Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selonteko 1.1. 31.12.2016 1. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestäminen Kuntalain 14 :n mukaan valtuuston tulee päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan politiikka vahvistettiin kunnanvaltuustossa 3.2.2014 3. Siilinjärven kunnan hallintosäännön 29 :n mukaan kunnanhallitus vastaa riskienhallinnan toteuttamisesta ja yhteensovittamisesta sekä päättää kunnan omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta. Kunnanhallitus on vahvistanut Siilinjärven kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yleisohjeen kokouksessaan 9.6.2014 133. Konserniyhtiöt ovat järjestäneet sisäisen tarkastuksensa ja riskienhallintansa Siilinjärven kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yleisohjeen mukaisesti. Kunnanjohtaja huolehtii kuntakonsernin tasolla riittävän ja toimivan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä. Kunnan johtoryhmä ja sisäinen tarkastus avustavat kuntakonsernin johtoa kokoamalla ja arvioimalla kuntakonsernin merkittäviä riskejä yhdessä palvelualueiden ja tytäryhteisöjen kanssa. Sisäinen tarkastus avustaa kunnanhallitusta ja kunnanjohtajaa heidän valvontavelvollisuuksiensa täyttämisessä tarkastamalla ja arvioimalla sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toimivuutta. 2. Kunnanhallituksen arvion konsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan nykytilasta Siilinjärven kunnanhallituksen selonteko sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta vuodelta 2016 perustuu palvelualueiden ja konserniyhtiöiden antamiin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan selontekoihin. Lautakunnat ovat käsitelleet sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan vuosittaisen talousarvioseurannan yhteydessä. Konserniyhtiöiden selonteko on laadittu. 2.1 Kuntakonsernin tavoitteiden toteutuminen Asiaa on yksityiskohtaisemmin käsitelty tilinpäätöksen toimintakertomuksen palvelualueita koskevassa osiossa ja talousarvion toteutumisvertailuissa. Taloussuunnitelmassa tavoitteet oli eritelty valtuusto- ja lautakuntatasoisiksi, joista jälkimmäiset olivat valtuustoon nähden vain informatiivisia. Tämä on selkeyttänyt tavoiteasetantaa ja tavoitteiden seurantaa. Vuoden 2016 talousarvioon kuntakonsernin tavoitteita ei ole määritelty mutta vuoden 2017 osalta tavoitteet on määritelty. Konserniyhtiöiden tavoitteet on määritelty vuoden 2016 osalta ja ne ovat toteutuneet lähes tavoitteiden mukaisesti. 1
2.2 Säännösten, määräysten ja päätösten noudattaminen Palvelualueiden sisäisen valvonnan vuosiraportteihin perustuen toimintaa on toteutettu ohjaavien säädösten ja määräysten mukaisesti. Kuntaan ei ole kohdistunut tai kohdistumassa vaateita, jotka johtuisivat esimerkiksi lakisääteisten tehtävien laiminlyönnistä. Yksittäisistä viranhaltijapäätöksistä asiaperusteilla tehdyt päätöksen sisältöön tyytymättömyyttä osoittavat valitukset ovat olleet vähäisiä. Yksilöasioissa on joitakin oikaisuvaatimuksia tehty ja vireillä. Näihin ei kohdistu taloudellisia korvausvaatimuksia 2.3 Tuloksellisuuden arviointi Tuloksellisuutta on arvioitu vuoden 2016 aikana eritasoisilla mittareilla. Strategisiksi tavoitteiksi määriteltyjen kestävän kuntatalouden, kuntalaisten hyvinvoinnin, vahvan elinkeinotoimen, vastuullisen kasvupolitiikan sekä osaavan, hyvinvoivan ja sitoutuneen henkilöstön mittareita seurataan säännöllisesti. Vuonna 2016 toteutettiin kuntalaisten tyytyväisyyskysely. Tuloksellisuuden arviointi perustuu taloudellisten ja toiminnallisten mittareiden seurantaan ja arviointiin. Kuukausittain laaditaan talouden estimaatti. Toiminnan tuloksellisuuden arviointia on edistetty toimintolaskentaa kehittämällä mutta tuloksellisuuden arviointi vaatii vielä kehittämistä. 