Opintohallinnon ja tietohallinnon yhteistyö. Valmistelevan työryhmän ehdotus Pekka Linna, 3.6.2014
Yhteistyöryhmän perustaminen Perustetaan yhteistyöryhmä tukemaan opintohallinnon ja tietohallinnon vastuualueita ja korkeakoulusektoreita ja niiden yhteistoimintaa Uuden ryhmän perustavat ammattikorkeakoulujen opintoasiainpäälliköiden yhteistyöverkosto ammattikorkeakoulujen tietohallintojohtajien yhteistyöverkosto AAPAverkosto yliopistojen opintohallintojohtajien yhteistyöverkosto OHA-forum, yliopistojen tietohallintojohtajien yhteistyöverkosto FUCIO-verkosto; sekä Opetushallitus
Ryhmän jäsenet ja työskentelyjakso Kukin perustajataho asettaa keskuudestaan edustajan ja varaedustajan yhteistyöryhmään. Kokouksessaan 3.6.2014 korkeakoulujen opinto- ja tietohallinnon verkostot tekevät osaltaan päätöksen yhteistyöryhmän perustamisesta. Tämän jälkeen ryhmään edustajiksi nimetyt henkilöt yhdessä Opetushallituksen edustajan tai edustajien kanssa perustavat yhteistyöryhmän. Perustamiskokouksessa laaditaan perustamismuistio, joka noudattaa alla olevaa kuvausta ryhmän tehtävästä, resursseista ja organisoitumisesta. Työryhmä asetetaan ajalle 15.6.2014-31.7.2016. Ennen ensimmäisen kauden päättymistä tehdään päätös toiminnan jatkosta.
Ryhmän tehtävät muodostaa kokonaiskuva opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden käyttämien tietojärjestelmäpalveluiden ja niihin vaikuttavan ympäristön kehityssuunnista ja kehitystarpeista sekä edistää kansallista yhteistyötä muodostaa kokonaiskuva opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden käyttämien tietojärjestelmäpalveluiden ja niihin vaikuttavan ympäristön kehityssuunnista ja kehitystarpeista sekä edistää kansallista yhteistyötä tuottaa tähän kokonaiskuvaan perustuvaa kohdennettua viestintää erikseen määritellyille kohderyhmille edistää kokonaisarkkitehtuurityötä opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden osalta siinä määrin kuin tämä on perusteltua kaikkien korkeakoulujen tasolla yhteisesti muodostaa verkostojen toimijoista työryhmän verkko-opetuksen palvelujen kansalliseen yhteistyöhön ja toiminnan kansalliseen kehittämiseen tuottaa näkemys siitä, mitkä ovat tarpeellisia yhteisiä opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon tietojärjestelmäpalveluita ja kehityshankkeita edistää ja vahvistaa tietohallinnon ja opintohallinnon toimijoiden välistä yhteistyötä pitää yhteyttä merkittäviin sidosryhmiin
Muodostaa ja välittää kokonaiskuva muodostaa kokonaiskuva opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden käyttämien tietojärjestelmäpalveluiden ja niihin vaikuttavan ympäristön kehityssuunnista ja kehitystarpeista sekä edistää kansallista yhteistyötä työryhmä kerää aktiivisesti tietoa ja jäsentää sitä edelleen kentän tarpeet huomioon ottaen tietoa kerätään erityisesti korkeakoulujen ja Suomen julkishallinnon piirissä tapahtuvasta kehityksestä mutta myös kansainvälisesti tuottaa tähän kokonaiskuvaan perustuvaa kohdennettua viestintää erikseen määritellyille kohderyhmille työryhmä määrittelee kohderyhmät työskentelynsä alkuvaiheessa yhteistyössä perustajatahojen kanssa työryhmä tuottaa eri kohderyhmille näiden ryhmien tarpeista liikkeelle lähtevää tiedotusta viestinnässä hyödynnetään mahdollisuuksien mukaan kohderyhmän omia toimintarakenteita
Edistää kokonaisarkkitehtuurityötä edistää kokonaisarkkitehtuurityötä opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden osalta siinä määrin kuin tämä on perusteltua kaikkien korkeakoulujen tasolla yhteisesti työryhmä ja sen alaiset asiantuntijaryhmät osallistuvat opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden palvelujen ja prosessien määrittelyyn käsitteiden, tietomallien ja koodistojen määrittelyyn tietojärjestelmäpalvelujen tuottamisen mahdollistavan järjestelmäkokonaisuuden rakenteen määrittelyyn tietojärjestelmäpalvelujen tuottamisessa hyödynnettävien teknologioiden määrittelyyn työryhmä edistää kokonaisarkkitehtuurityötä yhteistyössä muista korkeakoulujen toiminnan kohdealueista vastaavien ryhmien kanssa työryhmä ja sen alaiset asiantuntijaryhmät tekevät yhteistyötä kokonaisarkkitehtuurityötä yleisellä tasolla koordinoivan Tietohallinto ja ICT -ryhmän sekä korkeakoulujen kokonaisarkkitehtien KA-SIG-verkoston kanssa
Tukea verkko-opiskelua ja verkko-opetusta muodostaa verkostojen toimijoista työryhmän verkko-opiskelun ja verkko-opetuksen palvelujen kansalliseen yhteistyöhön ja toiminnan kansalliseen kehittämiseen edistää tieto- ja viestintäteknologialla tuetun opetuksen ja opiskelun teknologisten ja toiminnallisten ratkaisujen kansallista toteuttamista
Tuottaa näkemys palveluista ja hankkeista tuottaa näkemys siitä, mitkä ovat tarpeellisia yhteisiä opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden ja hallinnon tietojärjestelmäpalveluita ja kehityshankkeita työryhmä muodostaa tämän käsityksen vuorovaikutuksessa perustajatahojen kanssa työryhmä antaa näkemyksensä opetus- ja kulttuuriministeriölle tiedoksi ja osallistuu tällä ja muulla tavoin ministeriön CSC:ltä ostamien palveluiden valmisteluun
Edistää yhteistyötä edistää ja vahvistaa tietohallinnon ja opintohallinnon toimijoiden välistä yhteistyötä pitää yhteyttä merkittäviin sidosryhmiin työryhmä hankkii aktiivisesti sidosryhmään liittyvää tietoa, tapaa sidosryhmän edustajia ja tuottaa sidosryhmälle tämän päätöksenteon kannalta tarpeellista tietoa työryhmä pitää yhteyttä mm. seuraaviin sidosryhmiin: perustajatahot, Opetus- ja kulttuuriministeriö, UNIFI ry., Arene ry., SYL ry., SAMOK ry., Peda-forum sekä kirjastojen edustajat opetus- ja kulttuuriministeriön edustaja osallistuu työryhmän kokouksiin kaksi kertaa vuodessa työryhmä määrittelee tarkemmin eri sidosryhmät ja tavat, joilla näihin pidetään yhteyttä
Työryhmän resurssit työryhmä saa käyttöönsä opetus- ja kulttuuriministeriön rahoittaman koordinaatioresurssin kaudella 2014-2016 koordinaatioresurssin tuottamisesta vastaa CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy vuonna 2014 tämä resurssi on 2,5 htv mutta tästä suuri osa on sidottu Opintopolku-hankkeen tukemiseen työryhmä osallistuu jatkossa opetus- ja kulttuuriministeriön tälle työlle asettamien tavoitteiden valmisteluun pääsihteerit ja koordinaattorit toimivat opinto- ja tietohallinnon verkostojen yhteyshenkilöinä perustajatahot antavat tämän lisäksi työhön asiantuntemustaan tai muita resursseja
Työryhmän organisoituminen työryhmä laatii vuorovaikutuksessa perustajatahojen kanssa toimintasuunnitelman osana tätä toimintasuunnitelmaa työryhmä selvittää verkostojen toiminnan vuosikellon ja laatii tähän liittyen viestintäsuunnitelman osana tätä toimintasuunnitelmaa työryhmä laatii suunnitelman siitä, millä vaiheistuksella ja aikataululla työryhmä ryhtyy pitämään yhteyttä eri sidosryhmiin työryhmän puheenjohtaja tulee opintohallinnosta ja varapuheenjohtaja tietohallinnosta ensimmäisentoiminta vuoden aikana puheenjohtajana toimii yliopistojen edustaja toisen toimintavuoden lähestyessä ammattikorkeakoulujen opintohallinnon edustajat esittävät arvionsa siitä, onko verkosto valmis ottamaan työryhmän vetovastuun työryhmä päättää tarkemmin omasta organisoitumisestaan työryhmä voi asettaa asiantuntija- ja alatyöryhmiä tehtäviensä hoitamiseksi työryhmän työn käynnistyessä työryhmän alaisuudessa jatkaa työtään kokonaisarkkitehtuurityöhön liittyen jo aiemmin asetettu Synergia-ryhmä