Klubin rotarysäätiökomitean opas Klubin toimihenkilöiden opassarja 226E-FI (313)
Disclaimer Statement The translation of this manual from English into Finnish has been completed by the translation committee appointed by the Finnish District Governors. Please note that Rotary International has not reviewed the translation and is not responsible for its accuracy or content. Vastuuvapautuslauseke Tämän oppaan englanninkielisen tekstin on suomentanut Suomen Rotary ry:n käännöstoimikunta. Rotary International ei ole tarkastanut käännöstä eikä vastaa sen täsmällisyydestä eikä sisällöstä.
Sisällysluettelo Johdanto 1 Komitean rooli ja tehtävät...3 Klubin jäsenten rotarysäätiökoulutus...4 Rotarysäätiön apurahat...5 Lahjoitukset Rotarysäätiölle...10 2 Klubin rotarysäätiökomitean puheenjohtaja...13 Komitean jäsenet...14 Tavoitteenasettelu...14 Talousarvio...15 Tiedonvälitys...15 3 Tietolähteet ja resurssit...17 Piirineuvottelun keskustelunaiheita...19 Piirineuvottelun muistilistat...20 Tämä julkaisu on Klubin rotarysäätiökomitean oppaan painos v. 2012. Se on tarkoitettu klubin komiteoiden käyttöön rotaryvuosina 2013 14, 2014 15 ja 2015 16. Oppaan sisältö perustuu Rotaryklubin järjestysmuotoon ja mallisääntöihin, Rotary Internationalin järjestysmuotoon ja sääntöihin sekä Rotaryn ja Rotarysäätiön menettelytapaohjeisiin. Tarvittaessa saat lisää tietoa näistä lähteistä. Sääntövaltuuskunnan, RI:n hallituksen tai Rotarysäätiön hallituksen kolmivuosittain tekemät päätökset voivat muuttaa tämän julkaisun määräyksiä tai ohjeita. Valokuvat: Alyce Henson ja Monika Lozinska-Lee
Johdanto Klubin rotarysäätiökomitean opas on laadittu auttamaan rotaryklubien rotarysäätiökomiteoita tavoitteenasettelussa: niiden tulee osaltaan lisätä klubin tehokkuutta. Komitean tehtävät vaihtelevat paikallisten lakien, kulttuurikäytänteiden ja klubin vakiintuneiden menettelytapojen mukaan. Tämän julkaisun ehdotuksia tulisi soveltaa niin, että ne vastaavat klubin tarpeita. Tämä julkaisu sisältää kolme osaa. Ensimmäisessä osassa käydään läpi rotarysäätiökomitean päätehtävät. Toinen osa kertoo, mitä erityistehtäviä sinulla on komitean puheenjohtajana. Kolmannessa osassa on tietolähteitä, joista voi olla hyötyä sinulle ja komitean jäsenille. Kolmannen osan perässä on keskustelunaiheita, joita pitäisi pohtia ennen piirineuvottelua, sekä muistilistat, joita kyseisessä neuvottelussa tullaan käyttämään, joten muista ottaa tämä opas mukaasi. Jokaista komiteaa varten on opas, joka antaa yleiskuvan komiteasta ja sen tehtävistä (hallinto, jäsenyys, julkisuuskuva, palveluprojektit ja Rotarysäätiö). Tämä opas on myös vapaasti ladattavissa osoitteesta www.rotary.fi/suoja. Opas sisältyy Klubin toimihenkilöiden opassarjaan (225-FI). Ylimääräisiä kappaleita voi rajoitetusti tilata Suomen Rotarytoimistosta. Keskustele luvusta 1 komitean jäsenten kanssa, jotta he ovat täysin selvillä komitean tehtävistä. Kun valmistaudut tehtävääsi klubin johtohenkilönä, muista että rotaryklubi on Rotary Internationalin jäsen. Jäsenyys yhdistää sen 34 000 ympäri maailmaa toimivaan rotaryklubiin ja antaa sille oikeuden käyttää järjestön palveluita ja tietolähteitä. Niihin kuuluvat painotuotteet, joita julkaistaan yhdeksällä kielellä, osoitteesta www.rotary.org löytyvä informaatio, Rotarysäätiön apurahat sekä RI:n pääkonttorin ja kansainvälisten toimistojen henkilökunnan tuki. KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 1 JOHDANTO
Mahdolliset kommentit ja kysymykset Jos sinulla on tätä opasta koskevia kommentteja tai kysymyksiä RI:n koulutusaineistosta, lähetä ne seuraavaan osoitteeseen: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA S-posti: learn@rotary.org Puhelin: +1-847-866-3000 Faksi: +1-847-866-9446 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 2 JOHDANTO
1 Komitean rooli ja tehtävät Klubipresidentti on virkansa puolesta jokaisen klubikomitean jäsen. Rotarysäätiökomitean tehtävät on lueteltu oheisessa yhteenvedossa ja niitä selostetaan tarkemmin jäljempänä tässä luvussa. Rotarysäätiökomitea: Rotarysäätiökomitean työ on osa yhteiskuntapalvelua, ammattipalvelua, kansainvälistä palvelua ja uudet sukupolvet -palvelua. Rotarysäätiö on Rotary Internationalin hyväntekeväisyyttä hoitava osa ja sen varat koostuvat yksinomaan rotareiden ja Säätiön ystävien lahjoituksista. Rotarysäätiön apurahojen avulla rotarit pystyvät edistämään maailman yhteisymmärrystä, hyvää tahtoa ja rauhaa parantamalla terveydenhuoltoa, tukemalla koulutusta ja lievittämällä köyhyyttä. Rotarysäätiökomitean tehtävä on laatia ja toteuttaa suunnitelma, jolla tuetaan Rotarysäätiötä osallistumalla sen apurahaprojekteihin ja -aktiviteetteihin ja tekemällä lahjoituksia. määrittelee komitealle sellaiset tavoitteet, jotka auttavat klubin vuositavoitteiden saavuttamisessa kertoo klubin jäsenille Rotarysäätiöstä kannustaa jäseniä osallistumaan Säätiön apurahoihin ja aktiviteetteihin ja tekee osallistumisen mahdollisimman helpoksi varmistaa, että klubi ja sen jäsenet lahjoittavat Rotarysäätiölle KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 3 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT
Eri tehtäviä hoitamaan voi perustaa alakomiteoita, varsinkin jos klubi on suuri. varmistaa, että klubi on kvalifioitu saamaan Rotarysäätiön apurahoja ja että sillä on sellainen apurahojen hallinnointijärjestelmä, joka on kuvattu klubin yhteistyösopimuksessa järjestää innostava Säätiötä käsittelevä klubitapahtuma vähintään neljä kertaa vuodessa ottaa yhteyttä piirin rotarysäätiökomitean puheenjohtajaan, jotta löytäisitte alumneja tai vapaaehtoisia, jotka voisivat tulla kertomaan kokemuksistaan Rotarysäätiöstä kehittelee yhdessä palveluprojektikomitean kanssa teille erityisen tärkeän projektin, jonka vaikutukset ovat kestäviä. Kun edempänä luet lisää näistä tehtävistä mieti, millaisia tavoitteita komitealla on, millainen toimintasuunnitelma tulee olemaan ja mitä resursseja tarvitset toimintavuoden aikana. Klubin jäsenten rotarysäätiökoulutus Yksi rotarysäätiökomitean tehtävistä on klubin jäsenten rotarysäätiökoulutus. Kun rotarit ymmärtävät, että Säätiö pystyy muuttamaan ihmisten elämää, he innostuvat osallistumaan ohjelmiin ja tukemaan niitä taloudellisesti. Kun kerrot klubitovereillesi Rotarysäätiön ohjelmista, niin se auttaa säätiökomiteaa saavuttamaan tavoitteensa. Klubin ohjelmat. Sovi presidentin ja hallintokomitean kanssa, että klubikokouksissa olisi Rotarysäätiöön liittyvää ohjelmaa jokaisen vuosineljänneksen aikana. Laadi ohjelma siten, että joku kertoo omia henkilökohtaisia kokemuksiaan siitä, mitä Säätiö tekee pelastaakseen ihmishenkiä tai muuttaakseen ihmisten elämää. Kutsu alumneja ja vapaaehtoistyöntekijöitä kertomaan kokemuksistaan säätiöaktiviteeteissa, kuten: PolioPlus kansalliset rokotuspäivät (NID) Rotaryn rauhankeskukset Rotarysäätiön apurahat Ennen klubikokousta voisit keskustella esitelmöitsijän kanssa ja pyytää häntä kertomaan erityisesti siitä, mitä Säätiön ohjelmiin osallistuminen antaa stipendien saajille tai heidän paikkakunnilleen, rotareille, rotaryklubille ja alumneille. Säätiön tuottamat videot ja julkaisut, joita saa osoitteesta shop.rotary.org, antavat säätiöesityksille lisää uskottavuutta. Osallistuminen apurahoihin. Kannusta jäseniä osallistumaan Säätiön apurahoihin siten, että he suunnittelevat jonkin projektin tai ilmoittautuvat vapaaehtoisiksi johonkin projektiin tai että he työskentelevät yhdessä jonkin toisen klubin kanssa yhteisessä projektissa. Kun jäsenet ovat kerran kokeneet Rotarysäätiössä olevan voiman, pyydä heitä kertomaan kokemuksistaan klubin jäsenille. Kun klubisi ottaa osaa Säätiön apurahoihin, se houkuttelee usein uusia jäseniä klubiin. KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 4 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT
Viikoittainen tietoisku. Kerro jokaisen klubikokouksen alussa jotakin asioita Rotarysäätiöstä. Näin klubin jäsenet perehtyvät Säätiön toiminnan eri puoliin. Varmista, että klubin jäsenet ymmärtävät viikon tietoiskun tarkoituksen ja että jokainen tietoisku kertoo siitä, kuinka Säätiö pelastaa ihmishenkiä ja parantaa elämänlaatua. Viikon tietoiskuun saa aineistoa omista kokemuksista, The Rotarian tai Rotary Norden -lehdestä ja RI:n nettisivuilta (hakusana: Foundation thought). Säätiöseminaarit. Kannusta klubin jäseniä osallistumaan piirin järjestämiin rotarysäätiöseminaareihin, joissa he voivat tutustua Säätiöön ja kuulla kuinka he voisivat osallistua toimintaan. Rotarysäätiökomitea voi myös järjestää klubin oman säätiöseminaarin, jonka ohjelma voisi sisältää mm. seuraavia aiheita: katsaus Säätiön toimintaan klubin ja piirin rotarysäätiökomitean rooli PolioPlus Rotarysäätiön apurahat varojen hoito ja apurahojen saantiehtojen täyttäminen Säätiön rahoitus varainhankinta Rotaryn rauhankeskukset. Suunnittelun tietolähteisiin kuuluu District Rotary Foundation Seminar Manual -opas, piirin rotarysäätiökomitean jäsenet ja alueellinen rotarysäätiökoordinaattori. Apurahojen hallinnointiseminaari. Piirin järjestämässä apurahojen hallinnointiseminaarissa keskitytään sellaisiin parhaisiin käytänteisiin, joilla varmistetaan, että kaikilla Rotarysäätiön apurahaohjelmiin osallistuvilla on asianmukainen valvontajärjestelmä niin, että apurahavarojen kunnollinen hallinnointi sujuu. Jotta klubi täyttäisi Rotarysäätiön globaalien apurahojen saantikriteerit, sen tulee lähettää ainakin yksi edustaja koulutusseminaariin ja sen tulee allekirjoittaa ja hyväksyä klubin yhteistyösopimus. Piireillä saattaa olla lisävaatimuksia hyväksymistä hakeville klubeille. Jotkut piirit voivat esimerkiksi vaatia, että piirin klubien tulee olla hyväksyttyjä voidakseen saada piiriapurahavaroja. Rotarysäätiön apurahat Laajalta ja monipuoliselta rotarijoukolta saadun palautteen pohjalta Säätiön hallitus laati uuden apuraharakenteen, jonka tarkoitus on yksinkertaistaa Säätiön ohjelmia ja menettelytapoja niin, että ne ovat Säätiön tehtävän mukaisia keskittää Rotaryn palvelutoiminta sinne, missä sillä on suurin vaikutus suuntaamalla se puutteisiin, joissa rotareiden mielestä maailmassa vallitsee suuri tarve tarjota rahoitusvaihtoehtoja, joilla päästään sekä globaaleihin että paikallisiin tavoitteisiin siirtää päätäntävaltaa enemmän piireille ja niissä oleville klubeille KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 5 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT
Tilaa sähköinen uutiskirje Rotary Grant News, osoitteesta www. rotary.org /newsletters. Siinä annetaan vinkkejä ja tietolähteitä uudesta Säätiön apurahamallista. saada enemmän ymmärtämystä Rotarysäätiön työlle ja parantaa Rotaryn julkista kuvaa. Apuraharakenne. Apurahojen rakentamisprosessin yksinkertaistamiseksi mallissa on kolmenlaisia apurahoja: piiriapurahat, globaalit apurahat ja paketoidut apurahat. Yhdessä ne antavat klubeille ja piireille mahdollisuuden toteuttaa hyvin monenlaisia humanitaarisia ja opetukseen liittyviä hankkeita niin paikallisesti kuin ulkomailla. Rotarysäätiön piiriapurahoja ja globaaleja apurahoja koskevat määräykset löytyvät osoitteesta www.rotary.org. Rotarysäätiön apurahat Piiriapurahat Globaalit apurahat Paketoidut apurahat Kysy piirin rotarysäätiökomitean puheenjohtajalta, millainen piirin piiriapurahojen hakuprosessi on. Piiriapurahat mahdollistavat klubien ja piirien tuen niiden erityisille palveluhankkeille, jotka ovat yhdenmukaisia Rotarysäätiön tehtävän kanssa ja kohdistuvat välittömiin puutteisiin sekä omalla paikkakunnalla että ulkomailla. Klubit pyytävät projektin rahoitusta piiriltä, joka hallinnoin näitä apurahoja, ennen kuin toiminnat käynnistyvät. Piiri päättää sen jälkeen, mitkä pyynnöt hyväksytään ja se myös päättää Säätiöltä anottavan apurahan suuruuden. Kun apuraha on saatu, piiri maksaa varat klubeille. Piiri on oikeutettu saamaan vuosittain yhden piiriapurahan. Esimerkkejä Klubi pyytää piiriltä 2 500 USD ostaakseen kolmelle paikalliselle alakoululle uusia sanakirjoja. Klubi pyytää piiriltä 2 500 USD antaakseen stipendin paikalliselle lukiolaiselle, jotta hän voisi osallistua kesällä kielikurssille. Klubi pyytää 12 000 USD työvälineisiin, ruokaan ja matkakustannuksiin kolmelle rotarille, jotka auttavat jälleenrakentamaan erästä kylää hurrikaanin tuhojen jäljiltä. Globaalit apurahat tarkoitettu sellaisten suurten projektien ja aktiviteettien rahoitukseen, jotka kohdistuvat avunsaajapaikkakunnan osoittamaan avustuskohteeseen ja johon avunsaajapaikkakunnan rotarit ja asukkaat osallistuvat aktiivisesti. Globaalien apurahojen käytöllä saadaan mitattavissa olevat tulokset yhdellä tai useammalla Rotaryn keskittämisalueella. Ne on myös suunniteltu niin, että niiden positiiviset vaikutukset jatkuvat vielä kauan senkin jälkeen, kun rotaryklubi tai -piiri on saanut työnsä päätökseen. Keskittämisalueet ovat: rauhantutkimus sekä konfliktien ehkäisy ja sovittelu sairauksien ehkäisy ja hoito vesi ja sanitaatio KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 6 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT
äidin ja lapsen terveys peruskoulutus sekä luku- ja kirjoitustaito taloudellinen ja yhteiskunnallinen kehittäminen. Globaalit apurahat antavat Maailmanrahaston 15 000 USD minimiapurahan projektiin, jonka budjetti on vähintään 30 000 USD. Maailmanrahaston apuraha perustuu 100 % kaksinkertaistavaan piirirahastoosuuteen (DDF) tai 50 % osuuteen käteislahjoituksesta. Globaalit apurahat edellyttävät kahden klubin tai piirin osallistumista: isäntäklubi maassa, jossa aktiviteetti tapahtuu ja kansainvälinen kumppani maan ulkopuolelta. Globaalien apurahojen haku on kasivaiheinen prosessi. Ensinnäkin sponsoroivat rotarit kirjautuvat Member Accessiin ja vastaavat kysymyksiin, joiden tarkoituksena on varmistaa, että he ovat valmiit tekemään hakemuksen. Sitten kun sponsori varmistuu siitä, että apurahahakemus täyttää kaikki vaatimukset, klubi tai piiri voi tehdä anomuksen sähköisesti. Piirin rotarysäätiökomitean puheenjohtajan on hyväksyttävä hakemus ennen kuin Säätiö käy sen läpi. Esimerkkejä Joukko klubeja tahtoo lähettää kuusi rotarilääkäriä ja yhden rotarin ryhmänjohtajana Nigeriaan. He perehtyvät äitiyshuoltoon ja lasten terveydenhoitoon ja kouluttavat paikallisille lääkäreille uusia lääketieteellisiä tekniikoita kaupunki- ja maaseutusairaaloissa. Matkan ja lääkintätarvikkeiden kustannukset ovat 15 000 USD. Sairaalakoulutusjakson jälkeen rotarilääkärit tapaavat omien klubiensa rotareiden kanssa paikallisten isäntäklubien jäseniä jakaakseen heidän kanssaan äitiyspakkauksia maaseudun terveyskeskuksille. Rotaritiimit antavat käyttöönoton peruskoulutuksen yhdessä maaseudulla toimivan lääkintähenkilöstön kanssa, jotta 15 000 USD arvoisia äitiyspakkauksia käytettäisiin oikein. Projektiin, jonka budjetti on 30 000 USD, klubi käyttää 15 000 USD DDF-varoja ja Säätiö antaa sitä vastaan 15 000 USD Maailmanrahastosta. Klubi haluaa tarjota stipendin jatko-opintoja suorittavalle opiskelijalle toisen maan yliopistoon, missä hän opiskelee trooppisten sairauksien estämistä ja hoitoa. Tämä henkilö aikoo avata valmistuttuaan klinikan omalla paikkakunnallaan. Opiskelu-, matka- ja asumiskustannukset ovat yhteensä 42 000 USD. Klubi ja sen kumppani siinä piirissä, jossa yliopisto sijaitsee, lähettävät yhdessä Säätiölle hakemuksen, jonka kokonaisbudjetti on 42 000 USD. Sponsoripiirit antavat yhdessä 21 000 USD DDF-varojaan ja Säätiö antaa sitä vastaan Maailmanrahastosta 21 000 USD. Klubia, joka on aikaisemmin avustanut rotaryklubia kaivoprojektissa Guatemalassa, on pyydetty järjestämään paikkakunnalla koulutusohjelma, jonka tarkoitus on neuvoa, miten paikkakunnalla aloitetaan yritystoimintaa ja miten yritystä pyöritetään. Varoja tarvitaan koulutusmateriaaliin, tarvikkeisiin ja matkakustannuksiin kahdeksalle rotarille, jotka kouluttavat yhden kuukauden ajan 100 paikkakuntalaista Guatemalassa. Rotarit järjestäisivät myös uusille liikeyrityksille alkurahoituksen, jolla maksetaan mm. markkinointikustannukset, tuotevarasto tai muita vastaavia asioita. Guatemalalaiset rotarit pitäisivät yhteyttä liikeyrityksiin projektin päätyttyä ja huolehtisivat seurantakäynneistä ja tarvittaessa jatkokoulutuksesta. Piiri voi lahjoittaa 50 000 USD DDF-varoistaan ja 10 000 USD käteisenä. Säätiö antaa vastaavasti 50 000 USD Maailmanrahastosta, ja 5 000 USD käteislahjoitusta vastaan, jolloin koko projektin rahoitus on 115 000 USD. KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 7 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT
Paketoidut apurahat ovat sellaisia, joita kehittävät Säätiö ja sen strategiset kumppanit. Maailmanrahasto ja sen strategiset kumppanit antavat 100 %:n rahoituksen ja rotarit toteuttavat apurahaprojektin. Paketoitujen apurahojen antamista mahdollisuuksista kerrotaan osoitteessa www.rotary.org sitä mukaan, kun apurahoja on käytettävissä. Esimerkki Eräällä paketoidulla apurahalla muodostetaan ammattikoulutustiimejä, jotka tarjoavat sairaalapalveluita ja koulutusta perustuen Mercy Shipsin tekemään tarvekartoitukseen. Rotarit muodostavat tiimejä, jotka suorittavat vaikeita leikkauksia tai avustavat niissä ja kouluttavat paikallisia terveydenhuollon ammattilaisia tällaisiin leikkauksiin. Apurahoja rahoittavat muissa maissa (projektimaan ulkopuolella) olevat rotaryklubit ja -piirit. Toiminta voi tapahtua laivan ollessa satamassa tai kun laiva on siirtynyt seuraavaan satamaan. Rotaryn strateginen kumppani Mercy Ships käyttää laivoja liikkuvina toimipaikkoina ja näin tarjoavat apua ja tukea sitä tarvitseville paikkakunnille. He käyttävät tällä hetkellä Africa Mercy -nimistä laivaa. Siinä on kuusi leikkaussalia, joissa pystytään tekemään 7 000 leikkausta vuodessa. Laivassa on 450 hengen suuruinen kansainvälinen miehistö, kaikki vapaaehtoisia. Kun haette Säätiöltä apurahaa, varmistakaa että molemmat partnerit saavat viimeisimmän tiedon kaikista haettavissa olevista apurahoista. Lisätietoa kvalifioinnista löytyy osoitteesta www.rotary.org; tai s-postilla osoitteesta fvqualification @rotary.org. Hallinnointi ja hyväksyminen. Kaikkien apurahasponsorien tulee osoittaa, että ne hoitavat Rotarysäätiön apurahavaroja hyvää hallintotapaa noudattaen. Valvontaan, joka heijastaa Neljän kysymyksen kokeen henkeä, kuuluu mm. että projektit suunnitellaan tarkkaan tehdään tarkat ja täydelliset hakemukset asiaankuuluvine liitteineen rotareiden tulee osallistua hankkeiden käytännön toteutukseen kaikki maksatus tapahtuu läpinäkyvästi projektien raportointi tapahtuu ajallaan. Apurahoja hakevien klubien tulee täyttää kaksi Säätiön asettamaa vähimmäisvaatimusta. Piirillä saattaa olla myös omia lisävaatimuksia. Kun piiri on kelpuuttanut klubin, se voi hakea globaaleja tai paketoituja apurahoja. Kvalifioinnin edellytyksenä on, että klubin tuleva presidentti tai klubin nimeämä/t edustaja/t osallistuvat apurahan hallinnointiseminaariin klubin presidentti ja tuleva presidentti hyväksyvät ja alekirjoittavat klubin yhteistyösopimuksen klubi täyttää muut piirin asettamat hyväksymisehdot. Lisätietoja apurahojen hallinnoinnista löytyy oppaasta Grant Management Manual. KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 8 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT
PolioPlus. Rotaryn tärkein tavoite on varmistaa, että polio on hävitetty koko maailmasta. PolioPlus on Rotaryn tunnetuin ohjelma ja Rotary on käyttänyt siihen keräyskampanjoilla kokoamiaan varoja yli 1 miljardia USD. Lisäksi rotarit palvelevat vahvana vapaaehtoisverkostona paikallisella tasolla työskentelemällä terveysasemilla ja mobilisoimalla ihmisiä osallistumaan polion rokotustalkoisiin tai muihin polion hävittämisaktiviteetteihin. Toteuttamalla seuraavia aktiviteetteja, klubisi voi auttaa varmistamaan, että tavoite polion hävittämisestä kaikkialta maailmasta toteutuu: Järjestäkää suurelle yleisölle suunnattu rahankeräystapahtuma, jonka avulla ihmisille kerrotaan enemmän Rotaryn polionhävityskampanjasta. Järjestäkää klubikokouksessa ohjelmaa polion hävittämisestä. Huolehtikaa siitä, että klubin jäsenillä on tarpeeksi tietoa polion hävittämisoperaatiosta ja että he ovat toiminnassa mukana siihen saakka, kunnes polio vahvistetaan hävitetyksi maailmasta. Jos klubi on maassa, jossa on kotoperäistä poliota, se voi tarjota apua kansalliselle PolioPlus-komitean puheenjohtajalle taudin seurantatoimissa tehdä yhteistyötä paikallisten terveysviranomaisten kanssa ja varmistaa, että mahdollisimman moni tulee rokotetuksi poliota ja muita sairauksia vastaan. Rotaryn rauhankeskukset. Rotaryn kansainväliset opintokeskukset tarjoavat Rotaryn rauhanstipendejä niille, jotka jossakin Rotaryn opintokeskuksista opiskelevat maisteritason tutkintoa tai suorittavat ammatillisia jatkokursseja aiheenaan rauhantutkimus sekä konfliktien ehkäisy ja sovittelu. Klubit voivat tehdä hakemuksia Rotaryn rauhanstipendiaateiksi piirin rotarysäätiökomitealle. Tarkistakaa hakuaika piirin rotarysäätiökomitealta. Rotarysäätiön tulee saada kaikki hakemukset 1.7. mennessä. Rotarit ovat mukana valintaprosessissa, opastuksessa ja stipendiaattien majoittamisessa. Klubi voi olla mukana monella tavalla, mm. kutsumalla nykyisen tai entisen Rotaryn rauhanstipendiaatin klubiin kertomaan kokemuksistaan nimeämällä Rotaryn rauhanstipendiaattiehdokkaita ja toimitaa esitykset piirille toimimalla stipendiaatin isäntänä tai neuvonantajana. Yhteistyö Säätiön alumnien kanssa. Yli 118 000 stipendiaattia on saanut apurahan Säätiöltä vuodesta 1947 lähtien. On tärkeätä pitää yhteyttä alueellanne asuviin aiemmin Säätiön ohjelmiin osallistuneisiin, koska heidän kokemuksensa on mitä parhainta PR:ää Säätiölle. Lisäksi he ovat potentiaalisia rotareita ja lahjoittajia. Alumnit voivat myös auttaa klubianne saattamalla eri maiden rotaryklubeja yhteen, jotta voitaisiin paremmin toteuttaa joku palveluprojekti ja samalla edistää toveruutta KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 9 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT
kertomalla klubille ja tiedotusvälineille omista kokemuksistaan stipendiaattina ja siitä kuinka Säätiö parantaa ihmisten elämää kertomalla ohjelmista tuttavapiirissään neuvomalla valinnassa, neuvomalla ohjelmiin osallistuvia ja auttaen perehdyttämisessä isännöimisessä tulemalla klubien jäseniksi. Ottakaa yhteyttä piirin jäsenyyskomitean puheenjohtajaan ja miettikää kuinka alumnit voitaisiin saada mukaan klubin aktiviteetteihin. SHARE ja Piirirahasto (DDF). SHARE-järjestelmän kautta Rotarysäätiön saamat lahjoitukset muutetaan Säätiön apurahoiksi, joilla parannetaan maailmaa ja muutetaan ihmisten elinoloja. Rotarysäätiön hallitus ottaa kaikki maailman rotarit mukaan Säätiön apurahoja ja ohjelmia koskevaan päätöksentekoon. Missään muussa säätiössä ei lahjoittajilla ole näin suurta vapautta päättää varojen käytöstä. Jokaisen rotaryvuoden päättyessä jaetaan kaikki kunkin piirin rotaryklubien Vuosirahastoon lahjoittamat varat kahteen rahastoon: 50 % siirretään Maailmanrahastoon 50 % siirretään Piirirahastoon (DDF)*. Maailmanrahaston osuuden Säätiö käyttää rahoittaakseen maailmanlaajuisia ohjelmia, jotka ovat kaikkien rotarypiirien haettavissa. Piirisi käyttää DDF-osuuden niiden Säätiön apurahojen ja ohjelmien rahoittamiseen, jotka se itse valitsee. Rotarysäätiön varojen kierrätysjärjestelmä palauttaa piirien lahjoitukset käyttöön kolmen vuoden kuluttua rahojen vastaanottamisesta. Kolmen vuoden ajanjakso antaa piireille aikaa suunnitella ohjelmia sekä antaa Säätiölle mahdollisuuden sijoittaa lahjoitukset. Sijoitusten tuotoilla maksetaan yleishallintokulut ja rahaston kehittämiskustannukset. Piirin rotarysäätiökomitea päättää, kuinka Piirirahaston DDF-varoja käytetään neuvoteltuaan ensin klubien kanssa. Ottakaa yhteyttä piirin rotarysäätiökomiteaan, jos haluat lisätietoja. Lahjoitukset Rotarysäätiölle Rotarysäätiön apurahat rahoitetaan ympäri maailmaa asuvien rotareiden lahjoituksilla. Kun rotarit näkevät koulutusprojektien, ammatillisten ja humanitaaristen projektien erinomaiset tulokset, he ymmärtävät, miksi Rotarysäätiön taloudellinen tukeminen on elintärkeää tehdäkseen maailmasta parempi paikka elää. Lahjoitukset Säätiölle tulisi suunnata Vuosirahastolle, Pysyvälle rahastolle tai PolioPlus-rahastolle. Lahjoitukset annetaan Member Accessin kautta TRF Contribution Form (123) -lomakkeella tai Multiple Donor Form (094) -lomakkeella. * Vuosirahastoon tehdyt lahjoitukset, jotka on suunnattu jollekin keskittämisalueelle, eivät sisälly piirin SHARE-laskelmiin ja niitä ei hyvitetä DDF-rahastoon. KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 10 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT
Osoitteesta www.rotary.org löytyy alueelliset rotarysäätiökoordinaattorit, jotka auttavat ja neuvovat säätiöasioissa. PolioPlus-rahasto. Suurin haaste tänään taistelussa poliota vastaan on taloudellinen. Huolimatta niistä valtavista summista, jotka jo on käytetty, rahaa tarvitaan kipeästi lisää, jotta saavutamme kaikki lapset jäljellä olevissa polioendeemisessä maassa. Rotareita kannustetaan tekemään lahjoituksia PolioPlus-rahastoon, mikä auttaa meitä jatkamaan rokotustoimintaa siihen saakka, kun maailma julistetaan poliosta vapaaksi. Klubeja kannustetaan järjestämään rahankeräyskampanjoita PolioPlussan tukemiseksi. Tästä rahastosta annetuilla apurahoilla maksetaan osaltaan kansallisten rokotuspäivien ja seuranta-aktiviteettien aiheuttamia kustannuksia. Klubin säätiökomitean puheenjohtaja ja rotarysäätiöasiamies voivat tarkastella säätiölahjoituksia ja tunnustuksia saaneiden tietoja Member Accessin kautta osoitteessa www.rotary.org. Klubin presidentti tai sihteeri avaa pääsyn näihin tietoihin lisäämällä heidät SR:n jäsentietojärjestelmään. Vuosirahasto. Rotarysäätiön apurahoihin ja aktiviteetteihin käytettävät rahat tulevat suurimmalta osalta Vuosirahastosta. Rotareita kannustetaan lahjoittamaan rahaa Rotarysäätiölle vuosittain. Tukeaksenne Jokainen rotari, joka vuosi (EREY) -kampanjaa teidän tulisi: tehdä lahjoitus Säätiölle rotaryvuoden alussa kannustaa jokaista klubin jäsentä tekemään lahjoituksen joka vuosi kertoa jäsenille, miten heidän lahjoituksensa Vuosirahastoon tukee Säätiön apurahoja ja aktiviteetteja, joilla saadaan aikaan hyvää maailmassa antaa tunnustusta niille, jotka tukevat Rotarysäätiötä. Pysyvä rahasto. Pysyvä rahasto on Rotaryn pääomarahasto. Pääomaan ei kosketa ja vain osa tuotosta käytetään Säätiön apurahoihin ja aktiviteetteihin. Lahjoitukset Pysyvään rahastoon voivat olla suoranaisia rahalahjoja, arvopapereita, testamenttilahjoituksia tai elinkorkosopimuksia. Monet rotarit lahjoittavat huomattavia summia Pysyvään rahastoon. Rotarit, jotka haluavat tukea Rotaryn rauhankeskuksia voivat tehdä niin lahjoittamalla tähän ohjelmaan Pysyvän rahaston kautta. Jos klubissa on jäsen, jolla on mahdollisuus tehdä suuri lahjoitus Säätiölle, ottakaa yhteys alueelliseen rotarysäätiökoordinaattoriin tai apulaiskoordinaattoriin. KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 11 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT
Rotarysäätiön rahoitus Paikkakunnalta saatu rahoitusapu. Vaikka suuri osa Säätiön rahoituksesta saadaan lahjoituksina rotareilta, paikkakunnalta saadaan myös varoja varainkeruukampanjoilla ja yksittäisinä lahjoituksina. Miettikää, voisitteko järjestää varainkeruutempauksia, joiden avulla saisitte paikkakuntanne tukemaan klubia ja koko järjestöä. Lisätietoa löytyy Klubin palveluprojektikomitean oppaasta sen varainkeruuta koskevasta luvusta. Tunnustukset lahjoittajille. Lahjoituksesta myönnettävä vilpitön tunnustus on perusedellytys sille, että saadaan lahjoituksia myös tulevaisuudessa. Rotarysäätiö antaa tunnustusta lahjoittajille rahalahjoituksista tai sitoutumisesta tuleviin lahjoituksiin. ROTARYSÄÄTIÖN ANTAMAT TUNNUSTUKSET Tunnustukset yksityishenkilöille Rotary Foundation Sustaining Member Paul Harris Fellow Multiple Paul Harris Fellow Memorial Paul Harris Fellow Certificate Certificate of Appreciation (annetaan myös yrityksille) Benefactor Bequest Society Major Donor Arch C. Klumph Society Tunnustukset klubeille 100% Rotary Foundation Sustaining Member Club -standaari (vuosittain jaettava) Every Rotarian, Every Year banner (vuosittain jaettava) Top Three Annual Fund Per Capita Club -standaari (jaetaan vuosittain kussakin piirissä) 100% Paul Harris Fellow Club -standaari (myönnetään pyynnöstä) Tarkempaa tietoa tunnustuksista löytyy hakusanalla Appreciation and Recognition Opportunities osoitteesta www.rotary.org. KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 12 KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT
2 Klubin rotarysäätiökomitean puheenjohtaja Valmistaudu piirineuvotteluun vastaamalla oppaan lopussa oleviin kysymyksiin. Kun valmistaudut toimikauteesi komitean puheenjohtajana, ota selvää, mitä klubin hallitus, jäsenet, piiri ja Rotary International odottavat sinulta ja komitealtasi. Ennen toimikauden alkua sinun tulee valmistautua tehtävään monin tavoin. Sinun on osallistuttava koulutukseen piirineuvottelussa ja lisäksi sinun tulisi neuvotella edeltäjäsi kanssa perehtyä klubin sääntöihin, jotta tunnet sen menettelytavat ja ohjeet käydä läpi klubin strategiasuunnitelma ja määritellä sitä tukevat vuositavoitteet valita komiteasi jäsenet yhdessä tulevan presidentin kanssa perustaa tarvittaessa alakomiteoita (globaalit apurahat, piiriapurahat, varainkeruu, vuosittaiset lahjoitukset, suurlahjoitukset, PolioPlus, Rotaryn rauhankeskukset) laatia puheenjohtajakaudelle viestintäsuunnitelma selvittää, mitä muita tehtäviä tai velvoitteita klubi on antanut komitealle. KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 13 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN PUHEENJOHTAJA
Kun valmistaudutaan hyvin, saadaan myös tuloksia. Kun olet ottanut toimen vastaan, niin tärkeimmät tehtävät komitean puheenjohtajana ovat seuraavat: valvoa komitean talousarvion toteutumista tehdä yhteistyötä klubin muiden komiteoiden ja piirikomitean kanssa sellaisissa asioissa, jotka koskevat useita piirin klubeja suunnitella ja pitää komitean kokoukset ja muut kokoontumiset säännöllisin väliajoin seurata komitean tavoitteiden toteutumista ja raportoida komitean toimista ja asioiden edistymisestä klubin presidentille, hallitukselle ja koko klubille. Komitean jäsenet Valitse tulevan presidentin kanssa komiteassa vapautuville paikoille uudet jäsenet ja pidä suunnittelukokouksia ennen uuden rotaryvuoden alkua. Jatkuvuuden varmistamiseksi komitean jäsenet tulee mahdollisuuksien mukaan nimittää kolmeksi vuodeksi. Kun valitsette uusia jäseniä, miettikää onko heillä kokemusta kansainvälisissä asioissa, vapaaehtoistyöstä tai varainkeruusta. Klubin suunnitteluun on käytettävissä erilaisia välineitä mm. Eläväisen klubin eväät: Klubijohtosuunnitelma ja Strategiasuunnittelun opas. Kun komitean jäsenet on valittu, sinun tehtäväsi on kouluttaa heidät tulevalle rotaryvuodelle. Mieti, miten voit käyttää heidän taitojaan ja kiinnostuksensa kohteita ja jaa sitten tehtäviä. Voit kouluttaa jäseniä seuraavasti: Kerro komitean uusille jäsenille klubin strategiasuunnitelmaan liittyvistä toiminnoista ja suunnitelmista. Pane jokainen uusi komiteajäsen työskentelemään kokeneemman jäsenen työparina. Kannusta jäseniä verkostoitumaan muiden klubien vastaavien komiteoiden kanssa. Tutustuta heidät komitean käytettävissä oleviin tietolähteisiin. Kerro jäsenille piirin toiminnoista ja kokouksista. Tavoitteenasettelu Komitean puheenjohtajana vastaat siitä, että komitea asettaa ja toteuttaa vuositavoitteet, joka tukevat klubin strategiasuunnitelmaa. Voit työstää tavoitteita tulevan presidentin ja muiden tulevien klubivirkailijoiden kanssa piirineuvottelussa. RI on kehittänyt Member Accessin kautta käytettävän nettityökalun Rotary Club Centralin, jonka avulla klubit voivat syöttää tavoitteensa RI:n tietokantaan. Tavoitteet, joilla on vaikuttavuutta. Vuotuisissa tavoitteissa tulee huomioida komitean rahkeet ja klubin intressit. Tavoitteiden tulee olla kaikkien hyväksymiä, olla mittavissa, haasteellisia ja saavutettavia sekä ajallisesti määriteltyjä. Toimintasuunnitelma. Laadi yhdessä klubin hallituksen ja komitean jäsenten kanssa toimintasuunnitelma, jossa esitetään, millä keinoin kukin tavoite saavutetaan. Seuraavat keinot voivat olla avuksi: Aseta kullekin toimenpiteelle aikataulu. KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 14 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN PUHEENJOHTAJA
Päätä kuka on vastuussa mistäkin toimenpiteestä. Määrittele kriteerit, joilla mitataan edistymistä ja onnistumista. Mieti, mitä resursseja ja välineitä klubilta, piiriltä tai RI:ltä on saatavissa. Päätä, miten arvioitte tavoitteiden saavuttamista ja tarvitaanko pohjatietoja. Arvioi tavoitteita säännöllisesti ja varmista näin, että niiden saavuttaminen edistyy tasaisesti. Näin toimintaa voidaan tarvittaessa muuttaa. Motivointi. Yksi sinun tehtävistäsi komitean puheenjohtajana on pitää jäsenet motivoituneina. Seuraavassa muutama yleinen motivointitekijä: usko siihen, että tavoitteen saavuttaminen on hyödyllistä usko siihen, että tavoite on toteutettavissa ja että projekti tai aktiviteetti onnistuu mahdollisuudet toveruuteen ja verkostoitumiseen se, että tehtävä edellyttää jäsenten erityisosaamista tunnustuksen antaminen komitean tavoitteiden eteen tehdystä työstä ja siihen käytetystä ajasta. Huomion kiinnittäminen näihin motivointitekijöihin pitää yllä jäsenten sitoutumista Rotaryyn ja kannustaa heitä yhä uudelleen osallistumaan klubin