2.4 Omaisuuden ja palveluiden hankinnan, luovutuksen sekä hoidon valvonta Kunnassa on vahvistettu noudatettavaksi seudullinen hankintaohje ja sitä yksilöivä kuntakohtainen liite. Hankintavaltuudet on määritelty hankintaohjein ja palvelualueiden lautakunta- ja viranhaltijatasoisin delegointipäätöksin. Hankintatoimi on järjestetty laajana maakunnallisena kokonaisuutena IS-Hankinta Oy:n kautta. Kunnan omat hankinnat on hoidettu hankintoja koskevien säädösten mukaisesti eivätkä kunnan hankintapäätökset ole olleet markkinaoikeuden käsiteltävänä. Yhteishankinnassa kilpailutettujen tuotteiden ostotoiminnan ja sähköisen hankintamenettelyn käytännöt ovat vakiintuneet. Hankinta-Sampo on otettu käyttöön vuoden 2016 aikana. Kiertonet-huutokauppaportaali on otettu käyttöön käytöstä poistetun tavaran luovutukseen. Tietotekniikan osalta on käytössä leasing-sopimusten mukana oleva laitteiden kierrätysmenettely. Ohjeita noudatetaan ja käyttöomaisuusluettelot ovat pääosin ajan tasalla. Hankintatyöryhmässä on menossa hankintatoimen menettelytapojen tarkastelu sekä siihen liittyen valmisteilla hankintaohjeistuksen uudistaminen ja hankintasuunnitelman käyttöönotto. 2
2.5 Sopimusten hallinta Sopimushallinnossa on ollut palvelualueittain vaihteleva käytäntö aikaisempina vuosina. Vuodesta 2013 lähtien kaikki sopimukset on systemaattisesti viety Dynasty-asianhallintajärjestelmään. 2.6 Konsernivalvonta Jokaisessa kunnanhallituksen kokouksessa käsitellään konserniohjaukseen liittyvät asiat. Samalla ohjeistetaan kunnan edustajia konserniyhteisöiden kokouksiin. Kunnanjohtaja ja tarkastusasiantuntija suorittavat konsernivalvontaa säännöllisesti toimintavuoden aikana, minkä lisäksi he käyvät kaksi kertaa vuodessa konsernivalvontakeskustelut tytäryhteisöjen hallitusten puheenjohtajien ja toimitusjohtajien kanssa. Tytäryhteisöjen hallitukset vastaavat tytäryhteisöjen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta sekä riskien raportoinnista kunnanhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Toimitusjohtajat vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä tuloksellisuudesta. Toimitusjohtaja raportoi sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta yhtiön hallitukselle. 2.7 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kehittämiskohteet ja kehittäminen Ulkoisen toimintaympäristön vaikutuksia koko kunnan tasolla, toimialoilla ja eri toiminnoissa arvioidaan strategia- ja talousarvioprosesseissa, talouden osavuosi- ja tilinpäätösraportoinneissa sekä tilinpäätöksen yhteydessä. Strategisten ja sitovuustason tavoitteiden toteutumista uhkaavia merkittävimpiä riskejä ja tavoitteisiin liittyviä uusia mahdollisuuksia tunnistetaan ja arvioidaan talousarvion tavoitteiden asettamis- /suunnitteluprosesseissa sekä seurantaprosesseissa. Riskejä pyritään tunnistamaan ja arvioimaan myös kehityskeskustelujen yhteydessä vuosittain. Tavoitteiden toteutumiseen liittyvien riskien tunnistamis- ja arviointiprosessia kehitettiin vuoden 2016 aikana. Päätöksenteon yhteydessä suoritetaan pääsääntöisesti päätösten vaikutusten ennakkoarviointia. 2.8 Kuvaus kehittämistoimenpiteistä Organisaation ulkopuolisen toimesta tehdyt sisäisen tarkastuksen palvelut on ostettu BDO Oy:ltä ja Qvalialta. BDO:n sisäisen valvonnan kartoituksen ja muutaman vuoden valvontasuunnitelman laatimista koskevan konsultoinnin tuloksia on sovellettu käytäntöön vuoden 2016 aikana. Samoin vuonna 2016 on otettu BDOn suosittelemat sisäisen valvonnan prosessit käyttöön. 3
