e-scheme www.labquality.fi 20.02. 2006 e-kierrosten käyttöohje piirivastaaville 1. Käytön aloittaminen ja piirivastaavan toiminnot Yleistä Tämä ohje on tarkoitettu Labqualityn piirivastaavien käyttöohjeeksi e-kierroksille. Asiakaslaboratorioille ja asiantuntijoille on oma ohje. Sisäänkirjautuminen 1. Avaa www.labquality.fi 2. Kirjaudu sisään Labqualityn asiakaskanavalle piiritunnuksilla. 3. Valitse vasemmalla olevasta valikosta e-kierrokset. 4. Valitse avaa e-kierrokset. Lomake ohjaa sinut suoraan Labqualityn e-scheme-palveluun. Ruudulle aukeaa ikkuna, jossa näkyvät käytössä olevat e-kierrokset. 5. Avaa kierros valitsemalla log-in Näytölle avautuu piirivastaavan valikko Piirivastaavan menu, jossa keskellä olevassa ruudussa on ohjelman vaihtoehdot. Ohjelmaan aukeaa suomenkielinen käännös, joka on osittain epätäydellinen. Käännöksessä esiintyy paikoitellen englanninkielisiä termejä. Piirivastaavan toiminnot 1. Ryhmät. Näyttää piirin nimen ja listaa mahdolliset alaryhmät (alapiirit). Piiritiedot luetaan suoraan Labqualityn tietokannasta. Piiritietoja ei muokata täällä. 2. Lisää uusi osallistuja. Toiminto ei ole käytössä. Kaikki osallistujat lisätään Labqualityn tietokannasta. 3. Etsi / Muuta osallistujaa Hakee ja listaa ne piirin laboratoriot, jotka ovat mukana kierroksella. 4. Sähköposti Mahdollistaa sähköpostin lähettämisen kaikille kierrokselle osallistuville laboratorioille, mikäli laboratoriot ovat määritelleet sähköpostiosoitteensa. Labquality Oy p. (09) 8566 8200 www.labquality.fi Ratamestarinkatu 11 f. (09) 8566 8280 info@labquality.fi 00520 HELSINKI
5. Usein kysytyt kysymykset (UKK) Piirivastaava voi pitää yllä listaa yleisistä ongelmista ja niiden ratkaisuista piirinsä jäsenilleen. 6. Uutiset Piirivastaava voi julkaista uutisia (infoja) kierroksen osallistujille. 7. Artikkelit Piirivastaava voi julkaista kierrokseen liittyviä artikkeleita kierroksen osallistujille. 8. Tulokset Piirivastaava voi listata ja tarkastella piirin laboratorioiden tuloksia sekä syöttää piirinsä jäsenten puolesta tuloksia esimerkiksi tilanteessa, jossa asiakaslaboratoriolla ei ole käytettävissä Internetyhteyttä. 9. Raportit Piirivastaava voi tarkastella ja tulostaa piirin raportteja tai yksittäisen raportin piirin laboratoriolle esimerkiksi tilanteessa, jossa asiakaslaboratoriolla ei ole käytettävissä Internetyhteyttä. 10. query tool Piirivastaava voi listata ja siirtää kierroksen tulokset Exceliin jatkokäsittelyä tai arkistointia varten. 2(8)
2. Osallistujien listaaminen ja tarkastelu Tässä kohdassa esitetään, kuinka osallistujat listataan ja kuinka piirivastaava voi kirjautua sisään asiakkaana tarkastelemaan ja tarvittaessa muuttamaan asiakaslaboratorion tietoja. Asiakkaiden listaaminen 1. Valitse kierroskohtaisesta piirivastaavan menusta etsi / muuta osallistujaa 2. Rajaa halu haluamillasi kriteereillä: Käyttäjänimi (LQ0 + asiakasnumero = LQ01234) löytää yksittäisen laboratorion, mikäli ko. laboratoriolla on kierroksen tilaus. Oikeudet (asiakas) löytää kaikki asiakaslaboratoriot. Kaikkien asiakkaiden listaamiseksi riittää siis rajaus oikeudet = asiakas. Käynnistä haku painamalla etsi. Näytöllä näkyy