Apply. Master s Admissions. https://apply-office.aalto.fi

Samankaltaiset tiedostot
Apply-palvelu: maisterivalinnan koulutus laitoksille Mari Riihiaho

eage maisterivalinnan hakukohteen akateemisen arvioijan koulutus

Apply-palvelu: maisterivalinnan hakukohteen pääkäyttäjän ohjeet.

eage maisterivalinnan hakukohteen akateemisen arvioijan koulutus

Apply Maisterivalinnat - hakukohteen pääkäyttäjän koulutus

Choose Finland-Helsinki Valitse Finland-Helsinki

Ohjeet ARTSin todistushakemusten käsittelyyn eage-järjestelmässä

Sisällysluettelo Table of contents

Immigration Studying. Studying - University. Stating that you want to enroll. Stating that you want to apply for a course.

OPISKELIJAVAIHTOON HAKU, opiskelijat

OFFICE 365 OPISKELIJOILLE

You can check above like this: Start->Control Panel->Programs->find if Microsoft Lync or Microsoft Lync Attendeed is listed

Kauppakorkeakoulun opinnäytteiden käsittely eage-järjestelmässä

Expression of interest

SoleMOVE lähtevän harjoittelijan ohje

eage PERUSTOIMINTOJEN KÄYTTÖOHJE

Esimerkkinä - ilmainen blogi-julkaisujärjestelmä. WordPress:stä on myös palvelimelle asennettava versio (WordPress.

Rotarypiiri 1420 Piiriapurahoista myönnettävät stipendit

FinFamily PostgreSQL installation ( ) FinFamily PostgreSQL

eagen perustoimintojen käyttöohje

Mobility Tool. Demo CIMO

Aloita oman blogisi luominen (järjestelmä lupaa sen tapahtuvan sekunneissa ;-))

Capacity Utilization

Network to Get Work. Tehtäviä opiskelijoille Assignments for students.

KYMP Webmail -palvelu

Ohje erillisvalintojen toteuttamiseen

VUOSI 2015 / YEAR 2015

Siirtymä maisteriohjelmiin tekniikan korkeakoulujen välillä Transfer to MSc programmes between engineering schools

Information on Finnish Courses Autumn Semester 2017 Jenni Laine & Päivi Paukku Centre for Language and Communication Studies

OPPIMISSOVELLUKSEN KÄYTTÖOHJEET

Salasanan vaihto uuteen / How to change password

SENAATTILA uudistuu keväällä 2015

On instrument costs in decentralized macroeconomic decision making (Helsingin Kauppakorkeakoulun julkaisuja ; D-31)

General studies: Art and theory studies and language studies

Kauppakorkeakoulun opinnäytteiden käsittely eage-järjestelmässä

Travel Getting Around

Information on Finnish Language Courses Spring Semester 2018 Päivi Paukku & Jenni Laine Centre for Language and Communication Studies

FinFamily Installation and importing data ( ) FinFamily Asennus / Installation

Information on Finnish Language Courses Spring Semester 2017 Jenni Laine

Webmailin käyttöohje. Ohjeen sisältö. Sähköpostin peruskäyttö. Lomavastaajan asettaminen sähköpostiin. Sähköpostin salasanan vaihtaminen

Tässä ohjeessa käydään läpi sosiaalisen median verkkopalveluiden lisätoimintojen lisääminen verkkosivuillesi.

1 AKATEEMISEN ARVIONNIN OHJE

Lab SBS3.FARM_Hyper-V - Navigating a SharePoint site

OPISKELIJAVAIHTOON HAKU, opiskelijat

Office 365 palvelujen käyttöohje Sisällys

On instrument costs in decentralized macroeconomic decision making (Helsingin Kauppakorkeakoulun julkaisuja ; D-31)

Microsoft Lync 2010 Attendee

Teams-ohjelman asennus- ja käyttöohje vertaisohjaajille

Rekisteröiminen - FAQ

Curriculum. Gym card

OpeOodi Opiskelijalistojen tulostaminen, opiskelijoiden hallinta ja sähköpostin lähettäminen

Pika-asennusohjeet Suomeksi

Käyttäjätunnus Användarnamn Username. Salasana Lösenord Password. Kieli Språk Language. Kirjaudu sisään / Logga in / Login

Sonera Viestintäpalvelu VIP VIP Laajennettu raportointi Ohje

Transkribuksen pikaopas

Infrastruktuurin asemoituminen kansalliseen ja kansainväliseen kenttään Outi Ala-Honkola Tiedeasiantuntija

Uusi Ajatus Löytyy Luonnosta 4 (käsikirja) (Finnish Edition)

Opiskelijalistojen tulostaminen, opiskelijoiden hallinta ja sähköpostin lähettäminen

Katalogin luominen Coupan toimittajaportaalissa

Hops-ohjaajan ohje Opiskelijan hopsit.

Lisäkysymysten ja hakukohderyhmäsääntöjen sekä liiteryhmien tallentaminen hakulomakkeelle

NÄIN TEET VIDEO-MAILIN (v-mail)

EASY Tiedostopalvelin - mobiilin käyttöopas

BioNordika Webshop Pikaohjeet

Sijoittelu ja tulosten julkaisu yhteishaussa

Maahanmuutto Opiskelu

LANSEERAUS LÄHESTYY AIKATAULU OMINAISUUDET. Sähköinen jäsenkortti. Yksinkertainen tapa lähettää viestejä jäsenille

TILITYKSET JA TILAUKSET

1. Liikkuvat määreet

KONEISTUSKOKOONPANON TEKEMINEN NX10-YMPÄRISTÖSSÄ

Ohjeet ALS Online-palvelun käyttöön PÄIVITETTY

WCONDES OHJEET ITÄRASTEILLE (tehty Condes versiolle 8)

AYYE 9/ HOUSING POLICY

Business Opening. Arvoisa Herra Presidentti Very formal, recipient has a special title that must be used in place of their name

P2P (ALUSTA) RAPORTOINNIN OHJEET (ANALYTICS)

amkbyod-tulostaminen Huittisten ja Kankaanpään kampuksilla / BYOD printing in Huittinen and Kankaanpää campuses

1. Valitse käyttäjänimi 2. Kirjoita salasana 3. Anna sähköpostiosoitteesi 4. Keksi wikillesi nimi

Google-dokumentit. Opetusteknologiakeskus Mediamylly

TOOLS KÄYTTÖOHJEET OPETTAJALLE

OpeOodi Opiskelijalistojen tulostaminen, opiskelijoiden hallinta ja sähköpostin lähettäminen

Wilman pikaopas huoltajille

Kuvan ottaminen ja siirtäminen

Ohjeita Omapalvelun käyttöön

Skype for Business ohjelman asennus- ja käyttöohje Sisällys

DS-tunnusten haku Outi Jäppinen CIMO

Netsor Webmailin käyttöohje

Jatko-opintovaihtoehdot/ Further studies

OSAAMISENHALLINTA HENKILÖSTÖ. Esimiehen pikaohje

Kirjautuminen Timmiin

Tilastokeskuksen rajapintapalveluiden käyttöönotto QGISohjelmistossa

EKP:N HANKINTAMENETTELYJEN VERKKOPALVELU OSALLISTUMINEN HANKINTAMENETTELYIHIN

Tervetuloa ecraft Service Deskiin

RES - REAL ESTATE SYSTEM

anna minun kertoa let me tell you

RYHMIEN PERUSTAMINEN JA OPINTOJEN ETENEMISRAPORTTI OODISSA

National Building Code of Finland, Part D1, Building Water Supply and Sewerage Systems, Regulations and guidelines 2007

WebOodin HOPSin (OodiHOPS) käyttöohje ARTSin alk. tutkintovaatimusten mukaan opiskelevalle kandiopiskelijalle

Ohjeet asiakirjan lisäämiseen arkistoon

Aimo-ohjauspaneelin käyttöohje Sisällys

RYHMIEN PERUSTAMINEN OODIIN

Transkriptio:

Apply Master s Admissions https://apply-office.aalto.fi

Agenda General and Academic Evaluation How to use Apply Finding the applications and attachments Academic evaluation For LES personnel Raportointi Valintojen toinen vaihe ja haastattelukutsut Valintaesitykset ja apurahaesitykset

Logging in Aalto personnel will log in Apply at https://apply-office.aalto.fi with Aalto username and password Choose: Aalto University staff and students (WebLogin) User role Academic evaluator given to academic personnel Gives permission to see applications and update the Academic Evaluation form Only the programmes head user (study co-ordinator) can fill in the selection proposal -form

How to identify applicants All applications have individual ID s that are generated by the application system The applicant s email is his/her user name An applicant can only have one application for the field of art and design in the application system 4

Where to go first? The language used can be changed here. All eligible applications for the study option can be found from Pending / Odottavat. You can arrange the applications in ID order (ascending or descending order). 5

Pending applications / Odottavat näyttö If you have a right to see several study options, you can filter the applications by study options. First you need to choose the case (in Finnish asia), arts2017. Filters: Form (hakulomake), Field (study option), Value (the preferred study option). 6

Archive / Arkisto All applications can always be found from Archive / Arkisto. 7

Individual applications Open an application by clicking. If you need to find a certain application, you can e.g. search with the application ID. 8

Different forms for the process User s menu Whole processing history of the application 9

Locking the application for processing If you want to process the application, you must first lock it to yourself by clicking Lock for processing / Lukitse asia itsellesi käsiteltäväksi. You can view the information also without locking. 10

Locking the application for processing If the application is already locked by another user, the application will have infront of it. You can unlock the application and lock it to yourself by clicking Lock for yourself / lukitse itsellesi. 11

Academic Evaluation 12

Application and attachments Paper attachments have been scanned and attached to Scanned attachment / Skannatut liitteet. These are e.g. transcript of records, copy of the degree certificate, copy of the passport. The original documents have been delivered to the programmes as well. The documents are scanned in order: 1) Cover letter 2) Degree certificate 3) Transcript of records 4) Passport 5) Other possible documents From the application form you can find the information on the applicant s degree and the motivation letter. Applicant has uploaded a CV and possible electronic portfolio in the application system. 13

Academic evaluation When you lock the application for the first time, Academic evaluation form will show in red until something has been written and saved on the form. It is possible to view the other pages but not possible to make any changes to them. 14

Academic evaluation From the Academic evaluation page you can see e.g. the degree the applicant is applying with, the university, information about language skills and whether the applicant is applying for a scholarship Also the motivation letter can be seen from this page It is possible write and save comments about the application and make preliminary selection proposals. The applicant cannot see these. 15

If an applicant is required to pay tuition fee and is applying for a scholarship it can be seen here. If the applicant is not required to pay or is not applying for a scholarship, this section will be missing. Language proficiency 16

Information about the university of the previous degree(s) and the degree 17

It is possible to mark preliminary selection proposals to help the processing of the applications. Remember to save the form! 18

Valintaesitykset ja raportointi 19

Raportointi Kaikki hakijat (myös muiden hakukohteiden hakijat) saadaan näkyville Raportit toiminnon kautta. Järjestelmään on määritelty erilaisia raporttipohjia, joita voidaan hyödyntää. 20

Raportointi Avaa raportti hakemuksista (Raportit) Jos sinulla on oikeudet useampaan asiaan, tai asiastasi on useita toteutuksia (esim. vuosittaiset hakukierrokset), näet jokaisen asian raporttikansion erikseen Raportit tulostuvat Applyn käyttökielen mukaan 21

Raportit Tästä avaat raportin Excel-muodossa Jos haluat muokata raporttia, avaa raportti-pohja Vinkki: Exceliin avatusta raportista voit avata yksittäisen hakemuksen klikkaamalla sen tunnistenumeroa. 22

Raportit oman raportin luominen Voit luoda raportille haluamiasi asioita valitsemalla tiedon klikkaamalla Lomakkeiden kentät osiosta haluttua tietoa. Valitse Raportit-näkymässä haluamasi raportointikohde klikkaamalla esim. maisteriohjelmasi nimeä. Lisää kentiksi aina Tunniste ja Vaihe 23

Raportit raporttipohjan lataaminen Valitse valikosta Raportit hakulomakkeen ( asian ) nimi. Valitse Lataa raportti painikkeen alta haluamasi raporttipohja. 24

Raporttipohjan lataaminen Lataa raportti -valikosta löytyvät valmiit raporttipohjat. Raporttipohjan saa ladattua klikkaamalla raportin nimeä. Vinkki: Valintaesitykset/Selection proposals raportti sisältää hyödyllisiä tietoja. Myös Perustiedot/Basic information raportti on käytännöllinen. 25

Raporttipohjan lataaminen Raporttipohjaan määritellyt tiedot tulevat näkyville Sarakkeet osioon. Voit poistaa raportilta tietoja valitsemalla sarakkeen edessä olevan punaisen rastin. Raporttiin voi määritellä kaavan tai suodattimen Lisää kaavasarake tai Lisää suodatin painikkeiden edessä olevista vihreistä + -painikkeista. Lopuksi valitse raportin muoto (Excel, Open-office, Html) ja paina Luo raportti -painiketta. 26

Poista sarake Voit vetää sarakkeen oikealle paikalleen Lisää suodatin Huom! Suodatin poistetaan klikkaamalla sitä Lisää sarake klikkaamalla haluttua tietoa 27

SUODATTIMET Voit suodattaa raportille tietoja kenttien arvojen perusteella (esim. kaikki paikan vastaanottaneet/tietyn hakukohteen hakijat) Valitse kenttä jonka mukaan suodatetaan (täytyy olla raportilla sarakkeena) Valitse haluttu arvo Vertailumerkki on yleensä yhtä suuri kuin merkki (=) 28

Valintaesitys-lomakkeen muokkaus Kun olet lukinnut hakemuksen itsellesi, näkyy Valintaesitys-lomake punaisella. 29

Valintojen 2. osa: Haastatteluun kutsuttavien merkitseminen Valitse hakija esim. valitsemalla vasemmasta valikosta Pikahaku ja syöttämällä hakijan ID avautuvaan laatikkoon Lukitse hakemus itsellesi sivun yläosasta painamalla Lukitse asia itsellesi - painiketta Mene hakijan tiedoissa Valintaesitys-lomakkeelle Merkitse lomakkeelle kohtaan Kutsutaan haastatteluun -> Kyllä mikäli hakija kutsutaan haastatteluun ja Kutsutaan haastatteluun -> Ei mikäli hakijaa ei kutsuta haastatteluun. Kirjaa haastatteluun kutsutuille lisätietokenttään tarvittavat tiedot. HUOM! Hakija näkee heti tiedot järjestelmästä. Mikäli hakijaa ei kutsuta haastatteluun, kirjaa Valintaesitys -> Esitetään hylättäväksi ja valitse syy hylkäykselle Lopuksi paina sinun alaosasta Tallenna lomake painiketta. Lähetä kutsu hakijalle. 30

Haastattelukutsu Merkitse kohtaan Kutsutaan haastatteluun = Kyllä tai Ei ja kirjaa ohjeet. Muista tallentaa. Tallennettuasi tieto näkyy heti hakijalla. 31

Hylkäyksen merkitseminen Merkitse sellaisten hakijoiden kohdalle, joita ei kutsuta haastatteluun Valintaesitys -> Esitetään hylättäväksi ja valitse syy (Huom! Haastatteluun kutsuttavilta älä merkitse tähän vielä mitään) 32

Muista tallentaa! Paina lopuksi sivun alaosasta Tallenna lomake -painiketta. 33

Sähköpostin lähettäminen hakijalle Valmiita sähköpostipohjia on tallennettu Tallennetut sähköpostipohjat -valikkoon. Voit valita sieltä Kutsu haastatteluun pohjan ja lisätä kutsutekstin siihen. Viesti tulee kirjoittaa hakijan asiointikielellä, joka näkyy samalla näytöllä. Sähköpostin lähettämiseen avautuu ikkuna, johon viesti voidaan kirjoittaa. Muista valita viestin lähettäjäksi ikkunan alaosasta oma osoitteesi. Lähetetyt sähköpostit tallentuvat Asian tiedot -välilehdelle. 34

Tarkistusraportin ottaminen haastattelukutsuista Kun kaikki haastatteluun kutsutut ja ei kutsutut on merkitty palveluun, voit tarkistaa lopputuloksen vielä raportin kautta seuraavasti: Valitse vasemmasta valikosta Raportit 35

Valitse asian arts2017 (Maistervaiheen valintojen hakulomake 2017 (taiteiden ala) kohdalta raporttipohja Valintaesitykset / Selection proposal. 36

Rajaa haettavia tietoja omaan hakukohteeseesi: lisää suodatin painamalla vihreää + painiketta, valitse ja [Hakulomake] Hakukohde = (oma hakukohteesi) Paina Lisää suodatin. 37

Valitse sivun yläosasta tiedoston muoto (esim. Excel) ja paina Luo raportti -painiketta. 38

Hakemusten arviointi ja valintaesitykset Hakukohteen hakijat asetetaan paremmuusjärjestykseen. Järjestelmä ei itse järjestä hakijoita paremmuusjärjestykseen, vaan järjestely tehdään ohjelmassa (akateeminen arviointi). Järjestely voidaan tehdä esim. hyödyntämällä järjestelmästä saatavaa exceliä. Lopuksi valintaesitys merkitään hakijan Valintaesitys lomakkeelle Applyyn. Varasijoja voidaan merkitä hakukohteelle kuinka paljon tahansa. Varasijat merkitään hakukohdekohtaisesti numeroin (1,2,3) Valittujen hakijoiden paremmuusjärjestyksen numeroita ei merkitä järjestelmään. 39