BDO:n suorittaman Siilinjärven kunnan tietojärjestelmien käytön tarkoituksenmukaisuuden ja kehitysnäkymien arvioinnin perusteella tietoturvapolitiikkaa on kehitetty ja sitä on jalkautettu koulutuksen kautta organisaatioon esimieskoulutuksissa. Sisäisen tarkastuksen vuosisuunnitelma on laadittu ja vahvistettu kunnan johtoryhmässä. Riskienarvioinnin pohjalta on saatu luotua prosessi, jolla tarkastustointa on kehitetty ajantasaiseksi, sisäistä valvontaa palvelevaksi toiminnaksi. Sisäinen valvonta (johdon tarkkailu- ja varsinainen tarkastustoiminta) ja riskienhallinta on toiminut hyvin, koska merkittävä osa valtuuston asettamista niin taloudellisista kuin toiminnallisistakin tavoitteista on saavutettu tilikaudella, väärinkäytöksiä ei ole ilmennyt eikä kunta ole joutunut oikeudellisiin tai taloudellisiin korvausvastuisiin. Vuoden 2017 talousarvioon on tehty strategisten ja sitovuustason tavoitteiden riskienarviointi. Sopimushallinnon tarkastaminen on valittu sisäisen tarkastuksen kehittämiskohteeksi vuoden 2017 aikana. 3. Konsernin merkittävimpien riskien hallinta 3.1 Viittaus toimintakertomuksen merkittävimpiin riskeihin Siilinjärven kunnan vuoden 2016 toimintakertomuksen perusteella merkittävimmäksi taloudellisiksi riskiksi ja epävarmuustekijäksi on noussut sote- ja maakuntauudistukseen liittyvä epävarmuus. Uudistuksen vaikutus tukipalveluiden tuotantovolyymiin on merkittävä eikä niiden toteutustavasta ole vielä selkeää ratkaisua. Vaikka valmisteltu kunnan talouden tasapainotilatarkastelu vaikuttaa kunnan rahoitusasemaa vahvistavalta, ei selkeää ja luotettavaa arviota tulevista talousvaikutuksista vielä ole. Merkittävänä riskinä ovat myös sote-sektorin palvelutuotantoon liittyvät vuokrasopimukset. Kunnan verotulokehitys on ollut aikaisempaa alhaisempi jo useampana vuonna peräkkäin. Tämä lienee seurausta talouden yleisesti alhaisesta tilasta ja hitaasta kehityksestä. Jos kehitys jatkuu samansuuntaisena pidempään, on sillä vaikutusta kunnan yleisten toimintaedellytysten kehittämiselle. Toimitiloissa ilmenevät sisäilmaongelmat sitovat huomattavasti kunnan resursseja ja vaikuttavat muiden tarpeellisten investointien toteutusmahdollisuuksiin. 3.2 Kuvaus merkittävimpien riskien arviointimenettelystä Merkittävimpien riskien hallitsemiseksi kaikilla organisaation tasoilla seurataan säännöllisesti sovittuja mittareita, tavoitteiden toteutumista ja niihin liittyviä riskejä. Merkittävimmät riskit arvioidaan ja vastuutetaan sekä aikataulutetaan toimenpiteet ja niiden seurantavastuut. Menettelyistä on ohjeistettu Siilinjärven kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan yleisohjeessa. Kunnan kannalta merkittävissä toiminnoissa riskeihin ja häiriötilanteisiin on varauduttu etukäteen laadituilla suunnitelmilla. Vahinkotapausten perusteella on toiminnan jatkuvuutta varmistavia varajärjestelmiä edelleen kehitetty. 4
Henkilöriskit liittyvät henkilöstön keski-iän nousuun sekä erityisammattihenkilöstön työpanoksen saatavuuteen ja korvattavuuteen mahdollisten työpaikan vaihdosten tai pitkien sairauspoissaolojen yhteydessä. Kaikille työntekijöille ei korvaavaa henkilöä ole saatavissa; eräissä tapauksissa esiintyy vaarallisen työyhdistelmän riski. Työhyvinvointiin panostaminen näkyy alhaisina sairauspoissaoloina verrattuna kunta-alan keski-arvoon. Vuonna 2016 työtapaturmista aiheutuvia poissaoloja oli 940 kalenteripäivää, mikä oli 179 päivää vähemmän kuin edellisenä vuonna. Poissaolopäivien vähentyminen on hyvä suunta, vaikka edelleenkin tapaturmista aiheutuvien poissaolojen määrä on suhteellisen korkea. Työtapaturmien ennaltaehkäisyssä yksi tärkeä keino on työyksikön haittojen ja vaarojen arviointi osana jokapäiväistä työtä. Läheltä piti -tilanteet ja tapaturmat käydään läpi työyksikössä. Vuonna 2016 otettiin käyttöön uusi turvallisuusilmoituslomake, jolla raportoidaan työtapaturmien ja läheltä-piti-tilanteiden lisäksi havaitut turvallisuuspuutteet. Työntekijä täyttää