kymmenen ensimmäistä asiakasta. Näytöillä voi liikkua painamalla edellinen tai seuraava painikkeita. Voit myös tallentaa asiakaslistan tiedostona valitsemalla tallenna tiedostona Asiakaslista tallennetaan Excel-tiedostona. Ohjelma listaa kaikki asiakkaat, joilla on tilaus ko. kierrokselle, yhdelle tai useammalle kuukaudelle. Kirjautuminen sisään asiakkaana Tarkastellakseen tai muuttaakseen asiakaslaboratorion tietoja, tulee piirivastaavan kirjautua sisään asiakkaana. Asiakas haetaan edellä esitetyllä tavalla ja sisään kirjautuminen suoritetaan valitsemalla haetun asiakkaan kohdalta kirjaudu sisään. 3(8)
Asiakaslaboratorion toiminnot (piirivastaavan suorittamina) Tästä kohdasta eteenpäin ohje on sama kuin asiakaslaboratoriolla. Asiakaslaboratorioksi kirjautumisen jälkeen piirivastaavalla on oikeudet kuin asiakaslaboratoriolla. Mikäli piirivastaava suorittaa tulosten syöttämisen asiakaslaboratorion puolesta, tulee seuraavat määrittelyt tehdä ensimmäisen kirjautumisen yhteydessä: 1. Yleiset määrittelyt asetukset 2. Menetelmätietojen määrittely menetelmät Näiden määrittelyjen jälkeen tulosten syöttö ja raporttien tulostaminen ovat mahdollisia. Normaalitilanteessa asiakaslaboratorio on tehnyt määrittelyt itse. Yleiset määrittelyt Nämä määrittelyt tarvitsee tehdä vain kerran kaikille tilaamillesi kierroksille. 1. Kielivalinta. Ohjelman kielikäännös tulee piirivastaavan kielivalinnan perusteella. Kielen voi tarvittaessa vaihtaa näytön alalaidan pudotusvalikosta. 2. Osallistujan tiedot Aloitussivuna on osallistujan tiedot -sivu (Participant specifications). Sivun tiedot on siirretty Labqualityn asiakastietokannasta. Älä muuta yhteystietojasi täällä. Tee tarvittaessa osoitteenmuutos Labqualityn asiakaskanavan kautta. Tiedot päivittyvät sieltä automaattisesti. Lisää täällä yhteystietoihin ainoastaan sähköpostiosoite. 3. Asetukset. Valitse sivun ylälaidan palkista asetukset (Preferences) Asetukset -sivulta voit määritellä seuraavat asiat: Valitse käytettävä kieli suomi Valitse käyttöohjeen näkyminen pois/päälle (on/off) Valitse ohjeen näkyminen pois/päälle (on/off) Valitse kaikkien analyyttien näkyminen All (Preferred analyte in results). Näin kaikki analyytit näkyvät kerralla tulosten syötössä. Valitse desimaalierotin (decimal separator) numeerisia tuloksia varten piste vai pilkku (Point, Comma) 4(8)
Menetelmätietojen määrittely Yleistä Myös nämä määrittelyt tulee tehdä jokaiselle e-kierrokselle yhden kerran ennen kierroksen käytön aloittamista. Huom! Menetelmätieto voi olla kierroksesta riippuen esim. laite, arvioija (kuvakierroksilla) tai kliininen lausunto. Käytettävän menetelmän / menetelmien määrittely Asiakkaaksi kirjautumisen jälkeen valitse sivun ylälaidan palkista menetelmät (methods) avataksesi sivun, jolla menetelmätiedot määritellään. 1. Valitse lisää (add) ja odota kunnes tiedot haetaan. 2. Valitse menetelmä (instruments) -pudotusvalikosta menetelmäsi. 3. Anna tarvittaessa menetelmälle tunnus (instrument id). Esim. laitenumero, nimi tai lempinimi. 4. Valitse menetelmän tila käytössä (active) kyllä tai ei (yes / no). Käytöstä poistettu tai käyttöönottoa odottava menetelmä voidaan laittaa tilaan inaktiivinen (active: no). Inaktiiviselle menetelmälle ei voi syöttää tuloksia. 