Valintaesityksen merkitseminen haastattelussa olleille hakijoille hyväksyttävät hakijat Kirjaa hyväksyttäville hakijoille Valintaesitys Esitetään valittavaksi 40

Valintaesityksen merkitseminen Apurahat ja lukuvuosimaksut Apurahat merkitään Valintaesitys lomakkeelle Apurahavalikko tulee näkyviin, kun Valintaesitys-kohdan valikosta on valittu Esitetään valittavaksi. Apurahojen määrä: X % ohjelmaan valittujen maksuvelvollisten lukuvuosimaksusta palautetaan apurahana (waiver). Rehtorin päätös: Prosenttiosuudesta päättää yliopiston johto sen jälkeen, kun tiedetään lukuvuosimaksuvelvollisten hakijoiden määrä. Apuraha: joko 100% waiver tai 50 % waiver Apuraha allokoidaan akateemisen arvioinnin rankingin mukaisesti Apurahalle ei ole varasijoja 41

Apurahan merkitseminen Apuraha- /lukuvuosimaksupäätös tulee näkyviin kun apurahaa hakenutta hakijaa esitetään valittavaksi. Kategoriat tulevat valittaviksi kun apurahapäätös kohtaan valintaan myönnetään. Hakija näkee apurahapäätöksen ja mahdollisesti myönnetyn apurahan kategorian tulosten julkaisun (5.4.2017) jälkeen Hakemuksen seuranta näytöltä. Apurahatiedot tulevat myös hyväksymiskirjeeseen. 42

Hakija näkee apurahapäätöksen ja mahdollisesti myönnetyn apurahan kategorian tulosten julkaisun (5.4.2017) jälkeen Hakemuksen seuranta näytöltä. Apurahatiedot tulevat myös hyväksymiskirjeeseen. 43

Valintaesityksen merkitseminen haastattelussa olleille hakijoille varasijalle asetettavat hakijat Kirjaa varasijalle esitettävälle hakijalle Valintaesitys -> Esitetään varasijalle sekä varasijanumero 44

Valintaesityksen merkitseminen haastattelussa olleille hakijoille hylättävät hakijat Kirjaa hylättäville hakijoille Valintaesitys -> Esitetään hylättäväksi ja hylkäyksen syy 45

Täydentävät opinnot ja palaute hakijalle Kirjaa tähän mahdolliset täydentävät opinnot (huomioi asiointikieli) Kirjaa tähän ohjeet miten, milloin ja keneltä hakija voi tiedustella palautetta valintojen tulosten julkaisun jälkeen. (huomioi asiointikieli) Muista tallentaa! 46

Hakukohteen tehtävät 1. Tehdä päätökset valintakokeen 2. osaan kutsuttavista hakijoista 2. Merkitä Valintaesitys-lomakkeelle tiedot haastatteluun kutsutuille/ei kutsutuille 3. Lähettää haastattelukutsut hakijoille sähköpostitse 4. Toimittaa 1. osan tulokset Hakijapalveluihin 5. Tehdä päätökset hyväksyttävistä ja varasijalle esitettävistä hakijoista 6. Tehdä apurahaesitykset korkeakoulun prosessin mukaisesti 7. Merkitä hyväksyttävät ja varasijalle esitettävät Valintaesitys-lomakkeelle Valintaesitys -> Esitetään valittavaksi tai Esitetään varasijalle sekä varasijanumero, Merkitä Valintaesitys-lomakkeelle Valintaesitys -> Esitetään hylättäväksi 8. Merkitä apurahapäätökset valintaesityslomakkeelle valintaesitysten yhteydessä 9. Merkitä mahdolliset täydentävät opinnot Valintaesitys-lomakkeelle 10. Merkitä tiedot palautteen antamisesta Valintaesitys-lomakkeelle 47

Yhteystiedot Helpdesk ja käyttöoikeudet: eage@aalto.fi Wiki-sivut: https://wiki.aalto.fi/display/opitieto/ Sisältöön liittyvät kysymykset: Hakijapalvelut Heidi Pellinen, heidi.pellinen@aalto.fi, 050 5717106 48