LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 1 Kulttuurilautakunta AIKA 20.04.2015 klo 17:37-21:13 PAIKKA Sivistyskeskuksen kokoushuone, Karlskronabulevardi 8 LÄSNÄ Schroderus Toini puheenjohtaja Rosenberg Thomas varapuheenjohtaja Sirén Nina jäsen Svenskberg Veronica jäsen Äijö Raili jäsen Laiho Pasi jäsen Selander Leena jäsen poistui klo 20.20 ( 16) Lindfors Bo jäsen Arlin-Kippola Anna-Kaarina jäsen Olsson-Korsu Jenny kultt.- ja kirj.toim.pääl. Mettinen Veli-Matti Väkevän varajäsen MUUT Grönberg Merja kh:n edustaja Laukkanen Pinja Korhosen varajäsen POISSA Pora Heikki Ilmari jäsen Väkevä Antti jäsen Grönholm Thomas sivistysjohtaja Heijnsbroek-Wirén Mia kh:n pj. Korhonen Ellinoora nuor.valt. edustaja ALLEKIRJOITUKSET Puheenjohtaja Sihteeri Toini Schroderus KÄSITELLYT ASIAT 12-19 Jenny Olsson-Korsu PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Loviisassa Veli-Matti Mettinen Bo Lindfors PÖYTÄKIRJA YLEI- Sivistyskeskus, Karlskronab. 8, 27.4.2015, klo 9-12, 13-15.30 SESTI NÄHTÄVILLÄ Pöytäkirjanotteen oikeaksi todistaa Jenny Olsson-Korsu, kirjasto- ja kulttuuritoimen päällikkö Loviisa Jenny Olsson-Korsu, kirjasto- ja kulttuuritoimen päällikkö
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 2 Kulttuurilautakunta LUETTELO KÄSITELLYISTÄ ASIOISTA Sivu 12 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 13 Pöytäkirjantarkistajat 4 14 Esityslistan hyväksyminen 5 15 Selonteko sivistyskeskuksen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä kulttuurilautakunnalle 6 16 Kulttuuritoimen avustukset keväällä 2015 8 17 Viranhaltijapäätökset 12 18 Tiedoksi 13 19 Ylimääräinen asia: Turun rauhan muistomerkin siirtäminen 14
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 3 Kulttuurilautakunta 12 20.04.2015 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus KTL 12 Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 4 Kulttuurilautakunta 13 20.04.2015 Pöytäkirjantarkistajat KTL 13 Pöytäkirjantarkistajiksi valittiin Veli-Matti Mettinen ja Bo Lindfors.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 5 Kulttuurilautakunta 14 20.04.2015 Esityslistan hyväksyminen KTL 14 Ehdotus: Kokouskutsun mukana jaettu asialista hyväksytään kokouksen esityslistaksi. Veli-Matti Mettinen ilmoitti, että hän toivoo lautakunnan käsittelevän yhden ylimääräisen asian: Turun rauhan muistomerkin siirtämisen. Muilta osin asialista hyväksyttiin esityslistaksi.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 6 Kulttuurilautakunta 15 20.04.2015 Selonteko sivistyskeskuksen sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä kulttuurilautakunnalle 282/02.02/2015 KTL 15 Valmistelu: talousjohtaja Kirsi Kettunen puh. 0440 555 836, sivistysjohtaja Thomas Grönholm puh. 0440 555 250, koulutuspäällikkö Timo Tenhunen puh. 0440 555 332, vt. varhaiskasvatuspäällikkö Pia Nyström puh. 0440 555 325, vapaa-aikapäällikkö Leif Eriksson puh. 040 568 4138, kirjasto- ja kulttuuritoimenpäällikkö Jenny Olsson-Korsu puh. 040 778 6385 ja taloussuunnittelija Siv Mårtens puh. 040 568 5526. Loviisan kaupunginvaltuusto päätti vuoden 2014 talousarviossa toiminnallisesta tavoitteesta, jonka mukaan taloudelliset ja toiminnalliset riskit määritellään. Kaupunginhallituksen on toimintakertomuksessa tehtävä selkoa siitä, miten sisäinen valvonta ja siihen sisältyvä riskienhallinta on kaupungissa järjestetty, onko valvonnassa havaittu puutteita kuluneella tilikaudella ja miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää voimassa olevalla taloussuunnittelukaudella. Tätä tarkoitusta varten kaupunginhallituksen tulee esittää toimintakertomuksessa selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä. Sisäisen valvonnan tarkoituksena on varmistaa, että kaupungin toiminta on taloudellista ja tuloksellista, päätösten perusteena oleva tieto on riittävää ja luotettavaa, lain säännöksiä, viranomaisohjeita ja toimielinten päätöksiä noudatetaan sekä omaisuus ja voimavarat turvataan. Sisäisen valvonnan tulee toteutua kaupungin johtamis-, suunnittelu- ja ohjauskäytännöissä. Sisäisen valvonnan järjestämisestä vastaa kaupunginhallitus. Lisäksi kaikki ne toimielimet ja viranhaltijat, joille on annettu toimivaltaa kaupungin varojen käytössä ja jotka toimivat viranomaisina, vastaavat sisäisen valvonnan toteuttamisesta. Kaupunginhallitukselle tehtävän selonteon valmisteluun osallistuivat kaikki keskukset ja vesiliikelaitos. Laajennetussa johtoryhmässä pidettiin työpaja 17.12.2014, missä kartoitettiin ja arvioitiin Loviisan kaupungin merkittävimmät taloudelliset ja toiminnalliset riskit ja arvioitiin sisäisen valvonnan menettelyiden riittävyyttä kaupunginhallituksen hyväksymän viitekehyksen mukaisesti.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 7 Sivistyskeskuksen merkittävimmät riskit sekä arvio sisäisen valvonnan menettelyistä saatetaan kulttuurilautakunnalle tiedoksi. Liitteet: 1. Sisäisen valvonnan arviointikehikko sivistyskeskuksen riskeillä ja sisäisen valvonnan menettelyillä 2. Kaupunginhallituksen toimintakertomusraportointi Esittelijä: Kirjasto- ja kulttuuritoimenpäällikkö Jenny Olsson-Korsu Ehdotus: Kulttuurilautakunta merkitsee saadun selvityksen tiedoksi. Selonteko merkittiin tiedoksi.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 8 Kulttuurilautakunta 16 20.04.2015 Kulttuuritoimen avustukset keväällä 2015 272/02.05.01/2015 KTL 16 Valmistelija ja esittelijä: Kirjasto- ja kulttuuritoimen päällikkö Jenny Olsson-Korsu, puh. 040 778 6385 Kulttuurilautakunta hyväksyi kokouksessaan 18.2.2015 ( 7) periaatteet kulttuuriavustusten myöntämiselle vuonna 2015. Päätöksen mukaisesti avustukset jaetaan seuraavasti: - 30 000 euroa jaetaan keväällä yhdistysten toiminta-avustuksina sekä hankeavustuksina normaaliin tapaan. Hakuaika on maaliskuussa. - 20 000 euroa jaetaan keväällä merkittäville hankkeille. Hakuaika on maaliskuussa. - 5 000 euroa jaetaan syksyllä erityisavustuksena vuoden lopulla ja tulevan vuoden alussa tapahtuville projekteille. Hakuaika on lokakuussa. Kulttuurilautakunta päätti priorisoida nuorisokulttuurihankkeita, erityisesti sellaisia, joita nuoret itse ideoivat ja toteuttavat. Vuoden 2015 avustukset julistettiin haettaviksi paikallislehdissä 3.3.2015 yhdessä vapaa-aikatoimen ja ympäristötoimen avustusten kanssa. Hakuilmoitus on lisäksi ollut nähtävillä Loviisan verkkosivuilla maaliskuun ajan. Määräaikaan, 31.3.2015 klo 15.30, mennessä saapui yhteensä 66 hakemusta (ks. liite). Haettu summa oli yhteensä 133 087. Hakemusten määrä ja summat ovat jälleen nousseet. (Vrt. 2014: 61 hakemusta, 84 850 ). Lautakunta jakaa yhteensä 50 000 hakijoiden kesken. Avustuksia haettiin monenlaisiin tarkoituksiin. Nuoriso ei valitettavasti jättänyt yhtään hakemusta. Jotkut yhdistykset hakivat sekä toiminta- että kohdeavustusta. Hakemukset on valmistelun yhteydessä pääosin jaoteltu jompaan kumpaan ryhmään, poikkeuksena kaksi yhdistystä (Loviisan hywät asukkaat ja Loviisan oppaat), jotka molemmat tänä vuonna toteuttavat perustoiminnasta poikkeavan suuremman hankkeen. Merkittävä hanke tulkittiin, kuten odottaa saattoi, monin tavoin. Jotkut hakijoista ovat itse määritelleet hankkeensa merkittäviksi, katso kirjaimet M/B (Merkittävä/Betydande) liitteen luettelossa. Vaikka kyseessä on hienoja hankkeita, ei niillä ole sellaista erityistä laajuutta tai painoarvoa, jota lautakunta peräänkuulutti. Lautakunnan ajatus oli, että hankkeiden tulisi olla laaja-alaisia,
