Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttöönotto Eksotessa SosKanta-hanke soskanta@eksote.fi Twitter: @SosKanta TEHTÄVÄTAULUKKO V0.6 19.5.2017 Päivämäärä Versio TP =SosKanta-hankesuunnitelman työpaketti, johon tehtävä liittyy Tila 19.5.2017 0.6 Aloittamatta Toteutuksessa Valmis 1. Liittymisen hallinnointi ja sopimukset organisaatiossa 1.1 Hankkeeseen liittyvät päätökset Organisaation hallinnollisen päätösprosessin mukaan. Päätös organisaation liittymisestä ja liittymisaikataulusta Kanta-palveluihin. 1.2 Asettamispäätös Hallinnollinen päätös hankkeen käynnistämisestä. 1.3 Organisaation ja järjestelmätoimittajan toimitussopimus Asiakastietojärjestelmän Kantayhteensopiva versio 1.4 Liittymishakemus Kanta-palveluihin 1 Kaksi erillistä hakemusta (testi ja tuotanto) 1.4.1 Liittymishakemus Kanta-testipalveluun 1.4.2 Liittymishakemus Kanta-palvelun sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon 1.5 VRK:n rekisteröintisopimus (Sosiaalihuollon toimintayksikkö ja VRK) 4 Jos organisaatio tilaa itse vrk:n tuotteet, tarvitaan rekisteröintisopimus organisaation ja vrk:n välille. Sopimus tehdään vrk:n Eevertti-sivuston Saha-tilin kautta. 1.6 Valtuutussopimus (organisaatio ja tekninen toimija) Jos organisaatio valtuuttaa toisen toimijan tilaamaan organisaatiolleen vrk:n tuotteet. 1.7 Sosiaalihuollon toimintayksikön ja ICT-palvelun tuottajan välinen Kanta-palvelusopimus Eksotessa Saita vastaa palvelimesta. Huomioitava, tarvitseeko olemassa olevaa sopimusta täydentää Kantaan liittymisen myötä.
2. Hankkeen organisointi ja hallinnointi 2.1 Hankehenkilöstön rekrytointi Tarvittavan asiantuntijuuden paikantaminen ja vastuuhenkilöiden nimeäminen. 2.2 Hankesuunnitelma 2.2.1 Hankesuunnitelman laatiminen Olemassa olevan kansallisen ohjeistuksen kartoittaminen ja siihen perehtyminen. Organisaation oman suunnitelman laatiminen. 2.2.2 Hankesuunnitelman hyväksyminen 2.3 Ohjausryhmä 2.3..1 Ohjausryhmän muodostaminen 2.3.2 Ohjausryhmän tehtävien määrittely 2.3..3 Ohjausryhmän kokouskäytäntöjen suunnittelu 2.4 Projektiryhmä 2.4.1 Projektiryhmän muodostaminen 2.4.2 Projektiryhmän tehtävien määrittely 2.4.3 Projektiryhmän kokouskäytäntöjen suunnittelu 2.5 Hankkeen talousseuranta 2.6 Hankkeen raportointi Ohjausryhmän kokousaikataulujen 2.6.1 Edistymisraportit mukaisesti. Jos hankkeeseen liittyy ulkopuolista 2.6.2 Maksatushakemukset rahoitusta. 3. Viestintä 3.1 Viestintäsuunnitelman laatiminen 3.1.1 Viestinnän pääkohderyhmien määrittäminen ja kuvaaminen 3.1.2 Viestintäverkoston rakentaminen 3.1.3 Viestintäkanavien määrittäminen 3.1.4 Viestintätuotteiden suunnittelu ja valmistaminen 3.1.5 Sisäisen viestinnän suunnitelma 3.1.6 Ulkoisen viestinnän suunnitelma 3.2 Viestintäsuunnitelman hyväksyminen 3.3 Viestinnän toteuttaminen 3.3.1 Viestintä hankkeen aikana 3.3.2 Käyttöönottoa edeltävä ammattilaisviestintä 3.3.3 Käyttöönottohetken kansalaisviestintä 3.4 Viestinnän seuranta ja raportointi 3 3 Eksote osallistuu viestintämateriaalin tuottamiseen Eksote osallistuu viestintämateriaalin tuottamiseen
