Page 1 of 6 SEPACommunicationPatterns T-76.115 SEPA SEPA Communication Patterns Jani Laitinen, 55195A Version 1.00 Date 14.3.2005 Sisältö 1. Menetelmän esittely 2. Perustelut menetelmän valinnalle 3. Menetelmien käyttö projektissa 4. Seuranta ja kokemukset 5. Lähteet 1. Menetelmän esittely Kommunikaatiotapojen ja -välineiden huolellinen valinta on erittäin tärkeä osatekijä projektin onnistumiselle. Projektin luonteen takia sen osapuolet ovat suurimman osan ajasta toisistaan erossa, ja siksi sujuva kommunikaatio kaikkien osapuolten kesken on projektin kannalta erittäin tärkeää. Kommunikaatiolinkin katkeaminen ja joidenkin projektin osapuolten jääminen informaatiopimentoon saattaa johtaa suureen määrään turhaa työtä ja pahimmillaan projektin osittaiseen epäonnistumiseen. On tärkeää, että kommunikaatiotavoista sovitaan tarkasti etukäteen ja että kaikkien on mahdollista osallistua kommunikaatioon. Tässä dokumentissa esitellään tavat, joilla ryhmämme on tarkoitus kommunikoida, sekä kuvataan kommunikaatiolle asetetut tavoitteet. 2. Perustelut menetelmän valinnalle Hyvä kommunikaatio varmistaa, että: Kaikilla projektiryhmän jäsenillä on hyvä tietämys omista ja muiden vastuista. Kaikilla projektiryhmän jäsenillä on hyvä tietämys siitä miten projekti etenee. Hyvän kommunikaation avulla: Varmistetaan kaikkien projektin osapuolten yhteisymmärrys. Projektin dokumentointi pidetään ajan tasalla. Selvitään ongelmista, ennen kuin ne muuttuvat ylitsepääsemättömiksi. Hyvän kommunikaation mahdollistaa: Selkeät pelisäännöt kommunikaatiolle, Kaiken materiaalin saatavuus helposti yhdessä sovitusta paikasta. Asiakkaalle hyvä kommunikaatio mahdollistaa Tarvitun tiedon saatavuuden riittävän ajoissa. Projektin seuraamisen ja palautteen antamisen ajoissa. 3. Menetelmien käyttö projektissa Vaikka projektimme kommunikointi onkin täysin avointa, on informaatioähkyn vähentämiseksi sovittu, että tietyissä tilanteissa, kuten esimerkiksi tiedonkeruussa, projektijohtaja toimii ensisijaisena kontaktina, joka kerää tarvittavat tiedot viipymättä yhteen ja tiedottaa tämän jälkeen koko ryhmälle asiasta kootusti. Tällaiseen tiedonkeruuseen hyvin soveltuva väline on sähköposti. Ryhmäkommunikaatiolle ominaista on se, että jos sitä on liikaa, niin sen kiinnostavuus laskee erittäin nopeasti. Siksi kaikille henkilökohtaisesti lähetettävän tiedon määrä pyritään pitämään minimissä projektijohtajan koordinoidessa tiedonkulkua oikeille henkilöille.
Page 2 of 6 Kaikki tieto julkaistaan kaikkien projektin osapuolten saatavaksi käyttäen hyväksi myöhemmin dokumentissa tarkemmin määriteltyä TikiWiki? palvelua. Näin menettelemällä varmistetaan, ettei kukaan jää paitsi oleellisesta tiedosta ja että esimerkiksi hetkellisesti projektista sivussa ollut henkilö pääsee nopeasti ajan tasalle. Asiakkaan suuntaan kommunikoinnin hoitaa ensisijaisesti projektijohtaja. Seuraavana vastuussa asiakaskommunikaatiosta on järjestelmäarkkitehti, joka yhdessä projektijohtajan kanssa vastaa asiakkaan vaatimusten kommunikoinnista ryhmälle ja vastaavasti ryhmän mahdollisten teknisten ongelmien kommunikoinnista asiakkaalle. Projektin varsinaisen tuottavan vaiheen käynnistyessä 2. iteraation alusta lähtien projektijohtaja lähettää viikoittain ryhmälle tilannekatsauksen sähköpostilla. Näin varmistetaan, että projekti pysyy kaikkien muistissa ja että kaikkien on helppo seurata projektin etenemistä. Vaikka projektimme dokumentaatio tehdäänkin suurimmaksi osaksi englanniksi siitä syystä, että kyseessä on Open Source lisenssillä julkaistava ohjelma, käytetään ryhmän sisäiseen kommunikaatioon suomen kieltä. Tämä johtuu pelkästään siitä, että ryhmämme kaikkien jäsenten ollessa suomenkielisiä, luontevin tapa kommunikoida on jokaisen äidinkieli. 3.1 Kommunikaatiovälineet Projektissamme hyödynnetään useita kommunikaatiotekniikoita. Jotkut niistä sopivat parhaiten nopeaan yhteydenpitoon, kun taas jotkut soveltuvat paremmin pidempää pohdiskelua vaativiin tehtäviin. Suurin osa käytettävistä tekniikoista on tarjottu kurssin puolesta, osan niistä käyttöä jopa edellytetään ryhmältä. Sähköposti Käytetään ryhmän sisäiseen kommunikointiin vain harkiten ja vältetään massapostituksia. Jokaisella ryhmän jäsenellä on helppo pääsy sähköpostiin mistä tahansa internetiin kytketystä koneesta. Jokaisen viestin otsikkokenttään laitetaan Texlipse teksti, jotta sähköpostin lajittelu helpottuu. Pääasiallinen kommunikaatiokanava ryhmän mentorin ja asiakkaan suuntaan. TikiWiki Tarjottu kommunikointiin kurssin puolesta. Jokaisella ryhmän jäsenellä on helppo pääsy TikiWikiin? mistä tahansa internetiin kytketystä koneesta. Kaikki informaatio tallennetaan järjestelmään myöhempää tarkastelua ja hakua varten. Helpottaa muutosten ja päivitysten seuraamista. IRC (Internet Relay Chat) Mahdollistaa reaaliaikaisen kommunikoinnin. Hyvä tapa kommunikoida tilanteissa joissa tarvitaan vuorovaikutusta. Lähinnä pienehköjen ja koko ryhmän kannalta epäolennaisten asioiden läpikäyntiin. Puhelin Käytetään ainoastaan tilanteissa joissa nopea tavoittaminen on tärkeää. Tekstiviestit sopivat paremmin nopeaankin tavoittamiseen. Bugzilla Tarjottu virheraportointiin kurssin puolesta. Käytetään projektin myöhemmissä vaiheissa. 3.2 Kommunikoinnin ajankohdat Ryhmä Ryhmä käyttää pääasiassa edellä mainittuja kommunikaatiovälineitä kommunikointiin. Ryhmä tapaa lisäksi joka maanantai kello 10.15 Maarintalolla käydäkseen läpi edellisen viikon aikana tapahtuneen kehityksen, sekä seuraavien viikkojen tulevan ohjelman. Asiakas Pyritään olemaan yhteydessä sähköpostitse aina kun tarvetta ilmenee. Jokaisen iteraation aikana pyritään tapaamaan asiakas henkilökohtaisesti vähintään kerran ohjeistettujen
Page 3 of 6 tapaamisten lisäksi. Asiakastapaamisissa läsnä on aina projektijohtaja ja kyseiseen tapaamiseen liittyvät avainhenkilöt. Mentor Mentor tapaamisten määrä on kurssin puolesta ennalta määrätty. Seuraavan tapaamisen ajankohta sovitaan aina edellisessä mentor tapaamisessa. Muuten paras tapa tavoittaa ryhmän mentor on sähköpostitse. 4. Seuranta ja kokemukset Esiteltyjä kommunikaatiokäytäntöjä on tarkoitus soveltaa projektin kaikkiin vaiheisiin. Projektin edetessä niihin saattaa tulla tarkennuksia ja muutoksia, jos jotkin tavat osoittautuvat heikosti toimiviksi, tai jos uusia kommunikaatiotapoja halutaan testata. 4.1 Kommunikaatioon kuluva aika Kommunikaatio vie projektijohtajan työpanoksesta erittäin merkittävän osan. Erilaisten tapaamisten järjestäminen ja aikatauluttaminen on aikaa vievää ja tiedon ajantasaisuuden varmistaminen vaatii suuria panostuksia. Lisäksi projektin luonteen takia kaikkien osapuolten tavoittaminen nopeasti saattaa kiireisissäkin tapauksissa osoittautua erittäin haastavaksi. 4.2 Kommunikaatiomäärien mittaaminen Projektin edetessä kommunikaatiomäärien mittaaminen tulee olemaan mielenkiintoista. Mahdollisia mittareita ovat mm. sähköpostin lukumäärä, TikiWikin? dokumenttien määrä ja muutosten määrä sekä IRCkanavan rivien määrä. 4.3 Käyttöönotetut kommunikaatiovälineet ja kokemukset (PP-vaihe) Ryhmämme on jo ottanut käyttöön TikiWiki? järjestelmän ja tehnyt siitä pääasiallisen kommunikaatiokanavan. Sähköpostiin jouduttiin turvautumaan projektin alkuvaiheissa liiankin paljon, koska TikiWikiä ei silloin ollut vielä saatavilla. Myös ryhmän IRC kanava #Texlipse on otettu käyttöön ja se on jo osoittanut soveltuvuutensa jokapäiväiseen kommunikointiin. 4.4 Käyttöönotetut kommunikaatiovälineet ja kokemukset (I1-vaihe) Ryhmän välinen kommunikaatio on selkeästi parantunut ensimmäisestä iteraatiosta. Osaksi tähän on vaikuttanut jo pelkästään se, että kaikki projektin jäsenet ovat oppineet tuntemaan toisensa paremmin. Tärkeänä osasyynä on kuitenkin myös se, että ryhmä on alkanut täysipainoisesti hyödyntämään eri kommunikaatiotyökaluja ja siksi esimerkiksi erillään työskentely ei tarkoita enää sitä, että täytyisi työskennellä ilman apua. Viikottaiset palaverit ja niiden tilannekatsaukset ovat auttaneet kaikkia ryhmän jäseniä jaksottamaan aikatauluaan niin, ettei kurssi unohdu pidemmäksi aikaa. Kaikista tapaamisista on pidetty kirjaa ryhmän Wiki sivuilla ja tärkeimmistä on lisäksi lähetetty sähköpostia kaikille ryhmän jäsenille. IRC on osoittautunut toimivaksi tavaksi kommunikoida nopeasti ja siksi se soveltuu parhaiten esimerkiksi nopeaan avuntarpeeseen. Puhelinta on lähinnä tarvittu kommunikaatiovälineeksi hätätapauksissa ja tapaamispaikkojen sopimiseen, muuten kaikki kommunikointi on saatu hoidettua muita välineitä hyödyntäen. Ensimmäisestä iteraatiosta suurimpana oppina sidosryhmän kaikkien osapuolien kanssa kommunikoinnista jäi asiakastapaamisten sopiminen hyvissä ajoin. Kun asiakastapaamiset sovittiin iteraation alussa koko loppu iteraatiolle, ei niiden sopimiseen ja aikatauluttamiseen kulunut enää turhaa aikaa. Lisäksi kaikille ryhmän jäsenille oli helpompaa arvioida tarvittavien työpanosten määrää kullekin ajanhetkelle, kun heille oli tiedossa, koska aineistoa käytäisiin seuraavan kerran läpi asiakkaan kanssa. Mentorin kanssa kommunikointi on tapaamisten lisäksi hoidettu sähköpostitse, joka on osoittautunut hyväksi ja toimivaksi tavaksi. Yhteydenpito on lähinnä rajoittunut erilaisten ehdotusten tekemiseen ja niiden läpikäyminen on helpointa, kun ne ovat säilössä sähköpostissa. Lisäksi sähköpostista on helppo ohjata eteenpäin niitä osoita jotka kuuluvat kullekin ryhmän jäsenelle erityisesti. Kommunikoinnin määrää ei ole erityisesti mitattu, mutta ryhmä on kommunikoinut sähköpostitse huomattavasti vähemmän kuin edellisen iteraation aikana. Tämä oli myös koko ryhmän toive, koska liika sähköpostin määrä kääntyi nopeasti itseään vastaan. Nyt sähköpostia käytetään ainoastaan kun tarvitaan