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 9 antaa Loviisalle myönteistä näkyvyyttä, olla yleisölle avoimia ja lisätä loviisalaisten kulttuurista osallisuutta. Yksittäisten taiteilijoiden työskentely tai näyttelyt eivät täytä vaatimuksia riippumatta taiteilijan taidosta tai ammattimaisuudesta. Almin talon kulttuuritoiminta täyttää monipuolisuudessaan kriteerit parhaiten, minkä vuoksi suurinta avustusta ehdotetaan ko. toiminnalle. Koska merkittävän hankkeen kriteerit eivät useimmissa tapauksissa täyttyneet, ehdotetaan, että 20 000 euron summa jaetaan useamman hakijan kesken. Toisen ongelmallisen ryhmän muodostavat erilaiset historiaan liittyvät projektit, ks. H (historia) luettelossa. Projektien tavoitteena on kotiseutuhistorian dokumentointi ja/ tai digitalisointi. Erittäin tärkeitä ja arvokkaita hankkeita, mutta niiden ei suoraan voida laskea kuuluvan yleisen kulttuuritoiminnan piiriin. Valmistelussa hankkeet asetettiin samalle viivalle, ja kullekin ehdotetaan 1000 euron avustusta hankkeiden merkityksen esille nostamiseksi, mutta samalla painottaen, että kaupungin kulttuuriavustus voi kattaa vain pienen osan rahoituksesta. Lautakunta on hyväksynyt kriteerit avustusten myöntämiselle 11.2.2014 ( 10). Kriteerit löytyvät netistä muun avustusinfon yhteydestä (ks. http://www.loviisa.fi/fi/palvelut/kulttuuri/avustukset/saannot) ja ne jaettiin hakijoille, jotka hakivat avustuslomakkeensa kulttuuritoimistolta. Joissakin hakemuksissa haettiin rahaa sellaisiin tarkoituksiin, jotka ovat lautakunnan ohjeistuksen vastaisia, esim. laitteiston hankintaan, korjauksille, vuokriin tai matkoihin, näille ehdotetaan 0 euroa. Näissä tapauksissa esittelijän (JO-K) perustelut löytyvät listasta. Myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. Jokaisen hakemuksen osalta punnittiin, onko kyse varsinaisesta kulttuuritoiminnasta ja onko kyseessä laajemmalle yleisölle avoin toiminta. Sanaa kulttuuri tulkittiin jokseenkin suppeasti: kaikkea toimintaa ei voida laskea kulttuuritoiminnaksi, vaikka kyse olisikin muutoin hyvästä ja tärkeästä toiminnasta. Yleisesti ottaen vaaditut liitteet löytyivät useimmista hakemuksista yhtä poikkeusta lukuun ottamatta: selvitys saadun avustuksen käytöstä puuttui useimmilta. Toiminta-avustusten osalta ne yhdistykset, jotka ovat selvittäneet edellisvuoden toimintaa yleensä ovat saaneet hyväksynnän (X). Erityisesti kohdeavustuksen ollessa kyseessä tulisi tarkempi selvitys hankkeesta tehdä. Tänä vuonna ketään ei rangaista, mutta jatkossa tulisi ehkä soveltaa tiukempaa linjaa? Liite 3.