4. Omavalvonta 4.1 THL:n määräyksen 2/2015 mukaisen tietoturvan ja tietosuojan omavalvontasuunnitelman laatiminen 4.2 Tietoturvan ja tietosuojan omavalvontasuunnitelman mukaisen toiminnan toteuttaminen 4.2.1 Organisaation toimenpiteet 4.2.2 Teknisen ympäristön toimenpiteet 5. Kanta-yhteensopivan asiakastietojärjestelmän käyttöönoton valmistelu 7 Korvaa terveydenhuollon tehtävälistassa mainitun auditoinnin. Terveydenhuollon Kanta-liittymisten ajankohtana THL ei ollut vielä antanut määräystä omavalvontasuunnitelman laatimisesta. Käyttöympäristöt, tietoturvakäytännöt, käyttövaltuushallinta ja tunnistautuminen. Koulutus, perehdytys, käyttöohjeet, menettelytavat, tukipalvelut. Informointikäytännöt. Käyttöympäristön ja järjestelmien ylläpito, päivitys, seuranta ja valvonta. 5.1 Sosiaalihuollon asiakastietomallin mukaiseen toimintaan siirtyminen 6 5.1.1 Kansallisiin asiakasasiakirjoihin, prosesseihin ja luokituksiin perehtyminen 5.1.2 Organisaation nykyisten asiakasasiakirjojen ja prosessien kuvaaminen sekä tarvittavien muutosten tunnistaminen 5.1.3 Kansallisten asiakasasiakirjarakenteiden käyttöönotto 5.1.4 Kansallisten luokitusten ja prosessien rakentaminen asiakastietojärjestelmään THL:n määräysten mukaisesti Kansa-koulu-hankkeessa luotujen työkalujen avulla Palvelutehtäväluokitus, sosiaalipalveluiden luokitus ja sosiaalipalveluiden prosessit 5.2 Kansallisten koodistojen käyttöönotto 3 5.2.1 SOTE-organisaatiorekisterin palveluyksikkötietojen kytkeminen asiakastietojärjestelmään 5.3 Asiakastietojärjestelmän sertifiointi ja 2 vaatimuksenmukaisuustodistuksen hakeminen 5.4 Käyttöoikeuksien määrittely 4 Organisaation tulee märritellä atj:n käyttöoikeudet THL:n määräyksen mukaisesti. 5.5 Asiakastietojärjestelmän versiopäivityksen suunnittelu 3 Versiopäivitys tehdään vasta Kantaliittymisen hetkellä 6. Varmenteiden hankinta ja jakelu 6.1 Palvelinvarmenteiden hankinta atj-ympäristöön Haetaan vrk:sta, atj:ää varten.
6.2 Palvelinvarmenteiden hankinta sanomavälitysympäristöön Haetaan vrk:sta, sanomaliikennettä varten. 6.3 Järjestelmäallekirjoitusvarmenteen hakeminen 6.4 Testivarmennekorttien hankinta Ei välttämätöntä joka organisaatiossa 6.4.1 Testivarmennekorttien tilaus VRK:lle Korttityypit ja lukumäärät. Saatavilla kaikille sosiaalihuollon 6.4.2 Testivarmennekorttien jakelu testaajille 6.4.3 Testivarmennekorttien testaus 6.5 Tuotantovarmennekorttien hankinta 4 Sote-ammattikortti tai henkilöstökortti 6.5.1 Sosiaalihuollon ammattihenkilöiden rekisteröitymisen varmistaminen Laki sosiaalihuollon ammattihenkilöistä velvoittaa JulkiSuosikkirekisteröitymiseen. 6.5.2 Rekisteröintipisteiden organisointi Rekisteröintipisteiden tiedot on julkaistu Väestörekisterikeskuksen verkkosivuilla. 6.5.3 Varmennekorttien tilaaminen Organisaatio voi tilata kortit keskitetysti tai ohjeistaa ammattilaisia tilaamaan kortit itsenäisesti. 6.5.4 Varmennekorttien jakelu henkilöstölle Jos organisaatio hoitaa korttien hankkimisen keskitetysti. 6.5.5 Sijaistyövoiman ja opiskelijoiden kortittamisen huomioiminen Sosiaalihuoltoon ei ole tulossa opiskelijoiden kortteja lähiaikoina. Organisaatioon ohjeistus siitä, miten opiskelijat/sijaiset kirjaavat järjestelmään.
