remote office white paper lokakuu 2001 ohjelmistoversio 3.00

remote office white paper lokakuu 2001 ohjelmistoversio 3.00

Copyright Popsystems Ltd. All rights reserved. All unauthorized copying and distribution prohibited. Popsystems and Addpop are registered trademarks of Popsystems Ltd. This document may also contain other trademarks and registered trademarks belonging either to Popsystems Ltd or third parties. This publication and the information it contains are provided "as is" without any warranties of any kind, whether express or implied, including, but not limited to, the implied warranties of merchantability, fitness for a particular purpose and non-infringement. This publication could include technical inaccuracies or typographical errors. Changes are periodically added to the information herein; these changes will be incorporated into new editions of the publication. Popsystems Ltd may make improvements and/or changes in the product(s) and/or program(s) described in this publication at any time and without prior notification. Popsystems Ltd recognizes that other product, brand, and company names mentioned herein may be trademarks, registered trademarks, or service marks of their respective holders. Popsystems Ltd Fredrikinkatu 34 B FIN-00100 Helsinki Finland Tel. 00 358 9 4176 9700 Fax 00 358 9 4176 9710 info@popsystems.com www.popsystems.com wap.popsystems.com

Remote Office 3 Remote Office on monipuolinen, Internet-pohjainen virtuaalitoimisto, joka on suunniteltu tehostamaan pienten ja keskisuurten yritysten jokapäiväistä tiedonkulkua ja -hallintaa. Remote Office tarjoaa kaikki toimiston sähköiset palvelut yhdessä paketissa: sähköpostin, kalenterin, keskusteluryhmät, osoitekirjan, tiedostokansiot ja muistiot. Palvelun käyttö on myös helposti laajennettavissa lähitulevaisuuden langattomiin Internet-päätelaitteisiin. Ryhmätyötä yli rajojen Tämän päivän työryhmiä ei enää rajaa yksikön tai osaston seinät. Yritysten toiminnot ovat usein maantieteellisesti hajautettuja ja yhä useammin yrityksen projekteissa on mukana myös ulkopuolisia asiantuntijoita tai yhteistyökumppaneita. Remote Office tehostaa yrityksen sisäistä ja ulkoista kommunikaatiota ja tarjoaa tietoturvallisen ympäristön yhteistyöhön ulkopuolisten sidosryhmien kanssa. Internet-pohjaisuuden ansiosta järjestelmään voi kirjoittautua sisään WWW-selaimen kautta missä vain ja milloin vain. Remote Office on myös suunniteltu toimimaan mahdollisimman laajalla käyttöjärjestelmäkannalla (Windows, Macintosh, Unix). Ohjelmistoa ei tarvitse asentaa käyttäjän koneelle, joten sitä voi käyttää samalla tavalla miltä koneelta tahansa niin kotona, toimistossa kuin toiselta puolelta maapalloa. Näin ollen käyttäjällä on aina sama tuttu käyttöliittymä ja pääsy järjestelmään tallennettuihin tietoihin ja tiedostoihin paikasta riippumatta.

