VALTIOVARAINMINISTERIÖ Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö Suomi.fi toimitus 5.2.2007 Suomi.fi toimintakertomus vuodelta 2006 Tähän toimintakertomukseen on koottu Suomi.fi portaalin yhteyteen kuuluvien palvelujen kehittämis ja ylläpitotoimenpiteet 2006. Toimintakertomukseen sisältyvät Suomi.fi, Lomake.fi, Asiointiopas.fi ja Laatuaverkkoon.fi verkkopalvelut. Taustaa Suomi.fi palvelu julkaistiin huhtikuussa 2002. Portaali on julkishallinnon yhteinen kansalaisportaali, johon on linkitetty eri elämäntilanteisiin liittyviä viranomaisten ja järjestöjen verkkopalveluja. Mukana on yli 200 organisaation linkkejä (viranomaisia sekä kansalais ja etujärjestöjä), kaikkien kuntien verkko osoitteet ja viranomaisten yhteystietoja. Suomi.fi toimii kolmella kielellä: suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Keväällä 2005 aloitettiin Suomi.fi:n uuden version suunnittelu. Sen toteutus alkoi syksyllä 2005. Uusittu versio julkaistiin marraskuussa 2006. Lomake.fi palvelu julkaistiin marraskuussa 2002. Vuoden 2003 alusta palvelua on toimitettu valtioneuvoston tietohallintoyksikössä. Lomake.fi:hin on koottu virastojen ja kuntien kansalaisille, yrityksille ja yhteisöille tarkoitettuja lomakkeita ja sähköisiä asiointipalveluja. Palvelusta löytyy sekä sähköisesti lähetettäviä verkkolomakkeita että tulostettavia, postitse lähetettäviä lomakkeita. Vuoden loppuun mennessä palveluun oli liittynyt yhteensä 30 organisaatiota, ja palvelusta löytyi noin 1100 lomaketta, joista noin 70 oli Lomake.fi alustalle toteutettuja sähköisiä asiointipalveluja. Asiointiopas.fi julkaistiin keväällä 2003 yhteistyössä sisäasiainministeriön kanssa. Se on käyttäjän opas julkishallinnon verkkopalveluihin. Opas rohkaisee verkkoasiointiin ja antaa käytännön neuvoja verkkopalvelujen hyödyntämisestä. Laatuaverkkoon.fi sivusto julkaistiin toukokuussa 2004. Sen kautta tarjotaan julkisten verkkopalvelujen laatukriteerit ja työkalu verkkopalvelujen itsearviointiin sekä tietoa vuoden 2004 verkkopalvelujen laatukilpailusta. Sivuston ylläpito ja kehittämisvastuu siirtyi Suomi.fi:n toimitukseen keväällä 2005. Vuoden 2006 päätulokset Suomi.fi sivustoperheen tärkeimpiä tuloksia: Portaalin uusi versio julkaistiin marraskuussa Uusittuun versioon yhdistettiin koko sivustoperhe, eli Suomi.fi, Lomake.fi, Asiointiopas.fi ja Laatuaverkkoon.fi Uusittuun versioon tuotettiin runsaasti uutta sisältöä (esim. kuntasivut, kohderyhmäsivut, huomattavasti enemmän tekstiä kaikista aiheista, harjoittelulomake) Lomake.fi:n kävijämäärä kasvoi reippaasti edellisvuodesta. Suomi.fi:n vanhan version kävijämäärä pysyi samalla tasolla kuin edellisenä vuonna. VALTIOVARAINMINISTERIÖ PL 28 00023 VALTIONEUVOSTO PUH. (09) 16001
