PÖYTÄKIRJA 7/2009 1 (16) YHTEISEN KIRKKONEUVOSTON KOKOUS Aika Torstaina 27. päivänä elokuuta 2009 klo 17.00 18.24 Paikka Kuusankosken seurakuntakeskus, Kokoushuone 1 (1. krs),, 45700 Kuusankoski Läsnä Huovila Juhani, puheenjohtaja, :t 117 127, 131-134 Rasimus Risto varapuheenjohtaja, puh. joht. :t 128-130 Anttila Maire jäsen Janhunen Ritva Laukala Hannu Esko Niemelän varajäsen Mänttäri Leena Patjas Teija Hannele Viljakaisen varajäsen Ratasvuori Irma Sahamies Arto Smeds Pentti Suutari Olavi Takkinen Päivi Viinikainen Sakari Rikala Tuula yht. kirkkovalt. pj yht. kirkkovalt. varapj. Honkanen Niilo Valkealan seurakunnan kirkkoherra Puhakka Osmo Elimäen seurakunnan kirkkoherra Ylikangas Kimmo Kuusankosken seurakunnan kirkkoherra, saapui klo 17.22 Harjula Jari Johansson Olli Junkkari Laura Komulainen Markku Reijo Jukka Tylli Ulla Saikkonen Asta tietohallintopäällikkö hallintojohtaja viestintäpäällikkö yhteisen seurakuntatyön johtaja kiinteistöpäällikkö vs. talouspäällikkö hallintosihteeri Poissa Niemelä Esko jäsen Viljakainen Hannele Gärdström Keijo Lonka Riitta Kouvolan seurakunnan kirkkoherra henkilöstöpäällikkö
PÖYTÄKIRJA 7/2009 2 (16) 117 Kokouksen avaus Puheenjohtaja toivotti kirkkoneuvoston jäsenet tervetulleeksi kokoukseen, minkä jälkeen yhteisen kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja Tuula Rikala piti alkuhartauden tuoden terveiset Kirkkopäiviltä. Hartauden jälkeen yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja Sakari Viinikainen ojensi Tuula Rikalalle kukkatervehdyksen merkkipäivän johdosta. Puheenjohtaja avasi kokouksen. 118 Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Yhteiseen kirkkoneuvostoon kuuluu puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan lisäksi kymmenen jäsentä. KL 7:4,1 mukaan seurakunnan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Jäsenten lisäksi kokouskutsu on lähetettävä niille henkilöille, joilla KJ 9:3 ja KJ 10:11 sekä ohjesäännön 3 nojalla on oikeus olla läsnä kokouksessa ja ottaa osaa keskusteluun, mutta ei päätöksen tekemiseen. Puheenjohtajan esitys: Toimitetaan nimenhuuto ja todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 119 Pöytäkirjan tarkastajien valitseminen Ohjesäännön 7 mukaan pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai yhteinen kirkkoneuvosto kokouksessaan. Sovitun käytännön mukaan aakkosjärjestyksessä seuraavat tarkastajat olisivat Olavi Suutari ja Päivi Takkinen. Puheenjohtajan esitys: Yhteinen kirkkoneuvosto valitsee Olavi Suutarin ja Päivi Takkisen pöytäkirjan tarkastajiksi ja tarkastusajankohdaksi esitetään torstaita 3.9.2009 klo 8.00 15.00, Kuusankosken seurakuntakeskus, III kerros, hallintosihteerin työhuone. Tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Olavi Suutari ja Päivi Takkinen. 120 Työjärjestyksen hyväksyminen Ohjesäännön 5 mukaan yhteinen kirkkoneuvosto päättää asioiden käsittelyjärjestyksen.
PÖYTÄKIRJA 7/2009 3 (16) Puheenjohtajan esitys: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy esityslistan mukaisen asioiden käsittelyjärjestyksen. Ilmoitusasioissa kerrotaan tulevasta Mikkelin hiippakunnan luottamushenkilöiden neuvottelupäivästä. Hyväksyttiin puheenjohtajan päätösesitys. 121 Yhteisen kirkkovaltuuston päätösten täytäntöönpano Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesäännön 11 2. kohdan mukaan kirkkoneuvoston tehtävänä on tutkia yhteisen kirkkovaltuuston päätösten laillisuus ja vastata päätösten täytäntöönpanosta. Tehtävä perustuu seuraaviin lainkohtiin: KL 10:1 määrää, että kirkkoneuvosto huolehtii kirkkovaltuuston päätösten täytäntöönpanosta; KL 10:6 määrää, että kirkkoneuvoston tehtävänä on kirkkovaltuuston päätösten laillisuusvalvonta. Jos kirkkoneuvosto katsoo, että kirkkovaltuuston päätös on tehty virheellisessä järjestyksessä tai menee valtuuston toimivaltaa ulommaksi taikka muutoin on lainvastainen, kirkkoneuvoston tulee jättää päätös täytäntöön panematta ja syyn tähän ilmoittaen viipymättä saattaa asia valtuuston uudelleen käsiteltäväksi. Yhteinen kirkkovaltuusto teki kokouksessaan 3.6.2009 seuraavat päätökset: 25 Kouvolan seurakuntayhtymän henkilöstöstrategia Vahvistettiin Kouvolan seurakuntayhtymän henkilöstöstrategia yhteisen kirkkoneuvoston esityksen mukaisesti. 26 Virkasäännön hyväksyminen Hyväksyttiin Kouvolan seurakuntayhtymän virkasääntö yhteisen kirkkoneuvoston esityksen mukaisesti ja päätettiin lähettää se Mikkelin hiippakunnan tuomiokapitulin vahvistettavaksi 27 Sopimus sairaanhoidon järjestämisestä Päätettiin, että Kirkon sopimusvaltuuskunnan ja pääsopijajärjestöjen hyväksymä sopimus sairaanhoidon järjestämisestä hyväksytään ja että sitä sovelletaan Kouvolan seurakuntayhtymässä 1.5.2009 alkaen ja että vastaavat seurakuntakohtaiset sopimukset samalla katsotaan päättyneiksi. 28 Eräiden suositussopimusten vahvistaminen Vahvistettiin suositussopimus suojavaatetuksesta seurakunnassa, suositussopimus työpaikkaruokailusta seurakunnassa ja suositussopimus hoitoon ohjaamisesta seurakunnassa.
