Jobiilin käyttöohjeet Työnantaja

Jobiilin käyttöohjeet Työnantaja Päivitetty 14.5.2017

Sisällys 2 1. Organisaation rekisteröiminen 4 2. Käyttäjän rekisteröityminen 7 3. Kirjautuminen 8 4. Uloskirjautuminen 8 5. Salasanan vaihtaminen 9 6. Omien tietojen muuttaminen 10 7. Omat viestit 11 8. Oma etusivu 12 8.1 Tilastot 12 8.2 Luonnostilassa olevat harjoittelupaikat (harjoittelupaikkavastaavan näkymä) 14 9. Oma organisaatio 15 9.1 Organisaation perustietojen muokkaus 15 9.2 Organisaation yksiköt 16 9.2.1 Uuden yksikön luominen 17 9.3 Organisaation käyttäjät 17 9.3.1 Uuden käyttäjän luominen 17 10. Harjoittelupaikat 19 10.1 Harjoittelupaikkojen hakeminen 19 10.2 Harjoittelupaikan tietojen ja opiskelijoiden katselu 20 10.2.1 Varattujen viikkojen muuttaminen (ylläpitäjä, harjoittelupaikkavastaava) 21 10.3 Uuden harjoittelupaikan luominen 22 10.3.1 Harjoittelupaikan julkaiseminen 24 10.3.2 Harjoittelupaikan passivointi ja poistaminen 25 11. Käyttäjät 26 11.1 Käyttäjähaku 26 11.2 Käyttäjähakemuksien käsittely 26 11.3 Käyttäjän tietojen muokkaus 27 11.4. Käyttäjäoikeuksien muokkaus 27 11.4.1 Lisää käyttäjäoikeus 28 11.4.2 Käyttäjäoikeuden passivoiminen 28 1

Huom! Kaikki tässä käyttöohjeessa esitetyt toiminnot eivät ole saatavilla kaikille käyttäjäoikeuksille. Sinisellä merkityt otsikot koskevat vain organisaation ja yksikön ylläpitäjää. Jobiili on suunniteltu toimivaksi kaikkien yleisimpien internet-selainten (Chrome, Firefox, Edge, Safari) uusimpien versioiden kanssa työpöytä- ja mobiilikäytössä. Internet Explorerista versiot 10 ja 11 on tuettu. 1. Organisaation rekisteröiminen Tarkasta ensin onko oma organisaatiosi rekisteröity Jobiiliin. Tämän voit tehdä klikkaamalla Luo käyttäjätunnus ja etsimällä omaa organisaatiotasi kohdasta Valitse pääorganisaatio. Mikäli organisaatiota ei löydy, tulee organisaatio aluksi rekisteröidä järjestelmään eli luoda uusi Jobiili-tili. Suosittelemme, että organisaation tuleva Jobiili-ylläpitäjä ( organisaation ylläpitäjä ) rekisteröi organisaation. Mikäli organisaatio on jo rekisteröity, siirry kohtaan kaksi, käyttäjän rekisteröityminen. 1. Luo Jobiili-tili organisaatiollesi klikkaamalla Luo käyttäjätunnus sivun ylälaidasta ja valitsemalla Luo uusi organisaatio. 2

2. Syötä organisaation tiedot. Valitse listasta ammattikorkeakoulu, jonka asiakas olet. Tämän ammattikorkeakoulun ylläpitäjä hyväksyy organisaatiosi Jobiiliin ja toimii tarvittaessa lähitukena Jobiilin käytössä. 3

4

3. Klikkaa Seuraava ja täytä omat tietosi. Sähköpostiosoitteesi toimii jatkossa käyttäjätunnuksena. 4. Klikkaa Seuraava. Rekisteröityminen on valmis ja sinulle lähetetään sähköposti. Saat salasananvaihtolinkin sähköpostiisi, kun rekisteröityminen on hyväksytty. 5

