ÖRUMNET 2011 KÄYTTÖÖNOTTO KÄYTTÖOHJE Ohje päivitetty 17.6.2011 VERSION PÄIVITYS Tässä ohjeessa neuvotut toiminnot ovat mukana 2010.1 tuotantoversiossa, jonka päiväys on 17.6.2011 (tai jatkossa uudempi). Ellei yrityksellänne ole Arwidson- tuotteita ennestään käytössä, voitte ohittaa niitä koskevat kohdat. Jos käytössänne on 17.6.2011 päivätyn version sijasta 27.5 päivätty versio, on siinä seuraavat rajoitukset: - Tilastojen siirrossa eivät siirry tuotteiden viimeinen myyntipäivä,ostopäivä,inventointipäivä ja muut päivämäärät - Hinnaston haku vaatii, että vaihdetaan asetuksista myös entiseen Örumnet palvelimenosoite-asetukseen uusi osoite - Saatavuuskysely kaikilta riveiltä kerralla ei ole yhteensopiva uuden Örumnetin kanssa Örumnet 2011 otetaan käyttöön porrastetusti, ja tätä ohjetta on päivitetty sisältäen porrastuksen vuoksi huomioitavat asiat. Seuraavassa kerrotaan mitä voidaan tehdä jo etukäteen, ja mitä käyttöönottohetkellä. Ensin päivitetään versio FuturSoftin tukisivuilta normaaliin tapaan. Käyttäjätunnukset saat FuturSoftin helpdeskistä, ellei niitä ole tallennettuna ohjelmaan, tai ellet saa niitä kirjautumissivun toiminnolla Unohditko salasanan. Päivitysohjeet löydät lataussivuilta tai edellisen päivityksen tiedotteesta. Huom! jos käytössänne on erikoisversio 2010.1.1a, toiminnot ovat mukana sen uusimmassa päivityksessä (fsetup4), jonka päivitysohjeet saat helpdeskistä. VAIHEISTETTU KÄYTTÖÖNOTTO Voitte siis tehdä osan valmisteluista etukäteen ja ottaa uuden Örumnetin käyttöön sitten, kun Örum ilmoittaa, että voitte ottaa sen käyttöön ja teille on avattu käyttäjätunnukset. Seuraavassa yhteenveto, mitä voitte tehdä etukäteen: - Päivittää ohjelmaversion - Rekisteröidä Örumnet- liitännän käyttöön, jos teillä ennestään vain Arwidson- liitäntä - Suorittaa asetusten automatisoidun siirron ja tarkastaa asetukset (nämä eivät korvaa yli entisiä asetuksia) - Voitte myös suorittaa hinnaston tulkintaohjeen päivittämisen uuteen, kunhan ette päivitä enää vanhaa hinnastoa - Uudet tuoteryhmät voi jo perustaa etukäteen siinä vaiheessa, kun niistä saadaan tiedot Örumilta - Loput vaiheet tehdään, kun uusi Örumnet otetaan käyttöön Kun uusi Örumnet otetaan käyttöön, laitetaan päälle asetus Örumnet 2011 tilausliitäntä käytössä. Tällöin mm. hinnaston nouto aktivoi hinnaston noudon uudesta paikasta. ÖRUMNET- LIITTYMÄN REKISTERÖIMINEN KÄYTTÖÖN TARVITTAESSA Jos yrityksessä on ennestään käytetty ARW selainta, mutta ei Örumnetiä, rekisteröidään Örumnet ensin Örumilta tai FuturSoftilta saadulla rekisteröintikoodilla, päävalikon kohdassa Asetukset Lisätoimintojen käyttöönotto. Örum lähettää nämä koodit käyttöönoton yhteydessä niille, joilla ennestään ei Örumnetiä ole ollut käytössä. Tarvittaessa voit tiedustella sitä Örumilta. Rekisteröi sen tällä ruudulla kohdassa Örumnet liitäntä. Jos koodin yhteydessä on merkittynä, että se on toimintoon Korjaamoliitäntä Autoasi, rekisteröi se silloin sen mukaisessa kohdassa. Ellei koodi kelpaa, voit pyytää uutta koodia suoraan FuturSoftin helpdeskistä. Ilmoita tällöin tarkka ohjelmaan rekisteröity nimi. 1