PÖYTÄKIRJA 7/2009 4 (16) 29 Kouvolan seurakuntayhtymän siirtymäkauden strategia vuosille 2009-2011 Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyi yhteisen kirkkoneuvoston esittämän Kouvolan seurakuntayhtymän strategian 2009 2010. 30 Kouvolan seurakuntayhtymän sinettileimasin Hyväksyttiin yhteisen kirkkoneuvoston esittämä Kouvolan seurakuntayhtymän sinettileimasin ja päätettiin lähettää se edelleen Mikkelin hiippakunnan tuomiokapitulin vahvistettavaksi. 31 Tilintarkastajien valinta Päätettiin valita taloussäännön 29 :n mukaisesti toimikaudeksi 2009 2010 kolme tilintarkastajaa seuraavasti: 1. Tilintarkastusyhteisöksi valittiin yksimielisesti KPMG Kunta Oy, joka on nimennyt vastaavaksi tilintarkastajaksi JHTT, KHT Kaija Pakkasen ja hänen varalleen varatilintarkastajaksi JHTT Esko Säilän. 2. Varsinaisiksi tilintarkastajiksi valittiin yksimielisesti HTM-tilintarkastaja Asko Hiltunen Kouvolasta ja ylikamreeri Seppo Hakalin Kuusankoskelta. Varatilintarkastajiksi valittiin yksimielisesti Ritva Pilli Anjalankoskelta ja Helena Mettälä-Hasu Valkealasta. 3. Puheenjohtajaksi nimettiin Kaija Pakkanen. 32 Kouvolan ev.lut. seurakuntien toimintakertomukset ja tilinpäätökset vuodelta 2008 Seurakuntien tilinpäätökset vuodelta 2008 käsiteltiin kukin erikseen. Yhteinen kirkkovaltuusto hyväksyi yksimielisesti Kouvolan ev.lut. seurakuntien toimintakertomukset ja tilinpäätökset vuodelta 2008 ja päätti, että tilikauden nettoylijäämä 142 499,99 euroa kirjataan Kouvolan seurakuntayhtymän muun oman pääoman yli- /alijäämän tilille ja, että hautainhoitorahastojen nettoalijäämä -107 605,16 euroa kirjataan Kouvolan seurakuntayhtymän hautainhoitorahaston oman pääoman yli-/alijäämän tilille sekä myönsi vastuuvapauden Anjalankosken, Elimäen, Jaalan, Kouvolan, Kuusankosken sekä Valkealan seurakunnan hallintoa ja taloutta hoitaneille tilivelvollisille toimintavuodelta 2008. Lisäksi jätettiin valmistelua varten seuraavat aloitteet (34 ): Jussi Raukko jätti 3.6.2009 päivätyn yhdeksän henkilön allekirjoittaman aloitteen krematorion rakentamisesta Kouvolan seurakuntayhtymän alueelle. Hannele Viljakainen jätti 3.6.2009 päivätyn viidentoista henkilön allekirjoittaman aloitteen nuorisovaltuuston perustamisesta seurakuntayhtymään.
PÖYTÄKIRJA 7/2009 5 (16) Arto Sahamies jätti 3.6.2009 päivätyn viiden henkilön allekirjoittaman seurakuntayhtymän kiinteistöjen äänentoistolaitteita koskevan aloitteen. Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto toteaa, että yhteisen kirkkovaltuuston päätökset ovat syntyneet laillisesti ja ne ovat täytäntöönpanokelpoiset. Merkitään, että aloitteet on pantu valmisteluun. Käsittely: Kiinteistöpäällikkö Jukka Reijo on toimittanut yhteiselle kirkkoneuvostolle ja edelleen yhteisen kirkkovaltuuston tiedoksi seuraavan vastauksen Arto Sahamiehen aloitteeseen seurakuntayhtymän kiinteistöjen äänentoistolaitteista: VALTUUTETTU ARTO SAHAMIEHEN VALTUUSTOALOITE SEURAKUNTAYHTYMÄN KIINTEISTÖJEN ÄÄNENTOISTOLAITTEISTA Valtuutettu Arto Sahamies jätti 3.6.2009 päivätyn viiden henkilön allekirjoittaman seurakuntayhtymän kiinteistöjen äänentoistolaitteita koskevan aloitteen: Seurakunnan yksi tärkeistä tehtävistä on julistaa evankeliumia, jotta syntyisi usko Jumalaan. Paavalin kirjeessä roomalaisille (Room.10;17) sanotaan puolestaan, että usko syntyy kuulemisesta. Jumalan Sanan kuuleminen on uskon vahvistumisen ja syntymisen kannalta välttämätön tekijä, siksi on tärkeää, että seurakuntayhtymän kiinteistöissä on riittävän laadukkaat äänentoistolaitteet. Lisäksi äänentoistolaitteita