Raportti 1 (12) AHTin ja sen asiakkaiden: ELY-keskusten ja Tetoimistojen, AVIen, Maistraattien ja Palkeiden toimialariippumattomien ict-tehtävien toimintosiirtoprojektin loppuraportti
Raportti 2 (12) MUUTOSHISTORIA Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus 0.1 12.5.2014 Teija Uusitalo Alustava versio 0.2 14.5.2014 Teija Uusitalo Päivityksiä kommenttien perusteella 0.3 20.5.2014 Teija Uusitalo Päivityksiä AHTista tulleiden kommenttien perusteella 1.0 26.5.2014 Teija Uusitalo Lisätty ohjausryhmän kommentit ja hyväksytty ohjausryhmän kokouksessa 26.5.2014 Sisällysluettelo 1 Projektin tausta ja lähtökohdat... 3 2 Tavoite ja sen toteutuminen... 3 3 Projektin aikataulun, työmäärien ja kustannusten suunnitelma ja toteutuminen... 4 3.1 Aikataulu... 4 3.2 Työmäärä... 5 3.3 Kustannukset... 5 4 Projektihallinnon kuvaus... 6 4.1 Ohjausryhmä... 6 4.2 Projektiryhmä... 6 4.3 Asiantuntijaryhmät... 9 5 Laadunvarmistus... 10 6 Riskienhallinta... 10 7 Saadut kokemukset ja opit sekä jatkotoimet... 10 7.1 Projektikyselyn tulokset... 11 7.2 Projektikyselyn tulosten analysointi... 11 8 Projektin päättäminen ja arkistointi... 12
Raportti 3 (12) Loppuraportti 1 Projektin tausta ja lähtökohdat 2 Tavoite ja sen toteutuminen Valtiovarainministeriö asetti 16.5.2012 valtionhallinnon toimialariippumattomien tieto- ja viestintäteknisten tehtävien (ICT) kokoamishankkeen (TORI-hanke). Hankkeen toimikausi on 7.5.2012 31.12.2014. Hankkeen tehtävänä ovat sekä valtion ICT-palvelukeskusten että valtion virastojen ja laitosten toimialariippumattomien ICT-tehtävien yhteen kokoaminen. Pääosan näistä tehtävistä muodostavat perustietotekniikkaan liittyvät tehtävät. n toimintaa ohjaava lainsäädäntö hyväksyttiin Eduskunnassa joulukuussa 2013 ja Valtorin toimintaa säätelevä asetus annettiin 20.2.2014. Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin toiminta käynnistyi 1.3.2014. Ensimmäiset tehtävien siirrot Valtoriin toteutettiin 1.3.2014. Tämä loppuraportti kuvaa AHTin ja sen asiakkaiden: AVIen, ELYkeskusten ja TE-toimistojen, Maistraattien ja Palkeiden toimialariippumattomien ict-tehtävien toimintosiirtoprojektin. Projektin asettamispäätös allekirjoitettiin 5.9.2013. Asettamispäätös on arkistoitu VM:n Hareen. Projektin tavoitteena oli toteuttaa AHTin ja sen asiakkaiden: AVIen, ELY-keskusten ja TE-toimistojen, Maistraattien ja Palkeiden toimialariippumattomien ict-tehtävien siirto Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorille suunnitellussa aikataulussa ja suunnitelluilla kustannuksilla siten, että Asiakkaan ict-palveluiden ja -tehtävien laatutaso ei heikkene siirron aikana tai sen jälkeen siirtoprosessin as is -vaiheen aikana. Projekti toteutti siirron myöhästyen alkuperäisestä projektisuunnitelmassa kuvatusta aikataulusta kaksi kuukautta. Viivästymisen pääasiallinen syy oli n perustamiseen liittyvien tehtävien viivästyminen. Uusi projektisuunnitelma ja aikataulu hyväksyttiin 5.2.2014 ohjausryhmässä. Valtori toteutti helmikuussa 2014 asiakastyytyväisyyden lähtötasomittauksen 1.3.2014 siirtyville organisaatioille. Kyselyn tarkoituksena oli saada yhtenäinen kuva asiakastyytyväisyydestä välittömästi ennen siirtoa olevasta tilanteesta. Kyselyn kohderyhmänä olivat ns. tilaaja-asiakkaat, eli asiakkaiden johdon ja tietohallintojohdon edustajat. Vastaajat edustivat 15 asiakasorganisaatiota. Kyselyn vastausprosentti oli 72 %. Tutkimus osoitti, että asiakkaat olivat kokonaisuutena melko tyytyväisiä käytössään oleviin toimialariippumattomiin ict-palveluihin. Kokonaistyy-
Raportti 4 (12) tyväisyys palveluihin sai tutkimuksessa arvosanan 3,82. Kyselyn asteikko oli 5 (erinomainen) - 1 (heikko). Aluehallinnon tietohallintopalveluyksikön AHTin asiakkaiden kokonaistyytyväisyys käytössä oleviin toimialariippumattomiin ICT:n (käyttäjätuki-, työasema-, käyttö- ja tietoliikennepalvelut) palveluihin sai arvosanan 3,70. Jatkossa asiakastyytyväisyyden kehittymistä tullaan seuraamaan Valtorin yhteisillä asiakastyytyväisyysmittauksilla. 3 Projektin aikataulun, työmäärien ja kustannusten suunnitelma ja toteutuminen 3.1 Aikataulu Projektin vaiheiden suunnitellut ja toteutuneet valmistumispäivät on kuvattu alla. Vaihe Lopputulos Suunniteltu valmistuminen Ohjausryhmän hyväksyminen 1. Käynnistysvaihe 9/2013 Alustava projektisuunnitelma 5.9.2013 2. Kartoitusvaihe 10/2013 Siirrettävät kohteet 10.10.2013 3. Määrittelyvaihe 11/2013 Siirtosopimus/ AHTi Siirtosopimus/ ELYt ja TE-toimistot Siirtosopimus/ AVIt Siirtosopimus/ Maistraatit Siirtosopimus/ Palkeet 10.12.2013 10.2.2014 31.10.2013 31.10.2013 31.10.2013 10.12.2013 4. Siirtovaihe 2/2014 Palvelusopimus ja siirtolupa 5. Ylimenovaihe 4/2014 Loppuraportti, projektin hyväksymiskriteerit 10.2.2014 26.5.2014 Lisäksi ELY-jen ja TE-toimistojen siirtosopimukseen tehtiin muutospöytäkirja 10.2.2014 ja AHTin siirtosopimukseen kaksi muutospöytäkirjaa 10.3.2014 sekä 21.3.2014.