5. Valitse lopuksi päivitä (update) tallentaaksesi menetelmätiedot 6. Mikäli vastaat tuloksia useammalla menetelmällä, valitse uudestaan lisää (add) ja toista yllä olevat kohdat. Jos haluat poistaa menetelmän, valitse poista (delete) -ruutu menetelmän nimen kohdalta. Valitse sitten päivitä (update) ja menetelmä poistuu luettelosta. Menetelmää ei voi poistaa, jos sille on syötetty tuloksia. Sen voi vain muuttaa inaktiiviseksi, jolloin se ei näy enää tulosten syötössä. Mikäli haluat määritellä kaksi samaa menetelmää, tulee molemmille menetelmille antaa eri tunnus (instrument id). Mikäli käyttämääsi menetelmää ei löydy pudotusvalikosta, ota yhteyttä kierroksen koordinaattoriin. Kierroskoordinaattorin yhteystiedot löytyvät kierroksen ohjekirjeestä ja Labqualityn toimintaohjelmasta. 7. Palaa kierroksen valintasivulle painamalla selaimen siirry taaksepäin painiketta tai palaa piirivastaavan valikkoon painamalla yläpalkista takaisin Voit määritellä useita menetelmiä, mutta sinulle on oikeus lähettää tuloksia vain tilauksesi mukaan. Useimmissa tapauksissa yhden näytesarjan tilaaminen oikeuttaa tulostukseen yhdellä menetelmällä. Voit kuitenkin halutessasi määritellä useamman menetelmän ja lähettää tulokset eri menetelmällä eri kierroksella (esim. kahdelta eri laitteelta). Poikkeuksena on perusverenkuva ja trombosyytit kierros, jolta hyväksymme tulokset kahdelta laitteelta yhtä näytetilausta kohden. Mikäli vastaatte tuloksia enemmän kuin näytetilaus sallii, veloitamme jälkikäteen kierroksen hinnan. 5(8)
Tulosten syöttäminen asiakaslaboratoriolle Yleistä Piirivastaava voi syöttää tulokset asiakaslaboratorion puolesta tilanteessa, jossa asiakaslaboratoriolla ei ole käytettävissä Internet-yhteyttä. Tulosten syöttäminen e-kierrokselle Asiakkaaksi kirjautumisen jälkeen (etsi / muuta osallistujaa) 1. Valitse näytön ylävalikosta tulokset (results). Näytölle aukeaa syötä tulokset (entry results) -sivu. 2. Syötä näytteiden saapumispäivä (sample received on) 3. Valitse kohdan aktiivinen näyte (active sample) pudotusvalikosta se näyte, jonka tulokset haluat syöttää. Näytteiden nimet ovat samat kuin näyteputkien etiketeissä. 4. Valitse kaikkien analyyttien näkyminen all pudostusvalikosta. 5. Syötä taulukkoon tuloksen lisätiedot ja varsinainen tulos: result ID performed by date result tulos id tekijä päivä kuukausi vuosi tulos Anna tarvittaessa tulokselle id (esim. koodi omasta tietojärjestelmästä) ja analyysin suorittajan nimikirjaimet. Kumpikaan kenttä ei ole pakollinen. Täytä analyysipäivämäärä (muuten oletukseksi tulee tulosten syöttöpäivämäärä) ja kirjaa tulos. Jos analyyttejä on paljon (esim. Happo-emästase- ja Perusverenkuvakierrokset), kannattaa tuloksen lisätiedot kirjata kohtaan oletus (default), josta ne kopioituvat kaikille analyyteille päivitä -käskyn yhteydessä. 