lomakkeen omalta osaltaan ja esimies täydentää, miten työtapaturmaa on käsitelty työyhteisössä ja mitä keinoja toteutetaan samankaltaisten tilanteiden ehkäisemiseksi. Johtoryhmälle ja palvelualueille kootaan neljännesvuosittain tapaturmien kuvaukset ja aiheutuneet poissaolopäivät. Yhteistyötä vakuutusyhtiön kanssa on tiivistetty mm. esimiehille suunnatun turvallisuutta hyvällä johtamisella -koulutuksen avulla. Omaisuusriskit ja toiminnan vastuuriskit ovat hallinnassa. Vakuutukset ovat ajantasaiset sekä kattavat ja omavastuiden tasot on määritelty. Vakuutukset on kilpailutettu ja tarvittavat tarkistukset ja täsmennykset tehty kunnan ja vakuutusyhtiön/vakuutusmeklarin yhteisessä vuosittaisessa vakuutuspalaverissa. Käytössä on ollut vakuutusmeklaripalvelu. Kunta on palvelutoiminnassa tapahtuneista vahingoista suorittanut joitakin korvauksia. Lisäksi kunta velvoitettiin vuonna 2016 oikeuden päätöksellä korvaamaan kilpailutetun telepalvelusopimuksen purkamisesta oikeudenkäyntikuluja vajaa 100 000 euroa. Korvausten määrä on noussut hivenen edellisten vuosien tasosta. Palvelutoiminnan laajuus huomioon ottaen vahinkojen määrä on ollut erittäin vähäinen. Kunnan vahinkorahastosta maksettujen korvausten yhteismäärä on ollut noin 135 000 euroa. Vahingot eivät ole johtuneet tehtävien hoidon huonosta järjestämisestä tai laiminlyönneistä. Toiminnallisesti tai talouden näkökulmasta tarkasteltuna merkitykseltään vakavia riskejä ei ole realisoitunut. Keskeneräisenä vahinkokorvausoikeudellisena prosessina on viljelijän kanteella hovioikeudessa yksi merkittävä korvausvaade. Asfalttikartellissa Siilinjärven kunta teki sovintosopimuksen hovioikeuden päätöksen pohjalta kahden toimijan kanssa (KH 7.12.2016 177). Hallinto-oikeuden ratkaisun perusteella toinen kunta maksoi lastensuojelun sijaishuollon järjestämisestä syntyneitä kuluja yhteensä 127 000 euroa. 4. Konserniyhtiöt Merkittävimpien riskien hallitsemiseksi myös konserniyhtiöissä seurataan säännöllisesti sovittuja mittareita, tavoitteiden toteutumista ja niihin liittyviä riskejä. Tytäryhteisöjen hallitukset vastaavat tytäryhteisöjen riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta sekä riskien raportoinnista 5
kunnanhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti. Toimitusjohtajat vastaavat riskienhallinnan järjestämisestä sekä tuloksellisuudesta. Suurimmat riskit löytyvät uimalan toiminnasta. Rakennuskannan korjausinvestoinnit ja uimalan asiakasmäärien kasvattaminen ovat suurimmat riskit. 5. Arvio sisäisen tarkastuksen järjestämisestä Palvelualueiden johtajat ovat tehneet sisäisen tarkastuksen omilla palvelualueillaan kunnassa käytössä olevaan sisäisen tarkastuksen muistilistan mukaisesti ja antaneet siitä kirjallisen (muistilistan muotoisen) raportin. Raporttien pohjalta on kukin palvelualue tehnyt arvion omista valvontakäytännöistään ja arviot on käyty läpi palvelualuejohtajien yhteisessä palaverissa. Organisaation ulkopuolisen toimesta tehdyt sisäisen tarkastuksen palvelut on ostettu BDO Oy:ltä. BDO:n konsultoinnin perusteella on sisäistä valvontaa systematisoitu ja valvontasuunnitelma on laadittu 3 5 vuoden ajalle. Sisäisen tarkastuksen vuosisuunnitelma laaditaan vuosittain ja vahvistetaan kunnan johtoryhmässä. Riskienarvioinnin pohjalta on saatu luotua prosessi, jolla tarkastustointa on kehitetty ajantasaiseksi, sisäistä valvontaa palvelevaksi toiminnaksi. Sisäinen valvonta (johdon tarkkailu- ja varsinainen tarkastustoiminta) ja riskienhallinta on toiminut hyvin, koska merkittävä osa valtuuston asettamista niin taloudellisista kuin toiminnallisistakin tavoitteista on saavutettu tilikaudella, väärinkäytöksiä ei ole ilmennyt eikä kunta ole joutunut oikeudellisiin tai taloudellisiin korvausvastuisiin. 6