Hanki -koulutukset Helmikuu 2013 Hankkeen vastuut ja velvollisuudet Hankkeesta vastaa aina hakija. Koordinointihankkeessa useita pieniä hankkeita on laitettu yhteen ja hankkeen hakijana on Viisari. Koordinointihankkeen toteutustapa kuitenkin eroaa normaaleista hankkeista siten, että tuen saajan (Viisari) ja alahankkeen toteuttajan (teidän yhdistys) välillä tehdään sopimus tuen siirrosta. Toteuttajalla on velvollisuus perehtyä rahoitusehtoihin Hankkeen vetäjän ja hallituksen väliset pelisäännöt on hyvä sopia hankkeen alkuvaiheessa kirjallisesti ja hyväksyä yhdistyksen hallituksessa Esim. laskujen hyväksymiskäytäntö, hankintojen teko yms. asiat on hyvä sopia etukäteen Aineistoa raportteihin on hyvä kerätä järjestelmällisesti hankkeen alusta lähtien 1
Hankkeen toteuttaminen kun hanke on hyväksytty ELY-keskuksessa, alahankkeelle on hyväksytty kustannusarvio ja hankesuunnitelma, joiden mukaisesti hanke tulee toteuttaa tuen maksamisen edellytyksenä on, että tuensaaja on noudattanut tukipäätöksen mukaisia ehtoja jos hankkeen toteutus ja/tai kustannukset poikkeavat tukipäätöksestä, tulee tuen myöntäjältä, Viisarilta hakea aina muutospäätöstä (ennen muutoksen toteuttamista). Muutosta haetaan AINA ETUKÄTEEN! Päätöksestä huomioitavaa Kustannuksia voi syntyä hankkeen toteutusaikana, toteutusaika alahankkeille on määrätty 1.3.2013-30.9.2014, poikkeuksena rakentamisen suunnittelun kustannukset Vastikkeeton työ yleishyödyllisissä hankkeissa (talkootyö) Hankkeen toteuttamiseksi tarpeellista työtä, joka kuuluu olennaisesti hankkeen toteutukseen Mahdolliset erityisehdot, erityisehdot tulevat laista ja asetuksista, mainitaan mikäli halutaan korostaa tai jotain oleellista ei näy päätöksen yleisehdoissa 2
Päätöksen yleisehdot Kirjanpito osana tuen saajan kirjanpitoa Kirjanpito, muistiinpanot ja tositteet säilytettävä vähintään 3 vuotta siitä, kun ohjelman ei siis hankkeen - viimeinen maksu suoritetaan, arvion mukaan v. 2019 loppuun Laki määrää myös pidempiä säilytysaikoja (esim. palkkatositteet) Tuen saajalla ilmoitusvelvollisuus päätöksestä poikkeavasta toteutuksesta Tuen kohteen on oltava vähintään 5 vuotta samassa käytössä hankkeen tuen viimeisen erän maksamisesta Päätöksen yleisehdot Tuki maksetaan jälkikäteen tukikelpoisten kustannusten perusteella tukiprosenttien mukaisessa suhteessa (julkinen 50%, yksityinen 50%) Tukea maksetaan enintään tukitasoa ja myönnetyn tuen määrää vastaava osuus (kustannusten ylitys jää hakijan maksettavaksi) Tuki maksetaan päätöksellä hyväksyttyjen rahoitusosuuksien mukaisessa suhteessa (julkinen rahoitus; EU, valtio, kunta, yksityinen rahoitus; rahalliseen osuus ja mahdollinen talkootyö) Sanktiouhka; ei kannata kokeilla menisikö jokin lasku läpi 3
Kirjanpito osana hankkeen toteuttamista Tiivis yhteistyö kirjanpitäjän kanssa. Kopio päätöksistä kirjanpitäjälle (mitkä kulut päätöksen mukaisia). Aina auttaa, jos kirjanpitäjällä on kokemusta hanke- /julkisenrahan kirjauskäytännöistä. Vientiselitteet mahdollisimman informatiivisia, tarvittaessa lisämerkintöjä Allekirjoitukset Maksuhakemuksen, loppuraportin, seurantatietolomakkeen (ent. indikaattori) sekä talkootyölomakkeet allekirjoittavat aina nimenkirjoitusoikeuden omaava(t) Työtuntikirjanpidossa tarvitaan sekä työntekijän että työnantajan allekirjoitus. Huom! Työtuntikirjanpitoa täyttävät kaikki palkkaa hankkeen kautta saavat, myös esim. kirvesmies rakennustyömaalla. Kirjanpitäjä varmentaa kirjanpitoaineiston omalla allekirjoituksellaan Talkootyölistoissa tulee olla talkootyöntekijän nimi, syntymävuosi ja allekirjoitus Muista ilmoittaa, mikäli yhdistyksen virallinen nimenkirjoittaja(t) muuttuu! 4
Hanketuen maksamisen hakeminen Maksuhakemukset, aikataulu 17.6.2013 mennessä (vapaaehtoinen haku) 30.10.2013 mennessä (vapaaehtoinen haku) 16.6.2014 mennessä (vapaaehtoinen haku) 30.10.2014 mennessä (loppumaksun haku) Huom! Loppumaksua voi hakea em. aikojen puitteissa hankkeen toimenpiteiden valmistuttua Tukea ei makseta, mikäli hakemus viivästyy!!! Maksatukseen ei voi hakea jatkoaikaa eikä lisämaksukertoja Koordinointihanke käsitellään yhtenä hankkeena myös maksatuksessa, huolellisuudella edistätte myös muiden alahankkeiden maksatusta Maksatuksen hakijan muistilista (1/2) lue saamasi hankepäätös huolella ja toteuta hanke suunnitelman mukaan hae maksuun vain hankkeelle kuuluvia kustannuksia älä hae maksuun sellaisia kustannuksia, mitä on jo kerran avustettu tee selkeä kirjanpito numeroi tositteet kirjanpidon mukaisesti (laskut, tiliotteet) muista myös liitelomakkeet 5
Maksatuksen hakijan muistilista (2/2) toimita maksuhakemus Viisarin Viitasaaren toimistolle vastaa nopeasti mahdollisiin täydennyspyyntöihin varaudu tarkastuksiin niin, että voit esitellä rahoitetun kohteen ja hankkeelle kuuluvat alkuperäiset asiakirjat huolellisesti täytetty, täydellinen hakemus, nopeuttaa maksatushakemuksen käsittelyä muista, että tuetun investoinnin kohdetta ei saa käyttää muuhun kuin tuen kohteena olevaan toimintaan ennen kuin viisi vuotta on kulunut tuen viimeisen erän maksamisesta Maksuhakemus 2316D Maksuhakemuslomakkeen numero on 2316D Maksuhakemus on laadittava voimassaolevalle (uusimmalle) lomakkeelle, tarkista uusin versio osoitteesta www.suomi.fi tai pyydä Viisarin henkilöstöltä 6
Maksuhakemuksen liitteet (1/4) kirjanpitäjän allekirjoittama pääkirja tositekopiot (lasku/kassakuitti ja varmennus sen maksusta, esim. tiliote) Selvitys kustannusten kohdentumisesta tuettuun toimenpiteeseen, tarvittaessa tositteeseen lisätietoja huom: käteiskuittien osalta on pystyttävä osoittamaan rahan lähde kirjanpitokirjauksilla, tiliotteilla tai muulla vastaavalla tavalla. Huom! Ei saa käyttää plussa-, bonus- tms. kortteja Kilpailutusasiakirjat Selvitys kustannusten kohtuullisuudesta dokumentoidaan, mikäli selvityksiä (esim. tarjouksia) ei ole toimitettu jo hakuvaiheessa tilintarkastuskertomus viimeisestä tilintarkastuksesta Maksuhakemuksen liitteet (2/4) Seurantatietolomake 2306Dind täytetään kerran vuodessa ja / tai loppumaksatuksessa. Lomakkeessa säilytetään hakemushetkellä ollut tavoitetaso sellaisenaan ja täytetään sarake Toteuma hankkeen alusta raportointihetkeen mennessä 7
Maksuhakemuksen liitteet 3/4 selvitys kehittämishankkeen hyväksi tehdystä työstä lomakenro 2325L (talkootyölistat) huomioi työntekijän syntymävuosi! koko hakemuksen allekirjoitus nimenkirjoitusoikeuden mukaisesti, työtekijöiden allekirjoitukset niille varattuun kohtaan Maksuhakemuksen liitteet (4/4) kopio rakennustarkastajan loppukatselmus- pöytäkirjasta (mikäli rakennuslupa sitä vaatii) Palkkakustannukset: palkanmaksutositteet, joista ilmenee työskentelyajanjakso sekä palkan suuruus ja sen perusteet selvitys palkkauksen sivukulujen lomarahojen määräytymisestä ja maksamisesta Palkkiot: jäljennös sopimuksen tai asiakirjan kohdasta, jonka perusteella palkkio maksetaan asiantuntijan arvio käytetyn koneen käyvästä arvosta ja jäljellä olevasta käyttöiästä ja teknillisistä ominaisuuksista (mikäli ei ole toimitettu hakuvaiheessa) hankkeen ilmoitusten lehtileikkeet, hankkeesta tehdyt lehtijutut valokuvia hankkeesta 8
Raportointi / hanketuet Vuosiraportti 31.12. tilanteesta, mikäli hanke jatkuu Loppuraportti hankkeen päätyttyä Maksuhakemuksen yhteydessä raportti toiminnan edistymisestä Raportoinnille ei ole olemassa valmista lomaketta, raportointikaava löytyy ELY-keskuksen tukipäätöksestä Oleellista on, että verrataan suunnitelmaa toteutuneeseen Raportin sisältö Hankkeen toteuttajan nimi Hankkeen nimi ja hanketunnus Yhteenveto hankkeesta Raportti (yksityiskohtainen kuvaus hankkeesta) Tavoitteet, toteutus, yhteistyökumppanit, tulokset ja vaikutukset Esitykset jatkotoimenpiteiksi Allekirjoittajat ja päiväys 9
Kilpailutus / hintatason selvitys 1/2 Jos mahdollista, käytetään viitekustannuksia. Käytännössä onnistuu vain rakentamishankkeissa tai konsulttipalveluissa. Alle 2.000 :n hankinnoissa kustannusten on oltava kohtuullisia. 2.000 alle 10.000 :n hankinnoista on selvitettävä paikallinen hintataso ja valinta perusteltava. Käytännössä tämä tapahtuu kyselemällä puhelimitse, kiertämällä liikkeissä, tutkimalla netistä tai kuvastoista. Kirjalliset tarjouspyynnöt suositeltavia. 10.000 alle 30.000 :n hankinnat on kilpailutettava kirjallisella (kirjeitse tai sähköpostitse) tarjouspyynnöllä vähintään kolmelta realistiselta toimittajalta. On hankkeen toteuttajan etu kuitenkin kilpailuttaa myös tätä pienemmät kustannukset. Kilpailutus / hintatason selvitys 2/2 Jos kilpailutusasiakirjat on toimitettu hakuvaiheessa, niitä ei toimiteta maksatuksen liitteenä uudelleen Dokumentointi hankintojen kilpailutuksesta / hintatason selvityksestä maksuhakemuksen liitteenä. KAIKKI TOIMENPITEET ON KIRJATTAVA YLÖS / TULOSTETTAVA JA SÄILYTETTÄVÄ!!! (lähetetyt tarjouspyynnöt, saadut tarjoukset, tehdyt hankintapäätökset yms.). Kilpailutus / hintatason selvitys on mahdollisten tarkastusten pomminvarmin kohde. Mikäli hankintaperuste on jokin muu kuin halvin hinta, on se aina perusteltava. Tällöin perustelut hankinnan valinnasta on oltava tiedossa jo tarjouspyyntöä laadittaessa. 10
Viestintäohjeet Tiedotuskyltti näkyville, viestinnässä tarkkana logojen yms. tietojen kanssa. Viestintäohjeet löytyvät osoitteesta Maaseutu.fi - Viestintäohjeet Tiedotettaessa hankkeesta on mainittava, että hanke on saanut Leader-rahoitusta Maaseudun Kehittämisyhdistys VIISARI ry:ltä. Huomioi myös Mikään ei ole niin varmaa kuin muutos lomakkeet muuttuneet useampaan kertaan, tarkista aina uusin versio lomakepalvelusta www.suomi.fi. Vakuutukset oltava kunnossa, todistus maksuhakemuksen liitteenä mikäli ei ole toimitettu aiemmin Kaikki investointihankkeet (sekä yritysten että yhteisöjen) tarkastetaan ELY-keskuksen toimesta paikan päällä ennen viimeisen erän maksamista Otantatarkastuksia arvonnan mukaan Tarkastuksia voivat tehdä ELY-keskus, MMM, maaseutuvirasto, komissio ja tilintarkastustuomioistuin 11
Kiinnitä erityistä huomiota: Maksamishakemuksen aikatauluihin Lomakkeisiin; maksuhakemus uusimmalle hanketyypin mukaiselle lomakkeelle Palkkakustannuksiin; tuntikirjanpitoon Allekirjoituksiin; nimenkirjoitusoikeus Hankkeen toteutusaikaan; ei kustannuksia hankkeeseen ennen sitä Tavaran- tai palveluntoimittajan arvonlisäverovelvollisuuteen Viranomaislupiin (esim. rakennusluvat); eivät ole tukikelpoisia Käteisostoihin; ei plussia ja bonuksia Lopuksi Meillä kaikilla on yhteinen päämäärä! Byrokratia on osa hankkeen toteutusta, se ei ole mukavaa, mutta silti välttämätöntä Hankkeiden asiointi (maksuhakemukset, kysymykset, muutoshakemukset) tapahtuu aina Viisarin kautta! 12
Yhteystiedot Toimistot sijaitsevat kaupungintaloilla Saarijärvellä ja Viitasaarella Nettisivut Arja-Leena Peiponen Marjatta Ruuska Mari Puro Toiminnanjohtaja Talouspäällikkö Talous-/hankesihteeri Saarijärven toimisto Viitasaaren toimisto Saarijärven toimisto Puh. 040 502 6173 Puh. 050 553 3929 Puh. 040 712 2025 arja-leena.peiponen@saarijarvi.fi viisari@viitasaari.fi mari.puro@saarijarvi.fi tavattavissa pääsääntöisesti ti-to klo 9.00-15.00 13