PETÄJÄVEDEN KUNTA ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE 2017-2018 Hyväksytty Petäjäveden kunnanhallituksen päätöksellä 9.1.2017 11
Petäjäveden kunta 2 1. PETÄJÄVEDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOINNIN TILA... 3 1.1. Yleistä Petäjäveden kunnan arkistosta... 3 1.2. Arkistotoimen tehtävät 2017-2018... 3 1.4. Arkistotoimen tulevat tehtävät... 3 2. ARKISTOTOIMI... 4 2.1. Arkistotoimen tavoitteet ja tehtävät... 4 2.2. Ohjeen tarkoitus ja rakenne... 4 2.3. Arkistolain ja arkistolaitoksen määräysten soveltaminen... 5 2.4. Soveltamisohjeet... 5 2.5. Käsitteistöä... 5 3. ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO... 7 3.1. Arkistotoimen johtaminen ja tehtävät... 7 3.2. Arkistotointa ja asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan tehtävät... 7 3.3. Lautakunnan / toimialan asiakirjahallinnon tehtävät... 8 3.4. Viranhaltijan/työntekijän tehtävät... 8 4. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTONMUODOSTUS... 9 4.1. Asiakirjojen tuottamisen ja hallinnan suunnittelu ja toteutus... 9 4.2. Asiakirjojen kirjaaminen... 9 4.3. Sähköisten asiakirjojen käsittely... 10 4.4. Arkistointi... 11 4.5. Asiakirjojen järjestäminen... 12 4.6. Asiakirjojen luettelointi ja nimiöinti... 12 5. ARKISTOKELPOISUUS JA SÄILYTYSTEKNIIKKA... 13 5.1. Asiakirjojen laatu ja säilyvyys... 13 5.2. Asiakirjojen huolto... 13 6. ASIAKIRJOJEN SEULOMINEN... 14 6.1. Seulominen... 14 6.2. Säilytysaikojen laskeminen... 14 6.3. Asiakirjojen hävittäminen... 15 7. ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN PÄÄTEARKISTOON... 16 7.1. Siirrettävät asiakirjat... 16 8. ASIAKIRJOJEN LAINAUS JA SUOJELU... 17 8.1. Asiakirjojen lainaaminen... 17 8.2. Asiakirjoista annettavat jäljennökset, otteet ja todistukset... 17 8.3. Asiakirjojen suojelu... 18 9. TIETOPALVELU JA TIETOSUOJA... 18 9.1. Asiakirjojen julkisuus ja tietojen antaminen... 18 9.2. Henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet... 20 10. ARKISTOTILAT... 21 11. MUUT MÄÄRÄYKSET... 21 LIITE 1 Kunnallista asiakirjahallintoa ja arkistointia ohjaavia lakeja... 22 LIITE 2 Asiakirjojen julkisuus ja tiedon antaminen -erillisohje... 23 LIITE 3 Sähköisten asiakirjojen käsittely ja arkistointi -erillisohje... 26
Petäjäveden kunta 3 1. PETÄJÄVEDEN KUNNAN ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOINNIN TILA 1.1. Yleistä Petäjäveden kunnan arkistosta Petäjäveden kunnan virka-arkisto alkaa vuodesta 1868 kuntakokouksen ja kunnallislautakunnan pöytäkirjoilla (I-arkisto). Petäjäveden kunnan arkisto muodostuu kunnanvaltuuston ja -hallituksen, lautakuntien, johtokuntien, toimikuntien ja työryhmien, projektien sekä laitosten ja yksittäisviranhaltijoiden toiminnan tuloksena syntyneestä kirjallisesta, kuvallisesta tai sähköisesti tai vastaavalla tavalla aikaansaadusta asiakirja- ja informaatiomateriaalista. 1.2. Arkistotoimen tehtävät 2017-2018 1.3. Vuoden 2017-2018 kunnan arkistotoimen tehtävänä on asiakirja- hallinnon ja arkistoinnin kehittämisen jatkaminen. Suurin hanke on rakennusvalvonnan asiakirjojen siirtyminen vuoden 2017 alusta sähköiseen pysyväisarkistoon. Sähköinen arkistopalvelu ostetaan Lupapiste.fi-palvelun yhteydessä. Sähköisen pysyväisarkistoinnin käyttöönoton myötä kaikki vuoden 2017 alusta syntyvien rakennuslupien asiakirjat säilytetään yksinomaan sähköisessä muodossa. Sopimusten hallintaan otetaan vuoden 2017 alusta käyttöön sähköinen sopimusten hallinta -toiminnallisuus osana kunnan asianhallintaohjelmistoa. Järjestelmä ei tule toimimaan sopimusten varsinaisena arkistona, vaan alkuperäiset sopimukset arkistoidaan edelleen paperisena. 1.4. Arkistotoimen tulevat tehtävät Arkistotoimen tulevana tehtävänä on jatkaa sähköisen asiakirjahallinnan ja arkistoinnin suunnittelua ja kehittämistä.
Petäjäveden kunta 4 2. ARKISTOTOIMI 2.1. Arkistotoimen tavoitteet ja tehtävät Arkistotoimen tavoitteena on, että arkistot palvelevat tiedon lähteinä arkistonmuodostajaa, muita viranomaisia, kuntalaisia sekä yksityisiä tutkijoita. Arkistotoimen tehtäviä ja tavoitteita säätelee arkistolaki (ArkL 1994/831 7). Arkistotoimen tehtävänä on varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyvyys, huolehtia tietopalvelusta, määrittää asiakirjojen säilytysarvo sekä hävittää tarpeeton aineisto. Arkistolaissa säädetään, että arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista ja julkisuusperiaatteen toteutumista, ottaa huomioon kunnan, kunnan työntekijöiden ja kuntalaisten oikeusturvan sekä tietosuojan ja huolehtii asiakirjojen saatavuudesta. 2.2. Ohjeen tarkoitus ja rakenne Tämä korvaa kunnanhallituksen hyväksymän aiemman asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen 2014-2016. Tämän toimintaohjeen tarkoituksena on toimia perustana kunnan asiakirjahallinnon ja arkistoinnin hoitamiselle, kehittämiselle ja johtamiselle. Toimintaohje liitteineen muodostaa ohjeistuksen kaikille työntekijöille asiakirjahallinnon ja arkistoinnin ylläpidossa ja hoidossa.