aktiviteetteihin. Talousarvio Laadi ennen 1.7. talousarvio yhdessä edeltäjäsi ja klubin rahastonhoitajan kanssa, jotta teillä on käsitys siitä, mitä varoja komiteanne tarvitsee saavuttaakseen tavoitteensa. Varmista, että komitean tarvitsemat varat ovat mukana klubin talousarviossa. Ota budjettiin mukaan myös suunnitellut varainhankintatoimet. Valvo varojen käyttöä, maksusuorituksia ja raportointia sekä seuraa koko ajan komitean rahatilannetta. Kun pidät säännöllisesti yhteyttä rahastonhoitajaan, korjaavat toimenpiteet voidaan tarvittaessa tehdä ajoissa. Tiedonvälitys Mieti, miten tulet hoitamaan yhteydenpidon seuraaviin tahoihin: Komitean jäsenet. Komitean tulee kokoontua säännöllisesti ja käydä läpi käytettävissä olevat resurssit, keskustella käynnissä olevista projekteista tai aloitteista sekä suunnitella keinoja, joilla komitean ja klubin tavoitteet saavutetaan. Klubi. Tiedota klubin presidentille, hallitukselle ja jäsenille komitean toiminnoista, toimintasuunnitelmista ja siitä, miten tavoitteisiin pääseminen edistyy. KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 15 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN PUHEENJOHTAJA
Muut komiteat. Komitean työskentely vaikuttaa usein jonkin toisen komitean työhön. Komitean tulee tehdä yhteistyötä seuraavien klubikomiteoiden kanssa: Palveluprojektikomitea. Harkitaan yhdessä voidaanko Säätiön apurahoja käyttää palveluprojekteihin. Julkisuuskuvakomitea. Varmistetaan, että Säätiön projekteista ja jäsenten osallistumisesta tiedotetaan oikea-aikaisesti. Klubin hallintokomitea. Sovitaan rotarysäätiöohjelmasta neljästi vuodessa ja jaetaan tunnustukset palvelusta ja lahjoituksista. Jäsenyyskomitea. Pidetään yhteyttä Rotary Internationalin ja Rotarysäätiön alumneihin, otetaan heidät mukaan klubin toimintaan ja ehdotetaan alumneja jäseniksi. Rotarypiiri. Jos komitea tarvitsee opastusta tai tietoja, voit kääntyä piirin vastaavan komitean tai apulaiskuvernöörin puoleen. Alue. RI:n alueellinen rotarysäätiökoordinaattori (RRFC) on käytettävissä avustamaan klubia rotarysäätiöasioissa. Löydät oman alueesi RRFC:n osoitteesta www.rotary.org. KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 16 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN PUHEENJOHTAJA
3 Tietolähteet ja resurssit Käytettävissä on monia tietolähteitä, jotka auttavat komiteaa hoitamaan tehtäviään. Tietolähteitä voi ladata osoitteista www.rotary.org ja www.rotary.fi/suoja tai tilata osoitteesta shop.rotary.org, s-postilla niitä voi tilata osoitteesta shop.rotary@rotary.org. Niitä saa myös Zürichin kansainvälisestä toimistosta. Every Rotarian, Every Year Club Success Booklet (958) esitteitä, tarroja ja ohjeita edistämään klubien ohjelmaosallistumista ja vuosirahastolahjoitusten hankintaa. Gift Acceptance Policy Manual yhteenveto Rotarysäätiön hyväksymistä lahjoituksista, joihin kuuluvat myös lahjat Pysyvään rahastoon. Rotarysäätiö pähkinänkuoressa (159-FI) Rotarysäätiön uusimmat tilastotiedot taskukoossa. Rotary International and The Rotary Foundation Annual Report (187) edellisen rotaryvuoden vuosikertomus palvelutoiminnoista sekä taloutta koskevat tärkeimmät asiat ja päätapahtumat. KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 17 TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT
Henkilöresurssit Piirin rotarysäätiökomitea vastaa kaiken rotarysäätiöaktiviteetin valvonnasta piirissä. Alueellinen rotarysäätiökoordinaattori rotari, joka on nimitetty auttamaan piirejä ja klubeja kaikissa Rotarysäätiön asioissa. Alueellinen apulaisrotarysäätiökoordinaattori avustaa RRFC:tä, piirejä ja klubeja kysymyksissä liittyen vuosirahastolahjoituksiin, suurlahjoituksiin ja ohjelmiin osallistumiseen. End Polio Now -koordinaattori auttaa johtamaan ja levittää PolioPlus-tietoa ja puhuu polion hävittämisen puolesta ja tarjoaa taloudellista tukea piirille ja klubeille niiden polion hävittämiskampanjoissa. Rotarysäätiöalumnikoordinaattori avustaa RRFC:tä, klubeja ja piirejä uudelleen yhdistämään säätiöohjelmien alumneja mukaan Rotaryn aktiviteetteihin. PolioPlus-komiteat palvelevat kansainvälisinä, alueellisina, kansallisina tai paikallisina neuvonantajina Rotaryn osallistumisessa polion hävittämistoimiin. Contact Center Kontaktikeskuksen tiimiin, joka vastaa kysymyksiin, saa yhteyden osoitteessa contact.center@rotary.org. Pohjois- Amerikan ulkopuolella toimivien rotareiden kannattaa ottaa yhteyttä omaan kansainväliseen toimistoonsa. KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 18 TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT
Piirineuvottelun keskustelunaiheita Piirineuvottelua varten Kun mietit seuraavia kysymyksiä, keskustele klubin eroavien ja tulevien toimihenkilöiden kanssa ajatuksistanne. Mitkä ovat rotarysäätiökomitean tehtävät ja sinun tehtäväsi tämän komitean puheenjohtajana? Kuinka komitea tukee klubin strategiasuunnitelmaa? Miten voimme kannustaa rotareita tekemään lahjoituksia Rotarysäätiölle? Millä tavoilla voimme kertoa rotareille Rotarysäätiöstä? Miten voit auttaa komitean jäseniä hoitamaan työnsä? Mitkä ovat komiteasi pitkän aikavälin tavoitteet ja vuositavoitteet? KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 19
Muistilista 1: Muistiinpanot Piirineuvottelua varten KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 20
Muistilista 2: Rotarysäätiön apurahat Piirineuvottelua varten Mihin sellaisiin projekteihin klubi on hiljattain osallistunut, jotka saattaisivat kuulua johonkin keskittämisalueeseen? (Rauhantutkimus sekä konfliktien ehkäisy ja sovittelu, sairauksien ehkäisy ja hoito, vesi ja sanitaatio, äidin ja lapsen terveys, peruskoulutus sekä luku- ja kirjoitustaito, taloudellinen ja yhteiskunnallinen kehittäminen.) Kuinka voit ryhtyä yhteistyöhön piirin toisten klubien kanssa luomaan laajempia ja kestävämpiä tuloksia tuovia projekteja? Miten pystyt löytämään partnereita muista maista? Miten varmistat, että apurahavarojen hoitaminen tapahtuu ohjeiden mukaisesti? KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 21
Piirineuvottelua varten Muistilista 3: Tavoitteet Käytä tätä muistilistaa suunnitellessasi pitkän aikavälin tavoitetta ja kolmelle seuraavalle vuodelle sellaisia vuositavoitteita, jotka edesauttavat pitkän aikavälin tavoitteen saavuttamista. Varmista seuraavat seikat: Kaikki ovat tavoitteista yhtä mieltä. Ne, jotka ovat olleet suunnittelemassa tavoitteita ja kehittelemässä toimintasuunnitelmaa niiden toteuttamiseksi, haluavat olla myös toteuttamassa suunnitelmia. Tavoitteet ovat mitattavissa. Tavoitteen tulee olla niin konkreettinen, että tiedetään, mitä pitää saada aikaan. Tavoite on haasteellinen. Tavoitteen tulee olla niin haastava, että klubi ylittää aiemmat saavutuksensa. Tavoite on saavutettavissa. Rotareiden pitää pystyä saavuttamaan tavoite olemassa olevien resurssien avulla. Tavoite on ajallisesti täsmällinen. Tavoitteen toteutuksella pitää olla selvä takaraja tai aikataulu. Pitkän aikavälin tavoite (klubin tavoite kolmen vuoden kuluttua tästä hetkestä) Vuositavoite vuonna 1 Vuositavoite vuonna 2 Vuositavoite vuonna 3 KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 22
Muistilista 4: Toimintasuunnitelma Piirineuvottelua varten Kirjoita alla olevaan tilaan yksi vuositavoite tavoitteittesi luettelosta. Mieti sen jälkeen, millaisia toimintoja tarvitaan tähän tavoitteeseen pääsemiseksi. Vuositavoite Toiminto Vastuuhenkilö Toiminnon kesto 1. Edistymisen mittaaminen Käytettävissä olevat resurssit 2. 3. 4. 5. Tarvittavat resurssit KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 23
Piirineuvottelua varten Muistilista 5: Klubin rotarysäätiökomitea Tapausharjoituksia Lue alla oleva tapausharjoitus ja vastaa kysymyksiin. Laadi suunnitelma käyttämällä sivun 26 tapausharjoituksen toimintasuunnitelmaa. Tapausharjoitus 1 Klubin jäsenet sekoittavat piirisäätiön ja Rotarysäätiön. Miten pystyt selventämään jäsenille mikä on piirisäätiö ja mikä on Rotarysäätiö? Tapausharjoitus 2 Uudet Rotarysäätiön globaalit apurahat vaativat suurempia projekteja, jotka kestävät enemmän kuin vain yhden vuoden. Tästä syystä monet klubin jäsenet ovat ottaneet sinuun yhteyttä ja ehdottaneet sellaisten projektien kehittämistä, joilla on suuret vaikutukset. Mistä tunnistaa kestäviä tuloksia tuottavat projektit? Miettikää miten voitte taata, että teidän projektisuunnitelmanne tuottaa kestäviä tuloksia. Kuvaile kestäviä tuloksia antava projekti, jossa klubi on mukana nyt tai kuvaile sellainen projekti, jonka tulokset klubi haluaa tehdä kestävämmiksi. KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 24
Tapausharjoitus 3 Piirineuvottelua varten Sinua on pyydetty kehittelemään uudenlaisia tapoja rohkaista paikkakuntalaisia lahjoittamaan rahaa Rotarysäätiön polionhävittämiskampanjaan. Minkälaisilla uusilla luovilla tavoilla voimme pyytää lahjoituksia paikkakuntalaisilta? Tapausharjoitus 4 Klubilla on vuotuinen varainhankintakampanja, joka on suosittu sosiaalinen tapahtuma jäsenten keskuudessa. Tapahtumassa tarjotaan ilmaista syötävää ja juotavaa ja siitä on vuosien myötä kasvanut useamman sadan hengen tilaisuus. Jäsenet odottavat tätä tapahtumaa joka vuosi ja klubilla on oma alakomitea tämä tilaisuuden koordinoimiseksi. Olet kuullut klubin rahastonhoitajalta, että tilaisuus ei enää tuotakaan rahaa vaan klubilta sen sijaan kuluu rahaa järjestelyihin, mikä johtuu ruoan, juoman ja muiden asioiden nousseista hinnoista. Minkälaisia suosituksia annat alakomitealle varainhankintakampanjan suhteen? Tapausharjoitus 5 Toimikautesi ensimmäinen vuosi on puolivälissä ja monet komitean jäsenet eivät toimi odotustesi mukaisesti. He eivät vastaa s-posteihin eivät tule komitean kokouksiin. Olet turhautunut ja olet harkinnut eroavasi puheenjohtajan paikalta ellei tilanne muutu. Mitä teet? KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 25
Piirineuvottelua varten Tapausharjoituksen toimintasuunnitelma Toiminto Vastuuhenkilö Toiminnon kesto 1. Edistymisen mittaaminen Käytettävissä olevat resurssit 2. 3. 4. 5. Mitä huomasit voivasi toteuttaa klubissasi? Tarvittavat resurssit KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 26
Muistilista 6: Ongelmanratkaisun opas Piirineuvottelua varten Käytä Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille ja istunnon 2 tavoitelistaa kehittääksesi oman ongelmanratkaisuoppaan. Analysoi klubin tavoitteet ja mieti, mitä mahdollisia haasteita niiden saavuttamisessa on. Esitä seuraavaksi ratkaisuja näihin haasteisiin. Tavoite Mahdollinen haaste Ratkaisu Hallinto Jäsenyys Julkisuuskuva Palveluprojektit Rotarysäätiö Muut KLUBIN ROTARYSÄÄTIÖKOMITEAN OPAS 27
Vain napsautus ja olet perillä! Mene Member Accessiin Käy läpi kursseja ja hanki lisää rotarytietoutta. Imuroi raportteja. Selaa klubisi puolivuotisraportteja (SAR) ja maksa jäsenmaksut. Syötä klubisi vuositavoitteet ja katso mihin olette päässeet. Member Accessiin pääset napsauttamalla Rotaryn kotisivun oikeassa yläkulmassa olevaa linkkiä. Siinä on sinun rotarytoimintasi sekatavarakauppa. www.rotary.org/memberaccess www.rotary.fi/rekisteri One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA www.rotary.org 226E-FI (313)