KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 1 Kokousaika Tiistai 14.2.2017 kello 18.00 19.50 Kokouspaikka Kiinteistötoimisto, Verhonkatu 25-27, Hämeenlinna Läsnä Antti Hieta puheenjohtaja Kalervo Aaltonen jäsen Antti Ahonen jäsen (saapui klo 19.34 / 13) Mika Einiö jäsen Liisa Ilonen-Teivonen jäsen Olli Ilomäki jäsen Erkki Jaalama jäsen Tauno Korhonen varajäsen Ida Kosonen jäsen Jorma Lundström jäsen Marja-Leena Nykänen jäsen Erkki Alanen Leena Pietilä Heikki Kilpeläinen Kai Kauppinen Eija Rantala Tuija Niemi-Nikkola ykv pj ykv vpj ykn talousjohtaja kiinteistöpäällikkö kiinteistösihteeri Käsitellyt asiat 1 16 Allekirjoitukset Puheenjohtaja Antti Hieta Sihteeri Tuija Niemi-Nikkola n tarkistus Paikka ja aika Hämeenlinna 20.2.2017 Allekirjoitukset Mika Einiö Kalervo Aaltonen yleisesti nähtävänä Paikka ja aika Hämeenlinnan kirkkoherranvirasto 23.2.- 9.3.2017 Todistaa Talousjohtaja Kai Kauppinen Otteen oikeaksi todistaa:
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 2 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty jäsenille sekä sähköpostina että kirjepostina 9.2.2017. Johtokunnan kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen työjärjestykseksi hyväksyttiin esityslistan mukainen järjestys. 4 ntarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta ntarkastajiksi ja ääntenlaskijoiksi valittiin Mika Einiö ja Kalervo Aaltonen.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 3 5 Johtokunnan sihteerin valinta toimikaudeksi 2017 2018 Johtokunnan kokouksissa pöytäkirjapitäjänä toimii ja sen muistakin sihteerin tehtävistä huolehtii johtokunnan toimikaudekseen valitsema sihteeri. Puheenjohtajan päätösesitys: Johtokunta valitsee itselleen sihteerin toimikaudekseen 2017-2018. Sihteeriksi valittiin yksimielisesti Antti Hiedan ehdottamana kiinteistösihteeri Tuija Niemi-Nikkola.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 4 6 Johtokunnan varapuheenjohtajan valinta toimikaudeksi 2017-2018 Johtokunta valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan toimikaudekseen. Puheenjohtajan päätösesitys: Johtokunta valitsee itselleen varapuheenjohtajan toimikaudekseen 2017 2018. Varapuheenjohtajaksi valittiin yksimielisesti Kalervo Aaltosen ehdottamana Marja-Leena Nykänen.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 5 7 Ilmoitusasiat Asuinhuoneistojen vuokrat 1.1.2017 Vahtimestari Pirjo Lahtisen irtisanoutuminen tehtävästään 1.2.2017 alkaen eläkkeelle siirtymisen vuoksi. Talousjohtajan päätösesitys: Johtokunta merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi. Päätösesitys hyväksyttiin.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 6 8 Kiinteistötoimen toimintakertomus ja talousarvion toteutuminen 2016 Esityslistan liitteenä 1 on kiinteistötoimen toimintakertomus ja liitteenä 2 talousarvion toteutuminen vuodelta 2016. Kokouksessa kiinteistöpäällikkö esittelee toimintakertomuksen. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Johtokunta käsittelee ja hyväksyy kiinteistötoimen toimintakertomuksen vuodelta 2016 ja lähettää sen edelleen yhteiselle kirkkoneuvostolle hyväksyttäväksi. Päätösesitys hyväksyttiin.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 7 9 Hautaustoimen toimintakertomus ja talousarvion toteutuminen 2016 Esityslistan liitteenä 3 on hautaustoimen toimintakertomus ja liitteenä 4 talousarvion toteutuminen vuodelta 2016. Kokouksessa kiinteistöpäällikkö esittelee toimintakertomuksen. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Johtokunta käsittelee ja hyväksyy hautaustoimen toimintakertomuksen vuodelta 2016 ja lähettää sen edelleen yhteiselle kirkkoneuvostolle hyväksyttäväksi. Päätösesitys hyväksyttiin.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 8 10 Hautainhoitorahaston toimintakertomus ja talousarvion toteutuminen 2016 Esityslistan liitteenä 5 on hautainhoitorahaston toimintakertomus ja liitteenä 6 talousarvion toteutuminen vuodelta 2016. Kokouksessa kiinteistöpäällikkö esittelee toimintakertomuksen. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Johtokunta käsittelee ja hyväksyy hautainhoitorahaston toimintakertomuksen vuodelta 2016 ja lähettää sen edelleen yhteiselle kirkkoneuvostolle hyväksyttäväksi. Päätösesitys hyväksyttiin.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 9 11 Vahtimestarin työsuhde Hämeenlinnan seurakuntayhtymässä avautuu vahtimestarin työsuhde. Vahtimestari Pirjo Lahtinen on jäänyt eläkkeelle 1.2.2017 alkaen ja vahtimestari Osmo Nissi jää eläkkeelle kuluvan vuoden syksyllä. Vahtimestari työskentelee Hämeenlinnan seurakuntayhtymän alueella ja tehtävänkuvaan kuuluu mm. seurakuntayhtymän kiinteistöjen ja muiden tilojen puhtaudesta, viihtyvyydestä ja toimintavalmiudesta huolehtiminen, piha-alueiden ja irtaimiston hoito. Tehtävän hoitaminen vaatii siivouksen ammattitaidon, kirkollisten toimitusten tuntemisen, organisointikykyä ja asiakaspalvelutaitoja. Tehtävän vaativuusryhmä on 401 ja pääasiallinen työpaikka on Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan alueella olevat kiinteistöt. Talousjohtajan päätösesitys: Johtokunta päättää, että 1) vahtimestarin työsuhde (vaativuusryhmä 401) julkaistaan haettavaksi Hämeen Sanomissa, Hämeenlinnan Kaupunkiuutisissa, seurakunnan verkkosivuilla, Oikotie.fi:ssä ja TE-palveluissa ja hakuaika päättyy 24.3.2017 klo 14 mennessä, 2) seurakuntayhtymän talousjohtaja, kiinteistöpäällikkö, työnjohtaja ja henkilöstöpäällikkö valtuutetaan hoitamaan tehtävän täyttöön liittyvät käytännön järjestelyt ja tekemään esityksen valittavasta henkilöstä johtokunnalle. Päätösesitys hyväksyttiin.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 10 12 Erityisammattimiehen työsuhde Hämeenlinnan seurakuntayhtymässä on avautunut erityisammattimiehen työsuhde erityisammattimies Juhani Jouteahon jäätyä eläkkeelle 1.2.2017. Erityisammattimiehen tehtävänä on mm. hautauksiin ja hautausmaiden hoitoon liittyvät työt, seurakuntayhtymän kiinteistöjen, toimitilojen ja asuntojen kunnossapito- ja korjaustyöt, piha- ja muiden ulkoalueiden hoitoja kunnossapito, krematoriolaitteiden sekä hautausmaiden koneiden ja kaluston huolto- ja korjaustyöt, vahtimestaripalvelut kirkollisissa tilaisuuksissa sekä toimia tarvittaessa tuhkaajana. Tehtävän vaativuusryhmä on 401 ja pääasiallinen työpaikka on Vuorentaan kappeli sekä seurakuntayhtymän hautausmaat ja muut kiinteistöt. Talousjohtajan päätösesitys: Johtokunta päättää, että 1) erityisammattimiehen vakinainen työsuhde (vaativuusryhmä 401) julkaistaan haettavaksi Hämeen Sanomissa, Hämeenlinnan Kaupunkiuutisissa, seurakunnan verkkosivuilla, Oikotie.fi:ssä ja TEpalveluissa ja hakuaika päättyy 24.3.2017 klo 14 mennessä, 2) seurakuntayhtymän talousjohtaja, kiinteistöpäällikkö, työnjohtaja ja henkilöstöpäällikkö valtuutetaan hoitamaan tehtävän täyttöön liittyvät käytännön järjestelyt ja tekemään esityksen valittavasta henkilöstä johtokunnalle. Päätösesitys hyväksyttiin.