on osattava käyttää, jotta julistettu Sana tulee kuulluksi. Siksi me allekirjoittaneet valtuutetut ehdotammekin, että seurakuntayhtymä ryhtyy pikaisiin toimenpiteisiin asian kuntoon saattamiseksi tarkistamalla, että seurakuntayhtymän kiinteistöissä on asiaankuuluvat äänentoistolaitteet ja tarvittaessa hankkii uudet. Lisäksi henkilökunta tulee kouluttaa käyttämään äänentoistolaitteistoa. Kirkkovaltuusto päätti lähettää aloitteen valmisteluun. Seurakuntayhtymää perustettaessa kiinteistöpalvelujen henkilökunnalle tehtiin kysely heidän työtehtävistään ja erikoisosaamisistaan. Jaalan kirkon suntio Juha Tanska toi esille yhtymää perustettaessa oman erikoisosaamisensa äänentoistolaitteisiin. Juha Tanska on aikaisemmin tehnyt mm. äänentoistojärjestelmien suunnittelua ja asennuksia erilaisiin tiloihin. Suntion tehtävien ohella Juha Tanska toimii Kouvolan seurakuntayhtymässä äänentoistolaitteiden asiantuntijana. Hän on tehnyt kartoituksen seurakuntayhtymän kirkkojen ja seurakuntasalien äänentoistoista. Kartoituksessa on selvitetty ongelmat ja ratkaisut. Lisäksi on laadittu yhteenveto tarvittavista hankinnoista aikatauluineen. Talousarvion laadinnassa ja viiden vuoden investointi / hankintasuunnitelmassa on mahdollisuuksien mukaan otettu huomioon äänentoiston kartoituksessa esille tulleita hankintoja.
PÖYTÄKIRJA 7/2009 6 (16) Kiinteistöpäällikön esitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedoksi ja saattaa sen yhteisen kirkkovaltuuston tiedoksi. Hyväksyttiin hallintojohtajan päätösesitys ja merkittiin tiedoksi kiinteistöpäällikön selvitys, joka päätettiin lähettää kirkkovaltuustolle tiedoksi. Pöytäkirjaan liitettiin Juha Tanskan tekemä kartoitus Kouvolan seurakuntayhtymän ja seurakuntasalien äänentoistosta. 122 Seurakuntayhtymän sinetin vahvistaminen Mikkelin hiippakunnan tuomiokapituli ilmoittaa kirjeellään 28.7.2009, asianro 2009-00143, että se on vahvistanut virastojen sineteistä annetun valtioneuvoston päätöksen (185/1985) 17 :n nojalla Kouvolan seurakuntayhtymän kirkkovaltuuston 3.6.2009, 30, tekemän päätöksen Kouvolan seurakuntayhtymän sinetistä. Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedokseen saatetuksi ja lähettää sen edelleen yhteiselle kirkkovaltuustolle tiedoksi. Hyväksyttiin hallintojohtajan päätösesitys. 123 Kiinteistö Oy Kukkuramäen hallinnon järjestäminen Kouvolan kaupungin Jokelan kylässä sijaitsevaa K35-T2 nimistä tilaa RN:o 31:1 ja sillä olevia kahta rakennusta hallitsevan Kiinteistö Oy Kukkuramäen yhtiökokous päätti 27.3.2009 esittää, että koska yhtiön koko osakekanta on 1.1.2009 lukien siirtynyt Valkealan seurakunnalta Kouvolan seurakuntayhtymälle, yhteinen kirkkoneuvosto nimeäisi yhtiön hallituksen jäsenet ja tilintarkastajat. Yhtiön toimitusjohtajana on toiminut Reino Niveri 30.6.2009 saakka. Hallituksen muina jäseninä ovat toimikautena 2008 olleet Juha Vainikka ja Keijo Kouvonen. Tilintarkastajina toimivat Anton Kujala ja Birgit Koskela. Yhtiöjärjestys on liitteenä 1. Yhtiöjärjestyksen 9 :n mukaan hallitukseen kuuluu kolme varsinaista jäsentä ja yksi varajäsen. Hallituksen tehtävänä on valita keskuudestaan puheenjohtaja sekä yhtiölle toimitusjohtaja. Koska yhtiökokouksen tehtävänä on yhtiöjärjestyksen 16 :n mukaan suorittaa hallituksen jäsenten ja varajäsenen vaali ja valita tilintarkastajat, on pidettävä ylimääräinen yhtiökokous tätä tarkoitusta varten. Aiemmin valitun hallituksen toimikausi jatkuu siihen saakka, kunnes uusi on valittu. Käytännön syistä yhtiölle on myös määrättävä pikaisesti väliaikainen toimitusjohtaja.