6. Voit antaa tarvittaessa tulokselle kommentin (comment). Kommentti ei näy raportissa, mutta siihen voi kirjata tietoa omaan käyttöön. Esim. analyysi tehtiin vanhentuneella reagenssilla tms. 7. Valitse lopuksi päivitä (update) ja tulokset tallentuvat tietokantaan. Syötetyn tuloksen voi poistaa valitsemalla ruutu poista (delete) ja painamalla päivitä (update). Kierroksen ollessa vielä auki voi tulosta muuttaa kirjoittamalla uudet tiedot vanhan päälle ja painamalla päivitä (update). Tulosten muuttaminen tai poistaminen ei ole enää mahdollista kierroksen sulkeutumisen jälkeen. 8. Palaa asiakaslaboratorion valikkoon painamalla selaimen siirry taaksepäin -painiketta tai palaa piirivastaavan valikkoon painamalla yläpalkista takaisin 6(8)
Raportit Yleistä Piirivastaava voi tarvittaessa tarkastella ja tulostaa raportin asiakaslaboratoriolle. Raporttien tarkastelu Asiakkaaksi kirjautumisen jälkeen (etsi / muuta osallistujaa): 1. Valitse näytön ylävalikosta raportit (reports) Näytölle aukeaa valitse raportti (select report) -sivu. Sivun kohdassa saatavilla olevat raportit (reports available) on kierrokselle määritellyt raportit. 2. Valitse haluamasi raportti luettelosta (reports available) 3. Valitse näyte (sample) tai näytteet (sample 1, sample 2), joita haluat tarkastella 4. Voit valita myös raporttikohtaisesti erilaisia lisärajauksia raportille. Jos rajausasetuksia ei muuteta, tulostuu oletusraportti valitulla / valituilla näytteillä. 5. Lopuksi paina aktivoi raportti activate report Ohjelma hakee tulokset tietokannasta, suorittaa laskennan ja esittää raportin näytöllä html-tiedostona. 6. Tulosta raportti selaimesta valitsemalla selaimen perusvalikosta tiedosto ja tulosta. 7. Tallenna raportti omalle koneellesi valitsemalla selaimen perusvalikosta tiedosto ja tallenna sivu nimellä. 8. Palaa valitse raportti -sivulle selaimen siirry taaksepäin -painikkeella tai lopeta e-scheme-ohjelman käyttö sulkemalla selainikkuna (X). 9. Jos palasit takaisin valitse raportti sivulle, voit tulostaa raportin uudelleen erilaisella rajauksella tai valita toisentyyppisen raportin. Raporttien tulkinnasta on erillinen ohje. Lisätietoja saa kunkin e-kierroksen kierroskoordinaattorilta ja sähköpostitse Labquality asiakaspalvelusta info@labquality.fi. 7(8)
3. Tulosten syöttäminen asiakaslaboratorioille Piirivastaava voi syöttää kierroksen tuloksia asiakaslaboratoriolle kirjautumalla sisään ko. laboratorion toimintoihin kuten edellä on kuvattu. Toinen mahdollisuus on syöttää tuloksia useille asiakkaille samalla kertaa. 1. Kirjaudu e-kierrokset palveluun piirikäyttäjätunnuksilla 2. Valitse kierros, jolle tuloksia syötetään ja kirjaudu sisään (log-in) 3. Valitse piirivastaavan menusta tulokset 4. Valitse rajaustekijät asiakkaiden valitsemiseksi: Valitse kohdasta näyte se näyte, jolle tulokset syötetään Valitse kohdasta oikeudet asiakas. Valitse kohdasta per sivu 20 Valitse etsi Ohjelma hakee näytölle asiakkaat 1 20 tulosten syöttöä varten. Huomaa, että tulosten syöttötaulukko näkyy vain, jos ko. laboratoriolle on määritelty käytettävä menetelmä. 5. Syötä tulokset valitsemillesi laboratorioille 6. Tallenna syötetyt tulokset valitsemalla päivitä sivun alalaidasta. 7. Voit tulostaa tallentamasi tulokset valitsemalla tulosta 8. Selaa asiakkaita valitsemalla seuraava tai edellinen painike. 9. Voi tallentaa kaikki tulokset Excel-taulukkoon valitsemalla tallenna tulokset 8(8)