Valtioneuvoston periaatepäätös asiakirjallisen aineiston digitoinnista ja arkistoinnista vain sähköisenä JUHTA 7.2.2017 Johtaja Hannu Sirén
Huomioon otettavia periaatepäätöksen ulottuvuuksia 1. Sähköinen asiakirjahallinta tiedonhallintalaki Tulee pystyä ennakoimaan tuleva tilanne Määrittänee sähköisen aineiston tietovirtoja 2. Määräaikainen säilytys pysyvä säilytys Tulee nähdä luontevana jatkumona (yhteentoimivuuden näkökulma) 3. Digitaalinen aineisto Paperisen aineiston digitointi sähköinen aineisto 4. Talous Kannusteet virastoille digitointiin Kansallisarkiston lisäkustannukset; järjestelmät, lisääntyvä sähköinen pysyvästi säilytettävä aineisto, vähenevä paperiaineiston kasvu 5. Valtio kunnat muu julkinen hallinto Mitä tavoitellaan ja missä vaiheessa
Periaatepäätöksen tausta Digitaalisuuden edistäminen on pääministeri Juha Sipilän hallituksen hallitusohjelman yksi keskeisistä tavoitteista. hallinnon toimintatapojen uudistaminen digitaaliset käyttäjälähtöiset palvelut Julkinen hallinto sitoutuu kysymään samaa tietoa kansalaisilta ja yrityksiltä vain kerran edellyttää että asiakirjallinen aineisto on löydettävissä ja saatavilla digitaalisessa muodossa Kansallisarkisto on esittänyt merkittävää asiakirja-aineiston digitointihanketta
Periaatepäätöksen lähtökohdat Asiakirjallisten aineistojen sähköisellä arkistoinnilla ja digitoinnilla tavoitellaan niiden saatavuuden ja käytettävyyden olennaista parantumista sekä viranomaisten toiminnan tehostumista ja kustannussäästöjä. Tiedon paraneva saatavuus tehostaa hallinnon toimintaa, edistää yksilön oikeuksien toteutumista ja elinkeinotoimintaa sekä monipuolistaa tiedon tutkimuskäyttöä. Sähköisen arkistoinnin taustalla on valtiovarainministeriön johdolla toimineen työryhmän (SAPA-työryhmä) selvitys sähköisen arkistoinnin palveluista (valtiovarainministeriön julkaisu 27/2016). Työryhmä ehdotti laajasti julkista hallintoa palvelevaa ja vaiheittain käyttöön otettavaa sähköisen arkistoinnin ja säilyttämisen palvelua.
Kehittämisehdotuksia Sähköisen asianhallinnan kehittäminen julkishallinnossa kukin ministeriö edellyttää hallinnonalansa organisaatioilta sähköisen arkistoinnin mahdollistavia tietojärjestelmiä vuoden 2019 loppuun mennessä SAPA-palvelun käyttöönotto ja hyödyntäminen sähköisen asioinnin palvelukokonaisuus (SAPA-työryhmän ehdotus; valtiovarainministeriön julkaisu 27/2016) Paperimuotoisen asiakirjallisen aineiston digitointi säästöpotentiaali virastojen varastotilakustannuksissa sekä asiakirjahallinnossa Pitkäaikaissäilytys (PAS): huolehditaan aineistojen säilyttämisestä ja saatavuudesta Kansallisarkiston tehtävät PAS-palvelun kehittäminen
Rahoitus, resursointi ja säästöpotentiaali Periaatepäätöksen mukaiset linjaukset ja toimet edellyttävät määrärahalisäyksiä, mutta sisältävät pitkällä aikavälillä merkittävää säästö- ja tuottopotentiaalia Osaamishaaste: liittyy paitsi varsinaiseen tietotekniseen kehittämistyöhön myös toimintamallien kehittämistarpeisiin yleisesti (tietohallintolakiin tulevat määritteet, tiedon käytön helppous) Ilman merkittävää henkilötyöpanostusta aineistot omistavilta viranomaisilta ei paperiaineistojen digitointia voida hoitaa niin että tulos olisi laadultaan ja hyödynnettävyydeltään hyvää (metatietojen varmistaminen)
Rahoitustarpeet: SAPA-palvelun käyttöönotto ja hyödyntäminen? Opetus- ja kulttuuriministeriö vastaa PAS-palvelun kehittämisestä SAPA-työryhmäraportin linjauksen ensimmäisen vaiheen osalta (0.3 MEUR) Valtiovarainministeriö rahoittaa osana hallitusohjelman mukaisia digihankkeita SAPA-palvelun toisen vaiheen käyttöönoton investoinnin (2-3 MEUR) Kansallisarkistolle syntyvät lisäkustannukset korvataan täysimääräisinä siltä osin, kun ne laajentavat Kansallisarkiston tehtäviä. SAPA-palvelun käyttöön ja ylläpitoon myönnetään tarvittava lisämääräraha (noin 1 MEUR / vuosi). Valtio voi kattaa lisääntyviä kustannuksia kohdentamalla määrärahasupistuksia virastojen säästöjä vastaavasti. Vastaavat tai suuremmat säästöt pitkällä aikavälillä.