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 10 Ehdotus: Kulttuurilautakunta jakaa toiminta- ja kohdeavustukset yhdistyksille ja yksityisille liitteessä olevan ehdotuksen mukaan. Avustussumma, 50 000, maksetaan tililtä 47550. Syksyn avustuksia varten tilille jätetään 5000. Lautakunta päätti, että viime vuoden avustusten käytöstä vaaditaan selvitykset niiltä, jotka eivät vielä ole selvitystä antaneet. Selvitykset on palautettava viimeistään 30.4, jotta avustukset maksetaan. Päätös on ehdollinen, kunnes selvitykset on annettu. Avustusten hakulomakkeita muokataan siten, että niistä käy selkeästi ilmi, että liitteet, selvitykset mukaan lukien, ovat pakollisia. Lautakunnan toive oli, että lomakkeita päivitetään myös muilta osin, ja että lomake tuodaan lautakunnalle tiedoksi ennen seuraavaa hakukierrosta. Sähköisten lomakkeiden käyttöönoton mahdollisuutta selvitetään. Ohjeistus ja kriteerit tulee kääntää englanniksi. Lautakunta äänesti yhdessä kohtaa (hakemus nro 8): Bo Lindfors ehdotti, että Isnäsin vanhempainyhdistykselle myönnetään 500 euron avustus, ehdotusta kannatettiin. Esittelijän ehdotus oli 0 euroa viitaten avustuskriteereihin. Esittelijän ehdotuksen puolesta (jaa) äänestivät: Nina Sirén, Veronica Svenskberg, Raili Äijö, Pasi Laiho, Leena Selander ja Anna-Kaarina Arlín-Kippola. Muutosehdotuksen puolesta (ei) äänestivät: Toini Schroderus, Thomas Rosenberg, Veli-Matti Mettinen ja Bo Lindfors. Esittelijän ehdotus voitti äänin 6-4. Muilta osin muutokset ehdotukseen tehtiin yksimielisesti. Anna-Kaarina Arlin-Kippola ilmoitti jääviytensä ja poistui kokoustilasta Loviisan kulttuuri- ja ympäristöliikkeen avustusten käsittelyn ajaksi (hakemukset nro 17 ja 45). Leena Selander poistui kokouksesta klo 20.20. Lotta Suomalaisen & työryhmän hakemuksen (nro 14) osalta lautakunta haluaa tuoda esille seuraavaa: Lautakunta ei myöntänyt hakemukselle rahaa, koska hanke on niin mittava, etteivät lautakunnan rahat riitä. Lautakunta on kuitenkin sitä mieltä, että kyseessä on kiinnostava ja arvokas hanke, ja Lotta Suomalaista pyydetään saapumaan lautakunnan seuraavaan kokoukseen esittelemään hanketta. Lautakunta päätti jakaa avustukset seuraavasti: Kohdeavustukset: Birger Bengt (Hardom spannmålsmagasin) 0, Blomqvist Bo Gunnar 1000, Classic Old Western Society of Finland C.O.W.S. ry 400, Eeva Kangas 0, Gambian Loviisa-koulun kannatusyhdistys 400, Grönstrand Mia 0, Hakeva ry 2000, Isnäsin vanhempainyhdistys ry, Isnäs
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 11 föräldraförening rf 0, Kati Kawasumi & Elina Mieskolainen 1000, Kerstin Margaretha Hafrén 500, Kristina Elo och Aarne Westerberg 0, Kultura Agricola 500, Liljendal ungdomsförening rf 1500, Lotta Suomalainen & työryhmä 0, Loviisa Contemporary ry 1000, Loviisan kaupungin hywät asukkaat ry Lovisa stads goda inwånare rf 1000, Loviisan kulttuuri- ja ympäristöliike ry 0, Loviisan oppaat ry / Lovisa guider rf 1000, Loviisan taidekeskus Almintalo ry 5000, Lovisa Historiska Hus r.f. 500, Maria Schulgin/ Ruusujen hurmaa 800, Mia Aitokari/ Isnäs avoin kylä 500, Pernajan Agricola-seura 1000, Pi Kiviharju 500, Pitkäpää byaförening 0, Rita Bergman 800, Ritva Lindroos 0, Soulsisters/ Pi Kiviharju 1000, Suomen Bluegrass-musiikin yhdistys 1000, Svenska hörselskadade i Borgånejden 0, Teatteriyhdistys Ruukki ry 1500, Tina Karvonen 800, Työryhmä: E. Teräväinen, R. Sinkkonen, A. Henriksson, T. Lehmuskallio 1000, Willit Maakarit ry/ Wilda makare rf 1000, Åsa Riippa 500 Toiminta-avustukset: Arbetsgruppen Esplanad Cafe 200, Arbetets vänner i Lovisa rf. 500, Embom-Garpom Byaförening rf. 200, Fridolins sångare rf. 300, Grevnäs- Michelspiltom byaförening 200, Klassiska båtar rf/ Klassiset veneet ry 300, Liljendal hembygdsförening rf. 500, Loviisan kameraseura ry/ Lovisa kameraklubb r.f. 1500, Loviisan kaupungin hywät asukkaat ry Lovisa stads goda inwånare rf 