OPUS esimerkki: Kanadan Ontarion benchmark toiminta (OMBI) 13.03.2014 Teemu Surakka Aalto-yliopisto, Value Networks tutkimusryhmä
OMBI Ontarion provinssin kuntien benchmark toiminta (OMBI) käsittää 15 kuntaa, joissa on 9.1 miljoonaa kuntalaista tai 75% provinssin asukkaista (2006). Toimintaa johtavat osallistuvien kuntien ylimmät virkamiehet (Chief Administrative Officers) ja se tähtää palvelulaadun kehittämiseen kuntien hallinnossa. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi OMBI on kehittänyt uusia tapoja mitata, kerätä ja vertailla palveluiden aikaansaannoksia. Vertailulla pyritään eritoten tunnistaa hyviä käytänteitä jaettavaksi osallistuvien kuntien asiantuntijoiden kesken sekä tukemaan palveluiden jatkuvaa kehittämistä. http://www.ombi.ca/
OMBI historia Benchmarking hankkeet eivät ole uusi asia kuntasektorilla. OMBI hanke perustuu aikaisemmille projekteillle ja toiminnasta tehtiin systemaattista jo 90-luvun loppupuolella määrittelemällä keskeiset käsitteet, mittarit ja tiedon keräämisen tavat. Tuota määrittelyä varten työryhmä kävi lävitse 55 tuolloin meneillään olevaa hanketta Pohjois-Amerikan mantereelta. Luotuaan viitekehyksen ensin viiden kunnallisen palvelun suorituksien mittaamiselle, OMBI laajentui käsittämään yli 30 kunnallista palvelukokonaisuutta vuonna 2004. Seuraava tärkeä askel oli läpinäkyvyyden lisääminen. Vuoden 2005 tietoihin perustuen julkaistiin ensimmäinen julkinen raportti, johon oli valittu 12 palvelukokonaisuutta. Tavoitteena tällä raportilla oli lisätä etenkin poliittisten päättäjien ymmärrystä kuntiensa palveluiden järjestämisestä. Sittemmin myös julkisissa raporteissa on näkökulmaa laajennettu 35 palvelukokonaisuuteen. Tämä alustus perustuu näihin julkisiin raportteihin.
OMBI julkinen raportti Palvelukokonaisuudet, jotka on esitetty OMBIn viimeisimmässä (2012) julkisessa raportissa: 1. Accounts Payable 18.Licensing 2. Building Permits and Inspection 19.Long Term Care 3. By-Law Enforcement 20.Parking 4. Child Care 21.Parks 5. Clerks 22.Payroll 6. Culture 23.Planning 7. Emergency Hostels 24.POA (Court Services) 8. Emergency Medical Services (EMS) 25.Police Services 9. Facilities 26.Purchasing 10.Fire Services 27.Roads 11.Fleet 28.Social Assistance 12.General Government 29.Social Housing 13.General Revenue 30.Sports and Recreation 14.Information Technology 31.Taxation 15.Investment Management 32.Transit 16.Legal 33.Waste Management 17.Libraries 34.Wastewater 35.Water
Miksi Benchmark toiminta on tärkeää 1. Palvelukeskeisen ajattelun terävöittämiseksi kunnissa 2. Auttaa valtuustoa, virkamiehiä ja kuntalaisia ymmärtämään missä heidän kuntansa toimii hyvin ja kuinka toiminta vertautuu toisiin kuntiin 3. Mahdollistaa hyvien käytänteiden tunnistamisen ja jakamisen 4. Mahdollistaa toiminnan jatkuvan kehittämisen
Palvelukeskeinen ajattelu kunnissa Aluksi OMBI mittarit suunniteltiin virkamiesten päätöksenteon tueksi. Toiminnan laajentuessa mittareita lisättiin tukemaan myös palvelualueiden asiantuntijoiden toimintaa sekä sidosryhmien tiedontarpeiden näkökulmasta. Trendi näissä raporteissa on ollut kohti palveluiden vaikuttavuuden mittaamista ja siten kohti palvelukeskeistä ajattelua näissä kunnissa. Saavutettu hyöty tai vaikutus yhteisön tasolla suhteutettuna tavoitteisiin Vaikuttavuus yhteisöön Asiakaspalvelun laatu Palveluiden laatu suhteessa sovittuihin laatutasoihin Palveluyksiköiden määrä suhteessa käytettyihin resursseihin Tehokkuus Palvelun käyttöaste Tarjottujen tai käytettyjen palveluyksiköiden määrä (normalisoitu)
Palvelukeskeinen ajattelu kunnissa (Turku) Tieverkoston ylläpidon tavoitteena on taata kustannustehokkaat, turvalliset, hyvin hoidetut kulkuyhteydet jalankulkijoille, pyöräilijöille, julkiselle liikenteelle ja kaupallisille tavarankuljetuksille sekä omalta osaltaan parantaa myös rakennetun ympäristön ja elämän laatua yhteisössä.
Palvelukeskeinen ajattelu kunnissa (Pori) Julkinen liikenne kunnissa pyrkii tarjoamaan kuntalaisille turvallisen, luotettattavan ja kustannustehokkaan tavan matkustaa töihin, kouluun, kotiin tai harrastuksiin. Toimiva julkinen liikenne vähentää myös ruuhkia teillä ja parantaa ilman laatua.
Kuntien välinen vertailu
Kuntien välinen vertailu (Turku) Kuinka paljon maksaa teiden talvihoito? Alla olevassa kuvassa mukana ovat auraus, hiekoitus, suolaus ja muu liukkauden esto tieverkostossa. Tuloksien normalisoimiseksi kunnat on jaettu alueisiin, joissa tieverkoston ylläpitovelvollisuus kattaa kaikki tiet (vasemmalla) tai vain pääkatuverkoston (oikealla).
Kuntien välinen vertailu (Pori) Kuinka paljon maksaa rakennussuunnitelmien tarkastus, rakennuslupien antaminen ja rakentamisen valvonta? Kustannukset ovat suhteellisen vakioita kunnissa, mutta esimerkiksi alla olevassa kuvassa toiminta on suhteutettu rakennettujen rakennuksien arvoon, jossa saattaa olla suuria vaihteluita vuodesta toiseen.
Hyvien käytänteiden jakaminen Jokaiselle OMBI toiminnan palvelualueelle on perustettu asiantuntijaryhmä, joka koostuu toimintaan osallistuvien kuntien asiantuntijoista. Nämä asiantuntijat pyrkivät tunnistamaan hyviä käytänteitä vertailemalla eri kuntien raportoimia tunnuslukuja. Tämä prosessi tukee palveluiden jatkuvaa kehittämistä ja palveluiden mittaamisen kulttuuria kunnissa. Nämä asiantuntijaryhmät saattavat mahdollistaa myös aidosti uusien ja luovien ratkaisujen kehittämisen palveluiden tuottamisessa. Kuntien keskinäisen toiminnan lisäksi esimerkiksi OMBIn pelastustoiminnan asiatuntijaryhmä on toiminut provinssin tasolla yhteistyössä viranomaisten kanssa ja OMBIn kehittämiä mittareita harkitaan otettavaksi käyttöön myös valtakunnallisella tasolla. Samaa yhteistyötä on tehty myös tiedon keräämisen osalta, mikä tulee parantamaan pelastustoimeen liittyvien tilastojen keräämistä koko provinssin osalta.
Hyvien käytänteiden jakaminen Esimerkkejä hyvien käytänteiden raporteista (www.ombi.ca): Winter control reports for road services: Year-Round Mix of Contracted and Direct Staff Resources, November 2004, City of London. Reports for Solid Waste Management Services Contract Enabling Contractors to Reduce Municipal Costs, November 2001, Regional Municipality of Niagara. Reports for Water/Wastewater Services Operator Certification Training Program (Regional Municipality of Peel).
Palveluiden jatkuva kehittäminen OMBI toiminnan aikana on kehitetty monia työkaluja, toimintatapoja ja prosesseja, jotta palveluiden mittaaminen, tuloksien vertaaminen ja sitä kautta palveluiden jatkuva kehittäminen olisi mahdollista: Välillisten kustannuksien kohdistaminen Tiedon jakamisen prosessit Tietovarasto Mittareiden määrittelyt ja niihin vaikuttavat tekijät Vuosittaiset julkiset raportit