Paperimuotoisen asiakirjallisen aineiston digitointi Valtiovarainministeriö selvittää digitoinnin rahoituksen tarkempaa mallia; rahoitustarve vuosille 2017-2029 on arviolta 6 milj. euro/vuosi (Kansallisarkiston esitys) Merkittävänä haasteena on aineistot omistavilta viranomaisilta digitointityöhön tarvittavat henkilö- ym. resurssit Tarvitaan operatiivisia järjestelmiä joiden kautta digitointi tapahtuu ja jota kautta ne viranomaistoimijat jotka tuntevat aineistot voivat mm. huolehtia aineistojen metatietojen laadusta ja täydentämisestä Digitoinnin operatiivista toteutusta ei voi hoitaa PAS-palvelun kautta eikä se kuulu VM:n toimesta hahmotellun SAPA-palvelun toiminnallisuuksiin Tarvitaan myös kattava suunnitelma työn etenemisestä virastoittain ja aineistoittain.
Hahmottelua periaatepäätöksen sisällöksi 1. Julkisen hallinnon sähkösyntyinen asiakirjallinen aineisto säilytetään vain sähköisessä muodossa. 2. Otetaan käyttöön julkisen hallinnon yhteinen, pysyvän säilymisen takaava sähköisen säilyttämisen ja arkistoinnin sekä aineiston käytön palvelukokonaisuus (SAPA) vaiheittain. 3. Vauhditetaan paperimuotoisen asiakirjallisen aineiston digitaaliseen muotoon siirtämistä siten, että muualla kuin Kansallisarkistossa oleva valtion viranomaisten pysyvästi säilytettävä paperimuotoinen aineisto on pääosin digitoitu ja sähköisesti saatavilla vuoteen 2030 mennessä. Digitoitujen aineistojen alkuperäinen, fyysisessä muodossa oleva asiakirjakappale hävitetään Kansallisarkiston päätöksellä 1.1.2017 voimaan tulleen arkistolain (1146/2016) 14 a :n nojalla. 4. Edistetään Kansallisarkistossa olevien analogisten asiakirja-aineistojen digitointia.
Tavoite 1: Julkisen hallinnon asiakirjallinen aineisto arkistoidaan vain sähköisenä a) Sähköinen asiakirjallisen aineiston arkistointi edellyttää suunnitelmallisuutta ja elinkaaren hallintaa ohjaavien ominaisuuksien toteuttamista julkisen hallinnon tietojärjestelmissä. Sähköisiltä aineistoilta edellytetään muun muassa tietosisältöjen yhteentoimivuutta ja kattavia metatietoja. Sähköisen tiedonhallinnan ja säilyttämisen vaatimukset otetaan huomioon tiedonhallintalain valmistelutyössä. (VM 2017) b) Julkinen hallinto käyttää asianhallintajärjestelmiä, joissa sähköisen tiedonhallinnan vaatimukset on otettu huomioon. Kansallisarkisto tarkistaa tiedon elinkaaren hallintaa ja pysyvää sähköistä säilyttämistä tukevia vaatimuksia siten, että tietosisältöjen yhteentoimivuuteen ja aineistojen siirtoon liittyvät vaatimukset ja menetelmät ovat ketteriä ja kustannustekokkaita. (Kansallisarkisto 2017) c) Kukin ministeriö edellyttää hallinnonalansa organisaatioilta sähköisen arkistoinnin mahdollistavia tietojärjestelmiä vuoden 2019 loppuun mennessä. (Ministeriöt 2017-2019) d) Kansallisarkisto seuraa OKM:n ohjauksessa tavoitteen edellyttämää valtionhallinnon järjestelmien kehitystyötä. (Kansallisarkisto 2017-2019)