PÖYTÄKIRJA 7/2009 7 (16) Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto valitsee henkilöt toimittamaan Kiinteistö Oy Kukkuramäen ylimääräisen yhtiökokouksen, jossa toimitetaan yhtiön hallituksen jäsenten ja varajäsenen vaali sekä valitaan tilintarkastajat toimikaudeksi 2009. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää myös määrätä kiinteistöpäällikkö Jukka Reijon hoitamaan väliaikaisesti yhtiön toimitusjohtajan tehtäviä. Yhteinen kirkkoneuvosto valitsi yksimielisesti kirkkoneuvoston jäsenet Leena Mänttärin, ja Risto Rasimuksen sekä kiinteistöpäällikkö Jukka Reijon toimittamaan Kiinteistö Oy Kukkuranmäen ylimääräisen yhtiökokouksen, jossa toimitetaan yhtiön hallituksen jäsenten ja varajäsenen vaali sekä valitaan tilintarkastajat toimikaudeksi 2009. Kiinteistöpäällikkö Jukka Reijo määrättiin väliaikaisesti hoitamaan yhtiön toimitusjohtajan tehtäviä. 124 Kuusankosken ja Kouvolan seurakuntakeskusten toimistotilojen korjaustyöt valmistuneet Yhteinen kirkkoneuvosto perusti kokouksessaan 4.12.2008 rakennustoimikunnan saattamaan Kuusankosken ja Kouvolan seurakuntakeskusten toimistotilojen korjaustyöhanke valmiiksi vuoden 2009 kesään mennessä. Rakennustoimikunnan puheenjohtajaksi valittiin Markku Lehtinen. Rakennustoimikunnan tehtävänä oli rakentamisen edellytysten varmistaminen, organisointi ja valvonta. Toimikunta seurasi aikataulujen toteutumista, koordinoi eri osapuolten tehtävät ja seurasi yhteistoiminnan sujumista sekä valvoi rakennustyön toteutumista. Rakennustoimikunta piti tarvittaessa omia kokouksia ja osallistui työmaakokouksiin. Rakennustoimikunta piti rakennushankkeen aikana 8 kokousta ja osallistui työmaakokouksiin, vastaanottotarkastukseen sekä taloudelliseen loppuselvitykseen yhteensä 9 kertaa. Toimistotilojen korjaustyöt pysyivät laaditussa aikataulussa ja työt valmistuivat toukokuun loppuun mennessä. Myös toimistotilojen korjaustyökustannukset ovat pysyneet laaditussa kustannusarviossa. Kiinteistöpäällikkö selostaa lopulliset kustannukset kokouksessa. Rakennustoimikunta päätti kokouksessaan 10.6.2009, että yhteiselle kirkkoneuvostolle viedään tiedoksi, että rakennustoimikunta on saanut työnsä valmiiksi. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedokseen saatetuksi. Merkittiin tiedoksi.
PÖYTÄKIRJA 7/2009 8 (16) 125 Kuusankosken Vanhan Seurakuntatalon korjaustyöt valmistuneet Kuusankosken seurakunta aloitti Valtakadun varrella sijaitsevan Seurakuntatalon korjaustyöt marraskuun lopulla 2008. Koska korjaustöille ei ollut perustettu varsinaista rakennustoimikuntaa, sovittiin seurakuntayhtymän aloittaessa toimintansa vuoden 2009 alussa, että Kuusankosken ja Kouvolan toimistotilojen korjaustöiden rakennustoimikunta toimii myös Kuusankosken vanhan seurakuntatalon korjaustöiden rakennustoimikuntana. Rakennustoimikuntaan kuuluivat seuraavat henkilöt: Markku Lehtinen pj, Esko Niemelä, Jussi Raukko, Irma Ratasvuori, Olli Johansson, Markku Paavola, Jukka Reijo, Anssi Arola, Ari Salminen sekä Matti Mustikkamaa. Korjaustöiden valvojana sekä toimikunnan sihteerinä toimi Raimo Kajander. Rakennustoimikunnan tehtävänä oli rakentamisen edellytysten varmistaminen, organisointi ja valvonta. Toimikunta seurasi aikataulujen toteutumista, koordinoi eri osapuolten tehtävät ja seurasi yhteistoiminnan sujumista sekä valvoi rakennustyön toteutumista. Rakennustoimikunta piti tarvittaessa omia kokouksia ja osallistui työmaakokouksiin ja vastaanottotarkastuksiin. Vanhan seurakuntatalon sisäpuolen korjaustyöt valmistuivat huhtikuun loppuun mennessä ja pihatyöt kesäkuun puoliväliin mennessä. Rakennustoimikunta on saanut työnsä valmiiksi. Kiinteistöpäällikkö esittelee lopulliset kustannukset kokouksessa. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedokseen saatetuksi. Käsittely: Kiinteistöpäällikkö Jukka Reijo esitteli lopulliset kustannukset kokouksessa. Kustannukset yhteensä ovat 765.059,16 (sis. alv 22 %). Budjetoitu oli 700.000,00 (sis. alv 22 %). Kiinteistöpäällikön uusi päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedokseen saatetuksi ja päättää esittää yhteisen kirkkovaltuuston hyväksyttäväksi 65.059,00 euron määrärahan ylitystä. Hyväksyttiin kiinteistöpäällikön uusi päätösesitys. 126 Sähköenergian hankinta 2010-2011 Kouvolan seurakuntayhtymällä on sähköntoimitus 91 käyttöpaikkaan ja sähkönkulutus on noin 3500 MWh vuodessa.
