Arkistokoulutus 1. 2.10.2015 Oulu Erityisaineistojen säilyttäminen Veijo Koivula
Erityisaineiston käsite Normaaliaineistona pidetään tekstiasiakirjoja; folio- ja A4-kokoiset asiakirjat, joita säilytetään standardoiduissa koteloissa. Rekisteri- ja tilikirjat, kortistot yms. aineistot on mahdutettu samaan kategoriaan, muu on ollut erityisaineistoa. Erityisaineistoja tulee yhä enemmän arkistojen vastuulle. Arkistolaki koskee paperiasiakirjojen lisäksi kaikkia muitakin tietoaineistoja, jotka ovat syntyneet toiminnan yhteydessä.
Erityisaineiston käsite Kartat, piirustukset, valokuvat ja sähköiset aineistot poikkeavat muodoltaan tekstiasiakirjoista > niiden käsittely ja säilyttäminen edellyttää erikoisosaamista ja -olosuhteita. Mikäli arkistonmuodostajalla on hallussaan erityisaineistoa, sen säilytys, luettelointi ja kuvailu tapahtuu ko. informaatioalan käytäntöjen mukaisesti.
Erityisaineiston arkistointi Erityisaineistoa ovat Kartat Piirustukset Valokuvat Mikrofilmit CD- ja DVD- levyt Äänitteet Filmit Lehtileikkeet
Kartat ja piirustukset Vaaka- ja rullasäilytys tai kotelointi - materiaalista riippuen voidaan taitella koteloon tai säilyttää vaaka-asennossa rullana tai teräslaatikostoissa, joiden vetolaatikot on mitoitettu standardikokoisille (A0 A2) kartoille ja piirustuksille. Laatikostoissa on tavallisesti 5 10 laatikkoa ja niitä voi sijoittaa päällekkäin kuitenkin niin, ettei ylin hylly ole 1½ 2 metriä korkeammalla. Karttojen esiin otto hankaloituu muuten huomattavasti. Samasta syystä yksittäisen laatikon syvyys ei saisi olla suurempi kuin 2 4 cm sille sijoitettavasta materiaalista vähän riippuen. Laatikkojen tulee liikkua kevyesti lyhyemmän sivun suunnassa
Kartat ja piirustukset Laatikkojen etu- ja takaosassa pitää olla läpät, jotka pitävät aineiston paikallaan ja estävät sitä taittumasta Laatikostoissa tulee olla myös lukitusjärjestelmä, joka estää ne irtoamasta laatikoston kehikoista. Kartat ja piirustukset suojustetaan useimmiten arkistoyksiköittäin. Jos ne ovat hyvin huonokuntoisia, on suositeltavaa suojustaa kukin kartta tai piirustus erikseen. Samassa säilytysyksikössä enintään 6 10 karttaa tai piirustusta. Suositeltava karttasuojus on valmistettu neutraalista arkistokääreestä, joka on tukevampaa materiaalia (150 g/m2) kuin aktien suojuksena käytetty arkistokääre.
Kartat ja piirustukset Suojuksena voidaan käyttää myös suurikokoista pankaframe-koteloa
Kartat ja piirustukset Karttalaatikostoja ei tule ahtaa aivan täyteen, koska ajan myötä ne eivät mene yhtä tiiviisti toisiaan vasten kuin uusina, vaan alkavat vaatia lisää elintilaa. Suojuksen kanteen tehdään arkistoluettelon mukaiset nimiömerkinnät, joista näkyvät arkistotunnukset, fyysinen sijoituspaikka ja muut tarpeelliset tiedot. Nimiötiedot tulee tehdä näkyvästi ja mahdollisimman yhtenäisellä tavalla. Rullasäilytys on vaakasäilytyksen vaihtoehto poikkeuksellisen suurille ja pitkille alkuperäiskartoille tai -piirustuksille.
Kartat ja piirustukset Rullasäilytys on laatikkosäilytyksen vaihtoehto poikkeuksellisen suurille ja pitkille alkuperäiskartoille tai -piirustuksille.
Kartat ja piirustukset Kartat ja piirustukset voidaan säilyttää myös rullalla lokerikoissa tai vastaavissa, koska se on tilan ja muun käytön kannalta järkevää. Lyhyenä säilytysaikana isotkaan asiakirjat eivät ehdi kärsiä mainittavasti. Karttoja ja piirustuksia kuljetettaessa ne kääritään usein myös rullalle. Tulee kuitenkin välttää karttojen työntämistä tiukalla rullalla ahtaan pahvisylinterin sisään, josta niiden ulos saaminen on hankalaa. Rullakarttojakin säilytetään vaakaasennossa eikä pystyssä. Haitat: ulkoiset uhat (käyttäjät, tuli, vesi, kosteus)
Kartat ja piirustukset Arvonmääritys - Vain pysyvästi säilytettävät piirustukset tulee viedä päätearkistoon - Karttojen ja piirustusten eriasteiset luonnokset ja ehdotukset (samoin työkartat ja apupiirustukset) eivät ole pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja.
Kartat ja piirustukset Arvonmääritys - Pysyvästi säilytetään viranomaisen vahvistamat ja hyväksymät kartat ja piirustukset, mukaan lukien rakennusten ja rakennelmien loppupiirustukset. Samoin säilytetään pysyvästi viralliset toimituskartat ja niiden alkuperäispiirustukset, esitellyt kartat ja piirustukset, alkuperäissuunnitelmat ja luonnokset sekä niiden liitekartat ja -piirustukset, mikäli niiden informaatio ei sisälly muihin pysyvästi säilytettäviin karttoihin tai piirustuksiin.
Kartat ja piirustukset Arvonmääritys - Erityisiksi suojelukohteiksi määrättyjä rakennuksia, niiden osia ja ympäristöä koskevat kaluste-, työ-, sisustus- ja maisemapiirustukset sekä niihin rinnastettavat erikois- ja detaljipiirustuksetkin säilytetään pysyvästi loppupiirustusten lisäksi. - Kartta- ja piirustusaineiston tuotanto tapahtuu valtaosiltaan sähköisillä välineillä. Pysyvästi säilytettävät kartat ja piirustukset myöhemmin tehtyine muutoksineenkin ovat paperimuodossa.
Valokuvat - Kuvia tulee yleensä muun arkistoaineiston mukana, ts. kuvat ovat osa jotain arkistokokonaisuutta. Niitä saatetaan säilyttää käytännön syistä fyysisesti erillään muusta aineistosta, mutta käsitteellisesti ne ovat osa suurempia kokonaisuuksia. - Tunnistetiedot tehdään kuvan kääntöpuolelle pehmeällä lyijykynällä. Jos paperikopio on vedostettu muovipaperille, merkinnät tehdään kuvan pohjustuskartonkiin tai säilytyspussiin tai - taskuun.
Valokuvat - Tunnistetiedot: > kuvan luokitus / aiheluokka / kuvanumero > aika, milloin kuva on otettu > paikka / tilanne / aihe / tapahtuma > kuvaaja > kuvassa olevien henkilöiden nimet muita mahdollisia tietoja tarvittaessa tietojen antajan nimi ja yhteystiedot
Valokuvat - Valokuvien pitkäaikaissäilytyksen vaatimukset ovat periaatteessa samat kuin muunkin arkistomateriaalin. Valokuvia tulee käsitellä huolellisesti, ne on suojattava valolta ja ilman epäpuhtauksilta arkistokelpoisin materiaalein ja säilytettävä asianmukaisissa tiloissa ja olosuhteissa. - Valokuvia (erityisesti negatiiveja) käsiteltäessä ovat suositeltavia puuvillakäsineet. Valokuvaan tartutaan reunoista. Rasva on kuvien pahin vihollinen. Pöly ja muu irtolika voidaan puhdistaa kuvista ilmanpaineella tai pehmeällä harjalla. Kuviin ei saa koskaan puhaltaa. Kuvien altistus valolle, erityisesti UV-säteilylle, pyritään minimoimaan.
Valokuvat - Valokuvien käsittelyssä ja arkistoinnissa ei saa koskaan käyttää kuulakärkikyniä, kovia lyijykyniä, teippiä, sinitarraa, nastoja, klemmareita, kumirenkaita yms. eikä happamia säilytyskuoria tai kansioita. - Negatiiveja, dioja ja myös paperikopioita voidaan säilyttää paperisissa pusseissa tai taskuissa, jotka ovat happamuudeltaan neutraaleja (PH 6,5 7,5) tai lievästi alkaalisia. Valokuvien säilytysvälineiden arkistokelpoisuutta varten on oma ISO-standardi (ISO 14523). Säilytyspusseissa olevia paperikuvia voidaan säilyttää valokuvia varten tehdyissä arkistokelpoisissa pahvilaatikoissa.
Valokuvat - Säilytysvälineenä voidaan käyttää myös albumia, johon kuvat kiinnitetään kulmakkeilla. Albumin kartonkisivujen välissä tulee olla silkkipaperit. - Negatiivit säilytetään pystyasennossa pienissä arkistokelpoisissa laatikoissa. Dioja varten on olemassa erityisiä säilytyslaatikoita ja -mappeja. Diakaapit eivät ole suositeltavia säilytyspaikkoja, koska kaapin aukaisu valottaa aina kaikki diat.
Valokuvat - Valokuvasta haihtuvat kemikaalit saattavat vahingoittaa toisella tavoin valmistettua kuvaa. Tästä syystä erityyppinen kuva-aineisto tulisi säilyttää eri säilytysvälineissä. Omina kokonaisuuksinaan olisivat siten mustavalkoiset paperikopiot / värilliset paperikopiot / negatiivit (mustavalkoiset ja värinegatiivit erikseen) / lasinegatiivit / nitraattinegatiivit / diat.
Äänitteet Äänitteet, jotka ovat syntyneet kiinteänä osana arkistonmuodostajan toimintaa, ovat asiakirjoja. Äänitallenteiden kuunteleminen edellyttää sopivaa laitetta. Tallenne ja kuuntelulaite muodostavat järjestelmän. Äänitallenteen sisällön säilyminen käyttökelpoisena edellyttää joko kopiointia tai migraatiota. Analogisessa ympäristössä informaation tekninen taso heikkenee jokaisen kopioinnin yhteydessä. Digitaalisessa ympäristössä sitä vastoin ei tapahdu informaation häviämistä. > Analogiset äänitteet tulee pitkäaikaissäilytystä varten siirtää digitaaliseen muotoon.
Äänitteet Suositeltavimpia tallennevälineitä arkistoinnin kannalta ovat CD-R- ja DVD-R -levykkeet, joille tieto tallennetaan digitaalisessa muodossa. Levykkeiden kunto ja käyttökelpoisuus on syytä tarkistaa säännöllisesti noin viiden vuoden välein. Äänitteiden säilytysvälineisiin tulee tehdä tarvittavat tunnistemerkinnät äänitteen identifioimiseksi. Laajemmat kuvailutiedot voidaan esittää arkistoluettelossa tai muussa hakemistossa.
Elokuvat ja videot Elokuvat ja videot ovat äänitteiden tavoin teknistä erityisaineistoa. Elokuvien käsittelyyn ja säilytykseen sovelletaan suurelta osin samoja periaatteita kuin valokuviin. Elokuvan esittämiseen tarvitaan projektori, jonka tyyppi määräytyy filmin leveyden, ääniraidan tyypin sekä rei ityksen mukaan. Yleisin analoginen videoformaatti on VHS. Säilyvyyden kannalta on järkevää siirtää analogista filmiaineistoa digitaaliseen muotoon DVD-levyille.
Elokuvat ja videot Elokuvien ja videoiden säilytysvälineisiin tulee tehdä tarvittavat tunnistemerkinnät filmin/videon identifioimiseksi. Laajemmat kuvailutiedot voidaan esittää arkistoluettelossa tai muussa hakemistossa. Näitä tietoja voivat olla mm. sisällönkuvaus (tiivistelmät, asiasanat, genreluokitukset), tiedot tuottajasta ja tuottamiseen osallistuneista muista tahoista, tuotanto- ja julkaisuajankohta, tekniset tiedot, copyright- ja käyttöoikeustiedot.
Erityisaineiston arkistointi Erityisaineisto luetteloidaan useimmiten erillisluetteloihin Kartoista ja piirustuksista omat luettelot Valokuvista oma luettelointijärjestelmä esim. tunnistetietojen mukaan, henkilön, tapahtuman, kiinteistön tai kuvaajan mukaan