500, Loviisan kulttuuri- ja ympäristöliike ry 500, Loviisan merenkulkuhistorian säätiö/ Stiftelsen för Lovisa sjöfartshistoria 2000, Loviisan oppaat ry / Lovisa guider rf 500, Loviisanseudun Karjala-Seura ry 300, Loviisan seudun Maahanmuuttajat työnhakijat ry 500, Loviisan seudun taideyhdistys ry 2000, Loviisan seudun Venäjä-seura ry 500, Loviisan taidekeskuksen tukiyhdistys ry/ Stödföreningen för Lovisa Konstcentrum rf 4000, Lovisakören rf 1000, Lovisanejdens svenska pensionärer 0, Lovisa skeppsbron rf./ Loviisan laivasilta ry 1000, Lovisa trädgårdsförening r.f./ Loviisan Puutarhayhdistys ry 500, Pernå folkdansare 700, Pernå krigsveteraner rf 300, Pohjola-Norden i Lovisa rf 300, Putrino Fabio 0, Ruotsinpyhtään pelimannit 700, Ruotsinpyhtään työväen mieslaulajat ry 1000, Sarfsalö byaråd rf 400, Skärgårdsmuseiföreningen rf/ Saaristomuseoyhdistys ry 2000, Vireä Strömfors 500, Österstjernan ry 0. Tilille jätetään 5900 syksyn avustuksia varten.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 12 Kulttuurilautakunta 17 20.04.2015 Viranhaltijapäätökset KTL 17 Valmistelija ja esittelijä: kirjasto- ja kulttuuritoimenpäällikkö Jenny Olsson-Korsu, puh. 040 778 6385 Seuraavat viranhaltijat ovat lähettäneet päätösluettelonsa päätöksistään: - kirjasto- ja kulttuuritoimenpäällikkö 1-5/2015 Liite 4: Viranhaltijapäätösluettelo Ehdotus: Kulttuurilautakunta merkitsee päätökset tiedoksi ja ilmoittaa, ettei se kuntalain 51 :n nojalla käytä otto-oikeuttaan. Viranhaltijapäätökset merkittiin tiedoksi.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 13 Kulttuurilautakunta 18 20.04.2015 Tiedoksi KTL 18 a) Kaupunki on neuvotellut Strömfors-Ahvenkosken kyläyhdistyksen kanssa entisen lähikirjaston muuttamisesta kylätaloksi. Valtuusto käsittelee asiaa lähipalvelupisteen näkökulmasta kokouksessaan 15.4.2015. Ajatus on, että sopimus astuisi voimaan 1.5.2015 alkaen. b) Kaupunki on sopinut Vireä Strömfors ry:n kanssa Tallinvintin näyttelytoiminnan järjestämisestä yhteistyössä kesällä 2015. Tila luovutetaan yhdistyksen käyttöön 1.5.-30.9.2015 väliseksi ajaksi maksutta. Vireä Strömfors vastaa markkinoinnista, koordinoinnista ja muusta käytännön työstä. c) Kirjastotoimen v. 2014 tilastopoiminta (liite 5) d) Etelä-Suomen aluehallintovirasto on myöntänyt kirjastotoimelle 25 000 euron avustuksen Liljendalin lähikirjaston automatisoimiseksi. e) Kirjasto- ja kulttuuritoimenpäällikkö on anonut opintovapaata ajalle 1.9.2015-31.5.2016. Vapaa-aikatoimenpäällikkö nimitetään vs. kulttuuri- ja vapaa-aikapäälliköksi, ja hänen alaisuuteensa palkataan määräaikainen kirjastojohtaja vastaamaan kirjastojen toiminnasta ko. ajaksi. Ehdotus: Merkitään tiedoksi. Asiat merkittiin tiedoksi.
LOVIISAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 2/2015 14 Kulttuurilautakunta 19 20.04.2015 Ylimääräinen asia: Turun rauhan muistomerkin siirtäminen KTL 19 Veli-Matti Mettinen kertoi, että Turun rauhan muistomerkki Ahvenkoskella on jäänyt yksityiselle maalle tonttikaupan jälkeen, ja nyt Ruotsinpyhtään kyläläisten toiveena on, että muistomerkki siirretään uuteen ja näkyvämpään paikkaan, t.s. kylän hautausmaalle. Kyläläiset ovat itse valmiita hoitamaan siirron, mutta he toivovat, että kaupunki hoitaisi maanalustustyöt uudessa paikassa. Kirjasto- ja kulttuuritoimen päällikkö keskustelee seurakunnan ja teknisen toimialan kanssa. Mikäli tekninen toimi suostuu hoitamaan vaadittavat alustustyöt, siirtävät kyläläiset muistomerkin uuteen paikkaan.