Suomi.fi Toimintakertomus vuodelta 2006 2 (6) Palvelujen kävijämäärät Vain Lomake.fi:n käyttömäärä lisääntyi selvästi edellisvuoden vastaaviin lukuihin verrattuna. Suomi.fi:n kävijämäärä pysyi edellisen vuoden tasolla. Asiointiopas.fi:n ja Laatuaverkkoon.fi:n käyttäjätilastot sisältyvät Suomi.fi:n lukuihin. Suomi.fi palvelussa kävijöitä (visits) on ollut vuoden aikana keskimäärin 116 700 kuukaudessa. IP osoitteita (sites), joista palvelua on käytetty, on ollut runsas 53 400 kuukaudessa. Sivupyyntöjä (pages) on tehty keskimäärin 847 200 kuukaudessa. Käytetyimmät sivut etusivun jälkeen olivat vuoden aikana erikieliset uutisarkistot, hakutulossivut ja kuntahakusivut sekä suomenkielinen organisaatiohakemisto. Käytetyimpiä aihealueita Suomi.fi:n vanhan version aikana olivat Julkishallinnon toiminta (aiemmin Julkishallinnon organisaatiot ja virastot), Asuminen ja perhe, Liikenne ja matkustaminen sekä Työ ja yrittäminen. Laatuaverkkoon.fi sivuston kävijämäärä (visits)on ollut vuoden aikana hieman yli 5 000 kuukaudessa. Yksittäisiä kävijöitä (unique visitors) on ollut keskimäärin 1 500 kuukaudessa. Lomake.fi palvelussa kävijöitä (visits) on ollut vuoden aikana keskimäärin 111 600 kuukaudessa, yksittäisiä kävijöitä (unique visitors) on ollut keskimäärin 57 600 kuukaudessa, ja sivupyyntöjä (pages) on tehty keskimäärin 1 114 900 kuukaudessa. Verkkolomakkeita lähetettiin keskimäärin 17 000 kuukaudessa. Lähetyimpiä verkkolomakkeita vuoden aikana olivat Helsingin kaupungin vuokra asuntohakemuslomakkeet, työministeriön työnhakulomake, Poliisin rikosilmoituslomakkeet sekä Verohallinnon tilinumeromuutoslomake. Yhteistyö ja vaikuttavuus Verkkopalveluryhmän toiminta Suomi.fi sivustoperheen ohjaukseen ja tuotantoon osallistuvat muodostavat Suomi fiverkkopalveluryhmän. Se koostuu toimitusneuvostosta, kehittämisryhmistä, toimituskunnasta, hajautetuista ylläpitäjistä, eri aihealueiden ympärille muodostetuista verkkotoimituksista ja Suomi.fi toimituksesta. Kuva 1: Suomi.fi:n ohjaus ja tuotanto organisaatio
Suomi.fi Toimintakertomus vuodelta 2006 3 (6) Suomi.fi toimitusneuvoston toimikausi on vuoden 2007 loppuun asti. Toimitusneuvosto on kokoontunut vuoden aikana 4 kertaa. Toimitusneuvoston puheenjohtajuus oli keväällä työministeriöllä ja syksyllä kuluttajavirastolla. Toimituskunnan tavoitteena on edistää valtionhallinnon verkkopalvelujen yhteisiä toimintatapoja. Työskentelyä johtaa Suomi.fi toimitus, lisäksi toimituskuntaan kuuluu edustajia Asuminen.fi:stä, Opintoluotsista, Yritys Suomesta ja Infopankista. Toimituskunta kokoontui vuoden aikana neljä kertaa. Kehittämisryhmiä on kolme: Asiointi ja lomakepalvelujen kehittämisryhmä, Laatusivuston kehittämisryhmä ja Suomi.fi Finlex kehittämisryhmä. Asiointi ja lomakepalvelujen kehittämisryhmä on asetettu toimintakaudeksi 1.9.2005 31.12.2007. Asiointi ja lomakepalvelujen kehittämisryhmä kokoontui vuoden aikana yhteensä neljä kertaa. Kehittämisryhmän puheenjohtajuus vaihtui syksyllä siirtyen valtioneuvoston tietohallintoyksiköltä valtion IT johtamisyksikölle. Suomi.fi Finlex kehittämisryhmä kokoontui vuoden aikana kolme kertaa. Laatusivuston kehittämisryhmä kokoontui loppuvuonna Laatuglögeille. Mukaan oli kutsuttu myös laatusivuston tiedotusryhmä. Verkkotoimitukset kehittävät aihealueiden sisältöä. Verkkotoimitukset eivät kokoontuneet, koska se ei ollut tarkoituksenmukaista Suomi.fi:n uuden version työstämisen aikana. Suomi.fi:ssä olevan sisältöä ylläpidetään myös hajautetusti. Oman organisaationsa linkkejä Suomi.fi palvelussa ylläpitää tällä hetkellä yhteensä 32 organisaatiota. Vuonna 2006 uusiksi ylläpitäjäksi tulivat Ilmailuhallinto, Kuurojen liitto ja Kansainvälinen kulttuurikeskus Caisa. Lisäksi Verkkotie tuottaa uutisia portaaliin. Lomake.fi palveluun liittyi vuoden aikana 4 uutta organisaatiota: Puolustusvoimat, Oikeusrekisterikeskus, Ylioppilastutkintolautakunta ja Ympäristöhallinto. Kaikkiaan Lomake.fi:hin on nyt liittynyt 32 organisaatiota. Linkkien ja lomakkeiden ylläpitäjille järjestettiin vuoden aikana 9 koulutustilaisuutta. Muut verkostot Suomi.fi:n toimitus toimii aktiivisesti omaan toimintaansa liittyvissä kehittäjäverkostoissa. Suomi.fi toimitus osallistui Asuminen.fi sivuston toimitusneuvoston (YM:n vetämä) ja Yrityssuomi.fi:n (KTM:n vetämä) kehittämisen johtoryhmän työhön sekä suunnitteilla olevan terveysportaalin (Kansanterveyslaitoksen vetämä) suunnitteluun. Lisäksi Suomi.fi on osallistunut oikeusministeriön vetämien Kansanvaltaportaalin ja uudelleen avattavan keskustelufoorumin Otakantaa.fi:n suunnitteluun. Suomi.fi on mukana valtiovarainministeriön valtion IT johtamisyksikön vetämässä sähköisen asioinnin alustan esiselvityshankkeessa. Suomi.fi toimitus järjesti yhdessä JUHTAn ja Tietoyhteiskuntapolitiikkaohjelman kanssa JHS 129:n (Julkishallinnon verkkopalvelun suunnittelun ja toteuttamisen periaatteet) koulutuspäivät 25. 26.1.2006. Koulutuspäiviin osallistui 130 henkilöä. Suomi.fi on jäsenenä Suomen Standardoimisliiton SFS:n Asiakirjaviestintäkomiteassa (TK 106) ja on osallistunut aktiivisesti komitean alla toimivan työryhmän työskentelyyn. Työryhmä on työstänyt standardia asiakirjan tunnistetiedoista ja asettelusta. Suomi.fi toimitus on edustanut Suomea EU portaalin (http://europa.eu.int/youreurope/) toimitusneuvostossa ja koordinoinut portaalia varten ylläpitoverkoston Suomeen.
Suomi.fi Toimintakertomus vuodelta 2006 4 (6) Suomi.fi toimitus osallistui pohjoismaisten kansallisten portaalitoimitusten kokoukseen Tanskassa marraskuussa. Suomi.fi on edelleen mukana Helsingin yliopiston semanttisen webin hankkeessa. Tarkoitus on teettää selvitys siitä, miten suunnitteilla olevan terveysportaalin sisältöä voitaisiin esittää Suomi.fi:ssä ja toisinpäin Terveysportaalissa Suomi.fi:n sisältöä. Suomi.fi teetti tutkimuksen verkkopalvelujen laatukriteeristön kehittämistarpeista. Tutkimuksen tuloksia tullaan hyödyntämään laatukriteeristöä uusittaessa. Tutkimus julkaistiin verkkoversiona valtionvarainministeriön Tutkimukset ja selvitykset sarjassa numerolla 2/2007. Suomi.fi osallistui valtioneuvoston asiasanastoyhteistyöhön. Sisältö, julkaisutekniikka, palvelut Koko Suomi.fi portaali uudistettiin vuoden aikana. Uudistus koski julkaisutekniikka, sisällön rakennetta, Asiointioppaan ja Lomake.fi:n sekä Laatuaverkkoon.fi