Rehtorin asettama kirjastotoimen kehittämisprojekti Projektiryhmän loppuraportti

Rehtorin asettama kirjastotoimen kehittämisprojekti Projektiryhmän loppuraportti 15.4.2008

SISÄLLYSLUETTELO Tiivistelmä... 3 Esitykset... 4 1. Toimeksianto ja työryhmän työskentely... 8 2. Päätöksenteko ja toiminnanohjaus... 9 2.1. Hallintoviraston johtosääntö ja työjärjestys... 9 2.2. Kirjastotoimialan ohjaus, kirjastopalveluosaston palvelutuotanto ja toiminnan sisäinen organisointi... 10 2.2.1. Toiminnanohjaus... 10 2.2.2. Kirjastopalveluosaston johtaminen, palvelutuotanto ja yhteistyö kampuskirjastojen kanssa... 13 3. Kirjastopalveluosaston tehtävät ja palvelut... 15 3.1. Osaston tehtävät ja palveluryhmät... 15 3.2. Hankinta- ja luettelointipalvelut... 17 3.2.1. Aineistojen hankinta... 17 3.2.2. Aineistojen bibliografinen kuvailu ja käyttöön saattaminen... 18 3.2.3. Logistiset ratkaisut... 18 3.3. Verkkopalvelut... 20 3.4. Hallinto- ja viestintäpalvelut... 23 3.5. Muut koordinointitehtävät... 24 4. Henkilöstösuunnitelma... 25 4.1. Vapautuvat vakanssit, määräaikaiset palvelusuhteet ja rekrytointi... 25 4.2. Osaamisen kehittäminen... 25 4.3. Henkilöstösuunnittelu kampuksilla... 26 4.4. Kirjastopalveluosasto... 28 4.4.1. Osaston henkilöstörakenne ja henkilöstökustannukset... 28 4.4.2. Osaston ja henkilöstön toimitilat... 30 5. Rahoitus... 30 5.1. Kustannusten kohdentaminen... 31 6. Yhteistyö ulkopuolisten toimijoiden kanssa... 32 7. Muutoksen aikataulutus... 32 Liitteet...34 Liite 1. Rehtorin päätös 1660/051/2007 (23.10.2007)...34 Liite 2. Helsingin yliopiston hallintoviraston työjärjestys...36 Liite 3. Tarkennettu kuvaus aineiston hankinnan toimintamallista...39 Liite 4. Tarkennus verkkopalvelujen uudesta toimintamallista. Kirjastojärjestelmän ja tietokantojen ylläpito...41 Liite 5. Tarkennus verkkopalvelujen uudesta toimintamallista. Julkaisuarkistot ja muut e- julkaisemisen palvelut...42 Liite 6. Kirjastojen osaamisen kehittämisohjelma...45 Liite 7. Esimerkkejä kampuskirjastojen toimenkuvista...47 Liite 8. Alustava luonnos kirjastopalveluosaston henkilöstörakenteesta...49 Liite 9. Kampuskirjastoista, koordinointiyksiköstä ja Kansalliskirjastosta kirjastopalveluosastoon siirtyvät kustannukset v. 2010 (alustava laskelma)...56 2

Tiivistelmä Konsistorin päätöksen toteuttamiseksi ja hallintoviraston kirjastopalveluosaston (1.1.2010) toiminnan valmistelua varten rehtori käynnisti projektin ja asetti projektiryhmän osana Helsingin yliopiston kirjastolaitoksen rakenteellista kehittämistä (rehtorin päätös 225/2007). Projektiryhmän tehtävänä on ollut kirjastolaitoksen henkilöstösuunnitelman täsmentäminen, esityksen tekeminen kirjastolaitoksen toiminnallisista kokonaisuuksista ja rahoituksesta sekä kirjastopalveluosaston toiminnasta ja rahoituksesta. Lisäksi tehtävänä on ollut kirjastopalveluosaston ja kampuskirjastojen sekä ulkopuolisten toimijoiden kanssa tehtävän yhteistyön suunnittelu. Toimeksianto sisälsi myös aikataulun laatimisen. Projektiryhmän väliraportti valmistui 31.1.08 ja siitä pyydettiin kommentteja loppuraportin valmistelua vasten e-lomakkeella 15.2. mennessä. Kommentteja, joita tuli pääasiassa kirjastojen henkilökunnalta ja kirjastojen työryhmiltä, on hyödynnetty loppuraportin valmistelussa. Projektin määräaika päättyi 31.3.08, mutta rehtori myönsi projektille lisäaikaa 15.4. asti. Kirjastopalveluosaston suunnittelussa on otettu huomioon hallintoviraston uusi työjärjestys (rehtorin ja hallintojohtajan allekirjoittama 21.1.08). Osaston johtajana on toimialajohtaja, joka toimii hallintojohtajan alaisuudessa. Palvelutuotannosta vastaavat palvelupäälliköt, joista yksi on osaston palvelujohtaja. Kirjastopalveluosasto (nykyinen kirjastopalvelujen koordinointiyksikkö) vastaa 2005 2009 hallintoviraston johtosäännön mukaisesti yliopiston tieto- ja kirjastopalveluiden kehittämisestä ja koordinoinnista sekä erityisesti yliopiston elektronisen kirjaston yhteisistä palveluista. Rehtorille tehtävän esityksen mukaisesti osaston tehtäviin siirtyy vuonna 2010 myös painettujen aineistojen hankinta ja luettelointipalveluja, kirjastojärjestelmän ylläpitopalveluja ja sovelluspalveluja. Kirjastopalveluosasto muodostuu palveluryhmistä, joita ovat hallinto- ja viestintäpalvelut, hankinta- ja luettelointipalvelut ja verkkopalvelut. Raportissa kuvataan palveluryhmien tehtäviä ja toimintaa. Raportissa on alustava luonnos osaston henkilöstörakenteesta. Osaston vahvuudeksi esitetään 57 vakanssia. Osaston koko perustuu aiempaan suunnittelutyöhön, jossa keskitettävien tehtävien osuudeksi on työnajan seurantaotosten perusteella arvioitu noin 1/3 koko kirjastolaitoksen tulevasta henkilöstöstä. Henkilöstösuunnitelmassa on kuvattu vakansseihin liittyvät tehtävät vain yleisellä tasolla. Kampusten kirjastot ottavat omassa henkilöstösuunnittelussaan huomioon kirjastopalveluosastoon siirtyvät tehtävät ja resurssit. Tavoitteena on hallittu eteneminen kohti uutta kirjastorakennetta. Projektiryhmä esittää, että rehtori nimeää työryhmän, jonka tehtävänä on käsitellä kirjastoissa vapautuvat vakanssit 2008 2009 ja joka valmistelee esityksen asianomaiselle taholle vakanssien täytöstä ottaen huomioon koko kirjastolaitoksen tulevan henkilöstörakenteen. Kirjastopalveluosasto rahoitetaan vuodesta 2010 alkaen hallintoviraston kuluina (päältä pois - menettelyllä). Raportissa esitetään kampusten laskennalliset osuudet kirjastopalveluosaston perustamisesta ja tehtävien siirtämisestä keskitetysti hoidettaviksi. Periaatteena on, että malli kohtelee kaikkia kampuksia tasapuolisesti. Tietoaineistojen (painetut ja elektroniset kirjat, lehdet, hakuteokset ym.) hankintarahoitus esitetään keskitettäväksi päältä pois menettelyllä. Nykyinen e-hankintojen keskitetty rahoitusperiaate laajennetaan koskemaan kaikkia tietoaineistoa. Tavoitteena on mahdollistaa kaikille kampuksille tasavertaiset palvelut. Kooste projektiryhmän esityksistä on raportin sivuilla 4-7. Muutoksen toimeenpanon valmistelu jatkuu projektiryhmän työn päätyttyä osana kirjastojen rakenteellisen kehittämisen hanketta koordinointiyksikön ja kampusten kirjastojen yhteistyönä. Yliopistolain muutoksen valmistelu otetaan huomioon suunnittelussa. 3

Esitykset Esitykset perustuvat Helsingin yliopiston konsistorin päätökseen 17.10.2007, rehtorin tältä pohjalta tekemään toimeksiantoon 23.10.2007 sekä konsistorin päätöstä edeltävään pitkäjänteiseen valmisteluun. Työssä on otettu huomioon sekä yliopiston strategiatyö, uuden yliopistolain valmistelu sekä hallintoviraston johtosääntö 2005 ja työjärjestys 2008. Työhön ovat osallistuneet ohjaus- ja projektiryhmän lisäksi kirjastonjohtajat, lukuisat työryhmät sekä kirjastojen henkilöstö palautteen antajina. Väliraportin tuloksia on esitelty kirjasto- ja tietopalvelutoimikunnassa, dekaanikokouksessa, kirjastojen yhteisissä ja kampuskirjastoissa järjestetyissä tiedotustilaisuuksissa. Päätöksenteko ja toiminnanohjaus 1. Hallintovirastoon muodostetaan 1.1.2010 lukien kirjastopalveluosasto noudattaen konsistorin päätöstä, hallintoviraston johtosääntöä ja työjärjestystä sekä ottaen huomioon uuden yliopistolain valmistelussa esille tulevat kehittämistarpeet. 2. Osaston toiminnan ja talouden suunnittelussa noudatetaan yliopiston ohjeita ja aikatauluja. 3. Yhteistyö kampusten tiedekuntien ja kirjastojen kanssa järjestetään seuraavin tavoin: a. Kirjastotoimen strategista kehittämistä varten perustetaan toimikunta tai vastaava elin (vastaa nykyistä kirjasto- ja tietopalvelutoimikuntaa). b. Kirjastotoimen toimialajohtaja on esittelijä yliopistotason toimikunnassa. c. Kirjastotoimen toimialajohtaja on kampuskirjastojen johtokunnissa pysyvä asiantuntija. d. Toimialajohtaja ottaa tarpeen mukaan osaa yliopiston johtoryhmän kokouksiin ja rehtorin ja dekaanien sekä erillisten laitosten johtajien tapaamisiin. e. Kirjastopalveluosaston ja kampuskirjastojen johdon yhteistyötä varten perustetaan toimialan kehittämisryhmä (vastaa nykyistä kirjastonjohtajien kokousta). 4. Osaston palvelutuotannosta sovitaan toiminnanohjauksen osana vastaavalla tavalla kuin muista hallintoviraston palveluista. Kirjastopalveluosaston tehtävät ja palvelut 5. Kirjastopalveluosasto vastaa kirjastojen yhteisistä tieteenaloista riippumattomista palveluista. Kampuskirjastot vastaavat tieteenala- ja asiakaspalveluista. 6. Kirjastopalveluosasto vastaa kirjastotoimen toimialajohtamisesta. 7. Kirjastopalveluosaston palvelutuotanto muodostuu seuraavista palveluryhmistä: hallinto- ja viestintäpalvelut, hankinta- ja luettelointipalvelut ja verkkopalvelut. Tarkemmat esitykset palvelutuotannon uusista toimintamalleista ovat luvussa 3 sivuilla 15 24. Palvelutuotantoa seurataan ja sitä kehitetään toimintaympäristön muutosten mukaan. 8. Osasto toimii tiiviissä yhteistyössä Kansalliskirjaston ja tietotekniikkaosaston kanssa verkkopalvelujen kehittämisessä ja ylläpidossa sekä hallintotehtävien kehittämisessä kampuspalvelukeskusten kanssa. Tarkemmin asiaa käsitellään kirjastopalveluosaston palvelujen yhteydessä. Henkilöstösuunnitelma 9. Rehtori nimeää työryhmän, jonka tehtävänä on käsitellä kirjastoissa vapautuvat vakanssit 2008 2009 ja valmistella esitys asianomaiselle taholle vakanssien täytöstä ottaen huomioon koko kirjastolaitoksen tulevan henkilöstörakenteen. 10. Henkilöstön kehittäminen a. Toteutetaan henkilöstön osaamisen kehittämisohjelma. Tarkempi suunnitelma esitetään liitteessä 6. 4

Rahoitus b. Uusien tehtäväkuvien suunnittelussa käytetään kirjastojen rakenteellisen kehittämisen suunnittelussa ja työajanseurannassa kertynyttä tietoa. c. Tehtävänimikkeet muutetaan työtehtäviä vastaavaksi. Esitys nimikkeistä on liitteessä 6. 11. Kirjastopalveluosaston muodostaminen a. Henkilöstömääräksi esitetään 57 henkilöä, joista valtaosa siirtyy kampusten kirjastoista. Mikäli tässä esityksessä suunniteltujen tehtävien keskittämistä laajennetaan, joudutaan kirjastoista siirtämään vastaava määrä henkilöstöresursseja esitettyjen lisäksi. b. Kirjastopalveluosastoon siirretään 1.1.2010 lukien nykyisen kirjastopalvelujen koordinointiyksikön vakinainen henkilöstö (kuusi vakanssia) rahoituksineen. Osastoon siirretään myös muut koordinointiyksikön hallinnoimat voimavarat. c. Kirjastopalveluosastoon siirretään 1.1.2010 lukien Kansalliskirjastosta Helka-, Julki- ja Ethesis -palveluista vastaavat tehtävät rahoituksineen. Kansalliskirjaston kanssa neuvotellaan yksityiskohtaisesta työnjaosta vuoden 2008 aikana. 12. Rekrytoinnin periaatteet rakenteellisessa muutoksessa a. Tehtävät täytetään ensisijaisesti kirjastolaitoksen sisällä ilmoittautumisperiaatteella. b. Valintamenettelyssä etusijalle asetetaan vastaavia tehtäviä aiemmin hoitaneet. c. Rekrytoinnissa noudatetaan soveltuvin osin hallintoviraston kampuspalvelukeskusten muodostamisessa käytettyjä periaatteita sekä valtioneuvoston periaatepäätöstä valtion henkilöstön aseman järjestämisestä organisaation muutostilanteissa. d. Osaston palveluryhmien esimiehet rekrytoidaan mahdollisuuksien mukaan vuonna 2009. e. Tarkempi rekrytointisuunnitelma valmistellaan vuoden 2008 loppuun mennessä yhteistyössä kampusten kirjastojen ja henkilöstö- ja lakiasianosaston kanssa. 13. Kampuskirjastojen henkilöstösuunnittelu a. Kirjastot kehittävät tiedekuntien ja laitosten tarvitsemia tutkija-, opettaja- ja opiskelijapalveluja sekä vastaavat yhteiskunnallisesta palvelutehtävästä. b. Kirjastojen kokonaisuutta kehitetään siten, että asiakkaat saavat laadukasta, samantasoista palvelua kaikilla kampuksilla. c. Henkilöstöresurssin siirtymisessä kampuskirjastosta kirjastopalveluosastoon huomioidaan se työmäärä henkilötyövuosina, jonka keskitetyt palvelut kullekin kampukselle tuottavat. d. Kampuksilta kirjastopalveluosastoon siirtyvät voimavarat on esitetty liitteessä 9 (alustava laskelma). e. Vaikka keskitettävät tehtävät siirtyvät kaikista kampuskirjastoista kirjastopalveluosaston vastuulle, on mahdollista, että joissakin kirjastoissa laadukas ja tasavertainen asiakas- ja tieteenalojen asiantuntijapalvelu voi edellyttää henkilöstörakenteen vahvistamista nykyisestään. 14. Kirjastopalveluosasto rahoitetaan 2010 lukien hallintoviraston kuluina (päältä pois menettelyllä). Suunnittelussa noudatetaan aiemman suunnittelun periaatteita (Muistio 25.4.07.). 15. Talousseurannassa noudatetaan yliopiston ohjeita ja määräyksiä. 16. Erillislaitosten osalta kirjastokustannukset selvitetään, kun yliopistolain muutosten vaikutukset yliopiston rakenteisiin ja rahoitukseen ovat selvillä. 5

Henkilöstökustannukset 17. Kampusten alustavat laskennalliset osuudet tehtävien siirtymisestä keskitetysti hoidettaviksi kirjastopalveluosastossa on esitetty liitteessä 9. Periaatteena on, että malli kohtelee kaikkia kampuksia tasapuolisesti. Tietoaineistokustannukset 18. Tietoaineistojen hankintarahoitus (painetut ja elektroniset kirjat, lehdet, hakuteokset ym.) esitetään keskitettäväksi päältä pois- menettelyllä yliopiston strategisen tutkimusinfrastruktuurin varmistamiseksi. Nykyinen e-hankintojen keskitetty rahoitusperiaate laajennetaan koskemaan kaikkea tietoaineistoa ja mahdollistetaan kaikille kampuksille tasavertaiset palvelut. Muutoksessa noudatetaan seuraavia periaatteita: a. Lähtökohtana ovat kaikkien kampusten nykyiset (v 2007) aineiston hankintaan käyttämät resurssit. b. Aineiston hankintarahoitus korvamerkitään erillisenä muusta kirjastopalveluosaston rahoituksesta. c. Kampuskirjastojen johtokunnat käsittelevät kampuskirjaston aineistonhankintasuunnitelmat ja voimavaratarpeet osana toiminnan suunnittelua. d. Kirjasto- ja tietopalvelutoimikunta tai vastaava elin käsittelee aineistonhankintaan liittyvät periaatteet ja resurssien allokoinnin yliopiston tasolla. e. Kampuskirjastojen johtokunnat käsittelevät kirjastojensa osalta aineistonhankintoihin myönnetyn määrärahan sisäisen allokoinnin ja ilmoittavat ne kirjastopalveluosastoon. f. Kirjastopalveluosasto raportoi säännöllisesti sovittavin väliajoin kampuskirjastojen johdolle ja johtokunnalle aineistonhankintaresurssien käytöstä. Tila- ja muut kustannukset 19. Kampuskirjastot ja kirjastopalveluosasto vastaavat kukin omista tilakustannuksistaan. 20. Tiedekunnat yhdessä teknisen osaston kanssa etsivät ratkaisuja vapautuvien tilojen käytölle. Siirtymäkauden mahdollisista päällekkäisistä tilakustannuksista neuvotellaan teknisen osaston kanssa. 21. Kirjastopalveluosastoon siirtyvät kampuskirjastojen budjeteista myös keskitettävien yhteisten toimintojen muut kustannukset juoksevien toimintamenojen kattamiseen. Näiden kustannusten kattamiseen siirretään kampuskirjastojen budjetista laskennallisesti 0,5 %. Suunnittelun edetessä tämä osuus tarkennetaan. Kustannusten kohdentaminen 22. Kirjastopalveluosaston kustannusten kohdentamisessa 2010 lukien menetellään samoin kuin kohdennettaessa hallintoviraston muiden osastojen kustannuksia uuden yliopistolain tultua voimaan. 23. Henkilöstökustannusten kohdentamisessa esitetään, että hankinta- ja luettelointipalvelut kohdennetaan käyttöperusteisesti ja muut kustannukset päältä pois -menettelyllä. Yhteistyö ulkopuolisten toimijoiden kanssa 24. Yhteistyötä kirjastopalvelujen tarjonnassa vahvistetaan kaikilla kampuksilla: a. Yhteistyön yleiset periaatteet sovitaan koko yliopiston tasolla. b. Yhteistyösopimukset allekirjoittaa rehtori. c. Palvelujen tuottamisen kustannuslaskennassa (kokonaiskustannusmalli) noudatetaan yhteisiä periaatteita. 6

