusopimuksen mukaisesti arviolta seuraavasti (pl. alv): aulapalvelut noin 0,3 e/m2; manageeraus (palveluiden sopimusaikainen johtaminen) noin 0,05 e/m2; siivous noin 1 e/m2 3 Kokonaisvuokrassa turvapaikkakriisin aiheuttama väliaikainen kasvu 2 200 m² eli 43 000 e/kk, 516 000 e/v
5 - vuokra (e/v) 140 000 e/v (Läkkisepänkuja) - pinta-ala (m²) n. 550 m² (Helsinki) + 678,9 m² (Espoo) = 1 228,9 m² 309 672 e/v Muutostyöt (910 000 e) sisältyvät vuokraan kset n. 5 000-10 000 e. +169 672 e/v n. 840 m² n. -388,9 m² Puhuttelutilojen muutosta johtuen Maahanmuuttoviraston on varauduttava noin kuukauden puhuttelujonon viiveeseen pääkaupunkiseudulla. Viiveisiin varaudutaan hyödyntämällä olemassa olevia puhuttelutiloja mahdollisimman pitkään. Lisäksi Ratapihantien 11 kiinteistöstä vuokrattavat tilat aiheuttavat Maahanmuuttovirastolle noin 170 000 euron vuosikustannusten lisäyksen nykyisiin tiloihin verrattuna. Puhuttelutilojen muutostyöt (910 000 euroa) sisältyvät vuokraan eivätkä aiheuta lisäkustannuksia Maahanmuuttovirastolle. Ko. kohteessa Maahanmuuttoviraston vastuulle jäävät kertaluonteiset hankintakustannukset sisältyvät jäljempänä esitettyihin käyttöönottokustannuksiin. Tilojen käyttöönottokustannukset Pasilan virastokeskuksen (Ratapihantie 7) ja puhuttelutilojen (Ratapihantie 11) kokonaisratkaisussa toimitilojen käyttöönotosta aiheutuvat kustannukset tulevat olemaan Maahanmuuttoviraston arvion mukaan yhteensä noin 2,7 milj. euroa jakaantuen seuraavasti: a) Kertaluontoiset kustannukset muutto 100 000 e (ostopalvelu muuttoyhtiöltä, arkiston turvaluokitetun materiaalin ja kalusteiden siirtoa) kalustehankinnat (yhteiset tilat, työpisteet) n. 1 000 000 euroa. Tarkentuvat tilasuunnittelun edetessä. Toimitiloissa on mahdollista hyödyntää myös toimitiloihin hankittuja tai toimitiloissa olevia kalusteita. Panimokatu 2 A:n ennallistaminen (100 000 e) eli jälkiasennettujen tilojen purku ja ylimääräisestä materiaalista luopuminen ICT muutokset 500 000 e (mm. leasingin materiaalin päivitys, kytkentätilojen kalustaminen, mahdolliset serverit, langattoman WIFIverkon rakentaminen, rinnakkainen DEV-verkko ja sen vaatimukset) turvatekniikka 700 000 e (mm. kamerajärjestelmä, kulunvalvontajärjestelmä, rikosilmoitinjärjestelmä ilmaisimineen, kuulutusja evakuointijärjestelmä, paloilmaisin- ja käyttötaulujärjestelmän muutokset, läpivalaisulaitteet, valvomoympäristön rakentaminen) konsulttisopimukset 300 000 e (mm. muutosjohtamisen tuki Senaattikiinteistöltä ja muilta palvelutarjoajilta osana rakentamishanketta kuten arkiston kunnostaminen, konsultaatiotuki turvajärjestelmien integraatioon, raportointijärjestelmään ja dokumentaatioon)
6 b) Pysyväisluontoiset kustannukset yhteiskäyttöisten kokoustilojen vuokrat noin 30 000 e vuositasolla (kokoustilojen, kuten auditorion vuokraaminen) Yhteenveto Senaatin Pasilan virastokeskuksen (Ratapihantie 7 ja 11) toimitiloja koskeva tarjous perustuu Maahanmuuttoviraston toimittamaan vaatimuslistaan Senaatille, mikä tulee huomioida toimitilojen vertailussa. Uudet tilat poikkeavat nykyisistä tiloista eri tavoin mm. laadultaan ja turvallisuustasoltaan toisistaan, millä on taloudellisia kustannusvaikutuksia. Päätoimipaikan sijoittuessa