1 www.enterpay.fi/laskuyritykselle
SISÄLLYSLUETTELO 1 MIKÄ ON LASKU YRITYKSELLE?... 3 2 KIRJAUTUMINEN PALVELUUN... 3 3 KÄYTTÄJIEN HALLINNOINTI: KÄYTTÖOIKEUKSIEN MYÖNTÄMINEN... 6 4 MYYNNIN SIIRTO LASKUTUKSEEN... 9 5 LASKUTUSPÄIVÄN MUUTTAMINEN... 11 6 OSTOKSEN HYVITTÄMINEN... 13 2
1 MIKÄ ON LASKU YRITYKSELLE? Lasku yritykselle -palvelulla voit myydä verkossa kaikille y-tunnuksellisille yrityksille ja yhteisöille. Kirjautumalla palveluun sisään voit tarkastella myyntejäsi (ja myös mahdollisia yrityksesi tekemiä ostoja), muuttaa myyntien laskutuspäiviä ja hyvittää ostoksia. Voit myös tehdä ostoksia kaupoista, joissa maksutapa on käytössä. Käyttöoikeuksista riippuen palvelussa voi myös hallinnoida omia tai koko yrityksen tietoja, ostoja ja myyntejä sekä muiden käyttöoikeuksia. Yrityksesi nimenkirjoitusoikeudellisella henkilöllä (prokuristi) on automaattisesti täydet käyttöoikeudet palvelussa, eli hän voi tarkastella koko yrityksen tietoja ja jakaa käyttöoikeuksia eteenpäin. Käyttöoikeudet kannattaa myöntää kaikille relevanteille henkilöille, jotta he voivat esimerkiksi muuttaa myyntien laskutuspäiviä tai tehdä hyvityksiä. Kukin käyttäjä voi myöntää eteenpäin enimmillään yhtä laajat käyttöoikeudet, kuin hänellä itsellään on. 2 KIRJAUTUMINEN PALVELUUN Kauppiaan ensimmäisen käyttäjän tulee olla yrityksen prokuristi, jotta hän voi käyttää kaikkia kauppiastoiminnallisuuksia. Hän voi sitten luovuttaa käyttöoikeuksia muille työntekijöille. Ensimmäinen kirjautumiskerta poikkeaa hieman seuraavista käyttökerroista. Jokainen palvelua ensikertaa käyttävä tunnistautuu henkilökohtaisilla pankkitunnuksilla. Pankkitunnistautuminen tehdään vain kerran. Järjestelmä tunnistaa automaattisesti prokuristin ja myöntää hänelle täydet käyttöoikeudet. Myös ei-prokuraton kirjautuu samalla tavalla, mutta hänellä ei ole pääsyä hallinnoimaan yrityksen myyntejä, ennen kuin hänelle on myönnetty siihen oikeudet. Seuraavilla käyttökerroilla palveluun kirjaudutaan vain puhelinnumerolla ja siihen saapuvalla kertakäyttöisellä salasanalla. 3
1. Siirry osoitteeseen https://laskuyritykselle.fi/org 2. Syötä matkapuhelinnumerosi ja klikkaa Lähetä. Vastaanotat puhelimeesi kertakäyttöisen salasanan. 3. Syötä tekstiviestissä vastaanottamasi salasana ja Kirjaudu palveluun. 4. Siirryt Rekisteröinti-näkymään, jossa täytät organisaation Y-tunnuksen ja sähköpostisi ja hyväksyt käyttöehdot. 4
5. Kun olet hyväksynyt ehdot, pankkitunnistautumisnäkymä aktivoituu. Tunnistaudut palveluun henkilökohtaisilla pankkitunnuksillasi. Tunnistautuminen tehdään vain ensimmäisellä käyttökerralla. Valitse pankki, jonka tunnuksilla teet tunnistautumisen. Pankkilogon klikkaaminen vie sinut pankin tunnistautumisnäkymään, missä teet tunnistautumisen normaalisti. 6. Kun olet tehnyt tunnistautumisen, palaat palveluun. Asiakkuutesi on nyt rekisteröity. Tässä vaiheessa järjestelmä tunnistaa automaattisesti nimenkirjoitusoikeudellisen henkilön ja myöntää hänelle täydet käyttöoikeudet palveluun. Jatka seuraavaan vaiheeseen vie sinut palvelun etusivulle. 5
3 KÄYTTÄJIEN HALLINNOINTI: KÄYTTÖOIKEUKSIEN MYÖNTÄMINEN Prokuristin tai vastaavat oikeudet saaneen kannattaa myöntää käyttöoikeudet kaikille yrityksen työntekijöille, joiden tehtäviin kuuluu myyntien hallinnointi. 1. Kirjaudu normaalisti palveluun osoitteessa https://laskuyritykselle.fi/org Kts. Kohta 2 Kirjautuminen palveluun. 2. Siirryt etusivulle eli Yrityspaneeli-sivulle. Valitse Lisää käyttäjä. 6
