1 VUODEN 2017 KÄYTTÖSUUNNITELMAN LAADINTA Kaupunginvaltuusto on hyväksynyt talousarvion ja -suunnitelman 2017-2019 kokouksessaan 12.12.2016 73 Talousarviokirja 2017 löytyy Tornion kaupungin intranetin talousosiosta. Toiminnalliset tavoitteet tarkennetaan palvelualuetasolta tulosaluetasolle saakka Targetor Prolla. Käyttösuunnitelmat, raportti sisäisen valvonnan toteutumisesta vuonna 2016 ja sisäisen valvonnan suunnitelma vuodelle 2017 tulee käsitellä tammikuun loppuun mennessä lautakunnissa ja toimittaa 1.2.2017 mennessä sähköpostilla rahatoimistoon talousjohtaja Anne Vuorjoelle. Hallintosäännön edellyttämät toimenpiteet Seuraavat asiakohdat edellyttävät toimenpiteitä kaikille: 3 3 mom. Palvelualueet jakaantuvat kaupunginhallituksen päättämiin tulosalueisiin. Tulosalueet voidaan jakaa kaupunginhallituksen tai lautakunnan päätöksellä tulosyksiköihin. Tulosyksiköt jakaantuvat kaupunginjohtajan tai palvelualueen päällikön päätöksellä kustannuspaikkoihin. Kaikilla neljällä palvelualueella on hallintosäännön mukaan hallintopalvelut -tulosyksikkö, joka toimii palvelualueen päällikön alaisuudessa. 26 2 mom. Lisäksi kaupunginhallitus valitsee palvelualueiden ja tulosalueiden päälliköt. 49 3 mom. Esittelijänä toimii palvelualueen päällikkö, ellei lautakunta toisin päätä. Esittelijän ollessa poissa tai esteellinen toimii esittelijänä hänen sijaisekseen määrätty. Palvelualueet yhdistelevät em. tiedot ohjeessa olevaan lomakkeeseen nro 1, joka toimitetaan kaupunginhallitukselle päätöksenteon pohjaksi lautakunnan käsittelyn jälkeen.
2 Käyttösuunnitelmat Hallintosäännön 55 :n Talousarvion täytäntöönpano mukaan: Valtuusto hyväksyy talousarviossa toimielimelle tehtävä- ja hankekohtaiset toimintatavoitteet sekä meno- ja tuloarviot. Kaupunginhallitus ja lautakunta hyväksyvät talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Nämä toimielimet voivat siirtää käyttösuunnitelman hyväksymiseen liittyvää toimivaltaa edelleen alaisilleen viran- ja toimenhaltijoille. Käyttösuunnitelmassa toimielin asettaa valtuuston hyväksymien tavoitteiden kanssa yhdenmukaiset, tarkennetut tavoitteet sekä jakaa määrärahat ja tuloarviot tulosalueille (käyttötalousosa) ja kohteille (investointiosa) osamäärärahoiksi ja osatuloarvioiksi. Käyttösuunnitelman laadinnassa on otettava huomioon valtuuston päätökset talousarvion rakenteesta ja sitovuudesta (ks. talousarvio ja -suunnitelma 2017-2018 sivut 39-40). Palvelualueen päällikkö tai hänen määräämänsä viranhaltija päättää seuraavan tason (tulosyksikkö, kustannuspaikka, tehtävä) käyttösuunnitelmista sekä päättää omalta osaltaan tehtävien toteuttamisesta ja osamäärärahojen käytöstä asettamalla tarkennetut tavoitteet ja jakamalla osamäärärahat ja -tuloarviot pienempiin ja tarkempiin osiin. Käyttösuunnitelman