Muutoksen aikataulutus 25. Esitys muutoksen aikataulutuksesta: Vuonna 2008 kirjastotoimen toimeenpano-ohjelman 2010 2012 valmistelu kirjastopalveluosaston toiminta- ja palvelutuotantoprosessien suunnittelu yhteistyössä kirjastojen kanssa jatketaan kirjastolaitoksen henkilöstösuunnitelman täsmentämistä yhteistyössä kampuskirjastojen ja asiantuntijaryhmien kanssa rekrytoinnin periaatteiden tarkentaminen jatketaan keskustakampuksen yhteiskirjaston johtamisjärjestelmän ja organisaation valmistelua aiemman työryhmän esitysten pohjalta (Muistio 25.4.07 1 ) täsmennetään työnjakoa Kansalliskirjaston, tietotekniikkaosaston ja kampuspalvelukeskusten kanssa käynnistetään osaamisohjelman toteuttamiseksi ehdotetut toimenpiteet jatketaan yhteistyöperiaatteiden valmistelua ulkopuolisten toimijoiden kanssa rakenteellisia henkilöstömuutoksia voidaan toteuttaa jo 2008 2009 Vuonna 2009 tarkennetaan kirjastolaitoksen johtamis- ja päätöksentekojärjestelmää yliopistolain muutosten mukaisesti valmistellaan tarvittavat muutokset kirjastojen johtosääntöihin ja työjärjestyksiin laaditaan työjärjestys kirjastopalveluosastolle tarkennetaan kirjastolaitoksen rahoitusmallia yliopistolain muutosten mukaisesti rekrytoidaan kirjastopalveluosaston palveluryhmien vetäjät ja suunnitellaan prosessien muuttamisen edellyttämät toimenpiteet keskustakampuksen yhteiskirjastolle valitaan johtaja jatketaan kampuskirjastojen henkilöstörakenteen kehittämistä käynnistetään ja toteutetaan rekrytoinnin edellyttämät toimenpiteet kirjastopalveluosaston ja kirjastojen henkilökunnan toimenkuvien läpikäynti ja virkasuhteiden muuttaminen työsopimussuhteiksi jatketaan osaamisen kehittämisohjelman toteuttamista: ura-polkuohjelman suunnittelu yliopiston ja Kansalliskirjaston välinen kirjastosopimus vuosille 2010 2013: sopimusneuvottelut valmistellaan seurantajärjestelmät valmistellaan tilajärjestelyjen väliaikaiset ratkaisut Vuonna 2010 yliopistot aloittavat uuden lain mukaisen toimintansa 1.1.2010 1.1.2010 kirjastopalveluosasto aloittaa toimintansa ja kirjastolaitoksen uusi hallintomalli astuu voimaan vakiinnutetaan uusi toimintamalli keskustakampuksen tilaohjelman ja muutoshankkeen toteuttaminen keskustakampuksen kirjastot ovat hallinnollisesti yhtenäinen kokonaisuus yliopiston ja Kansalliskirjaston välinen kirjastosopimus 2010 13 jatketaan osaamisen kehittämisohjelman toteuttamista vakiinnutetaan seurantajärjestelmät Vuosina 2011 2012 keskustakampuksen kirjastotilan valmistuminen toteutetaan tarvittavat muutot uuden strategia- ja suunnittelukauden valmistelu kirjastotoiminnan mahdollinen kansainvälinen arviointi 1 Helsingin yliopiston kirjasto- ja tietopalvelujen rakenteellinen kehittäminen 2007 2015. Kirjasto- ja tietopalvelutoimikunnan asettamien työryhmien muistio (25.4.2007) 7

1. Toimeksianto ja työryhmän työskentely Toimeksianto Konsistorin päätöksen toteuttamiseksi ja hallintoviraston kirjastopalveluosaston (1.1.2010) toiminnan valmistelua varten rehtori käynnisti projektin ja asetti projektiryhmän osana Helsingin yliopiston kirjastolaitoksen rakenteellista kehittämistä (rehtorin päätös 225/2007 2 liitteessä 1). Projektiryhmän tehtävänä on: täsmentää kirjastolaitoksen henkilöstösuunnitelma konsistorin päätöksen pohjalta ja aiempaa valmistelua hyväksi käyttäen tehdä esitys kirjastolaitoksen toiminnallisista kokonaisuuksista ja rahoitusjärjestelyistä laatia esitys kirjastopalveluosaston toiminnasta ja rahoituksesta valmistella esitys ko. osaston ja kampuskirjastojen yhteistyöjärjestelyistä valmistella esitys yhteistyöjärjestelyistä ulkopuolisten toimijoiden kanssa aikatauluttaa muutosten toimeenpano ottaen huomioon yliopiston strategiavalmistelun ja hallinnollisten muutosten aikataulut. Projektiryhmän puheenjohtajana on tieto- ja kirjastopalvelujohtaja Kaisa Sinikara ja jäseninä kirjastonjohtajat Matti Hjerppe, Pälvi Kaiponen, Heli Myllys ja Kaija Sipilä, apulaiskirjastonjohtaja Maria Kovero, fil.yo Harri Waltari, pääsuunnittelija Ari Rouvari ja hänen varajäsenenä kirjastonhoitaja Leena Lajunen. Projektin ohjausryhmän puheenjohtajana toimii vararehtori Hannele Niemi ja jäseninä ovat dekaani Hannu Niemi, professori Arto Haapala ja professori Eero Puolanne. Ohjausryhmän keskeisenä tehtävänä on turvata kirjastolaitoksessa tehdyn pitkäjänteisen kehittämistyön jatkuvuus ja yhteisten palvelujen kehittäminen hyödyntäen edeltävää valmistelutyötä. Projekti- ja ohjausryhmien sihteereinä toimivat projektipäällikkö Iiris Karppinen ja suunnittelija Tiina Äärilä. Projektiryhmän väliraportti valmistuu 31.1.08 ja loppuraportti 15.4.2008. Ohjausryhmän ja projektiryhmän työskentely Työryhmät ovat käyttäneet työssään hyväksi konsistorin päätöstä edeltävien ryhmien suunnittelutyön tuloksia 3. Suunnittelun kuluessa projektiryhmä on kokoontunut yhteensä 11 kertaa (26.11.07, 14.12.07, 9.1.08, 17.1.08, 28.1.08, 20.2, 26.2,10.3, 20.3, 2.4. ja 8.4.) ja ohjausryhmä neljä kertaa (11.12.07, 29.1.08, 17.3. ja 8.4.). ohjausryhmällä ja projektiryhmällä on ollut kolme yhteiskokous (19.11.07, 17.1.08 ja 4.3.08). kirjastonjohtajat ovat pitäneet kolme työseminaaria (3.12.07, 5.3.08 ja 10.3.08), joissa on hahmoteltu kirjastopalveluosaston ja kampuskirjastojen tehtäviä, henkilöstörakennetta, uuden toimintaorganisaation kehittämisen haasteita, johtamisjärjestelmää ja henkilöstön osaamisen kehittämisohjelmaa. Seminaarin vetäjänä 3.12. toimi johdon konsultti, FM Terttu Niemelä Human Focus OY:stä. kirjastojen työryhmiltä pyydettiin näkemyksiä oman toiminta-alueen tulevaisuuden visioista ja tehtäväalueen uudelleen järjestelyistä sekä töiden uudelleen järjestelystä tulevassa toimintaorganisaatiossa. seuraavia asiantuntijoita ja yhteistyötahoja on kuultu: kirjastotoimen apulaisjohtaja Anna-Maria Soininvaara Helsingin kaupunginkirjastosta, lakimies Pauliina Juntunen 2 Rehtorin päätökset: http://notes.helsinki.fi/halvi/hallinto/rehtorin.nsf/numeroittain 3 Helsingin yliopiston kirjasto- ja tietopalvelujen rakenteellinen kehittäminen 2007 2015. Kirjasto- ja tietopalvelutoimikunnan asettamien työryhmien muistio (25.4.2007) 8

yliopiston henkilöstö- ja lakiasiainosastolta, johtajat Kristiina Hormia-Poutanen ja Liisa Savolainen Kansalliskirjastosta, taloussuunnittelupäällikkö Camilla Elander kvestuurista, tietohallintojohtaja Ilkka Siissalo, apulaisjohtaja Eija Heiskanen ja palvelupäällikkö Teo Kirkinen yliopiston tietotekniikkaosastolta, tekninen johtaja Anna-Maija Lukkari ja apulaisjohtaja Pekka Seppälä tekniseltä osastolta ja suunnittelija Kari Huittinen kehittämisosastolta. on kuultu myös kirjasto- ja tietopalvelutoimikuntaa rakenteellisen kehittämishankkeen ohjausryhmänä. väliraportin tiedotus- ja keskustelutilaisuus järjestettiin 31.1.2007. Porthanian PIII:ssa. Lisäksi järjestettiin kaikilla kampuksilla tiedotus- ja keskustelutilaisuudet. 2. Päätöksenteko ja toiminnanohjaus 2.1. Hallintoviraston johtosääntö ja työjärjestys Hallintoviraston työjärjestyksen suunnittelu käynnistettiin syksyllä 2007. Suunnittelun taustalla on valmistautuminen yliopistolain muutokseen sekä hallinnon kehittämisohjelma 4 ja siinä esitetyt tavoitteet hallinto- ja tukipalveluprosessien tehostamisesta, toiminnanohjauksen suunnitelmallisuudesta ja johtamisen vahvistamisesta. Työjärjestyksessä kuvataan hallintoviraston toimintakokonaisuudet ja toimintaperiaatteet. Työjärjestyksellä luodaan palvelujen tuottamiselle ja kehittämiselle selkeät vastuut, selkeytetään palvelutarjontaa ja parannetaan muutosjoustavuutta. Helsingin yliopiston hallintojohtosääntöön ja hallintoviraston johtosääntöön perustuva työjärjestys astui voimaan 1.2.2008 alkaen (Liite 2. Hallintoviraston työjärjestys). Konsistorin päätöksen mukaan kirjastopalveluosasto on osa hallintovirastoa. Hallintoviraston työjärjestys otetaan siten huomioon kirjastopalveluosaston suunnittelussa. Hallintoviraston osastojen ja erillisyksiköiden tehtävät ja palvelut kuvataan hallintoviraston johtosäännössä ja yksilöidymmin kunkin osaston ja erillisyksikön omassa työjärjestyksessä. Kirjastopalveluosastolle hallintoviraston osastona laaditaan oma työjärjestys. Hallintoviraston toimintakokonaisuudet ja palvelutuotanto Hallintoviraston toiminnan tavoitteena on edellytysten luominen yliopiston perustehtävien hoitamiselle. Hallintovirasto hoitaa yliopiston yhteistä hallintoa ja tukipalveluja. Hallintovirastoa johtaa hallintojohtaja. Hallintoviraston toiminta käsittää toimialojen ohjauksen, palvelutuotannon ja yliopiston johtamista tukevia keskitettyjä toimintoja (johdon tukipalvelut). Hallintoviraston toimialat ovat tutkimuksen ja opetuksen tukitoiminnot, henkilöstöhallinto, taloushallinto, tietotekniikka, tilahallinto, viestintä ja kirjastotoimi. Palveluja hallintovirasto tarjoaa seuraavilla alueilla: henkilöstöpalvelut, lakiasian keskitetty hoitaminen, talouspalvelut, tietotekniikkapalvelut, kiinteistöpalvelut, tutkimuspalvelut, opintoja opiskelijapalvelut, kirjasto- ja tietopalvelut, liikuntapalvelut, viestintäpalvelut, asiakirjahallinto ja arkistotoimi sekä yliopistomuseo. Palveluja tuotetaan kampuspalvelukeskuksissa ja keskitetysti. Keskitettyjä palveluja ovat palvelut, joiden tuottaminen yhtenä kokonaisuutena on tarkoituksenmukaista tai jotka vaativat poikkeuksellista erityisasiantuntemusta. Kaaviossa 1 on kuvattu hallintoviraston toimintakokonaisuudet. 4 Hallinnon ja tukitoimien kehittämisohjelma 2007 2008. Helsingin yliopiston hallinnon julkaisuja 30, Strategiat ja suunnitelmat. http://www.helsinki.fi/julkaisut/aineisto/hallinnon_julkaisuja_30_2006.pdf 9

Kaavio 1. Hallintoviraston toimintakokonaisuudet 2.2. Kirjastotoimialan ohjaus, kirjastopalveluosaston palvelutuotanto ja toiminnan sisäinen organisointi 2.2.1. Toiminnanohjaus Helsingin yliopiston kirjastolaitos muodostuu konsistorin päätöksen mukaan vuoden 2010 alusta hallintoviraston kirjastopalveluosastosta sekä keskustan, Kumpulan, Meilahden ja Viikin kampuksilla toimivista tiedekuntien alaisista kampuskirjastoista. Lisäksi Kansalliskirjasto tuottaa palveluja Helsingin yliopistolle sopimuksen mukaisesti (Kaavio 2). Kampuskirjastojen hallinnosta vastaavat johtokunnat ja kirjastonjohtajat. Kirjastojen tehtävät ja hallinto määritellään johtosäännöissä. Kampuskirjastojen sisäinen päätöksenteko määritellään johtosääntöjä täydentävissä työjärjestyksissä. Uusi toimintojen ja palvelujen organisoiminen edellyttää kampusten kirjastojen johtosääntöjen ja työjärjestysten tarkistamista. Hallintojohtaja johtaa ja kehittää hallintoviraston toimintaa sekä vastaa sille asetettujen tavoitteiden toteutumisesta myös kirjastotoimen osalta. Kirjastotoimialan ohjauksesta ja kehittämisestä yliopiston strategian mukaisesti vastaa toimialajohtaja eli tieto- ja kirjastopalvelujohtaja. Toimialajohtaja antaa koko yliopistoa koskevia ohjeita ja määräyksiä omalla toimialallaan. Toimialajohtaja työskentelee yhteistyössä yliopiston johtoryhmän, dekaanien, erillisten laitosten johtajien, kirjastonjohtajien kanssa sekä kirjasto- ja tietopalvelutoimikunnan tai vastaavan toimielimen kanssa. Uusi yliopistolaki muuttaa yliopiston johtamismallia ja päätöksentekojärjestelmää. Myös yliopiston eri toimijoiden vastuut ja tehtävät muuttuvat. Lakiuudistus saattaa tuoda muutoksia myös kirjastolaitoksen päätöksentekojärjestelmään ja toiminnanohjaukseen. Muutokset otetaan huomioon myöhemmässä valmistelutyössä. Hallintoviraston johtosäännössä ja työjärjestyksessä määritellään nykyisen koordinointiyksikön vastuut ja tehtävät. Johtosääntö ja työjärjestys tarkistetaan ennen yliopistolain muutoksen voimaantuloa 1.8.2009 ja kirjastolaitoksen uuden hallintomallin voimaantuloa 1.1.2010. 10

Kaavio 2. Kirjastolaitoksen organisoituminen vuonna 2010. Lähde: Helsingin yliopiston kirjasto- ja tietopalvelujen rakenteellinen kehittäminen 2007 2015. Kirjasto- ja tietopalvelutoimikunnan asettamien työryhmien muistio (25.4.2007) Kirjastolaitoksen toimijat toiminnan ja talouden suunnittelussa ovat rehtori, vararehtori, kirjasto- ja tietopalvelutoimikunta tai vastaava toimielin, hallintojohtaja, tieto- ja kirjastopalvelujohtaja, dekaanit ja kampuskirjastojen johtokunnat. Erillislaitosten palvelut ja kirjastokustannukset selvitetään, kun yliopistolain muutosten vaikutukset yliopiston rakenteisiin ja rahoitukseen ovat selvillä. Seuraavassa on hahmoteltu/esitetty eri toimijoiden tehtäviä ja vastuita. YLIOPISTOTASO Rehtori Vararehtori päättää hallintoviraston rahoituksesta, johon sisältyy kirjastopalveluosaston hallinnoima keskitetty aineiston hankintarahoitus päättää yliopistollisten tehtävien rahoituksesta kirjastotoimintaan päättää erillislaitoksille ja yliopiston ulkopuolisille toimijoille kohdennettavista kirjastokuluista/veloituksesta toimii kirjasto- ja tietopalvelutoimikunnan tai vastaavan elimen puheenjohtajana Toimikunta tai vastaava elin vastaa kirjastotoimen strategisten linjausten valmistelusta osallistuu kirjasto- ja tietopalvelujen yliopistotason tavoiteohjelman valmisteluun käsittelee keskitetyn aineistorahoituksen periaatteet ja esitykset mahdollisista muutoksista toimii asiantuntijana kirjasto- ja tietopalvelualaa koskevissa kysymyksissä 11

Hallintojohtaja sopii rehtorin kanssa hallintoviraston tavoiteohjelmasta ja resursseista (ml. kirjastopalveluosaston tavoiteohjelma ja resurssit) yliopiston toiminnan ohjausprosessin yhteydessä sopii toimialajohtajan kanssa kirjastopalveluosaston tavoiteohjelmasta, sen toimeenpanosuunnitelmasta ja resursseista hyväksyy kirjastopalveluosaston toimintakertomuksen Tieto- ja kirjastopalvelujohtaja vastaa toimialajohtajana koko yliopiston tasolla kirjastotoimen kehittämisestä yliopiston strategian mukaisesti ja antaa tähän perustuen toimialaansa koskevia ohjeita vastaa kirjastopalveluosaston tavoiteohjelman ja budjettiesityksen valmistelusta osana hallintoviraston valmistelua ja yhteistyössä kampuskirjastojen johtajien kanssa raportoi kirjastopalveluosaston tavoitteiden saavuttamisesta hallintojohtajalle ja laatii kirjastotoimen toimintakertomuksen käy valmistelevat neuvottelut Kansalliskirjaston, erillislaitosten sekä ulkopuolisten ja yliopiston yhteydessä toimivien organisaatioiden ja yksiköiden kanssa yhteistyössä kampuskirjastojen ja ao. tiedekuntien vastuutahojen kanssa on pysyvä asiantuntija kampuskirjastojen johtokunnissa KAMPUS- JA TIEDEKUNTATASO Kampuskirjastojen johtokunnat puheenjohtajat ovat kirjasto- ja tietopalvelutoimikunnan tai vastaavan elimen jäseniä hyväksyvät kampuskirjaston tavoiteohjelman, vuosittaisen toimeenpanosuunnitelman resursseineen (päättävät rahoituksesta) sekä toimintakertomuksen päättävät tietoaineistojen hankintarahoituksen allokoinnista kampuksensa osalta muista johtokuntien tehtävistä säädetään johtosäännössä Kampuskirjastojen kirjastonjohtajat laativat kampuskirjastonsa tavoiteohjelman, budjettiesityksen, toimeenpanosuunnitelman sekä raportoivat johtokunnalle käyvät tarkentavat neuvottelut kampuksen tieteenala- ja paikallispalvelujen tasosta ja kustannuksista tiedekuntien kanssa osallistuvat kirjastotoimialan strategiavalmisteluun osallistuvat sisäisten palvelujen tavoiteohjelman ja rahoituksen valmisteluun toimivat esittelijöinä kampuskirjaston johtokunnassa Dekaanit käyvät ao. kampuskirjaston johtajan kanssa tarkentavia neuvotteluja tieteenala- ja paikallispalvelujen tasosta ja kustannusten kohdentumisesta käsittelevät kirjastotoimen tavoiteohjelmaa (ml. keskitetyt palvelut) osana toiminnanohjausprosessia dekaanien ja rehtorin yhteistapaamisissa käsitellään kirjastotoimeen liittyviä asioita Kampuksen kirjastoneuvottelukunnat voidaan perustaa, jos kampus katsoo tarkoituksenmukaiseksi osallistuu kampuskirjaston tavoiteohjelman valmisteluun 12

Toiminnan ja talouden suunnittelu Kirjastotoiminnalle laaditaan kolmivuotinen tavoiteohjelma, joka perustuu yliopiston strategiaan ja sen toimenpideohjelmiin. Tavoiteohjelma sisältää pidemmän ajan vision, päämäärät ja tavoitteet sekä keinot niiden toteuttamiseksi. Toiminnan ja talouden suunnittelussa noudatetaan yliopiston ohjeistusta ja aikatauluja. Kaaviossa 3 on kuvattu kirjastotoiminnan ohjausprosessin vaiheet. Kaavio 3. Kirjastotoiminnan ohjauksen vaiheet 2.2.2. Kirjastopalveluosaston johtaminen, palvelutuotanto ja yhteistyö kampuskirjastojen kanssa Kirjastopalveluosaston tehtävät ja vastuut määritellään hallintoviraston johtosäännössä ja työjärjestyksessä sekä osaston omassa työjärjestyksessä. Hallintojohtaja neuvottelee rehtorin kanssa hallintoviraston resursseista yliopiston toiminnanohjausprosessin yhteydessä. Hallintojohtaja sopii toimialajohtajan kanssa osaston tavoitteista ja resursseista. Kirjastopalveluosaston toiminnasta vastaa osaston johtaja, tieto- ja kirjastopalvelujohtaja, joka on myös toimialan johtaja. Osaston palvelutuotanto Kirjastopalveluita tuotetaan keskitetysti kirjastopalveluosastossa ja paikallisesti kampusten kirjastoissa. Kirjastopalveluosastoon keskitetty palvelutuotanto organisoidaan palveluryhmiksi. Palveluista laaditaan palvelukuvaukset. Palvelukuvaukset sisältävät palvelutasovaihtoehdot sekä palveluiden hinnan muodostumis- ja kohdennusperiaatteet (kts. hallintoviraston työjärjestys: ohjausmalli). Palvelujen toteutumisesta asianmukaisesti, laadukkaasti ja tehokkaasti vastaavat palvelupäälliköt. Osastossa on 2-4 palvelupäällikköä riippuen palveluryhmien määrästä. 13

Palvelupäällikön vastuulla voi olla useampia palveluryhmiä. Palvelupäällikön tukena voi toimia tiiminvetäjiä. Palvelupäälliköistä yksi toimii palvelujohtajana, joka vastaa osaston koko palvelutuotannon ohjauksesta, kehittämisestä, laadusta ja tehokkuudesta sekä seurannasta. Toimialajohtaja sopii palvelujohtajan kanssa palvelutuotannon sisällöstä, resursseista ja kehittämistoimenpiteistä ottaen huomioon tiedekunnilta, kampuskirjastoilta kootut tarpeet ja kehittämistoiveet. Palvelujohtaja ja palvelupäälliköt työskentelevät läheisessä yhteistyössä tiedekuntien ja kampuskirjastojen kanssa. Osaston johtaja ja palvelujohtaja neuvottelevat yliopiston ulkopuolisten yksiköiden kanssa mahdollisesta palvelujen myymisestä, ostamisesta tai yhteisestä palvelujen tuottamisesta yhdessä kirjastonjohtajien kanssa. Asiassa kuullaan myös kirjasto- ja tietopalvelutoimikuntaa tai vastaavaa tahoa. Palveluryhmät ja niihin liittyvät vastuut sekä osaston sisäinen päätöksentekojärjestelmä kuvataan tarkemmin osaston työjärjestyksessä. Yhteistyö kampuskirjastojen kanssa Kirjastopalveluosaston ja kampuskirjastojen yhteistyötä tukee toimialan kehittämisryhmä, johon osallistuvat toimialajohtaja, osaston palvelujohtaja- ja päälliköt, kampuskirjastojen kirjastonjohtajat sekä niin sovittaessa Kansalliskirjaston edustaja tutkimuskirjastopalveluista. Ryhmä kuulee tarvittaessa eri asiantuntijoita. Vastaavasti toimialajohtaja toimii pysyvänä asiantuntijajäsenenä kampuskirjastojen johtokunnissa. Lisäksi toimialajohtaja osallistuu kirjastotoimialan tulosneuvotteluihin. Tarvittaessa perustetaan erilaisia palveluihin liittyviä kirjastojen ja kirjastopalveluosaston yhteistyöryhmiä (Kaavio 4). Kaavio 4. Palvelutuotantoon liittyvä yhteistyö kirjastopalveluosaston ja kampuskirjastojen kanssa. Esitykset uudesta toimintamallista Hallintovirastoon muodostetaan 1.1.2010 lukien kirjastopalveluosasto noudattaen konsistorin päätöstä, hallintoviraston johtosääntöä ja työjärjestystä sekä ottaen huomioon uuden yliopistolain valmistelussa esille tulevat kehittämistarpeet. 14

Osaston toiminnan ja talouden suunnittelussa noudatetaan yliopiston ohjeita ja aikatauluja. Yhteistyö kampusten tiedekuntien ja kirjastojen kanssa järjestetään seuraavin tavoin: - Kirjastotoimen strategista kehittämistä varten perustetaan toimikunta tai vastaava elin (vastaa nykyistä kirjasto- ja tietopalvelutoimikuntaa). - Kirjastotoimen toimialajohtaja on esittelijä yliopistotason toimikunnassa. - Kirjastotoimen toimialajohtaja on pysyvä asiantuntijajäsen kampuskirjastojen johtokunnissa. - Toimialajohtaja ottaa tarpeen mukaan osaa yliopiston johtoryhmän kokouksiin ja rehtorin ja dekaanien sekä erillisten laitosten johtajien tapaamisiin. - Kirjastopalveluosaston ja kampuskirjastojen johdon yhteistyötä varten perustetaan toimialan kehittämisryhmä (vastaa nykyistä kirjastonjohtajien kokousta). Osaston palvelutuotannosta sovitaan toiminnanohjauksen osana vastaavalla tavalla kuin muista hallintoviraston palveluista. 3. Kirjastopalveluosaston tehtävät ja palvelut Osaston suunnittelun lähtökohdat Lähtökohtina kirjastopalveluosaston suunnittelussa ovat aiempi suunnittelutyö sekä hallintoviraston uusi työjärjestys. Yliopistolain muutosten vaikutus otetaan huomioon suunnittelussa 2008 2009. Suunnittelun perusperiaatteita: Kirjastopalveluosastossa hoidetaan tieteenaloista riippumattomat keskitettävät, yhteiset palvelut. Kampuskirjastojen palvelut profiloidaan tieteenalojen asiakas- ja asiantuntijapalveluihin. Eläkkeelle jäämisen seurauksena vapautuvia henkilöstövoimavaroja käytetään sekä tieteenala- että keskitettyjen palvelujen kehittämiseen. Eläkkeelle jäämisen yhteydessä vakanssien määrää vähennetään henkilöstörakenteen ja palkkauksen korjaamiseksi. Yliopistolain muutoksen myötä on vuodesta 2010 alkaen virkasuhteiden sijasta työsopimussuhteiset tehtävät. Rakenteellisia henkilöstömuutoksia voidaan toteuttaa jo 2008 2009 Kirjastopalvelun kaikkiin työtehtäviin liittyy työn kehittämisen, kirjastotoiminnan koordinoinnin ja tulevaisuusorientaation näkökulmat. Vuonna 2015 1/3 kirjastojen vakinaisesta henkilöstöresurssista on keskitettävissä, yhteisiin palveluihin. Luku sisältää myös kampuspalvelukeskuksiin siirtyvät henkilöresurssit. Tavoitteena on, että 50 60 % kirjasto- ja tietopalvelujen henkilöstöstä on vuonna 2015 suorittanut yliopistotutkinnon. Kustannusten hallinta. 3.1. Osaston tehtävät ja palveluryhmät Kirjastopalveluosasto (nykyinen kirjastopalvelujen koordinointiyksikkö) vastaa 2005 2009 hallintoviraston johtosäännön mukaisesti yliopiston tieto- ja kirjastopalvelukokonaisuuden kehittämisestä ja koordinoinnista sekä erityisesti yliopiston elektronisen kirjaston yhteisistä palveluista. 15

Kirjastopalveluosaston tehtäväkenttä laajenee vuonna 2010 käsittämään myös painettujen aineistojen hankinta- ja luettelointipalveluja, elektronisen kirjaston asiakasliittymän/-liittymien ja taustaohjelmien ylläpitopalveluja sekä näihin liittyviä paikallisia räätälöinti- ja kehittämistehtäviä. Kehittäminen ja koordinointi ovat osaston tehtävien keskeisiä painopisteitä. Osaston palveluryhmät Kirjastopalveluosasto muodostuu seuraavista palveluryhmistä: hallinto- ja viestintäpalvelut hankinta- ja luettelointipalvelut verkkopalvelut Hallinto- ja viestintäpalvelut hoitavat kirjastojen kokonaisuuden osalta mm. henkilöstökoulutusta ja työhyvinvoinnin tehtäviä, yhteistä viestintää sekä hankkeiden ja kansainvälisten asioiden koordinointia. Hankinta- ja luettelointipalvelut jakautuvat kahteen suureen kokonaisuuteen: aineistojen hankintapalveluihin ja bibliografisiin kuvailupalveluihin. Hankinta- ja luettelointipalveluissa on myös aineistojen kilpailutus sekä kokoelmien digitoinnin palvelut. Sekä painetut että elektroniset aineistot tullaan hankkimaan ja luetteloimaan hankinta- ja luettelointipalveluissa. Verkkopalveluihin suunnitellaan sisältyvän elektronisen kirjaston taustajärjestelmien (kirjastoja tiedonhakuportaalijärjestelmät, julkaisuarkistot ja tietokannat) paikallisen ylläpidon ja asiakasliittymän/liittymien paikallinen räätälöinti. Kirjaston verkkopalvelujen kehittäminen ja kansallisten ja kansainvälisten kehityssuuntien seuraaminen on myös osa verkkopalvelujen vastuulla. Verkkopalvelut-ryhmä toimii tiiviissä yhteistyössä mm. Kansalliskirjaston ja tietotekniikkaosaston asiantuntijoiden kanssa. Palveluryhmien vastuulla on myös muita koordinointitehtäviä mm. palautejärjestelmään, laadunvarmistukseen, tiedonhankinnan koulutukseen, kirjastojen asiakaspalveluihin ja logistisiin ratkaisuihin liittyviä koordinointitehtäviä. Palvelutuotantoa seurataan ja sitä kehitetään toimintaympäristön muutosten mukaan. Uusia tehtäväalueita kirjastopalveluosastossa olisivat mm: tietokantojen ja kirjastojärjestelmän paikallinen ylläpito ja räätälöinti (nyt kirjastosopimuksen mukaisesti Kansalliskirjastolla) julkaisujen tuki ja e-julkaisuarkistopalvelut (nyt osittain erillisesti rahoitettuina hankkeina, rehtorin toimeksiannosta vakiinnutetaan osana kirjastojen rakenteellista muutosta) logistiset ratkaisut (nyt hoitamaton alue, asiakkailta jatkuva paine varausten ja palautusten kuljettamiseen kampusten välillä). Keskitetyt palvelut kootaan hallintoviraston kirjastopalveluosastoon, jonka on suunniteltu sijoittuvan keskustakampukselle rakennettavan yhteiskirjaston tilakokonaisuuteen (tarkemmin luvussa 4.4.2). Esitys Kirjastopalveluosaston palvelutuotanto muodostuu seuraavista palveluryhmistä: hallinto- ja viestintäpalvelut, hankinta- ja luettelointipalvelut ja verkkopalvelut. Tarkemmat esitykset palvelutuotannon uusista toimintamalleista ovat luvussa 3 sivuilla 17 24. Palvelutuotantoa seurataan ja sitä kehitetään toimintaympäristön muutosten mukaan. 16

3.2. Hankinta- ja luettelointipalvelut 3.2.1. Aineistojen hankinta Kirjastojen tavara- ja palveluhankinnat koostuvat painetuista ja elektronisista julkaisuista, tietokannoista ja muista tietoaineistoista, palveluista, ohjelmistoista ja muista tavarahankinnoista. Toimintaa ohjaavat yliopiston hankintatointa sekä kirjastopalveluja koskevat säädökset, päätökset, linjaukset ja suunnitelmat sekä käytettävissä olevat määrärahat ja resurssit. Kaaviossa 5 on hahmoteltu kirjastojen koko hankintatoimen organisointia ja taulukossa 1 on esitetty kirjastojen tavara- ja palveluhankintojen volyymit vuonna 2007. Taulukko 1. Kirjastojen tavara- ja palveluhankintojen volyymit 2007 (1 000 EUR) Hankinnat. aineistot, tavarat ja palvelut 1 000 EUR Painetut julkaisut (kirjat, lehdet) 2 387 Elektroniset tietoaineistot (e-kirjat, e-lehdet, tietokannat) 2 839 Yhteensä 5 226 Palvelut (n. 80 %), Muut tavarahankinnat (n. 20 %) 1 253 Yhteensä 6 479 Tietoaineistojen hankinnan tavoitteena on hankkia yliopistolaisten tutkimuksessa, opetuksessa ja opiskelussa tarvitsemat tietoaineistot suunnitelmallisesti, kustannustehokkaasti ja viivytyksettä. Tavoitteena ovat taloudelliset, tehokkaat, selkeät ja yksinkertaiset sekä painettujen että elektronisten aineistojen hankintaprosessit. Tarkempi kuvaus aineistohankinnan uudesta toimintamallista on liitteessä 3. Kaavio 5. Hahmotelma kirjastojen hankintatoimen organisoinnista. 17