ASETUSTEN AUTOMATISOITU SIIRTO Kun versio on päivitetty, voidaan mahdolliset vanhat käyttäjätunnukset siirtää Örumnet 2011 tunnuksiksi seuraavasti. Mennään päävalikon kohtaan Tietojen ylläpito Huoltotoiminnot, ja sieltä välilehdelle Örumnet 2011 käyttöönotto. Painetaan Siirrä tunnukset entisistä Örumnet ja ARW tiedoista. Toiminto asettaa Örumnet 2011 varaosaluettelon käyttäjätunnukset seuraavalla periaatteella: - Jos ohjelmaan on syötettynä ennestään Örumnet tunnukset, käyttäjätunnus muodostetaan periaatteella Örumnet yritystunnus + käyttäjätunnus. Tällöin Örumnetin salasana siirtyy salasanaksi. - Ellei ole ennestään Örumnet tunnuksia, mutta ARW tunnukset, nämä siirtyvät Örumnet 2011 tunnuksiksi. - Ellei ole ennestään Örumnet eikä ARW tunnuksia, siirtotoimintoa ei pidä, eikä tarvitse käyttää - Poikkeus: jos käyttäjätunnus muodostuisi yli 10 merkkiä pitkäksi, se lyhennetään siirrossa 10- merkkiseksi. Lisäksi toiminto siirtää tilausliitännän käyttäjätunnuksen ja salasanan ensisijaisesti Örumnetin tiedoista ja toissijaisesti Arwidson- toimittajanumeron mukaisen toimittajan tiedoista, jos siellä löytyvät www tunnus ja www salasana. Tämä siirtotoiminto ajetaan jokaisella koneella, jolla Örumnetin tai Arwidsonin luetteloliitäntää on käytetty, koska luetteloliitännän tunnukset ovat konekohtaisia! HINNASTOPÄIVITYKSEN ÖRUMNET- TULKINTAOHJEEN AUTOMATISOITU PÄIVITTÄMINEN Edellä kerrotulla Örumnet 2011- välilehdellä on myös painike Päivitä automaattinoudon tulkintaohje. Se aktiivisena vain siinä tapauksessa, että ohjelmasta löytyy tulkintaohje nimellä Arwidson Automaattinouto. Jos se löytyy, painike on aktiivinen ja toiminto asettaa Örum Automaattinouto tulkintaohjeen tiedot entisen Arwidson Automaattinouto tulkintaohjeen mukaiseksi. Örumin uusi hinnastomuoto on järjestelmän vaihdoksesta lähtien sama kuin ennestään Arwidsonilla. Ellei painike ole aktiivisena, asetetaan Örum automaattinouto hinnaston tiedot kuten erikseen ohjeessa myöhempänä on neuvottu. Siirron jälkeenkin tiedot on toki hyvä tarkistaa, koska on mahdollista että Arwidson Automaattinouto tulkintaohjeen tiedot ovat olleet väärin. 2
ÖRUMNET 2011 ASETUSTEN SYÖTTÄMINEN (JA TARKISTAMINEN) Mennään päävalikon yläreunasta kohtaan Asetukset Lisäasetukset, välilehdelle Örumnet 2011. Ei siis vanhalle Örumnet välilehdelle, jossa ovat aiemman Örumnet- järjestelmän asetukset. Ensin voi olla tarpeen selata välilehtiä oikean yläreunan nuolinäppäimillä (kts. kuva). Täällä voi näkyä edellä kerrotulla siirtotoiminnolla siirtyneet vanhat asetukset, mutta joka tapauksessa täällä syötetään Örumilta saadut tunnukset paikoilleen. Korjaamokäytössä jossa ei käytetä tilausliikennettä Örumille, jätetään tyhjäksi kuvassa näkyvät tilauksen käyttäjätunnus ja salasana, ja ne voivat olla myös kokonaan näkymättä. Örumin toimittajanumero on siirtynyt edellisestä Örumnet- versiosta joten se pitäisi olla valmiiksi oikein. Palvelinosoite on tullut päivityksen mukana oletuksena oikein (www.orumnet.fi). Örumnet 2011 käyttäjätunnus ja salasana ovat konekohtaisia tietoja, joten saadut tunnukset syötetään joka koneelle erikseen. Vasta, kun Örumnet 2011 otetaan Örumin ohjeiden mukaan lopullisesti käyttöön, vaihdetaan kuvassa näkyvä asetus, Örumnet 2011 tilausliitäntä käytössä, asentoon Kyllä. ÖRUM AUTOMAATTINOUTO-TULKINTAOHJEEN MUUTTAMINEN UUTEEN MUOTOON Edellä kerrottiin miten Örum automaattinouto tulkintaohjeen tiedot voidaan siirtää entisen Arwidsonin muodon mukaiseksi. Jos tätä ajoa käytettiin, tätä kohtaa ei tarvitse välttämättä tehdä, mutta on hyvä tarkistaa tiedot. 3