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 11 13 Muut asiat Talousjohtaja kertoi, että seurakuntayhtymän metsiä hoidetaan vuosille 2012 2021 laaditun metsäsuunnitelman mukaan. Tämän suunnitelman mukaan puunmyyntiä toteutetaan vuosittain noin 150.000 eurolla. Myyntituloista noin 30.000 euroa menee vuosittain metsänhoitokuluihin. Vuoden 2017 myyntiprosessi on käynnistetty ja puunmyyntikohteena on Mattilan tila Tammelassa. Talousjohtaja kertoi, että Killintien asemakaavaluonnos oli käsiteltävänä yhdyskuntalautakunnassa joulukuussa. Lautakunta päätti luonnoksen asettamisesta nähtäville 22.12.2016 20.1.2017 väliseksi ajaksi lausuntojen tai osallisteiden mielipiteiden antamista varten. Hankkeesta saatiin kuusi myönteistä lausuntoa eikä yhtään kielteistä mielipidettä tai valitusta. Kaavahankkeen käsittely on yhdyskuntalautakunnassa keväällä (tod.näk. 26.4.2017) ja mahdollinen hyväksymisvaihe syksyllä 2017. Heikki Kilpeläinen kertoi, että Esa Jaatinen on tehnyt ehdotuksen, että 6.12.2017 Hämeenlinnan kaikkien seurakuntien sankarivainajien ja sotiemme veteraanien haudoille laskettaisiin pienoishavuseppele. Seppeleet huolehtisi resups- ja resau yhdistykset ja seurakuntayhtymälle ei koituisi kustannuksia. Sulasolin Laulu- ja soittojuhlat järjestetään Hämeenlinnassa 12. 14.5.2017. Tuhannet laulajat ja soittajat kokoontuvat toukokuussa 2017 Hämeenlinnaan musisoimaan yhdessä. Viikonlopun aikana saadaan nauttia niin amatöörien kuin ammattilaistenkin taidonnäytteistä. Suureen osaan juhlatapahtumista on yleisöllä vapaa pääsy. Juhlien teemana on Suomi soi! Hämeenlinnassa juhlitaan 100 vuotta täyttävää Suomea ja 95 vuotta täyttävää Sulasolia. Myös reformaation merkkivuosi huomioidaan juhlien ohjelmassa. Sulasolin Lauluja soittojuhlat ovat osa Suomi 100 -juhlavuoden ohjelmaa. Talousjohtaja antoi selvityksen Mika Einiön tiedusteluun koskien Hämeenlinnan kirkon flyygelihankinnan matkaa. Flyygelihankinnasta oli tehty vuoden 2016 lokakuussa julkinen tarjouskilpailuilmoitus Hilmaan. Tarjouksia tuli viisi, joiden hintaluokat olivat 50.000 100.000 euron välillä. Tarjouspyynnössä oli vaatimuksena, että flyygelin tarjoajalla tulee olla kolme samanlaista soitinta koesoitettavana. Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan johtava kanttori Heikki Seppänen ja jumalanpalvelus- ja musiikkityön johtokunnan puheenjohtaja Erkki Korhonen koesoittivat kolmen päivän aikana flyygeleitä Italiassa, Itävallassa ja Saksassa. Kaikki matkan kustannukset maksettiin seurakuntayhtymän toimesta. Tärkeimpänä valintakriteerinä oli flyygelin sointi. Talousjohtaja on tehnyt 9.2.2017 hankintapäätöksen Fazioli merkkisestä (hinta 93.452 euroa) flyygelistä, joka tullee maaliskuussa Hämeenlinnan kirkkoon.
KIINTEISTÖ- JA HAUTAUSTOIMEN JOHTOKUNTA Sivu 12 14 Seuraava kokous Johtokunnan seuraavat kokoukset ovat: - tiistaina 28.3.2017 (Jukolan Lintukoto) - tiistaina 25.4.2017 (Ahveniston kappeli ja hautausmaa) - tiistaina 30.5.2016 (Lammin seurakuntatalo, kirkko, kappeli ja hautausmaa) 15 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus an liitetään Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todettiin pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 16 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen.