Liite 2 Sopijapuolten välinen yhteistyö ja yhteyshenkilöt
Kuntien Tiera Oy LUOTTAMUKSELLINEN 2/8 Sisältö 1 YHTEYSTIEDOT... 3 2 PALVELUN OHJAUSRYHMÄ... 4 3 PALVELUN OPERATIIVINEN SEURANTARYHMÄ... 6 4 PALVELUPÄÄLLIKKÖ... 8
Kuntien Tiera Oy LUOTTAMUKSELLINEN 3/8 1 YHTEYSTIEDOT Kumpikin sopijapuoli nimeää Sopimukselle yhteyshenkilön, jonka tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuskokonaisuuden toteutumista ja tiedottaa oman organisaationsa sisällä ja tarvittaessa toiselle sopijapuolelle Sopimuksen toteutumiseen liittyvistä asioista. Yhteyshenkilöllä ei ole oikeutta muuttaa Sopimusta. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on ilmoitettava kirjallisesti toisen sopijapuolen yhteyshenkilölle. Sopijapuolet vastaavat itse yhteyshenkilöidensä ja Palvelujen eri yhteistyöryhmien työskentelystä aiheutuvista kustannuksista, jollei erikseen joltakin osin toisin sovita. Yhteyshenkilöt ovat sopimuksen laadintahetkellä seuraavat: [Tilaaja] Tilaajan yhteystiedot Yhteyshenkilö Osoite sähköposti Puhelin Kuntien Tiera Oy Palvelupäällikkö Osoite sähköposti Puhelin Toimittajan yhteystiedot NN Tammasaarenkatu 3, 00180 HELSINKI N.N@tiera.fi 0
Kuntien Tiera Oy LUOTTAMUKSELLINEN 4/8 2 PALVELUN OHJAUSRYHMÄ Sopijapuolet muodostavat Palvelujen seurantaa, ohjaamista ja kehittämistä varten ohjausryhmän. Ohjausryhmän yleisiä tehtäviä ovat: Puitesopimuksen tavoitteiden toteutumisen ja muun noudattamisen seuranta sekä tähän liittyvien kehitystoimien valmistelu. Puitesopimuksen piiriin kuuluvien Palvelusopimusten tavoitteiden toteutumisen seuranta ja ohjaus. Palvelujen kehittämistä koskevien suunnitelmien tekeminen, teettäminen, arvioiminen tai hyväksyntä -- asian luonteesta riippuen Sellaisten päätösten valmistelu, jotka koskevat Puitesopimuksen piiriin kuuluvia tai mahdollisesti lisättäviä Palveluja. o Lopulliset päätökset tekee Tilaajan puolella toimivaltainen viranhaltija tai luottamuselin ja Toimittajan puolella asiasta vastuullinen organisaatio. Puite- tai Palvelusopimuksiin tai palvelukuvauksiin mahdollisesti liittyvien epäselvyyksien käsittely ja ratkaiseminen (tai ratkaisuehdotuksen laatiminen, jos tarvitaan ryhmän ulkopuolista päätöksentekijää). Mahdollisissa reklamaatiotilanteissa sovitteluratkaisuista päättäminen. Puitesopimuksen piiriin kuuluvat ehtojen näkökulmasta, toimia sopimuksessa ja sen liitteissä määritellyn toiminnan ylimpänä päättävänä elimenä sekä ryhtyä toimenpiteisiin, mikäli toiminta tai toiminnan kehittäminen ei vastaa tämän Puitesopimuksen ja sen liitteiden ehtoja ja henkeä. Ohjausryhmä kokoontuu vähintään 2 kertaa kalenterivuodessa. Ohjausryhmän kokouksista ja mahdollisista ilman kokousta tehdyistä päätöksistä pidetään pöytäkirjaa, joka toimitetaan tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi molemmille osapuolille. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii Tilaajan edustaja ja sihteerinä Toimittajan edustaja. Palvelujen ohjausryhmä on yhteinen Karkkilan kaupungille, Perusturvakuntayhtymä Karviaiselle sekä Vihdin kunnalle. Kukin näistä asettaa ohjausryhmään 1-2 edustajaa. Toimittajaa edustaa Palvelupäällikkö ja liiketoiminnasta vastaava johtaja tai hänen nimeänsä edustaja. Ohjausryhmä voi kutsua kokouksiinsa haluamansa asiantuntijat.
Kuntien Tiera Oy LUOTTAMUKSELLINEN 5/8 Ohjausryhmään nimettävät henkilöt sopimuksen laadintatilanteessa: Tilaaja: Karkkilan kaupunki Talousjohtaja Erkki Eerola Tietohallintopäällikkö tai vastaava Toimittaja: Kuntien Tiera Palvelupäällikkö N.N (sihteeri) Liiketoimintajohtaja Sakari Luotonen
Kuntien Tiera Oy LUOTTAMUKSELLINEN 6/8 3 PALVELUN OPERATIIVINEN SEURANTARYHMÄ Palvelutoimintaa koskevat operatiiviset päätökset tehdään operatiivisen tason palveluseurantaryhmässä. Seurantaryhmän kokouksista pidetään pöytäkirjaa, joka toimitetaan molemmille osapuolille tarkistettavaksi ja hyväksyttäväksi. Seurantaryhmän tehtävänä on seurata ja ohjata Palveluun liittyviä operatiivisia toimintoja ja niiden suoritetasoa. Näitä toimintoja ovat esim. Palveluun liittyvien palvelujen kuten esim. loppukäyttäjätuki tai verkon ja palvelimien käytettävyyden tilastollinen seuraaminen asetettujen mittareiden perusteella. Seurantaryhmän tavoitteena on myös ottaa kantaa operatiiviseen toimintaan ja tehdä ehdotuksia toiminnan kehittämiseksi. Seurantaryhmä esittää Palvelun ohjausryhmälle muutosehdotuksia, mikäli muutokset ovat luonteeltaan merkittäviä ja seurantaryhmän vastuun ulkopuolella. Seurantaryhmä nimeää tarvittaessa kehitysryhmiä selkeästi rajattuihin projekteihin. Kehitysryhmät raportoivat seurantaryhmälle. Sopijapuolilla on oikeus tärkeästä syystä kutsua ohjausryhmä koolle 14 päivän kuluessa kutsun esittämisestä. Puolivuosittain yhteyshenkilöt valmistelevat ohjausryhmän kokouksen, käyvät läpi laatu- ja määrätavoitteet, kehittämistoimenpiteet ja niiden toteuman sekä arvion seuraavan seurantajakson toteumasta. Seurantaryhmän kokoonpanon määrittelee Palvelun ohjausryhmä. Sopimuskauden alkaessa seurantaryhmään kuuluvat: Tilaaja: Tietohallintopäällikkö tai vastaava Toimittaja: Palvelupäällikkö Seurantaryhmän puheenjohtajana toimii Toimittajan edustaja. Tyypillisiä käsiteltäviä asioita ovat: 1. Edellisen kokouksen pöytäkirja 2. Palvelutasoraportit Palvelun laatu Käytettävyys Hallinta- ja valvontapalvelut
Kuntien Tiera Oy LUOTTAMUKSELLINEN 7/8 3. Palveluun liittyvät muut ajankohtaiset asiat esim. Projektit Tuotannon erityistilanteet Muutokset Tilaajan tuotannossa ja organisaatioissa Tilaajan tekniseen standardiin tehtävät muutokset Uudet laitehankinnat ja käytöstä poistuvat laitteet 4. Sopimukseen tai laskutukseen liittyvät asiat Veloitettavien yksiköiden vahvistaminen Erillislaskutus
Kuntien Tiera Oy LUOTTAMUKSELLINEN 8/8 4 PALVELUPÄÄLLIKKÖ Palvelun hallintaa varten Toimittaja nimeää Palvelupäällikön. Palvelupäällikkö vastaa koko Sopimuksen toteuttamisesta ja seurannasta. Tilaaja nimeää organisaatiostaan Toimittajan Palvelupäällikölle yhteyshenkilön. Sopijapuolten yhteyshenkilöt seuraavat jatkuvasti Puitesopimuksen, palvelusopimusten ja sen osien soveltamista ja yhteistyön kehittämistä. Toimittajan Palvelupäällikkö ja Tilaajan Tietohallintopäällikkö (tai vastaava) kuuluvat seurantaryhmään.