Sote-ICT Alustavia arvioita kustannuksista ja resurssitarpeista Johtavien viranhaltijoiden kokous 16.5.2017
KUNTIEN TIETOHALLINTO- JA ICT-PALVELUT MAAKUNNAN TIETOHALLINTO JA ICT- PALVELUT Hankkeen päävaiheet 1-6/2017 7-12/2017 1-12/2018 1/2019 - Esiselvitys Suunnittelu Toteutus Tuotanto Maakunnan tavoitearkkitehtuurin määrittely* Tietohallintostrategia ja ICTtuotantorakenne Tiekartta tavoitearkkitehtuurin toteuttamiseksi Tietohallinnon toimintamalli ja organisointi Järjestäjätoiminnon edellyttämien vuoden 2019 alussa välttämättömien ICT-palvelujen järjestäminen Tavoitearkkitehtuurin vaiheittainen toteuttaminen ICT-palvelutuotanto ICT-infran suunnittelu ICT-infran rakentaminen Alustava hankesuunnittelu Kehittämissalkun hallinta Toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta Tietohallintostrategia Sote-ICT-selvitys Tietohallinnon toimintamalliuudistus Toiminnan sopeuttaminen ja uudelleenorganisointi Sote-käyttäjien, -tietojen, -tietojärjestelmien ja sopimusten irrottaminen kunnasta *Järjestäjän toimintamallin ja toiminnan linjausten puuttuessa tavoitteena oleva kokonaisarkkitehtuuri voidaan kuvata vain karkealla tasolla.
KUNTIEN TIETOHALLINTO- JA ICT-PALVELUT MAAKUNNAN TIETOHALLINTO JA ICT- PALVELUT Mitä alueellisessa valmistelussa tehdään tällä hetkellä? 1-6/2017 7-12/2017 1-12/2018 1/2019 - Esiselvitys Suunnittelu Toteutus Tuotanto Maakunnan tavoitearkkitehtuurin määrittely Tietohallintostrategia ja ICTtuotantorakenne Tiekartta tavoitearkkitehtuurin toteuttamiseksi Tietohallinnon toimintamalli ja organisointi Järjestäjätoiminnon edellyttämien vuoden 2019 alussa välttämättömien ICT-palvelujen järjestäminen Tavoitearkkitehtuurin vaiheittainen toteuttaminen ICT-palvelutuotanto ICT-infran suunnittelu ICT-infran rakentaminen Alustava hankesuunnittelu Kehittämissalkun hallinta Toiminnan ja talouden suunnittelu ja seuranta Tietohallintostrategia Sote-ICT-selvitys Tietohallinnon toimintamalliuudistus Toiminnan sopeuttaminen ja uudelleenorganisointi Sote-käyttäjien, -tietojen, -tietojärjestelmien ja sopimusten irrottaminen kunnasta Esiselvityksen edellyttämä työ ostetaan Medbitiltä ja Tieralta. Varsinais-Suomen liitto on hakenut Medbitin valmistelutyön pohjalta VM:n rahoitusta 200 000 euroa maakuntauudistuksen esivalmisteluvaiheen ICT-valmisteluun.
Maakunnan tietohallinto- ja ICT-palvelujen perustaminen Ensin on kuvattava toiminta, jotta voidaan ratkaista miten järjestetään toiminnan edellyttämät tietojärjestelmäpalvelut. Toiminnan linjaukset puuttuvat edelleen. Toiminta Tiedot Tietojärjestelmät ICT-infra
Mistä toiminnasta puhutaan? ESIMERKKI Asiakkuuksien ja palvelujen hallinta Tietojohtaminen Hallinto- ja tukipalvelut ICTinfrastruktuuripalvelut Tietohallinto
Esimerkkejä maakunnan toimintoihin kuuluvista tehtävistä Asiakkaiden perustietojen hallinta mukaan lukien valittu ensisijainen sotekeskus, asiointihistoria ja hoitosuunnitelma Palveluohjauksen edellyttämät palveluluettelon, palveluntuottajarekisterin ja palautteiden hallinta Palvelujen tuotteistaminen Kustannusten kohdentaminen tuotteistetuille palveluille Palvelutuotannon kustannusten seuranta yhdenmukaisella tavalla Väestöennusteet ja palvelujen kysynnän ennakointi Tietoliikenne Konesaliratkaisut Puhepalvelut Työasemat Kaikille yhteiset toimistosovelluspalvelut Keskitetty tulostusympäristö Käyttäjä- ja konetilien hallinta Sähköposti Skype for business Tallennuspalvelut Muut sovellukset Tietohallintostrategia Kehittämisen ohjaus Hankinnat Palveluhallinta Talous- ja henkilöstöhallinta Päätöksenteon tuki Muut hallinto- ja tukipalvelut
