Klubin jäsenjohtajan tehtävät Virkailijakoulutus 20.4.2013 GMT-koordinaattori 107E -piiri Marja Sundström-Pullinen LC Lempäälä / Sääksjärvi MSP 1 Valmennuksen tavoitteet Valmennetaan klubien jäsenjohtajia ja presidenttejä Käydään läpi jäsenjohtajan rooli sekä tehtävät Pohditaan miten vanhat jäsenet saadaan pysymään klubeissa? SÄILYTTÄMINEN Kuinka hankitaan uusia jäseniä? KASVU Mistä löytyy aineksia uusien klubien perustamiseksi? LAAJENNUS Harjoitustyö uusjäsenhankintaan MSP 2 Valmennuksen taustaa Tilastotietoa E-piirin jäsenkehityksestä 1.7.12-31.3.13: Liittyneitä jäseniä: 79 Poistuneita jäseniä: 81 Nettovähennys: -2 Johtopäätös: 1. Lions-toiminta on houkuttelevaa ja kiinnostavaa 2. Toiminta ei vastaa odotuksia Johtopäätös: Jotain tarttis tehdä! MSP 3 1
Klubin jäsenjohtajan tehtävien osa-alueet Jäsenten viihtyvyys / Jäsenhuolto SÄILYTTÄMINEN Jäsenten pysyvyys Uusien jäsenten hankinta KASVU MSP 4 Klubin jäsentoimikunta Jäsenjohtaja kokoaa jäsentoimikunnan, joka laatii klubin jäsenohjelman / jäsensuunnitelman tavoitteet Jäsenjohtaja = jäsentoimikunnan puheenjohtaja Jäsentoimikuntaan mielellään mukaan varapresidentti sekä pari jäsentä (esim. tuore ja kokeneempi) Jäsenohjelma liitetään osaksi klubin toimintasuunnitelmaa MSP 5 Klubin jäsenjohtajan tehtävät Jäsentoimikunta on klubin johtamista tukeva toimielin Jäsenjohtajalla on tärkeä klubin elinvoimaisuutta edistävä tehtävä klubissa säilyttäminen ja kasvu Jäsenjohtaja huomioi ja seuraa jäsenten viihtyvyyttä jäsenten pysyvyyden elementit uusien jäsenten hankinnan organisointi ja seuranta jäsenten koulutusten järjestäminen Jäsentoiminnan kehittäminen Yhteistyössä ja vuorovaikutuksessa klubihallituksen kanssa Jäsenjohtaja toimii palveluperiaatteen, klubin arvojen ja strategian, toimintasuunnitelman ja tavoitteiden mukaisesti MSP 6 2
Klubin jäsenjohtajan tehtävät 2 Kuuntelee jäsenistön tarpeita ja toimii niiden mukaan. Kutsuu toimikunnan koolle säännöllisesti ja edistää jäsenohjelman toteuttamista. Seuraa klubin jäsenten osallistumisaktiivisuutta sekä toimii tarpeiden mukaan pysyvyyttä edistäen. Järjestää esim. klubin rekrytointipäivän tai muulla tavalla organisoi tarvittavan jäsenhankinnan toteuttamisen. Järjestää klubin kehityspäivän. On aktiivinen lion. MSP 7 Jäsenkehitys Varmista, että uudet jäsenet otetaan virallisesti mukaan sopivassa seremoniassa. Uudista jäseneksi ottamisen prosessi tarpeen mukaan. Suunnittele ja vedä, tai avusta, uusien jäsenten perehdytystä. Ota yhteyttä kummeihin, jotta varmistat uusien jäsenten mukaan ottamisen klubin aktiviteetteihin alusta asti. Kouluta kummin tehtäviin tarvittaessa. Kummin opas löytyy liiton sivuilta: http://www.lions.fi/index.php/fi/kummin-opas. MSP 8 Viihtyvyyden menestystekijät Toiminnan mielekkyys Hyvät klubikaverit, avoin ja arvostava vuorovaikutus Aktiivinen klubi innostaa viihtymään Saa riittävästi tehtäviä/luottamustehtäviä Tehtäväkierto Klubin arvot vastaavat jäsenen arvoja Kummin roolin korostaminen Ongelmakohtiin puuttuminen riittävän ajoissa MSP 9 3
Klubin tilan mittarit Jäsenmäärä (vahvalla klubilla jäsenmäärä > 20) Jäsenistön keski-ikä, etuoikeutettujen ja ainaisjäsenten osuus kaikista jäsenistä Uusia jäseniä on otettu klubiin Uudet jäsenet ovat pysyneet klubissa (ensimmäiset 3 v. kriittisimmät) Aktiivinen osallistuminen klubi-iltoihin Klubilla on riittävästi aktiviteetteja, tapahtumia, juhlia Osallistumisinnokkuus lohkon/alueen/piirin tilaisuuksiin Tehtävät piirin organisaatiossa Osallistuminen valtakunnallisiin projekteihin / aktiviteetteihin MSP 10 Mikä on klubimme tila? Työkalu 1: Keskustelu Asian selvittämiseksi kannattaa järjestää avoin keskustelu Tämä toimii useissa klubeissa 1 2 kertaa toimikaudessa Pelkällä keskusteluhetkellä on muutamia varjopuolia Kaikki eivät aina pääse paikalle, ei kuvaa koko klubin mielipidettä Saavatko hiljaiset jäsenet tuotua mielipiteensä esille Uskalletaanko puhua ääneen ikävistä asioista syyttelyä välttäen Ei haluta loukata toista, ehkä aktiviteetin promoottoria Kovaäänisimmät puhujat saattavat varastaa liikaa aikaa MSP 11 Mikä on klubimme tila? Työkalu 2: Kehityspäivä Toiminnan tila voidaan selvittää myös kehityspäivän avulla Ennen varsinaista kehityspäivää kannattaa järjestää kirjallinen jäsentyytyväisyyskysely, johon mahdollisimman moni pääsee vastaamaan Tämän jälkeen järjestetään klubin kehityspäivä, joka ei ole klubikokouksen yhteydessä Kehityspäivän tulosten perusteella tehdyistä kehitysehdotuksista klubikokous tekee päätöksen miten edetään Kehityspäivän päätösten toteutumista seurataan aktiivisesti MSP 12 4
Jäsenkysely Kartoitetaan mitä mieltä ollaan klubin toiminnasta Saatavilla piirin sivulta (Jäsentoimikunta) Kyselylomakkeeseen voi vastata klubi-illan yhteydessä Klubi-iltaan ohjelmanumero Poissaolevat voivat palauttaa lomakkeen myöhemmin Analyysityökalu Exceliin Kyselyn sisällön voi ryhmitellä vaikka seuraavasti: Klubi-illat, niiden kesto ja sisältö Aktiviteetit, mihin suunnata klubin aika Varainhankinta, onko riittävästi varoja aktiviteettien tukemiseen Tärkeä aktiviteetti ja sen tarkempi tarkastelu Muu harrastustoiminta, teatteri, golf - niiden tärkeys MSP 13 Kehityspäivän ohjelma Varataan riittävästi aikaa noin 4-6 tuntia Toteutus esim. viikonlopun aikana, ei tule kiire ja mieli on mukana Käydään alkuun läpi jäsenkyselyn tulokset Laaditaan ryhmätehtävät: klubi-illan kehittäminen... Jakaudutaan pienryhmiin työskentelemään Ryhmien vetäjät kertovat päivän tulokset Kootaan tulokset yhteen Täydennetään yhteisillä kommenteilla Hallitus käsittelee Yhteenvedon tulosten julkaisu ja toimenpideehdotukset seuraavassa klubi-illassa Ohjeet piirin sivuilla MSP 14 Kehityspäivän lopputulema Klubin jäsenten viihtyvyys paranee Jäsenet ovat motivoituneempia Jäsenten pysyvyys klubissa vahvistuu Mahdolliset ongelmakohdat on saatu käsiteltyä Edellyttää toimeenpanoa, katteettomat lupaukset vaikuttavatbpäinvastaisesti Yhteisten päätösten pohjalta klubin strategiaa voidaan lähteä laatimaan MSP 16 5
Jäsenhankinta Klubin toiminnan jatkuvuuden turvaamiseksi jäsenhankinnan on syytä kuulua klubin jokavuotiseen toimintasuunnitelmaan Uusien jäsenten myötä saamme uusia kykyjä, uusia ideoita, lisää tekeviä käsiä aktiviteetteihin ja virkailijoita tuleville vuosille. Jokaisen lionsjäsenen vastuulla on löytää naisia ja miehiä, jotka ovat valmiita jatkamaan lionsorganisaation palveluperinnettä ja kutsua heidät jäseniksi. Jäsenhankinnan tukeminen jäsentoimikunnan vastuulla, jäsenhankinta on yhteinen asia MSP 17 Jäsenhankkija Löydä innostuneita, tarmokkaita henkilöitä, jotka ovat kiinnostuneita palvelemaan yhteiskunnassa Kerro heille lionsjärjestöstä (tietoa saa esim. www.lions.fi) Kerro mitä lionit ovat saaneet aikaan paikallisesti ja kansainvälisellä tasolla Kerro oman klubisi jäsenistöstä ja toiminnasta Vastaa kaikkiin lionstoimintaa koskeviin kysymyksiin Kutsu hänet tutustumaan lionstilaisuuteen tai aktiviteettiin. MSP 18 Jäsenyyden edut Saa mielihyvää siitä, että auttaa apua tarvitsevia Mahdollisuus toteuttaa avustustoimintaa paikallisesti tai ympäri maailmaa Mahdollisuus kehittää johtajuustaitoja Oppii organisointia ja kokoustekniikkaa Toimiminen aktiivisesti yhteiskunnassa Mahdollisuus verkostoitumiseen On tärkeää, että jäsenhankintavaiheessa kerrotaan oikeaa, todellista tietoa Markkinointimateriaalit käyttöön MSP 19 6
Jäsenyyden velvoitteet Jäsenmaksut, kokousruokailut Velvollisuus osallistua toimintaan ja kokouksiin Olla aktiivinen Kerro toiminnasta myös puolisolle ja ota mukaan toimintaan MSP 20 Mistä löydämme uusia jäseniä Henkilökohtainen rekrytointi on kaikkein tehokkain tapa hankkia uusia jäseniä Oma ystäväpiiri, sukulaiset, naapurit Oma yritysasiakas Oma työyhteisö Oma harrastuskaveri Kun kontakti on saatu, kutsutaan tutustumaan toimintaan Tutustumisilta, avoimet ovet toiminnan esittely Klubin verkkosivut Klubitapahtuman, markkinoiden tai aktiviteetin yhteydessä Jaetaan lions-esitettä / piirilehteä Kerrotaan oikeaa tietoa toiminasta MSP 21 Mistä löydämme uusia jäseniä Nuorisovaihdossa olleiden vanhemmat Nuorisovaihdon isäntäperheinä olleet perheet Koulun ja vanhempien kautta, Lions Quest koulutus on lisännyt tunnettavuuttamme Paikallislehdessä kerrotaan toiminnasta ja pyydetään ottamaan yhteyttä Tehokkainta aktiviteetista kertovan jutun yhteydessä MSP 22 7
Harjoitustyö Kerro mitä kautta sinä liityit klubiisi. Kuka pyysi sinut mukaan toimintaan? Jos olet hankkinut klubiin uusia jäseniä, mistä löysit heidät? Mikä sai sinut liittymään lions järjestöön? MSP 23 Piirin jäsenjohtaja tukenasi Piirin jäsenjohtajan tehtävänä on tukea klubien jäsenjohtajien toimintaa. Saatavilla neuvoa, materiaalia ym. tukea tarpeesi mukaan. Piirin jäsenjohtajan yhteystiedot: marja.sundstrom@lions.fi MSP 24 8