7. SOTE-organisaatiorekisteri 7.1 SOTE-organisaatiorekisterin tarkistaminen 4 Jos organisaation SOTE-rekisteri on jo kansallisella koodistopalvelimella. 7.1.1 Sosiaalihuollon yksiköiden tunnistaminen organisaation SOTEorganisaatiorekisteristä 7.2 SOTE-organisaatiorekisterin luominen/täydentäminen 4 7.2.1 Sosiaalihuollon palveluyksiköiden määrittely 7.2.2 Sosiaalihuollon palveluyksiköiden hyväksyminen 7.2.3 Sosiaalihuollon yksiköiden lisääminen SOTE-organisaatiorekisteriin 7.2.4 SOTE-organisaatiorekisterin vieminen kansalliselle koodistopalvelimelle 7.3 Organisaation SOTE-organisaatiorekisterin hallintamallin luominen 4 Eksoten SOTE-rekisterissä ovat ennen sosiaalihuollon Kanta-liittymistä olleet vain ne yksiköt, joissa käytetään TerveysEfficaa (suorituspaikkatieto). Mihin yksiköihin sosiaalihuollon asiakkuus voi muodostua? Yhden yksikön muodostaa yksi ydinpalvelu. Palveluyksikön nimi näkyy asiakkuusasiakirjassa ja myöhemmin asiakirjoissa Omakannassa. Rekisterin ylläpito- ja muutoshallintakäytännöt. Palveluyksikkötietojen kytkeminen kustannuspaikka- ja organisaatiorakenteeseen. Raportoinnin tarpeiden huomioiminen ja MDMhallinta.
8. Teknisen ympäristön toteutus 8.1 Auditointi 1 8.1.1 Testiympäristön tekninen toteutus Uusi ympäristö testauksen kannalta järkevin 8.1.2 Tuotantoympäristön tekninen toteutus 8.2 Liittymisen arkkitehtuurin kuvaus 1 Tehdään arkkitehtuurikuvaus ympäristöistä ja liityntätavasta 8.3 Hankintojen tekeminen 1 8.3.1 Tarvekartoitus hankinnoista ja kilpailutustarpeen arvioiminen Eksotella on terveydenhuollon liityntäpiste, jota sosiaalihuolto tulee käyttämään. 8.3.2 Tietoliikenneyhteyden määritys ja/tai kilpailutus Kanta-liittymän toteutuksen määrittely: liityntäpiste 8.3.3 Kortinlukijoiden hankinta Kortinlukijat Eksotessa jo käytössä. Mikäli tarvitaan, hankitaan Saitan verkkokaupasta. 8.3.4 Tuotantopalvelinten hankinta Eksotessa päivitetään SosiaaliEffican versio 8.3.5 Ohjelmistojen hankinta Eksotessa VRK:n DigiSign ohjelman päivitystä uudempaan versioon valmistellaan (tuotannossa) 8.3.6 Testipalvelinvarmenteiden hankinta Haetaan uudella hakemuksella, vaikka organisaatiolla olisi ko. varmenne jo terveydenhuollon liittymisen vuoksi. 8.3.7 Tuotantopalvelinvarmenteiden hankinta Haetaan uudella hakemuksella, vaikka organisaatiolla olisi ko. varmenne jo terveydenhuollon liittymisen vuoksi. 8.4 Sanomavälitysjärjestelmän konfiguraatio 1 Eksotella Ensemble. Tulee olla valmis Saitan teknisen ympäristön sertifiointiprosessia varten. 8.5 Asennusten tekeminen 1 8.5.1 Kortinlukijoiden ja sovelluksen asennus Eksotessa VRK:n DigiSign ohjelman päivitystä uudempaan versioon valmistellaan (tuotannossa) 8.5.2 Palvelinvarmenteiden asennus 8.5.3 Sanomavälitysohjelmiston asennus 8.5.4 Atj:n tuotantoympäristön päivitys Järjestelmän Kanta-toiminnallisuuksien aktivointi tehdään h-hetkellä. 8.5.5 Tuotantoedustakantapalvelimen asennus Suositellaan sosiaalihuollolle omaa palvelinta. 8.6 Liittymien rakentaminen 1 8.6.1 Liittymien kartoitus valitun arkkitehtuurimallin mukaan Integraatiot muihin järjestelmiin. 8.6.2 Parametrien sopiminen 8.6.3 Liittymien konfigurointi 8.7 Koodistopalvelimeen liityminen 1