Laskuharjoitus #1: Maakunnan tietohallinto ja ICT-palvelut Oletuksena on, että maakunnat joutuvat ennen vuotta 2019 itse ratkaisemaan miten järjestävät tarvitsemansa ICT-palvelut. Valmisteluorganisaatiossa tarvitaan siksi riittävä määrä tietohallinnon ja kehittämisen ohjaukseen tarvittavaa osaamista. Toteutustyö ostetaan palveluna (todennäköisesti nykyisiltä julkisomisteisilta palveluyhtiöiltä). Koska valtakunnallisia ratkaisuja ei ole tarjolla, työmääräarvioiden lisäksi on huomioitava tarvittavat ICT-investoinnit (eivät mukana tässä esimerkissä). Rooli Lukumäärä Tehtävät Tietohallintojohtaja 1 Tietohallintostrategia, johtamis- ja toimintamallit Hankejohtaja 1 Hankesuunnittelu ja -johtaminen Projektipäällikkö 3 Projektisuunnittelu ja -johtaminen: Infrastruktuuri, asiakkuuksien ja palvelujen hallinta, tietojohtaminen Kokonaisarkkitehti 3 Ratkaisuarkkitehtuurin kuvaaminen: Infrastruktuuri, asiakkuuksien ja palvelujen hallinta, tietojohtaminen HTV-tarve 1.8.2017-31.12.2018 8 HTP-tarve 1.8.2017-31.12.2018 2992 HTP Tietohallinto ja kehittämisen ohjaus 2992 1088000 Toteutustyö ostopalveluna 2415 1932000 5407 3020000 Hypoteettiset laskentaoletukset: Oman henkilöstön palkka 5000 /kk + sivukulut Ostopalvelun hinta 800 /htp (ALV 0%) ICT-infra Asiakkuuksien ja palvelujen hallinta Tietojohtaminen Hallinto- ja tukipalvelut Työvaihe Osuus 20 % 40 % 20 % 20 % Tarkka suunnittelu ja valmistelu 15 % 42 145 72 72 Toteutus ja testaus 75 % 378 725 362 362 Käyttöönotto 10 % 63 97 48 48 Yhteensä 100 % 483 966 483 483 HTP-tarve 1.1.2018-31.12.2018 100 % 2415 HTV-tarve 1.1.2018-31.12.2018 100 % 9
Laskuharjoitus 2: Kuntien tietohallinto- ja ICT-palvelut Porin perusturvan ICT-ulkoistuksen työmäärä oli Medbitin arvion mukaan ~400 htp:ää. Ulkoistuksessa siirtyi Medbitille 1720 työasemaa. Työasemakohtainen työmäärä oli siis 400/1720 = 0,23 htp:ää. Varsinais-Suomen kunnissa ja erityishuoltopiirissä on maakunnalle siirtyviä työasemia 7700 kpl. Edellä esitetyn laskelman mukaan kokonaistyömäärä vastaisi 7700 x 0,23 = 1771 htp:ää ja rahaksi muutettuna 1416800. Vastaavasti vuoden pituiseen projektiin tarvittaisiin 10 täysipäiväisesti työskentelevää henkilöä.
Yhteenveto esimerkkilaskelmien mukaisesta resurssitarpeesta Laskelmasta puuttuvat a) investoinnit sekä b) kuntien oman työn osuus. Pohjana olevat olettamukset ovat yksinkertaistuksia ja tämä on huomioitava laskelmaa tulkittaessa. Maakunnan tietohallinto ja ICT-palvelut Kuntien tietohallinto- ja ICT-palvelut HTP 5407 3020000 1771 1416800 Yhteensä 7178 4436800 LASKELMA ON SUUNTAA-ANTAVA JA TARKENTUU KUN TIEDETÄÄN MITEN MAAKUNNAN TOIMINTA JA JOHTAMINEN ORGANISOIDAAN.
Johtopäätöksiä Muutoksen toteutustyö on nykyisellä resursoinnilla mahdotonta. Vaikka resursointi saataisiin kuntoon, toimintaa koskevien linjausten puuttuminen lisää päivä päivältä aikatauluriskiä. Väliaikaishallinnon on viipymättä laadittava suunnitelma, jonka lähtökohtana on toiminnan käynnistäminen minimivaatimuksilla: Uusia tietojärjestelmiä ei enää ehditä hankkia ja ottaa käyttöön On keskityttävä toiminnan jatkuvuuden turvaamiseen In-house yhtiöiden hyödyntäminen tukipalveluissa on ainoa realistinen vaihtoehto.