2. Käyttäjän rekisteröityminen Voit rekisteröityä käyttäjäksi, jos organisaatiosi on jo Jobiilissa. 1. Klikkaa etusivulla Luo käyttäjätunnus 2. Valitse oma organisaatiosi ja tarvittaessa yksikkö. Jos et valitse yksikköä, haet käyttöoikeutta pääorganisaatioon. 3. Klikkaa seuraava ja täytä omat tietosi 4. Valitse mitä käyttöoikeutta haet (harjoittelupaikkavastaava/ selailija/ ylläpitäjä). 6

5. Klikkaa Seuraava ja rekisteröitymisesi on valmis. Saat sähköpostilla salasananvaihtolinkin, kun organisaatiosi ylläpitäjä on hyväksynyt sinut järjestelmän käyttäjäksi. 3. Kirjautuminen 1. Osoitteessa www.jobiili.fi klikkaa yläreunasta TYÖNANTAJA Kirjaudu sisään -linkkiä. 2. Anna sähköpostiosoitteesi, jolla rekisteröidyit järjestelmään ja salasanasi. 4. Uloskirjautuminen 1. Klikkaa oikeasta yläkulmasta omaa nimeäsi. 2. Klikkaa Kirjaudu ulos. 7

5. Salasanan vaihtaminen 1. Klikkaa oikeasta yläkulmasta omaa nimeäsi ja vaihda salasana 2. Anna nykyinen salasanasi 3. Anna uusi salasana 4. Toista uusi salasana 5. Klikkaa Tallenna salasana 6. Kirjaudu uudestaan sisään uudella salasanalla Salasanassa tulee olla vähintään 8 merkkiä, isoja ja pieniä kirjaimia ja numeroita. 8

6. Omien tietojen muuttaminen 1. Klikkaa oikeasta yläreunasta omaa nimeäsi ja Omat tiedot. 2. Klikkaa Muokkaa. 3. Muista tallentaa muutokset vihreästä Tallenna -painikkeesta. Organisaation ja yksikön ylläpitäjä voivat muuttaa muiden käyttäjien käyttäjäoikeuksia ja päivittää organisaation käyttäjien tietoja. Katso kohta 11 - Käyttäjät. 9

7. Omat viestit Kohdassa omat tiedot, voit valita millaisia sähköposteja haluat järjestelmän lähettävän sähköpostiisi. Mikäli et halua viestejä sähköpostiisi, löydät kaikki viestisi kuitenkin Jobiilista. 1. Katsele viestejä klikkaamalla ylävalikon kirjekuoren kuvaketta tai klikkaamalla oikeasta yläkulmasta omaa nimeäsi ja Viestit 2. Avaa uusi viesti klikkaamalla sitä. 3. Voit hakea viestejä kirjoittamalla hakukenttään tai valitsemalla vain tietyn tyyppiset viestit hakukentän alapuolelta. 10

8. Oma etusivu Voit siirtyä omalle etusivulle klikkaamalla Jobiili -nimeä päävalikossa. Omalta etusivulta näet suosikiksi merkityt harjoittelupaikat, tilastoja ja harjoittelupaikkavastaavana omat luonnostilassa olevat harjoittelupaikkailmoitukset. Oikeassa reunassa on yhteyshenkilöt, joihin voit ottaa yhteyttä mikäli tarvitset apua Jobiilin käytössä. 8.1 Tilastot Tilastoissa näytetään kuluva ja tuleva hakukausi omina laatikkoina. Organisaation ja yksikön ylläpitäjä: Organisaation ja yksikön ylläpitäjällä tilastot on luokiteltu yksikköryhmittäin ja näet kokonaistilaston jokaisen yksikön kohdalta. Tilaston tiedot: Harjoittelupaikkoja: Harjoittelupaikkojen määrä kyseisessä yksikössä kyseisenä hakuaikana Opiskelijoita: Varauksen tehneiden opiskelijoiden määrä yksikön harjoittelupaikoissa Vahvistettu: Vahvistettuja paikkoja yksikön harjoittelupaikoissa Viikkojen täyttöaste: Vahvistettujen paikkojen määrä suhteessa kokonaispaikkamäärään. 11