pohjaksi budjettiin on siirretty TA 2017 luvut. Palvelualue sopii oman sisäisen aikataulun käyttösuunnitelmien laadinnalle sekä ajankohdan, jonka jälkeen käyttösuunnitelmaa ei enää päivitetä. Kun käyttösuunnitelma on valmis, tulee palvelualueen ilmoittaa asiasta rahatoimistoon jotta lautakunnan käyttösuunnitelma lukitaan. Talousarviossa pysyminen Toimielin päättää ja toteuttaa talousarviossa pysymisen edellyttämät toimenpiteet. Kaupunginhallitus edellyttää, että palvelualueet seuraavat aktiivisesti määrärahojen käyttötilannetta kuukausittain, ryhtyvät toimenpiteisiin talousarviossa pysymiseksi ja raportoivat tehdyistä toimenpiteistä kaupunginhallitukselle. Ensiarvoisen tärkeää on, että jokainen esimies tuntee oman vastuualueensa talouteen vaikuttavat seikat ja seuraa talouden kehittymistä säännönmukaisesti kuukausittain ja raportoi omalle esimiehelleen mahdollisista poikkeamista ja ongelmatilanteista. Vain näin toimien mahdollistetaan aikainen poikkeamiin
3 puuttuminen ja reagointi talousarviovuoden aikana. Lisäksi kaupunginhallitus korostaa palvelualueiden/toimielinten kustannustietoisuuden lisäämisen tärkeyttä talousarvion toteutumiseksi ja palvelutuotannon sekä tehokkaampien toimintatapojen kehittämiseksi. Kaupunginhallitukselle talousarvioseuranta raportoidaan keskitetysti ja kaupunginvaltuustolle osavuosikatsauksissa kolme kertaa vuodessa. Lisäksi kaupunginhallitus pyytää tarvittaessa selvityksen talousarviossa pysymisestä sekä seurantaraportit normaaliraportointia useammin, mikäli korjaavia toimenpiteitä ei riittävässä laajuudessa ole tehty. Käyttösuunnitelman rakenne Kansilehti Sisällysluettelo TA 2017 Tornion talouden ja toimintojen johtamisen vuosikello (ks. TA s. 29) TA 2017 mukainen kuvaus kaupunkitason lähtökohdista (ks. TA s. 30-38) TA 2017 mukainen kuvaus toimielimestä, sen perustiedoista ja toimintaympäristön muutoksesta Käyttösuunnitelman muut osiot laaditaan lomakkeille 1-8 säilyttäen koko käyttösuunnitelma yhtenäisenä dokumenttina alkuosa mukaan lukien. Lomake 1 Palvelualueen yhteenveto kaupunginhallituksen päätöksenteon pohjaksi. Lomake 2 Kuvaukset tulosalueiden ja tulosyksiköiden toiminta-ajatuksista Lomake 3 Valtuuston hyväksymä lautakunnan talousarvio. Tulosalueen talousarvio tulosyksiköittäin tai kustannuspaikoittain. Huom! Tulosaluetason tavoitteet ja talous ovat sitovia lautakuntaan nähden. Lomake 4 Vuoden 2017 talousarviorakenteen mukaisesti palvelualueittain kustannuspaikkakohtaiset taloudesta ja toiminnasta vastaavat henkilöt. Lomake 5 Hyväksyjät ja varahyväksyjät vuoden 2017 talousarviorakenteen mukaisesti Hyväksyjät ja varahyväksyjät vahvistaa lautakunta. Lomakkeeseen tulee ottaa hyväksyjiltä ja varahyväksyjiltä allekirjoitusnäytteet mahdollisia kassasta maksettavia maksumääräyksiä varten.