Page 4 of 6 erityistä huomiota. Sähköpostin tilalle ovat tulleet viikottaiset tapaamiset sekä IRC:n päivittäinen käyttö. Bugzillaa ei ole vieläkään otettu käyttöön, koska ryhmä ei pidä sen tuomaa lisäarvoa vaivan arvoisena vielä tässä vaiheessa projektia. 4.5 Käyttöönotetut kommunikaatiovälineet ja kokemukset (I2-vaihe) Ryhmän välinen kommunikaatio on säilynyt selkeästi ensimmäistä iteraatiota parempana. Yksi syy tähän on jäsenten oppiminen tuntemaan toisensa. Toisena tärkeänä syynä voidaan pitää maanantaisten viikkopalaverien jatkamista. Vaikka palavereihin ei aina pääsekään paikalle aivan kaikki ryhmän jäsenet, on osallistuminen ollut erittäin kiitettävää. Palavereista on koostettu ytimekkäät palaverimuistiot TikiWikiin?, jotta palavereissa sovittuihin asioihin voidaan palata myöhemmin ja jotta ne henkilöt jotka eivät päässeet paikalle saisivat yleiskuvan siitä mitä palaverissa sovittiin ja käsiteltiin. CVS versionhallintajärjestelmä on osoittautunut projektin edetessä korvaamattomaksi. Kun tämänkin kokoinen ryhmä työskentelee tahoillaan, ei päällekkäisiä versioita voida välttää. Myös asiakkaan kanssa ollaan projektin edetessä oltu yhä tiheämpään yhteydessä. Tämän iteraation aikana asiakasta on tavattu keskimäärin lähes viikottain. Lisäksi asiakkaalle on lähetetty sähköpostilla jo useita demo-versioita kehitteillä olevasta tuotteesta, jotta asiakas pääsee itse tutustumaan siihen mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, ja jotta asiakkaan ajatukset voidaan ottaa mahdollisimman hyvin huomioon. IRC on jatkanut erittäin tärkeässä roolissa ryhmän kommunikaatiossa. Koska kaikilla ryhmän jäsenillä ei ole mahdollisuutta olla samaan aikaan tietokoneidensa äärellä, toimii IRC hyvin myös lokina siitä mitä päivän aikana on puhuttu. Puhelinta on edelleen lähinnä tarvittu kommunikaatiovälineeksi hätätapauksissa ja tapaamispaikkojen sopimiseen, muuten kaikki kommunikointi on saatu hoidettua muita välineitä hyödyntäen. Mentorin kanssa kommunikointi on järjestetty sekä sähköpostitse, että kahdessa tapaamisessa tämän iteraation aikana. Molemmat tapaamiset saatiin hyvin aikataulutettua maanantaisten viikkotapaamisten yhteyteen, joten erillistä aikataulutusta ei ryhmän jäsenten osalta tarvittu. Kommunikoinnin mittaaminen on osoittautunut hankalahkoksi. Sähköpostia on lähetetty koko ryhmälle noin kerran viikossa. Viikkopalaveri on järjestetty joka viikko ja paikalla on ollut keskimäärin 5 jäsentä. Puhelinta on tarvittu varsinaiseen ryhmän sisäiseen kommunikointiin erittäin vähän. TikiWikiin? on lisätty kymmeniä sivuja. IRC:ssä rivejä on kirjoitettu tämän iteraation aikana lähes 3000, koko projektin aikana lähes 5000. 4.6 Käyttöönotetut kommunikaatiovälineet ja kokemukset (F+D-vaihe) Ryhmä löysi itselleen sopivan tavan kommunikoida kahden edellisen iteraation aikana. Viikottain maanantaisin pidetyt ryhmäpalaverit rytmittivät iteraatiota hyvin ja takasivat sen, ettei kenellekään ryhmän jäsenelle jää epäselväksi mitä hänen tulisi tehdä seuraavan viikon aikana. Muista kommunikaatiokanavista erittäin tärkeänä jatkoi IRC, jota lähes kaikki ryhmän jäsenet pitivät auki aivan koko iteraation ajan. Tämä mahdollisti sen, että vaikka jäsen ei ollut paikalla kun jostain tärkeästä asiasta keskusteltiin, hän pystyi lukemaan asiasta jälikäteen lokeista. TikiWikiin? lisätyt palaverimuistiot niistä palavereista, joissa keskusteltiin koko ryhmää koskevista asioista olivat suurena apuna niinä harvoina kertoina, kun joku ryhmän jäsenistä ei päässytkään viikkopalaveriin. Vaikka muistiot olivatkin usein lyhyitä ja vaikka niitä ei tehtykään jokaisesta viikkopalaverista, oli niiden tekeminen erittäin perusteltua. Kun ohjelmaa viimeisten kahden iteraation aikana tehtiin täydellä painolla, ei ilman CVS versionhallintaa projektista olisi tullut mitään. Kun työn alla ollut ohjelma saatiin riittävän vakaaksi siirtyi koko ryhmä itseasiassa käyttämään sitä Eclipse ympäristön päällä, joka oli suoraan kytkettynä CVS:ään. Tämä
Page 5 of 6 mahdollisti sen että myös projektin dokumentaation kirjoittamisessa pystyttiin hyödyntämään versionhallintaa. Projektijohtajan sairasloman takia asiakastapaamisten vastuu siirtyi järjestelmän arkkitehdille, koska hänellä oli paras kuva projektista kokonaisuutena. Asiakasta ei tavattu tämän iteraation aikana yhtä monta kertaa kuin edellisessä iteraatiossa, mutta tapaamiset olivat sitäkin tärkeämpiä. Ennen jokaista asiakastapaamista, hänelle ja hänen tekniselle asiantuntijalleen toimitettiin viimeisin versio kehitteillä olevasta ohjelmasta, jotta he pystyivät tutustumaan projektin nykytilaan ja antamaan arvokkaita kehitysehdotuksia. Kuten jo edellä mainittiin, IRC jatkoi erittäin tärkeässä roolissa ryhmän kommunikaatiossa. Sen tuoma apu tilanteisiin, joissa tarvittiin nopeaa mielipidettä tai apua muulta ryhmältä oli erittäin suuri. Lisäksi sen lokien avulla pystyttiin palaamaan aikaisemmin käsiteltyihin asioihin ja silloisella hetkellä paikalta puuttuneet henkilöt pystyivät kertomaan oman mielipiteensä. Puhelimen käyttö merkittävänä kommunikaatiovälineenä on tämän iteraation aikana saatu minimoitua. Ainoastaan muutamat tapaamispaikan sopimiset hoituivat puhelimen avulla. Tämä iteraatio poikkesi aikaisemmista siltä osin, että tämän iteraation aikana ei pidetty varsinaista mentor tapaamista. Sen sijaan ryhmä kommunikoi heti iteraation alussa mentorin kanssa sähköpostitse ja sai tarvitsemansa lisätiedot näillä keinoin. Tarvittaessa mentor olisi sopinut ryhmän kanssa tapaamisen iteraation lopulle. Tämän iteraation aikana myös Bugzillan käyttö alkoi täydellä teholla. Bugzillaa käytettiin jo viime iteraatiossa bugien raportointiin, mutta siitä saadut kokemukset jäivät silloin vielä vähäisiksi. Raportointijärjestelmän käyttö bugien ilmoittamiseen selkeytti testaus-korjaus prosessia huomattavasti. Koska ryhmä työskenteli suurimman osan ajasta erillään, keskitetty paikka bugien raportoinnille toi mukanaan myös sen merkittävän edun, ettei turhaa työtä syntynyt raportoinnissa. Kun ryhmän jäsen löysi järjestelmästä bugin, hän syötti sen web pohjaiseen järjestelmään ja antoi sille relevantin kuvauksen sekä kriittisyysluokituksen. Kun bugien raportointiin liittyviin komponenttiluokkiin oli määritelty kustakin luokasta vastaavan henkilön tiedot, oikea henkilö sai tiedot löytyneestä bugista välittömästi ilmoittamisen jälkeen sähköpostitse. Vastaavasti kun bugi oli korjattu, saivat tarvittavat henkilöt siitä ilmoituksen. Kommunikoinnin tarkkaa numeerista mittaamista ei pidetty iteraation aikana tärkeänä. Monet kommunikaatiovälineet tuottivat kuitenkin tiedot itsestään. Sähköpostia lähetettiin koko ryhmälle yhä noin kerran viikossa. Tarvittavan sähköpostin määrää saatiin vähennettyä tehokkailla viikkopalavereilla ja