PÖYTÄKIRJA 7/2009 9 (16) Kouvolan seurakuntayhtymä on kilpailuttanut ja tehnyt yhteistyösopimuksen 20.3.2009 Skapat Energia Oy:n kanssa sähkönhankintapalvelujen toimittamisesta. Skapat Energia Oy pyysi tarjoukset sähkön oston puitesopimuksesta ajalle 1.1.2010 31.12.2011. Puitesopimuksessa määritellään hintamekanismi ja marginaali. Päätöksenteon perusteet tarjoukselle ovat kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous (hinta 98 %, taloudelliset ja tekniset edellytykset 2 %). Hankintailmoitus julkaistiin julkishankintalain mukaisesti sähköisellä ilmoitustaululla Hilmassa 27.4.2009. Tarjousten viimeinen palautuspäivä oli 26.6.2009 klo 12.00. Määräaikaan mennessä saapui seitsemältä sähkönmyyjältä tarjous. Skapat Energia Oy avasi tarjoukset, laati pöytäkirjan, tutki tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden sekä suoritti tarjousten vertailun. Tuloksien ja johtopäätöksien perusteella Skapat Energia Oy suosittelee Kouvolan seurakuntayhtymän sähköntoimittajaksi ajalle 1.1.2010 31.12.2011 KSS Energia Oy:tä. Perusteluina suositukselle on, että KSS Energia Oy:n tarjous on kokonaistaloudellisesti edullisin kun otetaan huomioon tarjouspyynnössä esitetyt valintaperusteet. Skapat Energia Oy:n laatima selvitys sähkönhankinnasta, hankintailmoitus, avauspöytäkirja sekä marginaalien vertailut ovat liitteenä 2. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää valita Kouvolan seurakuntayhtymän sähköntoimittajaksi ajalle 1.1.2010 31.12.2011 kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättäneen KSS Energia Oy:n. Hyväksyttiin kiinteistöpäällikön päätösesitys. 127 Kirkkohallituksen lausuntopyyntö yhteiselle kirkkoneuvostolle HeTa -hankkeesta Kirkkohallitus pyytää yleiskirjeellään nro 24/28.5.2009 seurakuntien lausuntoa viimeistään 15.9.2009 mennessä kirkon oman talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (HeTa) perustamisesta. Lausunto annetaan erityisellä sähköisellä lomakkeella vastaamalla alla oleviin kysymyksiin. HeTa hanketta on aiemmin käsitelty mm. yhteisessä kirkkoneuvostossa 16.4.2009 ja tiedotustilaisuudessa Mikkelissä 13.5.2009. Runsaasti lisätietoja löytyy internet-sivustolta http://www.evl.fi/hyvatkaytannot, johon kehotetaan tutustumaan. Lisätietoja antaa tarvittaessa myös kirkkohallituksen projektipäällikkö Anne Saloniemi, puh. 050 440 9044, anne.saloniemi@evl.fi. Asiaa on valmisteltu yhdessä talous- ja henkilöstöpalvelujen työntekijöiden kanssa. Seuraavassa on esitetty kirkkohallituksen kysymykset ja ehdotukset vastauksiksi:
PÖYTÄKIRJA 7/2009 10 (16) 1) Suunnitelma Kirkollishallinnon henkilöstö- ja taloushallinnossa on tehtäviä, joita voidaan menestyksekkäästi hoitaa keskitetysti. Suunnitteilla on kaikkien kirkon talousyksiköiden palkanlaskentaan ja kirjanpitoon liittyvien tehtävien keskittäminen yhden organisaation hoidettavaksi. Keskitettyyn hoitoon siirtyisivät kirjanpidosta ja palkanlaskennasta ne tehtävät, jotka jo nyt voitaisiin ulkoistaa. Palvelujen käyttäjät saisivat käyttöönsä Kirkon keskusrahaston hankkiman tietojärjestelmän ja tietojen siirto tapahtuisi sähköisesti. Palvelukeskukseen siirtyisi seurakunnista osaavaa henkilökuntaa vanhoina työntekijöinä. a) Onko mielestänne palvelukeskusmalli soveltuva henkilöstö- ja taloushallinnon työn osien keskittämiseksi ja työn kokonaiskehittämiseksi? Kyllä / Ei Perustelut: Palvelukeskusmallissa hyödyt suurten ja suurehkojen seurakuntien kohdalla ovat ilmeiset. Olisi resurssien hukkakäyttöä kehittää talousyksiköittäin samoja tehtäviä toisistaan riippumatta. Henkilöstösäästöjen puolesta tilanne saattaa etenkin pienissä yksiköissä kuitenkin olla kyseenalainen, sillä seurakunnissa on joka tapauksessa oltava myös jatkossa taloushallinnosta vastaava viranhaltija tai viranhaltijoita. Epävarmaa on myös väite, että seurakuntien muiden työntekijöiden työ helpottuisi, kun laskut kulkevat sähköisesti. Kouvolassa tähän on siirrytty, mutta käytäntö osoittaa, ettei työn helpottumista ole havaittavissa. Tämä tulee varmasti myös olemaan yksi iso kompastuskivi HeTa:ssa, jollei siihen etukäteen osata riittävästi varautua ja asennoitua. b) Onko seurakuntataloutenne halukas käyttämään palvelukeskuksen palveluja? Kyllä / Ei Perustelut: Palvelukeskuksen mahdollisesti toteutuessa Kouvolan seurakuntayhtymä on halukas käyttämään palveluyksikön palveluja. Muutokseen sitoutuminen