osaksi laajempaa virastokeskusta mahdollistaa se Maahanmuuttovirastolle joustavamman työpisteiden sijoittelun, mikäli henkilöstömäärissä tapahtuisi seuraavina vuosina merkittäviäkin muutostarpeita esimerkiksi turvapaikanhakijatilanteen johdosta. Virastokeskuksen tilat myös joustavat, mikäli henkilöstön tarve seuraavina vuosina vähenisi. Maahanmuuttoviraston vuotuiset toimitilakustannukset (päätoimipaikka, puhuttelutilat) tulevat laskemaan 371 681,12 eurolla. Taulukko 3: Yhteenvetoa toimitilakustannuksista (päätoimipaikka, puhuttelutilat) Päätoimipaikan kokonaisvuokra (e/vuosi) Nykyiset toimitilat/ Panimokatu 2 A, Läkkisepänkuja 2 527 488 e/v (Panimokatu 2A) Uudet toimitilat/ Ratapihantie 7, 11 Muutos 1 986 134,88 e/v -541 353,12 e/v - pinta-ala (m²) 10 519 m² 6 703,5 m² -3 816 m² Turvapaikkapuhuttelutilat (e /vuosi) 140 000 e/v (Läkkisepänkuja) 309 672 e/v +169 672 e/v - pinta-ala (m²) 1 228,9 m² 840 m² -388,9 m² Yhteensä 2 667 488 e/v 2 295 806,88 e/v -371 681,12 Maahanmuuttoviraston Panimokadun toimipisteen vuokrakustannukset ovat olleet vuodessa yhteensä 2 527 488 euroa. Lisäksi on huomioitava Espoon Läkkisepänkadun toimipisteen puhuttelutilojen vuotuiset vuokrakustannukset 140 000 euroa. Vuokrakulut ovat olleet yhteensä 2 667 488 euroa vuodessa. Ratapihantien 7 päätoimipaikan vuokrakustannukset olisivat vuodessa 1 986 134,88 euroa ja Ratapihantie 11 sijoittuvien puhuttelutilojen osuus lisäksi 309 672 euroa eli yhteensä 2 295 806,88 euroa. Kun Maahanmuuttoviraston päätoimipaikan toiminnot siirtyvät valtion tiloihin, päättyy vuokranmaksu ulkopuoliselle vuokranantajalle ja tilat saadaan tehokkaaseen käyttöön.
7 4 Käsittelytarve Maahanmuuttovirasto on arvioinut, että tilojen käyttöönotosta aiheutuu Maahanmuuttovirastolle noin 2,7 milj. euron kustannukset. Maahanmuuttovirasto tulee kattamaan uusien toimitilojen käyttöönotosta ja ylläpidosta aiheutuvat kustannukset momentilta 26.40.01 (Maahanmuuttoviraston ja valtion vastaanottokeskusten toimintamenot). Toimitilojen käyttöönotosta aiheutuvat kertaluonteiset kustannukset, n. 2 700 000 euroa, kattaisi Maahanmuuttovirasto toimintamenomomentilta 26.40.01 (Maahanmuuttoviraston ja valtion vastaanottokeskusten toimintamenot). Pysyvät vuokrakustannukset, mukaan luettuna turvapaikkayksikön puhuttelutilat, laskisivat yhteensä 371 681 eurolla vuodessa. Tilojen käyttöönotosta aiheutuvia muuttoon, kalustehankintoihin, ICT-muutoksiin sekä turvatekniikkaan liittyviä kertaluonteisia kustannuksia rahoitetaan osittain näillä alenevilla vuokramenoilla vuosien 2018 2021 aikana. Maahanmuuttovirasto käyttää uusien tilojen käyttöönotosta aiheutuviin menoihin määrärahaa, joka on jäänyt tai on jäämässä yli normaalista määrärahasta, ei turvapaikanhakijoiden poikkeukselliseen tilanteeseen varatusta määrärahasta eikä muihinkaan erikseen määriteltyihin tavoitteisiin tai tarkoituksiin myönnetystä määrärahasta. Hanke ei kokonaisuudessaan aiheuta tarvetta lisätä määrärahoja valtion talousarvioon. Valtioneuvoston määräys (VM 3.1.2002 N:o TM 021) asioiden käsittelystä valtioneuvoston raha-asiainvaliokunnassa, kohta 2.1.3. Valtioneuvoston asetus valtion kiinteistövarallisuuden hankinnasta, hallinnasta ja hoitamisesta (1070/2002).