PAIKAN PÄÄLLÄ TEHTÄVÄT TARKASTUKSET EU-OSARAHOIT- TEISTEN HANKKEIDEN TUOTTEIDEN JA PALVELUIDEN TOIMITTAMISEN VARMENTAMISEKSI OHJELMAKAUDELLA 2007-2013 Koulutus välittäville toimielimille Paikan päällä tehtävien tarkastusten (varmennukset) tavoitteet ja vaatimukset Oulu; Siilasvuon talo K2 5.-6.2009 Kuopio; Kuopion yliopisto 7.-8.5.2009 Tampere; Museokeskus Vapriikki 12.-13.5.2009 Helsinki; Paasitorni 18.-19.5.2009 Työ- ja elinkeinoministeriö /Alueiden kehittämisyksikkö Ylitarkastaja Riitta Mensalo
Esityksen sisältö Käsitteistä (art 13 tarkastus/varmennus <-> tarkastusviranomaisen tarkastus Paikan päällä tehtävien tarkastusten lainsäädäntöperusta ja vaatimukset ja niiden taustat Paikan päällä tehtävien tarkastusten organisointi Ohjeistus ja tietojärjestelmät
Käsitemäärittelyä Hallintoviranomaisen tarkastukset /varmennukset - >Verifications to be carried out by managing authority under art 60 b of Reg 1083/2006 13 kohdat 2-5 1828/2006 Hallintoviranomaisen suorittamat art 13 mukaan tehtävät hallinnolliset ja paikan päällä tehtävät tarkastukset ovat osa organisaation normaaleja, päivittäiseen toimintaan liittyviä sisäisen valvonnan menettelyjä, joilla organisaatio varmistaa sen vastuulla olevien tehtävien asianmukaisen toteutumisen. Artikla 13 mukaisilla tarkastustoimenpiteillä valvotaan, että tuensaajalle myönnetty julkinen tuki on käytetty käyttötarkoitukseensa päätöksessä mainituilla ehdoilla
Käsitemäärittelyä Tarkastusten on sisällettävä seuraavat menettelyt: a) tuensaajan kutakin korvaushakemusta koskevat hallinnolliset tarkastukset; -> Asiakirjatarkastus /hallinnollinen tarkastus / desk-based check b) yksittäisiä toimia koskevat, paikan päällä tehtävät tarkastukset -> Paikan päällä tehtävä tarkastus / Paikan päällä tehtävä varmennus / artikla 13 varmennus/tarkastus/ 1. asteen kontrollikäynti / on the spot- käynti
-Käsitemäärittelyä (jatkuu) Tarkastusviranomaisen ( Valtiovarain controller VVC) suorittama tarkastus 62 art 1b-kohta1083/2006 Tarkastusviranomaisen tarkastukset ovat hallinto- ja todentamisviranomaisesta riippumattoman tarkastuselimen jälkikäteen suorittamia hanketarkastuksia, joiden tavoitteena on mm. tuottaa EU:n komissiolle tietoa rakennerahastomaksujen oikeellisuuden tasosta (komissiolle esitettyjen maksupyyntöjen virheellisyyden määrästä) ja jäsenvaltiossa käyttöönotettujen hallinto- ja valvontamenettelyjen EUsäädösten mukaisuudesta ja hallinto- ja valvontajärjestelmän toimivuudesta TE-keskuksen suorittama vastaava tarkastustehtävä maatilainvestointien osalta (maaseuturahasto)
Lainsäädäntöperusta ja tavoite 60 b-kohta 1083/2006 Hallintoviranomaisen tehtävänä on..tarkastaa osarahoitettujen tuotteiden ja palvelujen toimituksen ja varmistaa, että toimien osalta tuensaajien ilmoittamat menot ovat todella aiheutuneet ja että ne ovat yhteisön ja kansallisten sääntöjen mukaiset; yksittäisten toimien paikan päällä suoritettavia tarkastuksia voidaan tehdä otantaperiaatteella noudattaen yksityiskohtaisia sääntöjä, jotka komissio hyväksyy 13 1828/2006 2. Tarkastusten on tarvittaessa katettava toimien hallinnolliset, taloudelliset, tekniset ja fyysiset näkökohdat = kaikki!
Lainsäädäntöperusta 13 1828/2006 Tarkastuksilla on varmistettava, että ilmoitetut menot vastaavat todellisuutta, tuotteet on toimitettu tai palvelut on suoritettu hyväksymispäätöksen mukaisesti, tuensaajan esittämät korvaushakemukset ovat oikeellisia ja toimet ja menot ovat yhteisön ja kansallisten sääntöjen mukaisia. Niiden on sisällettävä menettelyt, joilla vältetään menojen rahoittaminen kahteen kertaan muista yhteisön hankkeista tai kansallisista hankkeista sekä muilla ohjelmakausilla.
Lainsäädäntö 13 1828/2006 Hallintoviranomaisen on laadittava kirjalliset vaatimukset ja menettelyt kunkin 2 kohdan mukaisesti suoritetun tarkastuksen osalta, ja sen on pidettävä kustakin tarkastuksesta kirjaa, jossa mainitaan tehty työ, tarkastuksen päivämäärä ja tulokset sekä havaittujen sääntöjenvastaisuuksien suhteen toteutetut toimenpiteet. -> TIUKEMPI DOKUMENTOINTI- VELVOLLISUUS
Tiukentuneiden menettelyjen taustaa Euroopan tilintarkastustuomioistuimen ( ECA) vuosikertomus 2007 -rakennerahasto-ohjelmien hallinnointi ei täytä moitteettoman varainhoidon periaatteita. Tukikelvottomien menojen määrä edelleen menojen korvaamisessa tuensaajille liian suuri (11 %). ECAn vaatimus tällä hetkellä 2 %! -Varainkäytön valvonta ei ole ollut tehokasta ja riittävää komission eikä jäsenvaltioiden tasolla (jaettu hallinnointi). - Komissio ei ole pystynyt riittävästi esittämään näyttöä jäsenvaltioiden tekemistä havaittuihin virheellisiin maksuihin liittyvistä korjaustoimista (puutteellinen/puuttuva dokumentaatio) -> on olemassa suuri riski, että hankkeiden kustannukset ilmoitetaan virheellisesti ja tästä johtuen virheellisesti korvataan liian suurina
Jäsenvaltioiden keskeiset valvontamenettelyt (Euroopan tilintarkastustuomioistuimen vuosikertomus vuodelta 2007)
Hallinnolliset tarkastukset : Kuka voi tosiasiallisesti pienentää virhetasoa? Ehdotetut suhteelliset vastuut ja työmäärät Kokonaistavoite : Virhetason pienentäminen! TAR Tuensaaja TOVI Välittävä toimielin HVO Lähde: Management Verifications carried out on projects co-financed by Structural Funds, 2007 2013 (Ireland)
Tiukentuneiden menettelyjen taustaa (jatkuu) Liian suurena suoritetun korvauksen (maksun) syyt ECA:n mukaan: korvattu meno ei ole menoja koskevien tukikelpoisuussääntöjen mukainen korvattu meno sisältää kustannuksen, joka ei ole tosiasiallisesti aiheutunut tai josta ei ole todentavaa aineistoa kustannukset on laskettu virheellisesti korvatuissa menoissa esiintyy useita virheitä Sääntöjenmukaisuuteen liittyvät virheet: esim. julkisten hankintojen menettelyissä tai julkisuutta koskevien vaatimusten noudattamisessa on puutteita - > eivät vaikuta tukikelpoisuuteen. HUOM! Vakava julkisten hankintamenettelyjen noudattamatta jättäminen luokitellaan tukikelpoisuusvirheeksi!
Tiukentuneiden menettelyjen taustaa (jatkuu) Toimintasuunnitelma komission valvontatehtävän vahvistamiseksi rakennetoimien yhteisen hallinnoinnin yhteydessä 19.2.2008 KOM (2008) 97 1.Ohjelmakauden 2000-2006 sulkemiseen liittyvät toimenpiteet (sulkemistarkastukset) 2.Yhdennetyn sisäisen valvonnan kehyksen luomista koskevan toimintasuunnitelman päättäminen (kansalliset raportointi- ja valvontajärjestelmät, luottamussopimukset, tarkastus- ja valvontatulosten koordinointi, ohjeet jäsenvaltioille,.) 3.Varotoimet ohjelmakaudelle 2007-2013 (rakennerahastojen tarkastusmanuaali, ohjeet hallintoviranomaisten tekemiä ensimmäisen tason tarkastuksia varten, todentamistehtävää koskevat ohjeet, yhteiset kriteerit ja tarkistuslistat hallinto- ja valvontajärjestelmien kuvausten vaatimusten mukaisuuden arvioinneille )
Tiukentuneiden menettelyjen taustaa (jatkuu) 28 a artikla Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettava varainhoitoasetus (EY, Euratom) N:o 1605/2002 (varainhoitoasetus) 1. Talousarvion toteuttamisessa noudatetaan kulloisenkin hallintomenettelyn tarpeisiin soveltuvaa, vaikuttavaa ja tehokasta sisäistä valvontaa... 2. sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan prosessia, jota sovelletaan hallinnon kaikissa vaiheissa ja jonka avulla on tarkoitus saada riittävä varmuus siitä, että seuraavat tavoitteet on saavutettu: a) toimien tehokkuus, vaikuttavuus ja taloudellisuus; b) raportoinnin luotettavuus; c) varojen ja tietojen turvaaminen; d) petosten ja sääntöjenvastaisuuksien ehkäisy ja havaitseminen; e) tilien perustana olevien toimien laillisuuteen ja sääntöjenmukaisuuteen liittyvien riskien riittävä hallinta ottaen huomioon ohjelmien monivuotisuus ja suoritettavien maksujen luonne.
Ohjelmakauden 2000-2006 kokemukset Art 4 paikan päällä tehdyistä varmennuksista Suomessa -art 4 paikan päällä varmennuksiin uusi komission ohjeistus ohjelmakauden loppupuolella ( johti osin kansallisen ohjeistuksen tarkentamiseen) -> joulukuu 2005 eivät tarpeeksi perusteellisia -> liian paljon virheitä päässyt läpi (art 4 varmennukset <-> tarkastusviranomaisen tarkastusten tulokset) - eivät ole kattaneet kaikkia osa-alueita (palvelujen ja tavaroiden toimittaminen, menojen tosiasiallisuus ja tukikelpoisuus) -> tarkastus ei ole kohdistunut toteutuneisiin menoihin (luonteeltaan pelkkä ohjauskäynti) - ei ole tehty riittävää määrää ( kpl <-> euromäärä) -eivät ole olleet riittävän hyvin dokumentoituja -> ylimalkaisia selvityksiä tehdystä työstä. Tiedot suoritetuista korjauksista puutteellisia ja puuttuvat. --> Jälkeenpäin vaikea todentaa tehtyä työtä. - eivät ole olleet laadullisesti tarpeeksi hyviä - > koska ongelmia ei ole havaittu, hankkeita on joudu myöhemmin joko keskeyttämään tai poistamaan menoilmoituksista -eriyttäminen ei vaatimusten mukaista - kuuluu maksatustoiminnolle -> rahoittaja tehnyt - hallinnon itse toteuttamat hankkeet -> viranomaistoiminta erotettava tuensaajan toiminnasta
Paikan päällä tehtävien tarkastusten organisointi Pääperiaatteet Rakennerahastolaki 1401/2006 49 -> välittävät toimielimet vastaavat vastuu välittävässä toimielimessä tarkastuksista kuuluu maksatustehtävistä vastaavalla yksikölle eriytettävä rahoittajan tehtävistä (riski puolueettomuuden vaarantuminen) maksatushakemuksen käsittelijä, muu maksatusyksikön työntekijä tai erikseen tehtävää varten palkattu tekee tehtävä voidaan ulkoistaa, mutta vastuu edelleen välittävällä elimellä * vaatimusten täyttyminen varmistettava (pätevyys, tieto rrtoiminnasta ja sen säännöistä) * jäävittömyys sisäinen tarkastus voi suorittaa itse toteutettujen hankkeiden osalta (VTV:llä eri kanta asiaan)
Paikan päällä tehtävien tarkastusten organisointi (jatkuu) Hankkeen luonteen ja/tai laajuuden niin edellyttäessä maksamisesta vastaavan yksikön virkamiehen lisäksi tarkastukseen paikan päällä on hyvä osallistua hankkeen rahoittamiseen liittyviä tehtäviä hoitava virkamies tai muu asiantuntija. Näin varmistetaan tarkastuksen edellyttämä riittävä asiantuntemus ( mikäli sitä ei ole maksatusyksikössä) -> välittävä toimielin siis itse harkitsee, milloin on syytä useamman lähteä käynnille mukaan. Ulkopuolisen suorittaessa tarkastuksia, heille tulee välittää kaikki tarkastuksen suorittamisen kannalta olennainen tieto
Paikan päällä tehtävien tarkastusten organisointi (jatkuu) Miten paikan päällä tehtävät tarkastukset voidaan tehdä kustannus-tehokkaasti ts. asetetut vaatimukset riittävästä varmuudesta saavuttaen mutta minimoimalla resurssit? maksaja yksin tai asiantuntijan kanssa, erikseen tehtävään nimetty/palkattu maksatustoiminnon henkilö yksin tai asiantuntijan kanssa, erikseen palkattu/nimetty välittävän toimielimen henkilö yksin tai yhdessä asiantuntijan kanssa, täysin ulkoistettu, välittävien toimielinten yhteistyönä? tarkastusta tekevän koulutus, kokemus -> haasteellista erityisesti siellä, missä maksatustoiminto ei ole paikan päällä tarkastuksia lainkaan tehnyt (työnohjaus välittävässä toimielimessä) hankkeiden määrä ja laatu ja sisältö tarkastuskäynti maksatushakemuksen käynnin yhteydessä tai erillisenä käyntinä tarkastusten ajoittaminen -> välittävä toimielin voi arvioida riskiperusteisesti, milloin ao. hanke on art 13 vaatimusten mukaan parasta tarkastaa paikan päällä (kuitenkin ennen loppumaksua, ja siten, että riittävä määrä menoja varmistetaan)-> vuosittainen tarkastussuunnitelma
Paikan päällä tehtävien tarkastusten organisointi (jatkuu) Miten paikan päällä tehtävät tarkastukset voidaan tehdä kustannus tehokkaasti ts. asetetut vaatimukset riittävästä varmuudesta saavuttaen mutta minimoimalla resurssit? maksatushakemuksen asiakirjatarkastuksen laajuus ja tarkkuustaso (erityisesti menotositteiden ja kirjanpidon osalta) hyvä tarkastuskäynnin etukäteissuunnittelu selvitettävä, missä hankkeissa ei ole tarpeen mennä paikan päälle lainkaan, vaan asiakirjatarkastuksessa on saavutettu riittävä varmuus (HUOM! Asiakirjatarkastuksen laajuuden ja tarkkuustason kohottaminen) toiminnan ulkoistaminen -> laadunvarmistus, valvonta maksatuspuolen mahdollisuudet yksin paikan päällä käyntiin -> selkeä tukipäätös, selkeä kirjallinen dokumentointi muutenkin (huom! Ulkoiset tarkastajat hyötyvät myös), käynnin hyvä etukäteissuunnittelu jne.
Hallintoviranomaisen paikan päällä koskevia tarkastuksia koskeva ohjeistus Hallintoviranomaisen 6.3.3009 Dnro 645/023/2009 paikan päällä tehtävistä tarkastuksista -Yleisohje -Tarkistuslista/pöytäkirja (yleiset tarkistukset/ kustannusten tarkistuslista) täyttöohjeineen - Hallintoviranomaisen ohjeistuksen perustana EU lainsäädännön vaatimukset, komission ohjeistus hallinto- ja valvontajärjestelmän sääntöjenmukaisuuden arvioinnin kriteereistä sekä komission ohje art 13 tarkastuksista : Guidance document on management verifications to be carried out by Member States on operations co-financed by the Structural Funds and the Cohesion Fund for the 2007 2013 programming period Final version of 05/06/2008 COCOF 08/0020/04-EN Lisäksi paikan päällä tarkastuksia tehtäessä tulee ottaa huomioon muun hallintoviranomaisen ohjeistuksen lisäksi todentamisviranomaisen ohjeet, muu hanketoimintaan liittyvä EU:n tai kansallinen lainsäädäntö ja ohjeistus (yleiset lait, sekä yksittäisiä tukijärjestelmiä koskeva erityislainsäädäntö)
Hallintoviranomaisen paikan päällä koskevia tarkastuksia koskeva ohjeistus Hallintoviranomaisen ohje: Koskee sekä EAKR- että ESR- rahastoja Ohje käyttöön 6.3.2009 lukien - tarkistuslistan manuaalitäyttö - yritystukia tarkastettu tähän saakka edellisen ohjelmakauden sääntöjen mukaisesti Tietojärjestelmät - tietojärjestelmäavusteisuus paikan päällä tarkastusprosessissa tärkeä ( taustatietojen tulostus, tarkistuslistan täyttäminen suoraan järjestelmässä, tarkastustilanteen ja korjaustoimenpiteiden seuranta, raportointi) - Valtteri-järjestelmä -> paikan päällä tarkastuksia koskeva osio valmisteilla. Pääkäyttäjäkoulutus alkaa 18.5.2009. -> järjestelmän valmistuminen mahdollista vaiheittain (tarkastussuunnitelma, tarkistuslista, jne) TUKI 2000 Yritystuet ja Tekes -> muutostöitä ei vielä aloitettu