ja siirtymävaiheen henkilöstöresurssit tulee kuitenkin ottaa huomioon. Kouvolassa uuden seurakuntayhtymän siirtymävaihe on vielä kesken. Lähivuosina näistä palveluyksiköistä ei Kouvolan seurakuntayhtymässä ole monia henkilöitä siirtymässä eläkkeelle, joten edellytämme henkilöstölle järjestyvän työpaikat HeTa-toimistossa. c) Seurakuntien taloudellinen tilanne tulee kiistatta heikkenemään. Mikäli ette ole halukas käyttämään palvelukeskuksen palveluja, miten järjestätte kirjanpidon ja palkanlaskennan tulevaisuudessa, ottaen huomioon taloutta hoitavien henkilöiden eläköitymisen? Vastaus: Mikäli tilanne jatkuu ennallaan, nykyiset ohjelmat ja nykyinen henkilöstö hoitavat tehtävänsä. Henkilöstöä voidaan jossain määrin mahdollisesti vähentää yhtymän siirtymävaiheen päätyttyä luonnollisen poistuman kautta. 2) Lakimuutos ja organisointi Tarkoitus on järjestää uudelleen talous- ja henkilöstöhallinnon tehtäviä siten, että seurakunnat siirtyvät käyttämään kirkon yhteistä sovellusta, jonka kirkon keskusrahasto hankkii. Lakimuutosehdotuksessa esitetään, että kirkkohallituksen tehtäväksi siirtyvät seurakuntien, seurakuntayhtymien, hiippakuntien ja kirkon keskusrahaston kirjanpito,
PÖYTÄKIRJA 7/2009 11 (16) ostolaskut, ostoreskontra, myyntilaskut, myyntireskontra, käyttöomaisuuskirjanpito, palkanlaskenta, matka- ja kululaskut ja niihin liittyvän maksuliikenteen hoito. Kirkon palvelukeskus toimii kirkkohallituksen erillisyksikkönä, jota johtaa johtokunta. Kirkkohallitus siirtää toimivaltaansa kirjanpitoa ja palkanlaskentaa koskevissa asioissa sekä näitä tehtäviä hoitavien työntekijöiden valinnassa johtokunnalle. Johtokunta koostuu puheenjohtajasta ja vähintään 6 ja enintään 10 muusta jäsenestä. Johtokunnan jäsenten tulee olla taloudenhoitoon perehtyneitä kirkon jäseniä. Jäsenistä vähintään kolmannes tulee nimittää seurakuntatalouksien talousjohdosta. Kirkolliskokous päättää edellä mainittujen tehtävien hoidon palvelumaksuista. Siirtymiseen tulee usean vuoden siirtymävaihe. Ne seurakunnat, joissa eläkeratkaisut ovat käsillä, ovat etusijalla. Tavoitteena on, että toiminta voidaan aloittaa vuonna 2011. Onko lakimuutosehdotus ja organisointimalli mielestänne hyväksyttävissä? Kyllä / Ei Perustelut: Lakiehdotuksen puutteina voitaisiin mainita mm. seuraavia: - Johtokunnassa tulee seurakuntatalouksien ammattihenkilöstön edustus olla suurempi kuin kolmannes. Nykytilanteessa kyseiset toiminnot ovat käytännöllisesti katsoen kokonaan kyseisen ammattiryhmän hoidossa, joten tämä asiantuntemus on säilytettävä vahvana myös valtakunnallisessa järjestelmässä. - Toiminnan aloittaminen vuonna 2011 on liian aikainen. Se ajoittuu samaan aikaan kuin seurakuntien jäsenluetteloa ylläpitävän Kirjuri-järjestelmän tulisi käynnistyä. Tämä puolestaan on edellyttänyt seurakuntien IT-järjestelmien yhtenäistämisen ja organisoinnin hiippakunnittain ns. IT-alueiksi. Näiden suurten hankkeiden samanaikainen käynnistäminen aiheuttaa seurakunnissa runsaasti ylimääräistä työtä, mikä voitaisiin tasoittaa myöhemmällä ajoittamisella. Toinen syy on Kouvolassa ja useissa muissa seurakuntatalouksissa toteutetut hallinnonuudistukset, joiden siirtymävaiheet ovat vielä menossa. - Järjestelmä tulisi pilotoinnin jälkeen kuitenkin käynnistää mahdollisimman samanaikaisesti kaikissa seurakunnissa, jotta kustannussäästöt olisivat parhaat mahdolliset. 3) Palvelukeskuksen toimipisteiden sijainti Palvelukeskuksen toimipistemäärässä tavoitteena on 6 toimipistettä, jossa yhdessä sijaitsee palvelukeskuksen johto. Toimipisteet tulee sijoittaa paikkakunnille, joissa työntekijöiden saanti on tulevaisuudessa turvattu. Paikkakunnan vuokratasolla on merkitystä. Hyvät kulkuyhteydet ovat tärkeitä. Työntekijöitä tulee jokaiseen toimipisteeseen useita kymmeniä. Mikä paikkakunta olisi mielestänne palvelukeskuksen toimipisteeksi teille sopivin? Ehdotus: Kouvola Perustelut: Kouvola sijaitsee joka ilmansuunnasta hyvien kulkuyhteyksien varrella. Kiinteistöjen ja asuntojen hinnat ja vuokrataso Kouvolassa ovat maan keskitasoa alhaisemmat. Kouvolan seurakuntayhtymässä on alan asiantuntevaa henkilöstöä, jolle on peruskorjattu uudet toimivat työtilat keväällä 2009. Henkilöstöstä suuri osa lienee valmis toimimaan HeTa toimiston työntekijöinä. Myös jatkossa vahva väestöpohja ja paikalliset oppilaitokset turvaavat ammattihenkilöstön saatavuuden.
