TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/02.02.02/2016 1/12 Kuntalain mukaan kaupungin tilinpäätökseen sisältyvässä toimintakertomuksessa tulee antaa selonteko sisäisen valvonnan ja siihen sisältyvän riskienhallinnan järjestämisestä. Selonteon laatimisen apuvälineenä käytetään oheista arviointilomaketta. Jokainen toimielimen alainen yksikkö täyttää lomakkeen ja käsittelee sekä sen että oman selonteon lista-asiana toimielimessään. Lomakkeella arvioidaan seuraavat sisäisen valvonnan osa-alueet: 1. johtamistapa ja valvontakulttuuri 2. riskienhallinta 3. valvontatoimenpiteet 4. raportointi ja tiedonvälitys 5. seuranta Osa-alueet on jaettu arviointikohteisiin, joille on kuvattu tavoitetila. LOMAKKEEN TÄYTTÄJÄN TULEE Arviointiasteikko: arvioida tavoitetilan toteutumista johtamansa toiminnan osalta ja kirjata se kohtaan nykytila kirjata kohtaan todentaminen, mistä (dokumentti, asiakirja, päätös, suunnitelma tms.) asian nykytilan voi osoittaa todeksi kirjata kohtaan oma arvio asian tai toiminnon nykytilasta asteikolla 0 4 laatia kunkin osa-alueen lopuksi lyhyt sanallinen arvio sen kokonaistilanteesta. Lisäksi voi käyttää arviointiasteikkoa 0-4. 0 ei sovellu lainkaan vastaajan käyttöön, ei ole kyseistä toimintoa 1 ei tietoa asiasta, ei suoritettuja toimenpiteitä, melkein kaikki kehittämisen kohteena 2 asia havaittu ja yksittäisiä toimenpiteitä tehty, kehittämistoimenpiteet päätetty aloittaa 3 asioita toteutettu paljon ja järjestelmät pääosin kunnossa, kehittämistoimenpiteitä tehdään 4 asiat kunnossa, valvontajärjestelmä toimii ja hyvän hallintotavan keskeiset elementit sekä esimiesten että henkilöstön tiedossa, kehittämistoimenpiteitä tehdään aktiivisesti osana arkipäivän toimintaa.
TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/02.02.02/2016 2/12 JOHTAMISTAPA JA VALVONTAKULTTUURI Sivistyksen ja elämänlaadun edistämisen ydinprosessin itsearviointi, päiväys 16. 1.2017 toimintayksikön / liikelaitoksen Arvot ja toimintaperiaatteet Tavoitteet Yksikön arvot ja toimintaperiaatteet on määritetty ja toiminta järjestetty niiden mukaan Asetetut tavoitteet tukevat kaupunkistrategian ja toimintasuunnitelmien toteutumista Havaittuihin poikkeamiin reagoidaan Kyllä ltk:n johtosääntö, hyvinvointi-suu 4 Kyllä sivelan vuosisuunnitelma ja pal 4 Kyllä palvelusopimusseuranta ja 201 3 Johtamis- ja hallintotapa Yksikössä toimitaan hyvän hallintotavan mukaisesti Kyllä johtosääntö, konserniohjeet, tilaa 4 Yksikössä käsitellään esiintuodut kehittämiskohteet tai toiminnan puutteet Kyllä palvelusopimusten seuranta, vuo 4
TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/02.02.02/2016 3/12 JOHTAMISTAPA JA VALVONTAKULTTUURI Organisaatiorakenne ja toiminnan ohjaus Lainsäädännön ja kaupungin ohjeiden noudattaminen Organisaatiorakenne on tarkoituksenmukainen Talousarvio on oikeassa suhteessa tavoitteisiin Tehtäväjaot vastuineen on määritetty ja niitä koskeva ohjeistus on ajantasainen ja dokumentoitu Henkilöstön koulutus on suunnitelmallista ja osaamiskartoitukset tehty Toiminnan ohjeistus ja päätökset ovat ajan tasalla Yksikön johto varmistaa lainsäädännön ja muiden ohjeiden mukaisen toiminnan Kyllä tiryn toimintaohje + he 4 Kyllä sivelan vuosisuunnitelma ja pal 3 Kyllä yksikön johdon toimesta laa-ditt 3 Kyllä kehityskeskustelut (2016 ei käy 3 Kyllä johtosääntö, konserniohjeet, pal 4 Kyllä valmistelu, päätösmenettely, tark 4 Kirjaa tähän vireillä olevat valitukset, oikeudenkäynnit ja muut oikeusseuraamukset ja riski niiden toteutumisesta: OMA ARVIO JOHTAMISTAVASTA JA VALVONTAKULTTUURIN TILASTA: Järjestelmät ovat kunnossa. Valmistelun johtamista ja valvontaa helpott
TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/02.02.02/2016 4/12 RISKIENHALLINTA Riskienhallinnan toteuttamisen yleiset periaatteet Toimintaympäristöä ja siihen liittyviä muutoksia arvioidaan säännöllisesti Riskienhallinnan prosessi on ajantasainen ja dokumentoitu kyllä sivelan vuosisuunnitelma, hyv 4 kyllä, osittain lautakuntien riskienhallinta-suu 3 Riskien tunnistaminen Riskienhallintaan liittyvät vastuut on määritetty ja vastuullisilla on riittävä asiantuntemus Riskien ja mahdollisuuksien tunnistaminen on osa toiminnan suunnittelua ja seurantaa ja se perustuu järjestelmälliseen menetelmään Toiminnan kannalta oleelliset riskit on tunnistettu ja dokumentoitu kyllä palvelusopimukset, toiminta-avu 3 kyllä palvelusopimusten seuranta, tilaa 3 kyllä sopimusseuranta, lautakun-tien 3
TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/02.02.02/2016 5/12 RISKIENHALLINTA Riskien arviointi Tunnistetut riskit arvioidaan systemaattisesti kyllä sopimusten seuranta, ris-kie 3 Riskeihin vastaaminen Kriittisille riskeille on määritetty hallintakeinot kyllä hyvinvointisuunnitelma, elin-voim 3 Riskien raportointi Raportointi on järjestetty asianmukaisesti kyllä tilinpäätös, toiminnan ja ta-lou 4 Tunnistetut merkittävimmät riskit: mahdolliset väärät strategiset valinnat; palveluverkon laajuus suhteessa käytettävissä oleviin resursseihin (erityisesti Tilikautena toteutuneet merkittävät riskit: - Tilikautena toteutetut riskienhallinnan keskeiset toimenpiteet: vuosisuunnitelman ja palvelusopimusten mukainen arviointi ja raportointi, sitarin tekemät Suunnitelmat riskienhallintaan liittyvistä kehittämistoimenpiteistä tulevana tilikautena: lautakunnan riskienhallintasuunnitelman päivittäminen on edelle OMA ARVIO RISKIENHALLINNAN TILASTA: Järjestelmät ovat pääosin kunnossa. Tilaajan riskit ovat liittyneet lähinnä strategiaan ja talouteen
TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/02.02.02/2016 6/12 VALVONTATOIMENPITEET Päivittäisvalvonta Esimiesvalvonta on osa johtamista kyllä tiryn toimintaohje, konser-nio 4 Hyväksymiset/ delegoinnit Omaisuuden hankinta, luovutus, hoito Toimintaprosessien arviointi Työtehtävien eriyttäminen Hyväksymismenettely on ajantasainen ja toimii asianmukaisesti Yksikkö varmistaa hankintojen ohjeistuksenmukaisuuden Irtaimistoluettelot ovat ajan tasalla ja vastuuhenkilöt on nimetty Keskeiset toimintaprosessit on kuvattu ja niitä arvioidaan säännöllisesti Tarpeelliset työtehtävien eriyttämiset väärinkäytösten ehkäisemiseksi on tehty kyllä toimintaohje, sijaiskäytännöt 4 kyllä konserniohjeet, ha 3 kyllä tilaajaryhmän irtaimistoluette-lo 3 kyllä tilaajaryhmän prosessiku-vau 3 kyllä toimintaohje, konserniohjeet, est 4
TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/02.02.02/2016 7/12 VALVONTATOIMENPITEET Talousarvion toteutuminen Tavoitteiden ja talouden seuranta ja arviointi on järjestelmällistä ja luotettavaa kyllä johdon talousraportointi kuu-kau 4 Sopimusten valvonta Laadun valvonta Sopimusten hallinta ja sopimusrekisteri on asianmukaisesti järjestetty ja seuranta on ajantasaista Ostopalvelujen sopimuksenmukaisuus ja oman toiminnan laatu varmistetaan Palvelujen hankintaa varten on laadittu valvontasuunnitelma ja valvontatoimenpiteet dokumentoidaan kyllä sopimusseuranta, toiminnan ja t 3 kyllä sopimusseuranta, toiminnan ja t 3 ei/kyllä valvontasuunnitelman teke-min 3 Käyttövaltuudet Tietojärjestelmien käyttövaltuuksien hallinta on asianmukaisesti järjestetty ja seuranta on ajantasaista kyllä yksikön johto hakee ja myön-tää 4
TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/02.02.02/2016 8/12 VALVONTATOIMENPITEET Kirjaa tähän toimintavuoden aikana tapahtuneet omaisuuden menetykset ja arvonalennukset: - OMA ARVIO VALVONTATOIMENPITEIDEN TILASTA: Järjestelmät ovat pääosin kunnossa. Vuonna 2014 tehty ulkoinen arviointi suositti sisäisen
TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/02.02.02/2016 9/12 RAPORTOINTI JA TIEDONVÄLITYS Raportointijärjestelmä Tiedon analysointi Tiedonvälitysprosessi Raportointi- ja tietojärjestelmät tukevat päätöksentekoa ja muuta toimintaa Tietoja analysoidaan ja käytetään hyväksi päätöksenteossa Viestintä on organisoitu ja vastuuhenkilöt nimetty kyllä Talousraportointi johdolle kuu 3 kyllä palvelu- ja vu 3 kyllä yksikön tiimikokoukset ja sis 3 Tiedon jakelu yksikön sisällä ja sidosryhmille on varmistettu kyllä tiimikokoukset; tilaajan joh 3 Yksiköllä on tiedossa, miten häiriötilanneviestintä järjestetään kyllä, osittain riskienhallintasuunnitelmat, val 3
TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/02.02.02/2016 10/12 RAPORTOINTI JA TIEDONVÄLITYS Tiedon ajantasaisuus Tieto toimitetaan ja hankitaan riittävän nopeasti kyllä tiimikokoukset; tilaajaryh-mä 3 Uudet henkilöt perehdytetään suunnitelmallisesti kyllä lähiesimies/työn ohjaaja per 3 OMA ARVIO RAPORTOINNIN JA TIEDONVÄLITYKSEN TILASTA: Asiat ovat pääosin kunnossa. Viestintä- ja raportointitavat ovat esimiesten ja henk
TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI 2016 Liite 5 Dnro TRE: 8364/02.02.02/2016 11/12 SEURANTA Toimintayksikön itsearviointi Yksikkö arvioi säännöllisesti johtamistapaansa ja sisäisen valvonnan sekä riskienhallinnan toimivuutta Poikkeamat analysoidaan ja käsitellään viivytyksettä kyllä yksikön tiimikokoukset; tila 3 kyllä tiimikokoukset; tilaajaryh-mä 3 Sisäinen arviointi Sisäiset arvioinnit käsitellään viivytyksettä ja asianmukaisesti kyllä selonteko sisäisen val-von 3 Ulkoinen arviointi Tilintarkastajan sekä muiden tahojen arvioinnit käsitellään asianmukaisesti kyllä tarkastusraporttien käsitte-ly; 3 Kirjaa tähän tilikauden aikana tehdyt EU-tarkastukset, valtionhallinnon tarkastukset tai muut tarkastukset: Sisäisen tarkastuksen tarkastusraportti R6/2 OMA ARVIO SEURANNAN TILASTA: Asiat kunnossa, valvontajärjestelmä toimii ja hyvän hallintotavan keskeiset elementit ovat sekä esimieste
TAMPEREEN KAUPUNKI TILINPÄÄTÖSARVIOINTI Liite 5 Dnro TRE:5465/00.01.01/2012 12/12