Remote Officen hierarkiatasojen avulla käyttäjien projekti- ja työryhmäkohtainen hallinta on helppoa. Oikeustasot sähköposti-, kalenteri-, keskusteluryhmä- ja tiedostoaluepalveluille voidaan määritellä käyttäjäkohtaisesti. Ryhmäkohtaisesti määritellään yksittäisen käyttäjän oikeudet tietyssä käyttäjäryhmässä. Ryhmiin jako toimii myös tiedon suodattimena, sillä yleisesti ottaen käyttäjille ei myöskään ole tarpeellista vastaanottaa kaikkea järjestelmään tallennettavaa tietoa. Tehokasta tiedon hallintaa Remote Office luo uudelle ryhmälle automaattisesti oman tiedostokansion, jonka alle ryhmän ylläpitäjä voi luoda alakansioita. Jokaisella järjestelmän käyttäjällä on myös henkilökohtainen kansio, jonka alle voi helposti luoda uusia alakansioita. Keskusteluryhmät mahdollistavat ryhmien sisäisen avoimen keskustelun virtuaaliympäristössä. Myös käyttäjien osoitetiedot pysyvät ajantasalla sillä Remote Office lisää uuden käyttäjän automaattisesti osoitekirjaan ja käyttäjän tekemät muutokset omiin tietoihinsa päivittyvät automaattisesti koko järjestelmässä. Samaan osoitekirjaan voi tehdä myös omia lisäyksiä ja halutessasi jakaa nämä tiedot valittujen ryhmien kanssa. Lisäksi monipuolinen ja helppokäyttöinen kalenteri sopii niin käyttäjän omien tapahtumien tallentamiseen kuin myös ryhmätapahtumamerkintöihin. Järjestelmän selainpohjaisuus tarjoaa monia etuja. Käyttäjän tiedot ovat aina saatavilla eikä käyttäjän tarvitse opetella monien eri palveluiden käyttöä. Yhden ja saman käyttöliittymän kautta pääsee käyttämään kaikkia tarpeellisia palveluita. Käyttäjän ei myöskään tarvitse opetella useita käyttäjätunnuksia: sähköposti, kalenteri, keskusteluryhmät ja tiedostoalue avautuvat kaikki yhdellä käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Järjestelmä alentaa myös verkon kuormitusta. Esimerkiksi käsiteltävänä olevan dokumentin viimeisin versio voidaan tallentaa tiedostoalueelle, jonne kaikilla kyseisen ryhmän jäsenillä on pääsy verkon kautta. Uusi versio dokumentista tallennetaan aina edellisen version päälle, mutta aikaisemmat versiot jäävät kuitenkin talteen mahdollista uudelleentarkastelua varten. Tämän lisäksi lähetettäessä sähköpostia sisäisenä postina ei liitettä kopioida vaan kaikille lähetetään vain viittaus kyseiseen tiedostoon. Ruohonjuuritason ylläpitoa Remote Officen käyttäjähallinta mahdollistaa ylläpitovastuun jakamisen ryhmäkohtaisesti. Ryhmän ylläpitäjällä on täydet valtuudet hallinnoida ryhmäänsä ja kontrolloida tiedonkulkua, luoda uusia käyttäjiä sekä perustaa alaryhmiä. Ylläpitäjä voi myös nimittää uuden ylläpitäjän alaryhmälle.

Remote Officea ei tarvitse asentaa jokaiselle käyttäjälle erikseen, riittää että heillä on asennettuna WWW-selain. Myös järjestelmän päivittäminen on helppoa, sillä ohjelmistoa ei tarvitse käydä päivittämässä joka koneeseen erikseen. Kun yritykseen tulee uusi työntekijä, riittää että hänet lisätään kerran käyttäjäksi ja määritellään käyttäjän oikeudet. Ylläpitäjän ei tarvitse erikseen luoda uutta sähköpostilaatikkoa tai määritellä yksitellen oikeuksia eri palveluihin. Remote Officessa tämä kaikki hoituu helposti yhdellä operaatiolla. Remote Office helpottaa myös tärkeiden tietojen varmuuskopiointia. Koska kaikki tärkeä tieto on varastoitu keskitetysti yhteen paikkaan, voi järjestelmän ylläpitäjä turvata tiedot säännöllisen varmuuskopioinnin avulla. Remote Officen ylläpitotoimintoja ovat tietokannan varmuuskopiointi sekä Perl-ohjelma, joka tarkistaa kannan yhtenäisyyden. Kannan tarkistuksen yhteydessä poistetaan myös kaikki vanhentunut tieto kannasta. Tällaista tietoa ovat mm. vanhentuneet keskusteluryhmäviestit, käyttämättömät tiedostot ja poistetut käyttäjät. Kun käyttäjät poistetaan vasta eräajolla, annetaan ylläpitäjälle mahdollisuus perua poistopäätös ja samalla järjestelmää kuormittava poisto-operaatio voidaan ajoittaa suoritettavaksi silloin kun tietokannan kuorma on alhainen. Selainvaatimukset Käytettävän WWW-selaimen pitää tukea XHTML 1.0:aa, JavaScript 1.1:stä, suojattua SSL/TLS yhteyttä ja tyylisivuja (CSS). Tällä hetkellä Netscape Navigatorin ja Microsoft Internet Explorerin selainten versiot 4.x ja uudemmat täyttävät Remote Officen asettamat vaatimukset. Tyylisivuja käytetään yhdenmukaistamaan käyttöliittymän ulkonäkö eri selainversioilla sekä toteuttamaan pienet ja isot fontit. Ulkonäön yhdenmukaistaminen on tarpeen siksi, että Netscapen PC-, UNIX-, Linux- ja Macintosh-versiot sekä Microsoftin Internet Explorer näyttävät kaikki HTML-sivut hiukan eri lailla. Jokaista alustaa varten on Remote Officeen tehty omat tyylisivut, joilla pyritään korjaamaan ulkonäössä olevia eroja. Koska käyttäjillä voi olla hyvin erilaisia näyttöjä, kannettavan tietokoneen näytöstä aina 21 tuuman monitoriin, on aiheellista tarjota käyttäjälle mahdollisuus valita ison ja pienen tekstikoon välillä. Tyylisivujen avulla voidaan kirjasinkoon lisäksi vaikuttaa myös muuhun sivun typografiaan, jolloin kirjasinkoon vaihtuessa myös luettavuus pysyy hyvänä. JavaScriptiä on käytetty tuomaan sivuihin perus-html:ää kehittyneempiä käyttöliittymäkomponentteja. Joissakin paikoin JavaScriptiä on käytetty myös vähentämään HTTP-kutsuja.