3.2.2. Aineistojen bibliografinen kuvailu ja käyttöön saattaminen Korkeatasoinen luettelointi on hyvän kirjaston asiakaspalvelun edellytys. Asiakkaalle on tärkeää saada teos nopeasti käyttöönsä. Kirjastoihin hankitun tietoaineiston bibliografiseen kuvailuun (luettelointiin) ja sisällönkuvailuun käytettiin vuonna 2006 yhteensä 35 htv. Keskustakampuksella luetteloidun aineiston osuus oli 63 % koko aineistosta (uudet monografiat). Kyseessä on kokoelmien käytettävyyden kannalta oleellinen, työvaltainen tehtävä ja on aina ammattityötä, usein myös monenlaista asiantuntemusta edellyttävää. Luetteloidun aineiston määrä on kampuksittain kuvattu taulukossa 2. Taulukko kuvaa sitä työtä, joka on mahdollista keskittää yhteisiin palveluihin. Bibliografisten viitteiden tuottaminen painetuista monografioista - sekä itse tuotetut, että kopioluetteloidut - on taloudellisempaa tuottaa keskitetysti kuin hajautetusti. Taulukko 2. Kirjastoissa luodut painettujen kirjojen bibliografiset tietueet vuonna 2006 (TAULUKKO KORJATTU 18.4.). Luodut bib-tietueet / kampus (2006) 2006 % joista % kopioluetteloitu Keskusta 23063 67 72 10 Kumpula 5 1909 6 56 39 Meilahti 2317 7 82 18 Viikki 6 7071 21 61 11 Yhteensä 34360 100 70 joista % opinnäytteitä (2006) Keskittämisellä saadaan synergiaetua, kun toiminta tehostuu. Tavoitteena on, että kirjastojen kaikki uutuushankinta (ostetut ja lahjat) luetteloidaan keskitetysti. Tähän kuuluvat uudet kirjat (monografiat), opinnäytteet, sarjojen osat ja kausijulkaisut. Kausijulkaisujen saapumisvalvonta tehdään kampuskirjastoissa. Kampuskirjastoihin jää joidenkin vieraskielisten aineistojen luettelointi ja mahdollisesti takautuva luettelointi. Muiden tietokantojen kuin Helkan luetteloinnin työnjako tulee pohdittavaksi erikseen. Artoluettelointi pohjautuu paljolti kampuksille tulevaan aineistoon, jolloin luettelointi on taloudellisinta toteuttaa kampuskirjastoissa. Julki-luettelointi on kytköksissä tieteellisten julkaisujen tallentamisen kokonaisratkaisuihin ja tulee pohdittavaksi siinä yhteydessä. Työnjako tarkentuu suunnittelun edetessä. 3.2.3. Logistiset ratkaisut Kirjastopalveluosaston keskitetty hankinta ja luettelointi edellyttävät kuljetuslogistiikan kehittämistä. Tämä palvelee samalla kampuskirjastojen asiakaspalveluja. Asiakaspalaute ja yleisten kirjastojen palvelukäytännöt luovat paineita yliopistolle ratkaista kirjastoaineiston kuljettamisen uudella tavalla. Tekninen osasto tuottaa yliopistossa kuljetuspalvelut. Kirjastojen aineistojen kuljetuspalvelut suunnitellaan yhteistyössä teknisen osaston ja kirjastojen kanssa (mukaan lukien 5 Esimerkiksi Kumpulassa 56 % painettujen monografioiden bibliografisista tietueista on kopioluetteloitu, eli tietueen pohja on saatu muista tietokannoista, ja 44 % on näin ollen luetteloitu kokonaan alusta lähtien Kumpulassa. Näistä 44 %:sta 39 % on Kumpulassa tuotettuja opinnäytteitä, alemman korkeakoulututkinnon töistä tohtorinväitöskirjoihin saakka. 6 Viikin luvuissa on mukana Luonnontieteellisen museon ja Kasvimuseon tietueet. 18

Kansalliskirjasto). Kuljetuksissa käytetään yliopiston postiautokalustoa ja mahdollisuuksien mukaan nykyistä sisäisen postin reittiaikataulua. Teknisen osaston arvion mukaan toiminta ei edellytä merkittäviä lisäresursseja nykyiseen henkilökuntaan eikä autokalustoon. Jos kuljetettavien kirjojen määrä kasvaa huomattavasti ja nykyisiä aikatauluja joudutaan muuttamaan merkittävästi, lisätarve voidaan edelleen hoitaa nykyisellä kalustolla esim. ajamalla iltavuoro. Tällöin henkilökunta lisääntyy ainakin yhdellä henkilötyövuodella. Tarkemmat luvut ja arviot kuljetuskustannuksista saadaan, kun nähdään käytännössä kuljetuspalvelun tarve. Posti- ja kirjakuljetusten yhdistäminen on järkevää ja tuottaa lisäarvoa koko yliopistolle. Esitys uudesta toimintamallista Tietoaineistojen valinta, prosessien omistajuus ja kehittämisvastuu ovat kampuskirjastoissa lähellä laitoksia, tutkijoita ja tutkijaryhmiä. Kaikki hankinta (ostotoiminta ja kilpailutus) keskitetään kirjastopalveluosastoon, jolloin hankinnan (ostotoiminnan) prosessin omistajuus ja kehittämisvastuu on kirjastopalveluosastossa. Hankintatoimi suunnitellaan uuden yliopistolain mukaisesti v. 2008 2009 siten, että keskitetty hankinta voidaan aloittaa 1.1.2010. Painettu ja elektroninen kirjastoaineisto hankitaan lähes kokonaan kilpailutettuja hankintakanavia myöten (ml. FinELib) yliopiston hankintaohjeiden mukaisesti. Vuoden 2010 alkupuoliskolla tulee kilpailutettavaksi koti- ja ulkomaiset kirjojen välitys- ja myymäläpalvelut. Yliopisto on mukana koti- ja ulkomaisten lehtien puitejärjestelyssä, joka on voimassa 30.6.2011 asti. Tilaus- ja ostolaskun maksatuksen prosessit ja tilausjärjestelmien käyttö suunnitellaan siten, että ne ovat sujuvat, tehokkaat ja että vältetään päällekkäisen työn tekeminen. Kampuspalvelukeskuksia hyödynnetään taloushallinnon tehtävien tukena. Bibliografinen kuvailu Logistiset ratkaisut Hajautetusta luetteloinnista siirrytään keskitettyyn luettelointiin. Keskitetty luettelointi tulee koskemaan kaikkea sitä aineistoa, joka on kokonaistaloudellisesti, logistisesti ja laadullisesti järkevää koota yhteen paikkaan tehtäväksi. Kampuksille jää joidenkin vieraskielisten aineistojen luettelointi, erityisesti muilla merkkijärjestelmillä olevien ja harvinaisten kielten aineistojen osalta (kiina, japani, arabia, ym.). Painetun ja elektronisen aineiston kuvailussa siirrytään yhtenäiseen toimintaan. Aineiston bibliografisen kuvailun suunnittelu ja koordinointi keskitetään. Kirjastoalan trendien seuraaminen ja vaikuttaminen mm. seuraavissa asioissa: kirjastoalan standardit, kirjastojärjestelmät, aineistojen säilytys, metadatakysymykset, portaalit, kansalliset ja kansainväliset tietokannat ja kokoelmat. Hankinnan ja painetun sekä elektronisen aineiston luetteloinnin työprosessit tulevat kytkeytymään ja lomittumaan entistä tiiviimmin yhteen. Kirjastopalveluosaston aineistokuljetukset käynnistetään samanaikaisesti keskitetyn hankinta- ja luettelointitoiminnan käynnistymisen kanssa yhteisissä, mahdollisesti väliaikaisissa, toimitiloissa aikaisintaan vuonna 2010. Asiakkaille tarjotaan mahdollisuutta palauttaa lainaamansa aineisto mihin tahansa Helsingin yliopiston kirjastolaitoksen toimipisteistä riippumatta siitä, minkä kirjaston aineistosta on kyse. Vastaavasti asiakas voi halutessaan pyytää, että varaus toimitetaan tiettyyn toimipisteeseen. Asiakkaiden aineistokuljetuspalvelu otetaan käyttöön sovittavana ajankohtana, kaikkien toimipaikkojen osalta viimeistään keskustakampuksen kampuskirjaston valmistuttua. 19

Toimenpiteiden vaikutukset Kampuskirjaston edellytykset keskittyä aineistojen valinnan edellyttämään yhteistyöhön laitosten tutkijoiden ja opettajien kanssa paranevat. Hankintaosaaminen ja -prosessien kehittäminen ja kokonaistaloudellisuus otetaan koko Helsingin yliopiston tasolla toiminnan lähtökohdiksi. Hankintatoimen ohjaus, suunnitelmallisuus ja seurannan edellytykset paranevat, kun hankintoja (ostot) hoidetaan suurempina kokonaisuuksina. Yliopistolla on vahvempi neuvotteluasema. Hankinta- ja luettelointitehtävien keskittämisellä saadaan käyttöön yliopiston kirjastojen mittakaavaedut a) edullisemmat sopimukset ja suuremmat alennukset, b) nopeampi ja tehokkaampi hankintalain toteutuksesta vastaava organisaatio, c) laadukkaampi ja virheettömämpi aineistoluettelo, d) elektronisten lehtien ajantasaisempi haettavuus. Keskittämisen arvioidaan tuottavan synergiaetuja, jolloin uuden aineiston hankintaan ja luettelointiin tarvitaan olennaisesti vähemmän henkilöstöä. Mikäli tässä esityksessä suunniteltujen tehtävien keskittämistä laajennetaan, joudutaan kirjastoista siirtämään vastaava määrä henkilöstöresursseja esitettyjen lisäksi. Luetteloijien on mahdollista keskittyä ja erikoistua osaamisalueellaan. Luetteloinnin ja muun bibliografisen valvonnan ja metadatan tuottamisen kehityksen seuraaminen helpottuu ja vaikutusmahdollisuudet lisääntyvät. Järjestelmien ja luettelointityön muutokset voidaan toteuttaa hallitusti. Palvelun laatu paranee uusien logististen ratkaisujen myötä. Palautusten ja varatun aineiston kuljettaminen kirjastolaitoksen toimipisteiden välillä säästää tutkijoiden ja opettajien työaikaa, ja helpottaa opiskelijoiden opiskeluaineiston käyttöä. 3.3. Verkkopalvelut Tietotekniikka on oleellinen osa kirjastojen toimintaa. Kirjastojen itsenäiskäyttö, asiakaspalvelu ja kokoelmatyö perustuvat toimintavarmoihin järjestelmiin. Kirjastojen tietoaineistot ovat asiakkaiden käytettävissä ainoastaan silloin kun kirjastojen tietojärjestelmät toimivat. Kirjastopalvelujen laatu edellyttää asiakasystävällisiä ja toimivia järjestelmiä ja ohjelmia. Verkkopalvelut-ryhmän ydintehtävänä on kehittää tietoaineistojen löydettävyyttä ja saatavuutta. Sen toiminta on oleellinen osa elektronista kirjastoa, joka koostuu mm. seuraavista toiminnoista: tietoaineistojen hankinta mm. analysoimalla käyttöä ja kartoittamalla asiakasryhmien tarpeita tietoaineistojen näyttöluetteloiden ja portaalien ylläpito, ajantasaisuus ja sisällön oikeellisuus uusien palvelujen ja tietoaineistojen markkinointi sekä palvelumuutoksista tiedottaminen "trendien" seuranta ja tietoaineistojen käyttöä ja toimintaprosessien joustavuutta tukevien tekniikoiden ja työvälineiden käyttöönotto. Elektronisen kirjaston kehittäminen ja ylläpito edellyttää tiivistä yhteistyötä verkkopalvelu-, kokoelma- ja luettelointityötä tekevien, viestintähenkilöiden ja kouluttajien kanssa. Näitä tehtäviä hoitavien henkilöiden vuorovaikutus ja asiantuntemus luovat hyvät edellytykset palvelujen kehittämiselle, toimintaprosessien tehostamiselle, monialaisuuden hyödyntämiselle ja osaamisen kasvattamiselle. Lisäksi kirjastotoiminnan tietojärjestelmien ylläpito- ja kehitystehtävissä tarvitaan tietoteknisen osaamisen ohella kirjastojen asiakasrajapinnan tuntemusta sekä laaja-alaista ja syvällistä ymmärrystä kirjastoammatillisista prosesseista. Kirjasto- ja julkaisualan toimintamallit ja sitä kautta myös niiden tietotekniset sovellukset ovat hyvin pitkälle erikoistuneita ja niiden kanssa työskenteleminen vaatii alan koulutuksen tai työkokemuksen kautta hankittua asiantuntemusta. 20

Kirjastoalan järjestelmät ja sovellukset kehittyvät nopeasti. Helsingin yliopiston kirjastojen täytyy pysyä mukana kehityksessä edustaakseen tutkimuskirjastojen huippua. Siksi kirjastoilla pitää olla resursseja seurata alan teknistä kehitystä, testata ja evaluoida sekä tarvittaessa myös tarjota asiakkaiden käyttöön uusia palveluja nopeasti. Kirjastojen järjestelmien/sovelluksien ylläpitäminen ja kehittäminen hallinnollisesti samassa kirjastoammatillisesti osaavassa yksikössä tarjoaa myös turvatun ympäristön hoitaa ohjelmistojen päivitykset sekä päivystys- ja sijaisjärjestelyt. Kirjastolaitoksella on oltava kontrolli kirjastojärjestelmiin ja niiden paikallisen ylläpidon ja räätälöinnin sekä kehityksen mahdollistavaan resursointiin. Kaaviossa 6 on esitetty hahmotelma it- ja verkkopalvelutehtävien organisoinnista. Kaavio 6. Hahmotelma it- ja verkkopalvelutehtävien organisoinnista tulevassa toimintaorganisaatiossa. Esitys uudesta toimintamallista Kirjastotoiminnan kannalta keskeisten tietojärjestelmien paikallinen ylläpito ja räätälöinti sekä paikallinen kehitystyö keskitetään kirjastopalveluosaston verkkopalvelut-ryhmään: digitaalisen/elektronisen kirjaston ohjelmistojen paikallinen ylläpito ja räätälöinti e-julkaisemiseen liittyvät yliopiston keskitetyt tukipalvelut paikallinen kehitystyö. Kansalliskirjasto tarjoaa yliopiston kirjastoille osana kansallisia kirjastoverkkoa seuraavat kansalliset palvelut: tietokannat (FENNICA, ARTO, LINDA, VESA ja VIOLA), verkkoaineistojen hankinta (Kansallinen elektroninen kirjasto, FinELib), digitaalisen kirjaston ohjelmistot, standardointi ja KITT-tilasto. Lisäksi Helsingin yliopiston ja Kansalliskirjaston välillä on voimassa vuoden 2009 loppuun erillinen kirjastosopimus. Uusi sopimus neuvotellaan vuoden 2009 aikana. Tietotekniikkaosasto tarjoaa mm. palvelin- ja verkkoinfrastruktuurin, huolehtii laitteistotoiminnoista, tietoliikenteestä, teknisestä tietoturvasta sekä työasemien keskitetyistä ylläpitojärjestelmistä. Helsingin yliopiston kirjastojen tietoteknisen ympäristön elinkaaripalvelut hankitaan jatkossa tietotekniikkaosastolta. Myös 21

käyttäjätuki sisältyy tietotekniikkaosaston tarjoamaan palvelukokonaisuuteen. Elinkaaripalveluihin on siirtynyt ja siirtyy kirjastoista it-henkilöstöä osaksi tietotekniikkaosaston kampuspalveluja. Työnjakoa tietotekniikkaosaston kanssa täsmennetään vuonna 2008. Kirjastojärjestelmän ja tietokantojen ylläpito (Liitteessä 4 on esitetty tarkemmin uuttaa toimintamallia.) Helka- ja Julki-tietokantojen tekninen ylläpito (systeemin hoitopalvelut ja paikallinen räätälöinti) siirtyy Kansalliskirjastosta kirjastopalveluosastoon. Työnjako Kansalliskirjaston kanssa selkeytetään tehtäväkohtaisesti vuoden 2008 loppuun mennessä. Kansalliskirjastolta ostetaan kirjastojärjestelmään liittyviä valtakunnallisia palveluja samalla periaatteella kuin muut yliopistokirjastot. Tietokannat on sijoitettu CSC:llä olevalle yhteiselle palvelimelle. CSC vastaa palvelimen toiminnasta. Paikallisesti kirjastot ylläpitävät omia tietokantoja ja verkkopalveluja: Viikin E- Viikki ja Terkon Medic ja muut räätälöidyt verkkopalvelut. Tiedonhakuportaalipalvelut Kansalliskirjasto vastaa pääosin NELLI-portaalin kansallisesta teknisestä ylläpidosta. Kansalliskirjasto huolehtii siitä, että ohjelmistolla on tarvittava palvelinympäristö, ohjelmistolisenssit sekä edellä mainittujen ylläpito (Ex Librissopimus ja CSC-sopimus). Lisenssi- ja ylläpitosopimukset on solmittu Helsingin yliopiston kirjastolaitoksen puolesta. Kirjastopalveluosaston vastuulla on paikallisten määritysten tekeminen (Helsingin yliopiston NELLI-tiedonhakuportaalin ylläpito). Vastuut ja velvoitteet on määritelty yliopiston ja Kansalliskirjaston välisessä portaalisopimuksessa. Aineistojen vieminen MetaLibiin 7 ja SFX-aktivointi keskitetään kirjastopalveluosastoon. Aineistojen sisällönkuvailusta vastaavat kampuskirjastot, jotka toimittavat kuvailutiedot keskitettyyn ylläpitoon MetaLibiin vietäviksi. Keskitetyn e-hankinnan (hankinta- ja luettelointipalvelut) ja NELLI-ylläpidon (verkkopalvelut) yhteistyönä kehitetään elektronisten aineistojen hallintajärjestelmä, joka palvelee sekä e-aineistojen hankinnan hallinnointia että NELLI-portaalin (SFX/MetaLib) sisällönhallintaa. Julkaisuarkistopalvelut (Lähiajan kehityssuunnista ja julkaisuarkistopalvelujen ja e- julkaisemisen tuen organisoinnista on tarkempi kuvaus liitteessä 5.) Julkaisuarkistojen ylläpito ja tekninen kehitystyö keskitetään kirjastopalveluosastoon. E-thesis-palvelu siirtyy Kansalliskirjastosta kirjastopalveluosastoon. Kampuskirjastot tarjoavat tutkijakunnalle julkaisuarkistojen tukipalveluja. Kirjastopalveluosastolla on koordinointivastuu kirjastojen tarjoamien E- julkaisemisen tukipalvelujen ja työkalujen suunnittelusta sekä tukipalvelua kampuksilla tuottavan henkilöstön koulutuksen järjestämisestä. Kirjastopalveluosasto vastaa lisäksi muusta open access -julkaisemisen tuesta yliopistossa ja osallistuu tutkimusaineistojen ja -datan arkistoinnin ja verkkokäytön kehittämiseen. Kirjastopalveluosaston vahvistuvalla asiantuntemuksella on keskeinen rooli yliopiston tutkimustietojärjestelmää ja julkaisurekisteriä kehitettäessä. Toimenpiteiden vaikutukset Kirjastojärjestelmän ja tietokantojen ylläpito Yliopisto turvaa pitkällä tähtäimellä kirjastopalveluilleen keskeiset tietokantojen ylläpitopalvelut. 7 MetaLib ja SFX ovat NELLI-tiedonhakuportaalin taustaohjelmistoja. 22

Valmius vastata nopeasti yliopistolta tulevaan kehityspaineeseen paranee. Helsingin yliopiston kirjastot ovat palvelujen suhteen tasa-arvoisessa asemassa muiden yliopistokirjastojen kanssa. (vahva kumppani) Kahden Voyager-tietokannan ylläpidon hoitaminen samassa paikassa tuo synergiaetuja. Tietokannan laatu paranee ja työ tehostuu, kun kaikki massakorjaukset tehdään samassa yksikössä. Samoin kirjasto- ja tietopalvelujen käyttöliittymiä kehitetään samassa yksikössä. Tiedonhakuportaalipalvelut Työprosessi tehostuu ja aineiston löytyvyys paranee (vaikuttaa mm. NELLIportaalin laatuun) Aineistojen aktivoinnin ja tallentamisen hoitaa tiimi nykyisen hajautetusti ja satunnaisesti kirjastoissa tehdyn työn sijasta. Aineistohankinnan keskittäminen ja yhteinen hallinnointi tehostaa ja joustavoittaa aktivointi- ja tallennustyötä sekä ongelmien selvittelyä ja palautteisiin vastaamista. Yhteistyö kirjastojen eri järjestelmien ylläpitäjien ja hankintahenkilöstön kanssa helpottuu. Yhteiset käytännöt ja ohjeistus sopiminen ja käyttöönotto helpottuu. Henkilöstön osaamistason nostaminen ja sen ylläpito helpottuu. Helsingin yliopiston NELLI-portaalin käyttöliittymän kehittäminen. Varamiesjärjestelyt pystytään turvaamaan. Julkaisuarkistopalvelut Koko yliopiston laajuisen, toimintavarman, skaalautuvan, kustannustehokkaan ja tukipalveluiltaan turvatun julkaisuarkistopalvelun koordinoitu ylläpito ja kehittäminen on edellytys sille, että yliopisto pystyy laajamittaisesti velvoittamaan tutkijoitaan mm. EU:n ja OPM:n suosittamaan tutkimusjulkaisujen avoimeen rinnakkaistallennukseen. Edellytys opinnäytteiden kattavan digitaalisen tallennuksen toteuttamiselle on koordinoitu arkistopalvelu, jota parhaillaan valmistellaan. E-julkaiseminen tukipalvelut ja open access -kanavien tuki ovat helpommin tiedeyhteisön saatavilla. Yliopiston tutkimusjulkaisujen ja yliopistossa tehtävän tutkimuksen näkyvyys paranee. Tämä tukee yliopiston yhteiskunnallista vaikuttavuutta. 3.4. Hallinto- ja viestintäpalvelut Kirjastolaitosta koskevia hallintotehtäviä hoidetaan sekä keskitetysti hallintovirastossa että kampusten kirjastoissa ja kampusten palvelukeskuksissa. Yhteisten hallinto- ja viestintätehtävien keskittäminen sekä toimintamallien yhtenäistäminen vähentävät kampuskirjastojen hallinnollista työtä. Yksityiskohtainen suunnitelma työtehtävien jakautumisesta valmistellaan kirjastojen yhteisessä työryhmässä vuoden 2008 aikana (Johdon työkalut -ryhmä). Esitys uudesta toimintamallista Yliopistotason kirjastotointa koskevien asioiden esittelijätehtävät hoidetaan kirjastopalveluosastossa rehtorin ja hallintojohtajan määräämällä tavalla (konsistori, rehtori, hallintojohtaja, muut toimielimet). Keskitetään ja yhtenäistetään suunnittelun, seurannan ja raportoinnin prosesseja, mikä vastaavasti helpottaa ja vähentää kampuskirjastojen hallinnollista työtä. Niiltä osin kuin talous- ja henkilöstöasioita on tehokkainta hoitaa kampuspalvelukeskuksissa, tehtävät hoidetaan niissä. 23

Yhteisen osaamisohjelman avulla vastataan kirjastohenkilöstön ammattitaidon kehittymisestä. Kirjastojen viestintää ja verkkotiedotusta rationalisoidaan ja kehitetään entistä paremmin vastaamaan myös kansainvälistyvän yliopiston tutkijakunnan ja opiskelijoiden tarpeita. Keskitettyyn hallinto- ja viestintäpalvelujen kokonaisuuteen kuuluvat seuraavat tehtävät: kirjastolaitoksen toiminnan ohjaukseen ja valmisteluun liittyviä tehtäviä henkilöstöhallinnon tehtäviä ja henkilöstöä koskevat linjaukset henkilöstösuunnitteluun, rekrytointiin ja henkilöstötilinpäätökseen liittyviä tehtäviä henkilöstökoulutuksen ja työhyvinvoinnin kehittämiseen liittyvä suunnittelu ja koordinointi kirjastolaitoksen rahoitusperiaatteiden ja kohdentamisperusteiden suunnittelua ja valmistelua, määrärahasuunnittelun ja seurannan tehtäviä samoin kuin tilinpäätökseen ja raportointiin liittyviä tehtäviä työajankäytön seurannan ja kustannusten kohdentamisen koordinointi ja laskenta hinnoitteluperiaatteiden yhtenäisyydestä huolehtiminen ja valmistelu tilastoinnin ja tunnuslukujen koordinointi kirjastolaitoksen sisäisen ja ulkoisen viestinnän koordinointi ja kehittäminen. Kirjastojen kansainvälisen yhteistyöohjelman ja hankkeiden lisääntymisen aiheuttaman työn koordinointia on pidetty tarpeellisena, samoin monikielisen aineiston tuottamista ja ylläpitoa kirjastojen tueksi. Kirjastotoimen sekä asiakaspalvelun laatu- ja palautejärjestelmän ylläpito ja palautteen analysointi hoidetaan koordinoidusti yhteistyössä kampuskirjastojen kanssa. Palautetta kootaan säännöllisesti ja se kytketään kirjastopalvelujen strategiseen suunnitteluun ja johtamiseen. Hallinto- ja viestintäpalveluissa hoidetaan myös kirjastolaitoksen hankkeiden koordinointi. 3.5. Muut koordinointitehtävät Osa kampuskirjastoissa hoidettavista tehtävistä edellyttää yhteistä koordinointia. Koordinointivastuu on tehtäväkohtaisesti kirjastopalveluosaton palveluryhmillä seuraavasti: Asiakaspalveluun liittyvät koordinointitehtävät (Verkkopalvelut) Sisällönkuvailun ja kokoelmapolitiikan koordinointi (Hankinta- ja luettelointi) Tiedonhankinnan koulutuksen ja informaatiolukutaidon koordinointi (Verkkopalvelut) Laadunvalvonta - ja palautejärjestelmiin liittyvät koordinointitehtävät (Hallinto- ja viestintäpalvelut) Logistiset ratkaisut koordinointi (Hallinto- ja viestintäpalvelut) 24

4. Henkilöstösuunnitelma 4.1. Vapautuvat vakanssit, määräaikaiset palvelusuhteet ja rekrytointi Kirjastojen henkilöstössä tapahtuu jatkuvasti muutoksia (siirtyminen eläkkeelle tai yliopiston ulkopuolelle jne). Tulevan kirjastojen kokonaisuuden suunnittelun - henkilöstösuunnittelun sekä toiminnan suunnittelun - kannalta on tärkeää, että muutokset tehdään hallitusti siten, että ne mahdollistavat asteittaisen siirtymisen jo vuodesta 2008 alkaen uuteen Helsingin yliopiston kirjastojen rakenteeseen. Kirjastoissa noudatetaan rehtorin antamaa päätöstä määräaikaisten työsuhteiden käytöstä Helsingin yliopistossa (21.1.2008). Esitys Rehtori nimeää työryhmän, jonka tehtävänä on käsitellä kirjastoissa vapautuvat vakanssit 2008 2009 ja valmistella esitys asianomaiselle taholle vakanssien täytöstä ottaen huomioon koko kirjastolaitoksen tulevan henkilöstörakenteen. 4.2. Osaamisen kehittäminen Helsingin yliopiston kirjastojen käyttöön valmisteltua osaamiskarttaa kehitetään henkilöstösuunnitelman laatimisen ja osaamisen arvioinnin sekä kehittämisen välineenä. Kartta tukee strategisten tavoitteiden jalkauttamista, henkilöstörakenteen suunnittelua, osaamisen siirtämistä sekä tehtävien kuvaamista ja niiden vaativuuden arviointia. Henkilöstörakennetta muutetaan vastaamaan nykyistä paremmin tulevaisuuden osaamisvaatimuksia kouluttamalla nykyistä henkilöstöä ja rekrytoinneilla. Uusi toimintamalli ja toimintaympäristön nopea muuttuminen edellyttää henkilökunnan jatkuvaa osaamisen ylläpitoa ja osaamistason kehittämistä. Kirjastopalveluosaston muodostaminen vaikuttaa palvelutarjontaan ja henkilöstörakenteeseen myös kampuksilla. Molemmissa tarvitaan ammattitaitoista ja pätevää henkilökuntaa. Asiantuntijatehtäviä on sekä keskitetyissä tehtävissä, että kampusten tieteenalatehtävissä. Molemmissa edellytetään myös korkeatasoista kirjastoammatillista osaamista, asiakaspalveluosaamista sekä johtamis- ja esimiestaitoja. Uusiin tehtävä- ja palvelukokonaisuuksiin rekrytoitavat henkilöt (kirjastopalveluosastolla ja kampuksilla) tai vastaavissa nykyisissä tehtävissä toimivat tarvitsevat koulutusta, ohjausta ja tukea tehtävissään. Työhyvinvointi on tulosta työn hallinnan tunteesta ja työssä onnistumisen tunteesta. Esitykset Toteutetaan henkilöstön osaamisen kehittämisohjelma. Alustava kehittämisohjelma on liitteessä 6. Suunnittelussa ja toteuttamisessa tarvitaan: nykytilanteen kartoitus (peruskoulutus ja osaaminen) vuonna 2008 osaamiskarttaan perustuva arvio tehtävien ja ydinosaamisten kehityssuunnista vuonna 2008 urapolku-ohjelman suunnittelu (myös ajankäyttö, kustannukset, koulutuksen hankinta) painopiste vuonna 2009 tuki urapolku-ohjelman suorittamiseksi ja edistymisen seuranta Uusien tehtäväkuvien suunnittelussa käytetään kirjastojen rakenteellisen kehittämisen suunnittelussa ja työajanseurannassa kertynyttä tietoa. Tehtävänimikkeet muutetaan työtehtäviä vastaavaksi. Kirjastonjohtajat ovat esittäneet neliportaista nimikkeistöä yliopistotasolla toimivalle nimikeryhmälle (taulukko 1 liitteessä 6). 25

4.3. Henkilöstösuunnittelu kampuksilla Kampuskirjastot kehittävät tiedekuntien ja laitosten tarvitsemia tutkija-, opettaja- ja opiskelijapalveluja sekä vastaavat yhteiskunnallisesta palvelutehtävästä. Kampusten tieteenalapalvelujen linjauksia valmistellaan osana strategian 2010-2012 valmistelua. Laadukkaan kirjastotoiminnan edellytyksenä on riittävä ja osaava henkilöstö kaikissa kampuskirjastoissa ja kirjastopalveluosastolla. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi henkilöstöresurssin siirtyminen kampuksilta kirjastopalveluosastoon voi tapahtua eri tavoin eri kampuksilla. Siirtymisessä huomioidaan se työmäärä henkilötyövuosina, jonka keskitetyt palvelut voivat kampukselle tuottaa. Kampuskirjaston rahoittajat (tiedekunnat, erillislaitokset ja muut mahdolliset rahoittajat esim. HUS) osallistuvat kirjastopalveluosaston rahoittamiseen siirtyvän työmäärän osalta. Vaikka keskitettävät tehtävät siirtyvät kaikista kampuskirjastoista kirjastopalveluosaston vastuulle, on mahdollista, että joissakin kirjastoissa laadukas ja tasavertainen asiakas- ja tieteenalojen asiantuntijapalvelu voi edellyttää henkilöstörakenteen vahvistamista nykyisestään. Kirjastojen kokonaisuutta kehitetään siten, että asiakkaat saavat laadukasta, samantasoista palvelua kaikilla kampuksilla. Henkilöstömäärän tarvetta arvioitaessa on otettava huomioon esimerkiksi aukioloajat kampuksen opiskelijoiden lkm / kirjaston htv:t kampuksen opettajat / kirjaston tieteenala-asiantuntijat tai kirjaston htv:t kampuksen tutkijat (myös erillislaitoksissa yms.) / kirjaston tieteenala-asiantuntijat tai kirjaston htv:t tietoaineistojen laajuus kurssikirjan hankintaan käytetty raha/opiskelijamäärä kampuksen opiskelijat / lukupaikat kirjastossa kampuksen opiskelijat / atk-paikat kirjastossa Hahmotelmaa kampuskirjastojen erityyppisiä tehtäväkuvista on esitetty liitteessä 7. Esitykset Kirjastot kehittävät tiedekuntien ja laitosten tarvitsemia tutkija-, opettaja- ja opiskelijapalveluja sekä vastaavat yhteiskunnallisesta palvelutehtävästä. Kirjastojen kokonaisuutta kehitetään siten, että asiakkaat saavat laadukasta, samantasoista palvelua kaikilla kampuksilla. Henkilöstöresurssin siirtymisessä kampuskirjastosta kirjastopalveluosastoon huomioidaan se työmäärä henkilötyövuosina, jonka keskitetyt palvelut kullekin kampukselle tuottavat. Kampuksilta kirjastopalveluosastoon siirtyvät voimavarat on esitetty liitteessä 9 (alustava laskelma). Vaikka keskitettävät tehtävät siirtyvät kaikista kampuskirjastoista kirjastopalveluosaston vastuulle, on mahdollista, että joissakin kirjastoissa laadukas ja tasavertainen asiakas- ja tieteenalojen asiantuntijapalvelu voi edellyttää henkilöstörakenteen vahvistamista nykyisestään. Keskustakampus Rekrytoinnissa noudatetaan samoja periaatteita kuin kirjastopalveluosaston rekrytoinnissa (kts. luku 4.4.1.) Keskustakampuksen 1.1.2010 käynnistyvän yhteiskirjaston johtaminen, hallinto ja henkilöstön rakenne suunnitellaan vuosien 2008 2009 aikana. Arvion mukaan keskustakampuksen yhteiskirjaston muodostaminen on saatettu valmiiksi 2015 mennessä. Kirjasto korjaa henkilöstörakenteensa vastaamaan tavoitteellista vakanssirakennetta ja käyttää tähän osan eläkkeelle siirtymisten tuomasta liikkumavarasta. Henkilöstörakenteen muutoksia toteutetaan asteittain alkaen strategiakaudelta 2010 2012. Suurimmat muutokset voidaan toteuttaa vasta 26

vuoden 2015 jälkeen. Kampuksen johtamis- ja hallintomallin suunnittelu käynnistetään heti loppuraportin valmistumisen jälkeen. Kumpulan tiedekirjasto Kumpulan tiedekirjasto on perustettu 2001 ja käynnistynyt koko tiedekunnan kirjastona 2004 vuoden lopulla. Kumpulan tiedekirjastoon on yhdistetty matemaattis-luonnontieteellisen tiedekunnan aineistot Opiskelijakirjastosta, seismologian laitoskokoelmat ja osia luonnontieteellisen keskuskirjaston aineistoista ilman vastaavia henkilöstösiirtoja. Myös osa aiempien laitoskirjastojen henkilöstöstä siirtyi pois kirjastotehtävistä jo kirjastoa perustettaessa. Tähtitieteen kirjasto toimii erillisenä laitoksensa rahoittamana yksikkönä observatorion yhteydessä. Kumpula on opiskelijamäärältään toiseksi suurin kampus, mutta kirjaston toimintakulut ja vakinaisen henkilöstön määrä ovat absoluuttisesti ja suhteellisesti pienemmät kuin muilla kampuksilla. Kirjasto palvelee lisäksi viittä erillislaitosta sekä toimii yhteistyössä kahden sektoritutkimuslaitoksen kanssa. Kirjasto on kehittänyt kampusarkisto Katjan ja tuottanut tietoteknistä osaamista kirjastojen yhteisiin palveluihin. Kumpulan tiedekirjasto tarvitsee jatkossa henkilöstöresurssien lisäyksen ja virkarakenteen korjaamisen, jotta se voi tuottaa kampuksen tieteenalojen tarvitsemat tutkimuksen, opetuksen ja oppimisen palvelut. Vuonna 2008 Kumpulan tiedekirjastossa on 15 vakinaista virkaa. Henkilötyövuosia on tehty koko kirjaston toiminnan ajan keskimäärin 18. Viikin tiedekirjasto Viikin tiedekirjasto perustettiin vuonna 1999 silloisten Maatalouskirjaston, Metsäkirjaston, Luonnontieteiden kirjaston sekä Biokeskuksen kirjaston pohjalta. Vuonna 2004 kokonaisuuteen liitettiin Eläinlääketieteellisen tiedekunnan kirjasto; tiedekunnan kliiniset laitokset siirtyivät Viikin kampukselle vuonna 2005 uuden eläinsairaalarakennuksen valmistuttua, jolloin myös tiedekirjaston Vallilan palvelupiste voitiin lakkauttaa. Rakentumisen aikana on tehostettu toimintaa pidentämällä aukioloa, kehittämällä verkkopalveluita ja samalla kehittämällä henkilöstörakennetta tukemaan tieteenalapalveluita. Kirjaston henkilöstösuunnitelman mukaisesti on lakkautettu 12 virkaa ajalla 2000 2007. Viikin tiedekirjasto vastaa FAOn tallekirjastopalveluista ja sillä on yhteistyökäytännöt toimialojensa sektoritutkimuslaitosten kanssa. Erityisesti maa- ja metsätalousministeriön organisaatioiden kanssa on kehitetty tiedon hallintaan ja saatavuuteen liittyviä tuotteita ja palveluita. Tiedekirjasto toimii asiakaslähtöisesti ja on verkostoitunut kampuksen tiedekuntien ja laitosten kanssa. Kampuksen opiskelijapalvelujen ajantasaisuuteen on kiinnitetty myös huomiota. Tiedekirjastossa on jatkossakin panostettava määrätietoisesti henkilöstön virkarakenteen ja osaamisen kehittämiseen siten, että se parhaalla tavalla voisi tukea kampuksen tieteentekijöitä ja sidosryhmiä tiedonhallinnan palveluissa toimintaympäristön odotusten mukaisesti. Terveystieteiden keskuskirjasto Terkko Terveystieteiden keskuskirjasto Terkko toimii Meilahden kampuksella, lääketieteellisen tiedekunnan ja Helsingin yliopistollisen keskussairaalan kirjastona. Henkilöstörakennetta on kehitetty nykyisen kirjaston perustamisesta lähtien, kun klinikka- ja laitoskirjastoja yhdistettiin vuonna 1999. Henkilöstörakennetta on kehitetty kampuskirjastotehtävien mukaisesti. Virkoja on lakkautettu ja osa lakkautetuista viroista on käytetty uuden tyyppisten vakanssien muodostamiseen, jotta pystyttäisiin vastaamaan ajan haasteisiin, mm. elektronisten palveluiden lisääntymiseen. Tutkimuspainotteisella kampuksella on ollut tarpeen kehittää ja räätälöidä uuden tyyppisiä palveluita tutkimuksen ja opetuksen tarpeisiin (esim. FeedNavigator, Digitaalinen kurssikirjasto). 27

Kirjastolla on yhteiskunnallisia palvelutehtäviä. Terveystieteiden keskuskirjasto on aktiivisesti mukana kansallisessa ja kansainvälisessä yhteistyössä lääketieteellisten kirjastojen sekä lääke- ja terveystieteellisten organisaatioiden kanssa. Yhteistyötä on myös esim. sektoritutkimuslaitosten ja ammattikorkeakoulu STADIAn kanssa (Metropolia ammattikorkeakoulu 1.8.2008 -). Lisäksi kirjasto toimii WHO dokumentaatiokeskuksena sekä tuottaa Medic-tietokantaa. Henkilöstösuunnittelun haasteena on, että vuoteen 2015 mennessä Terkon henkilökunnasta eläkkeelle jäävien osuus on suuri verrattuna muihin HY kirjastoihin. 4.4. Kirjastopalveluosasto 4.4.1. Osaston henkilöstörakenne ja henkilöstökustannukset Osaston henkilöstörakenteen suunnittelun lähtökohtina ovat luvun 3 alussa mainitut periaatteet. Kaaviossa 7 sivulla 29 on esitetty luonnos osaston henkilöstörakenteesta vakanssitasolla, mutta siitä ei näy tehtäväkuvien monipuolistaminen ja rikastaminen asiakaspalvelutehtävillä. Osaston vahvuudeksi esitetään 57 vakanssia. Osaston koko perustuu aiempaan suunnittelutyöhön, jossa keskitettävien tehtävien osuudeksi on työajan seurantaotosten perusteella arvioitu noin 1/3 henkilöstöstä (tämä olisi laskettuna vakinaisista noin 70 ja koko henkilöstöstä 80 henkilöä). Keskittämisen arvioidaan tuottavan synergiaetuja, jolloin esim. uuden aineiston hankintaan ja luettelointiin tarvitaan nykyistä selvästi vähemmän henkilöstöä. Mikäli suunniteltujen tehtävien keskittämistä laajennetaan, joudutaan kirjastoista siirtämään vastaava määrä henkilöstöresursseja vielä esitettyjen lisäksi. Alustava luonnosehdotus osaston henkilöstörakenteesta kuluineen on liitteessä 8. Henkilöstörakenteessa on kuvattu vakansseihin liittyvät tehtäväkuvat hyvin yleisellä tasolla. Tehtävien resursointi ja tehtäväkuvaukset tarkentuvat suunnittelun kuluessa. Tähän vaikuttavat mm. työnjako kirjastopalveluosaston, kampuskirjastojen ja kampuspalvelukeskusten kesken, mahdolliset ostopalvelut, tehtävien ja henkilöiden fyysinen sijoittuminen ja neuvottelut Kansalliskirjaston kanssa. Lisäksi henkilöstösuunnittelussa otetaan huomioon yliopistolain muutos 2009, jolloin vakanssit muuttuvat työsuhteisiksi. Osaston avaintehtäviin henkilöstön rekrytointi käynnistetään jo ennen vuotta 2010. 28

Kaavio 7. Luonnos kirjastopalveluosaston henkilöstörakenteesta Esitykset Kirjastopalveluosaston henkilöstömääräksi esitetään 57 henkilöä, joista valtaosa siirtyy kampusten kirjastoista. Mikäli tässä esityksessä suunniteltujen tehtävien keskittämistä laajennetaan, joudutaan kirjastoista siirtämään vastaava määrä henkilöstöresursseja esitettyjen lisäksi. Kirjastopalveluosastoon siirretään 1.1.2010 lukien nykyisen kirjastopalvelujen koordinointiyksikön vakinainen henkilöstö rahoituksineen: tieto- ja kirjastopalvelujohtaja, suunnittelija, tietoasiantuntija, koulutussuunnittelija, tietotekniikkasuunnittelija ja projektisihteeri. Osastoon siirretään myös muut koordinointiyksikön hallinnoimat voimavarat. Kirjastopalveluosastoon siirretään 1.1.2010 lukien Kansalliskirjastosta Helka-, Julki- ja Ethesis -palveluista vastaavat tehtävät rahoituksineen. Kansalliskirjaston kanssa neuvotellaan yksityiskohtaisesta työnjaosta vuoden 2008 aikana. Rekrytoinnin periaatteet rakenteellisessa muutoksessa Tehtävät täytetään ensisijaisesti kirjastolaitoksen sisällä ilmoittautumisperiaatteella. Valintamenettelyssä etusijalle asetetaan vastaavia tehtäviä aiemmin hoitaneet. Rekrytoinnissa noudatetaan soveltuvin osin hallintoviraston kampuspalvelukeskusten muodostamisessa käytettyjä periaatteita sekä valtioneuvoston periaatepäätöstä valtion henkilöstön aseman järjestämisestä organisaation muutostilanteissa. Osaston palveluryhmien esimiehet rekrytoidaan mahdollisuuksien mukaan vuonna 2009. Tarkempi rekrytointisuunnitelma valmistellaan vuoden 2008 loppuun mennessä yhteistyössä kampusten kirjastojen ja henkilöstö- ja lakiasianosaston kanssa. 29

4.4.2. Osaston ja henkilöstön toimitilat Kirjastopalvelujen koordinointiyksiköllä (6 vakinaista + 5 projektihenkilöä) on nykyisin yhteistä toimitilaa 140 m² hallintorakennuksessa (Yliopistonkatu 4). Osa yksikön henkilökunnasta (1 vakinainen + 3 projektihenkilöä) työskentelee kampuskirjastoissa. Kirjastopalveluosastolle on varattu yhteistä tilaa 900 m² keskustakampuksen uudesta kirjastorakennuksesta Kasaniemenkatu 5:stä (arkkitehtikilpailun tilaohjelma). Kodin Anttilan vuokrasopimus päättyy helmikuussa 2010. Kirjastotalon valmistumisaikatauluun vaikuttaa oleellisesti pysäköintikerrosten purkamisaikataulu. Uuden kirjastorakennuksen arvioidaan olevan muuttovalmis aikaisintaan loppuvuodesta 2011 tai keväällä 2012. Kirjastopalveluosaston toiminnan ja kirjastojen ns. back office -toimintojen keskittämisen suunnitellaan käynnistyvän asteittain vuodesta 2009 alkaen, mikä edellyttää väliaikaisen yhtenäisen toimitilan löytymistä osastolle viimeistään vuonna 2009 syksyllä tai vuoden 2010 alusta. Osaston toimiminen hajautetusti eri toimipisteissä ei ole työn tuottavuuden kannalta tehokasta ja tavoiteltavat synergiaedut jäävät saavuttamatta. Yksikön nykyisessä toiminnassa hajautus on koettu hankalana. Palvelujen ja henkilöiden sijoittumisen periaatteet selkiintyvät osaston palvelujen/tehtävien ja henkilöstörakenteen suunnittelun edetessä vuoden 2008 aikana. 5. Rahoitus Helsingin yliopiston kirjastojen rahoitusta on käsitelty laajasti kirjastojen rakenteellisen kehittämisen muistiossa keväällä 2007. Muistion rahoitusta koskeva osuus on pohjana myös tämän suunnitelman työlle 8. Helsingin yliopiston taloudenhoito tulee muuttumaan tulevan yliopistolain ja uuden yliopiston taloudellisen aseman myötä. Rahoitus tulee tulevaisuudessa valtionavustuksena. Yliopiston sisäinen rahoitusmalli uusitaan. Nykyinen malli on koettu ongelmaksi tiedekuntien rahoituksen vakaudelle. Helsingin yliopiston kirjastojen rahoitus on nykymallissa monimutkainen. Osa rahoituksesta tulee budjettirahoituksena, osa monesta eri lähteestä. Esitykset Kirjastopalveluosasto rahoitetaan 2010 lukien hallintoviraston kuluina (päältä pois menettelyllä). Talousseurannassa noudatetaan yliopiston ohjeita ja määräyksiä. Erillislaitosten osalta kirjastokustannukset selvitetään, kun yliopistolain muutosten vaikutukset yliopiston rakenteisiin ja rahoitukseen ovat selvillä. Henkilöstökustannukset Kampusten alustavat laskennalliset osuudet tehtävien siirtymisestä keskitetysti hoidettaviksi kirjastopalveluosastossa on esitetty liitteessä 9. Periaatteena on, että malli kohtelee kaikkia kampuksia tasapuolisesti. Tietoaineistokustannukset Tietoaineistojen hankintarahoitus (painetut ja elektroniset kirjat, lehdet, hakuteokset, ym.) esitetään keskitettäväksi päältä pois- menettelyllä yliopiston strategisen tutkimusinfrastruktuurin varmistamiseksi. Nykyinen e-hankintojen keskitetty rahoitusperiaate laajennetaan koskemaan kaikkea tietoaineistoa ja mahdollistetaan kaikille kampuksille tasavertaiset palvelut. 8 Helsingin yliopiston kirjasto- ja tietopalvelujen rakenteellinen kehittäminen 2007 2015. Kirjasto- ja tietopalvelutoimikunnan asettamien työryhmien muistio (25.4.2007) 30

Muutoksessa noudatetaan seuraavia periaatteita: Lähtökohtana ovat kaikkien kampusten nykyiset (v 2007) aineiston hankintaan käyttämät resurssit. Aineiston hankintarahoitus korvamerkitään erillisenä muusta kirjastopalveluosaston rahoituksesta. Kampuskirjastojen johtokunnat käsittelevät kampuskirjaston aineistonhankintasuunnitelmat ja voimavaratarpeet osana toiminnan suunnittelua. Kirjasto- ja tietopalvelutoimikunta tai vastaava elin käsittelee aineistonhankintaan liittyvät periaatteet ja resurssien allokoinnin yliopiston tasolla. Kampuskirjastojen johtokunnat käsittelevät kirjastojensa osalta aineistonhankintoihin myönnetyn määrärahan sisäisen allokoinnin ja ilmoittavat ne kirjastopalveluosastoon. Kirjastopalveluosasto raportoi säännöllisesti sovittavin väliajoin kampuskirjastojen johdolle ja johtokunnalle aineistonhankintaresurssien käytöstä. Tila- ja muut kustannukset Kampuskirjastot ja kirjastopalveluosasto vastaavat kukin omista tilakustannuksistaan. Tiedekunnat yhdessä teknisen osaston kanssa etsivät ratkaisuja vapautuvien tilojen käytölle. Siirtymäkauden päällekkäisten tilakustannuksista neuvotellaan teknisen osaston kanssa. Kirjastopalveluosastoon siirtyvät kampuskirjastojen budjeteista myös keskitettävien yhteisten toimintojen muut kustannukset juoksevien toimintamenojen kattamiseen. Näiden kustannusten kattamiseen siirretään kampuskirjastojen budjetista laskennallisesti 0.5 %. Suunnittelun edetessä tämä osuus tarkennetaan. Huomattava ja selvitettävä myöhemmässä suunnittelussa: Yliopiston tulevat päätöksenteon rakenteet on otettava huomioon määritettäessä päätöksenteon toimijoita. Kirjasto- ja tietopalvelutoimikuntaa vastaavan toimielimen keskeinen tehtävä on määritellä keskitetyn aineistohankinnan rahoituksen periaatteita. Keskittämisen hyödyt kohdistuvat kampuksille nykyistä tehokkaammin hoidettuina kirjastojen sisäisinä palveluina. Muutosten vaikutukset osoitetaan ja raportoidaan talouden ja tunnuslukujen seurannalla. Keskitettyjen palvelujen peruspalvelut ja palvelupaketit kuvataan. Jos kampus / tiedekunta haluaa tämän lisäksi erityisiä räätälöityjä palveluja, se pääsääntöisesti myös resursoi nämä palvelut. Keskustakampuksen painetun aineiston painotus vs. muiden kampusten elektronisen aineiston painotus otetaan huomioon. 5.1. Kustannusten kohdentaminen Yliopiston rahoitusmallin muutos saattaa vaikuttaa myös kirjastokustannuksiin. Rahoitusmallin valmistelun ollessa kesken voidaan tässä esittää vain aiemman kirjastojen rakenteellista muutosta koskevan valmistelun pohjalta suuntaviivoja vuoden 2010 jälkeisestä tilanteesta. Kirjastotoiminnan kustannuksia tarkastellaan kustannuserittäin: tilakustannukset, henkilöstökustannukset, aineistonhankintakustannukset, muut kustannukset. Lähtökohtana on, että tiedekunnat eivät maksa toistensa kustannuksia vaan kustannusmallin pohjana ovat tiedekuntien nykyiset rahoitussuhteet. Muutosten tuomat synergiaedut (säästöt) kohdennetaan asianomaiselle kampukselle / tiedekunnalle. 31

Esitykset Kirjastopalveluosaston kustannusten kohdentamisessa 2010 lukien menetellään samoin kuin kohdennettaessa hallintoviraston muiden osastojen kustannuksia uuden yliopistolain tultua voimaan. Henkilöstökustannusten kohdentamisessa esitetään, että hankinta- ja luettelointipalvelut kohdennetaan käyttöperusteisesti ja muut kustannukset päältä pois -menettelyllä. 6. Yhteistyö ulkopuolisten toimijoiden kanssa Yliopiston kirjastoilla on useita toimivia yhteistyösuhteita, kuten HUS-yhteistyö Meilahdessa ja sektoritutkimuslaitosyhteistyötä useilla kampuksilla. Kiinnostus yhteistyöhön Helsingin yliopiston kanssa on yhä kasvamassa. Keskustakampuksen yhteiskirjaston suunnittelun myötä yliopisto on saanut lukuisia yhteistyöaloitteita yliopiston ulkopuolelta. Keskustan kirjasto avaa mahdollisuuksia organisoida ydinkeskustassa sijaitsevien toimijoiden palveluja uudella tavalla. Yhteistyön lisääminen ulkopuolisten tahojen kanssa vastaa opetusministeriön tavoitteita ja useiden selvitysmiesten esityksiä mm. yliopistojen ja sektoritutkimuslaitosten yhteistyön tiivistämisestä. Esitykset Yhteistyötä kirjastopalvelujen tarjonnassa vahvistetaan kaikilla kampuksilla: - Yhteistyön yleiset periaatteet sovitaan koko yliopiston tasolla. - Yhteistyösopimukset allekirjoittaa rehtori. - Palvelujen tuottamisen kustannuslaskennassa (kokonaiskustannusmalli) noudatetaan yhteisiä periaatteita. 7. Muutoksen aikataulutus Esitys muutosten aikataulutuksesta Vuonna 2008 kirjastotoimen toimeenpano-ohjelman 2010 2012 valmistelu kirjastopalveluosaston toiminta- ja palvelutuotantoprosessien suunnittelu yhteistyössä kirjastojen kanssa jatketaan kirjastolaitoksen henkilöstösuunnitelman täsmentämistä yhteistyössä kampuskirjastojen ja asiantuntijaryhmien kanssa rekrytoinnin periaatteiden tarkentaminen jatketaan keskustakampuksen yhteiskirjaston johtamisjärjestelmän ja organisaation valmistelua aiemman työryhmän esitysten pohjalta (Muistio 25.4.07) täsmennetään työnjakoa Kansalliskirjaston, tietotekniikkaosaston ja kampuspalvelukeskusten kanssa käynnistetään osaamisohjelman toteuttamiseksi ehdotetut toimenpiteet jatketaan yhteistyöperiaatteiden valmistelua ulkopuolisten toimijoiden kanssa rakenteellisia henkilöstömuutoksia voidaan toteuttaa jo 2008 2009 Vuonna 2009 tarkennetaan kirjastolaitoksen johtamis- ja päätöksentekojärjestelmää yliopistolain muutosten mukaisesti valmistellaan tarvittavat muutokset kirjastojen johtosääntöihin ja työjärjestyksiin 32

laaditaan työjärjestys kirjastopalveluosastolle tarkennetaan kirjastolaitoksen rahoitusmallia yliopistolain muutosten mukaisesti rekrytoidaan kirjastopalveluosaston palveluryhmien vetäjät ja suunnitellaan prosessien muuttamisen edellyttämät toimenpiteet keskustakampuksen yhteiskirjastolle valitaan johtaja jatketaan kampuskirjastojen henkilöstörakenteen kehittämistä käynnistetään ja toteutetaan rekrytoinnin edellyttämät toimenpiteet kirjastopalveluosaston ja kirjastojen henkilökunnan toimenkuvien läpikäynti ja virkasuhteiden muuttaminen työsopimussuhteiksi jatketaan osaamisen kehittämisohjelman toteuttamista: ura-polkuohjelman suunnittelu yliopiston ja Kansalliskirjaston välinen kirjastosopimus vuosille 2010 2013: sopimusneuvottelut valmistellaan seurantajärjestelmät valmistellaan tilajärjestelyjen väliaikaiset ratkaisut Vuonna 2010 yliopistot aloittavat uuden lain mukaisen toimintansa 1.1.2010 1.1.2010 kirjastopalveluosasto aloittaa toimintansa ja kirjastolaitoksen uusi hallintomalli astuu voimaan vakiinnutetaan uusi toimintamalli keskustakampuksen tilaohjelman ja muutoshankkeen toteuttaminen keskustakampuksen kirjastot ovat hallinnollisesti yhtenäinen kokonaisuus yliopiston ja Kansalliskirjaston välinen kirjastosopimus 2010 13 jatketaan osaamisen kehittämisohjelman toteuttamista. vakiinnutetaan seurantajärjestelmät Vuosina 2011 2012 keskustakampuksen kirjastotilan valmistuminen toteutetaan tarvittavat muutot uuden strategia- ja suunnittelukauden valmistelu kirjastotoiminnan mahdollinen kansainvälinen arviointi 33

Liitteet Liite 1. Rehtorin päätös 1660/051/2007 (23.10.2007) Projektiryhmän asettaminen toteuttamaan kirjastolaitoksen rakennetta koskevaa päätöstä ja valmistelemaan hallintoviraston kirjastopalveluosastoa Konsistori päätti Helsingin yliopiston kirjastojen tulevasta rakenteesta kokouksessaan 17.10.2007. Päätöksen mukaan Helsingin yliopiston kirjastot -kokonaisuus muodostuu 1.1.2010 lukien hallintovirastossa sijaitsevasta toimialajohdosta ja yhteisistä palveluista (kirjastopalveluosasto) sekä neljästä tiedekuntien alaisesta kampuskirjastosta. Hallintoviraston kirjastopalveluosasto muodostetaan nykyisestä kirjastopalvelujen koordinointiyksiköstä ja siihen koottavista yhteisistä palveluista. Osastoa johtaa kirjastopalvelujen toimialajohtaja. Päätöksellä ei puututtu valtakunnallisia palvelutehtäviä hoitavan Kansalliskirjaston asemaan ja tehtäviin. Päätöksen taustalla on noin 15 vuotta jatkunut arviointeihin pohjautuva kirjastolaitoksen kehittämistyö. Päätavoitteina ovat palvelujen ja aineistojen korkeatasoisuus, toiminnan taloudellisuus, vahvempi koordinointi ja toimintaympäristön muutosten edellyttämä palvelujen keskittäminen ja asiantuntijuuden vahvistaminen. Tällä hetkellä kirjastopalvelujen koordinointiyksikkö tarjoaa keskustan, Kumpulan, Meilahden ja Viikin kampusten kirjastoille keskitettyjä elektronisen kirjaston hankinta- ja verkkopalveluja sekä tiedotus- ja koulutuspalveluja. Lisäksi koordinointiyksikössä hallinnoidaan kirjastolaitoksen yhteisiä sekä valtakunnallisia hankkeita. Kirjastopalvelujen koordinointiyksiköllä on työjärjestys. Konsistorin päätöksen toteuttamiseksi ja kirjastopalveluosaston (1.1.2010) toiminnan valmistelua varten käynnistetään projekti ja asetetaan projektiryhmä osana Helsingin yliopiston kirjastolaitoksen rakenteellista kehittämistä. Työssä käytetään hyväksi konsistorin päätöstä edeltävien ryhmien suunnittelutyön tuloksia. Tarvittavien uudistusten valmistelu on syytä aloittaa välittömästi erityisesti sen vuoksi, että vuonna 2008 valmistellaan yliopiston seuraavan kolmivuotiskauden strategiset linjaukset. Kirjastopalveluosaston käynnistäminen koskettaa laajalti yliopiston kirjastolaitosta. Tehtävien ja henkilöiden siirtyminen hallintoviraston kirjastopalveluosastoon edellyttää aikanaan myös yhteistoimintalain mukaisia neuvotteluja. Esitys: Asetetaan projektiryhmä valmistelemaan konsistorin päätöksen toimeenpanoa ja hallintoviraston kirjastopalveluosaston käynnistämistä. Projektiryhmän tehtävänä on osana Helsingin yliopiston kirjastolaitoksen rakenteellista kehittämistä 1. täsmentää kirjastolaitoksen henkilöstösuunnitelma konsistorin päätöksen pohjalta ja aiempaa valmistelua hyväksi käyttäen 2. tehdä esitys kirjastolaitoksen toiminnallisista kokonaisuuksista ja rahoitusjärjestelyistä 3. laatia esitys kirjastopalveluosaston toiminnasta ja rahoituksesta 4. valmistella esitys ko. osaston ja kampuskirjastojen yhteistyöjärjestelyistä 5. valmistella esitys yhteistyöjärjestelyistä ulkopuolisten toimijoiden kanssa 6. aikatauluttaa muutosten toimeenpano ottaen huomioon yliopiston strategiavalmistelun ja hallinnollisten muutosten aikataulut. 34

Projektiryhmän puheenjohtaja: Tieto- ja kirjastopalvelujohtaja Kaisa Sinikara Projektiryhmän jäsenet: Kirjastonjohtaja Matti Hjerppe Kirjastonjohtaja Pälvi Kaiponen Apulaiskirjastonjohtaja Maria Kovero Kirjastonjohtaja Heli Myllys Kirjastonjohtaja Kaija Sipilä Henkilöstön ja opiskelijoiden edustus määrätään henkilöstöjärjestöjen ja ylioppilaskunnan kuulemisen jälkeen. Projektiryhmän sihteereinä toimivat: Projektipäällikkö Iiris Karppinen ja suunnittelija Tiina Äärilä. Projektiryhmän tulee kuulla valmistelussa kampusten ja kirjastojen eri tehtävien asiantuntijoita. Kirjastopalvelujen koordinointiyksikkö toimii valmistelun tukena. Samoin projektiryhmän työn tukena ovat myös hallintoviraston asiantuntijat: henkilöstöosasto (lakimies Pauliina Juntunen), kvestuuri (talouspäällikkö Camilla Elander), tekninen osasto (Mauri Laakso) ja hallintopalvelut (Kari Huittinen) sekä tietotekniikkaosasto (Eija Heiskanen). Konsistorin päätökseen sisältyi pitkäjänteisen kehittämisen ja yhteisten palvelujen turvaaminen, jossa käytetään hyväksi edeltävää valmistelutyötä. Jatkuvuuden varmistamiseksi projektille asetetaan ohjausryhmä, jonka puheenjohtajaksi nimetään vararehtori Hannele Niemi ja jäseniksi kutsutaan dekaani Hannu Niemi, professori Arto Haapala ja professori Eero Puolanne. Lisäksi työn aikana kuullaan kirjasto- ja tietopalvelutoimikuntaa rakenteellisen kehittämishankkeen ohjausryhmänä. Projektiryhmän väliraportti valmistuu 31.1.08 ja loppuraportti 31.3.2008. Rehtori Ilkka Niiniluoto Kehitysjohtaja Ulla Mansikkamäki 35

Liite 2. Helsingin yliopiston hallintoviraston työjärjestys Annettu 21. päivänä tammikuuta 2008 1. Työjärjestyksen tausta ja tavoitteet Tämä työjärjestys perustuu Helsingin yliopiston hallintojohtosäännön 18 :ään ja hallintoviraston johtosäännön 8 :ään. Hallintoviraston osastojen ja erillisyksiköiden tehtävät on selvitetty hallintoviraston johtosäännössä, jossa määritellään myös hallintoviraston johtaminen ja toimivaltasuhteet. Tässä työjärjestyksessä kuvataan hallintoviraston sisäiset toimintakokonaisuudet ja toimintaperiaatteet yliopiston hallinto- ja tukipalvelujen työnjaon mukaisesti. Hallintoviraston toiminnan tavoitteena on osaltaan edellytysten luominen yliopiston perustehtävien hoitamiselle. Hallintovirasto hoitaa yliopiston yhteistä hallintoa ja tukipalveluja. Hallintovirastoa johtaa hallintojohtaja. Kunkin osaston ja erillisen yksikön tehtävät ja palvelut kuvataan tarkemmin sen omassa työjärjestyksessä. Hallintoviraston toiminta käsittää toimialojen ohjauksen, palvelutuotannon ja johdon tukipalvelut. 2. Toimialojen ohjaus Osaston johtaja vastaa toimialajohtajana koko yliopiston tasolla oman toimialansa kehittämisestä yliopiston strategian mukaisesti ja antaa tähän perustuen toimialaansa koskevia ohjeita. Toimialojen johtaminen sisältää lisäksi keskitettyjen viranomaistehtävien hoitamisen sekä toimialan prosessien ohjaamisen ja kehittämisen. Hallintovirastossa on seuraavat toimialat: tutkimuksen ja opetuksen tukitoiminnot (kehittämisosasto) henkilöstöhallinto (henkilöstö- ja lakiasiain osasto) taloushallinto (kvestuuri) tietotekniikka (tietotekniikkaosasto) tilahallinto (tekninen osasto) viestintä (viestintäosasto) kirjastotoimi (kirjastopalvelujen koordinointiyksikkö) 3. Palvelutuotanto Hallintoviraston palveluja tarjotaan kampuspalvelukeskuksissa tai keskitetysti. Palvelutarjontaan kuuluvat ainakin seuraavat palvelukokonaisuudet: henkilöstöpalvelut, lakiasiain keskitetty hoitaminen, talouspalvelut, tietotekniikkapalvelut, kiinteistöpalvelut, tutkimuspalvelut, opinto- ja opiskelijapalvelut, kirjasto- ja tietopalvelut, liikuntapalvelut, viestintäpalvelut, asiakirjahallinto ja arkistotoimi sekä yliopistomuseoon liittyvät palvelut. 3.1. Kampuspalvelukeskukset Kampuspalvelukeskuksissa tarjotaan sellaisia hallinto- ja tukipalveluja, joiden toteuttaminen kampuksella on tarkoituksenmukaista. Palvelukeskuksia on yksi kullakin kampuksella, jossa niillä voi olla useita toimipisteitä. Palvelukeskusten henkilöstö kuuluu hallintoviraston osastoihin tai erillisiin yksiköihin. Palvelukeskukset hoitavat henkilöstö-, kiinteistö-, liikunta-, opintohallinto- ja opiskelija-, talous-, tilahallinto-, tutkimus-, tietotekniikka- ja viestintäpalveluja. 36

Palvelukeskukset voivat palvella myös yliopiston ulkopuolisia yksiköitä. 3.2. Keskitetyt palvelut Keskitettyinä järjestetään sellaiset koko yliopiston tarvitsemat palvelut, joiden tuottaminen yhtenä kokonaisuutena on tarkoituksenmukaista tai jotka vaativat poikkeuksellista erityisasiantuntemusta. Hallintoviraston eri osastojen ja erillisten yksiköiden tarjoamat keskitetyt palvelut on määritelty kunkin osaston ja erillisen yksikön työjärjestyksessä. 3.3. Palvelujohtajat ja palvelupäälliköt Palvelujen ohjauksesta, kehittämisestä, laadusta ja tehokkuudesta sekä seurannasta vastaavat hallintojohtajan toimialajohtajan esittelystä näihin tehtäviin nimeämät palvelujohtajat. Palvelujen toteutumisesta käytännössä asianmukaisesti, laadukkaasti ja tehokkaasti vastaavat näihin tehtäviin nimetyt palvelupäälliköt. Palvelupäällikön tukena voi toimia tiimintai ryhmänvetäjiä. Palvelujohtajat ja palvelupäälliköt toimivat läheisessä yhteistyössä tiedekuntien ja laitosten kanssa. Osaston johtaja ja palvelujohtaja neuvottelevat yliopiston ulkopuolisten yksiköiden kanssa mahdollisesta palvelujen myymisestä, ostamisesta tai yhteisestä tuottamisesta. 4. Johdon tukipalvelut Hallintovirastossa hoidetaan toimialojen ohjauksen ja palvelutuotannon lisäksi myös yliopiston johtamista tukevia keskitettyjä toimintoja. Johdon tukipalveluja ovat yliopiston toiminnanohjausprosessiin ja laadunhallintaan liittyvät toiminnot sekä Lahden ja Mikkelin yliopistokeskusten koordinaatio. Muita johdon tukipalveluihin kuuluvia tehtäviä ovat kansainväliset asiat, ruotsinkielisten asioiden strateginen valmistelu ja yhteiskuntasuhteiden hoitaminen sisältäen yhteiskunnalliseen vuorovaikutukseen, varainhankintaan ja alumnitoimintaan liittyvät yhteiset toiminnot sekä elinkeinoelämäsuhteiden koordinaation. Johdon tukipalveluja ovat myös hallintoviraston palvelujen koordinointi sekä muut hallintopalvelut. Johdon tukipalvelujen yhteydessä voidaan toteuttaa yliopistotason yhteisiä ohjelmia ja toimintoja sekä hallintoviraston yhteisiä hankkeita. 5. Ohjausmalli Hallintoviraston toiminnan tavoitteista ja resursseista sekä hallintoviraston tarjoamista palveluista sovitaan ja palveluja seurataan yliopiston toiminnanohjausprosessin yhteydessä. Palvelujen kehittäminen ja sen edellyttämä resursointi hoidetaan vuosittain osana tavoiteohjelmien seurantaa. Hallintoviraston toimialajohtajat sopivat palvelujohtajien kanssa palvelutuotannon sisällöstä, resursseista ja kehittämistoimenpiteistä ottaen huomioon tiedekunnilta ja erillisiltä laitoksilta kootut tarpeet ja kehittämistoiveet. Palveluista laaditaan palvelukuvaukset. Palvelukuvaukset sisältävät palvelutasovaihtoehdot sekä palveluiden hinnan muodostumis- ja kohdennusperiaatteet. Palvelujohtajat vastaavat palvelukuvausten laatimisesta. Asiakkaille voidaan tuottaa myös erikseen sovittavia palveluja. Sopimusten tekemisestä ja palvelujen tuottamisesta vastaa palvelujohtaja. 37

Palvelujen käyttäjiltä kerätään säännöllisesti palautetta. Palvelujohtajat ja palvelupäälliköt käsittelevät palautetta ja kehittämistoiveita yhdessä tiedekuntien ja erillisten laitosten hallintopäälliköiden kanssa ja ottavat sen huomioon toiminnan kehittämisessä. 6. Yhteistyö ja verkottuminen Hallintoviraston osastot ja erilliset yksiköt toimivat tiiviissä yhteistyössä keskenään sekä tiedekuntien ja erillisten laitosten kanssa. Lisäksi ne tekevät yhteistyötä muiden yliopistojen vastaavissa tehtävissä työskentelevien henkilöiden kanssa. Toimialajohtajat ottavat tarpeen mukaan osaa johtoryhmän kokouksiin ja rehtorin ja dekaanien sekä erillisten laitosten johtajien tapaamisiin. Toimialajohtajat käyvät rehtorin ja ainelaitosjohtajien tapaamisissa selvittämässä omaan toimialaansa kuuluvia ajankohtaisia asioita. Toimialajohtajat kokoontuvat myös keskenään sekä hallintoviraston muiden johtajien kanssa hallintojohtajan kanssa sovittavalla tavalla Palvelujohtajat ja palvelupäälliköt sopivat yhteisistä toimintaperiaatteista ja käytännöistä palvelutuotannon yhtenäisyyden varmistamiseksi. Palvelujohtajat kokoontuvat säännöllisesti ja osallistuvat tarvittaessa toimialajohtajien kokouksiin sekä yliopiston hallintojohdon tapaamisiin. 7. Voimaantulo Tämä työjärjestys tulee voimaan 1.2.2008 ja samasta ajankohdasta lukien kumotaan kampuspalvelukeskusten 29.3.2007 annettu työjärjestys. Rehtori Hallintojohtaja Ilkka Niiniluoto Kari Suokko 38

Liite 3. Tarkennettu kuvaus aineiston hankinnan toimintamallista Tietoaineistojen hankinnan tavoitteena on hankkia yliopistolaisten tutkimuksessa, opetuksessa ja opiskelussa tarvitsemat tietoaineistot suunnitelmallisesti, kustannustehokkaasti ja viivytyksettä. Tavoitteena on, että sekä painettujen että elektronisten aineistojen hankintaprosessit ovat taloudelliset, tehokkaat, selkeät ja yksinkertaiset Lisäksi tavoitteena on, että käytössä ovat sähköiset tilaukset ja sähköinen ostolaskujen käsittely. toimitusten ja toimittajien palvelujen laatutasoa seurataan. kehitetään tavoitteellisesti hankinnan prosessia, työvälineitä, seurantaa ja raportointia. kehitetään valinnan sähköisiä apuvälineitä ja hyödynnetään toimittajien palveluja mm. integroimalla keskeisten kustantajien/ toimittajien tuoteluetteloita osaksi valintaa. Uudessa toimintamallissa: Tietoaineistojen valinta, prosessien omistajuus ja kehittämisvastuu ovat kampuskirjastoissa lähellä laitoksia, tutkijoita ja tutkijaryhmiä. Kaikki hankinta (ostotoiminta ja kilpailutus) keskitetään kirjastopalveluosastoon, jolloin hankinnan (ostotoiminnan) prosessin omistajuus ja kehittämisvastuu on kirjastopalveluosastossa. Painettu tietoaineisto Painetun tietoaineiston hankinnassa ostetut monografiat ja vaihdot kulkevat koko käsittelyprosessin kirjastopalveluosaston kautta eli kampuskirjastossa tehdyn valinnan jälkeen prosessi siirtyy kirjastopalveluosastolle. Hankinta, vastaanotto, saapumisvalvonta, luettelointi tietokantoihin (Helka, Linda) sekä käyttökuntoon saattaminen on kirjastopalveluosaston vastuulla. Painetut kausijulkaisut tilataan keskitetysti kampuskirjastoihin kirjastopalveluosastolla, ja niiden bibliografiset tietueet luodaan kirjastopalveluosastolla. Kausijulkaisut tulevat suoraan kampuskirjastoihin ja saapumisvalvonta ja sen jälkeiset toimet tehdään kampuskirjastoissa. Kausijulkaisujen saapumisvalvonta hoidetaan kampuskirjastoissa.. Elektroniset aineistot E-aineistot ovat yksittäisiä elektronisia lehtiä, kustantajien e-lehtipaketteja, elektronisia hakuteoksia, sanakirjoja, yksittäisiä e-kirjoja, e-kirjapaketteja, viite- ja kokotekstitietokantoja, aiheportaaleja (artikkeleita, konferenssiesitelmiä, kirjoja tietyltä tieteenalalta) ja työvälineitä (viitteidenhallintaohjelmia, käännösohjelmia). Ne pyritään lisensioimaan koko yliopiston käyttöön. Yliopiston tutkijoiden, opettajien ja opiskelijoiden mahdollisuuksia vaikuttaa e-aineistojen hankintaan kehitetään sekä parannetaan testikäyttöprosessia. Niukkojen resurssien vuoksi on välttämätöntä seurata tarkkaan käyttäjien ydinryhmien arvioita aineistojen tarpeesta ja laadusta, sekä rahoittajien ja tiedekuntien näkemyksiä aineistoista. Elektronisen aineiston hankinnassa kirjastopalveluosasto hallinnoi kaikkia tilauksia ja sopimuksia sekä ottaa vastaan FinELib-palveluyksikön tarjouksen yliopistoille ja tekee Helsingin yliopiston ilmoittautumiset aineistokonsortioihin. E-aineistojen lisenssisopimukset tehdään yliopistotasolla. Osastolla hallinnoidaan yliopiston tuki e-aineiston hankintaan, ja hoidetaan yhteisten e-aineistojen laskuliikenne. Työnjakoa kampuspalvelukeskusten kanssa täsmennetään. Kirjastopalveluosasto kokoaa yliopiston e-aineistojen tilastot. Aineistojen vieminen MetaLibiin ja SFX-aktivointi keskitetään kirjastopalveluosastoon. Aineistojen sisällönkuvailusta vastaavat kampuskirjastot, jotka toimittavat kuvailutiedot keskitettyyn ylläpitoon MetaLibiin vietäviksi. Laajat paketit ovat kalliita ja palvelevat usean kampuksen tarpeita, siksi hankinta edellyttää kampuskirjaston valinnasta vastaavien ja kirjastopalveluosaston yhteistä valmistelua myös 39

tulevaisuudessa. Valmistelussa tarvitaan edelleen nykyisen kaltainen e-hankinnan yhteistyöryhmä, jossa on kirjastojen valintavastaavien ja kirjastopalveluosaston edustajien lisäksi asiantuntija verkkopalveluista. Jatkuva ja hyvä yhteistyö FinELib-palveluyksikön kanssa on edelleen olennaisen tärkeää. Yliopiston liittymisestä FinELibin aineistokonsortioihin sekä suurien kustantajapakettien (esim. e-lehdet) hankinnasta päättää e-hankintaryhmän valmistelun perusteella yliopistotason toimikunta. Tilaustenhallinta Painettujen julkaisujen ostotilausjärjestelmänä valtaosa kirjastoista käyttää jo nykyisin Voyager-kirjastojärjestelmän hankintamoduulia. Lehtitilauksia hallinnoidaan myös toimittajien tilaustietokantojen ja portaaleiden avulla. Tavoite on, että hankintamoduuli toimii kirjastojen painettujen monografioiden ja kausijulkaisujen ostotilausjärjestelmänä 2010. Elektronisten aineistojen tilaus- ja lisensiointitiedot ovat nykyisin hajallaan eri tiedostoissa ja tiedot tulee koota yhteen tiedostoon/tietokantaan.finelibin aineistokonsortioissa hankittujen e-aineistojen lisenssisopimusten hallinnointiin käytetään myös FinELib-palveluyksikön Haltitilaustietokantaa. E-aineistojen tilaustenhallintaa ja työvälineitä tulee edelleen kehittää mm. seuraamalla markkinoilla olevia tilaustenhallintajärjestelmiä (electronic resource management). Tilaus- ja ostolaskun maksatuksen prosessit ja tilausjärjestelmien käyttö suunnitellaan siten, että ne ovat sujuvat, tehokkaat ja että vältetään päällekkäisen työn tekeminen. Jo tilausvaiheessa merkitään tiliöinnit ja muut sovitut raportoinnissa ja jatkokäsittelyssä tarvittavat viitetiedot (esim. hyllysignum) tilauksiin. Näin voidaan tehostaa ostolaskujen käsittely sekä nopeuttaa itse julkaisujen käsittelyä (Kaavio 1). Kaavio 1. Tietoaineistojen ostotilausten ja sopimusten hallinnan välineitä 40

Liite 4. Tarkennus verkkopalvelujen uudesta toimintamallista. Kirjastojärjestelmän ja tietokantojen ylläpito Helsingin yliopiston kirjastolaitos ostaa Kansalliskirjastolta kirjastojärjestelmään liittyviä valtakunnallisia palveluja samalla periaatteella kuin muutkin yliopistokirjastot. Helka- ja Julkitietokantojen tekninen ylläpito (systeemin hoitopalvelut ja paikallinen räätälöinti) keskitetään kirjastopalveluosastoon. Työnjako Kansalliskirjaston kanssa selkeytetään tehtäväkohtaisesti vuoden 2008 loppuun mennessä. Kirjastoissa nyt paikallisesti tehtävät mm. erilaisia Helkan korjausajot, signum-muutokset, luettelointityötä helpottavien työkalujen kartoitustyö ja testaus sekä perintään liittyviä ym. tietoteknisiä tehtäviä siirretään kirjastopalveluosastoon. Julki-tietokannan kehittäminen liittyy kiinteästi elektronisen julkaisemisen palvelujen ja yliopiston tutkimustietojärjestelmän kehitykseen. Yliopistossa tänä keväänä käynnistyvän tutkimustietojärjestelmien kehittämishankkeen (TUHAT) osana pilotoidaan sähköistä julkaisujen raportointia ja tilastointia sekä selvitetään voidaanko nykyisiä kampusten julkaisuarkistoja hyödyntää julkaisujen metatietojen ja tutkijoiden linkittämisessä. Toimintaympäristön ja prosessien mahdollinen muuttuminen vaikuttaa merkittävästi nykyiseen Julki-prosessiin. Lähivuosina Julki-tietokannan tallennusympäristö on edelleen Voyager-järjestelmä ja vuosittain toistuvat tilastoinnit, virhe- ja korjausajot ym ylläpitotehtävät edellyttää tietoteknistä ja kirjastoalan asiantuntemuksen hallitsevaa resursointia. Tietoteknisen ylläpidon lisäksi Julki vaatii koordinointia ja yhteistyötä kampuksien kesken. Erityyppisten julkaisujen yhdenmukainen käsittely, raportoinnin ohjeistus ja tiedottaminen tutkijoille ja laitoksille sekä käyttöliittymän kehitystyö ovat tulosta tästä. Yhteydet yliopiston hallintoviraston kehittämisosastoon, muiden yliopistojen vastaaviin toimintoihin, ministeriöihin ym. julkaisutietoa hyödyntäviin ja kehittäviin sidosryhmiin on hoidettava keskitetysti. Koordinointi edellyttää sekä tieteellisen julkaisemisen että Julki-prosessin logistiikan ja tutkimustulosten arvioinnin syvällistä tuntemista. Kaaviossa 1 on esitetty kirjastojärjestelmän ylläpidon toteutusta tulevassa toimintaorganisaatiossa. Kaavio 1. Kirjastojärjestelmän ylläpito vuonna 2010 41

Liite 5. Tarkennus verkkopalvelujen uudesta toimintamallista. Julkaisuarkistot ja muut e-julkaisemisen palvelut Helsingin yliopiston kirjastot ylläpitävät tällä hetkellä erillisiä julkaisuarkistopalveluja neljällä kampuksella. Näitä ovat DViikki, Terkko Document Space, KATJA - Kumpulan Avoin Tiede- ja Julkaisuarkisto sekä CARHU Campus Repository of Humanities and Social Sciences. Lisäksi Helsingin yliopistossa tuotetut väitöskirjat tallennetaan Kansalliskirjaston ylläpitämään koko yliopiston yhteiseen E-thesis-palveluun, johon tallennetaan myös vapaaehtoisuuteen perustuen muita opinnäytteitä ja joidenkin laitosten omia julkaisusarjoja. Kaikki mainitut arkistot on toteutettu samalla avoimeen lähdekoodiin perustuvalla maksuttomalla DSpacohjelmistolla. Helsingin yliopiston kampukset ovat toistaiseksi kehittäneet omia julkaisuarkistopalvelujaan itsenäisesti. Rehtori on yliopiston johtoryhmässä velvoittanut kirjastot järjestämään tutkimusjulkaisujen rinnakkaistallennuksen edellyttämät kestävästi tukipalvelut siten, että rehtori voi linjata Helsingin yliopiston tutkijoiden tutkimusjulkaisujen rinnakkaistallennusvelvoitteen vielä kevätkauden 2008 aikana. Tukipalveluiden tulee olla tasalaatuisia ja kaikkien tutkijoiden saatavissa tieteenalasta riippumatta, vaikka tallennettavien artikkelien volyymi kasvaisi moninkertaisesti. Palvelujen kehittäminen on nivottava osaksi kirjastojen perustoimintaa ja kehittämistä siten, ettei yliopistolle aiheudu näistä palveluista merkittäviä lisäkustannuksia. Koko yliopiston laajuisen, toimintavarman, skaalautuvan, kustannustehokkaan ja tukipalveluiltaan turvatun julkaisuarkistopalvelun koordinoidun ylläpidon varmistaminen on edellytys sille, että yliopisto pystyy laajamittaisesti velvoittamaan tutkijoitaan EU:n ja OPM:n suosittamaan tutkimusjulkaisujen avoimeen rinnakkaistallennukseen. Julkaisuarkistojen kehittäminen liittyy yliopiston tutkimustietojärjestelmien kehittämiseen. Rehtorin päätöksellä (39/08) 9 käynnistetään tänä kevään tutkimustietojärjestelmän kehittäminen -hanke (TUHAT). Tavoitteena on tuottaa järjestelmä, joka tuo tutkimuksen esiin muodostamalla kokonaiskuvan tutkimuksen sisällöstä, resursseista sekä julkaisuista ja muista tuotoksista ja tarjoaa tiedekuntien ja laitosten ja yksiköiden nimeämille vastuullisille tutkijoille ja yliopiston hallinnolle työkaluja tutkimuksen hallinnointia ja tutkimuksen laadulliseen arviointiin. Osana hanketta selvitetään voidaanko nykyisiä kampusten julkaisuarkistoja hyödyntää julkaisujen metatietojen ja tutkijoiden linkittämisessä. Osana tutkimustietojärjestelmän ja julkaisuarkistojen suhdetta tulee selvitettäväksi myös julkaisurekisterityökalujen kehittämistarve. Päätöksenteko 2008 Päätöksenteko julkaisuarkistokokonaisuuden kehittämissuunnasta ja toteutustavasta on syytä tehdä jo kuluvan vuoden 2008 aikana siten, että arkistopalvelujen yhteinen kehittäminen voidaan ajoittaa osaksi kirjastojen verkkopalvelujen rakenteellista kehittämistä, ja samalla mahdollisimman hyvin hyödyntää opetusministeriön rahoittaman verkkopalveluhankkeen kirjastoille avoimen julkaisemisen tukipalveluihin tarjoama ylimääräinen resurssi siirtymäkaudella 2008 2009. Kirjasto- ja tietopalvelutoimikunta on kokouksessaan 11.3.2008 valtuuttanut kirjastopalvelujen koordinointiyksikön valmistelemaan esityksen rehtorin päätökseksi Helsingin yliopiston julkaisuarkistopalvelujen yhteisestä, koordinoidusta kehittämisestä. Rehtorin päätös valmistellaan huhtikuussa 2008 ja yhteinen kehittäminen käynnistetään tämän jälkeen välittömästi. Ensimmäiset askeleet koordinoidussa yhteistyössä ovat yliopiston yhteisen tallennuspolitiikan määritteleminen arkistoille ja tutkimusjulkaisujen rinnakkaistallennuksen tukipalvelujen (tallennusluvat, tekijänoikeusselvitykset ja -neuvonta) rakentaminen yhteisesti. Tämän jälkeen hahmottuu se, minkälainen tulevan julkaisuarkistokokonaisuuden arkkitehtuurin ja sen edellyttämän infrastruktuurin tulee olla. Päätöksentekoa ja kehittämisprosessia ohjaavaksi ja seuraavaksi toimijaksi esitetään kirjastoja tietopalvelutoimikuntaa, jossa on laaja edustus eri kampuksilta ja kirjastoista. 9 Rehtorin päätökset: http://notes.helsinki.fi/halvi/hallinto/rehtorin.nsf/numeroittain 42

Käytännössä kyse on nykyisen julkaisuarkistojen ylläpitoon ja kehittämiseen kirjastoissa kuluvan työaika- ja henkilöstöresurssin uudelleenorganisoimisesta siten, että neljän kampusarkiston yhtäaikaisen ja osin päällekkäisen kehittämisen sijaan kukin asiantuntija ja/tai asiantuntijaryhmä keskittyy koordinoidusti toteuttamaan yhtä elementtiä tai aluetta yhteisesti määritellystä julkaisuarkistokokonaisuudesta ja siihen liittyvistä tukipalveluista. Tuleva toimintamalli Kaaviossa 1 on hahmoteltu julkaisuarkistopalvelujen organisointia. Kirjastopalveluosaston suunnittelussa lähtökohtana on koota kaikki Helsingin yliopiston kirjastojen tietojärjestelmien paikallinen ylläpito ja niiden kehitystyö yhteen, uuden verkkopalvelupäällikön alaisuuteen. Myös julkaisuarkistojen ylläpito ja tekninen kehitystyö sekä tarvittavien rajapintojen toteuttaminen muihin samaa dataa hyödyntäviin järjestelmiin (tutkimustietojärjestelmä, julkaisutietokanta, kirjaston kokoelmatietokannat) ovat osa kirjastojen keskeisiä sovelluspalveluita. Julkaisuarkistoihin liittyvät tutkijakunnalle suunnatut tukipalvelut on hyvä toteuttaa lähellä tieteenalan tuntevaa asiakasrajapintaa. Uudessa kirjasto-organisaatiossa kampuskirjastot ja niiden tieteenala-asiantuntijat ovat luonteva joukko tätä tukipalvelua tarjoamaan. Koska rinnakkaistallennuksen laajenemisen myötä voi kyse olla huomattavan suurista artikkelivolyymeista, tulee taustapalvelut organisoida jo varhaisessa kehitysvaiheessaan siten, että jokaisen lehden ja kustantajan artikkelien tallennuslupa- ja tekijänoikeusselvitystyössä karttuva tieto tallennetaan järjestelmään, josta se on myöhemmin kaikkien tallennustukea tarjoavien kirjastoammattilaisten ja tukea etsivien kirjastoammattilaisten hyödynnettävissä. E-julkaisemisen tukipalvelut tuleekin kirjastoissa suunnitella koordinoidusti, tarvittavat järjestelmät rakentaa ja tietosisällöt kartuttaa yhteisesti. Näin myös tukipalvelua kampuksilla tuottavan henkilöstön koulutus voidaan toteuttaa tehokkaasti ja toimivin, aina ajantasaisin työvälinein. E-julkaisemisen keskitettyihin palveluihin lukeutuvat myös muun open access -julkaisemisen tuki sekä tutkimusaineistojen ja -datan arkistoinnin ja verkkokäytön kehittämiseen liittyvä neuvonta ja tuki. Kaavio 1. Hahmotelma julkaisuarkistopalvelujen organisoinnista 43