Käyttöohje Basware PDF e-invoice for Sending (Tammikuu 2017)

Sisällysluettelo 1 Yleistä...3 2 Käytön aloittaminen...4 2.1 Luo PDF-muotoinen lasku...4 2.1.1 Varmista, että lasku noudattaa paikallisia lakeja ja asetuksia...4 2.1.2 Varmista, että käytät laskulla samaa laskupohjan asettelua ja laskutyyppiä kuin mitä käytit palvelun mä... 5 2.1.3 Varmista, että lasku täyttää palvelun vaatimukset... 5 2.1.4 Varmista, että laskun voi lukea koneellisesti...5 2.1.5 Varmista, että laskun liitetiedostot noudattavat liitetiedostoihin kohdistuvia ohjeistuksia... 5 3 Laskujen käsittely... 7 3.1 Etsi asiakkaan verkkolaskuosoite...7 3.2 Lähetä PDF-muotoinen lasku...8 3.3 Etsi asiakirja... 8 3.4 Kuinka asiakkaasi vastaanottavat verkkolaskut... 9 4 Ilmaisia PDF-työkaluja...11 5 Ota yhteyttä Baswaren asiakastukeen... 12 6 Ongelmanratkaisu ja usein kysytyt kysymykset... 13 Liite A. A Liitetiedostojen käyttö...15 Liite B. B Laskusisällöt eri maissa... 17 Liite C. C Basware Message -ohjelmisto...20 C.1 Basware Message -ohjelmiston asentaminen... 20 C.2 Laskujen lähettäminen Basware Message -ohjelmiston avulla... 21 Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved.

1 Yleistä Basware PDF e-invoice for Sending -palvelun avulla voit lähettää verkkolaskuja asiakkaillesi vaivattomasti. Sinun tarvitsee vain luoda PDF-muotoisen laskun laskutusohjelmistollasi ja lähettää se Baswaren palveluosoitteeseen. Basware PDF e-invoice for Sending -palvelu lukee laskun tiedot PDF-tiedostosta, luo tietojen perusteella verkkolaskun ja toimittaa sekä verkkolaskun että PDF-muotoisen laskun asiakkaallesi. Verkkolaskujen avulla asiakkaasi pystyvät käsittelemään laskuja helposti, nopeasti ja kustannustehokkaasti. Palvelun toimivuuden takaamiseksi kaikkien lähettämiesi laskujen tulee olla laadittu samalle laskupohjalle kuin mitä käytit palvelun määritysvaiheessa. Koska palvelu lukee laskut koneellisesti, jokaisen laskun tulee olla koneellisesti luettavassa tekstimuodossa. Palveluun lähetetyt laskut eivät saa olla käsinkirjoitettuja tai skannattuja eikä laskun tietoja saa esittää kuvamuodossa. Laskun tulee myös täyttää maakohtaiset, laskun sisältöjä koskevat vaatimukset. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 3

2 Käytön aloittaminen Voit aloittaa verkkolaskujen lähettämisen Basware PDF e-invoice for Sending -palvelun avulla, kun: olet toimittanut tarvittavat koelaskut Baswarelle olet vahvistanut että laskutiedot on linkitetty oikein Baswaren testiympäristössä tiedät asiakkaittesi verkkolasku- tai sähköpostiosoitteet. Kun olet suorittanut nämä työvaiheet, voit lähettää ensimmäisen verkkolaskun asiakkaallesi. Basware toimittaa sinulle tarvittaessa lisätietoja palvelun käyttöönottovaiheessa. 2.1 Luo PDF-muotoinen lasku Jos voit laatia koneellisesti luettavia PDF-tiedostoja nykyisellä ohjelmistoillasi, voit käyttää sitä PDF-laskujen laatimiseen. Jos et pysty luomaan PDF-tiedostoja nykyisillä ohjelmistoillasi, voit muuntaa laskusi PDF-muotoon PDF-muuntajatyökalun avulla. Lisäohjeita saat osiosta Ilmaisia PDF-työkaluja. Kun luot PDF-muotoisia laskuja, sinun tulee: varmistaa, että lasku noudattaa paikallisia lakeja ja asetuksia varmistaa, että käytät laskulla samaa laskupohjan asettelua ja laskutyyppiä kuin mitä käytit palvelun määrittelyvaiheessa varmistaa, että lasku täyttää palvelun vaatimukset varmistaa, että laskun voi lukea koneellisesti varmistaa, että lasku täyttää palvelun liitetiedostoihin kohdistuvat ohjeistukset Kun luomasi PDF-muotoinen lasku täyttää yllämainitut vaatimukset, voit lähettää ensimmäisen laskun. 2.1.1 Varmista, että lasku noudattaa paikallisia lakeja ja asetuksia Joka maassa on omat säädöksensä siitä, mitä tietoja laskujen tulee sisältää. Tietyt laskukentät on määritetty pakollisiksi Basware PDF e-invoice for Sending -palvelussa paikallisiin lakeihin perustuen. Jos lähettämältäsi laskulta puuttuu joku pakollisista kentistä, Basware ei toimita laskua asiakkaallesi vaan lasku hylätään. Laskusisältöjen tarkastus koskee vain tiettyjä maakohtaisia kenttiä. Tästä johtuen laskun lähettäjä on vastuussa siitä, että laskujen sisältö täyttää paikallisissa laeissa ja asetuksissa määritetyt vaatimukset. Voit tutustua maakohtaisiin vaatimuksiin osiossa Laskusisällöt eri maissa. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 4

2.1.2 Varmista, että käytät laskulla samaa laskupohjan asettelua ja laskutyyppiä kuin mitä käytit palvelun määrittelyvaiheessa Kun lähetät laskuja Basware PDF e-invoice for Sending -palveluun, sinun tulee varmistaa että lähettämäsi laskut on laadittu samalla kielellä ja sisältävät samat laskukentät ja tiedot, joita käytit palvelun määrittelyvaiheessa Baswarelle lähettämissäsi laskuissa. Jos haluat tehdä muutoksia laskun sisältöön määritysvaiheen jälkeen, ota yhteyttä Baswaren asiakastukeen. Kaikista muutostöistä laskutetaan työtuntien ja materiaalikustannusten perusteella. 2.1.3 Varmista, että lasku täyttää palvelun vaatimukset Jokaisen laskun, jonka lähetät Basware PDF e-invoice for Sending -palveluun, tulee: tukea PDF-versiota 1.4 tai tätä uudempaa versiota olla koneellisesti luettavissa ja laskuilta täytyy voida hakea sisältöä. olla laadittu tuetulla kielellä. Basware PDF e-invoice for Sending tukee seuraavia kieliä: englanti, espanja, hollanti, italia, norja, portugali, puola, ranska, ruotsi, saksa, suomi, tanska, unkari ja viro. 2.1.4 Varmista, että laskun voi lukea koneellisesti Basware lukee palveluun lähetetyt laskut koneellisesti. Tämän vuoksi PDF-muotoiset laskut eivät saa sisältää laskun tietoja kuvamuodossa. 1. Avaa luomasi lasku. 2. Valitse yksi tai useampi laskurivi hiirellä. 3. Kopioi laskurivien tiedot leikepöydälle. 4. Liitä laskurivien tiedot tekstinkäsittelyohjelmaan, esimerkiksi Notepad, TextEdit, tai WordPad. Varmista, ettei laskutietoja ole talletettu PDF-tiedostoon kuvamuodossa. Kuvia ei voida lukea palvelussa koneellisesti ja PDF-muotoiset laskut, joissa laskudata on kuvamuodossa, hylätään automaattisesti. 2.1.5 Varmista, että laskun liitetiedostot noudattavat liitetiedostoihin kohdistuvia ohjeistuksia Jos liität viestiisi laskun liitetiedostoja, varmista että liitetiedostot noudattavat palvelun liitetiedostoihin kohdistuvia ohjeistuksia: Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 5

Voit lähettää ainoastaan PDF-muotoisia liitetiedostoja. Palvelu ei hyväksy muussa muodossa lähetettyjä liitetiedostoja. Nimeä liitetiedostot niin, että niiden tiedostonimessä on sana attachment, anhang, anlage, adjunto, annex, tai liite. Esimerkiksi attachment_112233.pdf. Jos liität sähköpostiviestiisi useita liitetiedostoja, Basware suosittaa että lähetät vain yhden laskun per sähköposti. Lisäohjeita saat osiosta Liitetiedostojen käyttö. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 6

3 Laskujen käsittely Tässä osiossa kuvataan, kuinka voit lähettää laskuja, lisätä laskuihin liitetiedostoja ja tarkastella lähettämiesi laskujen tilaa. 3.1 Etsi asiakkaan verkkolaskuosoite Ennen kuin lähetät ensimmäisen laskun, ota yhtettä asiakkaaseesi ja kerro että lähetät jatkossa laskusi heille Basware PDF e-invoice for Sending-palvelun avulla. Voit kysyä suoraan asiakkaaltasi mihin verkkolasku- tai sähköpostiosoitteisiin he vastaanottavat verkkolaskuja. Jos haluat lisätietoja siitä kuinka asiakkaasi vastaanottavat laskusi, katso Kuinka asiakkaasi vastaanottavat verkkolaskut. Voit myös etsiä asiakkaasi verkkolaskuosoitteita Basware Network-verkkosivuston Business Directory -osiosta. 1. Basware Network -verkkosivulla, napsauta Network > Business Directory. 2. Syötä asiakkaasi nimi Search -kenttään ja napsauta Search. Kuva 1. Etsi asiakkaita Business Directory -sivun kautta Hakuehtoja vastaavat asiakkaat näkyvät Hakutulokset -taulukossa. 3. Etsi asiakkaasi verkkolaskuosoite einvoicing Address -sarakkeesta ja kirjoita se muistiin. 4. Lisää verkkolaskuosoite PDF-muotoisille verkkolaskuille, joita lähetät Basware PDF e-invoice for Sending -palvelun avulla. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 7

Muista lisätä asiakkaan verkkolaskuosoite laskuihin, joita lähetät, niin että käytät osoitteessa E:- etuliitettä. Basware suosittelee, että lisäät asiakkaan verkkolaskuosoitteen yhteen asiakkaan osoitekentistä. Joudut ehkä päivittämään tämän vuoksi asiakkaan osoitetiedot laskutusohjelmistossasi. Verkkolaskuosoite on ainutkertainen, verkkolaskujen vastaanottajien käyttämä tunnistenumero. Se perustuu usein ALV-tunnukseen, DUNS-numeroon, tai muuhun vastaavaan yritystunnukseen. Jos asiakkaallasi ei ole verkkolaskuosoitetta, voit lähettää laskun heidän sähköpostiosoitteeseensa. Voit myös lisätä lähettämiisi paperilaskuihin tekstin, jossa pyydät asiakkaitasi toimittamaan sinulle oman verkkolaskusoitteensa tai sähköpostiosoitteen jota he käyttävät verkkolaskujen vastaanottamiseen. 3.2 Lähetä PDF-muotoinen lasku Jos olet hankkinut Basware Message -ohjelmiston PDF-muotoisten verkkolaskujen lähettämiseen, tutustu osion Basware Message -ohjelmisto ohjeisiin. 1. Luo uusi sähköpostiviesti sähköpostiohjelmistollasi. 2. Liitä laatimasi PDF-muotoinen lasku sähköpostiviestiin. Voit liittää yhteen sähköpostiviestiin yhden tai useampia laskuja. Lisäohjeita laskutiedostojen nimeämisestä saat osiosta Liitetiedostojen käyttö. 3. Jos haluat lähettää asiakkaallesi laskun liitetiedostoja, liitä ne sähköpostiviestiin. Lisäohjeita liitetiedostojen nimeämisestä saat osiosta Liitetiedostojen käyttö. 4. Syötä Vastaanottaja-kenttään Baswaren palveluosoite. pdf-einvoice@email.basware.com 5. Lähetä sähköpostiviesti. Basware toimittaa asiakkaallesi sekä PDF-muotoisen laskun että laskudatan erillisenä tiedostona. Basware ilmoittaa sinulle sähköpostitse, jos laskun toimittaminen ei onnistu. Palvelu toimittaa laskut vastaanottajalle keskimäärin yhden arkipäivän aikana. Älä lähetä samaa laskua palveluun uudestaan. 3.3 Etsi asiakirja Kun kirjaudut Basware Network -palveluun, palvelu näyttää yrityksellesi lähetetyt asiakirjat, ja asiakirjat jotka olet lähettänyt liikekumppaneillesi. Jos etsit jotain tiettyä asiakirjaa, voit käyttää hakua rajoittaaksesi hakutulosten määrää. 1. Avaa Asiakirjat -sivu Basware Network Sivun osoite on https://portal.basware.com/documents. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 8

2. Syötä liikeasiakirjan numero Haku -kenttään. 3. Napsauta Haku. Palvelu näyttää hakuehtoja vastaavat liikeasiakirjat Hakutulokset -taulukossa. Kuva 2. Hakutulokset-taulukko 4. Voit lajitella hakutuloksia napsauttamalla Lajittele-painikkeita: Kuva 3. Lajittele-painikkeet 5. Voit avata liikeasiakirjan napsauttamalla sen otsikkoa Hakutulokset -taulukossa. 3.4 Kuinka asiakkaasi vastaanottavat verkkolaskut Jos käytät asiakkaasi verkkolaskuosoitetta laskulla, asiakkaat saavat laskun haluamassaan muodossa. Jos käytät asiakkaasi sähköpostiosoitetta laskulla, asiakkaasi saavat ensimmäisen laskun sähköpostitse. Jos asiakkaasi saavat ensimmäisen laskun sähköpostitse, sähköpostiviestissä on linkki Basware Network -verkkosivulle, jossa asiakkaasi voivat katsoa vastaanottamansa laskut ja vaihtaa palveluasetuksia. He voivat esim. määrittää uusia sähköpostiviestien vastaanottajia tai valita lukevansa kaikki lasku verkossa sen sijaan että he saisivat ne sähköpostitse. Lisäksi, sähköpostiviestissä on painike, jota painamalla asiakkaasi voivat vahvistaa vastaanottaneensa laskun. Asiakkaitteisi ei kuitenkaan ole pakko kuitata laskua vastaanotetuksi. Jos vastaanottaja ei vahvista vastaanottaneensa laskua, laskua ei siirretä hallintatyökalussa Vastaanotettu-tilaan, vaan lasku pysyy Toimitettu vastaanottajalle-tilassa. Palvelu ei lähetä muistutuksia vastaanottajille. Basware ei vastaa toimittamatta jääneistä laskuista, jos laskua ei voida toimittaa vastaanottajan sähköpostin ja/tai sähköpostin liitetiedostojen suodatusasetuksista johtuen. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 9

Jos sähköpostia ei voida toimittaa perille virheellisestä sähköpostiosoitteesta tai toimituksen aikaisesta teknisestä virheestä johtuen, palvelu lähettää sinulle ilmoituksen. Jos vastaanottaja on määrittänyt palveluun useita sähköpostiosoitteita, saat ilmoituksen jokaisesta sähköpostiosoitteesta johon viestiäsi ei voida toimittaa. Jos sähköpostin toimittaminen ensisijaiselle vastaanottajalle epäonnistuu, laskun tila Basware Network-verkkosivulla vaihtuu tilasta Toimitettu vastaanottajalle tilaan Toimitusvirhe. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 10

4 Ilmaisia PDF-työkaluja Seuraava työkalulista on tarkoitettu vain esimerkiksi ja lisätiedoksi. Listan tarkoituksena ei ole suositella yhtäkään listattujen yritysten tarjoamista työkaluista. Basware Oyj ei vastaa yhdenkään listatun ohjelmiston kehityksestä tai jakelusta. Tästä johtuen Basware Oyj ei ota vastuuta välillisistä, epäsuorista tai muista vastaavista vahingoista, joita listattujen ohjelmistojen asentamisesta saattaa aiheutua. Voit todennäköisesti laatia koneellisesti luettavia PDF-laskuja jollakin nykyisistä ohjelmistasi. Jos et pysty laatimaan PDF-laskuja, voit ladata verkosta ilmaisen PDF-työkalun, jolla voit laatia PDF-laskuja: CutePDF Writer Kehittäjä Käyttöjärjestelmä Verkkosivu dopdf Kehittäjä Käyttöjärjestelmä Verkkosivu Microsoft Office -apuohjelma: Microsoftin PDF-tiedostona tallentaminen Kehittäjä Käyttöjärjestelmä Verkkosivu PDFConverter Desktop Kehittäjä Käyttöjärjestelmä Verkkosivu Acro Software Microsoft 1 Windows www.cutepdf.com Softland Microsoft Windows www.dopdf.com Microsoft Microsoft Windows www.microsoft.com Baltsoft Software Microsoft Windows www.freepdfconvert.com 1 Microsoft is a registered trademark of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 11

5 Ota yhteyttä Baswaren asiakastukeen Jos et löydä etsimääsi tietoa tästä ohjetekstistä, tutustu käytönaikaiseen ohjeeseen. Jos et löydä etsimääsi tietoa käytönaikaisesta ohjeesta, ota yhteyttä Baswaren asiakastukeen. Asiakastuki auttaa sinua sovelluksen käytössä ja välittää järjestelmän toimittajalle kaikki sovelluksia tai käyttöohjeita koskevat parannusehdotukset. Baswaren asiakastuen yhteystiedot löydät Basware Knowledge Base -verkkosivuilta. Voit ottaa yhteyttä Baswaren asiakastukeen myös napsauttamalla joka sivulla näkyvää Chatpainiketta. Painike avaa keskusteluikkunan jonka kautta voit lähettää kysymyksen Baswaren asiakastuelle englanniksi: Kuva 4. Keskusteluikkuna Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 12

6 Ongelmanratkaisu ja usein kysytyt kysymykset Usein kysytyt kysymykset Näet vastaukset usein kysyttyihin kysymyksiin Basware Knowledge Base -verkkosivulta. Mille asiakkaille voin lähettää verkkolaskuja? Basware PDF e-invoice for Sending -palvelua käyttämällä voit lähettää verkkolaskuja kaikille asiakkaillesi, joilla on verkkolaskuosoite tai sähköpostiosoite. Voit myös etsiä asiakkaittesi verkkolaskuosoitteitabasware Network-verkkosivuston Business Directory -osiosta. Kuinka voin varmistaa, että lähettämäni PDF-lasku hyväksytään palveluun? Varmista, että PDF-laskulla olevat laskun tiedot voi lukea koneellisesti. Jos kopiot tekstiä laskulta esimerkiksi Notepad-ohjelmaan ja kopioimasi teksti sisältää vain kummallisia merkkejä, vaihda laskulla käyttämäsi kirjasinlaji toiseen ja luo PDF-lasku uudelleen. Kuinka voin tarkastaa, toimitettiinko lähettämäni lasku vastaanottajalle? Voit tarkastaa laskujesi tilanbasware Network -verkkosivulla. Mitä voin tehdä jos asiakkaani ilmoittaa ettei ole saanut laskujani? Etsi laskut ja tarkista niiden tila Basware Network -verkkosivulta. Jos näet laskut verkkosivulla, ovat ne myös vastaanottajan nähtävissä. Jos et löydä laskuja verkkosivulta: Tarkasta lähetettyjen sähköpostiviestien kansio sähköpostiohjelmastasi ja varmista, että laskut ovat lähteneet palveluun. Tarkasta, että olet lähettänyt laskut osoitteeseen: pdf-einvoice@email.basware.com Varmista, että olet lähettänyt laskut osoitteesta, jonka olet määrittänyt lähetysosoitteeksi palveluun. Voit tarkastaa mitkä kaikki sähköpostiosoitteet olet määrittänyt palveluun Basware Network -verkkosivulta. Kuinka voin vaihtaa tai lisätä sähköpostiosoitteita, joista lähetän laskuja? Jos haluat muokata olemassaolevia osoitteita tai lisätä uusia, käy Basware Network - verkkosivulla. Napsauta Palvelut ja avaa PDF e-invoice for Sending -palvelun sivu. Palvelun sivulla voit lisätä uusia lähetysosoitteita yrityksellesi. Sain ilmoituksen, jossa sanottiin, että lähettämäni lasku on hylätty. Mitä on tapahtunut, ja kuinka voin korjata tilanteen? Basware tarkastaa, että laskut täyttävät maakohtaiset, laskukenttiä koskevat vaatimukset ja että laskun tiedot vastaavat laskupohjaa, joka on määritetty palvelun käyttöönottovaiheessa. Jos laskulta puuttuu pakollisia kenttiä tai laskun sisältö palveluun määritetystä laskupohjasta, Basware hylkää laskun. Basware voi myös hylätä laskun, jos se on lähetetty osoitteesta, jota ei ole määritetty palveluun, tai jos laskun liitetiedostot eivät täytä palvelun vaatimuksia. Lisätietoja saat palvelun lähettämistä viesteistä. Kuinka voin muuttaa laskun ulkoasua? Sen jälkeen kun laskun ulkoasu on määritetty palvelun käyttöönoton yhteydessä, ulkoasumuutoksia voi tehdä vain lisämaksusta. Ota yhteyttä Baswaren asiakastukeen jos haluat Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 13

muuttaa laskun ulkoasua, lisätä uuden laskun kielen tai tehdä muita muutoksia laskun ulkoasuun. Mitä tapahtuu, jos lähetän saman laskun kaksi kertaa? Toimitetaanko se kahdesti asiakkaalleni, vai varmistaako palvelu, ettei kaksoiskappaleita välitetä asiakkaille? Palvelu ei tarkasta, onko lasku lähetetty useaan kertaan. Vastaanottajien oma järjestelmä voi kuitenkin tarkastaa, onko järjestelmään tuleva lasku kaksoiskappale. Minkätyyppisiä liikeasiakirjoja PDF e-invoice for Sending -palvelu tukee? Palvelu tukee esim. seuraavia laskutyyppejä: Laskuja ja hyvityslaskuja Yksi- ja monisivuisia laskuja Laskuja, joilla käytetään useita eri ALV- tai muita verotyyppejä Laskuja, joissa on lisämaksuja (Esim. rahti, postituskulut, vakuutus) Laskuja, joissa on myönnetty alennuksia rivi- tai otsikkotasolla On tärkeää että toimitat esimerkit kaikista käyttämistäsi laskutyypeistä Baswarelle palvelun käyttöönottovaiheessa. Jos haluat tehdä muutoksia laskutyyppeihin käyttöönottovaiheen jälkeen, ota yhteyttä Baswaren asiakastukeen. Voinko lähettää palveluun.zip-tiedostoja, jotka sisältävät PDF-laskun ja laskun liitetiedostot? Et voi. Voit lähettää palveluun ainoastaan PDF-tiedostoja. Voinko seurata palveluun lähettämieni laskujen tilaa Basware Network -verkkosivulla? Kyllä. Lisäohjeita saat osiosta Etsi asiakirja. Mitä tietoja minun täytyy arkistoida? Paikallisesta lainsäädännöstä riippuen sinun täytyy mahdollisesti arkistoida esim. luomasi PDFlasku tai PDF-laskun paperikopio. Mikä on PDF-muotoisen laskun enimmäiskoko? Voit lähettää palveluun korkeintaan 10 megatavun kokoisia tiedostoja. Mistä saan käyttäjätunnuksen Basware Network -verkkosivulle? Basware toimittaa sinulle käyttäjätunnukset palvelun käyttöönottovaiheessa. Voit pyytää lisätunnuksia seuraavasta sähköpostiosoitteesta: directory.admin@basware.com. Mistä saan lisätietoja palvelusta? Lisätietoja palvelusta saat Basware Knowledge Base -verkkosivulta. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 14

Liite A A Liitetiedostojen käyttö Voit lähettää ainoastaan PDF-muotoisia liitetiedostoja. Palvelu ei hyväksy muussa muodossa lähetettyjä liitetiedostoja. Nimeä liitetiedostot niin, että niiden tiedostonimessä on sana attachment, anhang, anlage, adjunto, annex, tai liite. Esimerkiksi attachment_112233.pdf. Jos liität sähköpostiviestiisi useita liitetiedostoja, Basware suosittaa että lähetät vain yhden laskun per sähköposti. Jos sinun täytyy lähettää useita PDF-muotoisia laskuja ja laskujen liitetiedostoja yhden sähköpostiviestin liittenä, noudata seuraavia ohjeita: Varmista, että laskun liitetiedostot on nimetty niin, että niiden tiedostonimessä on sana attachment. Varmista, että jokainen laskun liitetiedosto linkittyy PDF-muotoiseen liikeasiakirjaan: Jos lähetät yksittäisen PDF-muotoisen liikeasiakirjan: liitetiedostot linkittyvät PDFmuotoiseen liikeasiakirjaan automaattisesti. Jos lähetät useita PDF-muotoisia liikeasiakirjoja: liitetiedostot linkittyvät PDFmuotoiseen liikeasiakirjaan, jos liitetiedostojen tiedostonimessä on PDF-muotoisen liikeasiakirjan nimi ilman tiedostopäätettä. Esimerkiksi, liitetiedosto document1_attachment.pdf linkittyy PDF-muotoiseen liikeasiakirjaan, jonka tiedostonimi on document1.pdf. Palvelu hyväksyy liitetiedostot, jos: Sähköpostiviestissä on vähintään yksi PDF-muotoinen liikeasiakirja. Jokainen liitetiedosto linkittyy yhteen PDF-muotoiseen liikeasiakirjaan. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 15

Taulukko 1. Esimerkkejä liitetiedostojen nimistä: Liitetiedostot Hyväksyykö palvelu Huomattavaa some.pdf another.pdf attachment_for_some.pdf attachment_for_another.pdf some.pdf another.pdf an_attachment.pdf some.pdf another.pdf document_without_attachment.pdf KYLLÄ Tässä viestissä on kaksi liikeasiakirjaa, some.pdf ja another.pdf Tässä viestissä on myös kaksi liikeasiakirjoihin linkittyvää liitetiedostoa: attachment_for_some.pdf linkittyy liikeasiakirjaan some.pdf attachment_for_another.pdf linkittyy liikeasiakirjaan another.pdf EI Tässä viestissä on kaksi liikeasiakirjaa, some.pdf ja another.pdf Tässä viestissä on yksi liitetiedosto, an_attachment.pdf, mutta liitetiedosto ei linkity kumpaankaan liikeasiakirjaan. KYLLÄ Tässä viestissä on kaksi liikeasiakirjaa, some.pdf ja another.pdf Tässä viestissä ei ole yhtään liikeasiakirjoihin linkittyvää liitetiedostoa. EI Viestin ainoassa liitetiedostossa on avainsana attachment ja järjestelmä tulkitsee täten tiedoston liikeasiakirjan liitetiedostoksi. Viestissä ei ole yhtään liikeasiakirjaa, johon liitetiedoston voisi linkittää. document.tif EI Sähköpostiviestissä ei ole yhtään PDFmuotoista liikeasiakirjaa tai liikeasiakirjan liitetiedostoa. Palvelu ei hyväksy.tif -muotoisia liitetiedostoja. some.pdf another.pdf attachment_for_some.pdf body.html KYLLÄ Tässä viestissä on yksi liikeasiakirja, document.pdf Tässä viestissä on myös kaksi liikeasiakirjan liitetiedostoa, some_attachment.pdf ja another_attachment.pdf, jotka linkittyvät automaattisesti liikeasiakirjaan. Palvelu ohittaa ja poistaa tiedoston body.html Jos et noudata liitetiedostoihin liittyvää ohjeistusta kun lähetät liikeasiakirjoja, palvelu hylkää lähettämäsi viestit. Palvelu lähettää tämän jälkeen sinulle viestin, jossa kerrotaan että lähettämäsi viesti on hylätty. Sinun tulee korjata viestin sisältö ja lähettää se uudelleen palveluun. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 16

Liite B B Laskusisällöt eri maissa Yleistiedot FIN SWE NOR DEN NED GBR FRA GER POR ESP USA POL BEL SUI AUT ITA LAT Yleinen Laskunumero P P P P P P P P P P P P P * P P P * Verolasku / Verohyvityslasku (Ilmaiseen onko kyseessä veloittava vai hyvittävä lasku) Jos hyvityslasku, viite virheelliseen laskuun P P P P P P P P P P * P P * * P P * * * * P * * * * * * * P * * * * * * Laskun päiväys P P P P P P P P P P P P P P P P P P Eräpäivä * * * P * * P * * * * * * * * * * * Toimituspäivä * * * * P * P P * P P P P P P * E * Maksuehdot * * * * * * * * * * * * * * * * * * VIIVÄSTYSKORKO * * * * * * * * * * * * * * * * * * Valuutta P P * * P P P P P P * P P P P P P * Tilausnumero * * * * * * * * * * * * * * * * * * Sopimusnumero * * * * * * * * * * * * * * * * * * Asiakkaan viite * * * * * * * * * * * * * * * * * * Vapaavalintainen teksti * * * * * * * * * * * * * * * * * * Lähettäjän tiedot FIN SWE NOR DEN NED GBR FRA GER POR ESP USA POL BEL SUI AUT ITA LAT Yleinen Lähettäjän koko nimi P P P P P P P P P P P P P P P P P P Lähettäjän tunnus, oletusarvo * * * * * * * * * * * * * * * * * * Lähettäjän osoite P P P P P P P P P P P P P P P P P P Toimittajan ALV-tunnus sen ISO-standardin mukaisessa muodossa, jota noudattaen toimittaja toimitti tuotteet tai palvelut. Toimittajayrityksen ALV-rekisteritiedot Toimittajaorganisaation tunnus (verkkolaskuosoite tai muu vastaava tunnus. Poimitaan tilauslomakeelta, eikä arvoa merkitä laskulta poimittavaksi) * P * P P P P P P P * P P P P P P * * * * * * * * * * * * * * * * * * * P * E * * * * * * * * * * * * * P * Toimittajan yhteystiedot * * * * * * * * * * * * * * * * * * Toimittaja veroedustaja (tarvittaessa) Lähettäjän tilinumero (paikallisessa muodossa) * * * * * * * * * * * * * * * * * * * P P * * * * * * * * * * * * * * * Tilinumero IBAN-muodossa P * E * * * * * * * * * * * * * * * SWIFT (BIC) * * * * * * * * * * * * * * * * * * Lähettäjän verkkolaskuosoite P * * * * * * * * * * * * * * * * * Maksuviite (Payment reference, OCR nummer, KID nummer) * * * * * * * * * * * * * * * * * * Maksajan viite * * * * * * * * * * * * * * * * * * Asiakkaan tiedot Asiakkaan koko nimi P P P P P P P P P P P P P P P P P P Asiakasnumero * * * * * * * * * * * * * * * * * * Asiakkaan osoite * * P P P P P P P P P P P P P P P * Vastaanottajan ALV-tunnus * * * * P P P P P P * P P * * P * * Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 17

Vastaanottajan verkkolaskuosoite P P P P P P P P P P P P P P P P P P Toimitusosoite * * * * * * * * * * * * * * * * * * Vastaanottajan yritystunnus * * E P * * * * * * * * * * * * Asiakkaan veroedustaja (tarvittaessa) * * * * * Ei sovellettavissa * * * * * * * * * * Ostajan yhteyshenkilö * * * * * * * * * * * * * * * * Rivitasolta poimittavat arvot FIN SWE NOR DEN NED GBR FRA GER POR ESP USA POL BEL SUI AUT ITA LAT Yleinen Rivinumero * * * * P * * * * * * * P * * * * * Toimitusosoite * * * * * * * P * * * * * * * Tuotteen tai palvelun tunnus * * * * P * * * * * * * P * * * * Tuotteen tai palvelun kuvaus P * * P P P P P P P P P P P P P P * Toimitettujen tuotteiden lukumäärä tai tarjottujen palveluiden laajuus ja luonne. P * * P P P P P P P P P P P P P P * Tilausnumero * * * * * * * * * * * * * * * * * * Yksikköhinta (veroton) P * * P P P P P P P * P P * * P P * Yhteishinta (NETTO) * * * * P P P P P P * * P P P P P * ALV-% * * E P P * P P P P * * P P P P P * ALV:n määrä * * * * P * P P P P * * P P P P P * Yhteishinta (BRUTTO) * * * * P * * * * P P * * * * Yksikköhintaan sisältymättömät alennukset tai hyvitykset * * * * * * * * * * P * * * * P P * Alennuksen määrä * * * * * * * * * * * * * * * * Mittayksikkö * * * * P * * * * * * P P * * * P * Lähetysluettelon tunnus * * * * * * * * * * * * * * * * * * Asiakkaan tuotekoodi * * * * * * * * * * * * * * * * * * Yhteenveto FIN SWE NOR DEN NED GBR FRA GER POR ESP USA POL BEL SUI AUT ITA LAT Yleinen Nettosumma (Ilman ALV) P P P P P P P P P P P P P E P P P * Bruttosumma (Sisältäen ALV) P P P * P P P P P P P P P E * * * * Sovellettu ALV-/Muu veroprosentti Verotettavan määrän (Ilman ALV) erittely veroprosenttikohtaisesti Maksettavien verojen erittely veroprosenttikohtaisesti Maksettavien verojen määrä yhteensä P * * * P P P P P P * P P P P P * * * * * P P P P P P P * P P P P P * * * * * * P * * * P P P P P * * P P P P P P P P P P P P P P P P P P Pyöristyssumma * * * * * * * * * * * * * * * * * Vaihtokurssi * * * * * * * * * * * * * * * * * * Toissijainen valuutta * * * * * * * * * * * * * * * * * * Veron määrä toissijaisessa valuutassa Verokuvaus Jos tuote tai palvelu on vapautettu arvonlisaverosta tai asiakas on arvonlisäverovelvollinen (esimerkiksi käänteistä arvonlisäveroa käytettäessä) tai jos arvonlisäverovelvollinen henkilö toimii marginaaliverotuksen piirissä, kenttässä ilmoitetaan viittaus asianmukaiseen säännökseen tai muuhun asetukseen josta käy ilmi liiketoimeen liittyvä arvonlisäverovapaus, käytetty käänteinen ALV-mekanismi tai marginaaliverotus. * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * P * * * * * * P Pakollinen. Lasku hylätään, ja hylkäyksestä ilmoitetaan lähettäjälle sähköpostitse, jos tämä kenttä on tyhjä. * Poimitaan tiedostosta. Jos tämä kenttä on ollut ensimmäisellä laskulla, jonka toimittaja on lähettänyt palveluun. Laskun tietojen tulee olla laskutiedostossa koneellisesti luettavassa muodossa. E Ehdollinen Baswaren maakohtaiset tiedot sisältävät yleisimmät tiedot joita kunkin maan laskuasiakirjoilla käytetään. Valitut kentät perustuvat useissa maissa ja eri aloilla käytettyihin yleisiin Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 18

laskustandardeihin ja käyttäjäkokemuksiin. Jos laskun vastaanottajan kotimaata ei ole erikseen listattu, vastaanottajat voivat silti käyttää palvelua ja alustaa, mutta he ovat itse vastuussa siitä, että palvelu vastaa heidän kotimaansa lakiin perustuvia ja muita vaatimuksia. Laskun vastaanottajan käyttämät tiedostomuodot ja rajapinnat, tai vastaanottajan käyttämä verkkolaskuoperaattori voivat rajoittaa käytettävissä olevan laskudatan määrää, ilman että Basware voi vaikuttaa asiaan. Jos tietty vastaanottaja, tietty toimiala tai tietyn maan lainsäädäntö vaatii tietoja, jotka eiväs sisälly Baswaren laskudataan, laskulle voidaan määrittää lisäsisältöjä. Lisäsisällöt toteutetaan ja niistä laskutetaan erikseen. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 19

Liite C C Basware Message -ohjelmisto Sinun tulee ladata Basware Message -ohjelmisto tietokoneellesi jotta voit lähettää laskuja sen avulla. Asennusohje ja Lähettäjän tunniste toimitetaan sinulle sähköpostitse kun aloitat käyttöönoton ensimmäinen vaiheen. Asennuspaketti ja asennusohjeet löydät sivulta www.basware.com/virtual-printer-downloads. Valitse käyttöjärjestelmällesi soveltuva, joka 32-bittinen tai 64-bittinen versio sähköpostiviestistä, jonka sait. Saadaksesi selville onko sinulla Windows-käyttöjärjestelmän 32- vai 64-bittinen version: 1. Napsauta Käynnistä > Ohjauspaneeli > Järjestelmä ja suojaus > Järjestelmä 2. Näet käyttöjärjestelmän version Järjestelmä-paneelista. C.1 Basware Message -ohjelmiston asentaminen 1. Avaa sähköpostiviestissä ilmoitettu lataussivusto ja napsauta latauslinkkiä. 2. Tiedoston lataus -ikkunassa, kaksoisnapsauta Suorita -painiketta. Asennus käynnistyy automaattisesti heti kun tiedosto on latautunut. Asennustiedostossa on Baswaren tulostinajuri ja Basware Message -ohjelmisto. Basware Message -ohjelmisto siirtää tulostetut tiedostot Baswaren prosessointipalveluun. 3. Valitse asennuksen kieli 4. Lue ja hyväksy loppukäyttäjän lisenssisopimus. 5. Syötä Baswaren sähköpostitse sinulle toimittama lähettäjän tunnus. 6. Valitse asennuksen tyyppi. Voit valita joko Tyypillisen, Mukautetun tai Täydellisen asennuksen. Tyypillinen asennus asentaa tietokoneellesi yleisimmin käytetyt ohjelmiston ominaisuudet. Basware suosittelee tätä asennusvaihtoehtoa useimmille käyttäjille. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 20

Jos haluat asentaa Basware Message -ohjelmiston palveluna, sinun tulee valita Mukautettu asennustyyppi. Asennus on valmis kun olet suorittanut nämä kohdat. Asennus lisää Basware Message - pikakuvakkeen työpöydällesi. Asennus luo myös Basware-ohjelmaryhmän aloitusvalikkoon. Kun olet asentanut ohjelmiston, voit lähettää laskuja Baswarelle valitsemalla Basware Messagen tulostimeksi. Lähetä koelasku valitsemalla Suorita nyt Basware Message - ohjelmasta. Sinun tulee lähettää laskut aina itse, jos et ole asentanut Basware Message - ohjelmistoa palveluna, joka lähettää laskut automaattisesti. Jos haluat lähettää laskun liitetiedostoja tai mukauttaa lähetysasetuksia, valitse Asetukset Basware Message -ohjelmistosta. Tarkemmat asennusohjeet löydät Basware Message - ohjelmiston asennusohjeesta osoitteesta: www.basware.com/virtual-printer-downloads. C.2 Laskujen lähettäminen Basware Message -ohjelmiston avulla Lähettääksesi laskun Basware Message -ohjelmiston avulla, sinun tarvitsee luo ensin lasku haluamallasi ohjelmistolla. Luotuasi laskun, tulosta se ja valita Basware Message -ohjelmisto tulostimeksi. Basware muuntaa tämän jälkeen laskusi verkkolaskuksi ja lähettää sen asiakkaasi laskutusjärjestelmään. Varmista, että laskulla on asiakkaasi verkkolaskuosoite merkittynä etuliitteellä E: (Esimerkiksi E: 1234567, jossa 1234567 on verkkolaskuosoite) tai asiakkaasi sähköpostiosoite. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 21