PÖYTÄKIRJA 7/2009 12 (16) 4) Tilat Eri toimipisteiden toiminnan alkaminen voidaan porrastaa siirtymävaiheen aikana. a) Onko teillä käytössänne toimipisteelle soveltuvia tiloja vuokrattavaksi? Kyllä / Ei b) Lyhyt selostus vuokrattavista tiloista: Tarjottavat tilat sijaitsevat Kuusankosken seurakuntakeskuksessa Kouvolan kaupungissa vuonna 1982 valmistuneessa ja vuonna 2009 peruskorjatussa rakennuksessa sen kahdessa kerroksessa, jonne on oma sisäänkäynti. Toimistohuoneita tähän tarkoitukseen on nyt n. 15 työntekijälle sosiaali- ja neuvottelutiloineen. Tilat sijaitsevat vierekkäin. Rakennuspiirustukset voidaan toimittaa tarvittaessa. Kevyellä korjauksella tiloja voidaan muuntaa tarpeen mukaan. 5) Pilotointi Toiminnan alkuvaiheessa tarvitaan seurakuntia mukaan nk. pilottiasiakkaiksi, joiden kanssa palvelujen käynnistys tapahtuu yhteistyössä. Pilotoinnin avulla selvitetään työprosessien kriittiset kohdat, joita korjataan ja hiotaan. Samalla pystymme tarkentamaan palvelun siirtymiseen liittyvän koulutuksen riittävyyden. Pilottiseurakunnat ovat osana palvelukeskuksen perustamista, joten heidän työmääränsä tullaan huomioimaan palvelukeskusmaksuissa. Oletteko halukkaita toimimaan pilottina? Kyllä / Ei Mahdollisesti halukkuutta toimia pilottina on, jos lakimuutos siirtyy myöhemmäksi kuin suunniteltu nykyinen aikataulu. Kouvolan seurakuntayhtymän käynnistykseen liittyvä siirtymäkausi on luonut tiettyjä paineita työhön. Emme toivo yhtäaikaisesti monta muutosta. 6) Mitä muuta haluatte sanoa? Vastaus: Mielestämme HeTa- hanke ja kirkon IT-alueiden organisointi tulisi yhdistää molemmat kirkkohallituksen alaisuuteen. Tätä asiaa ei kirkkohallituksessa liene pohdittu riittävästi. On resurssien hukkakäyttöä, että seurakunnat erikseen keskinäisillä sopimuksilla hoitavat it-alueet ja kirkkohallitus sitten tästä riippumatta HeTa-toimistojen hallinnoinnin. Nämä palvelutoimistothan tulevat olemaan varsin suuria it-palvelujen käyttäjiä. Mielestämme ei ole tarkoituksenmukaista perustaa niitä varten omaa erillistä itjärjestelmää, kun kirkon it-alueet on muodostettu. Kouvolan seurakuntayhtymä on valittu Mikkelin hiippakunnan it-alueen isäntäseurakunnaksi. Järkevää olisikin, että myös paikallinen HeTa-toimisto sijoittuisi Kouvolaan, jolloin moderni ja toimiva kirkon itpalvelukeskus olisi lähellä, ja helposti yhdistettävissä samaan organisaatioon.
PÖYTÄKIRJA 7/2009 13 (16) Hallintojohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto antaa edellä kerrotut vastaukset kirkkohallitukselle. Hyväksyttiin hallintojohtajan päätösesitys. Merkittiin, että varapuheenjohtaja Risto Rasimus siirtyi johtamaan puhetta :ien 128 130 ajaksi. 128 Yleishyödyllisten yhdistysten toimitilavuokrat Kouvolan seurakunnissa toimii yleishyödyllisiä yhdistyksiä, jotka ovat säännöllisesti ja usein viikoittain kokoontuneet seurakuntien tiloissa. Näiden yhdistysten toiminta on täydentänyt seurakuntien toimintaa, vaikka ei ole luonteeltaan ollutkaan hengellistä. Kokoontumiset ovat seurakunnissa sijoittuneet kiinteistöjen vapaaseen käyttöasteeseen. Monet yhdistyksistä toimivat vähäisillä vuotuisilla talousarvioilla, eikä niillä ole mahdollisuutta suorittaa yhteisen kirkkoneuvoston 16.4.2009 vahvistamaa hinnoittelua: E) Erilaisten yhdistysten jne. järjestämistä, säännöllistä toimintaa koskevista tilojen käytöstä peritään tuntivuokrana 10 + alv 22 %. Tätä koskien useat järjestöt ovat lähestyneet asiassa. Kouvolan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston johtosäännön 20 mukaan yhteisen seurakuntatyön johtajan tehtävänä on päättää kokoontumistiloja ja leiri- ja kurssikeskuksia koskevista maksuista poikkeamisesta erityisestä syystä. Erityisen syyn muodostaa ko. asiassa toiminnan yhteistyömäinen jatkuminen seurakuntien tiloissa. Seuraava yhteisen seurakuntatyön johtajan laatima sovellettu hinnoittelu perustuu viikko- ja päivätoimintaan kohdistuviin jo olemassa oleviin paikkakunnan järjestöjen kokoontumisiin, jotka eivät ole seurakuntien omaksi katsomaa toimintaa ja jotka eivät vaadi seurakuntien oman työvoiman tuntityöajan ylittävää lisäkäyttöä (esim. ovien avaamisen, keittiöpalvelujen yms. suhteen). Mahdollisen lisätyövoiman hinnoittelun määrittää näissäkin tapauksissa kiinteistöpalvelut. Tämän hinnoittelun perustana on kuitenkin kattaa osittain toimitilojen siivous- ja järjestely- sekä käyttökustannuksia viikoittaisten kokoontumisten suhteen. 1) Yhdistykset, paikallisosaston talousarvio alle 5 000 e/v Yhdistykset (esim. AA, Martat, eläkeläisjärjestöt yms.) toimipaikkaa kohden 40 e + alv/täysi kk ja 20 e + alv/osittainen kk 2) Yhdistykset, talousarvio yli 5 000 e/v Yhdistykset (esim. musiikkiopisto) toimipaikkaa kohden 70 e + alv/täysi kk ja 35 e + alv/osittainen kk