IRC keskusteluilla. Säännöllistä viikottaista sähköpostia ei näiden tekijöiden takia tarvittu. Viikkopalaveri on järjestetty joka viikko ja paikalla on ollut keskimäärin 5 jäsentä. Tätä lukua vähentää projektijohtajan sairasloma. Puhelinta on yhä tarvittu varsinaiseen ryhmän sisäiseen kommunikointiin erittäin vähän. TikiWikiin? on lisätty kymmeniä sivuja, lähinnä erilaisia palaverimuistioita sekä tilapäisiä sivuja, joille kerättiin tietoa kaikkien ryhmän jäsenten taholta ja jotka sitten koostettiin yhdeksi listaksi ja TikiWiki? sivu poistettiin. IRC:ssä rivejä on kirjoitettu tämän iteraation aikana yli 4000, koko projektin aikana yli 9000. Bugzillaan lisättiin 77 bugia ja niihin tehtiin tarvittavat kommentoinnit sekä korjaukset. 4.7 Yhteenveto Kaikenkaikkiaan projekti oli erittäin hyvä esimerkki siitä, miten merkittävässä roolissa kommunikaatio on tiimityössä. Kommunikaatio ei synny itsestään ja toisilleen vieraassa ryhmässä kommunikointiin on todella panostettava jotta se olisi mahdollisimman tehokasta. Jokainen ryhmä löytänee itselleen luontevan tavan kommunikoida, mutta sen alkuun saaminen vaatii todellista paneutumista. Formaalit tavat kommunikoida helpottavat vastuuta siitä, kuka on kommunikoinnin aloittaja ja mitkä tilanteet vaativat kaikille avointa kommunikointia ja mitkä taas voidaan hoitaa suoraan ryhmän sisällä niiden henkilöiden välillä joita kyseinen
Page 6 of 6 asia koskettaa. Kun ryhmällä on useita muitakin projekteja työn alla on tärkeää järjestää riittävän usein tapaamisia, joissa asioista voidaan sopia kasvotusten. Esimerkiksi sähköpostin käyttö tällaisiin tilanteisiin ei ole lähellekään niin tehokasta, koska se kannustaa vuorovaikutukseen vain harvoin. Liiallinen sähköpostiin tukeutuminen voi myös helposti aiheuttaa "ähkyn", jonka seurauksena ryhmän jäseneltä joka ei ole hetkeen osallistunut kommunikaatioon aktiivisesti, saattaa jäädä tärkeitä asioita huomioimatta. Koska projektissa, jossa kaikilla sen jäsenillä on lukuisia muitakin velvollisuuksia hoidettavanaan, tapaamisten järjestäminen esimerkiksi päivittäin on käytännössä mahdotonta, tarvitaan muitakin tehokkaita kommunikaatiovälineitä. Tällaiseksi osoittautui ainakin tässä projektissa IRC, joka tarjoaa reaaliaikaisen vuorovaikutuskanavan, vaikka henkilökohtaista tapaamista ei synnykään. IRC:n hyvänä puolena jopa henkilökohtaisiin tapaamisiin nähden on sen mahdollisuus tuottaa automaattisesti lokitiedostoa keskusteluista myöhempää käyttöä ja tarkastelua varten. Muutenkin kaikki kommunikaataiovälineet, jotka toimivat keskitetysti niin, että kaikilla ryhmän jäsenillä on pääsy niihin heille itselleen parhaimpaan aikaan (myös CVS, Bugzilla, TikiWiki), osoittautuivat suureksi avuksi projektille. Ne mahdollistivat sen että jokainen ryhmän jäsen voi työskennellä itselleen sopivimpana aikana ja samanaikaisesti pysyä ajantasalla projektin kulloisestakin tilasta. Heikot kommunikaatiokäytännöt voivat koitua minkä tahansa projektin tuhoksi. Siksi niihin tulisikin panostaa heti projektin alussa ja luoda kommunikoinnille yhdessä sovittu viitekehys jota lähdetään toteuttamaan. Tätä kehystä voidaan projektin edetessä muokata vastaamaan paremmin projektin tarpeita, mutta ilman minkäänlaista pohjaa, on kommunikoinnin onnistuminen projektin edetessäkään hataralla pohjalla. Created by: omojala last modification: Tuesday 15 of March, 2005 [02:06:15] by omojala The original document is available at http://newclass/tiki-index.php? page=sepacommunicationpatterns