Petäjäveden kunta 5 2.3. Arkistolain ja arkistolaitoksen määräysten soveltaminen Kunnallisen arkistotoimen järjestämisestä ja arkistonhoidosta sisältyy perusmääräykset arkistolakiin. Arkistolaitos ohjaa kuntien arkistonhoitoa. Arkistolaitos antaa määräyksensä vain pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista ja niihin voi hakea muutosta ainoastaan arkistolaitokselta erillisellä hakemuksella. 2.4. Soveltamisohjeet Petäjäveden kunnan tietohallintoasiantuntija antaa ohjeita tämän toimintaohjeen soveltamisesta. 2.5. Käsitteistöä Arkistonmuodostaja Arkistonmuodostaja on yhteisö, Petäjäveden kunta, jonka toiminnan tuloksena arkisto syntyy. Asianhallinta Asianhallinta tarkoittaa organisaation toimintaprosesseihin sisältyvien asioiden ja asiakirjojen käsittelyn ohjaamista niiden koko elinkaaren ajan. Asianhallinnan tavoitteena on tehostaa valmistelua, käsittelyä, päätöksentekoa, julkaisemista, arkistointia ja tietojen hallintaa. Asiakirja Asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista tai kuvallista esitystä taikka sellaista sähköisesti tai muulla vastaavalla tavalla aikaan saatua esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein.
Petäjäveden kunta 6 Asiakirjahallinto Asiakirjahallinto ohjaa, valvoo ja kehittää asiakirjatietojen tuottamista, käsittelyä, säilyttämistä, hävittämistä ja arkistointia sekä pitää hakumenetelmien avulla asiakirjatiedot helposti saatavilla. Asiakirjojen elinkaari Asiakirjan elinkaari muodostuu kolmesta vaiheesta: aktiivivaihe, passiivivaihe, historiallinen vaihe. Aktiivivaiheessa asiakirjat ovat käytössä ja työtehtävä on kesken. Aktiivivaiheen asiakirjat säilytetään pääsääntöisesti työhuoneessa. Passiivivaiheessa työtehtävä on valmis ja asia päätetty. Passiivivaiheen asiakirjat seulotaan, järjestetään ja siirretään arkistoon tai hävitetään, mikäli niillä ei ole säilytysarvoa. Asiakirjojen historiallinen vaihe koskee pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja. Asiakirjojen elinkaarta hallitaan arkistonmuodostussuunnitelmalla, johon jokaisen asiakirjan kohdalle merkitään säilytyspaikka ja -aika. Lähiarkisto Lähiarkisto on tarkoitettu määräajan säilytettävien asiakirjamateriaalien (alle 10 vuotta) sekä aktiivivaiheessa olevien yli 10 vuotta säilytettävien asiakirjojen säilyttämiseen. Päätearkisto Päätearkistolla tarkoitetaan arkistonmuodostajan pysyvästi sekä 10 vuotta ja sen yli säilytettävistä asiakirjoista muodostuvaa kokonaisuutta. Tiedonohjaussuunnitelma Tiedonohjaussuunnitelmalla hallitaan sekä paperisessa muodossa olevaa että sähköistä aineistoa. Tiedonohjaussuunnitelmassa seurataan tehtävänmukaisesti tiedon/asian kulkua koko sen elinkaaren, mistä selviää käsittelyn eri vaiheet, kuka ne on toimittanut, mihin ne on
Petäjäveden kunta 7 arkistoitu ja mikä on säilytysaika sekä ketkä ovat vastuuhenkilöt koko prosessin eri vaiheissa. 3. ARKISTOTOIMEN ORGANISAATIO 3.1. Arkistotoimen johtaminen ja tehtävät Kunnanhallituksen tehtävä on järjestää kunnan arkistotoimi (ArkL 1994/831, 9 ). Kunnanhallitus määrittää kuinka kunnan arkistoimen suunnittelu, vastuu ja käytännön hoito järjestetään. Kunnanhallitus vastaa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuu ja valvonta on määritelty kunnan eri tehtävissä. Kunnanhallitus määrittää arkistotoimen tehtäviin viranhaltijan, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Petäjäveden kunnassa arkistotoimen viranhaltijatehtäviin on nimitetty FM Anne Laitinen, jolla on tehtäviin edellytetty asiakirjahallinnon ja arkistotoimen koulutus. 3.2. Arkistotointa ja asiakirjahallintoa johtavan viranhaltijan tehtävät Arkistotointa ja asiakirjahallintoa johtavan viranhaltija 1. vastaa kunnanhallituksen asiakirjahallinnon viranomaistehtävien valmistelusta ja täytäntöönpanosta 2. ohjaa ja kehittää asiakirjahallintoa osana kunnan tiedonhallintaa 3. hyväksyy kunnan tiedonohjaussuunnitelman 4. vastaa keskusarkistosta ja pysyvästi säilytettävistä asiakirjatiedoista 5. laatii kunnan asiakirjahallinnon ohjeen ja valvoo, että tehtävät hoidetaan annettujen ohjeiden mukaisesti 6. huolehtii asiakirjahallintoon liittyvästä koulutuksesta ja neuvonnasta.
Petäjäveden kunta 8 3.3. Lautakunnan / toimialan asiakirjahallinnon tehtävät Toimiala huolehtii oman toimialansa asiakirjatietojen hoitamisesta annettujen määräysten ja ohjeiden mukaisesti sekä nimeää asiakirjahallinnon vastuuhenkilön omalla toimialallaan. 1. Toimiston/lautakunnan asiakirjapalvelut tarjoaa nimetty vastuuhenkilö. 2. Vastuuhenkilö huolehtii hoidossaan olevien asiakirjojen arkistoinnista ja säilyttämisestä siihen asti, kunnes asiakirjat siirretään järjestettyinä kunnan päätearkistoon tai hävitetään. 3. Vastuuhenkilö siirtää pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat asiamukaisesti järjestettyinä ja luetteloituina päätearkistoon ohjeiden mukaisesti. 3.4. Viranhaltijan/työntekijän tehtävät Jokaisen työntekijän on hoidettava huolellisesti käsiteltävinään olevia asiakirjoja ja pidettävä ne järjestettyinä ja helposti saatavilla. Asian käsittelyn päätyttyä yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat tulee välittömästi seuloa ja toimittaa järjestettyinä päätearkistoon. 10 vuotta ja alle säilytettävät asiakirjat voidaan säilyttää järjestettyinä lähiarkistotiloissa tai työhuoneessa. Viranhaltija/työntekijä hävittää ne asiakirjat, joiden vähimmäissäilytysaika on kulunut umpeen, ja pitää asiakirjoista hävitysluetteloa. Hävitysluettelo on pidettävä kaikista yli 5 vuotta säilytettävistä asiakirjoista.
Petäjäveden kunta 9 4. ASIAKIRJAHALLINTO JA ARKISTONMUODOSTUS 4.1. Asiakirjojen tuottamisen ja hallinnan suunnittelu ja toteutus Hyvä tiedonhallintatapa edellyttää viranomaisilta asiakirjahallinnan ja tietopalvelun huolellista suunnittelua ja toteuttamista. Hyvin toteutettu asiakirjahallinto takaa tietojen saatavuuden, käytettävyyden, tietoturvan sekä helpottaa arkistointia. Hyvä asiakirjahallinto parantaa palvelujen tuotantoa päättäjätasolta kuntalaisille. Asiakirjoja tuotettaessa on viranomaisen otettava huomioon asiakirjojen koko käyttöikä, elinkaari, luonnosvaiheesta päätösvaiheeseen ja edelleen arkistointiin. Tietoaineistojen jaottelu julkisiin ja salassa pidettäviin vaikuttaa asiakirjojen käsittelyyn heti luonnosteluvaiheessa. Julkisten ja ei-julkisten asiakirjojen käsittely vaatii erilaiset toimenpiteet. Salassa pidettäviä asiakirjoja ei saa jättää vahtimatta työpöydälle eikä niitä tule säilyttää lukitsemattomassa paikassa. Salassa pidettävät säilytetään erillään julkisista asiakirjoista salassapidon päättymiseen asti, jotta salattu tietoaineisto ei joutuisi vahingossa vääriin käsiin. Salassa pidettäviä asiakirjoja ei tule viedä kotiin eikä matkalle mukaan mikäli se ei ole välttämätöntä. 4.2. Asiakirjojen kirjaaminen Kirjaamista edellyttävät asiat asiakirjoineen ja toimenpiteineen kirjataan kunnan julkiseen sähköiseen diaariin. Diaarikaava perustuu kuntien yhteiseen tehtäväluokitukseen, joka on muokattu Petäjäveden kunnan tehtävien mukaiseksi. Diaarikaava noudattaa samaa luokitusta kunnan tulevan tiedonohjaussuunnitelman kanssa.
Petäjäveden kunta 10 4.3. Sähköisten asiakirjojen käsittely Sähköisessä asioinnissa on hyvä erottaa toisistaan sähköinen viesti ja sähköinen asiakirja. Sähköisellä viestillä tarkoitetaan sähköisellä tiedonsiirtomenetelmällä lähetettyä tarvittaessa kirjalliseen muotoon tallennettavissa olevaa informaatiota ja sähköisellä asiakirjalla sähköistä viestiä, joka liittyy asian vireillepanoon, käsittelyyn tai päätöksen tiedoksiantoon. Sähköisenä saapunut asiakirja on tietoarvoltaan yhtäläinen paperisena saapuneen asiakirjan kanssa. Sähköpostiviestiä ei arkistolaitoksen mukaan tarvitse kirjata, ellei se liity asian vireillepanoon, käsittelyyn tai tiedoksi antamiseen. Tällaista viestiä ei tämän vuoksi tarvitse myöskään arkistoida määräaikaisesti tai pysyvästi. Silloin, kun sähköpostiviesteillä on asiakirjallinen luonne, ne ovat osa viranomaisen arkistoa samalla tavalla, kuin perinteiset asiakirjat. Tärkeät ja toimenpiteitä vaativat sähköisesti saapuneet asiakirjat tulee tulostaa paperille viitetietoineen ja liitteisiin merkitä saapumispäivä. Sähköisten asiakirjojen säilyttäminen pitkään ja pysyvästi vain sähköisessä muodossa on kielletty arkistolaitoksen säädöksellä. Nykyisellä tietotekniikalla ei voida varmistaa pysyvästi säilytettävien asiakirjojen käytettävyyttä ja säilyvyyttä. Sähköisiä asiakirjoja vastaanotettaessa on varmistettava niiden alkuperäisyys ja eheys sekä tulee turvata asiakirjojen käytettävyys (asiakirjan esittäminen ja säilyminen turvataan). Sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi viranomaiselle silloin, kun se on viranomaisen käytettävissä tietojärjestelmässä siten, että viestiä voidaan käsitellä. Jos saapumisajankohdasta ei ole selvitystä sen johdosta, että viranomaisen käyttämä sähköinen tiedonsiirtomenetelmä on ollut epäkunnossa tai poissa käytöstä taikka selvitystä ei muusta vastaavasta syystä voida esittää, sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi sinä ajankohtana, jona se on lähetetty, jos lähettämisajankohdasta voidaan esittää luotettava selvitys. Viranomaisen on viipymättä ilmoitettava sähköisen asiakirjan
Petäjäveden kunta 11 vastaanottamisesta lähettäjälle. Ilmoitus voidaan toimittaa tietojärjestelmän välityksellä automaattisena kuittauksena tai muutoin. Sähköiset viralliset asiakirjat on toimitettava kuntaan kirjaamoon sähköpostin kautta, josta ne toimitetaan edelleen asianosaisille (vireillepano). LIITE 3 Sähköpostin käsittely ja arkistointi -erillisohje 4.4. Arkistointi Asiakirjat tulee järjestää ja siirtää arkistotiloihin välittömästi asian käsittelyn päätyttyä. Pysyvästi ja pitkään (yli 10 vuotta) säilytettävät asiakirjat arkistoidaan happovapaisiin pahvisiin arkistokansioihin joko heti tai sen jälkeen, kun asian käsittely on loppunut ja asiakirjat siirretään arkistoon. Arkistokansioina tulee käyttää ruskeita 4-8 cm levyisiä arkistokansioita. Folio-kokoisia erikoiskansioita voi kysyä arkistosta. Arkistokansioiksi tulee valita oikeankokoinen kansio. Kansiot on pakattava riittävän täyteen, jotta niihin ei jää hukkatilaa eivätkä asiakirjat pääse taipumaan tai taittumaan. Mikäli vuosittaista asiakirja-aineistoa syntyy vähän, voidaan samaan kansioon arkistoida useampi vuosi. Pysyvästi säilytettävät kartat ja suuret piirustukset sijoitetaan tarkoitukseen soveltuviin karttakaappeihin joko vaaka- tai pystyasentoon tai Säilytetään rullalla niille varatuissa säilytysputkissa. Diakuvat, filmit ja videonauhat tms. säilytetään niitä varten tarkoitetussa tulen kestävässä kaapissa päätearkistossa. Valokuvia säilytetään arkistokansioissa päätearkistossa.