Tavoite 2: Otetaan käyttöön julkisen hallinnon yhteinen, pysyvän säilymisen takaava sähköisen säilyttämisen ja arkistoinnin palvelukokonaisuus (SAPA) vaiheittain a) Julkisen hallinnon yhteisen sähköisen säilyttämisen ja arkistoinnin palvelua (SAPA) on valmisteltu valtiovarainministeriön asettamassa työryhmässä. Tavoitetta toteutetaan työryhmän loppuraportin linjausten pohjalta: SAPA - Sähköisten viranomaisaineistojen arkistoinnin ja säilytyksen palvelukokonaisuus (VM:n julkaisuja 66/2015). (VM 2017-) b) SAPA-kokonaisuuden ensimmäisessä vaiheessa tarjotaan valtionhallinnon Sähke2-muotoisten aineistojen ja Kansallisarkiston antamia määräyksiä noudattaen (laki Kansallisarkistosta (1145/2016) 14 a ) digitaaliseen muotoon siirrettyjen aineistojen pysyvän säilyttämisen palvelu. Pysyvän sähköisen säilyttämisen palvelu rakennetaan hyödyntäen Kansallisen digitaalisen kirjaston pitkäaikaissäilytyspalvelun (KDK-PAS) teknisiä ratkaisuja. (OKM/Kansallisarkisto 2017) c) Digitaaliseen muotoon siirretyt aineistot ovat välittömästi käytettävissä hyvän hallinnon viranomaistoiminnalta edellyttämällä tavalla (VM/Kansallisarkisto 2017 -). d) SAPA-kokonaisuuden toisessa vaiheessa otetaan käyttöön ns. kaiken aineiston SAPA. Palvelukokonaisuuteen lisätään pysyvää säilytystä täydentävä nopea ja joustava tallennusratkaisu, joka mahdollistaa aineistojen joustavan käytön. Palveluun tallennettavat aineistot voivat olla myös määräajan säilytettäviä. Palveluun voidaan ottaa muutakin kuin arkistointia koskevien ohjeiden ja määräysten mukaisia aineistoja. Aineistoja vastaanotetaan myös kunnilta ja muilta julkishallinnon toimijoilta valtion viranomaisten lisäksi. Toteutusta varten suunnitellaan SAPA-palvelun sisältö, toteutus, käyttöönotto ja rahoitusmalli. (VM 2017)
Tavoite 3: Vauhditetaan Kansallisarkiston pysyvään säilytykseen määräämän valtion viranomaisten paperimuotoisen asiakirjallisen aineiston siirtämistä digitaaliseen muotoon. a) Kansallisarkisto määrää arkistolain 14 a :n nojalla digitaaliseen muotoon siirrettyjen aineistojen hävittämisen perusteista. (Kansallisarkisto 2017) b) Digitaaliseen muotoon siirtämisen tulee tapahtua arkistokokonaisuuksittain ottaen huomioon aineistojen käytettävyys, säilytysaika ja saavutettavissa olevat säästöt. Laaditaan digitaaliseen muotoon muuttamisen tiekartta Kansallisarkiston ja valtion viranomaisten yhteistyönä. Digitaaliseen muotoon siirtäminen aloitetaan aineistoista, joiden digitointi tukee viranomaistoiminnan digitalisaatiota, tehostumista ja kustannussäästöjä. (VM/OKM/Kansallisarkisto 2017) c) Ministeriöt edellyttävät, että kukin hallinnonala sitoutuu toimenpiteisiin, joilla varmistetaan pysyvästi säilytettävien paperimuotoisten asiakirjallisten aineistojen siirtäminen pysyvään säilytykseen digitaalisessa muodossa. (Ministeriöt 2017) d) Digitointi tapahtuu hyödyntäen olemassa olevaa osaamista sekä julkisen ja yksityisen sektorin palvelutarjontaa. Valtiovarainministeriö ja opetus- ja kulttuuriministeriö perustavat viranomaisten aineistojen digitoinnin tukemiseen hankkeen joka ohjaa digitointien etenemistä. Hankkeella tavoitellaan kustannushyötyjä ja varmistetaan kansalliset yhtenäiset tietotekniset toimenpiteet digitoidulle aineistolle. Hanke voi mahdollistaa myös määräaikaisen työllistämisen. (Kansallisarkisto 2017-) e) Edistetään käytettävissä olevien määrärahojen ja mahdollisten lisämäärärahojen puitteissa Kansallisarkiston hallinnassa olevien paperisen asiakirjallisen aineiston digitointia. (Kansallisarkisto 2017-)