sivuston integrointia Suomi.fi:hin, Finlex integraation ja kuntaintegraation uudistamista, kohderyhmäsivujen tuottamista, hakemistojen uudistamista, käyttöliittymien ja kuvituksen uudistamista, uusien toiminnallisuuksien lisäämistä portaaliin sekä myös palvelinympäristön vaihtamista. Myös uutta sisältöä tuotettiin portaaliin. Laatua verkkoon sivustolla olevat lainsäädäntöluettelo päivitettiin ja tuotettiin opas lainsäädäntöön. Laatua verkkoon sivusto on ns. aliportaali Suomi.fi:ssä. Sinne koottiin aikaisemman laatuaverkkoon.fi sivuston sisällön lisäksi Suomi.fi ja Lomake.fi yhteistyöverkostojen sivujen sisältö. Lomake.fi alustan hallinnointikäyttöliittymä uudistettiin kokonaan. Lomake.fi alustan kansalaisten käyttöliittymät muutettiin Suomi.fi portaalin Asiointi ja lomakkeet sivuiksi, joille tuotettiin myös asiointipalvelujen käytön ohjeistusta ja harjoittelulomake. Viestintä ja markkinointi Viestintää ja markkinointia tehtiin yhteisesti kaikista palveluista. Lehdistötiedotteilla palveluista tiedotettiin vuoden aikana kaksi kertaa: 30.1.2006: Laatuaverkkoon.fi sisältää nyt myös sanaston 21.11.2006: Uudistetussa Suomi.fi portaalissa teemasivuja, kuntatietoa ja karttahaku Vuoden aikana viestinnän tärkein painopiste on ollut tiedottaminen Suomi.fi:n uuden version etenemisestä. Suomi.fi:n ja Lomake.fi:n yhteistyöverkostoille on tiedotettu säännöllisesti yhteistyöverkoston sivuilla ja sähköpostitiedottein. Viestintään ja markkinointiin kilpailutettiin uusi yhteistyökumppani, mainostoimisto Incognito Oy. Uuden yhteistyökumppanin kanssa toteutettiin Suomi.fi:n uuden version viestintään tarvittavat materiaalit: yleisesite, postikortti, käyttöopas sekä tv tietoisku. Tv tietoiskun näyttö ajoittuu vuodelle 2007. Yhteistyöverkostolle jaettavaksi materiaaleiksi hankittiin Suomi.fi kasseja, post it lappuja ja kyniä. Suomi.fi:n yhteistyöverkostolle järjestettiin vuosijuhla 4.4.2006. Tilaisuudessa jaettiin toisen kerran Suomi.fi:n yhteistyöpalkinto Vuoden Virsu. Palkinnon sai ympäristöhallinto tunnustuksena merkittävästä työstä Suomi.fi portaalin sisällön kehittämiseksi. Lomake.fi:n nykyisille ja potentiaaleille organisaatioille järjestettiin seminaari 7.9.2006 yhdessä Elma Oyj Electronic Tradingin kanssa.
Suomi.fi Toimintakertomus vuodelta 2006 5 (6) Yhteistyöverkostolle järjestettiin myös Suomi.fi:n uuden version lanseeraustilaisuus 2.11.2006. Tilaisuudessa esiteltiin uuden Suomi.fi:n sisältö ja toiminnallisuudet ennen varsinaista julkaisua. Suomi.fi:n uuden version julkaisu tapahtui lehdistötilaisuudessa 21.11.2006. Suomi.fi:stä julkaistiin artikkeleita mm. seuraavissa medioissa: hotellivieraille suunnattu Welcome to Finland esite, Elma Oyj:n asiakaslehti, Postin asiakaslehti Kusti, Nordean asiakaslehti, Tietoasiantuntija lehti, Hallintolehti, Kelan Sanomat, Signum, VM:n henkilöstölehti Tiukka Linja sekä muiden ministeriöiden henkilöstölehdet. Lisäksi palveluista kirjoitettiin lanseerauksen yhteydessä mm. Kauppalehti Pressossa, Aamulehdessä, Pohjolan