Raportti 5 (12) 3.2 Työmäärä Suunniteltu työmäärä sekä toteutunut työmäärä on kuvattu alla: Organisaatio AHTi AVIt ELYt ja TE-toimistot Maistraatit Palkeet Suunniteltu työmäärä 560 htp 19 htp 15 htp 14 htp 23 htp Toteutunut työmäärä (arvio) 450 htp * 19 htp 15 htp 13 htp 19 htp TORI / Valtori 167 htp 105 htp Yhteensä 798 htp 621 htp 3.3 Kustannukset * Projektiin suunniteltua työtä siirtyi tehtäväksi projektin jälkeen, esim. aineistojen siirto ja vastuiden määrittely ja tehtävän siirroista sopiminen. Suunnitellut kustannukset ja toteutuneet kustannukset on kuvattu alla: Kustannuslaji Asiakkaan henkilötyökustannukset: AHTi AVIt ELYt ja TE-toimistot Maistraatit Palkeet Suunnitellut kustannukset 332 640 11 286 8 910 8 316 13 662 Toteutuneet kustannukset 267 300 11 286 8 910 7 722 11 286 TORI-hankkeen / Valtorin henkilötyökustannus ( /htp) 113 882 78 435 Matkustuskustannukset 15 000 8 500 Laitteisto- ja tietoliikennekulut Viestintä ja tapahtumakulut Konsultointi ja muut ulkopuoliset palvelut 0 0 2 000 0 0 0 Yhteensä 505 696 393 439
Raportti 6 (12) 4 Projektihallinnon kuvaus 4.1 Ohjausryhmä Projektiorganisaatio muodostui ohjausryhmästä, jokaisen siirtävän viraston projektiryhmästä sekä AHTin asiantuntijaryhmistä. Lisäksi tarvittaessa kokoonnuttiin eri aiheista sopivan asiantuntijaryhmän kesken, esim. hinnoittelukokoukseen. Ohjausryhmänä toimi Aluehallinnon tietohallinnon johtoryhmä, jonka kokoonpano vaihtui 1.3.2014. Helmikuun loppuun eli 28.2.2014 saakka ohjausryhmän puheenjohtajana toimi Marko Puttonen valtiovarainministeriöstä ja 1.3.2014 alkaen Sirpa Alitalo työ- ja elinkeinoministeriöstä. Aluehallinnon tietohallinnon johtoryhmän jäsenten lisäksi ohjausryhmässä olivat mukana AHTi-projektin edustajat TORI-hankkeesta, Palkeista sekä AHTista. Ohjausryhmän jäsenet 28.2.2014 saakka olivat - Heikki Haukirauma kehitysjohtaja/ TEM - Irja Peltonen tietojohtaja/ VM - Marja-Riitta Pihlman teollisuusneuvos/ TEM - Tarmo Maunu tietohallintojohtaja/ YM - Olli Nylander tietojohtaja/ VALVIRA - Mika Tuikkanen osastonjohtaja/ Mavi - Lauri Latva-Äijö johtaja/ Lounais-Suomen AVI - Pekka Savolainen ylijohtaja/ Hämeen ELY - Jan Juslén kehitysjohtaja/ Liikennevirasto - Asko Harjukelo AVI tietohallintoyksikön johtaja/ Lapin AVI - Mika Koskinen ELY tietohallintoyksikön johtaja/ Etelä-Savon ELY - Heikki Heikkilä AHTI- yksikön johtaja/ Etelä-Savon ELY - Pekka Kortelainen ylitarkastaja, Itä-Suomen AVI - Nina Lehtimäki suunnittelija/ TEM, siht. - Tanja Anttalainen hallintopäällikkö / AHTi, projektipäällikkö - Riitta Franssila henkilöstön edustaja/ AHTi (varalla Marjo Hautanen) - Juha Koljonen johtaja, Palkeet - Kari Pessi projektijohtaja/ TORI - Teija Uusitalo projektipäällikkö/ TORI - Marjut Siintola siirtoprojektit/ TORI Ohjausryhmän jäsenet 1.3.2014 alkaen olivat - Heikki Haukirauma kehitysjohtaja/ TEM - Irja Peltonen tietojohtaja/ VM - Tarmo Maunu tietohallintojohtaja/ YM