Örumin hinnaston tulkintaohje muuttuu entisen Arwidson- hinnaston mukaiseksi. Örum Automaattinouto tulkintaohje pitää olla jatkossa kuvan mukainen. Tulkintaohje löytyy kohdasta Hinnastopäivitys Tulkintaohjeet. Välttämättä tulkintaohjetta ei ole ennestään, jolloin se lisätään ja syötetään kyseiset tiedot. Tukkuhinta- kentässä ei ole välttämätöntä olla tietoja, mutta tieto siinä ei myöskään haittaa, ellei sitä käytetä. ÖRUMIN UUSIEN TUOTERYHMIEN PERUSTAMINEN Uudet tuoteryhmät joita uudessa hinnastossa tulee mukana, perustetaan Örumilta tulevien tietojen mukaan. ÖRUMIN UUDEN HINNASTON AJAMINEN, JOSSA MUKANA ENTISET ARW TUOTTEET Huom! Tästä eteenpäin toimenpiteet tehdään, kun Örumnet 2011 otetaan käyttöön Örumin ohjeiden mukaan. Ennen hinnaston lataamista ohjelman kautta, aseta päälle asetus Örumnet 2011 tilausliitäntä käytössä. Örumin hinnasto muuttuu uuteen muotoon, kun Örumin järjestelmäuudistus astuu voimaan. Tällöin uudessa hinnastossa muoto on sama kuin ennestään Arwidsonilla, ja tässä on mukana myös entiset Arwidsonin tuotteet. Tämä Örumin hinnasto päivitetään normaalin hinnastopäivitysrutiinin mukaisesti. Jos hinnaston lataaminen Örumilta ei ole tuttua, siitä löytyy tarkemmat ohjeet Örumnetin käyttöohjeesta joka on saatavissa Örumilta. Päivityksen jälkeen on hyvä varmistua, että entiset Arwidson tuotteet ovat perustuneet myös Örumin tuotteiksi. ARWIDSONIN PASSIIVISTEN TUOTTEIDEN POISTAMINEN (1. AJOKERTA) Arwidsonin passiivisten tuotteiden pois tapahtuu kahdessa osassa. Ensimmäinen ajokerta minimoi käsiteltävien tuotteiden määrää, jotta tilastotietojen siirto menee läpi mahdollisimman nopeasti. Arwidsonin passiiviset tuotteet poistetaan menemällä päävalikosta kohtaan Tietojen ylläpito Tietojen muokkaus. Täällä joko nimihaulla (täysversiossa) haetaan toiminto Toimittajan passiivisten ei-tuotetyypillisten tuotteiden poisto tai haetaan valikosta toimintoryhmästä Tuotteet(Pass.). 4
Rajauksiin syötetään Arwidsonin toimittajanumero (yleensä 9) joko suoraan Arvo- kenttään tai hakutoiminnolla. Ajo käynnistetään Suorita F12 painikkeella. ARW TUOTTEIDEN VARASTOSALDOJEN JA TILASTOJEN SIIRTÄMINEN ÖRUMIN TUOTTEILLE Varmistu, että olet saanut Örumilta siirtotiedoston varastosaldojen ja tilastojen siirtämiseen Arwidsonin tuotteilta Örumin tuotteille, jossa on mukana kaikki Arwidsonin tuotteet. Tiedoston pääte on.csv. Tiedosto ajetaan AutoFuturiin kohdassa Tiedot Lisätoiminnot Tuotetilaston siirto. Etsi -painikkeella haetaan siirtotiedosto, joka on talletettu kiintolevylle ja tarkistetaan siitä esimerkkirivit. Esimerkkirivit näyttävät oikeaa tietoa, jos tuotekortistosta löytyvät kyseiset tuotteet. Oletusvalintojen pitäisi olla kuvan mukaisia. Tällöin tilastotietojen siirto-ajossa siirtyy kaikki oleelliset tiedot. Tässä vielä yhteenveto valinnoista, jotka pitää olla oikein ennen kuin ajo aloitetaan: - Tilastotietojen siirrossa pitää olla aina oletuksena tuleva Lisää tilastoihin ja Myös päivämäärätilastot (Myös päivämäärätilastot vaihtoehto on vain 17.6.2011 päivätyssä versiossa ja uudemmissa) - Varastosaldojen siirrossa pitää olla aina oletuksena tuleva Lisää varastosaldoon - Tuotetyypin siirrossa pitää olla kaksi ylintä ruksia päällä, jolloin uusi tuote siirretään samaan tuotetyyppiin kuin vanha ja vanha tuote poistetaan ko. tuotetyypistä - Alin ruksi tuotetyypin siirrossa ei pidä olla päällä - Jos käytössä on hyllypaikkoja, pitää olla ruksattuna oikeassa sarakkeessa että hyllypaikka siirretään - Jos käytössä on hälytysrajoja, pitää ehdottomasti olla päällä laske uuden ja vanhan tuotteen tilausrajat yhteen Painikkeella Suorita siirto - F12 alkaa tilastotietojen siirtoajo, joka voi kestää pitkään. Sille pitää varata riittävästi aikaa, eikä sitä missään tilanteessa pidä keskeyttää! Huom! Siirtoa tehtäessä toimittajanumerona on oltava Örumilla 4 ja Arwidsonilla 9. Jos käytät ns. Mauvo toimittajanumeroita, voit pyytää Örumilta sitä varten olevan käännöstaulukon. Muussa tapauksessa, ota yhteyttä FuturSoftin ylläpitoon, jossa voidaan lisäpalveluna muokata tiedosto teidän käyttämille toimittajanumeroille. 5
ARWIDSONIN PASSIIVISTEN TUOTTEIDEN POISTAMINEN, 2. AJOKERTA Tässä vaiheessa Arwidsonin loput passiiviset tuotteet poistetaan tilastojen siirtojen jälkeen samalla tavalla kuin ohjeen edellisessä kohdassa. Ohjeen edellisessä vaiheessa siirrettiin Arwidsonin tuotteiden vertailut Örumin tuotteille ja poistettiin vanhat tuotteet tuotetyypeistä. Näin ollen tämä toinen ajokerta poistaa loput passiiviset tuotteet, ilman että vertailuita häviää. Mennään siis päävalikosta kohtaan Tietojen ylläpito Tietojen muokkaus. Täällä joko nimihaulla (täysversiossa) haetaan toiminto Toimittajan passiivisten ei-tuotetyypillisten tuotteiden poisto tai haetaan se valikosta toimintoryhmästä Tuotteet(Pass.). Syötetään Arwidsonin toimittajanumero ja painetaan Suorita F12. ARWIDSONIN AKTIIVISTEN TUOTTEIDEN POISTAMINEN Tämä tehdään Tuotteiden hallinnassa, eli päävalikon Tiedot- välilehden kohdassa Tuotteet. Täällä painetaan Monipuolinen rajaus, ellei se ole jo käytössä. Rajataan Arwidsonin tuotteet, eli valitaan toimittajaksi Arwidson / Arwidson Automotive. Otetaan ruksi pois kohdasta Näytä myös passiiviset tuotteet. Varmistetaan, että vain 0-saldoiset käsitellään, kirjoittamalla Varastossa kenttään =0, kuten kuvassa. Varmistetaan, että vain ne joilla ei ole tuotevertailuita, poistetaan, kirjoittamalla Tyyppikoodi- rajaukseen ONTYHJÄ. Ja rajataan tuotteet lopuksi näytölle Rajaa- painikkeella. Tämä on tärkeää muistaa painaa! 6
Sen jälkeen valitaan kaikki rajatut tuotteet painamalla tuoterivien kohdalla hiiren oikeaa ja valikosta painetaan Valitse kaikki rajatut. Sen jälkeen kaikki valitut tuotteet poistetaan alareunan Poista -painikkeella. Lopuksi jäljelle jäävät vain tuotteet, joilla on yhä varastosaldoa tai tuotetyyppeihin kuuluvat tuotteet, joille ei löydy vastinetta Örumin hinnastosta. Näitä tuotteita yleensä on kuitenkin vain pieni määrä, joten ne voi joko jättää Arwidsonin tuotteiksi tai muuttaa manuaalisesti uudelle toimittajalle, menemällä tuotteen tietoihin ja muuttamalla toimittaja Arwidson Örum. Tarvittaessa voidaan jättää rajauksista Tyyppikoodi- rajaus pois, jos todetaan vertailujen olevan Arwidsonin tapauksessa tarpeettomia. MUUTTUNEIDEN LIITÄNTÖJEN KÄYTTÖ Tätä ohjetta