Harjoittelupaikkavastaava ja selailija Harjoittelupaikkavastaava ja selailija näkevät listan kaikista harjoittelupaikoista. Klikkaamalla harjoittelupaikan nimeä, pääsee harjoittelupaikan tietoihin. Harjoittelupaikat on luokiteltu yksikön perusteella. Jokaisesta yksittäisestä harjoittelupaikasta näytetään seuraavat tiedot: Opiskelijoita: Varauksen tehneiden opiskelijoiden määrä Paikkoja: Paikkojen kokonaismäärä harjoittelupaikassa Varauksia: Varattuja paikkoja Täyttöaste: Varattujen paikkojen määrä suhteessa paikkojen kokonaismäärään Käyttäjän itse luomat ilmoitukset on merkitty tähdellä 12

8.2 Luonnostilassa olevat harjoittelupaikat Harjoittelupaikkavastaavalla luonnostilassa olevat harjoittelupaikat on listattu tilastojen jälkeen. Klikkaamalla harjoittelupaikan riviä, pääset harjoittelupaikan sivulle. 13

9. Oma organisaatio Siirry omaan organisaatioon valitsemalla ylävalikosta Oma organisaatio. 9.1 Organisaation perustietojen muokkaus 1. Muokkaa organisaation perustietoja klikkaamalla Muokkaa -painiketta. 2. Tallenna muutokset klikkaamalla Tallenna -painiketta. Yksikköryhmät: Yksikköryhmillä voit ryhmitellä organisaatioon kuuluvia yksiköitä. Lisää uusi -painikkeesta voit lisätä uusia ryhmiä. Anna kenttään ryhmälle kuvaava nimi. Viestiasetukset Tervetuloa -kirje lähetetään opiskelijalle kaksi (2) viikkoa ennen harjoittelun alkua. Kirjoita kenttään viestin sisältö. 14

9.2 Organisaation yksiköt Siirry yksiköt -välilehdelle yläreunasta organisaation nimen alapuolelta. 15

Suodata yksiköitä ryhmien perusteella valitsemalla Yksiköiden ryhmät -kentästä halutut ryhmät. Siirry yksikön tietoihin klikkaamalla yksikön nimeä. 9.2.1 Uuden yksikön luominen 1. Klikkaa Uusi yksikkö -painiketta. 2. Syötä yksikön tiedot kuten kohdassa Organisaation perustiedot 3. Tallenna yksikkö klikkaamalla Tallenna 4. Voit siirtyä takaisin pääorganisaatioon klikkaamalla ylävalikosta Oma organisaatio tai luoda uuden yksikön klikkaamalla Uusi yksikkö muokkaa -painikkeen vierestä yksikön sivulta. 9.3 Organisaation käyttäjät Siirry käyttäjät -välilehdelle yläreunasta organisaation nimen alapuolelta. Katsele käyttäjän tietoja klikkaamalla käyttäjän nimeä. 9.3.1 Uuden käyttäjän luominen Käyttäjät voivat itse rekisteröityä järjestelmään ja hakea käyttöoikeutta haluamaansa organisaatioon (katso kohta Käyttäjän rekisteröityminen ) ja ylläpitäjä hyväksyy käyttäjähakemuksen (katso kohta Käyttäjähakemuksien käsittely). Tarvittaessa organisaation ja yksikön ylläpitäjät voivat luoda itse uusia käyttäjiä. 1. Klikkaa Uusi käyttäjä -painiketta 2. Syötä käyttäjän tiedot kuten kohdassa Omien tietojen muuttaminen. 3. Muista antaa käyttäjän sähköpostiosoite, johon käyttäjä saa salasananvaihtolinkin 4. Anna käyttäjälle jokin käyttäjäoikeus klikkaamalla Uusi käyttäjäoikeus (Et voi tallentaa käyttäjää ilman käyttäjäoikeutta) 5. Valitse haluttu organisaatio tai yksikkö listasta ja valitse sopiva käyttöoikeus 6. Tallenna käyttäjä ja käyttöoikeus klikkaamalla Tallenna uusi käyttäjäoikeus 16