Petäjäveden kunta 12 4.5. Asiakirjojen järjestäminen Päätearkistoon siirrettävät pysyvästi ja pitkään säilytettävät asiakirjat tulee olla järjestetty. Asiakirjojen järjestäminen ja siirto ovat arkistovastuuhenkilön tehtävä. Asiakirjoja järjestettäessä on hyvä käyttää vaippalehtiä (taitettu A3 tai A2 paperi) erottamaan asiakirjakokonaisuuksia kansioissa. Muovitaskuja, kuminauhoja tai klemmareita ei saa käyttää. Pysyvästi säilytettävissä asiakirjoissa on hyvä kiinnittää huomiota vaippalehden siisteyteen ja suojaavuuteen. Vaippalehden päälle tulee merkitä sisältö, aikamääre sekä mahdollinen hävitysaika. Selvät merkinnät auttavat tulevassa seulonnassa ja hävittämisessä. Asiakirjakokonaisuuksien erottamisessa voi käyttää myös kengännauhoja, mikäli asiakirjoissa on jo valmiiksi kansioreiät. Muovisia arkistohaarukoita ei suositella käytettäväksi, koska ne vievät tilaa kotelossa ja haarukoiden muovipinnoite ei ole kestävää. 4.6. Asiakirjojen luettelointi ja nimiöinti Arkistokansiot tulee nimiöidä ja luetteloida ennen arkistoon tuontia. Tietohallintoasiantuntija ohjaa ja auttaa tarvittaessa nimiöinnissä ja luetteloinnissa. Pysyvästi tai yli kymmenen vuotta säilytettävät asiakirjat luetteloidaan ja nimiöidään. Arkistoluetteloon merkitään arkistoyksikön laji (joka voi olla asiakirjanippu, kansio, sidos, kortistolaatikko tms.), arkistotunnus (tehtäväluokituksen mukaisesti), arkistoyksikön nimi (kansion sisältö), arkistoyksikön aikamääre sekä mahdollinen säilytys ja hävitysaika. Arkistoluettelo on pidettävä ajan tasalla merkitsemällä siihen vuosittain kertyneet uudet arkistoyksiköt. Tietohallintoasiantuntija vastaanottaa luettelot ja niitä säilytetään päätearkistossa pysyvästi.
Petäjäveden kunta 13 5. ARKISTOKELPOISUUS JA SÄILYTYSTEKNIIKKA 5.1. Asiakirjojen laatu ja säilyvyys Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen. Arkistolaitoksen päätös arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä on julkistettu arkistolaitoksen verkkosivuilla. Hankintoja suorittavien on noudatettava arkistolaitoksen päätöstä arkistokelpoisista materiaaleista ja menetelmistä. Asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Tämän varmistamiseksi yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat on asian päätyttyä siirrettävä arkistotiloihin. Varsinaisiin tekstiasiakirjoihin verrattavia ovat myös kartat, piirustukset, kuvat, filmit sekä lävistämällä, magnetoimalla tai muulla tavalla aikaan saadut tallenteet. 5.2. Asiakirjojen huolto Pysyvästi säilytettävien asiakirjojen korjaus on jätettävä asiantuntijan hoidettavaksi. Pysyvästi ja pitkään (yli 10 vuotta) säilytettävistä asiakirjoista on poistettava klemmarit, kuminauhat, muovitaskut, tarralaput tms. Vaippalehti on hyvä tapa erottaa asiakirjakokonaisuuksia. Teipin käyttö pitkäaikaisissa ja pysyvissä asiakirjoissa on ehdottomasti kielletty koko niiden elinkaaren aikana. Teippi, muovitaskut tms. hapettavat ja tuhoavat asiakirjoja. Metalliniittejä tulee käyttää harkiten.
Petäjäveden kunta 14 Rikkinäiset arkistokotelot ja irronneet nimiötarrat tulee vaihtaa uusiin. Tietohallintoasiantuntijalta voi pyytää uusia kansioita ja nimiötarrapohjia. 6. ASIAKIRJOJEN SEULOMINEN 6.1. Seulominen Asiakirjojen seulominen on niiden säilytystarpeen määrittelyä ja tarpeettomiksi katsottujen asiakirjojen erottamista muusta arkistoaineistosta ja asiakirjojen hävittämistä. Arkistolaitos määrää arkistolain mukaisesti pysyvästi säilytettävät asiakirjat. Asiakirjat seulotaan arkistolaitoksen määräysten ja Suomen Kuntaliiton kunnallisten asiakirjojen säilytysaikamääräysten ja suositusten mukaisesti. Kunnanhallitus päättää tarvittaessa säilytysmääräyksistä poikkeavien asiakirjojen säilytysajoista muiden kuin pysyvästi säilytettävien asiakirjojen osalta. Asiakirjojen seulontaa ja järjestelyä kannattaa tehdä jo asiakirjojen syntyessä. Kopioihin ja omiin työkappaleisiin on hyvä laittaa merkintä, joka helpottaa myöhempää seulontaa. Asiakirjakokonaisuuksissa (akteissa) on hyvä erottaa pitkään ja määräajan säilytettävät asiakirjat esim. vaippalehtien avulla. Työtehtävän kuluessa tehty asiakirjojen hallinta vähentää myöhempää työtä merkittävästi. 6.2. Säilytysaikojen laskeminen Säilytysaika lasketaan alkavaksi asian lopullisen päätöksen tai muun toimenpiteen päiväyksestä. Mikäli asia ole aiheuttanut toimenpiteitä, säilytysaika lasketaan sen vuoden päättymisestä, jolloin asiakirjat ovat syntyneet tai saapuneet
Petäjäveden kunta 15 Tili- ja talousasiakirjojen säilytysaika lasketaan sen tilivuoden päättymisestä, jona ne ovat syntyneet. Valitukseen tai vireille pantuun syytteeseen liittyviä asiakirjoja ei saa hävittää ennen niiden tultua lopullisesti käsitellyiksi. Myöskään muita asiakirjoja, joiden tarvetta voidaan perustella, ei saa hävittää ennen kuin ne on todettu tarpeettomiksi. Arkistolaitoksen päätökset pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista on kuntia sitova. Säilytysaikaoppaiden säilytysajat ovat vähimmäissäilytysaikasuosituksia. 6.3. Asiakirjojen hävittäminen Määräajan kuluttua hävitettävät asiakirjat on hyvä arkistoida siten, että ne ovat helposti erotettavissa pysyvästi säilytettävistä esim. arkistointi eri kansioihin tai käyttämällä vaippalehtiä selvin merkinnöin. Kunkin arkistovastuuhenkilön on huolehdittava siitä, että asiakirjat, joiden vähimmäissäilytysaika on kulunut umpeen, poistetaan arkistosta vuosittain. Hävittäminen on hyvä sijoittaa vuoden alkuun, jotta hävitetty aineisto vapauttaisi tilaa uudelleenkäyttöön. Tietohallintoasiantuntija auttaa hävittämisessä, mutta vastuu on arkistovastuuhenkilöillä. Jokainen työntekijä on vastuussa siitä, että arkistotilaa on riittävästi ja asiakirjojen käytettävyys turvataan. Hävitettävistä asiakirjoista seulotaan paperikeräykseen menevät julkiset asiakirjat ja tuhottavaksi menevät ei-julkiset asiakirjat. Tuhottavaksi menevät asiakirjat sisältävät henkilötietoja/asiakastietoja, kunnan laskutus- ja tilitietoja (laskut ym.) ja muita kunnalle tärkeitä tietoja. Paperinkeräykseen voi laittaa yleiskirjeitä, kiertokirjeitä, yleisohjeita tms. asiakirjoja, jotka eivät sisällä asiakkaitten nimiä ja tietoja tai kunnalle ja viranhaltijalle osoitettuja tärkeitä tietoja. Mikäli asiakirjojen luonne arveluttaa, kannattaa ne lajitella tuhottaviin. Tärkeintä on, ettei vääriä tietoja pääse paperiroskien kautta vääriin käsiin.
Petäjäveden kunta 16 Tuhoamalla hävitettävät asiakirjat laitetaan niille erityisesti varattuihin tuhoussäiliöihin, joiden tyhjentäminen on hankittu ostopalveluna tietoturvahävittämiseen erikoistuneelta yritykseltä. CD:eille, DVD:eille ja muistitikuille on varattu oma tietoturvalaatikko. Kaikista yli 5 vuotta säilytettävistä asiakirjoista on pidettävä hävitysluetteloa. Hävitysluetteloon on merkittävä osaarkistonmuodostaja/osasto, hävitettävät asiakirjat/kansiot, hävitettyjen asiakirjojen/kansioiden määrä (nippu, kansio, laatikko), aikamääre, hävitysperuste ja hävitysaika sekä allekirjoitus. Hävitysluettelo on toimitettava arkistoon tietohallintoasiantuntijalle. Hävitettävistä asiakirjoista ei tarvitse poistaa niittejä. Klemmarit ja muovitaskut on hyvä poistaa. Tuhoussäiliöihin kerättävästä materiaalista on erillisohjeet säiliöiden läheisyydessä. 7. ASIAKIRJOJEN SIIRTÄMINEN PÄÄTEARKISTOON 7.1. Siirrettävät asiakirjat Kymmenen vuotta ja sen yli säilytettävät asiakirjat siirretään seulottuina, järjestettyinä ja luetteloituina päätearkistoon. Osastojen asiakirjahallinnon vastuuhenkilöiden on huolehdittava, että osastojen lähiarkistojen määrällisesti suuri 10 vuotta säilytettävä tositeaineisto siirretään välittömästi vuoden vaihteen jälkeen päätearkistoon määrätylle paikalle. Asiakirjasiirroista on ilmoitettava arkistoon tietohallintoasiantuntijalle. Lakkautettujen ja toimintansa päättäneiden toimielinten asiakirjat sekä erilaisten projektien ja ohjelmien asiakirjat tulee seuloa ja järjestää välittömästi lakkautuksen jälkeen. Välitön toiminta helpottaa asiakirjojen inventointia ja järjestämistä, säilytysaikojen määritystä sekä
Petäjäveden kunta 17 käytettävyyttä. Järjestetyt ja luetteloidut arkistot siirretään päätearkistoon tietohallintoasiantuntijan kanssa. 8. ASIAKIRJOJEN LAINAUS JA SUOJELU 8.1. Asiakirjojen lainaaminen Alkuperäisiä asiakirjoja voidaan lainata ulos vain toisille viranomaisille taikka arkistolaitokseen tai muuhun laitokseen, jossa niiden käyttö on valvottu ja säilyminen turvattu. Päätearkistosta lainattaessa asiakirjoista on täytettävä lainauslomake mikäli asiakirjat tai kansio viedään omaan toimistoon. Lomakkeet tulee toimittaa tietohallintoasiantuntijalle tai päätearkistoon varattuun paikkaan. Tutkijoille ja historiankirjoittajille asiakirjoja voidaan lainata vain virastossa tutkittaviksi ja lainauksista tulee aina täyttää lainauslomake. Tutkijoiden on lisäksi pyydettävä tutkimuslupa, jonka hyväksyy tietohallintoasiantuntija. Asiakirjoja lainatessa on otettava huomioon asiakirjojen julkisuudesta annetun lain ja asetuksen sekä muun lainsäädännön aiheuttamat rajoitukset. 8.2. Asiakirjoista annettavat jäljennökset, otteet ja todistukset Päätearkistoon siirretyistä asiakirjoista annettavat viralliset todistukset, otteet, jäljennökset ja selvitykset antaa tietohallintoasiantuntija tai asianomainen vastuuhenkilö. Osastoiden hallussa olevista asiakirjoista annettavat viralliset todistukset, otteet, jäljennökset ja selvitykset antaa ao. vastuuhenkilö.
Petäjäveden kunta 18 8.3. Asiakirjojen suojelu Arkistonmuodostajan ja osa-arkistonmuodostajan kannalta tarpeellisen tai muuten korvaamattoman asiakirjan tai tietoaineiston säilyminen on turvattava kaikissa olosuhteissa. Tämän turvaa pysyvästi ja pitkään säilytettävien asiakirjojen välitön siirtäminen päätearkistoon asiankäsittelyn päätyttyä. Asiakirjojen suojelu toimistoissa ja työpisteissä on huomioitava riittävällä tavalla. Salassa pidettäviä tietoja sisältäviä asiakirjoja ei saa säilyttää tai jättää työpöydille. Salassa pidettäville asiakirjoille on toimistoissa varattava mahdollisuuksien mukaan lukittava säilytystila. Asiaton pääsy asiakirjoihin on ehdottomasti estettävä. 9. TIETOPALVELU JA TIETOSUOJA 9.1. Asiakirjojen julkisuus ja tietojen antaminen Viranomaisen on tehtäviä hoitaessaan ja päätöksiä tehdessään velvollinen huolehtimaan siitä, että tietojen saamista viranomaisen toiminnasta ei viranomaisen toiminnan julkisuudesta säädetyn lain (Julk 1999/621 1, 3 ja 17) ja henkilötietolain (1999/523) huomioon ottaen rajoiteta ilman asiallista ja laissa säädettyä perustetta. Viranomaisen asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia, ellei toisin määrätä ja jokaisella on oikeus saada tieto asiakirjasta, joka on julkinen. Julkisuuslain tai erityislakien nojalla voidaan asiakirja tai asia julistaa salassa pidettäväksi. Asian salaiseksi tekemiseen tarvitaan aina lakiperuste. Viranomainen voi antaa tiedon salassa pidettävästä viranomaisen asiakirjasta siten kuin laissa on säädetty. On huomioita, että kaikki tieto asiakirjassa ei välttämättä ole salassa pidettävää tietoa.
Petäjäveden kunta 19 Tällöin asiakirjasta on luotettavalla tavalla suojattava salaiseksi määritetyt tiedot mikäli asiakirja esitetään pyytäjälle. Asiakirjoista tietoa pyydettäessä pyytäjän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään eikä perustella pyyntöään, ellei se ole tarpeen viranomaiselle säädetyn harkintavallan käyttämiseksi tai sen selvittämiseksi, onko pyytäjällä oikeus saada tieto sisällöstä (asianomaisuus, salassa pito). Pyydettäessä tieto salassa pidettävästä asiakirjasta tai henkilörekisteristä tiedon pyytäjän on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus sekä muut tarpeelliset ja selkeät perustelut tiedon saannille (JulkL 13). Salassa pidettävän tiedon saajalla on vaitiolovelvollisuus (JulkL 17). Tiedon antaminen keskeneräisestä asiasta on viranomaisen harkinnassa lain edellyttämällä tavalla. Valmistelun aikana asianosaisilla on oikeus saada tietoa kirjallisella pyynnöllä mikäli laissa ei ole toisin säädetty (JulkL 11). Jokaisella on oikeus saada tieto itseään koskevista viranomaisen asiakirjaan sisältyvistä tiedoista tietyin lain poikkeuksin (JulkL 11). Julkisuuslaissa on 32-kohtainen luettelo yleisimmistä salassa pitoperusteista (JulkL 24 ). Esimerkiksi kaikki sosiaali- ja terveydenhuollon ja työhallinnon asiakastiedot, oppilaan ja hänen perheensä henkilökohtaisia oloja sekä oppilashuoltoa koskevat tiedot ovat aina salassa pidettäviä. Myös tiedot yksityiselämän piirissä esitetyistä mielipiteistä, elintavoista, yhdistys - tai harrastustoiminnasta, perhe-elämästä sekä niihin verrattavista henkilökohtaisista oloista ovat salassa pidettäviä. Esimerkiksi jokaisen perhesuhteet sekä yksityishenkilön tai työntekijän puoluekanta tai jäsenyys ammatti- tai muuhun yhdistykseen ovat salassa pidettävä tietoja. LIITE 3 Asiakirjojen julkisuus ja tietojen antaminen -erillisohje
Petäjäveden kunta 20 9.2. Henkilörekisteri- ja tietojärjestelmäselosteet Henkilötietolaki rajoittaa henkilörekisterien perustamista, käyttöä ja henkilötietojen luovuttamista. Henkilörekisterillä tarkoitetaan käyttötarkoituksensa vuoksi yhteenkuuluvista merkinnöistä muodostuvaa henkilötietoja sisältävää tietojoukkoa, jota käsitellään osin tai kokonaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla taikka joka on järjestetty kortistoksi, luetteloksi tai muulla näihin verrattavalla tavalla siten, että tiettyä henkilöä koskevat tiedot voidaan löytää helposti ja kohtuuttomitta kustannuksitta (HetiL 3 ) Rekisterien tietoaineistoja käyttävät, muuttavat, käsittelevät ja luovuttavat vain ne, joiden tehtäviin asian käsittely ja huolehtiminen kuuluu. Käsittelyä rajataan asianmukaisilla käyttöoikeuksilla. Henkilötietolaissa rekisterinpitäjälle säädetty velvollisuus käsitellä henkilötietoja laillisesti, noudattaa huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa sekä toimia muutoinkin niin, ettei rekisteröidyn yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojan turvaavia perusoikeuksia rajoiteta ilman laissa säädettyä perustetta (HetiL 5 ). Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus saada tietoja henkilörekisterien käyttötarkoituksesta sekä tietosisällöstä. Laki takaa myös oikeuden rajoitetusti tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Jokaisella on oikeus saada virheellinen, epätäydellinen, tarpeeton tai vanhentunut tieto oikaistuksi. Kansalaisella on myös oikeus kieltää tietojensa luovutus ja käyttö henkilörekisterilaissa erikseen määriteltyihin tarkoituksiin. Henkilörekisterin on aina oltava perusteltu ja sidonnainen käyttötarkoitukseensa. Rekisteriin tulee merkitä vain tarpeellisia ja asiaankuuluvia tietoja. Arkaluonteisten tietojen käsittely on kielletty tiettyjä poikkeuksia lukuun ottamatta. Turhia rekistereitä ei saa pitää ja henkilörekisteri on hävitettävä, jos se ei ole rekisterinpitäjän toiminnan kannalta tarpeellinen. Poikkeuksen muodostavat lakisääteiset rekisterit.
Petäjäveden kunta 21 Henkilörekistereistä (myös kortistot) on kunnassa laadittava rekisteriseloste (HetiL 523/99). 10. ARKISTOTILAT Petäjäveden kunnan päätearkisto sijaitsee kunnanvirastossa. Lisäksi toimialoilla on lähiarkistot kunnanvirastossa (3) ja yläaste/lukiolla (1). Varsinaisten arkistotilojen lisäksi asiakirjoja säilytetään työhuoneissa ja ns. käsiarkistotiloissa, jotka eivät täytä kaikkia arkistotilavatimuksia. Vanhassa kunnanvirastotalossa on yksi arkistotila kellarissa, jossa toistaiseksi säilytetään 10 vuotta säilytettävää tositeaineistoa. Kellariin ei ole arkistoitu asiakirjamateriaalia kunnanviraston muutettua uusiin tiloihin syksyllä 2010. Kellarin aineiston säilytysaika tulee täyteen vuoden 2020 loppuun mennessä. 11. MUUT MÄÄRÄYKSET Arkistotoimen toimintaohje päivitetään tarpeen mukaan ja annetaan kunnanhallituksen käsiteltäväksi. Toimintaohje tulee voimaan kunnanhallituksen päätöksellä. 3.3. Lautakunnan / toimialan asiakirjahallinnon tehtävät Toimiala huolehtii oman toimialansa asiakirjatietojen hoitamisesta annettujen määräysten ja ohjeiden mukaisesti sekä nimeää asiakirjahallinnon vastuuhenkilön omalla toimialallaan.
Petäjäveden kunta 22 1. Toimiston/lautakunnan asiakirjapalvelut tarjoaa nimetty vastuuhenkilö. 2. Vastuuhenkilö huolehtii hoidossaan olevien asiakirjojen arkistoinnista ja säilyttämisestä siihen asti, kunnes asiakirjat siirretään järjestettyinä kunnan päätearkistoon tai hävitetään. 3. Vastuuhenkilö siirtää pitkäaikaisesti ja pysyvästi säilytettävät asiakirjat asiamukaisesti järjestettyinä ja luetteloituina päätearkistoon ohjeiden mukaisesti. LIITE 1 Kunnallista asiakirjahallintoa ja arkistointia ohjaavia lakeja Arkistolaki 1994/831 Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 1999/621 Henkilötietolaki 1999/523 Tietoyhteiskuntakaari 917/2014 Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13/2003 Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain muuttamisesta 618/2009 Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain muuttamisesta 924/2010 Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain muuttamisesta 534/2016 Hallintolaki 2003/434 Kuntalaki 410/2015 sekä hallinnon alojen erityislainsäädäntö Lait löytyvät sähköisesti osoitteessa www.finlex.fi
Petäjäveden kunta 23 LIITE 2 Asiakirjojen julkisuus ja tiedon antaminen -erillisohje ASIAKIRJOJEN JULKISUUS JA TIEDON ANTAMINEN 1. Tärkeimpiä kunnallisen viranomaisen tiedonantoa ohjaavia lakeja ovat laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (JulkL 1999/621), henkilötietolaki (HetiL 1999/523) ja hallintolaki (2003/434) 2. Viranomaisen asiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia, ellei toisin määrätä. 3. Asian salaiseksi tekemiseen tarvitaan aina lakiperuste. 4. Jokaisella on oikeus saada tieto asiakirjasta, joka on julkinen. Julkisuuslain tai erityislakien nojalla voidaan asiakirja tai asia julistaa salassa pidettäväksi. Viranomainen voi antaa tiedon salassa pidettävästä viranomaisen asiakirjasta siten kuin laissa on säädetty. 5. Jokaisella on oikeus saada tieto itseään koskevista viranomaisen asiakirjaan sisältyvistä tiedoista tietyin lain poikkeuksin (JulkL 11 ). 6. On huomioitava, että kaikki tieto asiakirjassa ei välttämättä ole salassa pidettävää tietoa. Tällöin asiakirjasta on luotettavalla tavalla suojattava salaiseksi määritetyt tiedot, mikäli asiakirja esitetään pyytäjälle. Asiakirjoihin tai rekisteriin voi sisältyä myös henkilötunnus. Henkilötietolain mukaan viranomaisen on huolehdittava siitä, ettei henkilörekisteriin kuuluviin asiakirjoihin ja tulosteisiin merkitä tarpeettomasti henkilötunnusta (HetiL
Petäjäveden kunta 24 13 ). Henkilötietolain huolellisuus- ja suojaamisvelvoitteiden perusteella henkilötunnus, asiakirjoja ja tietoja nähtäväksi annettaessakin, olisi syytä mahdollisuuksien mukaan peittää asiakirjasta tai tulosteesta. Asiakirjojen virallisesti oikeaksi todistettuina annettavista otteista ja jäljennöksistä ei tietoja voi kuitenkaan peittää. 7. Asiakkaan on yksilöitävä tietopyyntönsä riittävän tarkasti pyytäessään niin julkista kuin salaista asiakirjaa. Viranomaisen tehtävänä on avustaa tiedon pyytäjää yksilöinnissä. 8. Julkisista asiakirjoista tietoa pyydettäessä pyytäjän ei tarvitse selvittää henkilöllisyyttään eikä perustella pyyntöään, ellei se ole tarpeen viranomaiselle säädetyn harkintavallan käyttämiseksi tai sen selvittämiseksi, onko pyytäjällä oikeus saada tieto sisällöstä (asianomaisuus, salassa pito). Tieto asiakirjasta on annettava asiakkaan haluamalla tavalla. 9. Pyydettäessä tieto salassa pidettävästä asiakirjasta tai henkilörekisteristä tiedon pyytäjän on ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus sekä muut tarpeelliset ja selkeät perustelut tiedon saannille (JulkL 13 ). Salassa pidettävän tiedon saajalla on vaitiolovelvollisuus (JulkL 17 ). 10. Tiedon antaminen keskeneräisestä asiasta on viranomaisen harkinnassa lain edellyttämällä tavalla. Valmistelun aikana asianosaisilla on oikeus saada tietoa kirjallisella pyynnöllä, mikäli laissa ei ole toisin säädetty (JulkL 11 ). Julkisuuslaissa on 32-kohtainen luettelo yleisimmistä salassapitoperusteista (JulkL 24 ). Esimerkiksi salassa pidettäviä ovat: kaikki sosiaali- ja terveydenhuollon ja työhallinnon asiakastiedot oppilaan ja hänen perheensä henkilökohtaisia oloja sekä oppilashuoltoa koskevat tiedot
Petäjäveden kunta 25 tiedot yksityiselämän piirissä esitetyistä mielipiteistä, elintavoista, yhdistys- tai harrastustoiminnasta, perheelämästä sekä niihin verrattavista henkilökohtaisista oloista jokaisen perhesuhteet sekä yksityishenkilön tai työntekijän puoluekanta tai jäsenyys ammatti- tai muuhun yhdistykseen Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on kielletty tietyin lain poikkeuksin (JulkL 11 ). Arkaluonteisina tietoina pidetään henkilötietoja, jotka kuvaavat tai on tarkoitettu kuvaamaan: rotua tai etnistä alkuperää henkilön yhteiskunnallista, poliittista tai uskonnollista vakaumusta tai ammattiliittoon kuulumista rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta henkilön terveydentilaa, sairautta tai vammaisuutta taikka häneen kohdistettuja hoitotoimenpiteitä tai niihin verrattavia toimia; henkilön seksuaalista suuntautumista tai käyttäytymistä; henkilön sosiaalihuollon tarvetta tai hänen saamiaan sosiaalihuollon palveluja, tukitoimia ja muita sosiaalihuollon etuuksia. Poikkeukset arkaluonteisten tietojen käsittelykiellosta (12 ) ovat mm. tietojen käsittelyä, johon rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa sellaisen henkilön yhteiskunnallista, poliittista tai uskonnollista vakaumusta tai ammattiliittoon kuulumista koskevan tiedon käsittelyä, jonka rekisteröity on itse saattanut julkiseksi
Petäjäveden kunta 26 LIITE 3 Sähköisten asiakirjojen käsittely ja arkistointi -erillisohje SÄHKÖISTEN ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY JA ARKISTOINTI 1. Sähköisessä asioinnissa on erottava sähköinen viesti ja sähköinen asiakirja: Sähköisellä viestillä tarkoitetaan sähköisellä tiedonsiirtomenetelmällä lähetettyä tarvittaessa kirjalliseen muotoon tallennettavissa olevaa informaatiota Sähköisellä asiakirjalla sähköistä viestiä, joka liittyy asian vireillepanoon, käsittelyyn tai päätöksen tiedoksiantoon. 2. Sähköisenä saapunut asiakirja on tietoarvoltaan yhtäläinen paperisena saapuneen asiakirjan kanssa. Silloin, kun sähköpostiviesteillä on asiakirjallinen luonne, ne ovat osa viranomaisen arkistoa samalla tavalla, kuin perinteiset asiakirjat. 3. Tärkeät ja toimenpiteitä vaativat sähköisesti saapuneet asiakirjat tulee kirjata tai muulla luotettavalla tavalla rekisteröitävä. Kirjaus- tai muista vastaavista merkinnöistä on käytävä ilmi asiakirjan saapumisajankohta sekä merkinnät asiakirjan eheyden ja alkuperäisyyden toteamisesta. Tärkeät ja toimenpiteitä vaativat sähköisesti saapuneet asiakirjat tulee tulostaa paperille viitetietoineen. Asiakirjat tulee liittää/arkistoida tehtävään liittyvien muiden asiakirjojen joukkoon. Sähköpostiviestiä ei arkistolaitoksen mukaan tarvitse kirjata, ellei se liity asian vireillepanoon, käsittelyyn tai tiedoksi antamiseen. Tällaista viestiä ei tämän vuoksi tarvitse myöskään arkistoida määräaikaisesti tai pysyvästi.
Petäjäveden kunta 27