seuraamalla on saatu siis - asetuksiin uudet Örumnet liitäntöjen käyttäjätunnukset - ajettua tietokantaan Örumin uudet tuotteet - siirrettyä ARW tuotteiden tiedot Örumin tuotteille - poistettua sekoittamasta vanhat ARW tuotteet Sen jälkeen tarkoitus on, että tilausten teko jatkuu entiseen tapaan. Tilausvahvistusten nouto tapahtuu myös entiseen Örumnet / Arwidson- tapaan. Myös saatavuuskysely toimii entiseen tapaan, kuten se on toiminut Arwidsonille tähän saakka. Saatavuuskyselyn tiedot ovat siis samat kuin ennestään Arwidsonin saatavuuskyselyssä. Örumnet- luettelon avaus tapahtuu entiseen tapaan Örumnet- nuolesta. Örumnet- ostoskorin haku tapahtuu entiseen tapaan Örum- logopainikkeesta. Korjaamoilla käytetyn Automanual- liitännän käyttö loppuu jatkossa (siinä mahdollinen siirtymäaika), ja Örumnetissä tehtävän huoltolaskelman siirto tapahtuu työmääräysruudulla olevasta oikeanpuoleisesta Örumnet- nuolesta. MONIMYYMÄLÄKÄYTÖSSÄ HUOMIOITAVAA Monimyymäläkäytössä on huomioitava, että toimenpiteet tehdään itsenäisesti jokaisessa tietokannassa erikseen. Varastosaldot ja tilastot ovat toimipistekohtaisia, eikä synkronointi poista tuotteita sivupisteistä. Synkronoinnilla voidaan toki päivittää uuden hinnaston tuotteet toimipisteisiin, mutta tunnukset, asetukset, tilastojen siirrot, tuotteiden poistot ym. asiat on välttämätöntä tehdä joka toimipisteessä. ARWIDSON TOIMITTAJAN LOPPUJEN TIETOJEN SIIVOUS POIS (EI KIIREELLINEN) Jos kaikki Arwidsonin tiedot haluaa pois, voi myöhemmin halutessaan poistaa myös tuoteryhmistä Arwidsonin/Automotiven tuoteryhmät, myyntialennukset sekä toimittajan kokonaan toimittajakortistosta. Tällä ei kuitenkaan ole merkitystä käytön kannalta, joten näitä toimenpiteitä ei tässä erikseen opasteta, vaan tapahtuvat ohjelman normaaleilla toiminnoilla. 7
MITÄ TIETOJA SIIRTYY TUOTETILASTOJEN SIIRROSSA Kun tilastot siirretään ja ruksataan 17.6 versiossa mukana oleva päivämäärätilastojen siirto, siirtyvät seuraavat tiedot: myyntitilastot kappaleina (ja euroina) kolmelta viime vuodelta, kuukausikohtaiset myyntitilastot sekä viimeisimmän viikon tilastot. Varastosaldojen yhteydessä siirtyvät keskihinnat. Lisäksi päivämäärät siirrettäessä siirtyvät viimeinen myyntipäivä, ostopäivä, inventointipäivä, arvonalennuspäivä ja arvioitu ostopäivä. Sellaiset tiedot, kuten tuote perustettu tai viimeksi muutettu eivät esimerkiksi kuulu siirrettäviin tilastoihin. LOPUKSI Koska näiden muutosten teko koskee jopa 300:aa yritystä pienen ajan sisällä, tulee muutoshetkellä olemaan kiirettä. Lue siis epäselvissä tilanteissa ehdottomasti ensin ohje, ja pohdi ratkaisua ohjeen perusteella. Tukea siirtohetkellä antavat sekä Örum, että tarvittaessa FuturSoftin helpdesk. Älä kuitenkaan käytä kiiretilanteissa sähköpostitukea ensisijaisena keinona, sillä helpdeskistä ei voida vastata sähköpostikyselyihin kuin normaalin käsittelyajan puitteissa, ja näin ollen kiirekysymyksissä puhelin- ja etätuki on ensisijainen tapa (jonotus on maksuton). Tärkeintä on kuitenkin toimia ohjeen mukaan ja varautua mahdollisimman paljon etukäteen ohjeessa mahdollisesti oleviin itselle epäselviin kohtiin. Oikeat kohdat ohjelmasta kannattaa katsoa etukäteen ja tehdä ohjeessa kerrotut etukäteisvalmistelut. 8