9. Testaukset 9.1 Teknisten ympäristöjen yhteystestaus 2 9.1.1 Testiympäristön testaus Kun järjestelmät on asennettu, testataan, että yhteydet toimivat. Tehdään testiympäristössä. 9.1.2 Tuotantoympäristön testaus Tuotantoympäristöstä testataan yhteys Kanta-palvelun sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon 9.1.3 Viestinvälitysympäristön (testi) testaus Ensemblen testaus 9.1.4 Viestinvälitysympäristön (tuotanto) testaus Ensemblen testaus 9.2 Asiakastestaus 2 Testaus siirtyy 3-4 vkoa suunnitellusta, vko 21 versio 9.2.1 Testaussuunnitelman laatiminen Ensimmäisessä testausvaiheessa testataan arkiston vaatimat toiminnallisuudet ja komponentit atj:ssä. 9.2.2 Testausresurssien varaaminen 9.2.3 Testauksen toteuttaminen Yhteentoimivuuden testaus ATJ/arkisto 9.2.4 Testausraportin laatiminen 9.3 Yhteistestaus 2 Yhteistestaus tehdään, mikäli järjestelmä on liittymässä ensimmäistä kertaa. Testataan Kelan antamilla testihetuilla prosessit/tapaukset testiympäristössä. 9.3.1 Yhteistestauksen suunnitelman laatiminen 9.3.2 Yhteistestausresurssien varaaminen 9.3.3 Yhteistestauksen toteuttaminen 9.4 Arkistonhoitajan käyttöliittymän testaus 2 Tehdään joka organisaatiossa. Ennen tuotannon käyttöönottokoetta testataan, että yhteydet toimivat. Kelan käyttöönottokokeen mukaisesti. 10. Arkistonhallinnan käytännöt 10.1 Asiakirjahallinnon nykytilan kartoittaminen 6 10.2 Sosiaalihuollon erillisrekisterien yhdistäminen ilmoitus- ja 4 asiakasrekistereiksi 10.2.1 Sosiaalihuollon rekisterien rekisteriselosteiden laatiminen 4 10.2.2 Paperiarkistoissa sijaitsevien asiakirjojen hallinnointi 10.3 TOS/eAMS -laatiminen 7 Ams koskien aineistoa, joka jää vain paperille, Tos koskien sähköisessä muodossa olevaa aineistoa. 10.4 Arkistonhoitajan käyttöliittymän käyttöönotto 3
11. Henkilöstön kouluttaminen 11.1 Pääkäyttäjien, kirjaamisvalmentajien ja muiden kouluttajien 9 perehdyttäminen 11.2 Ammattilaisten koulutuksen suunnittelu 9 Asiakastietomalli, asiakasasiakirjalaki, Kanta-palvelut 11.3 Ammattilaisten koulutuksen järjestäminen 9 11.3.1 Kanta-palvelujen yleiset periaatteet Kanta palvelujen yleisesittely 11.3.2 Henkilökunnan kouluttaminen asiakasasiakirjalain mukaiseen toimintaan Kansa-koulu-hankkeen kirjaamisvalmennukset määrämuotoisen kirjaamisen tukena. 11.3.3 Asiakasasiakirjojen käytön yleiset periaatteet Asiakasasiakirjojen käsittelykoulutus eri ammattiryhmille; sis. asiakasasiakirjojen laatiminen, säilyttäminen, luovutus jne. 11.3.4 Tietoturvaan ja -suojaan liittyvä koulutus Taustalla asiakasasiakirjojen käsittelyyn liittyvät periaatteet, sisältää varmenteen sisältävän toimikortin käytön periaatteiden koulutuksen. 11.3.5 Sovelluskoulutus ATJ-muutokset, Lifecare, Kanta-arkistointi 11.4 Toimintamalleihin liittyvät koulutukset Kanta palvelujen käyttöön liittyvät kansalliset toimintamallit ja organisaatiossa toteutettavat toiminnalliset muutokset. 12. Käyttöönotto TARKENTUU MYÖHEMMIN! 12.1 Käyttöönottohetken valmistelu 3 12.1.1 Tuotantokäytön aloituksen suunnitelma 12.1.2 Tuotantokäyttöönoton kriteerien laatiminen 12.2 Käyttöönottokoe Varmistetaan, että tuotantotoiminnan vaatimat, paikallisesti tehdyt konfiguraatiot toimivat suunnitellulla tavalla tuotantoympäristössä. Kela antaa käyttöönottokokeen vaatimukset ja ohjeet. 12.3 Tuotantokäytön aloitus 3 12.4 Tuotantokäytön h-hetken jälkeinen seuranta 3 Tuotantokäytön seuranta 8-12 vkoa liittymishetkestä alkaen. 12.4.1 Seurantamenetelmistä ja -vastuista sopiminen 12.4.2Tuotantokäytön raportoinnista sopiminen 12.5 Tuotantokäytön ylläpito ja tuki 3 12.5.1 Tuotantokäytön tuen suunnitelman laatiminen 12.5.2 Häiriötilanneohje yhteistyössä ICT-palvelun tuottajan ja Kelan kanssa 12.5.2.1 Poikkeamaprosessin kuvaus 12.5.2.2 Kriisiviestintäprosessien kuvaus 12.5.2.3 Tuen ohjeistuksesta tiedottaminen tarvittaville tahoille 12.5.3 Käyttäjätuen koulutus ja informointi
13. Hankkeen päättäminen 13.1 Hankkeen loppuraportin laatiminen 13.2 Hankkeen arviointi