Remote Officen palvelut Remote Office sisältää monipuolisen valikoiman työskentelyä tehostavia palveluja. Kotisivu ja Tiedotteet Sisäänkirjautumisen jälkeen näkyviin tulee kotisivu, josta ilmenee uusien sähköpostiviestien ja keskusteluryhmäviestien lukumäärä, ajankohtaiset kalenteriin merkityt tapahtumat sekä uudet ja muuttuneet tiedostot tiedostoalueella. Kotisivulta löytyvät myös henkilökohtaiset ja yhteiset WWW-linkit. Lisäksi kotisivulla näkyvät ns. tiedotteet. Tiedotteissa voidaan informoida tärkeistä ryhmään liittyvistä asioista esimerkiksi uuden keskusteluryhmän luomisesta. Sähköposti Käyttäjät voivat lähettää sähköpostia toisille saman järjetelmän käyttäjille sekä lähettää ja vastaanottaa sähköpostia Remote Officen ulkopuolelta. Sähköpostipalvelu sisältää seuraavat toiminnot: Sähköpostiviestin voi merkitä tärkeäksi Sähköpostiviestiin voi lisätä liitteitä Käyttäjä voi luoda omia kansioita ja siirtää sähköpostiviestejä kansiosta toiseen Käyttäjä voi luoda suotimia, jotka ohjaavat tulevan viestin suoraan tiettyyn kansioon Käyttäjä voi hakea sähköpostiviestiä kirjoittaessaan vastaanottajan osoitteen osoitekirjasta Käyttäjä voi helposti tallentaa vastaanottamansa sähköpostin lähettäjän osoitteen osoitekirjaansa Käyttäjä voi tehdä tekstihakuja kaikkiin sähköpostiviesteistä. Haussa voi määritellä etsittävän sanan, kohdekansion sekä ajanjakson, jolta viestiä haetaan Liitetiedostot Remote Officen sähköposti tukee liitetiedostoja. Jos sähköpostiviesti lähetetään sisäisenä, liitetiedostoa ei kopioida vaan kaikkien vastaanottajien sähköpostiviestiin liitetään linkki kyseiseen tiedostoon. Liitetiedostoja voi lisätä sähköposti- ja keskusteluryhmäviesteihin sekä kalenterimerkintöihin. Liitettä apuna käyttäen voi esimerkiksi liittää agendan kokousmerkinnän yhteyteen. Sisäiset liitteet on toteutettu viittauksina, joten vaikka jokin dokumentti olisi liitteenä useassa paikassa ja usealla käyttäjällä, siitä on järjestelmässä kuitenkin vain yksi kopio. Järjestelmä tukee kolmenlaisia liitteitä:

Tietokoneen kovalevyltä siirrettyjä tiedostoja Tiedostoja järjestelmän tiedostoalueelta Osoitteita (URL) ulkopuolisiin tiedostoihin Osoitekirja Käyttäjä voi tallentaa osoitekirjaan henkilö- ja ryhmäkohtaisia osoitetietoja ja muokata niitä. Ryhmäkohtaiset osoitetiedot näkyvät kaikille kyseisen ryhmän jäsenille. Tämän lisäksi osoitekirjassa näkyvät jäsenet kaikista niistä ryhmistä, joihin käyttäjä kuuluu. Näitä tietoja käyttäjä ei voi muuttaa. Osoitekirjassa on kolmenlaista tietoa: Henkilökohtaiset osoitetiedot Ryhmäkohtaiset osoitetiedot Käyttäjän ryhmien jäsenten osoitetiedot Keskusteluryhmät Jokaisella ryhmälle on mahdollista luoda yksi tai useampi keskusteluryhmä. Käyttäjä voi käydä keskustelua niiden ryhmien keskusteluryhmissä, joiden jäsen hän on. Keskusteluryhmäpalvelu tukee seuraavia toimintoja: Käyttäjä voi lähettää ja lukea keskusteluryhmäviestejä Keskusteluryhmäviestin voi merkitä tärkeäksi, jolloin se ei arkistoidu automaattisesti Viestiin voi lisätä liitteitä Käyttäjä voi tehdä tekstihakuja viesteihin Palveluun voi määritellä ajanjakson, jonka jälkeen viestit arkistoituvat Käyttäjä voi keskusteluryhmäviestiin vastatessaan lähettää kopion myös haluamaansa sähköpostiosoitteesseen Kalenteri Henkilökohtaisten kalenterien lisäksi kaikilla käyttäjäryhmillä on omat, jaetut kalenterinsa. Kaikki kalenterimerkinnät näkyvät kuitenkin kätevästi koottuina yhdessä ja samassa kalenterinäkymässä. Kalenteripalvelussa on useita eri toimintoja:

Käyttäjä voi lisätä tapahtuman joko omaan kalenteriinsa tai niiden ryhmien kalentereihin, joihin hänellä on tarvittavat oikeudet Ryhmäkalenterin merkinnät näkyvät kaikille ryhmän jäsenille Tapahtumamerkintöihin voi lisätä liitteitä Kalenterissa on viikkonäkymä ja kuukausinäkymä Viikkonäkymässä jokaisesta tapahtumasta näytetään kellonaika ja otsikko Kuukausinäkymässä tapahtumista näytetään kellonaika ja otsikko vain, jos käyttäjä vie osoittimen tapahtumamerkinnän päälle Tiedostoalue Tiedostoalueella on kahdenlaisia kansioita, omia ja jaettuja: Oma kansio on nimetty aina käyttäjän mukaan ja se on tarkoitettu henkilökohtaiseen käyttöön eivätkä muut käyttäjät näe siihen tehtyjä merkintöjä Jokaisella ryhmällä on oma kansio, joka näkyy kaikille ryhmän jäsenille. Jos tiedosto tallennetaan ryhmäkansioon, kuka tahansa ryhmään kuuluva voi katsella ja muokata sitä Käyttäjä voi luoda omaan kansioonsa alakansioita, tallentaa sinne tiedostoja omalta kovalevyltä ja luoda muistioita. Muistiot ovat yksinkertaisia tekstitiedostoja, jotka soveltuvat hyvin kokousmuistioiden tai muiden lyhyiden tekstien kirjoittamiseen. Ryhmien hallinta Hallintapalvelussa käyttäjä voi tarkastella ryhmien hierarkista rakennetta, jäseniä ja ryhmien sisäisiä keskusteluryhmiä. Ryhmän jäsenten käyttöoikeuksia voidaan muuttaa sekä lisätä ja poistaa jäseniä ryhmästä. Uudet ryhmät, käyttäjät ja keskusteluryhmät luodaan tässä palvelussa. Hallintapalvelussa suoritettavia toimintoja ovat: Ryhmän jäsenten hallintatiedoista nähdään mihin ryhmiin käyttäjä kuuluu Käyttäjän luoneella henkilöllä on oikeus lisätä ja poistaa käyttäjälle sallittuja palveluita, kuten sähköposti tai kalenteri Tarvittavat oikeudet omaava käyttäjä voi lähettää tiedotteita koko ryhmälle sekä muokata kotisivulla nähtäviä yhteisiä WWW-linkkejä Käyttäjäryhmät ja oikeudet Järjestelmässä voidaan määritellä eri oikeustasoja käyttäjille ja käyttäjäryhmille. Käyttäjäkohtaisesti määritellään käyttäjän oikeudet käyttää sähköposti-, kalenteri-,

keskusteluryhmä- ja tiedostoaluepalveluita. Ryhmäkohtaisesti määritellään toiminnot, joita käyttäjällä on oikeus suorittaa. Ryhmäkohtaiset oikeudet käsittelevät aina tietyn käyttäjän oikeuksia tietyssä käyttäjäryhmässä. Ryhmään voi kuulua kolmenlaisia käyttäjiä: käyttäjät (users), luotetut (trusted users) ja ylläpitäjät (admin). Tavallinen käyttäjä voi lukea ja kirjoittaa sähköposti- sekä keskusteluryhmäviestejä sekä luoda muistioita ja lisätä tiedostoja tiedostoalueelle; tavallisen käyttäjän ei tarvitse käyttää hallintatyökaluja lainkaan Luotettu käyttäjä voi luoda tiedostoalueelle tiedostokansioita, merkitä tapahtumia ryhmäkalenteriin, jakaa osoitetietoja ryhmälle, luoda keskusteluryhmiä sekä lähettää tiedotteita kyseiselle käyttäjäryhmälle Kaikkien yllämainittujen toimintojen lisäksi ylläpitäjä voi luoda uusia käyttäjiä ja ryhmiä, lähettää tiedotteita kaikille käyttäjäryhmille sekä lisätä etusivulla näkyviä WWW-linkkejä Käyttäjän asetukset Käyttäjä voi muokata henkilökohtaista käyttöliittymäänsä valintansa mukaan, usein eri tavoin: Käyttäjä voi muokata sovelluksien (sähköposti, kalenteri, keskustelut, omat asetukset) oletusnäkymiä Ohjelman kieli voidaan vaihtaa milloin vain Käyttäjä voi valita taustaväriteeman sekä ison tai pienen tekstikoon Käyttäjä voi valita näytetäänkö vastaanotetuista sähköposteista vastaanottajat (pienellä näytöllä otsikkotietojen poisjättäminen säästää tilaa) Käyttäjä voi valita mitä haluaa muiden käyttäjien näkevän kalenteristaan

Remote Officen arkkitehtuuri HTTP-palvelin HTTP-palvelimen vastuulla on vastata käyttäjien selainten lähettämiin pyyntöihin. HTTP-palvelin tarjoaa sekä dynaamista että staattista sisältöä. Dynaaminen sisältö Dynaaminen sisältö tuotetaan Remote Officen Perl-moduleilla, joita ajetaan Apachesta ja mod_perl-modulista koostuvasta HTTP-palvelimesta. Nämä modulit käyttävät tietokantaa tietovarastonaan. Staattinen sisältö Staattista sisältöä käytetään pääosin käyttöliittymän tuottamiseen. Tyypillisiä tiedostoja ovat ikonit, tyylitiedostot (CSS) ja JavaScript-tiedostot. Staattinen sisältö sijaitsee HTTPpalvelinohjelmiston paikallisella levyllä. Sähköposti Sähköpostin vastaanottamisesta huolehtii sendmail. Sendmail edelleen välittää sisääntulevat sähköpostit Remote Officen skriptille, joka huolehtii niiden tallentamisesta. Sähköpostin lähettämisestä huolehtii erillinen palvelinprosessi, joka muodostaa viestit tietokannassa olevasta aineistosta ja lähettää ne eteenpäin käyttäen sendmailia. Tiedostojärjestelmä Tiedostojärjestelmään tallennetaan kaikki käyttäjien tiedostot. Näitä ovat esimerkiksi sähköpostien ja kalenterimerkintöjen liitetiedostot sekä muut palveluun tallennetut tiedostot. Tiedostojärjestelmä sijaitsee palvelimen paikallisella levyllä. Tietokanta Kaikki muu tieto, paitsi tiedostot, tallennetaan relaatiotietokantaan.