4 Lomakkeessa ilmoitetaan myös asiatarkastajat, jotka vahvistaa käyttösuunnitelman yhteydessä palvelualueen päällikkö. Lomake 6 Investointiosan tilienkäyttäjät Lomake 7 Käyttötalouden ja investointien hankintapäätösten tekijät ja hankintarajat v. 2017. Lomakkeessa tulee ottaa huomioon Tornion kaupungin hankintaohje (konsernijaosto 10.6.2013 14), joka sisältää myös ns. pienhankintaohjeen sekä voimassa olevan hankintalainsäädännön. EU projekteissa on lisäksi sovellettava rahoittajan antamia projektikohtaisia hankintaohjeita. Lomake 8 Tulosalueen tuloskortit täytetään Targetor Pro:ssa. Lomake 9 Investoinnit Lomake 10 Riskin toimenpidesuunnitelma Huom. Valtuuston hyväksymässä talousarviossa sitovia valtuustoon nähden ovat erillisinä hankkeina hyväksyttyjen kohteitten sekä hankeryhmien tulo- ja menoarviot, muusta sitovuudesta päättää toimielin. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Kaupunginhallituksen 21.12.2009 408 päivittämän sisäisen valvonnan ohjeen kohdan 4.1. mukaan: palvelualueen päällikön on toimitettava vuosittain tammikuun loppuun mennessä toimialueensa kuvaus sisäisen valvonnan järjestämisestä sekä raportti sisäisen valvonnan toteutumisesta edelliseltä vuodelta ao. toimielimelle ja kaupunginjohtajalle käyttösuunnitelman liitteenä (toimitetaan keskitetysti rahatoimistoon Anne Vuorjoelle). Tulosalueen ja tulosyksikön päällikön on toimitettava toimialueensa kuvaus sisäisen valvonnan järjestämisestä esimiehelleen esim. käyttösuunnitelman liitteenä. Tornion kaupungilla toteutettiin riskienarviointi keväällä 2016. Arvioinnissa riskit tunnistettiin ja kuvattiin palvelualueittain. Riskien vaikutuksia arvioitiin asteikolla 1-6: mitä suurempi vaikutus tavoitteisiin tai toimintoihin, sitä suurempi arvo annettiin. Riskien todennäköisyyttä arvioitiin asteikolla 1-6: Mitä suurempi todennäköisyys, sitä suurempi arvo annettiin. Riskin kokonaisarviointi vaikutuksen ja todennäköisyyden perusteella: Mitä suurempi toteutumisen todennäköisyys ja vaikutus, sitä vakavampi ja merkityksellisempi riski on.
5 Mikäli riski saa numeerisen arvon 18-26 nostetaan se avainriskiksi. Avainriskille nimetään vastuuhenkilö/ henkilöt, jotka laativat riskille toimenpidesuunnitelman. Riskit jaotellaan sisäisiin ja ulkoisiin riskeihin sekä strategisiin, toiminnallisiin, taloudellisiin ja omaisuusriskeihin. Riskien arviointi tapahtuu tammikuussa ja kesäkuussa toimenpidesuunnitelmien pohjalta. Riskeistä raportoidaan tilinpäätöksen 2016 yhteydessä sekä kesäkuun 2017 osavuosikatsauksen yhteydessä. Tunnistetut riskit raportoidaan lomakkeella numero 10 Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan kuvauksessa tulee käydä erityisesti lävitse palvelualueiden oma talouden seurannan toteuttamistapa ja -rytmi sekä vastuut. Palvelualueiden tulee osana sisäisen valvonnan suunnitelmaa ilmoittaa vuoden 2017 talousarviorakenteen mukaisesti kustannuspaikkakohtaiset toiminnasta ja taloudesta vastaavat henkilöt (lomake 4). Kaupunginvaltuuston 17.12.2012 hyväksymän hallintosäännön :n 61 mukaan kokonaisvastuu sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä on kaupunginhallituksella, joka antaa tarvittavat ohjeet ja määräykset. Toimielimet ja johtavat viranhaltijat vastaavat omalla tehtäväalueellaan sisäisen valvonnan ja kokonaisvaltaisen riskienhallinnan järjestämisestä ja asianmukaisesta toimivuudesta sekä merkittävimpien riskien raportoinnista. Toimivallan siirtäminen ja rekisteröinti sekä päätösvallan delegointi Käyttösuunnitelmaan ja sisäisen valvonnan järjestämiseen liittyy tavallisesti toimivallan delegointia. Kaupungin hallintosäännön 9, Päätösvallan delegointi: Kaupunginhallitus voi päätöksellään siirtää hallintosäännössä mainittuja tehtäviään ja päätösvaltaansa kaupungin muille toimielimille ja viranhaltijoille. Kaupunginjohtaja voi päätöksellään siirtää kuntalaissa ja tässä hallintosäännössä mainittuja tehtäviään ja päätösvaltaansa muulle viranhaltijalle. Hallintosäännön 67, Toimivallan siirtäminen ja rekisteröinti: Toimielimen tai viranhaltijan, jolla on oikeus toimivallan siirtämiseen, on pidettävä ajan tasalla olevaa rekisteriä, josta ilmenevät asiat, joita koskeva toimivalta on siirretty sekä viranomainen, jolle toimivalta on siirretty. Toimivallan siirtämiseen oikeutettu toimielin tai viranhaltija asettaa tarvittaessa aiheelliseksi katsomansa rajoi tukset toimivallan käyttöön ja antaa yleisiä ohjeita.
6 Palvelualueen päällikkö vastaa oman palvelualueensa 1) delegointipäätösten yhteisen rekisterin sekä 2) palvelualueen sopimusrekisterin muodostamisesta ja ylläpitämisestä. Rekisteröintitapa ja -muoto tulee esittää sisäisen valvonnan suunnitelmassa erikseen. Palvelualueiden päälliköitä muistutetaan sisäisen valvonnan raportissa vuodelta 2016 esitettyjen havaintojen huomioon ottamisesta. Kaupunginjohtaja Kehitysjohtaja Talousjohtaja Timo Nousiainen Sampo Kangastalo Anne Vuorjoki LIITTEET Käyttösuunnitelman laadintapohja ja lomakkeet
7 Käyttösuunnitelman yhteenvetolomake 1 PALVELUALUE: PALVELUALUEEN PÄÄLLIKKÖ: (kh päättää) LAUTAKUNTA: Esittelijä/-t: (lautakunta päättää) LAUTAKUNTA: Esittelijä/-t: (lautakunta päättää) LAUTAKUNTA: Esittelijä/-t: (lautakunta päättää)
8 Käyttösuunnitelma lomake 2 TULOSALUEEN KÄYTTÖSUUNNITELMA 2017 Tulosalueen toiminta-ajatus: Tulosalueen toiminta-ajatus: Tulosalueen toiminta-ajatus: Tulosalueen toiminta-ajatus:
9
10 Käyttösuunnitelma lomake 3 TOIMIELIMEN KÄYTTÖSUUNNITELMA TA 2017 TOIMIELIN TA 2017 Tuotot Kulut Netto TOIMIELIMEN TULOSALUEIDEN KÄYTTÖSUUNNITELMAT TA 2017 TULOSALUE X TA 2017 Tuotot Kulut Netto TULOSALUE XX TA 2017 Tuotot Kulut Netto TULOSALUEEN X TULOSYKSIKÖIDEN KÄYTTÖSUUNNITELMAT TA 2017 TULOSYKSIKKÖ TA 2017 Tuotot Kulut Netto TULOSYKSIKKÖ TA 2017 Tuotot Kulut Netto
11 Käyttösuunnitelma lomake 4 PALVELUALUEEN TALOUDESTA JA TOIMINNASTA VASTAAVAT HENKILÖT 2017 KUSTANNUSPAIKOITTAIN MALLI VASTUUHENKILÖ PALVELUALUE Toimielin Tulosalue Tulosyksikkö Kustannuspaikka Tulosyksikkö Kustannuspaikk a Tulosyksikkö Kustannuspaikka Kustannuspaikka Kustannuspaikka Kustannuspaikka Tulosyksikkö Kustannuspaikka Kustannuspaikka Palvelualueen vastuuhenkilö Toimielimen vastuuhenkilö Tulosalueen vastuuhenkilö Tulosyksikön vastuuhenkilö Kustannuspaikan vastuuhenkilö Tulosyksikön vastuuhenkilö Kustannuspaikan vastuuhenkilö Tulosyksikön vastuuhenkilö Kustannuspaikan vastuuhenkilö Kustannuspaikan vastuuhenkilö Kustannuspaikan vastuuhenkilö Kustannuspaikan vastuuhenkilö Tulosyksikön vastuuhenkilö Kustannuspaikan vastuuhenkilö Kustannuspaikan vastuuhenkilö