3. Avautuvassa näkymässä syötä oikeuksien saajan puhelinnumero. Sen jälkeen valitse, mitkä oikeudet haluat hänelle myöntää. a. Pääsy järjestelmään: annetaan oikeus kirjautua Lasku yritykselle -palvelun hallintasivustoon (tämä sivusto). b. Osto-oikeudet: valitaan osto-oikeuden laajuus saa tehdä ostoksia ilman rajoituksia, jolloin osto-oikeuden saaja voi tehdä ostoksia yrityksen luottorajan sallimissa rajoissa. Kun valitsee vaihtoehdon saa tehdä ostoksia, aukeaa lisävalinta jossa määritellään kertaostoksen enimmäismäärä ja osto-oikeuden raukeamisajankohta. c. Hallitse myyntejä: oikeus hallita myyntejä, kuten siirtää laskutuspäivää tai tehdä hyvityksiä. d. Yrityksen hallinta -kohdassa määritetään osto-oikeuden saajan valtuudet. i. Täydet oikeudet valinnalla annetaan käytännössä oikeuden saajalle täydet oikeudet hallinnoida yrityksen ostoja ja myyntejä Lasku yritykselle - maksutavalla. ii. Saa muuttaa yrityksen tietoja antaa oikeuden muuttaa yrityksen tietoja järjestelmässä, mutta ei anna oikeutta oikeuksien hallintaan tai vahvistamattomien käyttäjien ostojen hyväksyntään. iii. Hallitse vahvistamattomia käyttäjiä antaa oikeudet hyväksyä näiltä tulevia ostoja. 7
e. Kaikki käyttäjät -kohdassa määritetään oikeuksien saajan oikeudet katsella kaikkien käyttäjien tietoja sekä muuttaa yrityshierarkiaa vapaasti. f. Alaiset -kohdassa valitaan esimiehen oikeudet katsella alaistensa käyttäjätilejä ja muuttaa yrityshierarkiaa oman vastuualueensa piirissä. g. Oikeuden delegointi antaa oikeuden myöntää edelleen oikeuksia siinä laajuudessa, kuin ne on itselle myönnetty. h. Raportit kohdassa määritetään millä tasolla oikeuden saaja voi tarkastella yrityksen ostoja ja myyntejä Lasku yritykselle -palvelun osalta. i. Lähetä kutsu kohdassa valitaan tapa, jolla oikeuksien saaja kutsutaan ennakkorekisteröitymään palveluun: joko tekstiviestillä, sähköpostilla tai sekä tekstiviestillä että sähköpostilla. 8
4 MYYNNIN SIIRTO LASKUTUKSEEN Mikäli myynnit eivät siirry automaattisesti laskutukseen, pitää kauppiaan asettaa niille manuaalisesti laskutuspäivä Lasku yritykselle -palvelussa. Tässä tapauksessa myynti näkyy maksamattomana eikä sillä ole laskun numeroa. 1. Kirjaudu normaalisti palveluun osoitteessa https://laskuyritykselle.fi/org Kts. Kohta 2 Kirjautuminen palveluun. 2. Siirry yläpaneelin Raportit-osiosta kohtaan Myynnit. 3. Myyntiraportti-näkymässä näet kaupastasi tehdyt ostot. Valitse myynti, jolle haluat asettaa laskutuspäivän. 9
4. Klikkaa Muokkaa ja valitse haluamasi laskutuspäivä. Laskutuspäivä voi olla aikaisintaan seuraava arkipäivä. 5. Klikkaa Tallenna. Laskutuspäivä on asetettu. 10
5 LASKUTUSPÄIVÄN MUUTTAMINEN Laskutuspäivää voi muokata viimeistään laskutuspäivää edeltävänä päivänä. 1. Kirjaudu normaalisti palveluun osoitteessa https://laskuyritykselle.fi/org Kts. Kohta 2 Kirjautuminen palveluun. 2. Siirry yläpaneelin Raportit-osiosta kohtaan Myynnit. 3. Myyntiraportti-näkymässä näet kaupastasi tehdyt ostot. Valitse myynti, jonka laskutuspäivää halua muokata. 11
4. Klikkaa Muokkaa ja valitse haluamasi laskutuspäivä. Laskutuspäivä voi olla aikaisintaan seuraava arkipäivä. 5. Klikkaa Tallenna. Laskutuspäivä on siirretty. 12
6 OSTOKSEN HYVITTÄMINEN Ostoksen tai sen osan hyvittäminen tehdään Lasku yritykselle -palvelussa. Hyvitysprosessi on samanlainen riippumatta siitä, onko lasku jo laskutettu vai ei. 1. Kirjaudu normaalisti sisään osoitteessa https://laskuyritykselle.fi/org Kts. Kohta 2 Kirjautuminen palveluun. 2. Siirry yläpaneelin Raportit-osiosta kohtaan Myynnit. 3. Myyntiraportti-näkymässä näet kaupastasi tehdyt ostot. Valitse myynti, jonka haluat hyvittää. 13
4. Avautuvassa näkymässä klikkaa Lisää hyvitys. 14
5. Avautuvassa näkymässä voit valita, hyvitätkö koko laskun vai vain osan tuotteista. a) Hyvität koko laskun täysmääräisesti: Syötä hyvitettävä kokonaissumma kenttään Hyvitettävä summa. Tallenna. b) Laskulla on monta eri tuotetta ja hyvität osan tuotteista täysmääräisesti: Syötä JOKO Määrä-kenttään hvyitettävien tuotteiden määrä TAI summa-kenttään hyvitettävä summa. Järjestelmä laskee automaattisesti laskulle jäävän summan, joka tulee näkyviin Jäljellä-sarakkeisiin. Tallenna. c) Laskulla on monta eri tuotetta ja hyvität vain tietyn määrän osasta tuotteita: Syötä JOKO Määrä-kenttään hvyitettävien tuotteiden määrä TAI summa-kenttään hyvitettävä summa. Järjestelmä laskee automaattisesti laskulle jäävän summan, joka tulee näkyviin Jäljellä-sarakkeisiin. Tallenna. b) ja c) Syötä joko hyvitettävä määrä tai summa a) Kokonaissumma tähän 15
6. Näet hyvitykset Raportit-osion Hyvitykset-näkymässä. 16