Hakuneuvonta II Erasmus+ aikuiskoulutukselle KA 2 Strategiset kumppanuushankkeet CIMO HELSINKI 11.2.2015
Hakuneuvonnan sisältö Hankesuunnitelma kokonaisuutena, sen tärkeät elementit Hankkeen suunnittelu eri toimintojen kohdalla, mm. hankekokoukset, henkilöstön ja/tai opiskelijoiden workshopit, vaativien tuotosten työstäminen Toimintokohtainen budjetointi Tuotokset, arviointi, levitys Hakulomake kohta kohdalta
Vielä kertausta Hakeminen ja perustietoa
Hakeminen Sähköinen hakulomake (Pdf) ei paperihakemusta Hakemuksen sähköiset liitteet mm.: Mandaattikirjeet partnereilta (malli CIMOn verkkosivuilla) (allekirjoitettu ja skannattu) Declaration of Honour hakijaorganisaatiolta (allekirjoitettu ja skannattu) Sekä hakija että partneriorganisaatio tarvitsevat PIC koodin (näkyy hakemuksessa hakija ja partneritietojen kohdalla)
Mikä on PIC/URF URF on EU ohjelmien (esim. Erasmus+, Luova Eurooppa, H2020) yhteinen organisaatiorekisteri (Participant Portal). Vain rekisterissä olevat voivat lähettää ERASMUS+ hakemuksen tai olla partnerina hakemuksessa. PIC koodi annetaan organisaatiolle. (Organisaatio = Y tunnus). Kukin organisaatio rekisteröityy vain kerran URF järjestelmään. Legal Entity Form / Oikeussubjektilomake + sen liitteet Financial identification form / Tilitietolomake Rekisteröityessä organisaatio saa 9 numeroisen PIC koodin, jota käytetään jatkossa kaikissa saman organisaation hakemuksissa. Ks URF/PIC rekisteröitymisohje: http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/hakuprosessi
KA 2 Strategiset kumppanuudet aikuiskoulutuksessa Taustalla LLP-ohjelman Grundtvig-oppimiskumppanuudet ja monenväliset hankkeet Strateginen kumppanuushanke voi olla pienimuotoinen esim. oppijoiden osallistumista painottava hanke tai isompi alan innovaatioon tähtäävä hanke Toimintatavoissa aikaisempaa suurempi moninaisuus hakija voi valita eri vaihtoehtojen välillä Valitut toimintatavat määräävät budjettia Kansalliset toimistot järjestävät kontaktiseminaareja
KA 2 Strategiset kumppanuudet, aikuiskoulutus vs. cross-sectoral Hanke voi olla sektorikohtainen eli selkeästi aikuiskoulutuksen hanke: kumppanit työskentelevät aikuiskoulutuksen alalla ja tavoitteenasettelu, toiminta jne. kohdistuu aikuiskoulutukseen Toisena vaihtoehtona on useampaa kohderyhmää koskeva hanke (crosssectoral): kumppanit tulevat eri sektoreilta (esim. korkeakoulu, aikuiskoulutus, nuoriso), jolloin voidaan tehdä yhteistyötä esim. kaikille yhteisen aihealueen parissa. Cross-sectoral hankkeen tavoitteet ja sisältö määräävät mille sektorille hakemus osoitetaan
KA 2 Strategiset kumppanuudet, perustietoa hakemisesta Hankkeessa vähintään 3 organisaatiota ja 3 ohjelmamaata Kesto 2 tai 3 vuotta Hanke hallinnoidaan kansallisesti (CIMO) Koordinaattori laatii yhteisen hakemuksen ja lähettää sähköisen lomakkeen Hakemuksen laatuarviointi ja valinta koordinaattorimaassa Hankkeen tulee kytkeytyä vähintään yhteen hakuoppaassa esiteltyyn aikuiskoulutuksen prioriteettiin Kansallinen toimisto tekee sopimuksen koordinaattorin kanssa, joka mm. välittää tuet partnereille Tukisumma määräytyy hankkeen valitsemien toimintojen mukaan
KA 2 Strategiset kumppanuudet Hakemuksen keskeiset elementit
Hankkeen tarve Miksi hanketta tarvitaan? Mihin kehittämistarpeisiin se vastaa? On tehty tarveanalyysia? Aikuiskoulutuksen hanke voi vastata: - aikuisopiskelijoiden tarpeisiin (tarkemmin määriteltävä) - opetushenkilöstön ammatilliseen kehittymiseen - aikuiskoulutuksen kehittämiseen laajalti, esim. opitun tunnustaminen Erittele myös tilannetta eri partnerimaissa, jos erilainen.
Kohderyhmä Kenelle hanke on suunnattu? Mikä kehittämisalue on kyseessä? Ketkä muodostavat hankkeen välittömän kohderyhmän, entä loppuhyötyjät? Esim. aikuiskouluttajan ammatilliseen kehittymiseen tähtäävän hankkeen välitön kohderyhmä on partneriorganisaatioiden kouluttajat, mutta myös muut aikuiskouluttajat, jotka voivat hyödyntää tuloksia. Kohderyhmä määrittää myös levityksen suunnittelua ja toteutusta.
Tuotokset 1/2 Hanketyön tuloksena tulee syntyä jotakin konkreettista ja levitettävää Tuotteet voivat olla: - pienimuotoisia, esim. hyvien käytäntöjen vaihtamisen tuloksena syntyneitä tai - vaativia yhteisen työskentelyn tuloksena syntyneitä (intellectual outputs) Hankkeissa syntyneet tulokset kaikkien käytettävissä (Open Educational Resources)
Tuotokset 2/2 Konkreettisia tuloksia voivat olla esim. oppimateriaali, opiskelijan verkkomateriaali, pedagoginen opas, hyvien käytäntöjen kooste, käsikirja uuden toimintatavan juurruttamiseksi Vaativilta tuloksilta edellytetään, että ne ovat uusia ja innovatiivisia, eivät voi olla esim. koosteita aikaisemmista aineistoista Partneriryhmän osaaminen on keskeistä tuotosten laadun varmistajana Tuotokset ja partnerien tehtävät niiden työstämisessä pitäisi määritellä tarkkaan hakemusvaiheessa, etenkin isoissa hankkeissa
Toimintojen suunnittelu Kokoukset, workshopit, tuotosten työstäminen, levitystapahtumat
Työskentelytavat Kaikissa hankkeissa: Kumppaneiden välinen hankeyhteistyö (kokoukset, yhteydenpito jne.) Aikuiskoulutuksen käytäntöjen vaihto Sisällöllinen työskentely partnereiden kanssa, josta tuloksena tuotoksia Valinnaisia työskentelytapoja Innovatiivisten toimintatapojen kehittäminen, testaus ja käyttöönotto Levitystilaisuudet, tuotosten ym. tulosten levittämiseksi Henkilöstölle ja/tai aikuisopiskelijoille suunnatut koulutus- tai oppimiskokonaisuudet (workshopit) Pitkäkestoinen henkilöstöliikkuvuus Muilta osin työskentelytavat ja niistä päättäminen ovat partneriryhmän päätettävissä.
Työsuunnitelma Hakemukseen kannattaa työstää myös työsuunnitelma, josta selviävät hanketyön eri vaiheet. Työsuunnitelma voi olla osana hakemustekstiä tai erillisenä liitteenä Esim. työsuunnitelmasta löytyy osoitteesta: http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/ammatilliselle_koulutukselle/avaintoimi _2_kumppanuushankkeet/hakijalle Huom! Hakemuksen pakollisena liitteenä hankkeen aikataulu (GANT Chart tai vastaava)
Tavoitteet ja prioriteetit 2015, Specific priorities in Adult education Designing and implementing effective strategies for enhancing basic skills (literacy, numeracy and digital skills) for specific adult target groups, increasing incentives for adult training; Providing information on access to adult learning services, such as information on the validation of non-formal and informal learning and career and education guidance; Improving and extending the offer of high quality learning opportunities tailored to individual adult learners, including through innovative ways of outreach and delivery; Developing adult educators competences to deal with diversified groups of learners, make use of new technologies for better outreach and teaching outcomes; Evaluating the effectiveness of adult education policies at national, regional and local levels level. Page
KA 2 Strategiset kumppanuudet Budjetti
Yleistä budjetin laadinnassa Budjetin laadinnan ajoitus ollaan selvillä a) Ketä hankkeessa on mukana ja b) mitä hankkeessa tehdään Hakemuksesta käytävä ilmi mihin ja miksi rahaa tarvitaan. Budjetoitavat kulut syntyvät sopimuskaudella Tuki enintään 150.000 /vuosi Tuet perustuvat laskennallisiin yksikköhintoihin EU-tuki ei kata kaikkia kustannuksia - Oletus on että hankkeella on omarahoitusta - Omarahoitusta ei kysytä hakemuksessa eikä raportoida
Terminologia Unit cost = yksikkökustannus= - Taulukossa määritelty summa x yksiköiden määrä Project management and implementation Transnational project meetings Intellectual outputs Multiplier events Transnational learning/teaching activities: travel, individual support, linguistic support Real cost = todellinen kustannus - Budjetointi perustuu arvioon todellisesta kustannuksesta Exceptional costs Special need support
Budjetti; budjettiluokat Tukea myönnetään seuraaviin kuluihin: Hankkeen hallinto Projektikokoukset (henkilöstö ja aikuisopiskelijat) Vaativien tuotosten työstäminen (Intellectual outputs) Levitystapahtumat (Multiplier events) Lyhytkestoinen liikkuvuus, vähintään 5 päivää (henkilöstö ja aikuisopiskelijat) Pitkäkestoinen henkilöstöliikkuvuus (entinen Grundtvig -asiantuntijavaihto)
Mihin tukea myönnetään? Tukea myönnetään seuraaviin kuluihin: Hallinto (koordinaattorin tuki suurempi kuin partnerin) Projektikokoukset (henkilöstö ja aikuisopiskelijat) Lyhytkestoinen liikkuvuus, workshopit, vähintään 5 päivää (henkilöstö ja aikuisopiskelijat) Pitkäkestoinen henkilöstöliikkuvuus (henkilöstö) Vaativien tuotosten työstäminen (Intellectual outputs) Levitystapahtumat (Multiplier events) Poikkeukselliset kulut (Exceptional costs) esim. alihankinta Erityistä tukea tarvitsevien henkilöiden tuki Omarahoitusta ei kysytä hakemuksessa, omarahoitusta kuitenkin tarvitaan hankkeen toteutuksessa
Hankkeen hallinto Kulut projektin hallinnointiin (ml. taloushallinto, yhteydenpito partnereihin, suunnittelutehtävät jne.) Online-kokoukset, paikallinen toiminta (esim. kansalliset toiminnot/työskentely opiskelijoiden kanssa: esim. valmistautuminen kv-workshopeihin) Levitykseen liittyvät perustehtävät (esitteet, webbi, some) Koordinaattorin hallintotuki 500 /kk = 6000 /vuosi Partnerin hallintotuki 250 /kk = 3000 /vuosi Max. 10 partnerille (1+9) = 2750 /vuosi = 33 000 / vuosi
Partnerikokoukset Matkat partnerikokouksiin, summa kattaa myös oleskelu- ja asumiskustannukset, palkkakuluja ei korvata erikseen Kokousten ja osallistujien määrä oltava perusteltuja, vain hankkeen partnerimaissa Perustuvat matkojen pituuksiin, kaksi laskentaperustetta: short distance travel 575 (100-1999 km) long distance travel 760 (2000 km ) alle 100 km:n matkoille ei tukea Etäisyyksien laskennassa apuna käytetään Distance calculator välimatkalaskinta http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm Max 23 000 / vuosi (= 40 matkaa, jos kaikki lyhyitä matkoja)
Intellectual outputs (tuotteiden työstäminen) Palkkakulut konkreettisten, levitettävien tuotteiden tuottamiseen. HUOM! Hallintoa ja projektinhallintaa ei tähän! Käytössä 4 palkkakategoriaa ja 4 maaryhmää Päiväpalkat Suomessa: Manager 280 /pv Researcher/teacher 214 /pv Technician 162 /pv Administrative 131 /pv Palkkio määräytyy henkilön omassa organisaatiossa olevan toimenkuvan mukaan. Käytännössä suurin osa palkkioista teacher/researcher tai technician kategorioista Manager-palkkiota voi budjetoida vain johtotason henkilölle (perustelut)
Multiplier events 1/2 (levitystapahtumat) Hankkeessa tehtyjen konkreettisten tuotteiden levitykseen, tuotteiden testaukseen jne. Tarkoitettu partneriryhmän ulkopuolisille kohderyhmille/käyttäjille. Voivat olla kansainvälisiä tai kansallisia Tuki lasketaan osallistujien mukaan, mutta on tarkoitettu seminaarien järjestämiseen, EI osallistujien matkojen kattamiseen. Tuki kattaa esim. tilavuokrat, tarjoilut, materiaalit, puhujien matka- ja majoituskulut Partnereiden matkat tällaisiin tilaisuuksiin budjetoidaan transnational project meetings kategoriaan. Ainoastaan verkossa välitettävien tapahtumien tekniset kustannukset on korvattava Project management -kululuokasta.
Multiplier events 2/2 (levitystapahtumat) Hakemuksessa määritellään osallistujamäärät maasta, jossa tilaisuus järjestetään (tuki 100 /hlö) sekä muista maista (tuki 200 /hlö) Esimerkiksi: levitysseminaari Suomessa: FI-osallistujia 50 kv-osallistujia 30 Tukisumma: 5000 +6000 = 11 000 /seminaari Max. 30 000 / hanke, riippumatta hankkeen kestosta
Transnational learning/teaching/training activities 1/2 Toiminnon oltava oleellinen hankkeen päämäärien saavuttamiseksi Aikuiskoulutuksessa vaihtoehdot ovat: Lyhytkestoinen fyysisen ja virtuaalisen liikkuvuuden yhdistelmä, 5 60 päivää, osallistujina voivat olla opettajat ja/tai opiskelijat Pitkäkestoinen opettajaliikkuvuus, 2 12 kuukautta 3 eri kululuokkaa / matkustaja A.Matkakulut B.Asumis- ja oleskelukulut (Individual support) C.Kielivalmennus (Linguistic support, vain pitkäkestoisessa liikkuvuudessa perustelluista syistä) Tuki erityistarpeita omaaville henkilöille = 1.6. Special needs support
Transnational learning/teaching/training activities 2 /2 Matkakulut, perustuvat matkojen pituuksiin, kaksi laskentaperustetta: short distance travel 275 (100-1999 km) long distance travel 360 (2000 km ) alle 100 km:n matkoille ei tukea Asumis- ja oleskelukustannukset short term mobility: aikuisopettajille 70-100 /pv kestosta riippuen aikuisopiskelijoille 40-55 /pv kestosta riippuen long term mobility: kuukausiapuraha, ks. taulukko Guiden sivu 107 (Table C) Kielivalmennustuki (long term): 150 /hlö
Muut kulut Exceptional costs Esim. perustellut alihankinnat: ulkoinen arvioija asiantuntijatyö perustelluista syistä laitteet (ei kuitenkaan infraa) 75 % todellisista kustannuksista, max 50 000 (Grant requested= pyydetty summa eli 75 % kustannuksesta) Special needs Erityistä tukea tarvitsevat henkilöt voivat saada lisätukea Kustannukset 100 %:sti
Pari teknistä ohjetta Avaa ja käytä vain niitä budjettikategorioita, jotka sopivat hankkeellesi; kaikkia budjettiluokkia ei tarvitse täyttää 1. Syötä partnerit ensin 2. Sitten suunnitellut toiminnot ( intellectual outputs, learning/teaching activities) 3. ja lopuksi budjetti Nollat tyhjiin numerokenttiin, jotta laskukentät toimivat Erasmus+ Technical guidelines for completing application e-forms
Sudenkuopat budjetissa! Korkeat kustannukset liian monta kv-kokousta kuinka monta henkilöä osallistuu? missä maassa, päivätariffit? Budjetti ei vastaa työsuunnitelmaa Kuluja ja esim. alihankintoja ei perustella hakemuksessa
KA 2 Strategiset kumppanuudet Hakemusten arviointi
Arviointi Hakemukset arvioidaan seuraavien kriteerien suhteen: Hankkeen merkitys (Relevance of the project) enintään 30 pistettä Hankesuunnitelman ja toimeenpanon laatu (Quality of the project design and implementation), enintään 20 p. Hankkeen toteuttajien kokoonpano ja yhteistyöjärjestelyt (Quality of the project team and the cooperation arrangements), enintään 20 p. Vaikuttavuus, tulosten levittäminen ja jatkuvuus (Impact and dissemination), enintään 30 p. Lisää arvioinnista ohjelmaopas s. 99 ja Arvioijan opas (CIMOn sivut)
KA 2 strategiset kumppanuushankkeet Levitys ja tulosten hyödyntäminen
Dissemination, Exploitation of results, Sustainability Disseminaatio (levitys) on hankkeesta ja sen tuloksista tiedottamista laajalle Exploitation (tulosten hyödyntäminen) tarkoittaa tuotteiden käyttöä ja niistä hyötymistä Sustainability = hankkeen tulosten hyödyntämistä pitkällä tähtäimellä, hanketoiminnan jo loputtua Hyvin laadittu suunnitelma levityksen pohjana Levitys aktiivista koko hankekauden ajan Vastaa huolellisesti kaikkiin levitykseen liittyviin kysymyksiin hakulomakkeessa!
Lisämateriaalia Miten me sen teimme - Aikuiskoulutusorganisaatioiden hyviä käytäntöjä kansainvälisessä hankeyhteistyössä (Neljän suomalaisen aikuiskouluttajan haastattelut) http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/aikuiskoulutukselle/avaintoimi _2_kumppanuushankkeet Survival Kit projektihallinnon opas http://www.european-project-management.eu/index.php?id=5 CIMOn aikuiskoulutustiimi: grundtvig@cimo.fi Facebook: Kansainväliset aikuiskouluttajat https://www.facebook.com/kv.aikuiskouluttajat
Ota yhteyttä! Erasmus+ aikuiskoulutukselle -sivut: http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/aikuiskoulutukselleww.cimo.fi Aikuiskoulutuksen strategisen kumppanuushankkeen hakijalle: http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/aikuiskoulutukselle/avaintoimi_2_ kumppanuushankkeet/hakijalle Kaikkien E+ -hakijoiden ohjeet: http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/hakuprosessi Ammatillisen koulutuksen kumppanuushankkeen hakijalle (mm. esitäytetty hakulomake): http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/ammatilliselle_koulutukselle/avai ntoimi_2_kumppanuushankkeet/hakijalle