PÖYTÄKIRJA 7/2009 14 (16) Yhteisen seurakuntatyön johtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee viranhaltijapäätöksen tiedokseen saatetuksi. Merkittiin tiedoksi. 129 Kirkollisvalitukset seurakuntalehden kustannussopimuksista Seuraavat oikaisuvaatimukset, jotka koskevat yhteisen kirkkoneuvoston päätöstä 100 /11.6.2009, on vastaanotettu (liite 3): Sanoma Lehtimedia Oy/Kouvolan Sanomat 26.6.2009, Mainostoimisto Selekti 30.6.2009. Oikaisuvaatimuksissa on vaadittu Seurakunta lehden toteutusta vuonna 2010 koskeneen asian uudelleen käsittelyä tarjouspyynnöstä poikkeavin uusin perustein. Mainostoimisto Selekti viittaa seurakuntayhtymälle tuloutuviin ilmoitusmyyntituottoihin ja siihen, että tarjoajat on asetettu eriarvoiseen asemaan ilmoitusmyynnin osalta. Oikaisuvaatimuksessaan Sanoma Lehtimedia Oy/Kouvolan Sanomat viittaa kustannettavan seurakuntalehden jakelutapaan ja jakelutapojen laatuerojen vertailuun. Hankinnan lähtökohta oli, että hankintayksikön päätäntävallassa on valita tarkoituksenmukaiset menettelytavat tarjouspyynnön laatukriteerien ja jakelutavan suhteen. Kouvolan Sanomien oikaisuvaatimuksen toisessa kohdassa pyydetään lisäselvitystä seurakuntalehden ilmoitusmyynnin tuloutumisesta. Kyseisessä asiassa kirkollisvalitus oikaisuvaatimuksineen voidaan osoittaa vain hallintomenettelyn laillisuuteen. Kun kyseiset oikaisuvaatimukset eivät koske asian hallintomenettelyn laillisuutta, yhteinen kirkkoneuvosto ei voi ottaa niitä käsittelyyn tarjousten hyväksymistä tai hankintapäätöstä koskevilta osiltaan, sillä tämän asian tutkiminen kuuluu markkinaoikeudelle, jolle valitukset olisi tullut saattaa vireille. Hankintalain 77 :n mukainen oikaisuvaatimusohje oli liitetty päätöstä koskevaan pöytäkirjanotteeseen. Kun kirkollisen viranomaisen päätöksestä voi tehdä kirkkolain mukaisen oikaisuvaatimuksen, on otettava huomioon, että markkinaoikeudelle tehtävän hakemuksen vireillepanon edellytyksiä ei ole sidottu siihen, että hankintapäätöksestä tehdään kirkkolain mukainen oikaisuvaatimus. Oikaisuvaatimuksen tekeminen ei siirrä määräaikaa, jossa hakemus markkinaoikeudelle on tehtävä, ks. KHO:n ennakkoratkaisu 2004:51. Yhteisen seurakuntatyön johtajan päätösesitys: Koska oikaisuvaatimuksissa ei ole esitetty huomautuksia asian hallintomenettelyn laillisuuteen tai käsittelyjärjestykseen, yhteinen kirkkoneuvosto pitäytyy päätöksessään 100/11.6.2009.
PÖYTÄKIRJA 7/2009 15 (16) Hyväksyttiin yhteisen seurakuntatyön johtajan päätösesitys. 130 Kirkollisveron vapautushakemus 131 Ilmoitusasioita 132 Muut asiat LUOTTAMUKSELLINEN Julkisuuslaki 24 ; kohta 23 Merkittiin, että puhetta ryhtyi johtamaan Juhani Huovila. Puheenjohtaja ilmoitti, että 3.10.2009 Kouvolassa pidettävään luottamushenkilöiden neuvottelupäivään tulee ilmoittautua 20.9.2009 mennessä hallintopalvelujen toimistoon joko Asta Saikkoselle tai Kirsi Valapurolle. Asiasta lähetetään myös kirkkovaltuuston jäsenille tiedote. Risto Rasimus totesi, että Luottamushenkilöiden palkkiosäännön mukaan kokouspalkkiot suoritetaan kahdesti vuodessa luottamushenkilön ilmoittamalle pankkitilille. Rasimuksen mukaan palkkioita ei ole vielä maksettu. Puheenjohtaja vastasi Rasimuksen tiedusteluun, että asiaan on kiinnitetty huomiota ja se on vireillä. Merkittiin tiedoksi. Muita asioita ei ollut. 133 Oikaisuvaatimusohjeiden ja valitusosoituksen antaminen Puheenjohtaja antoi oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoituksen, jotka liitettiin pöytäkirjaan (liite 4). 134 Kokouksen päätös Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18.24.
PÖYTÄKIRJA 7/2009 16 (16) Juhani Huovila Risto Rasimus puheenjohtaja puheenjohtaja :t 117 127, 131-134 :t 128 130 Asta Saikkonen sihteeri Pöytäkirjan tarkastus Kouvola 3.9.2009 Kouvola 3.9.2009 Olavi Suutari Päivi Takkinen Pöytäkirja on yleisesti nähtävänä Kouvolan seurakuntayhtymän hallintopalvelujen toimistossa 4.9.2009 17.9.2009. Kuulutus on julkipantuna Anjalankosken, Elimäen, Kouvolan, Kuusankosken ja Valkealan seurakuntien ilmoitustaululla 20.8. 17.9.2009. Juhani Huovila lääninrovasti, yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja