Henkilöstöjaosto 30 14.03.2017 Henkilöstöjaosto 67 18.04.2017 Kaupunginhallitus 204 08.05.2017 Hallintopalvelun esimiestehtävien organisointi, hallintoasiantuntijan työsopimussuhteen lakkauttaminen ja viran perustaminen (140 003) 322/01.01.00.04/2017 Henkilöstöjaosto 14.03.2017 30 (02) 778 2020 Hallintosäännön 3 3:n mukaan hallintopalveluja johtaa kansliapäällikkö ja palvelualueeseen kuuluvat seuraavat palvelut -Keskitetyt hallinto- ja toimistopalvelut, jota johtaa kansliapäällikkö -Tietohallinnon palvelut, jota johtaa tietohallintopäällikkö -Edunvalvonta- ja sosiaaliasiamiespalvelut, jota johtaa edunvalvoja -Maaseutupalvelut, jota johtaa maaseutupalveluiden esimies -Maatalouslomituspalvelut, jota johtaa lomituspalvelujen esimies. Kansliapäällikön tehtäväkuvaus kaupunginvaltuuston 16.9.2013 114 mukaan: -Vastaa palvelualueen strategisesta suunnittelusta, toteutuksesta ja seurannasta - Vastaa palvelualueen taloussuunnitteluprosessista; talousarvion laadinnasta, talouden toteutuman seurannasta ja raportoinnista - Vastaa resurssien oikeasta kohdennuksesta ja niiden tehokkaasta käytöstä -Vastaa palveluiden ja palveluprosessien kehittämisestä sekä palveluiden vaikuttavuuden arvioinnista. -Huolehtii ostopalveluiden hankinnasta ja niiden kilpailuttamisesta. -Huolehtii sidosryhmäyhteistyöstä -Huolehtii yleisistä esimiestehtävistä Keskitettyjen hallinto- ja toimistopalveluiden henkilöstömäärä on yhteensä 31, joista Halikon virastotalossa hallintoasiantuntija Eeva Koskisen alaisuudessa työskentelee 10 henkilöä. Muun henkilöstön lähiesimiehenä toimii kansliapäällikkö Irma Nieminen. Kansliapäällikön suorassa alaisuudessa on 28 henkilöä mukaan lukien palveluiden esimiehet. Vuonna 2014 toteutetussa organisaatiouudistuksessa keskitettiin tukipalveluja hallintopalveluun ja jätettiin täyttämättä lähiesimiehenä toimineen hallintopäällikön virka. Kansliapäällikölle kuuluvat sekä strateginen johtaminen että operatiiviset lähiesimiehen tehtävät. Operatiiviseen johtamiseen käytetty aika on pois strategisesta johtamisesta ja päinvastoin. Kansliapäällikön tehtäviin on tulossa muutoksia kaupunginlakimiehen siirtyessä apulaiskaupunginjohtajan määräaikaiseen
virkaan. Kansliapäällikölle siirtyy vastuu Salo 2021 -hankkeen koordinoinnista. Organisaation hallinnolliseen työhön tulisi panostaa resursseja entistä enemmän, jotta hyvän hallinnon periaatteet toteutuisivat mahdollisimman hyvin. Henkilöstöllä tulee olla oikeus saada vahvaa lähiesimiestukea operatiivisissa toiminnoissa. Näillä perusteilla esitetään, että hallintoasiantuntija ottaisi vastuun kaupungintalossa työskentelevien toimistopalvelutiimin, kirjaamotiimin, arkisto- ja tietopalvelutiimin sekä monistamo-ja vahtimestaritiimin ja info-piste-tiimin henkilöstön lähiesimiestehtävistä. Kansliapäällikkö toimii jatkossa palveluiden esimiesten, kaupunginlakimiehen, johdon assistentin, hallintoasiantuntijoiden ja kyläasiamiehen esimiehenä. Lähiesimiehen tehtävistä on neuvoteltu hallintoasiantuntija Satu Mamian kanssa.hallintoasiantuntijan vakanssin 140 003 nykyiset tehtävät ovat seuraavat: -Lautakunnan kokoussihteeritehtävät (esityslistat, sihteeritoiminta, muutoksenhaku- ja täytäntöönpano- ohjeet ) -Palvelualueiden johtamisen tuki (sovitaan palvelupäälliköiden kanssa) -Työryhmien valmistelu- ja tukipalvelut, -Projektiluonteiset kehittämistehtävät -Vaalien organisointiin liittyvät käytännön tehtävät Hänen tehtäväkuvaansa lisätään nykyisten tehtävien lisäksi edellä mainitut lähiesimiestehtävät. Hallintoasiantuntijan vakanssin 140 003 nimike ehdotetaan muutettavaksi hallintopäälliköksi ja tehtäväkohtaiseksi palkaksi ehdotetaan 3563,89 /kk, joka on sama palkka kuin Halikon hallintopalvelun henkilöstön lähiesimiehenä toimivalle hallintoasiantuntijalle maksettava palkka. Esimiehenä toimivan hallintoasiantuntijan nimike muuttuu kaupunginhallituksen 6.2.2017 tekemän päätöksen mukaan hallintopäälliköksi. Hallintoasiantuntijan vakanssi (140 003) on vuoden 2015 tehtävien vaativuuden arvioinnissa määritelty hinnoittelukohdan 01ASI040 vaativuustasolle 3. Vakanssi esitetään siirrettäväksi hinnoittelukohdalle 01ASI040 vaativuustasolle 1. Satu Mamian nykyinen tehtäväkohtainen palkka on 3100,86 /kk. Satu Mamia on antanut suostumuksensa esitettyihin tehtävän vaativuuden, nimikkeen ja palkkauksen muutoksiin. Kaupunginlakimiehelle on maksettu 300 euron erillislisä Salo 2021 -hankkeen hoitamisesta. Tämä määräraha kattaa osittain nyt esitettävää palkkauskustannusten muutosta, kun tehtävä siirtyy kaupunginlakimieheltä kansliapäällikölle 1.5.2017 eikä tehtävästä jatkossa makseta erilliskorvausta. Mikäli henkilöstöjaosto hyväksyy hallintoasiantuntijan palkkausta koskevan ehdotuksen, ehdotetaan kaupunginhallitukselle, että kaupunginhallitus hyväksyy lähiesimiestyötä koskevan organisaatiomuutoksen sekä nimikkeen muutoksen hallintopäälliköksi. Hallintopalvelun organisoinnista on valmisteltu tämän lisäksi kaksi muuta tehtävien vaativuuden, nimikkeiden ja palkkauksen muutosta. Muutosten tavoitteena on lisätä asiantuntijatason osaamista, kehittää sähköisiä toimintatapoja, tiedonhallintaa ja asiakirjahallintaa sekä turvata resursseja
hyvään hallintoon ja lähiesimiestyöhön. Muutokset ehdotetaan tulevan voimaan 1.5.2017. Hallintosäännön 8 1:n mukaan kaupunginhallitus päättää hallintopalveluiden henkilöstöorganisaatiosta ja johtamisesta. Hallintosäännön 8 2:n mukaan henkilöstöjaosto päättää henkilöstön palkkauksen harkinnanvaraisista ja työn vaativuuden muutoksiin perustuvista muutoksista. Hallintosäännön 36 :n mukaan kaupunginhallitus päättää kaupunginhallituksen alaisen henkilöstön nimikemuutoksista ja palkkaukseen vaikuttavista nimikemuutoksista. Henkilöstöjaosto päättää siirtää hallintoasiantuntijan vakanssin (140 003) hinnoitteluryhmän 01ASI040 vaativuustasolle 1 ja vahvistaa hallintoasiantuntija Satu Mamian tehtäväkohtaiseksi palkaksi 3563,89 /kk 1.5.2017 alkaen edellyttäen, että kaupunginhallitus hyväksyy esitetyn hallintopalvelujen esimiestehtäviä koskevan muutoksen ja tehtävien vaativuuden muutokseen perustuvan nimikemuutoksen. Asia palautettiin uudelleen valmisteluun. Henkilöstöjaosto 18.04.2017 67 (02) 778 2020 Asian palauttamisen jälkeen kaupunginhallitus kävi palkkausta koskevan linjauskeskustelun. Tämän jälkeen kaupunginjohtajan johtoryhmä linjasi työnantajan näkemykset palkkauskysymyksiin. Johtoryhmä ei kyseenalaistanut esitettyä hallintopalvelun lähiesimiestehtävää. Esimiestyöstä esitettäväksi palkan lisäykseksi ehdotettiin 200 euroa/kk. Kansliapäällikkö neuvotteli hallintoasiantuntija Satu Mamian kanssa esimiestehtävän hoitamisesta tältä pohjalta. Mamia katsoi, että 200 euron palkkauksen muutos ei vastaa esimiestyön vastuullisuutta ja että ei ota lisätehtävää näillä ehdoin vastaan. Henkilöstöjaosto päätti 9.3.2015 26 hallintoasiantuntijoiden palkkauksen tarkistamisesta. Päätöksellä alennettiin hallintoasiantuntijan tehtäväkohtaista palkkaa tehtävien vaativuuden olennaisen muutoksen johdosta hänen siirryttyään lasten ja nuorten palveluista hallintopalveluun. Tehtäväkohtaista palkkaa alennettiin tuolloin 463 /kk. Palkkauksen alennusta perusteltiin sillä, että hallintoasiantuntijalla ei ole alaisia eikä henkilöstöasioiden asiantuntijatehtäviä eikä rekrytointivaltaa. Satu Mamian tehtävien kohdalla on kysymys käänteisestä tilanteesta siten, että hänen tehtäviinsä lisätään esimiestehtävät. Tarkoitus on delegoida