Sanomissa sekä useissa Internet uutispalveluissa (mm. IT viikko, Tietoviikko, MTV3.fi, Digitoday, Tietoyhteiskunta.fi) ja ministeriöiden intraneteissä. Uutta portaalia markkinoitiin Julkisen alan tiedottajat JAT ry:n jäsenkirjeen mukana sekä Suomen Silta ry:n nettihakemistossa. Suomi.fi toimitus esitteli portaalia ja siihen liittyviä palveluja useissa tapahtumissa vuoden aikana: JHS 129 koulutus, 25.1.2006 Kontakti.net / Sovelluskehitys ja arkkitehtuuri, 15.2.2006 Kohti laadukkaita verkkopalveluja, Lääkelaitos, 15.3.2006 Humanisti URA 2006 Työelämä täynnä mahdollisuuksia työelämätapahtuma, 21.3.2006 Kohtaamispaikka@lasipalatsi, koulutus Helsingin kirjastoväelle, 29.3.2006 Kuntien verkkoviestijöiden tapaaminen Raahessa, 30.3.2006 SFS Asiakirjaviestintäkomitea, Suomi.fi:n ja Lomake.fi:n esittely, 27.4.2006 Kirkon IT messut Tampereella, 27.4.2006 Verkkopalvelun tuottajakoulutus, TKK:n koulutuskeskus Dipoli, 28.4.2006 Ympäristöhallinnon tiedonhallintapäivä, 31.5.2006 Paikkatietoportaalin ideatyöpaja, Maanmittauslaitos, 12.6.2006 VM:n korkeakouluharjoittelijoiden tutustuminen VM:n toimintaan, 19.7.2006 Kiinalaisten vierailu (Kiinan varatyöministeri seurueineen), 15.8.2006 STM:n koulutustilaisuus "Tietoverkot tietolähteenä", 28.8.2006 Lomake.fi tilaisuus uusille organisaatioille, 7.9.2006 Sähköinen asiointialusta hankkeen projektiryhmä, 16.10.2006 Vierailu Kirkkohallituksessa, 19.10.2006 Suomi.fi:n uuden version lanseeraustilaisuus yhteistyöverkostolle, 2.11.2006 Informaatiosuunnittelijan koulutus, Dipoli, 8.11.2006 Pohjoismaiset portaalipäivät, Kööpenhamina, 9. 10.11.2006 Opintoluotsin "Verkkopalvelujen tulevaisuus" seminaari, 14.11.2006 Uuden Suomi.fi:n esittely HKO:lle, 15.11.2006 Uuden Suomi.fi:n esittely, VM:n ja VNK:n tietopalvelut ja viestintäyksiköt, 16.11.2006 Kelan verkkosivujen uudistusprojektin aloitustilaisuus, 17.11.2006 Uuden Suomi.fi:n esittely, Eduskunnan kirjasto, 20.11.2006 Suomi.fi:n uuden version lehdistötilaisuus, 21.11.2006
Suomi.fi Toimintakertomus vuodelta 2006 6 (6) Resurssit Uuden Suomi.fi:n ja Laatua verkkoon sivuston esittely Aran ylläpitäjille, 27.11.2006 Uuden Suomi.fi:n esittely, VALTTI, 29.11.2006 Suomi.fi toimituksessa oli osan vuotta viisi, osan kuusi henkeä, joista yksi määräaikaisessa työsuhteessa. Kesällä toimituksessa työskenteli 6 kk ajan verkkopalveluassistentti. Asiakastyytyväisyys Asiakastyytyväisyyttä seurattiin palveluiden saapuneiden palautteiden, eri tilaisuuksissa kuultujen palautteiden ja käyttömäärien avulla. Suomi.fi:n palautelomakkeen kautta tulleiden palautteiden määrä laski hieman edellisestä vuodesta; yhteensä palautteita tuli 191 kappaletta. Viranomaisilta tulleet palautteet olivat enimmäkseen uusia linkkiehdotuksia tai linkkien korjauspyyntöjä. Kansalaiset lähettivät linkkiehdotuksia sekä kysyivät tietoa julkishallinnon palveluista. Myös ulkomailta tuli paljon kysymyksiä suomalaisesta yhteiskunnasta. Uuden palvelun käyttöönoton yhteydessä tuli moitteita palvelun toimimattomuudesta.