2013-2016 PÖYTÄKIRJA 4/2013 1 Aika: 13.11.2013 klo 16:30-20:00 Paikka: Villa Breda, takkahuone LUETTELO KÄSITELLYISTÄ ASIOISTA Otsikko Sivu 27 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 28 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 4 29 Kauniaisten kaupungin osavuosikatsaus (vuoden 2013 talouden toinen osavuosikatsaus 31.8.2013) 5 30 Vanhuspalveluiden ajankohtaiskatsaus 6 31 Konsulttiselvityksen laatimen 7 32 Tarkastuslautakunnan arvioinnin työmenetelmät 8 33 Seuraava kokous 9 34 Muut asiat 10
2013-2016 PÖYTÄKIRJA 4/2013 2 Läsnä: Kurkela Heikki puheenjohtaja Hammarberg Johanna jäsen Willman Guy jäsen, poistui 19.30, läsnä :t 27-33 Tupamäki Olavi jäsen Kärkkäinen Antti pöytäkirjanpitäjä Enberg Mikael talousjohtaja, klo 16.30 17.40 29 Kahanpää Anja vanhuspalvelupäällikkö, klo 16.30 18.40 :t 29-30 Karimaa Erkki varajäsen Poissa: Jääskeläinen Pirkko jäsen Allekirjoitukset Heikki Kurkela Antti Kärkkäinen puheenjohtaja pöytäkirjanpitäjä Käsitellyt asiat 27-34 Pöytäkirja tarkastettu Allekirjoitukset Guy Willman Olavi Tupamäki Pöytäkirja yleisesti nähtävänä Kauniaisissa Todistaa Karola Nyman ilmoitustaulun hoitaja
PÖYTÄKIRJA 4/2013 3 27 13.11.2013 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus TARKLTK 27 Kuntalain mukaan lautakunta on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Todettiin.
PÖYTÄKIRJA 4/2013 4 28 13.11.2013 Pöytäkirjan tarkastajien valinta TARKLTK 28 Hallintosäännön mukaan pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. on päättänyt 4.9.2013 10, että pöytäkirja tarkastetaan valitsemalla kussakin kokouksessa kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Edellisen kokouksen pöytäkirjantarkastajina olivat Johanna Hammarberg ja Erkki Karimaa sekä Olavi Tupamäki 25-26 :n osalta. valitsee keskuudestaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Guy Willman ja Olavi Tupamäki.
PÖYTÄKIRJA 4/2013 5 29 13.11.2013 Kauniaisten kaupungin osavuosikatsaus (vuoden 2013 talouden toinen osavuosikatsaus 31.8.2013) 154/331/2012 TARKLTK 29 Kokoukseen on kutsuttu talousjohtaja Mikael Enberg antamaan katsauksen kaupungin osavuosikatsauksesta. Vuoden 2013 talouden toinen osavuosikatsaus 31.8.2013 toimitetaan lautakunnan jäsenille esityslistan liittee nä 1. Kaupunginhallitus on käsitellyt katsauksen 2.10.2013 255. Kaupunginvaltuustossa osavuosikat saus on merkitty tiedoksi 14.10.2013 79. Lautakunta merkitsee talousjohtajan antaman katsauksen tiedoksi. Päätösehdotus hyväksyttiin. Merkittiin, että talousjohtaja Mikael Enberg poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn jälkeen klo 17.40.
PÖYTÄKIRJA 4/2013 6 30 13.11.2013 Vanhuspalveluiden ajankohtaiskatsaus TARKLTK 30 Kokoukseen on kutsuttu kaupungin vanhuspalvelupäällikkö Anja Kahanpää antamaan ajankohtaiskatsauksen kaupungin vanhuspalveluista. Katsauksessa käsitellään tarkastuslautakunnan arvioinnin työohjelmaan merkityt asiakokonaisuudet. on pyytänyt vanhuspalveluiden johtajaa täyttämään erillisen arviointilomakkeen katsauksen pohjaksi. Lomake toimitetaan tarkastuslautakunnan jäsenille esityslistan liitteenä 2. Lautakunta merkitsee katsauksen ja kokouksessa käydyn keskustelun tiedoksi. Päätösehdotus hyväksyttiin. Merkittiin, että vanhuspalveluiden päällikkö Anja Kahanpää poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn jälkeen klo 18.40.
PÖYTÄKIRJA 4/2013 7 31 13.11.2013 Konsulttiselvityksen laatimen TARKLTK 31 Tarkastuslautakunnan jäsen Olavi Tupamäki jätti edellisessä tarkastuslautakunnan kokouksessa aloitteen konsulttiselvityksen tekemiseksi. Aloitteessa ehdotetaan, että tarkastuslautakunta selvittää konsulttien käytön piirteet vuosien 2011-2013 ajalta. Konsulttiselvityksen ehdotettu sisältö ilmenee aloittees ta. päätti edellisessä kokouksessa (26 ) merkitä asian tiedoksi ja ottaa aloitteen tarkempaan käsittelyyn tässä kokouksessa. Jäsen Tupamäen tarkastuslautakunnalle toimittama aloite toi mitetaan tarkastuslautakunnan jäsenille esityslistan liitteenä 3. päättää konsulttiselvityksen tekemisestä sekä aikataulusta. keskusteli konsulttiselvityksen tekemisestä ja aikataulusta. Hallintoa pyydetään keräämään tiedot konsulttiselvitystä varten esityslistan liitteenä ol lutta tiedonke ruupohjaa käyttäen. Pohjaan päätettiin vielä li sätä kohta kil pailuttamisme nettelystä. Selvitystä pyydetään kaikista konsulttisopimuksista jotka on laadittu 2011-2013 välisenä aikana ja joi den arvo ylittää 10.000 euroa. Pitkäaikaisella sopimuksella tapahtuva jat kuva palveluiden osto (esim. tietojärjestelmien ylläpito) päätettiin rajata sel vityksen ulkopuolelle. Selvitys pyydetään sekä toiminta kuluihin että inves tointimenoihin kirjatuista konsulttiselvityksistä. Tiedot pyydetään palauttamaan tarkastuslautakunnalle 17.2.2014 mennessä. käsittelee selvitystä kokouksessaan 26.2.2014.
PÖYTÄKIRJA 4/2013 8 32 13.11.2013 Tarkastuslautakunnan arvioinnin työmenetelmät TARKLTK 32 Tarkastuslautakunnan koulutustilaisuudessa 22.10 keskusteltiin lautakunnan käyttämistä arviointimenetelmistä. Tarkastuslautakunnan keskeisiä tehtäviä on kuntalain 71 :n mukaan arvioida ovatko valtuuston asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet päättyneen ti likauden osalta. Lisäksi tar kastuslautakunnat ovat perinteisesti jättäneet valtuustolle erillisen kirjallisen raportin (arviointikertomus), jossa lautakunta kertoo toimintavuoden aikana suorittamistaan havainnoista ja mahdollisista toiminnan kehittämisehdotuksista. Tarkastuslautakunnan työ perustuu ennalta laadittuun valtuustokauden kattavaan arviointisuunnitel maan sekä siitä vuosittain johdettavaan arvioinnin työohjelmaan. Kauniai sissa tarkastuksen painopis tealueeksi on vuoden 2013 osalta valittu sosi aali- ja terveystoimi. Tarkastuslautakuntien arviointityö on perinteisesti pohjautunut lautakunnan kokouksien yhteydessä suoritettuihin johtavien viranhaltijoiden, luottamushenkilöiden tai muiden asiantuntijoiden haastattelui hin, tutustumiskäynteihin kaupungin eri laitok siin sekä kokousten yhteydessä kerättyyn tausta-aineistoon. Lisäksi tarkastuslautakunnan jäsenille on määritelty kunkin toimielimen seurantavastuut. Tarkastuslautakunnan työn kannalta kaupungin tilikauden aika na laatimista asiakirjoista keskeisimpiä ovat perinteisesti olleet tilinpäätös, talousarvio sekä osavuosikatsaukset. Kauniaisten tarkastuslautakunta on käyttänyt arviointityössä erillistä tilintarkastusyhteisö BDO Audiator Oy:n valmistelemaa arviointilomaketta. Lomak keen tarkoituksena on ollut kerätä taustatietoa arvioinnin kohteena olevasta toiminnasta. käy keskustelua käyttämistään arviointimenetelmistä. päättää arviointilomakkeen käytöstä sekä sen sisällöstä. keskusteli arviointimenetelmistä ja päätti käyttää arviointilomaketta arviointityössään. Arviointilomakkeen kysymyk siin päätettiin lisätä kohta tietojärjes telmien käytön hyödyntämisestä toimi alueen työssä.
PÖYTÄKIRJA 4/2013 9 33 13.11.2013 Seuraava kokous TARKLTK 33 Tarkastuslautakunnan seuraava kokous pidetään arvioinnin työohjelman mukaisesti 18.12.2013 klo 16.30 kaupungintalolla. Kokouksen aiheena ovat henkilöstöhallinto sekä tilintarkastuksen ensimmäinen väliraportti. Päätösehdotus hyväksyttiin Merkittiin, että Guy Willman poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn jälkeen klo 19.30.
PÖYTÄKIRJA 4/2013 10 34 13.11.2013 Muut asiat TARKLTK 34 keskusteli kaupungin ICT toimintoihin kohdistuvasta tarkastuksesta. Tarkastus toteutetaan keskustelutilaisuutena, johon kutsutaan kau-pungin viranhalti joita eri sektoreilta. Tarkastuksessa keskitytään pääasiassa säh-köiseen asiointiin kaupungissa sekä kaupungin ICT toimintojen tilannetta verrat-tai siin valtionhallinnon SADe ohjelmaan. Tarkastuksen tarkempi sisältö määri-tellään tilaisuuden kokouskutsussa. osallistuu kokonaisuu-tenaan tilaisuuteen, joka järjestetään tammikuun 2014 aikana. Muistion tilaisuu-desta laatii tarkastuslautakunnan sihteeri. keskusteli jäsen Olavi Tupamäen jättämästä esityksestä, että kaupungin esitys listoihin/pöytäkirjoihin kirjattaisiin asian valmistelijan ja esittelijän yhteys tiedot näkyviin. merkitsi muut asiat tiedoksi. Kaupungin esityslistojen valmistelujen osalta todettiin, että se ei ole suoraan tarkastuslautakunnan toimivaltaan kuuluva asia, mutta sihteeri toimittaa kaupungin hallinnolle asian tiedoksi.