hänelle myös rekrytointivaltaa.tämän perusteella esitän johtoryhmän linjasta poiketen ja henkilöstöjaoston 9.3.2015 26 päätökseen viitaten, että hallintoasiantuntijan palkkaus tarkistettaisiin alkuperäisen ehdotuksen mukaisesti, jotta suunniteltu lähiesimiestehtävä voidaan toteuttaa. Lähiesimiestehtävän tarpeellisuutta arvioitaessa on ratkaisevaa, halutaanko kansliapäällikön tehtävien painottuvan ylemmän johdon strategisin tehtäviin vai operatiivisiin lähiesimiestehtäviin. Esitetty lähiesimiestehtävä voidaan toteuttaa määräaikaisena ratkaisuna siihen saakka kunnes sote- ja maakuntauudistus tulee voimaan. Kaupungin organisaatio tulee tarkasteltavaksi uudistukseen liittyen. Satu Mamia hyväksyy muutoksen myös määräaikaisena ratkaisuna. Henkilöstöjaosto päättää siirtää hallintoasiantuntijan vakanssin (140 003) hinnoitteluryhmän 01ASI040 vaativuustasolle 1 ja vahvistaa hallintoasiantuntija Satu Mamian tehtäväkohtaiseksi palkaksi 3563,89 /kk edellyttäen, että kaupunginhallitus hyväksyy esitetyn hallintopalvelujen esimiestehtäviä koskevan muutoksen ja tehtävien vaativuuden muutokseen perustuvan nimikemuutoksen. Uusi palkkaus tulee voimaan sen kuukauden alusta, joka ensinnä seuraa kaupunginhallituksen myönteistä päätöstä. Kaupunginhallitus 08.05.2017 204 Henkilöstöjaosto hyväksyi esittelijän päätösehdotuksen sillä edellytyksellä, että ratkaisu toteutetaan määräaikaisena siihen saakka, kunnes sote- ja maakuntauudistus tulee voimaan. 044 778 2020 Hallintoasiantuntijan vakanssi 140 003 on työsopimussuhteinen. Koska esimiestehtävään voi sisältyä julkisen vallan käyttöä, työsuhde esitetään muutettavaksi virkasuhteeksi. Satu Mamian kanssa on neuvoteltu 28.4.2017 työsopimussuhteen muuttamisesta viraksi. Hän hyväksyy esitetyn muutoksen. Hallintopäällikkö tulee olemaan esimiehenä kirjaamon, tietopalvelun/arkiston, toimistopalvelun, monistamon, vahtimestaripalvelun ja infopisteen henkilöstölle. Muutosta esitetään määräajaksi siihen saakka kunnes sote- ja maakuntauudistus tulee voimaan. Tätä ennen kaupungin tukipalvelujen organisaatio tarkastellaan tulevan kuntaorganisaation tarpeiden
mukaiseksi. Hallintopäällikön viran perustietolomake on esityslistan liitteenä. Kaupunginhallitus hyväksyy 1) keskitetyn hallinto- ja toimistopalvelun organisaatiomuutoksen siten, että kansliapäällikön alaisena toimii kaksi lähiesimiestä, joista toinen Halikon virastotalon keskitetyn hallinto- ja toimistopalvelun esimiestehtävissä ja toinen kaupungintalon keskitetyn hallinto- ja toimistopalvelun esimiestehtävissä. 2) lakkauttaa hallintoasiantuntijan työsopimussuhteisen vakanssin (nro 140 003), perustaa hallintopäällikön viran (nro 140 003) ja siirtää Satu Mamian virkaan suostumuksensa mukaan 1.6.2017 alkaen 4) päättää, että muutokset tulevat voimaan 1.6.2017 lukien ja ovat voimassa määräajan siihen saakka kunnes sote- ja maakuntauudistus tulee voimaan. Kaupunginhallitus hyväksyi päätösehdotuksen.