Kun käyttäjä on luotu, hänelle lähetetään sähköposti. Sähköpostin linkin kautta käyttäjä pääsee luomaan itselleen salasanan ja kirjautumaan sisään. Voit palata omaan organisaatioon klikkaamalla ylävalikosta Oma organisaatio. 17

10. Harjoittelupaikat 10.1 Harjoittelupaikkojen hakeminen 1. Valitse ylävalikosta Harjoittelupaikat ja Hae. 2. Anna halutut hakuehdot, oletuksena haku on rajattu oman organisaatiosi harjoittelupaikkoihin. 3. Hae harjoittelupaikat klikkaamalla Hae 4. Taulukosta näet hakutulokset, voit järjestää hakutuloksia klikkaamalla taulukon sarakkeiden otsikoita. Katso harjoittelupaikan tietoja tarkemmin klikkaamalla sen nimeä. Tallenna harjoittelupaikka suosikkeihin klikkaamalla Lisää suosikiksi -sarakkeen tähteä. Suosikit näet etusivulta, jonne pääset klikkaamalla ylävalikon Jobiili -tekstiä. 18

10.2 Harjoittelupaikan tietojen ja opiskelijoiden katselu Voit hakea kaikkia järjestelmässä olevia harjoittelupaikkoja, mutta näet opiskelijoiden tiedot vain oman organisaation harjoittelupaikoista. Selailija näkee opiskelijoiden nimet vain vahvistettujen varausten osalta. 1. Avaa haluamasi harjoittelupaikka ja näet harjoittelupaikan tiedot ja varaustilanteen. 2. Taulukossa näet varatut ja vahvistetut viikot. 3. Voit katsella varauksen tehneen opiskelijan tietoja klikkaamalla kuvaketta opiskelijan kohdalta. 4. Tiedot -välilehdeltä näet ohjaavan ja vahvistaneen opettajan yhteystiedot ja CV -välilehdeltä opiskelijan tiedot ja CV:n. 5. Sulje avautunut ikkuna klikkaamalla sen ulkopuolelta. 19

10.2.1 Varattujen viikkojen muuttaminen (ylläpitäjä, harjoittelupaikkavastaava) Tarvittaessa voit lisätä opiskelijan harjoittelupaikkavaraukseen lisäviikkoja, mutta et voi poistaa varattuja viikkoja. 1. Valitse haluamasi opiskelija, jolloin näet Valitse viikot -rivillä opiskelijan valitut viikot. Valitse haluamasi lisäviikot. 2. Jos opiskelijalla on muita harjoittelupaikkavarauksia, et voi varata hänelle päällekkäisiä viikkoja. Taulukossa on punaisella ei-varattavissa -tilassa viikot joita ei voida valita. 3. Tallenna valitut viikot klikkaamalla Päivitä varaus. Uudet viikot ovat vahvistamatta -tilassa, kunnes opettaja käy ne vahvistamassa. 20