12 Käyttösuunnitelma lomake 5 LASKUJEN HYVÄKSYJÄT JA VARAHYVÄKSYJÄT V. 2017 Asiatarkastajat hyväksyy palvelualueen päällikkö Palvelualue: Tulosalue/Tulosyksikkö Kustannuspaikka/Toiminto Hyväksyjä Varahyväksyjä Asiatarkastajat
13 Käyttösuunnitelma lomake 6 (palvelualuekohtainen lomake) INVESTOINTIOSA INVESTOINTIOSAN LASKUJEN HYVÄKSYJÄT JA VARAHYVÄKSYJÄT V. 2017 Asiatarkastajat hyväksyy palvelualueen päällikkö Palvelualue: Tulosalue/Tulosyksikkö Kustannuspaikka/Toiminto Hyväksyjä Varahyväksyjä Asiatarkastaja Investoinnit/Hankeryhmä Investoinnit/Hankeryhmä Investoinnit/Hankeryhmä Investoinnit/Hankeryhmä
14 Käyttösuunnitelma lomake 7 (palvelualuekohtainen lomake) HANKINTAPÄÄTÖSTEN TEKIJÄT JA HANKINTARAJAT VUONNA 2017 VIITE: Tornion kaupungin hankintaohje (hyväksytty konsernijaostossa 10.6.2013 14) KÄYTTÖTALOUDEN HANKINTARAJAT Palvelualue: Tulosyksikkö Päätöksen tekijä Hankintaraja e Nimikirjoitus INVESTOINTIEN HANKINTARAJAT Tulosyksikkö Päätöksen tekijä Hankintaraja e Nimikirjoitus
15
16 Käyttösuunnitelma lomake 8 TULOSALUEEN TULOSKORTTI Hyväksytty käyttösuunnitelmaan v. 2017 xxxxxxxxxxxlautakunnassa xx.xx.2017 xx Liitetään Targetor Pro: Kaupungin strateginen tavoite 2014-2017 Tavoitekokonaisuudet määritelty Tornion Kaupunkistrategiassa -> otetaan sieltä. TA 2017 tavoite TA 2017 toimenpide Mittarit Toteuma
17 Käyttösuunnitelma lomake 9 KÄYTTÖSUUNNITELMA INVESTOINTIOSA 2017 INVESTOINTIOSA PALVELUALUE LAUTAKUNTA Talousarvio-17 Ts-2018 Ts-2019 e e Kiinteä omaisuus Tulot 0 0 0 Menot 0 0 0 Nettomeno 0 0 0 Aineeton käyttöomaisuus Tulot Menot 0 0 0 Nettomeno 0 0 0 Irtain omaisuus Tulot Menot 0 0 0 Nettomeno 0 0 0 Muu investointitoiminta Tulot 0 0 0 Menot 0 0 0 Nettomeno 0 0 0 Toimielin yhteensä Tulot 0 0 0 Menot 0 0 0 Nettomeno 0 0 0 PERUSTELUT JA TARKENNUKSET
18 RISKIN TOIMENPIDESUUNNITELMA Palvelualue / tulosalue: Riskin nimi: Riskin kuvaus: Riskin omistaja: Vaikutus: Todennäköisyys: Riskiluku: Toimenpide Aikataulu / valmis Vastuuhenkilö Raportointi, lisätiedot: