KOKOUSAIKA Lauantai 15.02.2014 klo 11.34-15.45 KOKOUSPAIKKA Station Lounge, Am Hauptbahnhof 10, 60329 Frankfurt am Main Kokouksessa läsnä: Nimi Tehtävä Tehtävä kokouksessa Karl-Friedrich von Knorre Johtokunnan puheenjohtaja Kokouksen puheenjohtaja Annaliisa Kühn Johtokunnan varapuheenjohtaja Kokouksen puheenjohtaja 7 osittain Anna-Liisa Diestelhorst Johtokunnan jäsen Pöytäkirjan tarkastaja Iina Fischer Johtokunnan jäsen Reettakaisa Sofia Salo Johtokunnan jäsen Felix Tölle Johtokunnan jäsen Pöytäkirjan tarkastaja Anssi Elenius Pappi-lounas Pappien koordinaattori Mauri Lunnamo Toiminnanjohtaja Kokouksen sihteeri Kokouksessa käsitellyt asiat: 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 11.34. 2. Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen ja pöytäkirjan tarkastajien valitseminen Lisätään kohdaksi 3.9. lähetyksen ja kansainvälisen diakonian neuvottelupäivän 1.2.2014 muistio. Päätös: Hyväksyttiin esitetty asialista em. lisäyksellä kokouksen työjärjestykseksi Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Anna-Liisa Diestelhorst ja Felix Tölle. 3. Tiedoksi saatettavat asiat 1) Berliinin Suomi-keskuksen vuokrasopimus 2014-2018 hyväksyttiin 16.12.2013 ja allekirjoitettiin seuraavalla viikolla. Tilojen käyttösopimus Suomi-keskus ry:n, Berliinin suomalaisen seurakunnan ja SKTK:n välillä allekirjoitettiin 28.01.2014. 2) KUN on kokouksessaan 09.12.2013 päättänyt Suomen kirkon delegaation ja sihteeristön kokoonpanon EKD:n kanssa 02.-05.07.2014 Berliinissä käytävään konsultaatioon. 3) Suomalaisten seurakuntien tiedottajien koulutus pidetään 15.02.2014 Frankfurtissa. 4) Joulukuussa suoritettu SKTK:n palkkakirjanpidon tarkastus (Sozialversicherungsprüfung) vuoteen 2012 on päättynyt ja kaiken on todettu olevan kunnossa. 5) Anne Koskimaa on sairaslomalla 22.01.-04.03.2014. 6) Frankfurtin suomalainen seurakunta on 19.12.2013 antanut selvityksen SKTK:lta kesäkuussa saamansa 1.500,- avustuksen käytöstä. 7) Tilintarkastajat ovat antaneet 08.02.2014 pitämästään vuoden 2013 kirjanpidon ja taloushallinnon tarkastuksesta raportin. 8) Valmisteluryhmän 03.02.2014 muistio. 9) Jaettiin lähetyksen ja kansainvälisen diakonian neuvottelupäivän 01.02.2014 muistio. Todettiin asiat tietoon saaduiksi. Sivu 1 ( 5)
4. Työraportit 1) Itä ja keski, Päivi Lukkari 2) Etelä, Matti Nikkanen 3) Lounas, Anssi Elenius 4) Länsi, Anna-Maari Ruotanen 5) Pohjoinen, Helena Eckhoff 6) Renkaan toimittaja, Ritva Prinz 7) Toiminnanjohtaja, Mauri Lunnamo Todettiin työraportit tietoon saaduiksi. 5. Anomus rippikoulumaksun alentamiseksi Kolmen lapsen yksinhuoltaja anoo alennusta 380,- rippikoulumaksuun. Päätös: Pyydetään hakijaa toimittamaan tositteet tuloistaan ja kiinteistä kuluistaan. Mikäli tositteet vastaavat hakemusta, alennetaan maksu 280 euroon. 6. Kulujen korvausohjeisto 2014 Matkakustannusten korvaamisperusteissa suoritettiin Saksassa lakiuudistus, joka astui voimaan 01.01.2014. Tästä johtuen on SKTK:n omien korvausohjeiden kohdat 1.3.2. ja 1.3.3. muutettu vastaamaan uusia säännöksiä. Huomattavaa on päivärahojen uusi laskentaperuste sekä ateriakorvausten muuttunut kohtelu. Uusi laki koskee sekä luottamushenkilöitä että työsuhteessa olevia. Lakimuutoksesta johtuen myös Excel-matkalaskulomakkeiden ohjelmointi on uusittu. Päätös: Hyväksyttiin kustannusten korvausohjeet tehdyillä muutoksilla ja lisäyksillä. Toiminnanjohtaja on johtokunnan valtuuttamana vastuussa yhdistyksen talouteen liittyvistä päätöksistä. Kokous keskeytettiin klo 13.06 lounaan ajaksi. Kokousta jatkettiin klo 13.45. 7. Poistot, tilinpäätös ja tase 2013 Toiminta- ja taloussuunnitelmassa 2013 oli varauduttu tulouttamaan toimintavuoden kulujen kattamiseksi 24.826,56 omasta vapaasta pääomasta. Taseen arvo on vuoden aikana pienentynyt 20.441,69 päätyen loppusummaan 184.607,22. Yhdistyksen omavaraisuusaste on 81 % ja maksuvalmius 160 päivää. Suunnitelman mukaiset poistot ovat 1.670,58. Päätös: Hyväksyttiin suunnitelman mukaiset poistot. Tuloutetaan omasta vapaasta pääomasta (tili 863) vuoden 2013 toiminnallinen tappio - 21.842,97 kirjanpidon tilille numero 18017. Näin tehden tilinpäätös päätyy nollaan. Hyväksyttiin esitetty taselaskelma. Varapuheenjohtaja Annaliisa Kühn johti puhetta kohdan 7 käsittelyssä loppukeskustelun ja päätöksenteon ajan. Sivu 2 ( 5)
8. Toiminta- ja taloussuunnitelma 2014 Toimintasuunnitelmaan oli tehty pieniä tarkennuksia johtokunnan marraskuun kokouksen jälkeen. Tehtiin 3.2. kohdan resursseihin muutos: Lähetyksestä ja kansainvälisestä diakoniasta vastaavat seurakuntien lähetystyön yhteyshenkilöt aluepappien tuella. Nostettiin lähetyksen keräystavoite 1,50 euroon. Toiminnanjohtaja tarkistaa Päivi Lukkarilta, onko Karlsruhessa tarkoitus järjestää lähetyspäivä. Reettakaisa Sofia Salo antoi tekemänsä tekstin oikolukukorjaukset toimiston käyttöön. Nollatulokseen pääsemiseksi on seurakunta-apulaisten palkkakuluihin budjetoidun summan verran eli 15.194,88 kirjattu tilille 18017 omasta vapaasta pääomasta tuloutettavaksi. Talousarvio päätyy vajaaseen 430.000 loppusummaan. Päätös: Hyväksyttiin esitetyt suunnitelmat. Annetaan toimistolle valtuudet jatkaa toiminta- ja taloussuunnitelman ulkoasun työstämistä. 9. Johtokunnan toimintakertomus 2013 Todettiin, että kyseessä oleva versio mahdollistaa sisällön tarkastamisen, poistamisen ja lisäämisen. Kun tekstit on hyväksytty, siihen lisätään kuvat ja kertomus taitetaan. Kohdassa 1.3. Taloudenhoitajan kertomus eivät EKD:n tukea ja pappien palkkakuluja koskevat luvut ole lopullisia, koska kaikki maakirkot eivät ole vielä laskuttaneet työsuhdekuluja. Ehdotettiin kohdan 3.5. otsikko muutettavaksi paremmin tekstin sisältöä kuvaavaksi. Annaliisa Kühn kertoi, että Dresdenin seurakunnan luottamushenkilöistä puuttuu Helinä Kern, joka on toiminut kirkkoraadin jäsenenä ja seurakunnan kassanhoitajana. Reettakaisa Sofia Salo antoi tekemänsä tekstin oikolukukorjaukset toimiston käyttöön. Päätös: Hyväksyttiin toimintakertomuksen sisältö tehdyin muutoksin ja lisäyksin. Annetaan toimistolle valtuudet edelleen työstää kertomuksen ulkoasua. 10. SKTK:n vuosikokoukset Todettiin tämän vuoden kokouksen valmisteluiden tilanne. Lähetetään esityslistan liitteet virallisille edustajille pdf:nä. Mikäli joku haluaa aineiston paperilla, tulostetaan se hänelle. Laitetaan kutsukirjeeseen maininta siitä, että kokouksessa materiaali heijastetaan näkyville. Lauantain yleiskeskustelun juontajana toimii Reettakaisa Sofia Salo. Aiheina SKTK:n vuosikokousten pitopaikka ja pituus, talouden säästökohteet ja tiedotus. Johtokunnan vaalin ääntenlaskennan aikana pidettävistä esityksistä sovitaan pappien kanssa. Saimme torstaina 13.02.2014 Hannoverin verotoimistolta tietää, että yhdistyksen säännöt eivät vastaa yleishyödyllisen yhdistyksen säännöille asetettuja vaatimuksia kaikilta kohdin. Muutostarpeet kohdistuvat 2 ja 16. Nykyisissä säännöissämme kyseiset asiat on sanottu eri tavalla kuin verottaja mallisäännöissään edellyttää. Sivu 3 ( 5)
Tutustuttiin vaatimusten mukaisesti muutettuihin sääntöihin, jotka johtokunnan jäsenet olivat saaneet perjantai-iltapäivällä sähköpostitse. Hyväksyttiin tehty ehdotus sellaisenaan esitettäväksi vuosikokoukselle. Koska sääntöjen muutoksesta päättää vuosikokous, pitää asia lisätä vuosikokouksen esityslistalle. Vuoden 2015 kokouspaikaksi on varattu itä ja keski alueella sijaitseva Chorin ja vuoden 2016 kokouspaikaksi etelän alueella Augsburg. Keskusteltiin johtokunnan vaalin ehdokkaista ja puheenjohtajien kausien päättymisestä. Päätös: Ehdotetaan vuosikokoukselle, että vuoden 2015 vuosikokous pidetään itä ja keski alueella Chorinissa. Lisätään 2014 vuosikokouksen esityslistalle kohta 14 Sääntöjen muutos / Satzungsänderung. Hyväksyttiin esitetyt sääntömuutokset. Toiminnanjohtaja pyytää verotoimistolta muutettujen sääntöjen ennakkotarkastusta. 11. Rippikoulut 2014- Sekä Turun Martin että Espoon Olarin rippikouluvastaavat ovat esittäneet kirjallisesti mielipiteensä johtokunnan marraskuun 2013 kokouksessaan tekemiin tämän vuoden rippikoulutyön päätöksiin. Nykyiset rippikoulutyön sopimukset ovat voimassa Olarin kanssa tähän vuoteen ja Martin kanssa vuoteen 2015. Olarille on joulukuussa jätetty sopimusehdotus vuosille 2015-2017. Ehdotuksen jättämisen jälkeen selvisi, että Olarin leirikeskus joutuu remonttiin ja on siksi 2015 kesällä suljettu. Seurakuntaneuvosto päättää helmikuun aikana, jatkavatko he sopimusta kanssamme enää lainkaan. Turun Martinseurakunnan seurakuntaneuvosto on kokouksessaan 16.01.2014 päättänyt irtisanoa voimassa olevan yhteistyösopimuksemme taloudellisten vaikeuksien takia. Tämän vuoden leiri järjestetään vielä sovitun mukaisesti. Alustavia yhteistyöskeskusteluja ollaan käymässä Ylöjärven ja Salon seurakuntien rippikouluvastaavien kanssa. Todettiin asiat tietoon saaduksi. 12. Frankfurtin seurakunnan ehdotus Kirjeessä pyydetään SKTK:n johtokuntaa pohtimaan, miten Frankfurtin toimitilojen vuokrasopimus ja sen mukana tilojen hoitoon liittyvät asiat parhaiten saadaan siirrettyä SKTK:n nimiin. Päätös: Vastataan Frankfurtille, että SKTK on valmis tukemaan seurakuntaa vuokratukineuvotteluissa. Mikäli sopimuksen siirtäminen SKTK:n nimiin katsotaan tärkeäksi, on sekin mahdollista. 13. SKTK 40 vuotta Yhdistyksen perustamisesta tulee 25.05.2014 kuluneeksi 40 vuotta. Marraskuun johtokunnan kokouksessa esitetyn suunnitelman mukaisesti on Suomen Berliinin suurlähettilään kanssa sovittu kirkkojen välisen konsultaation aikana järjestettävästä vastaanotosta Sivu 4 ( 5)
torstaina 03.07.2014 klo 15.30-17.30 suurlähettilään residenssissä teemalla SKTK 40 vuotta. Tilaisuus on tarkoitettu lähinnä konsultaatioon osallistuville, SKTK:n puheenjohtajille sekä tiedotusvälineiden edustajille. Päätös: Vuosikokouksessa Münsterissä juodaan jäsenjärjestöjen edustajien kanssa yhteinen malja juhlan kunniaksi. Kahvitauko klo 15.30-15.35. 14. Rhein-Neckarin suomalaisen seurakunnan jumalanpalvelukset 2014 Vuodelle 2013 oli sovittu kahdesta jumalanpalveluksesta, joiden papin matkakulut ja toimituspalkkion SKTK maksoi. Toukokuun jp:n toimitti Maija Jalass (Berliini) ja joulukuun Anna-Leena Schulz (München). Korvatut kustannukset ja palkkiot olivat yhteensä 546,-. Päätös: Jatketaan samaa käytäntöä tänä vuonna. Toiminnanjohtaja informoi Rhein-Neckarin seurakuntaa asiasta. 15. Muut asiat Puheenjohtaja Karl-Friedrich von Knorre ilmoitti, ettei hän pääse osallistumaan johtokunnan ja pappien yhteiseen kokoukseen toukokuussa. 16. Seuraava kokous Perjantaina 14.03.2014 klo 13.30 Münsterissä. 17. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.45. Sivu 5 ( 5)