10.3 Uuden harjoittelupaikan luominen (Ylläpitäjä, harjoittelupaikkavastaava) 1. Valitse ylävalikosta Harjoittelupaikat ja Lisää uusi 2. Anna harjoittelupaikan tiedot 3. Valitse harjoittelupaikan aikataulu: harjoittelut varataan viikoittain 4. Valitse paljonko harjoittelussa voi olla yhtä aikaa opiskelijoita 5. Harjoittelun aikataulu ilmestyy taulukkoon, josta voit valita tarkemmin monta harjoittelijaa kullakin viikolla voi olla. Jos jollekin viikolle ei oteta opiskelijoita, laita Paikkoja riville 0. 6. Muista tallentaa harjoittelupaikka Tallenna -painikkeesta Harjoittelupaikasta annettavat tiedot (pakolliset tiedot merkitty lomakkeella * -merkillä): Yksikkö: Organisaatio/ yksikkö, jolle harjoittelupaikka kuuluu Ilmoituksen tila: Julkaistu/ luonnos/ passiivinen/ poistettu ( katso harjoittelupaikan julkaiseminen, harjoittelupaikan passivointi ja poistaminen ) Paikka avoinna haettavaksi: Hakuaika, jolloin paikkaa voidaan hakea. Hakuajat ovat kaikille yhteiset. Käyntiosoite, postinumero, postitoimipaikka: Harjoittelupaikan sijainti Yhteyshenkilöt: Harjoittelupaikan yhteyshenkilö, valitse Jobiili-käyttäjä listalta tai jos henkilö ei ole Jobiili -käyttäjä, anna tiedot vapaaseen kenttään (Yhteyshenkilöt (muut kuin järjestelmän käyttäjät)) Tutkintonimikkeet: Valitse tutkintonimikkeet, joita harjoittelupaikka koskee Harjoittelun luokittelu: Tutkintonimikkeen perusteella valitaan tarkempi luokittelu harjoittelulle Varattavissa ensisijaisesti: Koulut, joiden opiskelijat pääsevät varaamaan harjoittelupaikkaa heti hakuajan alkaessa. Muut opiskelijat pääsevät varaamaan 30pv myöhemmin. Ohjauskielet: Kielet, joilla harjoittelupaikassa annetaan ohjausta Vain loppuvaiheen opiskelijoille: Valitse, jos harjoittelupaikkaan otetaan vain loppuvaiheen opiskelijoita. Loppuvaiheen opiskelijalla tarkoitetaan opiskelijaa, joka on suorittanut noin 70 % opintoihinsa kuuluvasta harjoittelusta. Anna perustelut vaatimukselle. Myös avoimen AMK:n opiskelijoille: Harjoitteluun otetaan myös avoimen AMK:n opiskelijoita Harjoittelun kuvaus: Kuvaus harjoittelupaikasta, joka auttaa opiskelijaa valitsemaan harjoittelupaikkaa. Kerro esimerkiksi millaisesta paikasta on kyse, millaisia asiakkaita paikassa on, minkä ammattiryhmän jäseniä paikassa työskentelee, millaisia taitoja harjoittelupaikassa on mahdollisuus oppia. Lisäksi voit kertoa esimerkiksi harjoitteluajoista ja muista paikan valintaan vaikuttavista asioista. Opiskelijalta vaaditaan ennen harjoittelun aloitusta: Kirjoita tähän esimerkiksi tietoihin ja taitoihin liittyviä vaatimuksia. Esimerkiksi: Opiskelijan tulee hallita lääkehoidon perusteet. 21

Lisätiedot: Muut harjoittelupaikkaan liittyvät lisätiedot. Esimerkiksi Uusien opiskelijoiden harjoittelu alkaa tiistaisin klo 9.00 Harjoittelun aikataulu Harjoittelijoita otetaan vastaan aikavälillä: Aikaväli kokonaisina viikkoina. Tarkenna harjoittelun aikataulu/ työvuorot harjoittelupaikan kuvauksessa. Harjoittelijoita yhtä aikaa maks.: Harjoittelijoiden maksimimäärä per viikko. Voit asettaa opiskelijamäärät tarkemmin alle ilmestyvään taulukkoon (taulukko tulee näkyviin, kun aikaväli ja harjoittelijoiden maksimimäärä on asetettu). Harjoittelijoita yhteensä maks.: Harjoittelijoiden maksimimäärä koko harjoitteluaikana. Jos harjoittelijoiden määrä tulee täyteen, ei paikkoja voi enää varata, vaikka harjoittelussa olisi tyhjiä paikkoja. Lyhin varattava jakso (viikkoa)*: Lyhin yhtä mittainen jakso, jonka harjoittelija voi varata. Paikkoja: Alle ilmestyneeseen taulukkoon voit tarkentaa, monta harjoittelijaa kullakin viikolla voi olla yhtäaikaisesti. Voit asettaa määräksi 0, jos haluat väliviikkoja, joilla ei ole harjoittelijoita. 22

10.3.1 Harjoittelupaikan julkaiseminen Oletuksena harjoittelupaikka tallennetaan Luonnos -tilassa. Tällöin se näkyy vain oman organisaation ylläpitäjille ja harjoittelupaikkavastaaville sekä oman vastuu ammattikorkeakoulun ylläpitäjille. 1. Kun haluat julkaista harjoittelupaikan, valitse Ilmoituksen tila -valikosta Julkaistu. 2. Osa kentistä on pakollisia vasta julkaistussa harjoittelupaikassa, tarkista, että pakolliset kentät on täytetty 3. Valitse hakuaika (hakuajat ovat kaikille yhteiset) 4. Tallenna harjoittelupaikka ja se tulee näkyväksi kaikille käyttäjille. 23

10.3.2 Harjoittelupaikan passivointi ja poistaminen Voit passivoida ja poistaa harjoittelupaikan valitsemalla Ilmoituksen tila -valikosta Passiivinen tai Poistettu. Muutos tulee voimaan, kun tallennat harjoittelupaikan. Passiivinen harjoittelupaikka näkyy vain oman organisaation ylläpitäjille ja harjoittelupaikkavastaaville. Poistettu harjoittelupaikka ei ole näkyvissä käyttäjille. Et pääse katsomaan harjoittelupaikkaa, kun olet valinnut tilaksi poistettu ja tallentanut paikan. 24

11. Käyttäjät 11.1 Käyttäjähaku 1. Voit hakea käyttäjiä klikkaamalla ylävalikosta Käyttäjät. 2. Valitse halutut hakuehdot ja klikkaa Hae. Käyttäjähaussa voit nähdä vain oman organisaatiosi käyttäjät. 3. Voit katsella käyttäjän tietoja klikkaamalla käyttäjän nimeä tai viedä hakutulokset Exceliin klikkaamalla Vie Exceliin -painiketta. 11.2 Käyttäjähakemuksien käsittely 1. Näet käyttäjähakemukset klikkaamalla ylävalikosta Käyttäjät ja valitsemalla Hakemusjono. 2. Klikkaa käyttäjän nimeä ja pääset katsomaan käyttäjän tietoja 3. Hyväksy käyttöoikeushakemus klikkaamalla Hyväksy hakemus tai hylkää hakemus, jos huomaat, että käyttäjä ei ole oman organisaation edustaja. 25

4. Hyväksytylle käyttäjälle lähtee sähköpostilla salasananvaihtolinkki ja hän pääsee kirjautumaan järjestelmään 11.3 Käyttäjän tietojen muokkaus 1. Mene halutun käyttäjän tietoihin 2. Käyttäjän sivulla klikkaa Muokkaa -painiketta. 3. Tee haluamasi muutokset ja tallenna. 11.4. Käyttäjäoikeuksien muokkaus 1. Mene halutun käyttäjän tietoihin 2. Näet käyttäjän sivulla käyttäjän oikeudet 26

11.4.1 Lisää käyttäjäoikeus 1. Klikkaa Uusi käyttäjäoikeus 2. Valitse haluttu organisaatio tai sen yksikkö (voit valita vain sellaisen organisaation/yksikön, johon itselläsi on oikeus) 3. Valitse sopiva käyttäjäoikeustaso 4. Tallenna klikkaamalla Tallenna uusi käyttäjäoikeus -painiketta 11.4.2 Käyttäjäoikeuden passivoiminen 1. Klikkaa halutun käyttäjäoikeuden perässä olevaa Passivoi -painiketta 2. Jos käyttäjällä ei ole aktiivisia rooleja, hänen käyttäjätunnus poistetaan 2 vuoden päästä viimeisimmän roolin passivoinnista 27

Organisaatiorakenne Jobiilissa Pääorganisaatioita on aina yksi ja pääorganisaation alla voi olla useita yksiköitä. Yksiköille voidaan antaa ryhmiä helpottamaan yksiköiden järjestelyä. Ylläpitäjät näkevät yksiköiden tilastot ryhmittäin ilmoitettuna. Sekä yksiköiden että pääorganisaation alle voidaan luoda harjoittelupaikkailmoituksia. 28

29