Raportti 7 (12) 4.2 Projektiryhmä - Lauri Latva-Äijö johtaja/ Lounais-Suomen AVI - Tommi Huttunen hallintojohtaja/ Pohjois-Savon ELY - Tiina Pesonen tietojohtaja/ STM - Mikko Kuoppala ylitarkastaja/ TEM - Keijo Yli-Hukkala yksikönjohtaja/ Maaseutuvirasto - Jan Juslén kehitysjohtaja/ Liikennevirasto - Asko Harjukelo AVI tietohallintoyksikön johtaja/ Lapin AVI - Mika Koskinen ELY tietohallintoyksikön johtaja/ Etelä-Savon ELY - Heikki Heikkilä AHTI- yksikön johtaja/ Etelä-Savon ELY - Pekka Kortelainen ylitarkastaja, Itä-Suomen AVI - Nina Lehtimäki suunnittelija/ TEM, siht. - Tanja Anttalainen hallintopäällikkö / AHTi, projektipäällikkö - Riitta Franssila henkilöstön edustaja/ AHTi (varalla Marjo Hautanen) - Juha Koljonen johtaja, Palkeet - Kari Pessi projektijohtaja/ TORI - Teija Uusitalo projektipäällikkö/ TORI - Marjut Siintola siirtoprojektit/ TORI Ohjausryhmä kokoontui kahdeksan kertaa: 5.9.2013, 7.10.2013, 31.10.2013, 19.11.2013, 11.12.2013, 10.2.2014, 28.3.2014 sekä 26.5.2014. Projektiryhmän puheenjohtajana toimi TORIn nimeämä projektipäällikkö Teija Uusitalo. AHTin projektiryhmän jäsenet olivat - Heikki Heikkilä johtaja, AHTi - Tanja Anttalainen hallintopäällikkö, projektipäällikkö, AHTi - Marja Dimitrow viestintäpäällikkö, AHTi - Mika Vahala asiakkuuspäällikkö, AHTi - Arto Nykänen toimintayksikön päällikkö, AHTi - Ulla Laiho toimintayksikön päällikkö, AHTi - Riitta Franssila henkilöstönedustaja, AHTi, varalla Marjo Hautanen - Taneli Karinen henkilöstöasiat, TORI-hanke, 15.10.2013 saakka - Marjut Siintola toimintosiirrot, TORI-hanke, tarvittaessa - Kari Pessi projektijohtaja, TORI-hanke, tarvittaessa - Jukka Rautanen asiakkuudenhallinta, TORI-hanke, tarvittaessa - Anne Sandberg palvelutuotanto, TORI-hanke, tarvittaessa
Raportti 8 (12) AVIen projektiryhmän jäsenet olivat - Asko Harjukelo tietohallintojohtaja, AVIen tietohallintoyksikkö - Leena Mäkinen-Jaakkola AVIen tietohallintoyksikkö - Anu Taipale AVIen tietohallintoyksikkö - Tuomo Riekki AVIen tietohallintoyksikkö - Anne Sandberg palvelutuotanto, TORI-hanke - Kari Pessi projektijohtaja, TORI-hanke, tarvittaessa ELYjen ja TE-toimistojen projektiryhmän jäsenet olivat - Mika Koskinen tietohallintojohtaja, ELY-keskuksen tietohallintoyksikkö - Pirjo Hukkanen asiakkuus- ja kehittämispäällikkö ELYjen tietohallintoyksikkö - Pentti Kurjenluoma asiakkuus- ja kehittämispäällikkö ELYjen tietohallintoyksikkö - Anne Sandberg palvelutuotanto, TORI-hanke - Kari Pessi projektijohtaja, TORI-hanke, tarvittaessa Maistraattien projektiryhmän jäsenet olivat - Merja Koponen yksikön päällikkö, Maistraattien ohjaus ja kehitys -yksikkö - Pekka Kortelainen ylitarkastaja, Maistraattien ohjaus ja kehitys yksikkö - Veli-Matti Tukio erikoissuunnittelija, Maistraattien ohjaus ja kehitys -yksikkö - Anne Sandberg Palvelutuotanto, TORI-hanke - Kari Pessi projektijohtaja, TORI-hanke, tarvittaessa Palkeiden projektiryhmän jäsenet olivat - Juha Koljonen johtaja, Palkeet - Eija Mikkonen tietohallintopäällikkö, Palkeet, 31.12.2013 saakka - Sami Nikula Palkeet, 1.1.2014 alkaen - Kati Hirvonen Palkeet, 1.1.2014 alkaen - Anne Sandberg palvelutuotanto, TORI-hanke - Kari Pessi projektijohtaja, TORI-hanke, tarvittaessa
Raportti 9 (12) 4.3 Asiantuntijaryhmät Henkilöstöryhmä Henkilöstöryhmän jäsenet olivat - Taneli Karinen henkilöstöasiat, TORI-hanke, 15.10.2013 saakka - Soile Pöri henkilöstön kehittämisasiantuntija, AHTi - Tanja Anttalainen hallintopäällikkö, AHTi - Janne Salonen ryhmän vetäjä, AHTi - Mirja Jurvansuu ryhmän vetäjä, AHTi - Marjo Hautanen ryhmän vetäjä, AHTi - Ulla Laiho toimintayksikön päällikkö, AHTi - Riitta Franssila henkilöstönedustaja, AHTi, varalla Seija Loikkanen - Teija Uusitalo projektipäällikkö, TORI-hanke Palveluryhmä Palveluryhmän jäsenet olivat - Ulla Laiho toimintayksikön päällikkö, AHTi - Arto Nykänen toimintayksikön päällikkö, AHTi - Michael Mankowski erityisasiantuntija, AHTi - Tiina Haapaniemi ryhmän vetäjä, AHTi - Harri Pöyhönen erityisasiantuntija, AHTi - Jyrki Lehtonen ryhmän vetäjä, AHTi - Jarmo Murtomäki erityisasiantuntija, AHTi - Samuli Kipronen ryhmän vetäjä, AHTi - Tuija Aallonen ryhmän vetäjä, AHTi - Anne Sandberg palvelutuotanto, TORI-hanke - Teija Uusitalo projektipäällikkö, TORI-hanke Asiakashallintaryhmä Asiakasryhmän jäsenet olivat - Ulla Laiho toimintayksikön päällikkö, AHTi - Tanja Anttalainen hallintopäällikkö, AHTi - Mika Vahala asiakkuuspäällikkö, AHTi - Keijo Puolakanaho erityisasiantuntija, AHTi - Kai Pirttijärvi toimintayksikön päällikkö, AHTi - Jukka Rautanen asiakkuudenhallinta, TORI-hanke - Teija Uusitalo projektipäällikkö, TORI-hanke
Raportti 10 (12) 5 Laadunvarmistus Projektin laadunvarmistus on kiteytetty hyväksymiskriteereihin, jotka on hyväksytty projektin ohjausryhmässä. Projektin päättämiskriteerit ovat: 1. Kaikki projektin tuotokset on hyväksytty Toteutuminen: Ohjausryhmä on hyväksynyt projektisuunnitelman, DD-kartoitukset, siirtosopimukset, palvelusopimukset, turvallisuussopimukset, niihin liittyvät muutospöytäkirjat sekä loppuraportin. 2. Projektisuunnitelman mukaiset tehtävät on suoritettu Toteutuminen: Projekti on suorittanut projektisuunnitelman mukaiset tehtävät. 3. TORI-tehtävät ovat siirtyneet Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorille Toteutuminen: Siirtosopimuksissa mainitut tehtävät ovat siirtyneet Valtorille 1.3.2014. 4. Palvelut toimivat palvelusopimuksen mukaisesti Toteutuminen: Palvelutuotanto on alkanut 1.3.2014 Valtorissa palvelusopimuksen mukaisesti. 5. Asiakas toimii määritellyn toimintamallin mukaisesti Toteutuminen: Asiakas toimii sovitun mallin mukaisesti. 6 Riskienhallinta Projektin alussa top 5 -riskit olivat 1. Projektin aikataulu ei pidä 2. Projektin resursointi epäonnistuu 3. Talouden hallinta ei onnistu, henkilökustannusten jako määrärahojen osalta 4. Tiedon hallinta ei onnistu, esim. palvelukuvaukset, sopimukset, ym 5. Projektihenkilöiden jaksaminen Riskit 1, 2, 3 ja 4 pysyivät koko projektin ajan kriittisyystasolla 12. Riskin 5 kriittisyys oli aluksi 16, nousi sitten marras-joulukuussa 20:een ja laski taas helmikuussa 16:een. Marraskuussa nousi uudeksi kriittiseksi riskiksi kriittisyydellä 16 6. Osapuolten päätökset viivästyvät Tämän riskin kriittisyyttä nostettiin vielä joulukuun alussa tasolle 20. Kriittisenä riskinä pidettiin myös 7. TORIn palvelutuotannon laatu ei pysy käynnistyksen yhteydessä
Raportti 11 (12) samalla tasolla kuin aiemmin. Uutena riskinä tuli esille helmikuussa 8. Puite- ja palvelusopimusten, asetuksen valmistelun, tilaus- ja laskutuskäytäntöjen sekä henkilöstöön liittyvien asioiden keskeneräisyys voivat estää projektien ohjausryhmiä antamasta siirtolupaa ajoissa. Sen kriittisyydeksi arvioitiin 16. 7 Saadut kokemukset ja opit sekä jatkotoimet 7.1 Projektikyselyn tulokset 7.2 Projektikyselyn tulosten analysointi Maaliskuussa 2014 siirron jälkeen tehtiin projektityytyväisyyskysely. Tyytyväisyyskysely lähetettiin kaikille projektin jäsenille. Kyselyssä saatiin seuraavat lopputulokset asteikolla 5 (erinomainen) - 1 (heikko): Ohjausryhmän työskentely, arvosana 4,22 Projektiryhmän työskentely, arvosana 3,71 Palveluryhmän työskentely, arvosana 3,36 Asiakashallintaryhmän työskentely, arvosana 3,83 Henkilöstöryhmän työskentely, arvosana 2,40 TORI-projektipäällikön työskentely, arvosana 3,79 Projektin läpivienti, arvosana 3,37 Projektin lopputulokset, arvosana 3,33 Projektin onnistuminen kokonaisuutena, arvosana 3,53 Projektin läpivientiä edisti AHTissa jo ennen projektia tehty suunnittelu siirtyvistä TORI-palveluista ja AHTiin jäävistä ICT-palveluista. Dokumentti-, sopimus-, ja toimintamallien, linjausten ja periaatteiden keskeneräisyys toi haasteita projektin läpivientiin. Projektissa ei ollut mukana henkilöä, joka jatkossa toimii asiakasvastaavana, mikä tuo lisätyötä ylimenovaiheeseen. Vastaavasti olisi hyötyä siitä, että jatkossa palveluista vastaava henkilö olisi mukana jo projektivaiheessa. Henkilöstöryhmän roolia tulee selkeyttää ja siirtoprojekteissa tarvitaan mallia henkilöstöasioiden käsittelyyn. Riskienhallinnassa koettiin, että keskityttiin liikaa vain projektin riskeihin, kun olisi pitänyt enemmän miettiä riskejä myös käyttäjätahojen kannalta. Projekteissa pitäisi resursoida ja kiinnittää enemmän huomiota vastaanottavan tahon roolin mukaiseen viestintään sekä siirtyvän henkilöstön että asiakkaiksi tulevien virastojen suuntaan (loppukäyttäjille saakka).
Raportti 12 (12) Koettiin, että projektin tuloksia on vielä liian aikaista arvioida, sillä vasta käytännössä nähdään, miten siirto on onnistunut. Ja lopullisesti siirron vaikutukset näkyvät vasta as is vaiheen jälkeen. 8 Projektin päättäminen ja arkistointi Ohjausryhmä päättää projektin hyväksymällä tämän loppuraportin. Projektin ohjausryhmien pöytäkirjat ilman liitteitä on ohjausryhmän päätöksellä tallennettu Hareen. Hyväksytty ohjausryhmässä 26.5.2014 JULKAISTU Haressa